REGLAMENTO UNIFICADO DEL RUC

DOC: OAUPE008 Rev. 12 2013.09.24

REGISTRO UNIFORME DE CONTRATISTAS

DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD,
SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE

CAPITULO I

DEL OBJETO Y ALCANCE DEL REGLAMENTO

ARTICULO 1o. OBJETO
Presentar los lineamientos que regirán el servicio del Registro Uniforme de Contratistas de
Evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente (RUC®), así
como los requisitos que deben cumplirse para su operación y desarrollo por parte del Consejo
Colombiano de Seguridad (CCS).

ARTICULO 2o. ALCANCE

Las políticas, procedimientos y métodos definidos en el presente reglamento, exponen los
requisitos, el cubrimiento y las garantías para la operación y acceso al RUC®.

CAPITULO II
DE LAS RESPONSABILIDADES DEL CONSEJO COLOMBIANO DE
SEGURIDAD
ARTICULO 3o. RESPONSABILIDADES EN EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO
Las responsabilidades sobre el procedimiento de registro corresponden a la Dirección de
Certificación y Asociados (DCA), esta garantizará la inscripción de las firmas contratistas
solicitantes para que se inicie la programación de las actividades necesarias para la prestación del
servicio. De igual forma, es responsabilidad de la DCA, mantener actualizada la información de las
empresas inscritas en el RUC®.

ARTICULO 4o. RESPONSABILIDADES EN LA REALIZACION DE VISITAS Y EMISION DE

INFORMES Y REPORTES
La responsabilidad sobre la realización de visitas y la emisión de informes y reportes derivados de
éstas, compete a la Dirección de Certificación y Asociados (DCA) del CCS, donde se programarán
las visitas de evaluación y se revisarán y aprobarán los hallazgos y conceptos emitidos por el grupo
de profesionales involucrados en el proceso de calificación.

El CCS puede establecer en cualquier momento asignar la presencia de observadores dentro de

sus auditorías.

ARTICULO 5o. RESPONSABILIDADES DE LOS PROFESIONALES QUE PRESTAN EL

SERVICIO
El personal involucrado en la realización de visitas a las firmas contratistas, no se someterá a
presiones comerciales, financieras o de otro tipo que puedan influenciar el juicio técnico o calidad
de las calificaciones, reportes o informes que manipule o emita como resultado de su gestión, para
ello, cumplirá con el Código de Ética y la carta de compromiso para profesionales de servicio
(OGHDF 008) definida dentro del CCS.
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ARTICULO 6o. DIFUSIÓN DE LA GUÍA DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD, SALUD

OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS
Es responsabilidad del CCS y del Comité de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional del Sector
Hidrocarburos y comité de contratantes, difundir a las firmas contratistas la “Guía del Sistema de
Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para contratistas”.

CAPITULO III
DE LAS RESPONSABILIDADES DE LOS CONTRATISTAS
ARTICULO 7o. CUOTA ANUAL DE REGISTRO
Es responsabilidad de las firmas contratistas efectuar el pago de la cuota anual de registro, bajo
las indicaciones que sean dadas por la Dirección Comercial del CCS, para tener acceso a los
derechos definidos en el presente reglamento.

El CCS manejará tarifas estratificadas para el grupo de empresas contratistas interesadas en

ingresar o renovar su inscripción al RUC®, de acuerdo con el tamaño de la empresa (dado por el
número total de trabajadores, incluye subcontratistas, empresas temporales, cooperativas, entre
otros).

En el evento en que la empresa desista del proceso de evaluación, por causas no imputables al
Consejo Colombiano de Seguridad, se causará el cobro de la totalidad del valor de la inscripción
por concepto de honorarios profesionales y, en consecuencia no habrá lugar a devolución de suma
alguna de dinero.

Si la empresa realiza la consignación correspondiente a la inscripción del RUC, pero no efectúa el

envió de la documentación solicitada por el CCS, se hará devolución del 100% del valor
consignado cuando el cliente lo solicite expresa y formalmente.

