Manual Excel 2016

EXCEL 2016
Manual de Referencia
Network Learning Training
Curso “Especialista en Excel” Manual de Referencia MS Excel
INDICE DE TEMAS
HOJA DE CÁLCULO.............................................................................................................................................. 4
MICROSOFT EXCEL.............................................................................................................................................. 4
PANTALLA INICIAL............................................................................................................................................... 4
FORMAS DE DESPLAZARSE.................................................................................................................................. 5
SELECCIÓN DE DATOS......................................................................................................................................... 6
INTRODUCIR DATOS............................................................................................................................................ 6
MODIFICAR DATOS............................................................................................................................................. 6
BORRAR DATOS.................................................................................................................................................. 6
RANGO DE CELDAS.............................................................................................................................................. 7
TIPO DE DATOS................................................................................................................................................... 7
VALORES................................................................................................................................................................. 7
FÓRMULAS..............................................................................................................................................................8
FUNCIONES............................................................................................................................................................. 8
ANCHO DE COLUMNA......................................................................................................................................... 8
CAMBIAR EL ANCHO UTILIZANDO EL MOUSE.........................................................................................................8
CAMBIAR EL ANCHO CON LOS COMANDOS............................................................................................................9
ALTO DE FILA...................................................................................................................................................... 9
CAMBIAR EL ALTO UTILIZANDO EL MOUSE.............................................................................................................9
CAMBIAR EL ALTO CON LOS COMANDOS................................................................................................................9
INSERTAR O ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS.......................................................................................... 10
INSERTAR CELDAS EN BLANCO..............................................................................................................................10
INSERTAR FILAS.....................................................................................................................................................10
INSERTAR COLUMNAS...........................................................................................................................................10
ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS................................................................................................................11
POSICIÓN DE DATOS EN UNA CELDA................................................................................................................. 11
ALINEAR VERTICALMENTE.....................................................................................................................................11
ALINEAR HORIZONTALMENTE...............................................................................................................................12
COMBINAR CELDAS...............................................................................................................................................12
ORIENTACIÓN........................................................................................................................................................12
SANGRÍA................................................................................................................................................................13
AJUSTAR TEXTO.....................................................................................................................................................13
REDUCIR HASTA AJUSTAR.....................................................................................................................................14
BORDES............................................................................................................................................................ 15
COLOR DE RELLENO........................................................................................................................................... 16
COLOR DE FUENTE............................................................................................................................................ 16
FUENTE, TAMAÑO Y FORMATO DE FUENTE....................................................................................................... 17
FORMATO DE DATOS........................................................................................................................................ 17
DESCRIPCIÓN DE LAS CATEGORÍAS.......................................................................................................................18
PERSONALIZAR NÚMEROS................................................................................................................................ 19
PERSONALIZAR FECHAS..................................................................................................................................... 19
RELLENAR UNA SERIE DE NÚMEROS.................................................................................................................. 20
COMENTARIOS................................................................................................................................................. 20
FÓRMULAS....................................................................................................................................................... 21
OPERADORES ARITMÉTICOS.................................................................................................................................21
CREAR UNA FÓRMULA..........................................................................................................................................21
FÓRMULAS CON NÚMEROS..................................................................................................................................21
FÓRMULAS CON CELDAS.......................................................................................................................................22
COPIAR UNA FÓRMULA.........................................................................................................................................22
REFERENCIAS.................................................................................................................................................... 23
FUNCIONES....................................................................................................................................................... 23
FUNCIONES ESTADÍSTICAS BÁSICAS................................................................................................................... 23
FUNCIÓN MAX...................................................................................................................................................... 24
FUNCIÓN MIN....................................................................................................................................................... 24
FUNCIÓN CONTAR.................................................................................................................................................24
FUNCIÓN CONTARA.............................................................................................................................................. 24
FUNCIÓN CONTAR.SI.............................................................................................................................................24
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FUNCIÓN PROMEDIO............................................................................................................................................24
FUNCIÓN SUMA.................................................................................................................................................... 24
FUNCIÓN SUMAR.SI..............................................................................................................................................24
FUNCIÓN ENTERO.................................................................................................................................................24
FUNCIÓN REDONDEAR..........................................................................................................................................25
FUNCIÓN MODA....................................................................................................................................................25
VALIDACIÓN DE DATOS..................................................................................................................................... 25
TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR..........................................................................................................25
TIPOS DE MENSAJES QUE SE PUEDE MOSTRAR.....................................................................................................25
CREAR UNA LISTA DESPLEGABLE DE UN RANGO DE CELDAS.................................................................................25
EVITAR LA ENTRADA DE DATOS NO VÁLIDOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO............................................................27
ORDENAR DATOS.............................................................................................................................................. 28
ORDENAR LOS DATOS POR UNA COLUMNA..........................................................................................................28
ORDENAR LOS DATOS POR DOS COLUMNAS........................................................................................................28
ORDEN PERSONALIZADO DE LOS DATOS...............................................................................................................29
ORDENAR LOS DATOS DE UNA COLUMNA SIN QUE AFECTEN A LAS DEMÁS........................................................30
ORDENAR LOS DATOS TOMANDO EN CUENTA LAS MAYÚSCULAS........................................................................30
FILTRO.............................................................................................................................................................. 30
FILTRAR POR EL TIPO DE DATOS............................................................................................................................30
FILTRAR POR COLOR..............................................................................................................................................31
FILTRAR POR SELECCIÓN.......................................................................................................................................31
ORDENAR DENTRO DEL FILTRADO........................................................................................................................32
FILTRO AVANZADO........................................................................................................................................... 32
GRÁFICOS......................................................................................................................................................... 33
CREAR UN GRÁFICO.............................................................................................................................................. 33
CAMBIAR TIPO DE GRÁFICO..................................................................................................................................34
CAMBIAR LOS DATOS DEL EJE...............................................................................................................................34
DISEÑO DEL GRÁFICO............................................................................................................................................34
ESTILOS DE DISEÑO...............................................................................................................................................35
AGREGAR O EDITAR ELEMENTOS DEL GRÁFICO....................................................................................................35
GIRO DE UN GRÁFICO CIRCULAR...........................................................................................................................36
ESTILO DE FORMAS...............................................................................................................................................36
ESTILOS DEL TEXTO............................................................................................................................................... 37
PROTEGER DATOS............................................................................................................................................. 37
PROCEDIMIENTO - PROTEGER UN RANGO DE CELDAS.........................................................................................37
PROCEDIMIENTO - PROTEGER TODA LA HOJA......................................................................................................38
GUARDAR CON UNA CONTRASEÑA................................................................................................................... 38
FORMATO CONDICIONAL.................................................................................................................................. 39
CREAR UNA REGLA DE FORMATO.........................................................................................................................39
BORRAR TODOS LOS FORMATOS CONDICIONALES...............................................................................................40
BORRAR UN FORMATO CONDICIONAL..................................................................................................................40
APLICAR MÁS DE UNA CONDICIÓN.......................................................................................................................41
OTRAS PROPIEDADES DEL FORMATO CONDICIONAL............................................................................................41
MODIFICAR LAS REGLAS DEL FORMATO CONDICIONAL........................................................................................42
TABLA DINÁMICA.............................................................................................................................................. 43
CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA EN BLANCO........................................................................................43
FILTRAR LOS DATOS.............................................................................................................................................. 44
ORDENAR LOS DATOS...........................................................................................................................................45
CAMBIAR EL NOMBRE DE UN CAMPO..................................................................................................................45
CONFIGURAR EL VALOR DE UN CAMPO................................................................................................................45
ELIMINAR UNA TABLA DINÁMICA.........................................................................................................................46
SUBTOTALES EN LAS TABLAS DINÁMICAS.............................................................................................................46
TOTALES GENERALES EN LA TABLA DINÁMICA......................................................................................................47
DISEÑO DE INFORME EN UNA TABLA DINÁMICA..................................................................................................47
SEGMENTACIÓN DE DATOS............................................................................................................................... 48
ESCALA DE TIEMPO........................................................................................................................................... 48
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HOJA DE CÁLCULO
Es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la
unión de filas y columnas). Es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones, dibujar distintos tipos
de gráficas e inclusive la propiedad básica de una base de datos para: ordenar, clasificar, localizar y visualizar datos
en base a criterios específicos.
MICROSOFT EXCEL
Es un programa de hoja de cálculo donde sus hojas están encuadernadas en libros de trabajo, inicialmente contiene 1
hoja de trabajo, esta cantidad puede ser incrementada. La hoja de trabajo tiene un tamaño máximo de 16384
columnas (letras de la A a la XFD) y 1048576 filas.
Inserte, elimine, mueva, copie o renombre la hoja simplemente pulsando el botón derecho del Mouse sobre la
etiqueta de hoja de cálculo. En esta versión de Excel (2013) puede insertar una nueva hoja con un clic en el botón
Hoja nueva o presionando la combinación Mayúsc+F11.
PANTALLA INICIAL
Al ingresar a Excel aparece la siguiente pantalla, veamos sus componentes principales:
Barra de herramientas de acceso rápido Barra de Título Fichas Cinta de opciones
Comandos
Grupos
Cuadro de nombres Cuadro de diálogo

