S10

GUIA DEL USUARIO DEL MODULO DE S10 GERENCIA DE PROYECTOS

(Versión Empresarial)

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Software producido por el GRUPO S10

S10 Gerencia de proyectos 1

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Contenido

Introducción.………………………………………………………………………………………………… 4
Generalidades ……………………………………………………………………………………………… 4
Entorno de trabajo del S10……………………………………………………………………………........ 5
Acceso al módulo de Gerencia de proyectos ……………………………………………………………. 6
Planificación ……………………………………………………………………………………………........ 6
Registro de un nuevo proyecto………………………………………………………………....... 6
Asignar presupuestos al proyecto……………………………………………………………… 9
Calendario ………………………………………………………………………………………. 10
Registro de días no laborables ……………………………………………………………. 10
Horario de trabajo …………………………………………………………………………… 11
Calcular horas y días laborables para los períodos …………………………………….. 11
Botones ………………………………………………………………………………………. 12
Actividades ………………………………………………………………………………………… 12
Generalidades ………………………………………………………………………………….. 12
Datos que proporciona este escenario ………………………………………………………. 12
Cuando se cambia el presupuesto …………………………………………………………… 12
Subactividades ………………………………………………………………………………… 13
Caso a) Asignación automática (ver en Valorizaciones) ………………………………….. 13
Caso b) Asignación manual …………………………………………………………………. 13
Para el Meta ………………………………………………………………………………. 13
Estructura de división del trabajo ………………………………………………….. 13
Registro de las fases (WBS) ……………………………………………………….. 14
Preparando las partidas antes de asignar a las fases …………………………… 16
Consolidar partidas ………………………………………………………………….. 16
Hacer asignable ……………………………………………………………………… 17
Asignar partidas a las fases ………………………………………………………… 19
Subfases ……………………………………………………………………………… 20
Botones ……………………………………………………………………………….. 21
Partidas de control ………………………………………………………………………….. 23
Acceso al escenario ……………………………………………………………………… 24
Registro de las partidas de control …………………………………………………….. 24
Verificar estructura ……………………………………………………………………. 24
Registro ………………………………………………………………………………… 25
Asignación de actividades a las partidas de control ……………………………… 26
Botones ……………………………………………………………………………….. 26
Períodos …………………………………………………………………………………………. 27
Generalidades ……………………………………………………………………………… 27
Acceso al escenario ………………………………………………………………………….. 27
Hacer visible los períodos …………………………………………………………………. 27
Crear períodos personalizados …………………………………………………………….. 28
Botones ……………………………………………………………………………………….. 32
Cronograma por períodos ……………………………………………………………………. 33
Acceso al escenario ………………………………………………………………………….. 33
Tomar datos del presupuesto …………………………………………………………...... 33
Exportar al MS Project ……………………………………………………………………… 34
Información exportada al MS Project ……………………………………………………… 34
Mostrar barras ………………………………………………………………………………… 34
Para insertar la columna “Cuadrilla” ………………………………………………………… 35
Verificando la duración de las actividades …………………………………………………. 35
Vincule las actividades ……………………………………………………………………….. 36
Importar los datos del MS Project al S10 ………………………………………………….. 38
Resultados de la planificación ………………………………………………………………. 40
Exportar el cronograma de avances a Excel ……………………………………………… 40
Imprimir reporte del cronograma de avances desde el S10 …………………………….. 41
Actividades y recursos ……………………………………………………………………….. 45
Exportar el plan de utilización de recursos a Excel ………………………………………. 45
Botones ………………………………………………………………………………………… 46
Registro de información previa a la ejecución ……………………………………………….. 47
Personal disponible …………………………………………………………………………… 47
Registro de obreros en el catálogo de identificadores ……………………………….. 47
Elección del personal disponible ……………………………………………………….. 50

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Acceso al escenario ………………………………………………………………………. 50

