UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Estudiante: Mary Elizabeth Ponce Pogo

Curso: Segundo Semestre “B”

Catedra: Teoría Administrativa

Docente: Ing. Rodrigo Velarde

Fecha: 10 de junio del 2019

Tema: Metodología para levantar la estructura organizacional: ejemplo y ventajas del ejemplo.

TAREA N° 15

1. Metodología para realizar la estructura organizacional.

La metodología tiene como objetivo fundamental brindar una herramienta que permita
diseñar una organización de nueva creación al tiempo que se va construyendo, sustentado en
una plataforma integrada. [CITATION Rod12 \p 190 \l 12298 ]

El diagrama organizacional u organigrama muestra las posiciones o los puestos de la

compañía y las formas en que están acomodados. Ofrece una visión de la estructura de reporte
(es decir, quién le reporta a quién) y las diferentes actividades que se llevan a cabo dentro de la
organización por parte de los diferentes individuos.[CITATION Bat09 \p 45 \l 12298 ]

Los organigramas pueden dividirse para su mayor comprensión en organigramas generales

o específicos, los primeros muestran la estructura general, dando de un solo vistazo las
relaciones de los principales procesos o componentes de la institución y los específicos,
muestran el siguiente nivel de desagregación, es decir, la departamentalización o subprocesos en
que se divide la organización. Entre más se desagregue un organigrama podrá ser de mayor
utilidad en la comprensión de los mismos. (Ver Guía Técnica para Elaborar Manuales de
Organización).[CITATION Peñ \p 22 \l 12298 ]

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Diseño para elaborar un organigrama

Un organigrama también conocido como diagrama de organizativo o gráfico de jerarquía, es un

esquema que se utiliza para organizar una empresa, actividad o entidad. Del mismo modo, se
puede utilizar para poder nombrar la representación gráfica de las operaciones que se llevan a
cabo en un determinado proceso industrial e informático.

Permite analizar la estructura interna y mostrar la información de la empresa representada,

ofreciendo datos importantes sobre las características en términos generales de la misma. Dentro
de este formato gráfico, se incluyen los nombres de las personas de cada departamento y su
relación jerárquica dentro de la entidad.[CITATION Mat19 \p 1 \l 12298 ]

1. Encabezado

En todos los casos, los organigramas deberán tener un encabezado en el cual se establezca,
como mínimo:

• Nombre de la organización a la cual se representa

• Fecha de elaboración

• Autor del organigrama

• Carácter con el cual se realiza: si se trata de una propuesta o de una representación del
organigrama actual, por ejemplo.

• Si corresponde, referencias o clave que permita una fácil comprensión del gráfico.[CITATION
Mat19 \p 5 \l 12298 ]

2. Simbología utilizada en los organigramas

Los símbolos de un organigrama son formas geométricas que ilustran las diferentes
acciones que pueden ocurrir durante un proceso, programa o algoritmo. Aunque los
organigramas incluyen también descripciones textuales, los símbolos del diagrama varían en
tamaño para servir de ayuda visual al lector a la hora de entender el diagrama.

El organigrama está constituido por rectángulos, cuadrados o círculos, unidos por líneas
horizontales y verticales. Los rectángulos representan los órganos o cargos de la organización,
mientras que las líneas representan los canales de comunicación o relaciones funcionales o
formales. Cuando representan comunicaciones diferentes (de arriba hacia abajo), los canales de
comunicación indican autoridad; cuando representan comunicaciones ascendentes (de abajo
hacia arriba), indican responsabilidad.[CITATION Chu15 \p 23 \l 12298 ]

3. Relaciones de autoridad:

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Las relaciones de autoridad están representadas por tres maneras en el organigrama: Autoridad
de línea, autoridad de asesoría (o staff) y autoridad funcional

Autoridad de línea o jerárquica: Confiere al poseedor de derecho de impartir órdenes directas

a los subordinados y delegar directamente parte de su autoridad.

Autoridad funcional: Permite que un cargo actúe sobre colaboradores no ligados directamente
a ellos, considerando sólo asuntos específicos de su función en la organización. Las
modificaciones propuestas por el órgano que tiene autoridad funcional deben ser aprobadas
antes por el órgano de la línea superior jerárquico del órgano que debe modificarse.

