101 MANERAS DE

HACER MÁS CON MENOS ESTRÉS

CONSEJOS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

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Consejos de Administración del Tiempo

1. Identifica las actividades en tu día que consumen tu tiempo.

Mantén algún control sobre cuánto tiempo dedicas a leer e-mails a
navegar en Internet y a hablar por teléfono. Estos son algunos de los
más conocidos “ladrones de tiempo”. Una vez que identifiques cuánto
tiempo le dedicas a estas actividades, seguramente podrás “ahorrar”
algo de tiempo en estas áreas.

2. Comienza por establecer objetivos alcanzables. Aún los más

sencillos objetivos pueden contribuir con tus habilidades de
administración del tiempo. Define algún objetivo sencillo -como por
ejemplo no leer los e-mails personales durante el horario laboral
durante una semana o archivar la correspondencia el mismo día que
llega en lugar de apilarla. Una vez que alcances alguno de estos
pequeños y simples objetivos, podrás continuar con algo más
ambicioso. Para cuando te des cuenta, ¡el problema de administración
del tiempo será algo del pasado!

3. Define un plan para la administración de tu tiempo. ¿Por qué?

Simplemente porque, tal vez, tus esfuerzos no se noten hasta que
comiences a realizar el seguimiento del progreso que irás logrando.
Puedes crear un pequeño esquema con el plan que te haz propuesto y
ubicarlo en tu escritorio –en algún lugar fácilmente visible. Completa allí
qué planeas hacer y cuándo realizaste esa actividad. Esto de permitirá
ver rápidamente qué necesitas hacer. Además, en la medida en que
vayas completando cada uno de los ítems, sentirás gran satisfacción.
Esto redundará en motivación para continuar con el plan previsto y muy
pronto serás un experto en productividad y administración de tu tiempo.

4. Encuentra el sistema de administración del tiempo que se

adapte a tu necesidad. Tendrás que llevar el control de tus objetivos
de alguna manera. Ya sea en tu computadora, en tu agenda, en tu
calendario, en tu Palm, en fin, de la manera que mejor te convenga. La
clave es encontrar algo que te resulte adecuado. Lo importante es
mantener sólo un sistema ya que tener sistemas diferentes para las
cosas de la oficina y las cosas de casa muchas veces nos induce a
confusión.

5. Utiliza la opción de recordatorios de tu calendario. Ya sea que

uses el calendario del Outlook u otro sistema de correo electrónico o tu
Palm o hand-held, utiliza la función de alarmas. Te ayudará a recordar
qué has planeado para un determinado bloque de tiempo.

6. Dedica algunos minutos cada mañana a revisar tu listado de

tareas. Decide primero qué necesitas hacer durante el día. Luego,

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prioriza los ítems que absolutamente debes hacer. Es importante

realizar esto cada mañana para adquirir el hábito de priorizar. Ha sido
demostrado que si logras hacerlo durante 21 días, habrás adquirido el
hábito. Por lo tanto, mantén la rutina y en unas pocas semanas lo
estarás haciendo de manera automática cada mañana.

7. Delega todo lo posible. Si necesitas pasar por la tintorería, llenar el

tanque de nafta y parar en la verdulería camino al trabajo, considera
pedirle a tu esposo o esposa que realice alguna de esas actividades por
ti. A veces, solicitar un poquito de ayuda puede ahorrarte muchos
dolores de cabeza y liberar tiempo en tu agenda para que las cosas
fluyan sin problemas.

8. Comienza una rutina y comprométete con tu agenda. Rutina y

agenda – dos palabras que la mayoría de le gente le disgustan – son las
dos palabras más importantes cuando se trata de administrar
eficazmente el tiempo. Necesitas establecer una rutina y una agenda, y
necesitas proponerte cumplir con ello cuanto sea posible. Hazte un
favor: involucra a toda tu familia. Si todos son concientes de qué se
espera que hagan, las cosas funcionarán sin inconvenientes.

9. No pierdas tiempo esperando. Un tema particular por el cual mucha

gente se queja es el tiempo dedicado a esperar. En lugar de
simplemente esperar a que el médico te atienda o a que cambien el
aceite de tu auto, llévate algo para hacer mientras esperas. Podrías
llevar tu lista de tareas, o tu chequera si necesitas revisar los saldos o
cualquier otra cosa que puedas hacer mientras esperas.

10. Comprende de qué se trata realmente la administración del

tiempo. Administrar el tiempo no significa solamente saber
exactamente a qué dedicas tu tiempo – significa encontrar formas de
cambiar tu rutina para ser lo más productivo posible. Significa no
comprometerse más de lo posible. Significa mantener cierto balance.
Este balance es la clave para lograr hacer las cosas más importantes
primero, sin dejar de lado el tiempo necesario para disfrutar de tu vida.

11. Jamás permitas que el trabajo interfiera con tu necesario tiempo

de inactividad. Sea que necesites tomarte los fines de semana, o una
hora por la mañana para ir al gimnasio, o algunas horas para ver
televisión, tómate el tiempo necesario para recargar tu energía. De esta
manera serás más efectivo. Marca o bloquea el tiempo necesario para
tu esparcimiento y comprométete con ello de la misma manera que lo
haces con cualquier otra actividad laboral.