ARTICULO 8o. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN

Es responsabilidad de las firmas contratistas enviar información actualizada sobre el número total
de trabajadores, mínimo 30 días antes del vencimiento de la inscripción.

Adicionalmente las firmas contratistas deberán informar al CCS, de cualquier reclamo de orden
jurídico levantado contra la empresa con ocasión de la Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y
Ambiente o de cualquiera de sus requisitos, ya sea que se encuentre en proceso o que haya sido
declarado en firme por la autoridad legal competente.

CAPITULO IV
DEL PROCESO DE REGISTRO Y EL ALCANCE DEL SERVICIO
ARTICULO 9o. REQUISITOS PARA INGRESAR AL REGISTRO
a) Toda firma contratista interesada en ingresar al RUC®, debe formalizar su intención mediante
la entrega a la Dirección de Certificación y Asociados (DCA) del CCS de los siguientes
documentos:
• Formato de solicitud de ingreso diligenciado, original y copia.
• Certificado de constitución y representación legal expedido por la Cámara de Comercio
máximo con tres meses de expedición.
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• Certificado expedido por el Contador o Revisor Fiscal de la empresa en donde conste el

número total de empleados que prestan servicios, incluyendo subcontratistas, empresas
temporales, cooperativas, entre otros, de todas las sedes.
• Formato vigente de auto evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud
Ocupacional y Ambiente diligenciado.
• Registro del pago de los derechos de inscripción al RUC® de acuerdo con el número de
trabajadores de la empresa.

b) La firma solicitante quedará inscrita en el RUC®, máximo 15 días calendario después de que la
DCA haya recibido y aprobado todos los documentos requeridos incluyendo el pago del valor de
la inscripción. La fecha en que la inscripción adquiere vigencia se registra en la carta de respuesta
a la solicitud de ingreso.

c) Las firmas aspirantes a ingresar al RUC®, deben estar legalmente constituidas y deberán
suministrar la documentación de soporte cuando ésta sea requerida por el CCS. Las personas
naturales también pueden inscribirse al RUC®, siempre y cuando posean certificado de
constitución y representación legal ante Cámara y Comercio. Cuando las personas naturales
no posean el certificado de Cámara y Comercio, se aceptará el RUT siempre que el
contratante así lo solicite.

El CCS acepta la inscripción de consorcios o cualquier tipo de organización que cumpla con lo
exigido en el capítulo IV, artículo 9, literal a), para lo cual el Sistema de Gestión en Seguridad,
Salud Ocupacional y Protección ambiental, debe ser diseñado e implementado por el mismo
consorcio.

Cuando de manera individual se inscriban las empresas que conforman el consorcio al CCS,
solamente se tendrá en cuenta el proyecto del consorcio para la empresa que puso a
disposición el Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. Para lo
anterior, se debe enviar al CCS una certificación del consorcio indicando los nombres de las
empresas que lo integran especificando el nombre de la empresa que puso a disposición el
Sistema de Gestión. El Sistema de Gestión tendrá que cubrir necesariamente a todo el
personal del consorcio, independientemente del tipo de contratación y a la empresa a la cual
pertenezca.

Cabe resaltar, que no se pueden auditar dos o más empresas de un consorcio en un mismo
proyecto. Es decir, si las empresas que conforman el consorcio o cualquier otro tipo de
organización, tienen como único proyecto el que desarrollan con dicho consorcio, solamente se
podrá hacer la visita a la empresa que puso a disposición el Sistema de Gestión. Para las
demás empresas que conforman el consorcio u organización, el proyecto del consorcio no es
válido para realizar la visita.

d) El ingreso o renovación al registro RUC® es de libre acceso a cualquier firma contratista

excepto las empresas que están demandadas o denunciadas por cualquier causa, si la
demanda es del contratante el CCS se reserva el derecho de admisión previo análisis del caso
con el contratante.

e) En caso de que en el proceso de valoración se identifique inconsistencias en algunos de los

documentos, reportes o información suministrada por la firma contratista, el auditor levantará
un acta de la inconsistencia la cual debe ser firmada por el representante de la empresa
durante la visita. El auditor encargado se llevará una copia de los documentos
correspondientes para presentar el caso ante el Comité Operativo del RUC® para que defina
las sanciones correspondientes (ver capitulo V, Sanciones).

