Guía de Laboratorio

Análisis y Diseño de Sistemas - La Organización 1 –

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Análisis y Diseño de Sistemas

LA ORGANIZACIÓN

Semana 01

OBJETIVO DEL LABORATORIO

Describe las organizaciones y modela sus procesos considerando las técnicas del mapa de procesos y ficha de actividades

MARCO TEÓRICO

La Organización
1.1. Definición,
Según Chiavenato, "La palabra organización puede ser usada con dos significados diferentes:
1. Como organización, entidad o unidad social, en la cual las personas se integran entre sí, para alcanzar
objetivos específicos. En este sentido la palabra organización denota cualquier emprendimiento humano,
planeado intencionalmente para lograr determinados objetivos.

2. Organización como función administrativa, es una parte del proceso administrativo. En este sentido
organización significa, acto de organizar, estructurar e integrar los recursos y los órganos, encargados de su
administración y de establecer relaciones entre ellos y atribuciones de cada uno de ellos".

Para nuestro estudio nos concentramos en la segunda definición de organización, donde buscaremos sus
interrelaciones y esclarecer su comportamiento con el propósito de implementar las TI en dichos procesos,
entre otras cosas, por los siguientes motivos:

 Una correcta organización permite conseguir los objetivos empresariales planteados con más facilidad.
 Permite utilizar mejor los medios que tiene a disposición de la compañía.
 Facilita la comprensión y comunicación entre los distintos componentes de una organización.
 Aporta las medidas para que se puedan realizar las actividades de la empresa de una manera eficiente,
con un esfuerzo mínimo.
 Rebaja o incluso en algunos casos llega a acabar con la duplicidad de esfuerzos al delimitar las tareas.
 Consigue acabar con la ineficiencia de las actividades, aumentando la productividad y disminuyendo
los costes.

 Características de una organización

Metas: todas las tareas y actividades que se desarrollen en la empresa deben estar vinculadas a los
propósitos que se fije la compañía. La creación de un puesto concreto o de un nuevo departamento
únicamente será justificable si sirve para la consecución de las metas.
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Especialización: la labor de un trabajador debe limitarse hasta donde sea posible, a la realización de una
tarea concreta. Conseguirá un mejor resultado y eficiencia en la actividad cuando más específica sea la
tarea y menos campo de acción asuma.

Unidad de mando: debe definirse la figura de un solo jefe, que tendrá a su cargo a un grupo de
subordinados, que únicamente deben seguir las indicaciones del responsable del área.

Jerarquía: deben fijarse centros de autoridad, que deben ser lo más comunicativos posibles con el resto de
empleados para conseguir los objetivos. La responsabilidad y la autoridad debe fluir desde el mando más
alto hasta el trabajador con el escalafón más bajo.

Coordinación: las unidades de una organización deberán mantenerse siempre en equilibrio.

Difusión: la obligación de los cargos con responsabilidad debe ponerse por escrito a disposición de los
distintos componentes de la compañía que guarden relación con esa figura.

Flexibilidad: más sencillo será cumplir con las metas cuanto más flexibilidad se le dote a la estructura de la
organización. Cada estructura debe contar con unas técnicas precisas que ayuden a adelantarse y a
reaccionar ante posibles modificaciones.

● Clasificación de las organizaciones:

Podemos clasificar la empresa desde distintos aspectos:

Según la titularidad del capital de la empresa:

Empresa privada: Es aquella que corresponde a particulares.
Empresa pública: El estado, u otros entes públicos son los propietarios.
Empresa mixta: La propiedad es compartida entre los particulares y el estado o entes públicos.

Según el número de propietarios:

Empresa unipersonal: La propiedad corresponde a una sola persona.
Empresa societaria: Los propietarios son dos o más personas que se asocian para desarrollar una actividad
en común.

Según los sectores de actividad:

Empresa del sector primario: Su actividad se relaciona con los recursos naturales.
Empresas del sector secundario: Su actividad se relaciona con las industrias, o la transformación de bienes.
Empresas del sector terciario: Su actividad se relaciona con la prestación de servicios.

Según la dimensión de la empresa:

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Grandes: están conformadas por más de 400 trabajadores.
Medianas: están conformadas por entre 50 y 400 trabajadores.
Pequeñas: poseen menos de 50 trabajadores.

Además podemos diferenciarlas de acuerdo a otros aspectos tales como:

Volumen de producción, montos de ventas, capital, amplitud de mercado, superficie de plantas, beneficios
brutos que obtienen, cash flow (circulante de dinero), puntos de venta, etc.

Según su personalidad jurídica:

Personalidad física: La empresa individual y su propietario tienen la misma personalidad.
Personalidad jurídica: Es cuando la personalidad de los propietarios no es la misma que la de la
organización o sociedad.