Barra de fórmulas Columna
Celda
Fila
Etiqueta Barra de desplazamiento
Vistas de libro Zoom
 Barra de herramientas de acceso rápido: Contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha en la

cinta de opciones que se muestra.
 Fichas: Hay ocho en la parte superior y cada una representa una de las tareas básicas que se hacen en Excel.
 Barra de título: Muestra el nombre del programa y del archivo.
 Cinta de opciones: Es una manera de organizar comandos relacionados para que sean más fáciles de
encontrar.
 Grupos: Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí.
 Comandos: Un comando es un botón que ejecuta una acción.
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 Cuadro de diálogo: Significa que hay más opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se mostrará un
cuadro de diálogo o panel de tareas.
 Cuadro de nombres: Identifica la celda, elemento de gráfico u objeto de dibujo seleccionado. Desde aquí
puede: dar nombre a una celda o rango, desplazarse a una celda específica o seleccionar un rango específico.
 Barra de fórmulas: Se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la
fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.
 Etiqueta: Visualiza el nombre actual de la hoja, inicialmente muestra una hoja pero pueden insertarse muchas
más.
 Barra de desplazamiento: Permite el desplazamiento o movimiento a lo largo y ancho de la hoja de forma
rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los
triángulos.
 Fila: Representada horizontalmente por un número desde el 1 al 1048576, por cada hoja.
 Columna: Representada verticalmente por una letra desde la A hasta la XKD que dan un total de 16384.
 Celda: Es la intersección entre una columna y una fila, la celda será identificada con una letra y un número.
 Vistas de libro: Permite ver las hojas de distintas maneras.
 Zoom: Permite un acercamiento o alejamiento de la hoja actual.
FORMAS DE DESPLAZARSE
De acuerdo a la resolución de nuestra pantalla sólo podremos visualizar parte de la hoja y nuestros datos
mayormente ocuparán mayor espacio. Para desplazarse por la hoja activa utilice las siguientes combinaciones o
teclas de función:
TECLA MOVIMIENTO
Flecha abajo Celda arriba
Flecha arriba Celda abajo
Flecha derecha Celda derecha
Flecha izquierda Celda izquierda
Av.Pág. Pantalla abajo
Re.Pág. Pantalla arriba
Ctrl + Inicio Celda A1
Ctrl + Av.Pág. Avanza una hoja
Ctrl + Re.Pág. Retrocede una hoja
Fin + Flecha arriba Primera celda de la columna activa
Fin + Flecha abajo Última celda de la columna activa
Fin + Flecha izquierda Primera celda de la fila activa
Fin + Flecha derecha Última celda de la fila activa
F5 o CTRL+I Celda específica
Otra forma de desplazarse a una celda específica es escribiéndola en el cuadro de nombres y luego presionando
ENTRAR.
SELECCIÓN DE DATOS
SELECCIÓN MÉTODO
Celda Clic en la celda o teclas direccionales
Rango Arrastrando el puntero. Presionando la tecla MAYÚSC y las teclas direccionales o
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presionando la tecla de función F8 al inicio y al final.

Rango amplio Clic en la celda inicial, presionar MAYÚSC y clic en la última celda.
Todas las celdas Presionar CTRL+*. Otra forma es con un clic en el botón Seleccionar todo.
Seleccione la primera celda o rango, presione la tecla CTRL mientras selecciona el otro
Celdas o rangos
rango o celda. También puede utilizar la combinación MAYÚSC+F8 en vez de la tecla
separados
CTRL.
Haga clic en la letra de la columna o en el número de la fila. Puede arrastrar el puntero
Fila o Columna
para filas o columnas continuas o utilizar la tecla CTRL para filas o columnas separadas.
Celda hasta la
Clic en la celda inicial y presione CTRL+MAYÚSC+TECLA DIRECCIONAL
última escrita.
INTRODUCIR DATOS
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. Los pasos a seguir serán los
siguientes:
1. Sitúe el cursor en la celda donde ingresará el dato.
2. Escriba el dato, el cual aparecerá en la celda activa y en la barra de fórmulas.
3. Presione ENTRAR.
Barra de Fórmulas
Botón “Seleccionar
todo”
MODIFICAR DATOS
Es común que al ingresar los datos se cometan errores, hay varias formas de corregir o reemplazar los datos de una
celda.
Primera forma: Ubique el cursor donde está el dato a corregir e ingrese el nuevo dato.
Segunda forma: Presione la tecla de función F2 sobre la celda a modificar.
Tercera forma: Haga doble clic a la celda donde se encuentra el dato a modificar.
BORRAR DATOS
1. Ubique el cursor en la celda donde se encuentra el dato a borrar.
2. Presione la tecla SUPRIMIR, no utilice la BARRA ESPACIADORA.
3. Otra forma es utilizando el botón Borrar de la ficha Inicio.
RANGO DE CELDAS
Se refiere a un grupo de celdas, estas pueden ser definidas al momento de sombrear un grupo de celdas o al
momento de ingresar una fórmula donde varias celdas están involucradas. En el siguiente ejemplo está seleccionado
el rango B1:D3.
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El procedimiento normal para seleccionar un rango es ubicar el puntero del Mouse dentro de la celda inicial,
aparecerá una cruz blanca la cual debes arrastrar hacia la celda final.
Otra forma es en el Cuadro de nombres, le damos un clic, ingresamos el rango y ENTRAR.
TIPO DE DATOS
En una Hoja de Cálculo, los tipos de datos a introducir son Valores, Fórmulas y Funciones.
VALORES
Dato que se introduce en la celda y que puede ser: número, fecha u hora, o texto.
Números
 Puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . Pts.
 El signo (+) delante del número se ignora y para número negativo precederlo con el (-).
 Al escribir un número entre paréntesis, se interpreta como un número negativo.
 El carácter E significa notación científica. Ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).
 Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
 El símbolo % al final de un número, se considera como símbolo de porcentaje.
 Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero y luego un espacio en
blanco para que no se confundan con números de fecha.
 Si un número no cabe en su celda se pasa automáticamente a anotación científica.
 Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
Fecha u Hora
 Se introducen en la forma en que deseas que aparezca separados por un guion o una diagonal.
 Al igual que los números, la fecha y hora también aparecen alineadas a la derecha.
 Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario
introducir los dos últimos dígitos del año, caso contrario deberemos introducir el año completo.
Texto
 El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la
impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres.
 El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
FÓRMULAS
Es una secuencia formada por: valores, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una técnica
básica para el análisis de datos y se pueden realizar varias operaciones con los datos como: *,+,-, etc. Esta se
escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
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Recuerde que Excel utiliza un orden para realizar cálculos y este se basa en los operadores:
Orden OPERADOR OPERACIÓN

1 : Rango
2 , Unión
3 - Negación
4 % Porcentaje
5 ^ Exponente
6 * / Multiplicación o división
7 + - Adición o sustracción
8 & Concatenación
9 =, <, >, <=, >=, <= y <> Operadores relacionales
( ) Paréntesis: Permite alterar el orden de prioridad.
FUNCIONES
Es una fórmula predefinida por Excel que acepta valores, realiza los cálculos y devuelve un resultado. Todas las
funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error.
Estructura u orden de los
 Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.elementos de una fórmula.
 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis (no dejes espacios).
 Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
 Los argumentos deben de separarse por "," o “;” dependiendo la configuración del Excel.
ANCHO DE COLUMNA
El ancho de columna está comprendido entre 0 y 255, representa el número de caracteres que se pueden mostrar en
una celda con formato de fuente estándar. El ancho predeterminado es de 8,43 caracteres y si tiene un ancho de 0, la
columna se oculta.
CAMBIAR EL ANCHO UTILIZANDO EL MOUSE

Arrastre el borde del lado derecho del encabezado de columna hasta que la columna tenga el ancho que desea. Para
ajustar el ancho al contenido en vez de arrastrar haga doble clic.
Arrastrar o doble clic
CAMBIAR EL ANCHO CON LOS COMANDOS

1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato.
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3. Seleccione:
 Ancho de columna… para establecer un ancho específico.
 Autoajustar ancho de columna para ajustar el ancho al contenido.
 Ancho predeterminado para retornar el ancho por defecto.
ALTO DE FILA
Especifique un alto de fila comprendido entre 0 y 409. Este representa la medida en puntos del alto (1 punto es
aproximadamente igual a 0,035 cm). El alto de fila predeterminado es de 12,75 puntos (aproximadamente 0,4 cm).
Si el alto de fila se establece como 0, la fila se oculta.
CAMBIAR EL ALTO UTILIZANDO EL MOUSE

Arrastre el borde inferior del encabezado de la fila hasta que la fila tenga el alto que desea. Para ajustar el alto al
contenido en vez de arrastrar haga doble clic.
Arrastrar o doble clic
CAMBIAR EL ALTO CON LOS COMANDOS