f) La falta de veracidad en alguna información, reporte o documento que sea imputable, por
cualquier motivo a la firma contratista o a un asesor que preste servicios a la firma contratista o
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un subordinado de la misma, dará lugar a la exclusión inmediata de la firma contratista en el

registro RUC®, sin perjuicio de las acciones legales que puedan derivarse de esa conducta y,
en consecuencia, el Consejo Colombiano de Seguridad - CCS no incluirá a la empresa
contratista en el reporte periódico que se emite para las compañías contratantes, ni generará
certificaciones para la empresa.

La firma contratista podrá ingresar nuevamente al RUC® al aportar la copia auténtica de la

providencia en la que se absuelva de toda responsabilidad por la eventual falsificación.

ARTICULO 10o. ALCANCE DEL SERVICIO

a) El RUC® Es un sistema de información de desempeño de las firmas contratistas. A la

información de la gestión de los contratistas solamente tendrán acceso las compañías
contratantes que han adoptado el RUC®. Cuando un contratista requiera presentar información
sobre su gestión debe solicitar directamente la certificación de la calificación RUC® a nombre
de la entidad que se la solicita. La información del desempeño de las empresas contratistas no
se le brindará a terceros.

b) El RUC® es un Sistema de evaluación y seguimiento sobre la Gestión y cumplimiento de los

requisitos legales y de otra índole exigidos a través de la “Guía del Sistema de Seguridad,
Salud Ocupacional y Ambiente”. La visita corresponde a la valoración del Sistema de Gestión
de toda la empresa y centros de trabajo, y no por áreas o procesos.

c) Las firmas contratistas registradas recibirán el informe en sus instalaciones al finalizar la visita
una vez esté la visita completamente realizada (verificación documental y verificación en
campo). En concordancia con los mecanismos definidos en el procedimiento para realización,
emisión y distribución de informes de visitas, se hará entrega del informe siempre y cuando se
encuentre el contratista a paz y salvo por todo concepto con el CCS.

d) Solamente se entregará informe de la verificación documental a las empresas que no

hayan podido realizar verificación en campo por no tener contratos vigentes,
información que debe ser certificada por el representante legal de la firma mediante
carta enviada al CCS y que será validada por las empresas contratantes que adoptan el
RUC®. En el informe de visita el CCS deberá incluir una nota informando que la empresa
NO TIENE CONTRATOS VIGENTES Y ACTUALMENTE NO ESTÁ EJECUTANDO SUS
PROCESOS MISIONALES y que por tanto la visita solamente corresponde a visita
documental.

e) La visita documental debe realizarse en la sede de la casa matriz de la empresa.

f) La visita de campo debe realizarse máximo tres (3) meses después de realizada la visita
documental. Si para la fecha no cuenta con proyectos y no está ejecutando sus procesos
misionales debe enviar una carta al CCS, informando tal situación.

g) Las calificaciones de desempeño, resultantes de las visitas de evaluación a un contratista son

suministradas a las contratantes como un valor de referencia, el cual cada contratante utilizará
bajo sus propias consideraciones y criterios.

h) La vigencia de la calificación de desempeño finaliza en la fecha de vencimiento de inscripción

del RUC®. La vigencia es de un (1) año a partir de la fecha de la inscripción y no de la fecha
de la visita.

i) Se concede prórroga de cuarenta y cinco (45) días calendario a la calificación obtenida por el
contratista, después de vencido el año de inscripción, con el fin de realizar en ese período la
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programación de la visita del período siguiente. Se otorgará esta prórroga siempre y cuando
el contratista antes del vencimiento haya pagado su renovación por inscripción al RUC®.

j) El Consejo Colombiano de Seguridad no podrá expedir certificación al contratista si no

cuenta con la calificación de desempeño vigente. El CCS tampoco podrá expedir
certificación al contratista si la visita no se ha realizado en su totalidad (visita
documental y campo), la única excepción se dará para la evaluación en campo cuando la
empresa no tenga contratos vigentes, ni esté ejecutando sus procesos misionales y esta nota
se estipulará en la certificación y en el informe a operadoras.