Según su naturaleza jurídica:

Asociaciones y sociedades civiles, sociedades de personas, colectivas, en comandita, de capital e industrial,
de responsabilidad limitadas, de capital por acciones, anónima, en comandita por acciones, de economía
mixta, sociedades cooperativas, etc.

Según su relación o vínculos con otras empresas:

Independientes: aquellas que no mantienen relaciones o vínculos con ninguna otra empresa.
Vinculadas sin relación de dependencia: Aquellas en las que la participación del capital es superior al 10%
pero inferior al 50%. En ellas existe un vínculo pero no una relación de dependencia ya que no se posee el
control absoluto.
Controlantes y controladas: Las primeras son llamadas principales, poseen más del 50% del capital de otra,
influyendo en sus decisiones y el control de la misma. Las segundas son dependientes, es decir que el capital,
el control, y las decisiones están en manos de otros.

Según el origen de su capital:

Empresas nacionales: Los capitales son de propietarios del propio país.
Empresas extranjeras: Los capitales provienen de otros países

Según su ámbito geográfico:

Globales, nacionales, regionales, locales.

2. Procesos

2.1. Definición

Cuando en 1995 Michael Hammer escribió La revolución de la reingeniería (The Reengineering Revolution)
ni siquiera se imaginó el alcance que su teoría tendría en las empresas. El conocido académico del
Massachusetts Institute of Technology (MIT) había diseñado de forma teórica un modelo de procesos que le
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calzó como anillo al dedo a las empresas que vieron en su aplicación una gran solución para lograr la tan
ansiada optimización de sus funciones.

Se trataba de organizar la empresa a través del lugar que cada persona tiene dentro de un proceso y no en
la tarea específica que le toca realizar. Era una forma global de entender una participación individual que
además tiene como centro la satisfacción del cliente.

De esta forma su propuesta echaba por tierra la forma clásica de organizar el quehacer de una empresa, el
organigrama como modelo fundamental del negocio basado en las actividades que debe ejecutar la
organización para cumplir su objetivo. A ello se le llama visión funcional y se traduce en la agrupación de
las funciones en conjuntos relativamente homogéneos, por ejemplo, poniendo todas las actividades
operativas bajo una misma gerencia. Así cada departamento se enfocaba específicamente en su tarea.

El problema es que al enfocarse sólo al quehacer de cada departamento sin mirar al resto de la organización
finalmente lo único que se logra es suboptimizar el proceso total. Una premisa que Hammer tenía
absolutamente clara cuando planteó cambiar la visión funcional por una visión de proceso.

Dentro de esta lógica es el cliente el que está en el centro. Ya que el resultado de un proceso es un producto,
el cual está destinado a un cliente. Por esto, en la medida en que el producto cumpla con los requerimientos
generales exigidos por los clientes (cantidad y calidad de los productos; tiempo de respuesta; flexibilidad;
etc.), se podrá medir la calidad y el cumplimiento de los objetivos de cada proceso.

2.2. Tipos: Estratégicos, Misionales y de Apoyo

Al mismo tiempo que hablamos de una organización como un proceso macro, ésta también puede ser
definida como un conjunto de procesos que se realizan de forma simultánea y además están relacionados
entre sí. Pero, si hablamos de una cadena de proceso, ¿qué es lo que entendemos por proceso? Un proceso es
una secuencia de actividades lógicas diseñadas para generar un output o salida (resultado del proceso
destinado a un cliente) el cual es consecuencia de un conjunto de inputs o entradas (suministros entregados
por un proveedor que cumple con características preestablecidas), a los cuales mediante el desarrollo del
proceso se les va entregando valor.

Por eso, cuando hablamos de clientes, no sólo debe imaginarse a aquella persona que irá a la tienda a
comprar el producto final. En cada uno de los procesos que se desarrolle dentro de la organización, habrá
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un proveedor, un proceso y un cliente. Es decir hablamos de clientes interno y clientes externos, al igual que
de proveedores internos y externos.

Así la compañía se convierte en una cadena de procesos, donde el output de un proceso constituye
directamente el input del siguiente proceso. Y también, donde los convenios de desempeño que se
establezcan van a ser el equivalente a los contratos que un cliente fija con su proveedor externo.
Los procesos deben cumplir con determinadas características establecidas:

a) Ser, en general, de tipo horizontal (proveedor –cliente-proveedor-cliente, etc)

b) Que pueda ser definido
c) Que tenga límites que acoten adecuadamente su comienzo y su término
d) Que puedan ser representados gráficamente
e) Que sean medibles y controlables
f) Que tengan un responsable a cargo.