1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato.
3. Seleccione:
 Alto de fila… para establecer un alto específico.
 Autoajustar alto de la fila para ajustar el alto al contenido.
INSERTAR O ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

Puede insertar celdas en blanco por encima o a la izquierda de la celda activa. Asimismo, puede insertar filas por
encima de una fila y columnas a la izquierda de una columna. También puede eliminar celdas, filas y columnas.
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INSERTAR CELDAS EN BLANCO

1. Seleccione la celda o rango donde insertará las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas
que desea insertar.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y en Insertar celdas. El
mismo efecto tendrá presionar la combinación [CTRL]+[+].
3. En el cuadro de diálogo Insertar celdas, haga clic en la dirección en la que desea desplazar las celdas
circundantes.
INSERTAR FILAS
1. Seleccione la fila o celda situada en la fila existente por encima de aquella en la que desea insertar la nueva.
Seleccione las filas situadas por encima de la cual desea insertar las nuevas o seleccione filas no adyacentes,
manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y en Insertar filas de
hoja.
INSERTAR COLUMNAS
1. Seleccione la columna o grupo de columnas a insertar, para columnas no adyacentes, presione la tecla CTRL
mientras selecciona.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y en Insertar columnas de
hoja.
ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS

1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.
2. En la ficha Inicio, grupo Celdas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y haga clic en el elemento
a borrar. El mismo efecto tendrá al presionar la combinación [CTRL] +[-].
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3. En el caso de eliminar celdas mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
POSICIÓN DE DATOS EN UNA CELDA

Para que los datos se vean de forma óptima en la hoja de cálculo, puede ajustar la posición de ellos en la celda.
Puede cambiar la alineación del contenido de la celda, usar sangría para proporcionar mejor espaciado o mostrar los
datos en diferentes ángulos mediante la rotación.
ALINEAR VERTICALMENTE
Al modificar el alto de las filas o combinar celdas el texto queda alineado en la parte inferior.
Para modificar la alineación vertical siga estos pasos:

1. Seleccione la celda o grupo de celdas.
2. En la ficha Inicio, dentro del grupo Alineación haga clic en el botón Alinear en el medio.
Alineación vertical en el medio
ALINEAR HORIZONTALMENTE
Cambie la alineación horizontal de los datos sin alterar su tipo de datos. Seleccione las celdas y haga clic en uno de
los botones que se indican a continuación:
Alinear texto a la izquierda Alinear texto a la derecha
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Centrar
COMBINAR CELDAS
Cuando se combinan dos o más celdas adyacentes, se convierten en una celda que se muestra en varias columnas o
filas. El contenido de una de las celdas aparece en el centro de la celda combinada, como se puede ver en el ejemplo
siguiente.
1. Seleccione el rango de celdas donde combinarás los datos centrados.

2. En la ficha Inicio, dentro del grupo Alineación haga clic en el botón Combinar y centrar.
 Para combinar las celdas con la alineación izquierda, seleccione Combinar horizontalmente.
 Para combinar varias filas en una sola celda, seleccione la opción Combinar celdas.
 Si desea retornar celdas combinadas a independientes seleccione Separar celdas.
ORIENTACIÓN
Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal, de arriba a abajo o en
cualquier ángulo desde 90º. La altura de la fila se ajusta automáticamente para adaptarla a la orientación vertical.
1. Seleccione las celdas o grupo de celdas.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Alineación haga en la flecha del botón Orientación y seleccione el ángulo.
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 En la siguiente imagen se alinean los datos con la opción Girar texto hacia arriba.
 En la siguiente imagen se alinean los datos con la opción Ángulo ascendente.
SANGRÍA
Aumenta el espaciado de los datos en las celdas seleccionadas desde el margen izquierdo.
1. Seleccione las celdas o grupo de celdas.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Alineación haga en la flecha del botón Aumentar sangría.
Disminuir sangría Aumentar sangría
 Observe los Productos y el espaciado a la izquierda de cada dato:
AJUSTAR TEXTO
Si desea que el texto de una celda aparezca en varias líneas, puede dar formato a la celda para ajustar el texto
automáticamente, o bien especificar un salto de línea manual.
1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas a las que desea dar formato.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.
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 Ajuste el texto manualmente presionando ALT+ENTRAR para escribir la segunda línea en una misma
celda.
 En la siguiente imagen muestra el texto de la celda D3 ajustado al ancho de la columna.
 Los datos de la celda se ajustan para adaptarse al ancho de la columna. Si cambia el ancho de columna, el
ajuste de datos se adapta automáticamente.
 Si no está visible todo el texto ajustado, es que la fila tiene en un alto específico.
REDUCIR HASTA AJUSTAR

Esta opción permite reducir el tamaño de la fuente del contenido de una celda al ancho de la columna actual,
siempre ocupará una sola línea.
1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas a las que desea reducir el texto.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en su Cuadro de diálogo.
Cuadro de diálogo
3. En la ficha Alineación dentro de Control de texto marque la casilla Reducir hasta ajustar y haga clic en
el botón Aceptar.
NOTA: Observe que la mayoría de las opciones de Alineación puede encontrarlas dentro del cuadro de diálogo
Formato de celdas.
BORDES
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Puede cambiar el aspecto de los datos en nuestra hoja de cálculo agregando bordes.
1. Seleccione el rango de datos al cual agregará los bordes.

2. En el grupo Fuente de la ficha Inicio haga clic en la flecha del botón Borde inferior.
3. Seleccione uno de los bordes predeterminados
4. Si desea seleccionar un estilo, color de línea o líneas diagonales, haga clic en la opción Más bordes para
mostrar el siguiente cuadro de diálogo:
5. En la opción Estilo: seleccione el tipo de línea.

6. En la opción Color: seleccione uno de los colores del listado.
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7. Al lado izquierdo en la opción Borde están los botones que indica dónde irán los bordes.
8. Por último clic en el botón Aceptar.
 También puede utilizar la opción Dibujar bordes para trazar los bordes con el lápiz.
 Previamente puede seleccionar un Color de línea y un Estilo de línea.
COLOR DE RELLENO
Coloree el relleno de las celdas seleccionadas, siguiendo estos pasos:
1. Seleccione el rango de celdas al cual agregará el relleno.
2. En el grupo Fuente de la ficha Inicio haga clic en la flecha del botón Color de relleno.
3. Ubique el puntero sobre uno de los colores y observe como afecta al rango seleccionado, haga clic sobre el
color para seleccionarlo.
4. Ingrese a la opción Más Colores para ver una gama amplia de colores adicionales.
COLOR DE FUENTE
Coloree la fuente de las celdas seleccionadas, siguiendo estos pasos:
1. Seleccione el rango de celdas al cual cambiará el color de fuente.

2. En el grupo Fuente de la ficha Inicio haga clic en la flecha del botón Color de fuente.
3. Ubique el puntero sobre uno de los colores y observe como afecta al rango seleccionado, haga clic sobre el
color para seleccionarlo.
FUENTE, TAMAÑO Y FORMATO DE FUENTE

Cambie la fuente, el tamaño o formato de fuente de las celdas seleccionadas en una hoja.
1. Seleccione la celda, el rango de celdas, el texto o los caracteres a los aplicará formato.
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2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el cuadro Fuente.

3. Para cambiar el tamaño de fuente, haga clic en el cuadro Tamaño de fuente.
4. También utilice los botones: Aumentar / Disminuir tamaño de fuente.
5. Ingrese al cuadro de diálogo “Fuente” presionando Ctrl+Shift+F o clic en el iniciador (esquinero).
Fuente Tamaño de fuente

Aumentar/Disminuir
Subrayado
Cuadro de Diálogo
Negrita Cursiva
6. Para realzar el texto en Negrita, en Cursiva o Subrayarlo seleccione uno de los botones que contiene el
formato
FORMATO DE DATOS
Todas las celdas tienen una configuración predeterminada de formato general, con el texto alineado a la izquierda y
los valores numéricos a la derecha. Elija la manera en que se mostrarán los valores en una celda: porcentaje,
moneda, fecha y hora, etc.
1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.
2. En la ficha Inicio, grupo Número, haga clic en la opción Formato de número.
3. Seleccione uno de las categorías que se muestran en la lista.
 Al ingresar a la opción Más formatos de número… se muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas, dónde
por cada categoría dará una “Muestra” y opciones adicionales de formato. En este ejemplo, se selecciona la
categoría Número con 2 decimales, agregando la coma como separador de miles y los números negativos los
estamos poniendo en color rojo y con el signo menos.
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DESCRIPCIÓN DE LAS CATEGORÍAS

 General: Visualiza el formato por defecto que da Excel al dato ingresado. Cuando desee deshacer un formato
de moneda, porcentual o personalizado utilice esta categoría.
 Número: Permite especificar el número de decimales, usar la coma como separador de miles y la forma de
visualizar los números negativos.
 Moneda: Similar a la categoría Número pero permite seleccionar un símbolo monetario.
 Contabilidad: Similar a la categoría Moneda pero alinea los símbolos monetarios. Los números negativos no se
personalizan y si el valor es cero lo reemplaza por un guión.
 Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.
 Hora: Contiene números que representan valores de horas.
 Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el
símbolo %, por ejemplo, El valor 0,1718 lo muestra como 17%, sin decimales y con 2 decimales lo mostraría
como 17,18%.
 Fracción: Permite seleccionar entre nueve formatos de fracción.
 Científica: Muestra un número en notación exponencial, sustituyendo parte del número con E+n, donde E (que
significa Exponente) multiplica el número anterior por 10 a la enésima potencia. Por ejemplo, un formato
científico con dos decimales muestra 12345678901 como 1.23E+10, que es 1,23 veces 10 a la décima potencia.
 Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si se encuentra algún número en la celda.
 Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.
Esto es de acuerdo a la configuración regional.
 Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.
Ejemplos:
PERSONALIZAR NÚMEROS
Podemos cambiar el formato inicial de un número. Por ejemplo, anteponer el cero, elaborar un código, etc.
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1. Seleccione las celdas que contienen los números.