Autoridad de asesoría (o de staff): Cuando una persona recibe autorización para realizar
investigaciones y trabajos en áreas específicas o cuando tiene permiso para asesorar en
determinadas cuestiones. En ningún caso debe dar órdenes directas a los niveles jerárquicos
inferiores, ya que sólo puede asesorar a su superior jerárquico.[CITATION Jos14 \p 23 \l 12298 ]

Procedimiento para la elaboración de un organigrama

Procedimiento para la elaboración y/o actualización de organigramas Los pasos básicos

para la preparación de organigramas son:

Autorización para realizar el estudio

• El responsable o la unidad encargada de elaborar los organigramas puede hacerlo por

propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores. Esta autorización debe emanar de
los niveles de decisión, toda vez que se traducirá en el apoyo con que debe contar quien realice
el acopio de la información para el diseño de los organigramas. [CITATION Rod12 \p 12 \l 12298
]

Integración del equipo de trabajo

• La tarea de hacer organigramas requiere de personal compenetrado con la materia, por lo

que es procedente efectuar una selección del equipo que se asignará para este efecto; asimismo,
se puede capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy específicos y de poca
complejidad, basta con designar un responsable para llevarlo a cabo. [CITATION Rod12 \p 13 \l
12298 ]

Determinación del programa de trabajo

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 • Es necesario que la planeación de actividades para la composición de organigramas se
plasme en un documento rector que sirva como marco de actuación, para lo cual puede
emplearse una gráfica de Gantt y/o una red, independientemente que se complemente con una
exposición de motivos (naturaleza, propósito, acciones, etcétera) en forma adicional. [CITATION
Rod12 \p 14 \l 12298 ]

Capacitación de información

• Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las
funciones que se estudian, con los líderes técnicos de las áreas, con el personal operativo, así
como con los usuarios de los servicios y/o áreas que interactúan con el área de cambio. También
se puede acudir a los archivos y centros de documentación, en donde, a través de la
investigación documental se puede recopilar información normativa y administrativa relativa a
la constitución, órganos, niveles, relaciones y funciones de la organización.

La información que debe reunirse con este propósito debe referirse a:

• Los órganos que integran dichas áreas.

• El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.

• Las relaciones que guardan entre ellos.

• La naturaleza de estas relaciones.

• Las funciones que realizan y, en su caso

• Los puestos y el número de plazas que lo integran. [CITATION Rod12 \p 16 \l 12298 ]

Clasificación y registro de la información

El trabajo de clasificación y registro debe concentrarse en formatos que permitan su manejo

ágil y claro, los cuales es recomendable ordenar en carpetas en calidad de documentos fuente. El
procesamiento de los mismos puede contemplar la utilización de equipos de cómputo,
específicamente paquetería desarrollada para diseño gráfico y/o presentaciones, hojas de cálculo
o procesadores de texto con la opción de manejo gráfico. Análisis de información Es necesario
realizar un examen crítico de los datos obtenidos con el fin de detectar posibles contradicciones,
lagunas o duplicidad de funciones. [CITATION Rod12 \p 17 \l 12298 ]

Difusión

La implantación de reformas o modificaciones a la estructura orgánica debe realizarse con

la participación de las unidades administrativas involucradas, por lo que es conveniente la
celebración de conferencias, seminarios, foros de decisión, entre otros, para motivar y capacitar

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al personal que colaborará en su desarrollo. Asimismo, uno de los medios más efectivos que
permite crear un clima de confianza y colaboración para el cambio lo constituyen las reuniones
de sensibilización, a través de las cuales se comunica al personal los objetivos que se pretenden
alcanzar y los beneficios que se pueden obtener. La transmisión de cambios debe llevarse a cabo
también por medio de boletines, tableros de comunicación y folletos informativos, lo cual es
importante sobre todo cuando el cambio afecta toda la institución.[CITATION Rod12 \p 18 \l
12298 ]

Las líneas de conexión.

Las líneas llenas sin interrupción son aquellas que indican la autoridad formal, la relación de
líneas de mando, la comunicación y la vía jerárquica; Las líneas verticales reflejan la cadena de
mando de la empresa; Las líneas horizontales señalan la especialización y la correlación;
Cuando la línea cae sobre la parte media y por encima del recuadro, indica mando; Cuando la
línea se coloca perpendicular a otra indica asesoramiento. [CITATION Peñ \p 56 \l 12298 ]

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2. Ejemplo

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[CITATION Jos14 \p 3 \l 12298 ]

3. Ventajas del ejemplo

- La estabilidad de esta empresa internamente ha sido de gran importancia para el
crecimiento interno.
- Cuenta con departamentos bien conformados con personas altamente capacitadas en el
liderazgo y diferentes departamentos.
- Existen distintos departamentos encargados de distintas funciones lo cual no conlleva
una gran responsabilidad solamente el director general.
- Además, tiene grandes oportunidades de crecer y sobretodo mantener una estabilidad
interna y externa estable ya que cuenta con un subgerente que ayuda a controlar.
4. Análisis

La metodología permite diseñar una organización de nuevas creaciones, además que le permite
rediseñar organizaciones ya existentes.

El diagrama organizacional u organigramas como son más conocidos permiten ofrecer una
estructura organizacional de la entidad, así como se encuentra dividido los distintos
departamentos y funciones que mantienen los departamentos de acuerdo a sus habilidades y
conocimientos.