Propiedades de los obreros ……………………………………………………………… 51
Copiar propiedades de los obreros ……………………………………………………… 52
Equipo disponible …………………………………………………………………………….. 53
Registro de activos en el catálogo de recursos ……………………………………….. 54
Acceso al catálogo de recursos ………………………………………………………….. 54
Selección de activos disponibles ……………………………………………………….. 58
Acceso al escenario ………………………………………………………………………. 58
Propiedades del equipo ………………………………………………………………….. 60
Grupo de trabajo ……………………………………………………………………………… 61
Acceso al escenario ………………………………………………………………………. 61
Asignar obreros a los grupos de trabajo ………………………………………………… 62
Registro de subcontratos ……………………………………………………………………. 63
Acceso al escenario ………………………………………………………………………. 63
Actividades por grupos ………………………………………………………………………. 67
Acceso al escenario ………………………………………………………………………. 67
Ejecución ………………………………………………………………………………………………….. 69
Orden de trabajo ………………………………………………………………………………… 69
Generar orden de trabajo …………………………………………………………………… 70
Exportar la orden de trabajo a Excel ………………………………………………………. 72
Importar la orden de trabajo de Excel ……………………………………………………… 74
Para conocer la cantidad de materiales que utilizará ……………………………………… 76
Tareos manuales . ……………………………………………………………………………… 78
Exportar el tareo a Excel ……………………………………………………………………. 79
Elija la partida de control …………………………………………………………………….. 80
Elija el tipo de hora …………….……………………………………………………………… 80
Importar tareo …………………………………………………………………………………. 81
Proceso del tareo ……………………………………………………………………………… 81
Resultados de la mano de obra por semana ………………………………………………. 82
Uso del módulo Almacenes ……………………………………………………………………… 83
Registro de usuarios en el sistema …………………………………………………………. 83
Registro de usuarios en el proyecto ………………………………………………………… 85
Movimientos ………………………………………………………………………………….. 88
Ingresos …………………………………………………………………………………… 88
Ingreso por compra ………………………………………………………………………. 88
Egresos ………………………………………………………………………………….. 91
Egreso a partida de control …………………………………………………………….. 91
Stock ………………………………………………………………………………………. 96
Informes ……………………………………………………………………………………. 97
Registro de avances ………………………………………………………………………………… 98
Valorización de subcontratos …………………………………………………………………….. . 101
Partes de equipo …………………………………………………………………………………… 105
Control ………………………………………………………………………………………………….. .. 110
Requisito ……………………………………………………………………………………….. 110
Resultados operativos ………………………………………………………………………… 110
Resultados operativos acumulados ………………………………………………………….. 115

S10 Gerencia de proyectos 3

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Introducción

Este es un programa que sirve para planificar, ejecutar y controlar proyectos a partir de presupuestos
asignados al proyecto. Todas las labores que se realizan en el proyecto es dentro del costo previsto, por
consiguiente no existe el problema de recursos sobre asignados y trabaja hasta con 3 tipos de
presupuestos del mismo proyecto.

El conjunto de programas que se describe en esta guía, ha sido desarrollado dentro de los nuevos
conceptos de la Gerencia de proyectos, como es el WBS y un cronograma gráfico de Gantt para la parte
de planificación para lo que utilizaremos el MS Project 2003.

Este programa también está preparado para el manejo de los recursos de mano de obra, materiales,
equipos y subcontratos.

El módulo de Almacenes es utilizado para el manejo de los recursos tipo material.

Durante la ejecución, el sistema se integra con Excel, para el acopio de información del campo.

Para el control se usa los conceptos del valor ganado y los resultados que esperamos con la gestión del
proyecto son los “Resultados Operativos” para cuantificar el avance en cuanto a costo y metrado.

Sólo un control periódico de preferencia semanal, permite tener bajo control el proyecto y tomar las
medidas correctivas justo a tiempo.

Generalidades

Se utilizarán los módulos:

 Presupuestos
 Gerencia de proyectos
 Almacenes

Resultados que se logran al usar este programa:

 En planificación: Contar con un cronograma gráfico (Gantt), cronograma valorizado, plan de

utilización de recursos, cantidad de personal y equipo que se utilizará. Además conocer el
tiempo real de ejecución.
 En ejecución: Control del tareo y partes de equipo, productividad; egreso de recursos.
 En control: Resultados operativos.