12. Establece un tiempo todos los días para trabajo ininterrumpido.

Sea cual sea la tarea en la que tienes trabajar, prioriza tener cada día
un bloque de tiempo para trabajar ininterrumpidamente en ese asunto.
Si esto resulta imposible para ti, al menos intenta minimizar las
interrupciones cuanto sea posible. Este tiempo te permitirá enfocarte en
hacer las cosas que tienes que hacer y la sensación de haberlo logrado

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contribuirá de tal manera que serás más productivo durante el resto del
día.

13. Lleva el control de tus actividades diarias. Por una semana, lleva
contigo un cuaderno y anota todo lo que haces en el transcurso del día.
Esto es muy útil ya que te permitirá tener un punto de referencia a
partir del cual tendrás claro en que áreas deberás esforzarte para
administrar mejor el tiempo. Esta información te permitirá identificar los
puntos obvios en los cuales pierdes tiempo (podría ser que fuiste al
supermercado tres veces en la semana o que te pasaste diez minutos
todos los días buscando las llaves del auto, etc.). Cuando efectivamente
ves a qué le dedicas tu tiempo, fácilmente podrás mejorar.

14. Habla con otras personas que también estén trabajando en el

desarrollo de sus habilidades de administración del tiempo.
Prácticamente todo el mundo lucha con la administración del tiempo.
Encuentra amigos o colegas que también estén trabajando en ello y
habla sobre tus logros, tus dificultades y tus descubrimientos. Como con
cualquier otra cosa, tener un grupo de contención es una manera
excelente de incrementar las posibilidades de éxito.

15. Determina qué es lo más importante. Si estás trabajando sobre la

administración del tiempo en el trabajo, identifica cuáles son las
funciones más críticas dentro de tu posición o rol. Si estás trabajando
en ello y tienes inconvenientes en el manejo de las tareas de tu hogar,
determina cuales actividades son las más importantes. Arma una lista
con las prioridades definidas. Esto te permitirá fácilmente tomar una
decisión cuando debas dejar algo de lado.

16. Nunca te preguntes si sientes ganas de hacer algo. Todos nos

enfrentamos a cosas en la vida que no tenemos ganas de hacer y si
dedicáramos menos tiempo a no querer hacerlas y más tiempo a
hacerlas, ¡piensa cuanto más productivos seríamos! Por lo tanto, la
próxima vez que te sorprendas pensando en las pocas ganas que
sientes de hacer tal o cual cosa, ¡simplemente hazla! Evita perder tu
valioso tiempo pensando en que no sientes ganas de hacerlo.

17. Identifica tu horario de alto desempeño. Todos tenemos diferentes

momentos en el día en el que somos más eficientes. Presta atención a
los momentos en los que logras hacer más cosas y luego asegúrate de
utilizar ese tiempo para las tareas más importantes. Si eres más
efectivo durante la mañana, haz el esfuerzo de llegar temprano a la
oficina. Si encuentras que el mejor momento para ti es por la tarde,
podría ser una buena idea ir a trabajar más tarde y retrasar un poco el
horario de finalización.

18. Toca cada papel solamente una vez. Este es un gran truco de
administración del tiempo; tocar cada papel una sola vez. Toma una
decisión al respecto la primera vez que lo tomas en tus manos; o lo
archivas, o lo tiras. Si lo logras, inmediatamente notarás que el tiempo

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que dedicas a buscar cosas entre pilas de papeles disminuye

considerablemente.

19. Sé flexible. Si encuentras que tu agenda está colmada o totalmente

desbordada, sé realista y acepta que muchas veces no puedes terminar
algo en un solo día. No lograrás nada torturándote al respecto. En lugar
de eso, dedica algún tiempo a comprender porqué estás tan ocupado y
buscar de qué manera puedes eliminar algunas cosas.

20. No olvides dedicar tiempo para ti. Asegúrate de asignar en tu

agenda algo de tiempo personal en algún momento cada día. Aunque
sean unos pocos minutos es importante no dejar esto de lado. Ya sea
que quieras salir a caminar, ver tu programa de televisión favorito o
darte un largo baño relajante, dedícate algo de tiempo. No consideres
que esto es tiempo perdido. Recuerda que tomar cierto tiempo para
recargar tu energía te permitirá ser más productivo y eficiente en otras
tareas que debes completar.

21. No permitas que la tecnología sea una molestia en lugar de una

ayuda. Si utilizas una Palm, “hand-held” u otro dispositivo de esta
naturaleza, aprende a utilizarlo. Muchas veces cambiamos un equipo
por otro más nuevo y pasamos más tiempo intentando comprender
como funciona que terminando una tarea concreta que debemos
realizar. Lo mismo sucede con los calendarios electrónicos y otras
maravillas tecnológicas. Muchas veces, el viejo papel y lápiz son la
mejor opción.

22. Mantén tu bandeja de entrada del correo electrónico ordenada.

Cuando lees un e-mail toma alguna decisión al respecto. Si es SPAM
(correo no deseado), elimínalo. Si lo respondiste y no necesita ser
archivado, elimínalo y si es importante archívalo. Pero no dejes que tus
e-mails se acumulen en tu bandeja de entrada hasta que tienes cientos
de ellos para procesar. Esto te tomará demasiado tiempo y puede ser
una fuente de ansiedad el simple hecho de saber que tienes por delante
un trabajo semejante.