Los organigramas se pueden dividir en generales y específicos, a continuación, se explicará

cómo diseñar un organigrama:

En primer lugar, tenemos que tener claro que nos sirve un organigrama para analizar la
situación interna de la empresa donde se expone los datos más importantes. Es así que el primer
paso es ubicar el encabezado donde se da a conocer el nombre de la entidad, fecha de la
elaboración, autor, motivos por los que se realiza el organigrama y finalmente realizarlo de la
manera más clara para entendimiento de las personas.

En segundo lugar, la simbología es muy importante conocer y saber el significado que tienen
cada uno de estos símbolos, es importante conocer ya que estos son las bases de un
organigrama, está constituido por rectángulos, cuadrados o círculos unidos tanto por líneas
horizontales como verticales. Lo rectángulos representan los órganos y cargos de la entidad, las
líneas representan los canales de comunicación.

En tercer lugar, tenemos las relaciones de autoridad dentro de los organigramas están
representados de tres formas:

La autoridad de línea jerárquica es quien imparte las ordenes a los subordinados, es decir
vendría a ser la autoridad.

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Autoridad funcional permite que un cargo actué sobre el personal donde solamente se
consideran funciones específicas.

Autoridad de asesoría o de staff es cuando la persona solamente tiene que realizar trabajos de
áreas específicas que se le designen.

Asimismo, tenemos el procedimiento para la elaboración del organigrama donde se distribuye:

La autorización para realizar el estudio: en este proceso tomamos en cuenta la iniciativa para
realizar el organigrama sea por iniciativa personal o por órdenes de la organización.

Integración del equipo de trabajo: capacita la entidad en caso de realizar un organigrama

complejo al personal para elaborar y utilizar el apoyo en equipo o solamente se designa una
persona.

Capacitación de información: este proceso está ligado a entrevistas con los distintos
departamentos, lideres técnicos y el personal operativo. Asimismo, se puede acudir a los
documentos, archivos que respalden toda la información.

Clasificación y registro de la información: es más adaptable que la información se recopile en

carpetas de manera ordenada y tomarlas como documentos fuentes.

Difusión: es la implantación de reformas o las modificaciones de la estructura orgánica donde

tiene que tomarse en cuenta con todos los departamentos administrativos, por lo que es más
fácil aplicar foros, charlas, seminarios y capacitaciones.

Y finalmente tenemos las líneas de conexión: donde encontramos las líneas sin interrupción, las
líneas verticales, líneas horizontales, cuando la línea se encuentra en la parte inferior y superior
y cuando la línea se ubica perpendicularmente indica asesoramiento.

El ejempló planteado es de la estructura organizacional del Municipio Metropolitano de Quito

donde podemos observar en la imagen que tiene un organigrama bien defino claro y conciso que
permite analizar de manera clara sus distintos departamentos.

Entre sus ventajas principales encontré la estabilidad de esta organización por su jerarquía bien
formada, ya que gracias a los distintos departamentos en diferentes funciones se pueden dividir
las responsabilidades de forma igual y además de que crecerán profesionalmente y
personalmente permite que la entidad tenga un gran desarrollo externamente.

5. Glosario

Benchaming: Técnica que sirve para identificar, comparar y aprender de los mejores productos
servicios y prácticas contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como
líderes de la industria.

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Estructura: Es el conjunto formal de dos o más elementos y que subsiste inalterado sea el
cambio, sea en la diversidad de contenidos, o sea, la estructura se mantiene aún con la alteración
de uno de sus elementos o relaciones.

Organigrama: Es el diagrama que representa la estructura formal de la empresa. En él aparecen

con toda claridad: la estructura jerárquica, que define los diversos niveles de la organización, los
órganos que componen la estructura, los canales de comunicación que unen los órganos y los
nombres de quienes ocupan los cargos.

6. Bibliografía

Bateman, T., & Snell, S. (2009). Administración. México : McGraw Hill.

Gonzales, R. (2012). Metodología de Diseño Organizacional . Cuba: Redalyc.
Peña, A. (2011). Departamento de organizacion y metodos . Mexico: Jaliscos.
Chuquiguanga Condo, N. (Febrero de 2015). Estructuración del Organigrama. Obtenido de
https://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/7760/1/UPS-CT004613.pdf
Martinez, J. (4 de Diciembre de 2014). Actualidad Empresas. Obtenido de Organigrama: Tipos
y ejemplos: http://actualidadempresa.com/organigrama-tipos-ejemplos-y-
recomendaciones-para-su-diseno/
Ruiquelme, M. (21 de Enero de 2019). Web y Empresas . Obtenido de Organigramas:
https://www.webyempresas.com/organigrama/