2. En la ficha Inicio, ingrese al cuadro de diálogo del grupo Número.
3. Haga clic en la Categoría Personalizada.
4. En la opción “Tipo” puedes ingresar el código del formato para los números. Ejemplos:
Código Muestra
00 01, 02, 03…
“A”-00 A-01, A-02, A-03…
S/. 0.00 "(Positivo)";S/. -0.00 "(Pérdida)" S/. 12.50 (Positivo) o S/. -12.50 (Pérdida)
PERSONALIZAR FECHAS
Normalmente Excel contiene formatos predefinidos dentro de sus categorías, pero eso no impide que personalices
dicho formato.
1. Seleccione las celdas que contienen las fechas.

2. En la ficha Inicio, ingrese al cuadro de diálogo del grupo Número.
3. Haga clic en la categoría Personalizada.
4. En la opción “Tipo” puedes ingresar el código del formato para la fecha.
A continuación, se describen los formatos de fecha:

Código Muestra
d Día del mes en un dígito
dd Día del mes en dos dígitos
ddd Día de la semana en abreviado
dddd Día de la semana completo
m Mes en números con un dígito
mm Mes en números con dos dígitos
mmm Mes en letras (abreviado)
mmmm Mes en letras (completo)
yy (aa) Año en dos dígitos.
yyy (aaa) Año completo en cuatro dígitos.
Ejemplos:
dd-mm-yyyy mostrará: 23-01-2009 dd-mmmm-yy mostrará: 23-Enero-09
dd, "de" mmmm mostrará: 22, de Enero mmmm (yyy) mostrará: Enero (2009)
RELLENAR UNA SERIE DE NÚMEROS
Con el controlador de relleno (cuadrado verde en la esquina inferior derecha de la selección) puede llenar las celdas
de un rango con una serie de números o fechas, o con una serie integrada para días, días de la semana, meses o años.
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Controlador de relleno
1. Escriba en la primera celda el valor inicial y en la siguiente celda el segundo valor.

2. Seleccione ambos datos y arrastre el controlador de relleno por el rango a rellenar.
 En caso de días de la semana, fechas o meses basta con poner el dato inicial.
COMENTARIOS
Permite agregar una nota sobre la celda actual. Puede utilizar la combinación de teclas Mayus+F2 o seguir los
siguientes pasos:
1. Haga clic secundario en la celda que desea agregar el comentario.
2. Haga clic en la opción Insertar comentario, se mostrará un cuadro de texto.
3. Escriba el comentario y ajuste los bordes del cuadro de texto.

FÓRMULAS
Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular los contenidos de otras
celdas, probar las condiciones y mucho más. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=). En la siguiente
imagen se observan los componentes de una fórmula, observe que se puede utilizar como argumento las celdas que
contienen los valores o directamente las cantidades:
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En el siguiente cuadro se muestran algunos ejemplos de fórmulas, sus resultados y descripciones. Es importante
observar que el orden que utiliza Excel para realizar cálculos se basa en los operadores aritméticos y sus prioridades.
FÓRMUL RESULTA DESCRIPCIÓN

A DO
=4+2*5 14 Multiplica 2 por 5 y le suma 4
=(4+2)*5 30 Suma 4 más 2 (porqué está entre paréntesis) y lo multiplica por 5
=18-4/2 -16 Divide 4 entre 2 y le resta 18
=(18-4)/2 7 Resta 18 menos 4 (porqué está entre paréntesis) y lo divide entre 2
OPERADORES ARITMÉTICOS
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar
resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos, observe que tiene un orden de prioridad.
PRIORIDAD OPERADOR SIGNIFICADO EJEMPLO

1 () Paréntesis Agrupar (8+2)*5
2 ^ Circunflejo Exponenciación 6^2
3 / Barra oblicua División 12/3
* Asterisco Multiplicación 4*3
4 - Signo menos Resta 4-2
+ Signo más Suma 5-3
CREAR UNA FÓRMULA

Para iniciar una fórmula en Excel debe presionar la tecla con el signo igual (=) y escribir la combinación de números
o celdas con los operadores, por último, obtendremos el resultado al presionar la tecla ENTRAR.
FÓRMULAS CON NÚMEROS

Vamos a comprobar el uso de los operadores y cómo influyen en el resultado, ingrese a Excel y siga los siguientes
pasos:
1. Ubique el cursor en la celda B2.
2. Ingrese la siguiente fórmula: =18+4*5 y presione ENTRAR. El resultado es 38, primero ha realizado la
multiplicación (4*5), y el resultado lo ha sumado (+18)
3. Ubique el cursor en la celda B3.
4. Ingrese la siguiente fórmula: =(18+4)*5 y presione ENTRAR. El resultado es 110, primero ha realizado la
suma (18+4) porque está entre paréntesis, y el resultado lo ha multiplicado (*5)
FÓRMULAS CON CELDAS
Antes de comenzar esta lección ingrese a un nuevo libro en Excel e ingrese los siguientes datos, es importante que
los datos se encuentren en las mismas celdas como en la siguiente imagen.
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Procedimiento para la suma:

1. Ubique el cursor en la celda D3
2. Escriba la fórmula: =B3+C3+D3 (En la fórmula cada celda se identifica con un color) y presione la tecla
ENTRAR. En vez de escribir la celda le puede dar clic al crear la fórmula.
3. No haga las fórmulas en las celdas inferiores.
Procedimiento para la resta:

1. Ubique el cursor en la celda E3
2. Escriba la fórmula: =B3-C3-D3 y presione la tecla ENTRAR.
Procedimiento para la multiplicación:

1. Ubique el cursor en la celda F3
2. Escriba la fórmula: =B3*C3*D3 y presione la tecla ENTRAR.
Procedimiento para el porcentaje: (tomando el caso de que sea el 5% del número 2)

1. Ubique el cursor en la celda G3
2. Escriba la fórmula: =C3*5% y presione la tecla ENTRAR.
COPIAR UNA FÓRMULA

Existen muchas formas de copiar una fórmula a celdas adyacentes o contiguas, aquí veremos las formas más
prácticas.
PRIMERA FORMA
1. Seleccione el primer resultado y las celdas adyacentes donde desea copiar las fórmulas.
2. Presione la combinación CTRL+J.
SEGUNDA FORMA
1. Seleccione el primer resultado.
2. Ubique el puntero del mouse sobre el recuadro inferior de la celda (cuadro de llenado).
3. Cuando aparezca la cruz negra arrastre hacia la celda final.
TERCERA FORMA
2. Ubique el puntero del mouse sobre el recuadro inferior de la celda (cuadro de llenado).
3. Cuando aparezca la cruz negra haga doble clic.
CUARTA FORMA Esta es la más tradicional forma de copiar una fórmula.

2. Presione la combinación de teclas CTRL+C.
3. Seleccione las celdas donde copiará las fórmulas.
4. Presione la combinación de teclas CTRL+V o presione la tecla ENTRAR.
REFERENCIAS
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =B4+C4 nos estamos refiriendo a
que sume el contenido de B4 y el contenido de C4. Por defecto las referencias de filas y columnas cambian si se
copia la formula en otra celda, a esto se le denomina referencia relativa. En la referencia absoluta las referencias
de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son
fijas.
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FUNCIONES
Una función es una fórmula resumida predefinida por Excel, facilitando la ejecución de cálculos. Si queremos sumar
ocho cantidades que están desde la celda C8 hasta la celda C15 la fórmula sería
=C8+C9+C10+C11+C12+C13+C14+C15 pero aplicando una función sería =SUMA(C8:C15).
La Estructura o Sintaxis de una función consta de dos partes: el nombre de la función y los argumentos. Las
funciones dependen del tipo de operación o cálculo que realicen, hay matemáticas, financieras, fecha y hora,
estadísticas, etc.
TENER EN CUENTA QUE:

 Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
 El nombre de la función es una palabra clave que identifica la operación que va a realizarse.
 Los argumentos pueden ser celdas, rangos, textos, números, fórmulas o funciones.
 Los argumentos o valores siempre van entre paréntesis.
 No debe dejar espacios antes o después de cada paréntesis.
 Los argumentos deben de separarse por una coma o punto y coma, según la configuración de Excel.
FUNCIONES ESTADÍSTICAS BÁSICAS
Sirven para realizar el análisis de los datos almacenados en una hoja de cálculo. Permitiendo por ejemplo obtener el
número de entradas de datos o el valor promedio de los mismos.
FUNCIÓN MAX
Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
SINTAXIS: =MAX(número1, [número2], ...)
EJEMPLOS: =MAX(C5:C18)
=MAX(C5:C18,D5:D18)
FUNCIÓN MIN
Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
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SINTAXIS: =MIN(número1, [número2], ...)