De esta forma, cuando ya sabemos cómo identificar un proceso, podemos hablar de ordenarlos en diferentes
grupos, de acuerdo a características más específicas. En esta línea, los procesos pueden ser clasificados bajo
diferentes criterios, sin embargo la forma más habitual es distinguir entre tres tipos:

a) Procesos Claves o Misionales

b) Procesos Estratégicos
c) Procesos de Apoyo

a) Procesos Claves: Son los responsables de desarrollar el producto o servicio que entrega la compañía,
por eso son clave. Vienen a ser los procesos operativos, propios de la actividad de la compañía, los
cuales responden a las decisiones estratégicas de negocios, las que definen el tipo de producto o servicio.
Entre ellos identificamos algunos como el proceso de producción, el proceso de comercialización o el
proceso de prestación de servicio. Son los que expresan la razón de ser de la organización, los que
definen la cadena de valor de la entidad y prestación de los servicios. Son los que identifican y
distinguen a la entidad.

b) Procesos Estratégicos: Es decir aquellos dedicados al diseño y la planificación de las estrategias y los
objetivos de la compañía. Así podemos incluir los procesos de planificación presupuestaria o el proceso de
diseño de producto, están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la dirección y principalmente al
largo plazo. Se refieren fundamentalmente a procesos de planificación o estratégicos.

c) Procesos de Apoyo: Como su nombre lo indica es el que entrega el apoyo necesario para que los procesos
claves se lleven a cabo. Su misión es proporcionar recursos (monetarios, humanos, etc). Entre ellos se
encuentran el proceso de formación, el proceso informático y el proceso de logística
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A partir de esta clasificación es que se reorganiza la empresa, los procesos claves constituyen la columna
estructural del negocio y dan origen a gerencias que contienen las funciones de estos procesos claves, y
establecen relaciones de servicio como clientes internos con los procesos de apoyo, que se estructuran en
gerencias de menor jerarquía que los claves.

2.3. Mapa de Procesos

El Mapa de procesos, es una herramienta que permite visualizar la interrelación de las actividades que se
desarrollan en una empresa, identificar los problemas que puedan afectar su buen desempeño y eficiencia y
elaborar propuestas de mejora con el objetivo de minimizar o erradicar dichas dificultades. Asimismo, los
procesos que lo integran se definen teniendo en cuenta la formulación de la Estrategia, los Factores Críticos
de Éxito y las misiones y funciones asociadas a la razón de ser de la empresa.

En la confección de un Mapa de Procesos deben realizarse los siguientes pasos:

1. Identificar los procesos que componen la empresa.

2. Agrupar los procesos identificados en:

Procesos Estratégicos (PE): Son aquellos que

Procesos Claves (PC), básicos o fundamentales:
Procesos de Soporte (PS) o apoyo:

3. Graficar sus interrelaciones.

La simbología a utilizar en la confección del Mapa de proceso, debe ser solo la de rectángulos y flechas
direccionales.

Ejemplo de un Mapa de Procesos: Caso empresa ALIBEC

La Empresa de Aseguramiento y Logística a las Industrias de Bebidas, Refrescos y Cervecería del MINAL,
la cual tiene como objetivo garantizar el abastecimiento de materias primas, materiales, partes y piezas de
repuestos de importación y otros suministros nacionales específicos a todas las Empresas que conforman el
programa de Bebidas, Refrescos y Cervecerías del Grupo Empresarial de la Industria Alimenticia (GEIA).
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2.4. Ficha de Actividad

Una Ficha de Actividad describe el flujo de información, clientes, empleados, equipos o materiales, a través
de un proceso para comprender la manera en la que interactúan sus elementos para producir un resultado.
Lo más común, es que con este diagrama, se identifiquen las operaciones que son esenciales para el éxito y
aquellas en las que se producen fallas con más frecuencia. (Krajewski & Lee, 2000).

Elementos:
Elemento Símbolo Definición
Actúa como contenedor de un
Piscina (pool) proceso. El nombre del pool debe
ser el nombre del proceso.
Son divisiones del pool.
Representa los diferentes
participantes al interior de una
Carril (lane) organización. El nombre del
carril debe ser el nombre de los
diferentes actores que ejecuten el
proceso.
Inicio Indica el inicio del proceso.
Indica el fin del proceso, puede
Fin
existir más de un fin.
Indica la acción, es lo que realiza
Actividad
el actor en cada carril.
Línea de Conecta una actividad a otra
secuencia de actividad y muestra el flujo del
flujo proceso.
Línea de Representa la interacción entre
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mensaje varios procesos o pools
Indica que existen un grupo de
Subproceso actividades que generan un
producto/servicio intermedio
Indica decisión, puede tomarse
Decisión
uno u otro camino pero no dos
exclusiva
los al mismo tiempo.