23. Aprende a utilizar los filtros anti-SPAM en tu correo electrónico.

En esta época la mayoría de la gente dedica mucho tiempo a filtrar su
e-mail para determinar qué es SPAM. Los filtros anti-SPAM pueden
eliminar varios minutos por día que podrás dedicar a otras cosas.

24. Mantén más de una lista de tareas. En lugar de tener una sola,
enorme lista, opta por armar un sistema de listas. De esta manera,
tendrás todo más y mejor organizado. Además, claramente si tienes un
listado enorme de tareas por hacer, al leerlo instantáneamente te
sentirás abrumado. Los sistemas de listas subdivididas son una gran
alternativa. Podrás genera listas por categorías: lista de cosas para
hacer hoy, lista de proyectos generales, lista de temas delegados o que
esperan respuestas de terceros, listas detalladas de acciones a realizar
por proyecto, etc.

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25. Distingue entre pequeños y grandes proyectos. Claramente, los

grandes proyectos requieren muchas pequeñas tareas a completar y los
pequeños proyectos tal vez incluyan sólo una acción. Mantén un control
de las tareas asociadas a cada proyecto. Al desglosar los grandes
proyectos en tareas más pequeñas y manejables verás más
explícitamente el progreso que vas logrando.

26. Utiliza el método ABC para priorizar. Puedes utilizar el método en el

cual los proyectos “A” son importantes porque contribuirán al éxito en el
largo plazo. Los proyectos “B” son importantes pero no urgentes y los
proyectos “C” son los que sería bueno hacer cuando tengas tiempo.
Siempre comienza con las actividades marcadas con “A” y desglósalas
en otras acciones más pequeñas para poder terminarlas más
rápidamente. Luego pasa a las tareas o proyectos “B” y finalmente – si
tienes tiempo – a las tareas marcadas con “C”.

27. Mide las tareas de acuerdo a su urgencia e importancia. ¿No estás

seguro cómo priorizar todas las cosas que tienes que hacer? Mira cada
tarea y determina cuan urgente y cuan importante es. Aunque algo sea
importante, puede no ser urgente. Y, sólo porque algo no es
importante, no significa que no sea urgente (o que tenga alguna fecha
particular de vencimiento). El lugar más lógico para comenzar es por
realizar las que son tanto urgentes como importantes.

28. No permitas que las emociones negativas te impidan completar

una tarea. Si te encuentras con que tus emociones te impiden
completar una tarea, dedica algún tiempo a determinar las causas y
busca formas de aliviar esos sentimientos para que puedas conseguir
hacer lo que tienes que hacer.

29. Escucha audio libros sobre superación personal. Hay muchos y

diferentes libros que están actualmente disponibles en formato MP3. Los
audio-libros son ideales para escuchar mientras te trasladas de un lugar
a otro, incluso mientras sales a caminar o haces ejercicio. Busca
aquellos que puedan brindarte consejos y técnicas de administración del
tiempo. Aunque puedas no estar 100% del tiempo concentrado en
escuchar, irás incorporando consejos que escuches más atentamente en
ciertos momentos.

30. ¡Organízate! Los estudios demuestran que la gente organizada toma

menos tiempo buscando ítems importantes y más tiempo completando
tareas. Cómprate elementos para archivar bien tus documentos y
papeles. Todo tipo de contenedores de organización como bandejas,
fuelles, carpetas, tarjeteros, etc. serán de gran utilidad. Puede ser un
trabajo considerable realizar una primera gran organización general
pero te sorprenderás al ver el tiempo que ahorrarás después.

31. Aprende a identificar cosas que consumen tu tiempo. Algunas

cosas a las que debes prestar atención pueden ser: fracaso en planear
de manera apropiada, reuniones no previstas ni agendazas, tareas

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administrativas básicas que podrías delegar, interrupciones de

naturalezas varias (inclusive llamados telefónicos), etc. Una vez
identificadas, podrás trabajar para evitarlas y mejorar mejor tu tiempo
en el futuro.

32. Define una agenda para cada reunión. Al definir los objetivos y
temas a tratar en todas las reuniones, todos los involucrados tendrán
bien claro que temas se discutirán y cual es el objetivo del encuentro.
Inclusive en las reuniones en las que realices lluvias de ideas o sesiones
de brainstorming, es mejor anunciar de antemano el tiempo que
dedicarán y que todos estén de acuerdo con ello. Ciertas limitaciones
generan reuniones más productivas.

33. Define un cronograma para los proyectos en equipo. Cuando

tienes que supervisar un equipo de trabajo, es crítico que todos sepan
cual es su rol y cuales sus responsabilidades para lograr completar el
proyecto. De esta manera, dedicarás más tiempo a trabajar y menos
tiempo a explicar lo que cada persona tendría que estar haciendo y
cuando deben hacerlo. Un cronograma claro compartido por todo el
equipo de trabajo permite que cada integrante vaya trabajando de
manera independiente en sus áreas de responsabilidad y logren
completar el proyecto en tiempo y forma.

34. Define tus objetivos y prioridades cada semana. Los objetivos y las
prioridades cambian. Lo que hoy puede ser importante tal vez la
semana próxima no lo sea. Por lo tanto, debes estar dispuesto a
cambiar el foco de atención ocasionalmente. Evaluar cada semana qué
cosas son importantes te permitirá ajustar las tareas que realizarás y
estarás siempre enfocado en lo más importante.