EJEMPLOS: =MIN(C5:C18)
=MIN(C5:C18,D5:D18)
FUNCIÓN CONTAR
Cuenta la cantidad de celdas que tengan números, si contiene texto o está vacía la omitirá.
SINTAXIS: =CONTAR(valor1, [valor2], ...)
EJEMPLOS: =CONTAR(B3:B11) =CONTAR(B3:B11,D3:D11)
FUNCIÓN CONTARA
Cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en un rango.
SINTAXIS: =CONTARA(valor1, [valor2],...)
EJEMPLOS: =CONTARA(H3:H11) =CONTARA(H3:H11,M3:M11)
FUNCIÓN CONTAR.SI
Cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio (condición) especificado por el usuario.
SINTAXIS: =CONTAR.SI(rango,criterios)
EJEMPLOS: =CONTAR.SI(C3:C10,"Administración") =CONTAR.SI(D3:D10,"10")
=CONTAR.SI(D3:D10,"<10") =CONTAR.SI(D3:D10,"<>10")
=CONTAR.SI(C3:C10,"Administración")+CONTAR.SI(C3:C10,"Contabilidad")
FUNCIÓN PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
SINTAXIS: =PROMEDIO(número1, número2...)
EJEMPLO: =PROMEDIO(C1:C20)
FUNCIÓN SUMA
Suma todos los números que especifica como argumentos.
SINTAXIS: =SUMA(número1,[número2],...])
EJEMPLOS: =SUMA(B3:B50) =SUMA(B3:B50,D3:D50)
FUNCIÓN SUMAR.SI
Suma los valores en un rango que cumple un criterio o condición.
SINTAXIS: =SUMAR.SI(rango,criterios, [rango_suma])
EJEMPLOS: =SUMAR.SI(B3:B14,"Masculino",E3:E14) =SUMAR.SI(E3:E14,"<1000")
=SUMAR.SI(C3:C14,"ATE",E3:E14)+SUMAR.SI(C3:C14,"SURCO",E3:E14)
FUNCIÓN ENTERO
Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
SINTAXIS: =ENTERO(número)
EJEMPLOS: =ENTERO(126.89) =ENTERO(D12) =ENTERO(SUMA(D6:D12))
=ENTERO(PROMEDIO(D6:D12))
FUNCIÓN REDONDEAR
Redondea un número a un número de decimales especificado.
SINTAXIS: =REDONDEAR(número,número_decimales)
EJEMPLOS: =REDONDEAR(26.45666,2) =REDONDEAR(D23,0)
=REDONDEAR(PROMEDIO(E6:E12),2)
FUNCIÓN MODA
Devuelve el valor más frecuente o repetitivo en un rango de números.
SINTAXIS: =MODA(número1,número2…)
EJEMPLOS: =MODA(C5:C18)
VALIDACIÓN DE DATOS
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Evite ingresar datos no válidos o comprobarlos al presionar la tecla ENTRAR. Al ingresar datos que no cumplen los
requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones definidas por el usuario.
TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR

Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda:
 Números. La entrada debe ser un número entero o decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o
intervalo, o utilizar una fórmula para calcular su validez.
 Fechas y horas. Establece un mínimo o máximo, excluye determinadas fechas u horas, o utiliza una fórmula para calcular la
validez de una fecha u hora.
 Longitud. Limita el número de caracteres a escribir en una celda o exige un número mínimo.
 Lista de valores. Elabora una lista para mostrar una flecha de lista desplegable y seleccionar los datos.
TIPOS DE MENSAJES QUE SE PUEDE MOSTRAR

Para cada celda que se valida, se pueden mostrar los siguientes mensajes:
 Mensaje de entrada. Aparece cuando se hace clic en la celda validada. Se puede utilizar para facilitar instrucciones sobre el
tipo de datos que se han de introducir en la celda.
 Mensaje de error. Aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos y presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir
entre tres tipos de mensajes de error:
o Detener. Impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto del usuario, un icono de detención y dos botones:
Reintentar regresa a la celda para modificar y Cancelar restaura el valor anterior. Este mensaje no está como medida
de seguridad: si bien no ingresan datos no válidos, pueden copiar, pegar o rellenar datos en la celda.
o Advertencia. No impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto del usuario, un icono de advertencia y tres
botones: Sí introduce los datos, No regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de
la celda.
o Información. No impide la entrada de datos no válidos. Incluye un icono de información, un botón Aceptar, que
introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar, que restaura el valor anterior de la celda.
CREAR UNA LISTA DESPLEGABLE DE UN RANGO DE CELDAS

Para facilitar la entrada de datos, puede crear una lista desplegable con datos que se compila a partir de las celdas de
otra parte de la misma hoja o de otra hoja. Cuando se crea una lista desplegable, se muestra una flecha en dicha
celda que permite la selección del dato.
1. En la misma Hoja o en una nueva, escriba los datos de la lista sin celdas en blanco y en el orden que desea que
aparezca.
NOTA: Puede obviar este paso y escribirlo dentro de la misma validación en la opción Origen.
2. Seleccione el rango de celdas donde desee crear la lista desplegable.
3. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
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4. En el cuadro de diálogo Validación de datos haga clic en la ficha Configuración.

5. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
6. Clic en la flecha roja de la opción Origen. Aquí es donde puede escribir los datos separados por una coma o
continuar con el paso 6 y 7.
7. Seleccione el rango donde están los datos y haga clic en la flecha roja para regresar.
8. Haga clic en el botón Aceptar.

9. Ahora se muestra en la opción origen el rango de datos seleccionado.
10. Opcionalmente en la ficha Mensaje de entrada escriba un Título o un Mensaje de entrada.
11. Clic en Aceptar y retorne al rango de celdas vacías.

12. Seleccione un dato del listado con un clic en la flecha.
EVITAR LA ENTRADA DE DATOS NO VÁLIDOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO
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Puede restringir la entrada de datos a un rango determinado de fechas o números y proporcionar ayuda inmediata
para dar instrucciones mediantes mensajes claros.
1. Seleccione el rango de celdas a validar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
3. En el cuadro de diálogo Validación de datos haga clic en Configuración.

4. En el cuadro Permitir, haga clic en el tipo de datos que desea utilizar. Por ejemplo, Decimal.
5. Ahora ingrese el valor numérico Mínimo y Máximo.
6. En la ficha Mensaje de entrada puedes escribir un Título o un Mensaje de entrada el cual aparecerá al
activar la celda.
7. En la ficha Mensaje de error puede escribir un Título o un Mensaje de error así como el Estilo del mensaje
(descrito anteriormente) el cual aparecerá al ingresar un dato no válido.
8. Haga clic en el botón Aceptar.

9. Compruebe ingresando un dato no válido.
ORDENAR DATOS
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden
alfabético, agrupar un inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Esto
ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones
más eficaces. Vamos a guiarnos de la siguiente imagen para ordenar datos:
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ORDENAR LOS DATOS POR UNA COLUMNA

En este primer caso ordenaremos los datos por Factura ascendentemente (de menor a mayor) y luego
descendentemente (de mayor a menor).
1. Haga clic en uno de los números de la Factura.

2. En la ficha Inicio, dentro del grupo Modificar haga clic en el botón Ordenar y filtrar.
3. Haga clic sobre la opción Ordenar de menor a mayor o en Ordenar de mayor a menor.
 Los datos se ordenaron por Factura ya que la celda activa estaba en uno de los números.
 Si desea ordenarlos por Zona primero ubique el cursor en una de los datos de la columna Zona y ordénelos con
el mismo procedimiento.
ORDENAR LOS DATOS POR DOS COLUMNAS

Para este ejercicio vamos aprovechar que los datos están ordenados por ZONA para además ordenarlos por
CLIENTE.
1. Presione CTRL+* para seleccionar todos los datos y haga clic en el botón Ordenar y filtrar.
2. Haga clic en la opción Orden personalizado...
3. Haga clic en el botón Agregar nivel y observe que se agregó en la parte inferior una nueva opción con el
nombre Luego por donde seleccionaremos CLIENTE.
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4. Seleccione el Criterio de ordenación en este caso de A a Z.