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Entorno de trabajo del S10

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Acceso al módulo de Gerencia de proyectos

Del tapiz de su PC elija el botón

1 Planificación
1.1 Registro de un nuevo proyecto

1.1.2 Datos del proyecto

Para que el usuario pueda realizar un seguimiento, se registrará el proyecto:

Proyecto: Puente en carretera

Propietario: Ministerio de transportes y Comunicaciones
Lugar: Urubamba
Fecha Inicio: 04/07/2005
Plazo: 180 días
Tipo de moneda: Nuevos Soles.
Calendario: Base

1.1.3 Registro del proyecto

El proyecto y sus datos complementarios se registran en el escenario de datos generales.

Acceso al escenario de Datos generales,

En el árbol de este catálogo registre el tipo de proyecto, en este caso OBRAS VIALES.

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En la ventana Proyecto, registre: Obras viales,

Dentro de Obras viales, registraremos el proyecto;

Nota: En el árbol de este catálogo se registran los grupos de proyectos, Ej.: edificaciones, obras viales,
centros comerciales; o los proyectos que se realizan en el departamento de Arequipa, Lima, etc.

El sistema muestra la ventana de registro del proyecto: Ingrese los datos solicitados:

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Llamada a: Propietario, como el elaborar el presupuesto se registró el nombre del propietario, ahora
digite el nombre para llamarlo.

Llamada b: Ingrese el mismo lugar del presupuesto.

Llamada c: Ingrese la fecha de inicio del proyecto, este dato es importante, ya que a partir de este el
sistema genera períodos semanales y mensuales.

Llamada d: Fecha fin, no ingrese este dato, el sistema lo calcula automáticamente.

Llamada e: Plazo, es el lapso de tiempo en días calendario que está previsto dure la ejecución del
proyecto, es un dato tentativo inicial y sirve para generar los períodos a partir de la fecha de
inicio.
Llamada f: La semana comienza el, hay muchas empresas que inician la semana (para efectos del pago
de planillas el día lunes, otros el miércoles, etc.).

Llamada g: Moneda, elija el mismo tipo de moneda utilizado en el presupuesto.

Llamada h: Moneda Secundaria Almacenes, elija el tipo de moneda alterno (ejemplo, Dólares
Americanos.)

Llamada i: Empresa, ingrese el nombre de su empresa.

Llamada j: Sucursal, este dato es informativo.

Llamada k: Dirección, este dato es informativo.

Llamada l: Teléfono, este dato es informativo.

Llamada m: Fax, este dato es informativo.

Llamada n: Adicionar, después de registrar todos los datos use este botón para grabarlos y cerrar la
ventana y el proyecto será mostrado en el catálogo de proyectos.

Después, el proyecto es mostrado en el árbol del escenario de datos generales.

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1.1.4 Asignar presupuestos al proyecto

Del catálogo de presupuestos, elija el presupuesto que corresponda,

Luego el sistema muestra, el presupuesto asignado; es el mismo proceso para asignar los demás
presupuestos,

Comentario: El sistema permite asignar uno o varios presupuestos a cada uno las ramas. A medida que
se elaboren más presupuestos para el proyecto, estos deben ser asignados donde
corresponda, cuando en el proyecto existan ampliación de metas u obras adicionales,
elabore otro presupuesto y asigne.

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1.2 Calendario

El proyecto usa calendarios para definir los días hábiles y feriados dentro del lapso de ejecución del
proyecto, incluye los horarios de trabajo hasta de 3 turnos. De manera predeterminada, al registrar un
proyecto en el escenario de datos generales también le asigna un calendario base por defecto que es
utilizada por todas las actividades y subactividades del proyecto. Los días laborables y no laborables
definida en el calendario base son los días laborables y no laborables predeterminados de cada recurso,
no es necesario asignar calendarios a los recursos. El usuario debe registrar un horario (desde el menú
Herramientas) y también puede asumir el Calendario Base, que es mostrado en el escenario de
Calendario. Este calendario y horario es asignado al proyecto por defecto al momento de su registro para
luego adecuarlo. El usuario también puede registrar un nuevo calendario y horario para el proyecto.