35. Limpia tu escritorio. En el trabajo o en casa, el consumidor de tiempo

número uno es un escritorio en el cual más del 20% de su superficie se
encuentra cubierta. Despeja tu escritorio y verás inmediatamente como
mejora tu productividad.

36. No postergues. Si ves que debes hacer algo, hazlo ahora en lugar de
pasar mucho tiempo pensando sobre por qué hay que hacerlo o por qué
no lo has hecho aún. Seguramente, si eliminas ese tiempo dedicado a
pensar al respecto, a re-programar tiempo para hacerlo, etc. podrías
tener la tarea completada y archivada.

37. Aprende a decir “no”. Si alguien te solicita que tomes alguna otra
actividad que no puedes o no quieres hacer, simplemente utiliza la
palabra no. Encontrarás cierta dificultad al principio pero una vez que
comiences a hacerlo verás los beneficios y rápidamente lo incorporarás.

38. Limita la cantidad de reuniones a las que asistes. Muchas veces,

las reuniones nos hacen perder demasiado tiempo. Por lo tanto, haz
cuanto esté a tu alcance para reducir al máximo la cantidad de
reuniones en las que participas. A veces, podrás delegar la asistencia en

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alguna otra persona o simplemente solicitar una minuta de la reunión

(en particular si el tema en cuestión no es de suma importante para tus
actividades).

39. Define un objetivo de largo plazo. Un gran objetivo general te

ayudará a desarrollar objetivos más pequeños de corto plazo que sean
más fácilmente alcanzables. Tener en mente metas más pequeñas es
muy importante para planificar tu día. Simplemente, desglosa un gran
objetivo en tareas más pequeñas y manejables.

40. Introduce metas relacionadas con la administración del tiempo

en tu agenda. Por ejemplo, incluye en tu lista de quehaceres que
quieres 15 minutos al final de cada día para organizarte para el día
siguiente. Al hacer de la administración una prioridad encontrarás que
pronto se convierte más en un hábito que una tarea.

41. Finaliza cada día preparado para comenzar el siguiente. Al final

de cada día laboral, asegúrate de que tu escritorio está ordenado y que
al menos, has comenzado la lista de tareas para el día siguiente. Esto
hará que tu mañana sea más tranquila y te permitirá comenzar tan
pronto como llegues.

42. No pierdas tiempo al teléfono. Las llamadas telefónicas son grandes

desperdiciadoras de tiempo para muchas personas. Intenta minimizar
este problema planificando las llamadas que debas hacer con tiempo y
realizando varias llamadas seguidas en lugar de hacerlas distribuidas a
través del día. Intenta establecer un límite de tiempo para cada llamada
y cúmplelo tanto como te sea posible. A menudo, permitir que la
persona a quien llamarás sepa de antemano que será una llamada
breve es lo único que hace falta. Simplemente comienza diciendo “Solo
tengo unos minutos para hablar…” o “Este es solo un llamado breve
para decirte que…”.

43. Determina los momentos del día en los que eres menos efectivo.
Todos tienen momentos de baja actividad, es simplemente natural. Al
reconocer cuáles son los tuyos puedes planear tu almuerzo y otros
momentos libres durante esos períodos menos eficientes. A menudo
una pausa es todo lo que necesitas para despejar tu mente, para que
puedas retomar una tarea con un mejor enfoque.

44. Minimiza el estrés quitando del medio las tareas pequeñas. El

estrés habitualmente surge de la lista de tareas que aún tienes
pendientes y no de las cosas que ya has completado. Minimiza el estrés
realizando las tareas más pequeñas o simples de tu lista. Una vez que
tengas un flujo de tareas estarás preparado para enfrentar cuestiones
mayores y más complejas.

45. Deja de perder el tiempo buscando cosas. Mucha gente desperdicia

innecesariamente el tiempo, cada día, buscando cosas. Al organizar
mejor tu hogar o lugar de trabajo sabrás exactamente dónde están las

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cosas en lugar de tener que buscarlas. Esto liberará más tiempo para
trabajar en las cosas que deben hacerse. Ciertamente, organizarse lleva
un tiempo al principio – pero una vez que te acostumbres a este hábito,
tu vida será más fácil.

46. Mantén un archivero organizado. Al menos una vez al mes, revisa

tus archiveros para asegurarte que tus archivos están organizados de la
manera más eficiente para con tus hábitos y que contienen información
útil y completa. Elimina viejo papeleo y cosas que ya no tienen utilidad.
Esto simplificará y acelerará el hallar lo que necesites cuando lo
necesites en lugar de tener que descifrar archivos irrelevantes y papeleo
inútil.

47. Organiza tu papeleo. Si encuentras que tus carpetas de archive están

explotando de papeles, es hora de implementar una nueva estrategia de
archivo. Intenta utilizar códigos de colores para que sean fáciles de
encontrar. O inicia subcarpetas. Simplemente utiliza un archivero con
divisores más grandes para contener subcarpetas de modo de mantener
todo junto. Mantener tu papeleo organizado reducirá la cantidad de
tiempo que gastes buscando cosas específicas.