5. Haga clic en Aceptar para ver los resultados.
ORDEN PERSONALIZADO DE LOS DATOS

Siguiendo con los datos de la primera imagen, en la ZONA si los datos estuvieran ordenados de la A a Z, el orden
sería: “Extranjero, Lima y Provincia”, ordenados de la Z a A el orden sería: “Provincia, Lima y Extranjero”. Qué
sucede si quiero ordenarlos de esta manera: “Lima, Provincia y Extranjero”, siga estos pasos:
1. Con los datos seleccionados nuevamente haga clic en el botón Ordenar y filtrar.
2. Haga clic en la opción Orden personalizado...
3. En la opción Criterio de ordenación seleccione Lista personalizada...
4. En la opción Entradas de lista: escriba lima y presione la tecla ENTRAR, escriba provincia y presione la
tecla ENTRAR, por último, escriba extranjero.
5. Haga clic en el botón Agregar, ahora los datos estarán en la zona Listas personalizadas.
6. Haga clic en Aceptar para regresar al cuadro de diálogo Ordenar.
7. Haga clic en Aceptar para ver los resultados.

ORDENAR LOS DATOS DE UNA COLUMNA SIN QUE AFECTEN A LAS DEMÁS
En la siguiente imagen si ordenamos los datos por Alumno además de los apellidos se moverán los números. Que
puedo hacer para ordenar los números sin que afecte a los demás datos.
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1. Seleccione los números de la de la columna B incluyendo el título.

2. En la ficha Inicio, dentro del grupo Modificar haga clic en el botón Ordenar y filtrar.
3. Haga clic en la opción Ordenar de menor a mayor y se mostrará el siguiente cuadro:
4. Seleccione la opción Continuar con la selección actual y clic en el botón Ordenar.
ORDENAR LOS DATOS TOMANDO EN CUENTA LAS MAYÚSCULAS

Al ordenar los datos Excel no diferencia las mayúsculas de minúsculas, los ordena en el orden que los va
localizando y los agrupa. Para que tome en cuenta a las mayúsculas ingrese a la opción de Orden personalizado…,
seleccione el campo y haga clic en el botón Opciones que mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
Seleccione la opción Distinguir mayúsculas de minúsculas y haga clic en Aceptar.
FILTRO
Utilice filtros para mostrar solamente las filas que cumplen los criterios que haya especificado y ocultar las filas que
no desea ver. Puede realizarlo por más de una columna, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro
actual y además reduce el subconjunto de datos.
FILTRAR POR EL TIPO DE DATOS

1. Ubique el cursor dentro de la tabla de datos.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar haga clic en el botón Ordenar y filtrar y seleccione la opción Filtro.
También puede presionar la combinación (Ctrl+Mayús+L).
También se encuentra en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar con el botón Filtro.
3. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
4. Según el tipo de datos seleccione la opción Filtro de... y el operador de comparación.
5. En el cuadro de dialogo Autofiltro personalizado ingrese el dato o selecciónelo de la lista.
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6. Clic en Aceptar.
NOTA: Al filtrar se agrega a la flecha del encabezado un pequeño embudo de filtro activo.
7. Para regresar todos los datos haga clic en la flecha con el embudo y en Borrar filtro…
FILTRAR POR COLOR

Este filtro afecta a los datos que tienen un formato manual o condicional, por color de celda o de fuente. También
por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.

2. Seleccione Filtrar por color y seleccione Filtrar por color.
3. Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un color de fuente, o un icono.
FILTRAR POR SELECCIÓN

Puede filtrar datos rápidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda activa.
1. Haga clic secundario en la celda que contenga el valor por el que desea aplicar el filtro.
2. En la opción Filtrar haga clic en Filtrar por el valor de la celda seleccionada.
ORDENAR DENTRO DEL FILTRADO

Puede ordenar los datos filtrados y no necesariamente por la columna de datos filtrada.
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2. Haga clic en: Ordenar de A a Z (de menor a mayor). Ordenar de Z a A (de mayor a menor) o también
Ordenar por color.
FILTRO AVANZADO
Se utiliza para criterios más complejos y estos datos se pueden derivar a otro rango de celdas. Los criterios o
condiciones deben escribirse en un rango aparte de la hoja actual o en otra hoja.
1. En un rango aparte de la tabla principal de datos escriba los criterios. Ejemplo:
2. Haga clic dentro de la tabla de datos.

3. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas. Excel mostrará el cuadro de
diálogo Filtro avanzado.
4. En el Rango de la lista: debe estar seleccionado toda la tabla de datos.
5. En la opción Rango de criterios: seleccione las filas donde están los criterios de filtrado.
6. Marque la opción Copiar a otro lugar para guardar el filtrado en otro rango de celdas.
7. En la opción Copiar a: seleccione una celda destino.
8. Por último, clic en Aceptar y observe donde se han copiado los datos filtrados.
NOTA 1: Cuando los criterios van uno al lado de otro se interpretan como Y, cuando van debajo se interpretan
como O…
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Y
NOTA 2: Puede utilizar la opción Sólo registros únicos para borrar datos duplicados dentro de la tabla principal o
trasladarlos a otro rango de celdas.
GRÁFICOS
Es una representación de los datos de una hoja de cálculo a través de figuras o líneas que permiten un análisis e
interpretación más claros de los mismos. En general hace que estos se vean más interesantes atractivos y fáciles de
leer que en otros formatos ya que Excel provee varios tipos de gráficos con lo cual el usuario puede elegir el más
adecuado para cada situación.
CREAR UN GRÁFICO
1. Seleccione los datos a graficar.
2. En la cinta Insertar dentro del grupo Gráficos haga clic en el tipo de gráfico y haga clic en el subtipo de
gráfico que desea utilizar.
3. El gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado, desde aquí mueva el gráfico a una
mejor ubicación y puede darle un tamaño apropiado.
CAMBIAR TIPO DE GRÁFICO

1. Haga clic en el gráfico.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en el botón Cambiar tipo de gráfico.
3. Seleccione el nuevo tipo de gráfico y luego clic en el botón Aceptar.
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CAMBIAR LOS DATOS DEL EJE

Esta opción permite cambiar la distribución de los datos en el gráfico.
1. Seleccione el gráfico.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en el botón Cambiar entre filas y columnas.
Observe con se distribuyen los datos en el gráfico:
DISEÑO DEL GRÁFICO

Utilice esta opción para cambiar el aspecto o ubicación de los elementos en el gráfico.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el botón Diseño rápido y seleccione uno de
los diseños.
ESTILOS DE DISEÑO
Utilice esta opción cuando desea cambiar el estilo visual del gráfico con modelos predefinidos.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de diseño seleccione uno de los estilos, haga clic en la flecha Más para
mostrar el resto de estilos.
Flecha Más
AGREGAR O EDITAR ELEMENTOS DEL GRÁFICO

Utilice esta opción para ingresar elementos al gráfico o editarlos para aplicarles un formato.
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2. En la ficha Diseño, en el grupo Diseños de gráfico haga clic en el botón Agregar elemento de gráfico y
seleccione el elemento que desea agregar o modificar.
 Las opciones que contiene se describen a continuación.

o Ejes: Muestra u oculta los datos contenidos en los ejes del gráfico.
o Títulos de ejes: Agrega o quita el texto utilizado para etiquetar cada eje.
o Título del gráfico: Agrega o quita un título al gráfico.
o Etiquetas de datos: Agrega las cantidades proveniente de la tabla de datos
o Tabla de datos: Muestra la tabla de datos dentro del gráfico.
o Barra de error: Identifica márgenes de error y desviaciones estándar.
o Líneas de la cuadrícula: Muestra líneas de división horizontal y vertical.
o Leyenda: Cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos.
o Línea de tendencia: Muestra tendencias de datos o movimiento de medias.
 Otra forma de agregar elementos al gráfico o cambiar su apariencia es utilizando los botones que aparecen en la
parte superior derecha del gráfico.
Elementos de Gráfico
Estilos de Gráfico
Filtros de Gráfico
 Para entender cuáles son los elementos de un gráfico observe la siguiente imagen:
 Otra forma de editar un elemento del gráfico es seleccionándolo y presionando Ctrl+1.

 También se le puede dar doble clic sobre el elemento.
 La siguiente imagen muestra el Panel de tareas que aparece al darle doble clic en la leyenda.
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GIRO DE UN GRÁFICO CIRCULAR

Cambia la orientación y la perspectiva del elemento seleccionado en el gráfico.
2. Presione la combinación de teclas Ctrl+1 o haga doble clic en una de las series.
3. En el panel de tareas aumente los grados de la opción Ángulo del primer sector.
Clic aquí
ESTILO DE FORMAS
Esta opción permite cambiar el aspecto de un gráfico. En lugar de cambiar manualmente los elementos o el formato
del gráfico, puede aplicarle rápidamente diseños y estilos predefinidos.
1. Seleccione el gráfico o el elemento del gráfico a cambiar.
2. En la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, seleccione uno de los estilos visuales.
 Estilos de forma: Contiene formatos predefinidos.