k) El Consejo Colombiano de Seguridad solamente podrá expedir certificación de la permanencia

en el registro a empresas contratistas que a la fecha de la emisión de la certificación se
encuentren inactivas por no haber realizado la renovación al registro. Esta certificación se
expedirá haciendo aclaración que la empresa esta inactiva. En este único caso, se certificará
la permanencia en el registro pero no se certifican los puntajes obtenidos. El puntaje obtenido
se certifica en el caso de que el contratista tenga la calificación de desempeño vigente.

l) Una empresa contratista podrá pertenecer a varios RUC®. La evaluación documental es válida
para todos los RUC® en los que esté inscrito. La evaluación de campo se debe realizar para
los diferentes RUC®. El valor de la visita de campo corresponde al 50% de la tarifa
establecida para la inscripción en el RUC® y se calcula de acuerdo con el número de
trabajadores que tenga la empresa en el contrato a evaluar.

CAPITULO V
DE LA OPERACION DEL REGISTRO
ARTICULO 11o. PRELIMINARES
a) El CCS dispondrá de los medios y recursos necesarios y de los procedimientos escritos que le
permitan desarrollar el proceso de ingreso de contratistas, calificación y reporte de la Gestión
en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente.

b) Los procedimientos bajo los cuales operan los servicios suministrados a las firmas contratistas
registradas y a las contratantes, no serán administrados en forma discriminatoria, su manejo se
realizará en igualdad de condiciones para todas las firmas involucradas.

c) Los derechos por el ingreso al “Registro Uniforme de Contratistas de Evaluación del Sistema
de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas” (RUC®), se
obtienen después de realizada la inscripción y pago respectivo al CCS.

d) Los costos de desplazamiento para las visitas a realizar fuera de Bogotá y demás ciudades
sedes del CCS serán asumidos por las empresas a visitar en el sitio respectivo. Este costo
será prorrateado entre las diferentes empresas programadas para una misma región o ciudad,
siempre y cuando sea posible la programación de varias empresas.

e) Cubierto el año de inscripción, la firma contratista debe renovar su inscripción adelantando un

nuevo pago ante el CCS de acuerdo con lo descrito en el capitulo III, articulo 1. Si este pago no
se realiza, los derechos del RUC® se suspenderán hasta tanto no se efectúe el respectivo
pago.

f) La vigencia de inscripción al RUC® cuenta desde la fecha en que el CCS envía respuesta a la
solicitud de ingreso mediante carta emitida y firmada por Presidencia Ejecutiva. La fecha de
vigencia del registro se mantendrá para cada renovación de la inscripción al RUC®.
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La empresa contratista podrá manifestar con treinta (30) días de anticipación al vencimiento de
la inscripción anual su intención de renovar la inscripción al RUC®. El CCS enviará una
comunicación donde se indica la fecha de vencimiento y el valor correspondiente al período de
renovación. Si la empresa no cancela el valor de la renovación, el CCS procederá a excluir a la
empresa del RUC® y por consiguiente no incluirá a la empresa contratista en el reporte
periódico que emite para las compañías contratantes.

g) Con el Ingreso al RUC®, se obtienen los siguientes derechos: 1) Suministro a la firma

contratista de una herramienta para la auto evaluación del desempeño en la gestión de
Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. 2) La realización de una visita de verificación por
parte de profesionales del CCS 3) Atención de solicitudes de visitas adicionales pedidas por el
contratista, cumpliendo con lo estipulado en el numeral h del articulo 1 capítulo V. 4) Ejecución
de visitas de seguimiento a partir del segundo año de inscripción previo pago del valor por
renovación. 5) Informes escritos de las visitas realizadas por los profesionales del CCS, que
incluyen la identificación de los aspectos conformes y no conformes con la “Guía del Sistema
de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente de Contratistas”. 6) El contratista
podrá solicitar certificación donde se registre la calificación del desempeño de la gestión
realizada en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, la cual se expedirá después de
realizada la visita de evaluación, atendiendo lo establecido en el literal j, articulo 10 capítulo IV)
7) Prórroga de 45 días a la calificación obtenida por el contratista, después de vencido el año
de inscripción. Se otorgará esta prórroga siempre y cuando el contratista antes del vencimiento
haya pagado su renovación por inscripción al RUC®. 8) Envío de Publicaciones periódicas
como: Revista Protección y Seguridad, Periódico Seguridad y Trabajo. 9) Software Gestor para
empresas. 10) Participar en procesos de divulgación que realice el CCS. 11) Pertenecer a la
Central de información de desempeño de las firmas contratistas que intervienen en las
diferentes fases de la operación de la industria y a la cual tienen acceso las empresas
contratantes.