48. Pregúntate a ti mismo “¿es esta una forma eficiente de usar mi

tiempo?” Hacer esto puede recordarte que hay otras prioridades a las
que deberías atender en lugar de lo que estás haciendo actualmente.

49. Establece agendas realistas para completar proyectos. Cuando

trabajes con una agenda, intenta identificar tempranamente donde
puede haber problemas. Agregar algo de tiempo es una buena idea
cuando puedes anticipar algún problema. Si todo sale bien, terminarás
antes de tiempo. Si hay algún problema, estarás mejor preparado para
resolverlo y aún así terminar a tiempo.

50. Se proactivo con tu planeamiento. ¿Tienes tendencia a dejar todo

para último minuto? ¡No eres el único! Pero recuerda que cuanto antes
planees hacer las cosas, mejor estarás. Si eres proactivo acerca de
hacer que las tareas sean prioritarias con un par de días de antelación a
la fecha en que deben ser completadas, serás más eficiente y tendrás
menos stress.

51. Elimina distracciones para poder concentrarte. Si eres el tipo de

persona que se distrae fácilmente por el entorno, considera hallar un
lugar tranquilo para trabajar, de modo que puedas utilizar tu tiempo
más efectivamente. Quizás también quieras intentar usar auriculares,
estos minimizarán distracciones tales como sonido de fondo, televisión o
teléfono.

52. Mantén una lista en orden cronológico para saber lo siguiente

que viene. Cuando te sea posible, mantén un listado semanal de
reuniones, juntas y obligaciones sociales en orden cronológico. Una
buen software de agenda o incluso un programa de planillas de datos

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puede ayudarte a organizar y re-ordenar tu lista como sea necesario.

Hacer esto te ayudará a siempre saber que es lo próximo y así poder
planear tu agenda de acuerdo a ello. Si hay una fiesta de cumpleaños el
sábado, lo sabrás de un vistazo y podrás recordar comprar un regalo la
próxima vez que estés en la calle – en lugar de esperar hasta último
minuto.

53. Desglosa tareas grandes en varias pequeñas y más manejables.

Las grandes tareas son agobiantes; por lo tanto es una buena idea el
desglosarlas en partes más manejables, que puedan hacerse de a poco,
en lugar de todo junto. Este es un gran consejo, en especial para
aquellos que tienden a dilatar las cosas.

54. Recompénsate por tus logros. No hay nada más alentador que
recibir un premio por alcanzar una meta, ¡aún cuando tú eres quien
provee la recompensa! Por ejemplo, luego de terminar de limpiar tu
armario, toma un descanso para ver tu programa favorito. O si te
atienes a tus metas de administración de tiempo por una semana,
regálate ese par de zapatos que has estado deseando. Si tienes algo por
lo cual esforzarte, será un incentivo extra para hacer las cosas.

55. Utiliza la regla de los 90 segundos. Utilizando la regla de los 90

segundos te acostumbraras a perder no más de 90 segundos en decidir
si retener o no alguna pieza de papeleo, solucionar un problema,
prevenir un potencial problema o hacer una decisión a corto plazo. Esto
logra que pequeñas tareas que surgen inesperadamente sean quitadas
de en medio en lugar de acumularse hasta ser una enorme tarea.

56. Crea un plan para manejar las tareas de tu casa. ¿Permites que las
tareas de la casa se apilen hasta convertirse en un enorme trabajo? Un
día completo de limpieza es agobiante y mucha gente tiende a permitir
que pasen algunas semanas, porque no pueden decidir por donde
comenzar. En lugar de eso, créate un hábito de hacer 2 o 3 tareas
pequeñas cada día. Los 15 minutos aproximados que demores en
hacerlo te ahorraran, a la larga, incontables horas.

57. Intenta este método para organizar tu tiempo. La próxima vez que
estés planificando tu día, toma un cuadrado de papel y divídelo en
cuatro cuadrados más pequeños. El de arriba a la izquierda es para
cosas importantes y urgentes. El de la derecha es para cosas no tan
importantes, pero sí urgentes. El inferior izquierdo es para las cosas
importantes pero no urgentes y el de la derecha es para cosas que no
son importantes ni urgentes.

58. Recupera algo de tu tiempo. Si siempre te quedas corto con el

tiempo, puede ser una buena idea contratar a alguien que te ayude con
cosas como las de la casa, el jardín, las compras o incluso dar una
mano en la oficina. Esto liberará algo de tu tiempo para tareas más
importantes en tu lista de cosas para hacer. ¡O darte un merecido
descanso!

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59. Solo chequea tu contestador una vez al día. ¿Cuántas veces al día
revisas tu correo de voz? Determina en qué punto de cada día sería más
efectivo chequear los mensajes e intenta hacerlo solo una vez al día. Y
cuando lo revises, responde a los llamados recibidos, en lugar de dejar
que se amontonen. Este simple cambio puede, potencialmente,
ahorrarte 10 o 15 minutos por día.

60. No permites interrupciones que te saquen de curso. Si recibes un

llamado en un momento muy ocupado, pregunta si puedes devolver el
llamado en otro momento, cuando termines con la tarea que estás
realizando. Toma nota y recuerda realizar ese llamado cuando dijiste
que lo harías.