1.2.1 Uso del calendario

El calendario se usa para asignar al proyecto. A una actividad (una barra del diagrama de Gantt.);
cuando una barra (actividad) en el diagrama de Gantt es dividida varias subactividades a cada una de
estas se le puede asignar un calendario diferente.

1.2.2 Acceso al escenario

1.2.3 Registrar los días no laborables

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Procedimiento para registrar un día como no laborable:

Llamada a: Elija el mes y año.

Llamada b: Elija el día haciendo un clic sobre este.

Llamada c: Haga un check para marcarlo como no laborable.

Repita el proceso para todos los días no laborables del periodo de duración del proyecto.

Llamada d: Sí el día elegido requiere un horario que sólo es laborable medio día, elija esta opción y en
la ventana que muestre ingrese las horas.

1.2.4 Horario de trabajo

Permite el ingreso del horario de trabajo para el proyecto hasta en tres turnos, se digita directamente el
horario como se muestra conservando (:) dos puntos como separador.

Una vez que ingrese el horario del día lunes, marque un bloque solo de la línea del día lunes haciendo
un clic sobre el botón luego haga clic derecho sobre el bloque y el sistema muestra un menú de
donde debe elegir copiar. Marque un bloque de los días martes, miércoles, jueves y viernes, luego haga
clic derecho sobre el bloque y del menú que muestre elija pegar. También modifique el horario del día
sábado.

1.2.5 Calcular horas y días laborables para los períodos

Después de procesar el calendario desaparece el botón .

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1.2.6 Botones

Inicializar Calendario: Toma los datos del horario original, definido desde el menú herramientas.

1.3 Actividades

1.3.0 Generalidades

El conjunto del proyecto debe ser descompuesto en segmentos más pequeños y manejables con
suficiente detalle, organizando el proyecto de acuerdo al proceso constructivo, con participación de todas
las partidas de los presupuestos asignados. Este proceso también es conocido como faseado o
Estructura de División del Trabajo (EDT) o (WBS siglas en inglés), en las que se agrupan partes del
presupuesto (partidas) con los metrados que corresponde a cada una de estas y que pasan a formar
actividades que son las que se programan.

Actividad es una porción de partida asignada a una fase o WBS, el conjunto de actividades pasan al
escenario del diagrama de Gantt para que sean programadas. Resumiendo el concepto se trata de
adecuar los presupuestos al proceso constructivo.

El proceso que se describe debe efectuarse para los presupuestos:

 Venta.
 Meta.

1.3.1 Datos que proporciona este escenario

Proporciona el faseado o el WBS con las actividades que serán programadas en el escenario del
diagrama de Gantt.

1.3.2 Cuando se cambia el presupuesto

Vaya a S10 Presupuestos y procese el presupuesto. Luego use el botón en el escenario de

actividades y luego en el diagrama de Gantt use el botón .

1.3.3 Acceso al escenario

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1.3.4 Subactividades

Al ubicar el cursor en Venta en el árbol, toma los datos del presupuesto asignado, mostrando las partidas
y subpartidas en una sola hoja con la finalidad de que puedan ser utilizadas en la planificación. Esta
labor se realizar sólo la primera vez que se ingresa a este escenario o cuando se asigne mas
presupuestos al proyecto. En caso de que el proyecto tenga asignado varios presupuestos, para
visualizar otro presupuesto,

Caso a) Asignación automática (Ver en Valorizaciones)

Caso b) Asignación manual

Esta opción es la recomendada para el Meta y Venta descompuesto, permite definir la estructura de
registro de las fases, luego registrar manualmente las fases o WBS y luego asignar las partidas a cada
una de las fases, con los metrados que le corresponde.

1.3.4.2 Para el Meta

En el árbol elija Meta, luego use el botón para desplegar el contenido del presupuesto.

1.3.4.2.1 Estructura de división del trabajo

Llamado también faseado, WBS o EDT. Se trata de adecuar el presupuesto al proceso constructivo, para
cada una de las ramas del árbol se forman las fases.

Dependiendo del tipo de proyecto se realiza un análisis de la forma como será construida, en el caso del
puente en este croquis se esboza,

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