h) La solicitud por parte de los contratistas, de visitas de evaluación adicionales a las del
cubrimiento por inscripción o renovación, causa un costo adicional que debe ser cubierto por
el contratista que las solicite y equivale al 60% del valor de la inscripción o renovación al
RUC®.

i) El CCS no podrá aceptar aplazamientos en la programación de las visitas. Toda solicitud de

aplazamiento será llevado al Comité Operativo del RUC® quien evaluará las causas por las
cuales el contratista solicita el aplazamiento y esta información se suministrará a todos los
contratantes que conforman el sistema de información. Los casos de aplazamiento deben estar
soportados por escritos y firmados por el representante legal.

La fecha de reprogramación será autorizada por el comité operativo del RUC® pero no podrá
realizarse antes de dos meses. El Consejo Colombiano de Seguridad podrá realizar la
reprogramación de la visita antes de dos meses, sólo si la solicitud es realizada por las
empresas contratantes que han adoptado el RUC®.

Si el aplazamiento es solicitado al profesional del CCS, el mismo día de la visita a la empresa,

antes del inicio de la evaluación, la empresa tendrá que cancelar los honorarios
correspondientes al profesional. Si el proceso de evaluación ya ha iniciado, el profesional
procederá a realizar el informe con lo evaluado hasta el momento y los demás puntos se
calificarán con cero (0). Si la empresa requiere una visita adicional deberá cumplir con lo
establecido en el literal h y literal j, artículo 11 capitulo V. Este caso será comunicado al Comité
Operativo del RUC®. Si el aplazamiento es solicitado cuando el auditor se encuentra
programado en ruta, la empresa deberá cancelar los gastos de viaje liquidados.
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Si durante el periodo de vigencia del certificado la empresa ha solicitado varios aplazamientos,

estos casos serán analizados por el comité operativo para definir la sanción, que puede incluso
llegar a la cancelación de la inscripción al RUC®.

j) Cualquiera de los derechos expuestos en este reglamento serán cancelados en el momento en

que no sea renovado el valor del registro.

k) Para efectos del presente reglamento el término “información” se refiere a los documentos,
datos y reportes manejados en la base de datos del RUC®.

l) La información de entrada al RUC®, se obtendrá a través de: 1) El formulario de solicitud de

ingreso. 2) Las Calificaciones obtenidas en las visitas de evaluación y seguimiento del CCS y
las reportadas por la empresa contratante como resultado de la evaluación final del contrato. 3)
La información estadística que sea suministrada por los contratistas 4) La actualización de los
datos generales de la empresa, cuando sea requerido.

m) Si durante el proceso de la visita se evidencia que el número de trabajadores (contratados bajo

cualquier modalidad) del contratista difiere de lo reportado en el momento del pago, la
empresa contratista debe cancelar al CCS la diferencia. Se procederá a aplazar la auditoría
para reprogramarla teniendo en cuenta el tiempo adecuado de acuerdo al número de
trabajadores. Para dar trámite se debe notificar al CCS y levantar un acta con esta
información.

n) Las empresas contratistas deben dar cumplimiento a las fechas establecidas para la entrega
de documentos que se solicitan por medio de correo electrónico; información que será utilizada
para la planeación de la visita. Se procederá a reprogramar la visita teniendo en cuenta la
disponibilidad de fechas asignadas para auditoría en caso de no entrega de la información en
el tiempo estipulado

o) Luego de tres años consecutivos de no renovar inscripción en el RUC® una empresa se

convertirá en inactiva y para ingresar de nuevo debe hacer el proceso de inscripción completo.