61. Haz que el control de gastos sea rápido y sencillo. Algo que
puedes hacer para simplificar el control de gastos es elegir un momento
de la semana para vaciar tu billetera de las boletas semanales. En ese
momento, archívalos apropiadamente. No solo te ahorrarás el tiempo de
vaciar una billetera que explota de papeles, sino que a la hora de
revisar tus impuestos tendrás todo lo necesario en un solo lugar.

62. Ten cuidado de no pasar por alto tareas importantes por falta de
tiempo. Si decides eliminar tareas de tu rutina, asegúrate de no
eliminar tareas importantes como el balance de tu chequera o la
comparación de tus recibos con tu resumen de tarjeta de crédito. Estas
tareas son, a menudo pasadas por alto en pos del ahorro de tiempo,
pero a la larga pueden costarte mucho dinero.

63. Prepara por la noche, lo que harás en la mañana. Si te encuentras

perdiendo mucho tiempo en buscar las llaves del auto, la billetera y
otros esenciales, es una buena idea el desarrollar el hábito de poner tus
cosas juntas en un mismo lugar, siempre el MISMO lugar, cada noche
antes de acostarte. En la mañana cuando estés apurado será la
diferencia entre comenzar el día bien o ¡con un dolor de cabeza!

64. Programa tu alarma 15 minutos más temprano para darte más

tiempo en la mañana. Esto te dará tiempo para desayunar, si
habitualmente te lo salteas. También te dará tiempo para sentarte y
priorizar las tareas de tu lista del día.

65. Identifica una lista de las tres prioridades más altas de tu lista
para el día. Coloca esas tres al principio de la lista. Has todo lo posible
para finalizar esas tres tareas cada día, y descubrirás que en realidad
estás logrando hacer más cosas, ya que sentirás que estás logrando
muchísimo, simplemente al finalizar esas tres tareas más importantes.

66. Elije tus pasatiempos cuidadosamente. Los pasatiempos son

importantes; igualmente en la mayoría de los casos, requieren un
compromiso. Si estás pensando en comenzar un nuevo pasatiempo,
determina uno o dos de tus pasatiempos que ya no te interesen.
Considera abandonarlos para tener más tiempo que dedicar al nuevo.

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67. Consolida tus elementos tecnológicos. ¿Tienes un celular? ¿Una

Palm? ¿Una laptop? ¿Estás DEMASIADO conectado? Intenta consolidar
tu información en un solo equipo que puedas llevar contigo y perder
menos tiempo tratando de sincronizar toda tu información de un equipo
a otro.

68. Crea listados de tareas complicadas que realices

frecuentemente. Por ejemplo, si frecuentemente viajas por trabajo o
placer, mantén un listado a mano con las cosas que debes hacer antes
de irte. Si tienes tarjetas de identificación que debes tener contigo,
guárdalas todas juntas y en un lugar específico. Incluye en tu lista
recordatorios para retener tu correo, detener la entrega de papeleos e
incluso llamar a los vecinos para informarles que no estarás y por
cuánto tiempo.

69. Consigue un contestador automático. ¿Las llamadas te distraen

permanentemente de lo que estás haciendo? Un contestador automático
puede ser una inversión que valga la pena para no ser interrumpido en
tus comidas, y para que puedas evitar las interrupciones constantes en
tu tiempo.

70. Crea una lista de acción. Si frecuentemente vas a reuniones,

conferencias u otras actividades donde tomes notas y colectes
información, planea inmediatamente revisar esa documentación y arma
una lista de acciones que tomarás en respuesta a la reciente actividad.
Revisa documentos, volantes y papeleo recibido y guarda solo lo
importante.

71. Intenta consolidar tareas lo más posible. Por ejemplo, a menos que
sea una emergencia, no vayas a la ferretería por un solo artículo. Lo
mismo se aplica al correo, la librería, el mercado y la tintorería. Todos
pasamos por momentos en los que debemos ir a algún lado por un solo
motivo, pero puedes ahorrar mucho tiempo juntando varias diligencias
por salida. Simplemente arma una lista de todo lo que falta hacer, para
no olvidar nada.

72. Revisa tus e-mails a horarios específicos del día. Determina

algunos horarios específicos, por ejemplo a primera hora de la mañana,
luego del almuerzo y justo antes de terminar el día, para revisar tus e-
mails laborales. Intenta evitar revisar e-mails personales más de una
vez al día y respóndelos inmediatamente de ser posible. No solo tendrás
menos correo para revisar luego sino que además evitarás olvidar
responder algún mensaje importante.

73. Cuando envíes un e-mail, siempre utiliza un “asunto” apropiado.

La mayoría de las personas simplemente presionan el botón de
responder cuando contestan a un e-mail, pero hacer eso puede
dificultar el hallarlo luego. ¡Especialmente si varios mensajes van y
vienen! En lugar de ello, incluye un asunto apropiado para que sepas
qué contiene ese mensaje.

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74. No te permitas dilatar. Todos eventualmente dilatamos lo que

debemos hacer para evitar tareas que no disfrutamos, pero cuando
tienes algo que simplemente no puede esperar, solo hazlo. En principio,
te lo quitas de tu lista de tareas pendientes y por otro lado, no perderás
tiempo innecesariamente pensando en lo que deberías estar haciendo.

75. Registra tareas “pendientes” en tu agenda. Estos son temas que

no sucederán hasta más adelante, o hasta que alguien más haga algo
específico. Marca estos temas en tu agenda para recordar revisar el
progreso del mismo o para incluir la tarea en una futura lista de cosas
para hacer.