Ejemplo de una Ficha de Actividades: Solicitud Crédito

El Proceso de Solicitud Crédito gestiona las actividades necesarias para recibir, analizar y aprobar
solicitudes registradas por los clientes de una entidad financiera. Una versión simplificada de este proceso
consta básicamente de un registro de la solicitud, donde el cliente manifiesta su interés de adquirir un
crédito y presenta su solicitud junto con la documentación requerida a la entidad. Luego se realiza una
verificación de la información presentada por el cliente, se realiza el análisis o estudio de la solicitud de
crédito y por último se realizan las actividades necesarias para hacer efectivo el crédito o informar el
rechazo al cliente.

RECURSOS
a. Hardware
 Una computadora
b. Software
 Sistema Operativo de Windows 8.1 y 8.0
 Software Bizagi

PROCEDIMIENTO
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Laboratorio 1.1
1.1. Instalar y configurar BIZAGI en el computador.
Objetivo:

Instalar y configurar correctamente BIZAGI

Introducción

Durante esta actividad, instalara BIZAGI en una computadora.

Paso 01: Descargar Bizagi

a) Visualice el siguiente video http://youtube.com/watch?v=SAa9c4KWpOg e instale Bizagi en su PC

Laboratorio 1.2.
1.2. Construir el Mapa de Procesos de una organización
Objetivo:

Diseñar un Mapa de Proceso

Introducción

Durante esta actividad, construirá el mapa de procesos de una organización.

Paso 01: Dado el siguiente caso construya el mapa de procesos correspondiente

Velosys es una empresa de transporte terrestre. Su razón de ser en transportar personas de una ciudad a otra, para lo
cual se sirven de una flota de 50 buses, 10 personas en servicio al cliente y 10 en un contact center. Cuentan con tres
psicólogas para la contratación, evaluación y satisfacción del personal, un área de compras para proveer a la
organización de lo que necesita, un abogado para proteger la empresa ante duelos judiciales y dos ingenieros de
sistemas que soportan a los demás procesos en los temas de tecnología. También cuenta con 3 contadores que se
encargan de la contabilidad de la empresa y un ingeniero industrial que dirige los temas de mejoramiento y
estandarización. Don Diego es el gerente general de la empresa y toma las decisiones más estratégicas. Un
administrador de empresas y dos contadores realizan la planificación financiera de la compañía.

Laboratorio 1.3.

1.3. Construir la Ficha de Actividades de un proceso de una organización

Objetivo:

Diseñar una Ficha de Actividad

Introducción

Durante esta actividad, construirá la ficha de actividad de un proceso principal o misional de una organización.

Paso 01: Dado el siguiente caso construya la Ficha de Actividades

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Construya la ficha de actividad para el proceso de colaboración entre un cliente y una empresa de venta por catálogo.
El cliente lleva a cabo las siguientes actividades (no necesariamente en este orden): pide un artículo, paga el artículo y
pregunta sobre el estado de su pedido (el cliente pregunta una vez realizado el pedido cada 3 días si no ha recibido el
encargo). En la compañía de ventas existen 3 roles: encargado de pedidos, almacén y contabilidad. El primero recibe
los pedidos de artículos, y tranquiliza al cliente cuando éste pregunta por el estado de su encargo, en almacén se
prepara la entrega y se envía al repartidor (una empresa externa) y el repartidor la entrega y recibe el pago. El último
rol de la compañía es contabilidad que registra los envíos y los pagos. Complete el diagrama inferior, indicando la
estructura de control, los mensajes necesarios y las puertas.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DE LA EXPERIENCIA

 El objetivo de este capítulo es comprender los diversas tipos de organizaciones que existen en la sociedad

 Los alumnos deben comprender y diseñar el mapa de procesos de una organización en particular.

 Los alumnos deben comprender y diseñar la ficha de actividades de una organización en particular.

 Los estudiantes pueden explicar la importancia del mapa de procesos y la ficha de actividad para describir una
organización.

 describen el entorno del centro de atención telefónica y las responsabilidades de los técnicos.

ACTIVIDAD VIRTUAL

Ingresa a la plataforma virtual, revisa los siguientes enlaces, luego realiza las actividades propuestas:

https://ingenioempresa.com/mapa-de-procesos/
1. Indique los 04 pasos para crear un mapa de procesos
https://blog.growthinstitute.com/es/los-11-atributos-que-conforman-a-las-organizaciones
2. A que se le denomina empresa EXO
3. Cita dos ejemplos de empresas EXO
4. Menciona 05 atributos de una EXO
5. Para ti cuál de los 11 atributos es el mas relevante