ARTICULO 12o. OPERACIÓN DEL REGISTRO

a) La operación del registro se inicia con la autoevaluación de la Gestión de Seguridad, Salud
Ocupacional y Ambiente, los resultados de la autoevaluación deben ser suministrados al CCS
en el momento de la inscripción. La autoevaluación sólo es requerida en el primer periodo de
inscripción al RUC®.

b) La visita de verificación a cargo de los profesionales de servicios del CCS, se efectuará

máximo treinta (30) días después de recibida toda la documentación prevista en el numeral a,
artículo 1, Capitulo IV.

c) Un contratista podrá ser objeto de la visita de verificación, aunque no esté prestando sus
servicios a ninguna empresa contratante en particular, en cuyo caso la evaluación se dirigirá a
verificar implementación del sistema de acuerdo con lo establecido en la “Guía del Sistema de
Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para contratistas”. en contratos
anteriores.

d) No se permitirá la presencia de asesores externos durante el proceso de visita, esto incluye

profesionales de la ARL (Administradora de Riesgos Laborales).

e) Las visitas de seguimiento están definidas para verificar las medidas implementadas, para
cerrar las no conformidades detectadas en visitas anteriores y verificar el cumplimiento y
continuidad de los requisitos encontrados como satisfactorios en las mismas y se realizan en el
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siguiente período de inscripción al registro. (Tiempo en el cual puede demostrar la

implementación y desarrollo de las medidas recomendadas en una visita de verificación).

f) Las visitas de seguimiento se programarán máximo cuarenta y cinco (45) días después que la
empresa haya realizado el pago de renovación de la inscripción.

g) Para la realización de las visitas (verificación o seguimiento) la empresa, debe hacer envío al
CCS de los documentos solicitados por medio escrito, con el objeto de realizar el plan de
auditoría. Es necesaria esta documentación para la realización de la visita de evaluación.
Adicionalmente se requiere para la realización de la visita que la certificación emitida por la
ARL contemple los requisitos exigidos en la guía del RUC ®.

h) Las firmas contratistas podrán solicitar la visita adicional como mínimo tres (3) meses después
de realizada una visita de verificación o seguimiento y tres (3) meses antes del vencimiento de
la inscripción. El Consejo Colombiano de Seguridad podrá realizar solamente una visita
adicional dentro del periodo de vigencia del RUC®.

El Consejo Colombiano de Seguridad podrá realizar visitas adicionales antes del cumplimiento
de los tres (3) meses, de las condiciones arriba mencionadas, sólo si la solicitud es realizada
por las personas autorizadas ante el CCS de las empresas contratantes.

i) Los contratistas que estén prestando sus servicios a diferentes empresas contratantes, en el
momento de ingresar al registro, serán evaluados en uno de los contratos de manera aleatoria,
a menos que el contratante solicite realizar la visita de campo en sus instalaciones.

j) Las firmas contratistas recibirán el informe de las visita de evaluación, una vez ésta haya sido
realizada.

k) Las firmas contratistas podrán solicitar revisión de los resultados de las visitas de evaluación
máximo (30) treinta días después de recibido el informe.

CAPITULO VI
SANCIONES

La infracción a las condiciones indicadas en el capitulo IV, artículo 9, numeral e, f, o incumplimiento

del presente reglamento por parte del contratista, dependiendo de su gravedad, darán lugar a las
siguientes sanciones:
• Se informará a todos los contratantes para determinar la acción a seguir.
• Amonestación escrita con el requerimiento de que cesen en un plazo determinado las
infracciones constatadas
• Suspensión del registro del RUC®
• Cancelación del registro RUC®

IMPORTANTE: NO SE ACEPTAN INSCRIPCIONES AL RUC®, SIN EL CUMPLIMIENTO DE

TODOS LOS REQUISITOS MENCIONADOS EN EL CAPITULO IV ARTÍCULO 9 LITERAL a)