76. No te asignes demasiado tiempo para completar las tareas. Hay

un viejo dicho que indica que “cualquier tarea o proyecto puede
extenderse hasta tomar el tiempo que has dedicado a completarlo”.
Esto es una absoluta verdad. Un buen plan es reducir el tiempo que le
asignas a una tarea específica, hasta que determines la cantidad justa
de tiempo. A veces, esto puede no salir tal como esperamos pero en la
mayoría de los casos hallarás algo de tiempo extra en tu agenda como
resultado.

77. Intenta quitar el ítem más odiado de tu lista lo más temprano

posible cada día. De esta manera no pasarás el día tratando de evitar
hacerlo y pensando en el. Y podrás tachar uno de los ítems de tu lista,
cosa que todos disfrutamos.

78. Planifica tus llamados telefónicos de modo que localices a las

personas en sus oficinas. Estudios han demostrado que la mayoría de
las personas están en sus oficinas entre las 8:30 a.m. y las 11:30 a.m.
Por lo tanto, intenta planificar tiempo para llamadas telefónicas durante
la mañana cuando más probablemente hallarás al destinatario. De lo
contrario tendrás que dejar mensaje y cuando ellos respondan es
probable que te distraigan de alguna otra tarea importante. ¡O acabarán
dejándose mensajes uno al otro durante días!

79. Revisa tus mensajes a diario cuando no estés en la oficina.

Cuando estés fuera de la oficina, o de vacaciones, revisa tu correo de
voz y/o e-mail al menos una vez al día. Esto te ahorrará gran cantidad
de tiempo cuando regreses a la oficina o tu casa.

80. Ten los números de teléfono a mano. Ten una pequeña agenda con
tus números importantes siempre contigo. O inclúyelos en tu celular si
lo prefieres. De esta forma, cuando debas realizar un llamado
importante no necesitarás perder tiempo tratando de encontrar el
número, o llamando a otros para solicitarlos.

81. Siempre lleva un anotador en tu bolso, auto o bolsillo. De esta

manera, cuando se te ocurre algo que debes hacer o algo que quieres o
necesitas recordar, podrás escribirlo y tenerlo siempre a mano.

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82. Elimina los asientos extra en tu oficina o lugar de trabajo. Esto

ayudará a minimizar las interrupciones, y si eres interrumpido deberás
ponerte de pie para hablar con quien haya entrado. Esto hará que
permanezcan de pie y minimizará el tiempo de la interrupción.

83. No dejes mensajes. Si realizas un llamado y el destinatario no se

encuentra, intenta preguntar cuando será un mejor momento para
volver a llamar en lugar de dejar un mensaje para que devuelvan el
llamado. Esto es mejor que tener a alguien llamando en un mal
momento para ti, y es muy fácil poner un recordatorio en tu agenda
para llamar en otro momento.

84. De ser posible, trata de llegar al trabajo antes que los demás o
quedarte hasta más tarde. Esto te dará más tiempo de tranquilidad
en el que puedas completar tu trabajo. Y difícilmente seas interrumpido
por compañeros o llamados telefónicos durante el horario extendido.

85. Utiliza un sistema para tener el control de lo que hay que hacer.
Intenta mantener una ficha por día, ubicando la fecha en la esquina
superior derecha antes de escribir cualquier otra cosa en la ficha. En
esta ficha, registra las primeras tres cosas que deben hacerse durante
el día, y si queda espacio registra que más hiciste durante ese día.
Luego, archiva la ficha en un fichero al final del día. Esta es una
excelente forma de recordar lo que debes hacer y lo que ya has hecho
cualquier día.

86. Ocasionalmente toma tiempo para rever tus notas, y para

revisar su prioridad. Esto te permitirá recordar hacia donde te estás
dirigiendo, y ver si realmente estás progresando hacia tus metas. Puede
que también descubras que tus prioridades han cambiado con el
tiempo, y que necesitas asignar alguna nuevas metas. Al hacer esto
podrás mantener tu enfoque en las tareas más importantes.

87. Dedica quince minutos al planeamiento antes de acostarte. Solo

lleva quince minutos de planeamiento en la noche antes de acostarte
para reducir significativamente el planeamiento que necesitarás realizar
a la mañana siguiente. Date el tiempo necesario para priorizar, y para
determinar qué deberás tener a mano para el día siguiente.
Probablemente notes que antes de acostarte estás más tranquilo y te es
más fácil enfocarte en planear que lo que estás en la mañana cuando
estás preocupado por comenzar tu día.

88. No crees un sistema elaborado muy difícil de seguir. Cuántos más

obstáculos debas atravesar para que tu sistema de administración del
tiempo funcione, más tiempo te consumirá. En lugar de eso,
concéntrate en un sistema simple que funcione para ti. Si eso es una
lista diaria de tareas escrita en lápiz y papel entonces eso es lo que
deberás usar. La clave es hallar que es más efectivo para mantenerte
encaminado y continuamente usando el sistema hasta convertirlo en un
hábito...

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89. Haz una lista de tus metas más importantes. Siéntate y decide
cuales son realmente las cosas más importantes para ti. ¿Criar niños
saludables? ¿Trabajar hacia un ascenso? ¿Ayudar a otros? Entonces
evalúa cada tarea contra esa lista de metas. Si una tarea no te acerca a
una de tus metas, elimínala o guárdala para un día lluvioso cuando
tengas tiempo extra. Seguro que el baño necesitas pintura, pero no es
una prioridad si tienes tan poco tiempo que comes comida rápida cada
noche.

90. Combina actividades. Siempre que te sea posible, completa dos

actividades al mismo tiempo. Si viajas al trabajo, pasa ese tiempo
oyendo sesiones de entrenamiento grabadas. Mientras esperas que tus
niños terminen la clase de natación completa tu lista de tareas. O paga
tus cuentas mientras miras tu programa favorito de televisión. ¡Al
combinar estas tareas haces más en menor tiempo!

91. Hazlo ahora. Seguramente has escuchado el viejo dicho “¿Por qué
hacer hoy lo que puedes dejar para mañana?”. Si esto te recuerda a ti
entonces ponte como meta el hacer las cosas AHORA en lugar de
postergarlas. Si estás hablando con alguien y te dicen “Llámame en la
semana y lo hablamos” responde diciéndoles “Hagámoslo ahora y
ahorrémonos otro llamado.” Hacer esto te evitará desperdiciar tiempo
innecesariamente en hacer distintos llamados. De otra forma una tarea
que debería tomar solo un par de minutos terminará tomando un cuarto
de hora.

92. Estate atento a las cosas que estás hacienda una y otra vez. Por
ejemplo, ¿Siempre te detienes a buscar un mismo número de teléfono
en tu agenda? Escríbelo en el interior de la tapa. ¿Estás constantemente
buscando tus llaves? Pon una percha junto a la puerta. Al eliminar estos
grandes ladrones de tiempo te creas más tiempo en tu agenda para
lograr completar tareas más importantes.

93. Baja la velocidad. No sientas que debes estar siempre corriendo para
hacer las cosas. Ser productivo no significa ir rápido. La clave es utilizar
tu tiempo sabiamente para completar las tareas más importantes. Si
debes correr como un lunático para hacer las cosas entonces necesitas
priorizar y enfocarte solo en algunas pocas cosas cada día. Al hacer las
cosas más importantes primero sentirás menos necesidad de
apresurarte.

94. Completa la tarea que menos te agrade, primero. En casi toda lista
de tareas hay algo que no quieres hacer. En lugar de empujarlo hacia el
final de la lista y gastar tiempo y energía preocupando por ello –
¡simplemente hazlo! Te sentirás fantástico una vez que lo hayas quitado
de en medio y todo lo demás parecerá fácil en comparación.

95. No seas demasiado localizable. Teléfonos celulares, Palms, correo

electrónico… parece no haber fin a la tecnología que supone facilitar
nuestras vidas. En realidad tienden a hacer más ecléctica la vida. ¿Te

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suena esto familiar? Tienes todas tus diligencias planeadas y a medio

camino recibes una llamada en tu celular de alguien pidiendo que pares
y busques otra cosa. Todo tu plan debe ser re-organizado. Es útil para
la persona que se liberó de hacer esa tarea – ¡pero no lo es tanto para
ti! Cuando tengas tareas importantes para completar deja tu celular y
tu Palm en casa.

96. Deja tiempo en tu agenda para eventos imprevistos. Nunca es

Buena idea llenar tu día por completo. Nunca sabes que emergencia u
oportunidad aparecerá que requiera tu atención. Deja un poquito de
lugar para estas cosas y así no se convertirán en una causa de estrés.

97. Halla la forma de dedicar más tiempo a tus tareas de mayor

importancia. La mayoría de las personas solo dedica una cuarta parte
de su tiempo en las tareas que consideran de mayor importancia. Toma
el tiempo de monitorear cuánto es lo que le dedicas a las tareas más
importantes. Luego busca formas de mejorar esto a un tercio o incluso
a la mitad de tu tiempo. Serás significativamente más productivo.

98. Realiza algunas cosas antes de abrir tu e-mail. Para la mayoría de

las personas, el e-mail es un gran ladrón de tiempo. Y usualmente
agrega ítems a tu lista de tareas. Así que, en vez de revisar tu e-mail a
primera hora de la mañana, comienza el día completando algunas
tareas.

99. Utiliza el método de comunicación más eficiente. A menos que

puedas tipear varios cientos de palabras por minutos, el e-mail no es un
método de comunicación tan eficiente. Si necesitas discutir algo con
alguien llámalo o háblale cara a cara. Habitualmente puedes lograr en
pocos minutos lo que tomaría días de e-mails yendo y viniendo.

100. Enfócate en una tarea a la vez. Seguro que puedes manejar varias
tareas al mismo tiempo, pero la realidad es que nunca serás tan
productivo como puedes si estás tratando de hacer más de una cosa por
vez. Enfócate en la tarea que tienes entre manos y complétala antes de
comenzar otra.

101. Aplica estos consejos durante 21 días. Recuerda que toma sólo 21
días que algo se transforme en un hábito. Son tan sólo tres semanas de
dedicación y atención a las rutinas de administración del tiempo para
que estas acciones se conviertan en hábitos. Luego, simplemente las
realizarás naturalmente y sin esfuerzo. ¡Harás más, con menos estrés!

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