 Relleno de forma: Rellena la selección con un color sólido, degradado, imagen o textura.
 Contorno de forma: Cambia el color, ancho y estilo de línea que afectará al borde del elemento seleccionado.
 Efecto de forma: Aplica un efecto visual al elemento seleccionado, como una sombra, un resplandor, un
reflejo o efecto 3D. Es necesario que el elemento tenga un relleno o contorno.
ESTILOS DEL TEXTO

Son combinaciones de formato mostradas en las galerías de estilos rápidos.
1. Seleccione el texto del gráfico. Por ejemplo, el título.
2. En la ficha Formato, en el grupo Estilos de Wordart seleccione uno de los estilos.
Relleno de texto
Contorno de texto
Efectos de texto
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 Estilos de WordArt: Contiene formatos predefinidos.

 Relleno de texto: Rellena el texto de un color sólido, degradado, imagen o textura.
 Contorno de texto: Especifique el color, ancho o estilo de la línea del borde del texto.
 Efectos de texto: Aplica un efecto visual al texto: sombra, resplandor, reflejo o rotación 3D.
PROTEGER DATOS
Impida que cambien, muevan o eliminen datos importantes de elementos determinados o de toda la hoja, esto puede
ser con o sin una contraseña. Este nivel de protección no debe confundirse con la seguridad mediante contraseña al
guardar un archivo.
PROCEDIMIENTO - PROTEGER UN RANGO DE CELDAS

Antes de realizar el procedimiento observe la siguiente imagen.
Vamos a proteger toda la hoja excepto los adelantos (están de color amarillo sólo como referencia). Es decir, nadie podrá editar
o borrar datos de esta hoja a excepción de los montos para los adelantos.
1. Seleccione el rango que no será protegido, todas las cantidades de los adelantos.
2. Ingrese a Formato de celdas o presione Ctrl+1.
3. En la ficha Proteger, desactive la casilla con la opción “Bloqueada” y clic en Aceptar.
4. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Proteger hoja.
5. Deje activa sólo la casilla "Seleccionar celdas desbloqueadas" lo cual permite seleccionar solo los datos
que no están protegidos o bloqueados.
6. Ingrese una Contraseña para desproteger la hoja: y haga clic en Aceptar.

7. Vuelva a escribirla y haga clic en Aceptar.
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PROCEDIMIENTO - PROTEGER TODA LA HOJA

En este procedimiento se va a proteger toda la hoja, estén o no bloqueadas las celdas.
1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Proteger hoja.
2. Active las casillas “Seleccionar celdas bloqueadas” y "Seleccionar celdas desbloqueadas".
3. Ingrese una Contraseña para desproteger la hoja: y haga clic en Aceptar.

4. Vuelva a escribirla y haga clic en Aceptar.
GUARDAR CON UNA CONTRASEÑA

Impida que ingresen a un archivo de Excel guardándolo con una contraseña, siga estos pasos:
1. Ingrese a la ficha Archivo opción Guardar como… o presione la tecla de función F12.
2. Ingrese el nombre del archivo, ingrese al botón Herramientas y en Opciones generales…
3. Ingrese una contraseña en la casilla Contraseña de apertura, haga clic en Aceptar.
4. Reingrese la contraseña y haga clic en Aceptar.
5. Por último, haga clic en el botón Guardar.
FORMATO CONDICIONAL
Cambia el aspecto de un rango de celdas en base a una condición o criterio. Si es verdadera, aplica el formato en
dicha condición; si es falsa, el rango de celdas no tiene formato.
CREAR UNA REGLA DE FORMATO

1. Seleccione el rango de celdas.
2. En la ficha Inicio, grupo Estilo, haga clic en el botón Formato condicional y en Nueva regla.
Pág. 38
3. Seleccione “Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan”.

4. En el segundo cuadro seleccione el operador de comparación.
5. En el tercer cuadro (el que está vacío) escriba el valor de los datos a condicionar.
6. Haga clic en el botón Formato.

7. En la ficha Fuente seleccione un formato para los datos o en la ficha Relleno seleccione un color de fondo.
8. Haga clic en Aceptar para regresar al cuadro de las reglas y Aceptar para ver el resultado.
BORRAR TODOS LOS FORMATOS CONDICIONALES

2. Haga clic en el botón Formato condicional y en Borrar reglas.
Pág. 39
3. Según lo que haya seleccionado, haga clic en Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
4. Para borrar todos los formatos condicionales haga clic en Borrar reglas de toda la hoja.
BORRAR UN FORMATO CONDICIONAL

2. Haga clic en la flecha junto a Formato condicional y en Administrar reglas.
3. Seleccione la regla a borrar y haga clic en el botón Eliminar regla.
4. Para terminar, haga clic en el botón Aceptar.

APLICAR MÁS DE UNA CONDICIÓN
Aplique un mismo formato condicional a dos o más datos que cumplan diferentes condiciones, utilice la opción de
fórmulas y agregue un operador de comparación.
1. Haga clic en el botón de Formato condicional y en la opción Nueva regla.
2. Seleccione “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”.
3. En la opción “Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera” ingrese la fórmula que
contiene las condiciones.
4. En la siguiente imagen se utiliza la fórmula: =O(E5="inicial";E5="secundaria"), el operador O busca que
el valor de la celda E5 tenga la palabra Inicial o Secundaria, de cumplir cualquiera de las dos condiciones
aplicará el formato definido con el botón Formato.
Pág. 40
OTRAS PROPIEDADES DEL FORMATO CONDICIONAL

RESALTAR REGLAS DE CELDAS: Encuentra celdas específicas dentro de un rango de celdas y aplica un
formato a dichas celdas basándose en un operador de comparación.
REGLAS SUPERIORES E INFERIORES: Busca los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según
un valor de corte que especifique. Por ejemplo, puede buscar los 5 productos más vendidos en un informe regional.
BARRAS DE DATOS: Ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la barra de datos
representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y una barra más corta representa
un valor más bajo.
ESCALAS DE COLOR: Son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos,
comparando un rango de celdas utilizando una gradación de dos colores. El tono de color representa los valores
superiores o inferiores.
Pág. 41
CONJUNTOS DE ICONOS: Permite comentar y clasificar datos de tres a cinco categorías separadas por un valor
de umbral. Cada icono representa un rango de valores.
MODIFICAR LAS REGLAS DEL FORMATO CONDICIONAL

Esta opción permite modificar las reglas predifinidas por el formato condicional, en especial cuando se utilizan
Barras de datos, Escalas de color o Conjunto de iconos.
1. Seleccione el rango de datos que contiene el formato condicional.

2. Ingrese al botón de Formato condicional, opción Administrar reglas…
3. Haga clic en el botón Editar regla.
4. En el siguiente cuadro de diálogo edite las descripciones de cada regla:
5. En la opción Tipo cambie Porcentual por Número en cada opción.

6. En la opción Valor ingrese los nuevos valores para cada regla.
7. Por último haga clic en el botón Aceptar.
TABLA DINÁMICA
Un informe de tabla dinámica permite resumir, analizar, explorar y presentar datos en forma compacta. Puede crear
su propio estilo o seleccionar estilos prediseñados, tomaremos como ejemplo el archivo
CLASE5_TABLAS_DINAMICAS.xlsx.
Pág. 42
TABLA DE DATOS
TABLA DINÁMICA
Se denomina Tabla por que agrupa los datos en filas y columnas, y Dinámica porque mediante el uso de filtros se
pueden totalizar los datos, presentando los datos de distintas maneras.
CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA EN BLANCO

1. Seleccione toda la tabla de datos (rango de datos) o simplemente haga clic dentro de ella.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica.
3. En el cuadro de dialogo Crear tabla dinámica seleccione Hoja de cálculo existente.

4. Haga clic dentro de Ubicación: seleccione una celda en la hoja y haga clic en Aceptar.
Observe que a la izquierda está la zona de diseño lista para el informe de tabla dinámica y a la derecha está la lista
de campos con los títulos de los datos en la tabla origen. La Sección de áreas es la zona donde arrastrará los
campos para crear el informe de Tabla Dinámica.
LISTA DE
CAMPOS
ZONA DE SECCIÓN
DISEÑO DE ÁREAS
5. Arrastre el campo Tienda hacia la sección FILAS, arrastre el campo Zona hacia la sección COLUMNAS,
arrastre el campo Venta S/. hacia la sección VALORES y arrastre el campo Mes hacia la sección FILTROS.
Pág. 43
 Para entender la sección de áreas, describimos la función de cada una:

 FILTRO, muestra como filtros de informe de máximo nivel por encima de la tabla dinámica.
 COLUMNAS, muestra campos como columnas en la parte superior del informe.
 FILAS, muestra campos como filas en el lado izquierdo del informe.
 VALORES, se utiliza para mostrar datos numéricos de resumen.
FILTRAR LOS DATOS

Puede filtrar los datos para centrarse en una parte más pequeña de una gran cantidad de datos de la tabla dinámica,
permitiendo un análisis detallado.
1. En la Tabla dinámica haga clic en la flecha en Etiquetas de columna.
2. Desactive la casilla Seleccionar todo de la parte superior de la lista y seleccione las casillas de los elementos
que desea mostrar. Por ejemplo, Centro y Sur, haga clic en Aceptar.
3. Para borrar el filtro nuevamente haga clic en la flecha en Etiquetas de columna y en la opción Borrar
filtro de “Zona”.
ORDENAR LOS DATOS

Ordenar los datos le permite ver con rapidez y comprender mejor sus datos, organizar y encontrar los datos que
busca y, finalmente, tomar decisiones más eficaces.
1. En la Tabla dinámica haga clic en la flecha en Etiquetas de columna.

