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Alcance del Seguimiento

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 Alcance del Seguimiento (I)

Índice
1 Especificaciones y Términos de Referencia ............................................................................................. 3
1.1 Antecedentes .................................................................................................................................................... 3
1.2 Objetivos ............................................................................................................................................................... 3
1.3 Alcance de los Trabajos ............................................................................................................................ 3
1.4 Entregas Esperadas ...................................................................................................................................... 4
1.5 Informes ................................................................................................................................................................. 4
1.6 Datos e Informes que Solicitará el Cliente ................................................................................... 4
1.7 Plazo de Ejecución ........................................................................................................................................ 4
2 Especificaciones ............................................................................................................................................................ 5
2.1 Clases de Especificaciones ..................................................................................................................... 5

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Not a Técni ca preparada por Ast uri as: Red de Universi dades Vi rt ual es Iberoameri canas. S u di f usión,
reproducci ón o uso t ot al o parci al para cual qui er ot ro propósi t o queda prohi bi da. Todos l os derechos
reservados.

“Los términos de referencia y las
especificaciones, son estipulados y
manejados de acuerdo con la clase de
proyecto a elaborar y la entidad u
organismo que realice un contrato, pero
siempre operan unas condiciones que
se pueden considerar “estándar” para
ellos.”
“Si el contratante o cliente llegase a exigir
una condición diferente a las pactadas
según contrato, el contratista podría valerse
de este punto de alcance del proyecto
para no acatar las recomendaciones
hechas por la otra parte.”
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Alcance del Seguimiento (I)
Objetivos
“El seguimiento de proyectos se hace necesario para llevar a cabo un control, y como
tal, el alcance del mismo está fijado en llevar a cabo acciones para el desarrollo
apropiado de un proyecto, sea de la índole que sea.”
1 Especificaciones y Términos de Referencia
El seguimiento del proyectos consiste en llevar a cabo actividades de control,
seguimiento y vigilancia de un proyecto. Debe realizarse, partiendo del principio de la
Buena Fe, en el cual, cada uno de los involucrados en el proceso, responden por sus
diferentes acciones ante quien compete. Los términos de referencia y las
especificaciones, son estipulados y manejados de acuerdo con la clase de proyecto a
elaborar y la entidad u organismo que realice un contrato, pero siempre operan unas
condiciones que se pueden considerar “estándar” para ellos. Orientados hacia el buen
desarrollo del proyecto se pueden considerar los siguientes aspectos como
determinantes:
1.1 Antecedentes
De acuerdo con el tipo de proyecto, se pasa a determinar unos antecedentes o
preliminares. Se elabora un reconocimiento de las condiciones que han determinado el
surgimiento del proyecto, que es lo que se pretende hacer, cuales son los objetivos a
conquistar y cuál es el problema a resolver, para que de esta forma se pueda
establecer con claridad la orientación que debe tener el seguimiento, enfocado hacia
su elaboración y posterior desarrollo o ejecución de forma apropiada.
1.2 Objetivos
Es mediante la estructuración de objetivos claros, que se logra definir de manera
precisa y acertada cuáles serán las condiciones y qué será lo que finalmente se
pretende alcanzar por medio del seguimiento. Estos objetivos se delinean o dividen en
objetivos generales y objetivos específicos.
1.3 Alcance de los Trabajos
En este punto resulta importante resaltar la trascendencia que tendrán los trabajos
necesarios para llevar a cabo el proyecto, ya que es lo que permitirá enfocar de manera
precisa, el curso general que tomará el proyecto durante su ejecución .
Corresponde al alcance de los trabajos las acciones que están determinadas de
acuerdo con el carácter del proyecto y que se definen claramente como mecanismos
de acción. Citando un ejemplo, el alcance de un proyecto, de elaboración de muñecos
de papel para una empresa gráfica, éste estaría determinado en el contrato, es decir,
las características, materiales y especificaciones quedarían estipuladas dentro del
contrato y serían éstas los requisitos a cumplir como contratista. Si el contratante o
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cliente llegase a exigir una condición diferente a las pactadas, el contratista podría
valerse de este punto de alcance del proyecto para no acatar las recomendaciones
hechas por la otra parte, razón por la cuál es definitivo revisar con detenimiento este
detalle para no caer en consideraciones que no competan al caso.

1.4 Entregas Esperadas

Así mismo apare ce como factor fundamental dejar en claro de acuerdo a las
especificaciones y características del bien, servicio o producto, los resultados ideales a
los que se pretende llegar, por ejemplo para la elaboración de camisas azules de los
uniformes de dotación de una empresa debería citarse el tipo de botones, la clase de
seda, las características del cuello, si llevan bolsillos, etc., para de esta forma realizar un
seguimiento más detallado sobre los procesos de ejecución y lograr así un control de
calidad en el bien, producto o servicio que se obtenga.

1.5 Informes

Durante la planificación del proyecto, se debe determinar la clase y el número de

informes de seguimiento que se van a realizar durante la ejecución del trabajo. Éstos,
serán parte de las evidencias que se reúnan, en caso tal que exista algún tipo de
conflicto o término de revisión sobre el contrato objeto del proyecto.

Estos informes, serán efectuados por la organización ejecutante que lleva a cabo los
trabajos contratados para dar a conocer al contratante o cliente, el estado de avance
del proyecto.

Su periodicidad va de acuerdo con las necesidades implícitas del contratante o cliente,

y son elementos que deben soportarse por registros, bien sea magnéticos, (copias en
CD o DVD) de los archivo, fotográficos (impresos y digitales durante la elaboración del
producto), formatos escritos (actas, notificaciones, sugerencias, etc.).

1.6 Datos e Informes que Solicitará el Cliente

Forman parte de los medios de control que tendrá que llevar a cabo la organización
ejecutante del proyecto, con el fin de hacer un seguimiento apropiado para el
contratista o cliente, y que evidenciarán por parte de la organización ejecutante, los
aspectos más relevantes del avance del proyecto.

1.7 Plazo de Ejecución

Dentro de las condiciones propias del contrato, es importante especificar con claridad
el tiempo que durará el contrato o proyecto, ya que es a partir de aquí donde pueden
empezar a cumplirse términos que seguramente sean exigidos por las aseguradoras de
pólizas (cumplimiento, garantía), que deben existir regularmente para dar un trámite
legal y garantizar de esta forma la buena ejecución dentro de un contrato.

Puede darse el caso de que exista un ente externo al proyecto, que sea quien legalice
la entrega de las obras, bienes o servicios contratados, por parte del contratista o

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Las especificaciones de un proyecto,
quedan directamente determinadas por las
características de éste, y así mismo, están
siempre estipuladas dentro de las
condiciones contractuales.”
“Las especificaciones se pueden
clasificar de acuerdo con el tipo de
proyecto que se desarrolle. Éstas
mantienen su orientación de satisfacer
los estándares de calidad que sean
necesarios y requeridos por la entidad o
cliente”.
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Alcance del Seguimiento (I)
cliente, con los documentos que se hayan establecido en el contrato (pólizas, informes,
planos.)
En la siguiente figura vemos un esquema general de los elementos que constituyen los
términos de referencia dentro de un contrato, de acuerdo con lo que se ha estudiado.
Fig. 2.1. Esquema de los términos de referencia de un contrato
2 Especificaciones
Las especificaciones de un proyecto, quedan directamente determinadas por las
características de éste, y así mismo, están siempre estipuladas dentro de las
condiciones contractuales. Forma parte de las funciones a llevar a cabo durante el
seguimiento, velar por el cumplimiento de éstas, ya que al quedar establecidas
contractualmente, suponen un componente especial dentro de la ejecución del
contrato, y no son negociables por otras que no garanticen la calidad del producto,
resultado o servicio objeto del proyecto.
En caso de solicitarse por parte del contratista o cliente, la sustitución de algún
elemento que haga parte de estas condiciones, debe ser éste, quien asuma todos los
estudios y costes que suponga dicha sustitución.
2.1 Clases de Especificaciones
Las especificaciones se pueden clasificar de acuerdo con el tipo de proyecto que se
desarrolle. Éstas mantienen su orientación de satisfacer los estándares de calidad que
sean necesarios y requeridos por la entidad o cliente. Pueden ser:
 Especificaciones técnicas: Constituyen un punto importante para un proyecto, ya
que son éstas las que determinan el tipo de operación o procedimiento que se
debe llevar a cabo para la obtención de un producto. Se puede citar como
ejemplo en la ejecución de un contrato de computadores, el detalle del equipo,
capacidad, marca, clase de memoria, etc.
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 Especificaciones normativas: Esta clase de especificaciones, son usadas la

mayoría de las veces en los contratos de obras, aunque pueden considerarse
también dentro de los contratos de bienes o resultados particularmente
normalizados por algún tipo de reglamento, que son los que señalan o
proporcionan unos parámetros específicos que deben cumplirse y están
determinados por unos lineamientos a tener en cuenta durante la elaboración o
ejecución de un proyecto.
 Especificaciones de diseño: Así como las especificaciones técnicas, las
especificaciones de diseño, son todas aquellas pautas que determinan y definen
las características especiales de un producto, resultado o servicio.
Citando un ejemplo, se tiene un contrato de elaboración de sillas para escritorio,
se debe determinar entonces, la clase de silla, el color, si es o no reclinable,
autoajustable, con ruedas o sin ellas, soporte ergonómico, etc.
 Especificaciones de materiales, Determinan la clase de materiales que deben
utilizarse para llevar a cabo un proyecto. Tomando el ejemplo anterior, el tipo de
acabado si es tela, metal o plástico, y la clase y tipo de recurso a emplearse, si es
tela, definir si es acolchada o no, tipo de espuma del acolchado, entre otras.

Las especificaciones también deben proporcionar toda la información necesaria para

que el contratista determine el tamaño y las implicaciones del proyecto d e manera
que, si es necesario desarrollar una oferta, ésta sea lo más ajustada y apropiada en
términos de costos, plazos, recursos humanos y garantía de calidad.

Fig. 2.2. Importancia de los términos de referencia y las especificaciones en un contrato

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