2. En la lista de valores seleccione Ordenar de Z a A.
Pág. 44
4. Observe como variaron las Zonas (Sur, Norte y Centro)
CAMBIAR EL NOMBRE DE UN CAMPO

1. Haga clic donde dice Etiquetas de columna o Etiquetas de fila.
2. Escriba el nuevo nombre y presione la tecla ENTRAR.
CONFIGURAR EL VALOR DE UN CAMPO

Con esta opción puede disminuir los decimales, mostrar el símbolo monetario o cambiar cualquier tipo de formato
en el número. También cambe el tipo de operación modificando el nombre de la función. Por ejemplo, cambiar la
función SUMA por la función PROMEDIO.
1. En el área de VALORES haga clic en la flecha del campo Suma de Venta…
CLIC AQUÍ
2. Seleccione Configuración de campo de valor.
CLIC AQUÍ
3. En el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor, cambie la función SUMA por la función
PROMEDIO y haga clic en ACEPTAR.
4. Reingrese a la opción Configuración de campo de valor…

5. Haga clic en el botón Formato de número, cambiaremos la muestra de los números. Seleccione la Categoría
Número, en Posiciones decimales ingrese 1 y haga clic en Aceptar.
Pág. 45
ELIMINAR UNA TABLA DINÁMICA

1. Haga clic en la tabla dinámica.
2. En la ficha Analizar, haga clic en el botón Acciones y en la opción Seleccionar haga clic en Toda la tabla
dinámica.
3. Presione la tecla ESC para salir de las opciones.

4. Presione la tecla SUPR.
NOTA: Al eliminar una tabla dinámica asociado a un gráfico dinámico, se crea un gráfico estático que no será
posible modificar.
SUBTOTALES EN LAS TABLAS DINÁMICAS

Al asignar más de un campo en el área de FILAS podemos mostrar los subtotales de una operación de los campos
superiores en orden jerárquico. Por ejemplo:
Para personalizar la forma en que se muestran los Subtotales siga estos pasos:
1. En la ficha Diseño haga clic en el botón Subtotales.
Pág. 46
2. Seleccione una de las opciones mostradas.
TOTALES GENERALES EN LA TABLA DINÁMICA

Al crear una tabla dinámica, Excel agrega una columna y una fila al final que suma los valores de los campos
agregados. Para personalizar la visualización de estos totales siga estos pasos:
1. En la ficha Diseño haga clic en el botón Totales generales.
2. Seleccione una de las opciones mostradas.
DISEÑO DE INFORME EN UNA TABLA DINÁMICA

Después de crear una tabla dinámica y agregar los campos que desea analizar, puede cambiar el diseño de los datos
para facilitar la lectura y el análisis de la tabla dinámica. Simplemente elija un diseño de informe diferente para
cambiar el diseño al instante.
1. En la ficha Diseño haga clic en el botón Diseño de informe.
2. Seleccione:
a. Mostrar en forma compacta evita que los datos relacionados se salgan horizontalmente de la pantalla
y minimiza la necesidad de desplazarse por ella. Este diseño se aplica automáticamente al crear una
tabla dinámica.
b. Mostrar en forma de esquema crea un esquema de los datos en la tabla dinámica.
c. Mostrar en formato tabular muestra todo en un formato de tabla, lo que facilita la copia de celdas a
otra hoja de cálculo.
d. Si elige la forma de esquema o tabular, también puede hacer clic en Repetir todas las etiquetas de
elementos para mostrar etiquetas para cada elemento.
SEGMENTACIÓN DE DATOS
Utilice una segmentación de datos para filtrar datos de manera interactiva. La segmentación de datos agiliza y
facilita el filtrado de funciones de tablas dinámicas y gráficos dinámicos.
Pág. 47
1. Haga clic dentro de la tabla dinámica.

2. En la ficha Insertar, grupo Filtros, haga clic en el botón Segmentación de datos.
3. Seleccione el campo que servirá de filtro y haga clic en el botón Aceptar.
4. Mover el cuadro y darle la ubicación que crea conveniente.

5. Haga clic en uno de los botones para filtrar los datos.
6. Si desea eliminar el filtro haga clic en el botón Borrar filtro.
7. Puede cambiar el formato de esta ventana desde la ficha Diseño.
Botón “Borrar filtro”
Botones de filtro
ESCALA DE TIEMPO
Inserte un control de escala de tiempo para filtrar fecha de manera interactiva. Las escalas de tiempo agilizan y
facilitan la selección de periodos de fechas en una tabla dinámica.
1. Haga clic dentro de la tabla dinámica.

2. En la ficha Insertar, grupo Filtros, haga clic en el botón Escala de tiempo.
3. Seleccione el campo que servirá de filtro y haga clic en el botón Aceptar.
4. Mover el cuadro y darle el tamaño que crea conveniente.

5. Haga clic en la flecha junto al nivel de tiempo mostrado y elija el que desee.
6. Arrastre la barra de desplazamiento al período de tiempo que desee analizar.

7. Haga clic en un mosaico de período y arrástrelo para incluir mosaicos adicionales.
Pág. 48
Mosaico de periodo Barra de desplazamiento

8. Puede cambiar el formato de esta ventana desde la ficha Diseño.
9. No es posible seleccionar mosaicos de periodo separados.
Pág. 49

Manual Excel 2016

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Barra de herramientas de acceso rápido Barra de Título Fichas Cinta de opciones

Cuadro de nombres Cuadro de diálogo

Etiqueta Barra de desplazamiento

Vistas de libro Zoom

 Barra de herramientas de acceso rápido: Contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha en la

presionando la tecla de función F8 al inicio y al final.

Otra forma es en el Cuadro de nombres, le damos un clic, ingresamos el rango y ENTRAR.

Orden OPERADOR OPERACIÓN

CAMBIAR EL ANCHO UTILIZANDO EL MOUSE

Arrastrar o doble clic

CAMBIAR EL ANCHO CON LOS COMANDOS

CAMBIAR EL ALTO UTILIZANDO EL MOUSE

Arrastrar o doble clic

CAMBIAR EL ALTO CON LOS COMANDOS

INSERTAR O ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

INSERTAR CELDAS EN BLANCO

ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS

3. En el caso de eliminar celdas mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

POSICIÓN DE DATOS EN UNA CELDA

Para modificar la alineación vertical siga estos pasos:

Alineación vertical en el medio

1. Seleccione el rango de celdas donde combinarás los datos centrados.

 En la siguiente imagen se alinean los datos con la opción Ángulo ascendente.

Disminuir sangría Aumentar sangría

 Observe los Productos y el espaciado a la izquierda de cada dato:

REDUCIR HASTA AJUSTAR

1. Seleccione el rango de datos al cual agregará los bordes.

3. Seleccione uno de los bordes predeterminados

5. En la opción Estilo: seleccione el tipo de línea.

1. Seleccione el rango de celdas al cual cambiará el color de fuente.

FUENTE, TAMAÑO Y FORMATO DE FUENTE

2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el cuadro Fuente.

Fuente Tamaño de fuente

3. Seleccione uno de las categorías que se muestran en la lista.

DESCRIPCIÓN DE LAS CATEGORÍAS

1. Seleccione las celdas que contienen los números.

1. Seleccione las celdas que contienen las fechas.

A continuación, se describen los formatos de fecha:

1. Escriba en la primera celda el valor inicial y en la siguiente celda el segundo valor.

1. Haga clic secundario en la celda que desea agregar el comentario.

2. Haga clic en la opción Insertar comentario, se mostrará un cuadro de texto.

3. Escriba el comentario y ajuste los bordes del cuadro de texto.

FÓRMUL RESULTA DESCRIPCIÓN

PRIORIDAD OPERADOR SIGNIFICADO EJEMPLO

CREAR UNA FÓRMULA

FÓRMULAS CON NÚMEROS

Procedimiento para la suma:

Procedimiento para la resta:

Procedimiento para la multiplicación:

Procedimiento para el porcentaje: (tomando el caso de que sea el 5% del número 2)

COPIAR UNA FÓRMULA

CUARTA FORMA Esta es la más tradicional forma de copiar una fórmula.

TENER EN CUENTA QUE:

SINTAXIS: =MIN(número1, [número2], ...)

TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR

TIPOS DE MENSAJES QUE SE PUEDE MOSTRAR

CREAR UNA LISTA DESPLEGABLE DE UN RANGO DE CELDAS

3. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.

4. En el cuadro de diálogo Validación de datos haga clic en la ficha Configuración.

8. Haga clic en el botón Aceptar.

11. Clic en Aceptar y retorne al rango de celdas vacías.

EVITAR LA ENTRADA DE DATOS NO VÁLIDOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO