Guía

Propuesta Caso de Estudio

Segundo Corte Evaluativo
Nivel Propedéutico: Técnico ____Tecnólogo __X__ Profesional____

Nombre del estudiante: Ruddy Camilo León Castillo

Fecha de la realización del informe: 21 de Mayo del 2020

Nombre del Plan de Intervención: Automatización de procesos

Razón por la que se escogió esta modalidad: Contrato suspendido por la cuarentena

1. Datos generales de la empresa a analizar:

 Razón social: Carvajal T&S
 Domicilio social: Av Dorado # 90-10, Bogotá - Colombia
 Sector empresarial: Tecnologia

2. Resumen

El siguiente trabajo expondrá una oportunidad de mejora en los procesos que se manejan dentro
de la empresa Carvajal T&S, la cual tiene como fin reducir la carga laboral que tiene un empleado
con tareas repetitivas y de poco valor, ahorrando tiempo, reduciendo de costo y minimizando el
error humano, todo mediante la automatización de procesos robotizados y los beneficios tanto
para la empresa como para el empleado de implementar RPA.

RPA está teniendo un gran impacto en toda América Latina, por lo que un caso de mejora
implementando esta herramienta permitirá la innovación y mejora de los factores operacionales
dentro de la empresa.

3. Introducción

Dentro de cualquier organización, la eficiencia en la ejecución de tareas es primordial para el

correcto funcionamiento de esta, cada trabajador dentro de la compañía debe cumplir con ciertas
tareas y deberes que correspondan a su cargo y área, pero en algunas ocasiones se genera un gran
número de tareas y trabajos, varias de estas tareas son arduas y repetitivas, de poco valor y
propensa a errores como seria abrir email, loguear se en plataformas, leer base de datos, acceder a
ficheros, realizar cálculos, entre otras, esto genera una carga laboral para el empleado, haciendo
que no pueda enfocar su tiempo en tareas de mayor valor para la organización y generar valor
añadido para esta.

4. Organización /empresa

Carvajal Tecnología y Servicios es una empresa integradora de soluciones de negocio mediante

tecnologías de información y tercerización de procesos, la cual está convencida que la satisfacción
de nuestros clientes, la protección del medio ambiente, la salud y seguridad de nuestros
 Guía
colaboradores, contratistas y visitantes y la protección de los activos de información incluyendo
datos personales, son factores importantes para lograr el éxito de la empresa.
Debe describir a que se dedica la empresa

5. Descripción del problema

Dentro de cualquier organización, la eficiencia en la ejecución de tareas es primordial para el

correcto funcionamiento de esta, cada trabajador dentro de la compañía debe cumplir con ciertas
tareas y deberes que correspondan a su cargo y área, pero en algunas ocasiones se genera un gran
número de tareas y trabajos, varias de estas tareas son arduas y repetitivas, de poco valor y
propensa a errores como seria abrir email, loguear cuentas, leer base de datos, acceder a ficheros,
realizar cálculos, diligenciar formularios, entre otras, esto genera una carga laboral para el
empleado, haciendo que no pueda enfocar su tiempo en tareas de mayor valor para la
organización.

En Carvajal T&S el área de ITO (Information Technology Outsourcing) se encarga de cubrir las
necesidades de los sistemas de información, soporte de aplicaciones y servicios de TI, la demanda
de tareas en esta área es demasiado grande cada día y algunas de estas pueden ser muy repetitivas,
ya que tiene una serie de pasos limitados y/o ya estructurados que no requieren de una
complejidad lógica o de mucho nivel análisis, esto consume mucho tiempo y recursos que se
pueden estar invirtiendo en creación de nuevos proyectos, requerimientos o toma de decisiones
que generen un valor agregado a la empresa.

6. Objetivo General

Crear procesos de automatización robótica que permitan realizar las tareas de poco valor dentro
del área de ITO en la empresa Carvajal T&S con el fin de minimizar la carga laboral de los
empleados, los errores del factor humano, y los costos y recursos de operación.

7. Objetivos Específicos

 Optimizar procesos altamente manuales, repetitivos, de poca variación de ejecución y/o

basado en reglas de negocio.
 Identificar mediciones, estándares y requerimientos necesarios para la implementación de
automatización.
 Establecer documentación de los procesos para automatizar.

8. Justificación

El área de ITO (Information Technology Outsourcing) o Tercerización de tecnologías de

información, comprende y se encarga de los servicios de plataforma, soporte de aplicaciones y
 Guía
servicios de TI, buscando cubrir las necesidades en cuanto a la gestión de sistemas de
información, entendiendo las necesidades y capacidades de esta.
Esta área se encarga de la creación, el estudio y análisis de nuevos proyectos y de los
requerimientos de estos, siendo una de las áreas con mas carga laboral, su principal fortaleza es en
la hora de la toma de decisiones la cual es vital para definir y aclarar las métricas, componentes y
funcionalidades que se aplicaran en el proyecto, y es debida a la correcta gestión de calidad que se
maneja dentro del área guiada por la norma ISO 9001 y la ISO 27001; su principal debilidad es la
gran demanda de tareas que se manejan dentro de ella lo que no permite ocupar el tiempo en
tareas de mayor valor operacional y de mayor complejidad lógica, esto es debido a que entre
tantas tareas existen unas de tipo repetitivo o de poca complejidad lógica, o que tiene una serie de
pasos o parámetros ya definidos y que son muy poco probables que varíen, como por ejemplo,
leer base de datos, acceder a ficheros, realizar cálculos, diligenciar formularios, entre otras; tareas
que son muy repetitivas y fáciles de cumplir pero que toman tiempo por su gran numero, por
ejemplo llenar 100 formularios con los datos de 100 clientes, no presenta una gran dificultad pero
si es una tarea que requiere un tiempo largo de ejecución además que estará siempre presente el
factor de cometer un error de digitación por parte del empleador ya que no se está eximido del
error humano.

Para el levantamiento de este proyecto se debe tener un conjunto de datos, una tarea que se quiera
automatizar, una herramienta de automatización en la que crearemos el robot y el propósito que
este va a desempeñar, en este ejemplo vemos una tabla em Excel con los datos de varios usuarios
que se deben diligenciar en un formulario, esta actividad es realizada por medio del programa
UiPath en el cual creamos un robot que recree los pasos que haría un usuario haciéndolos aún más
rápido y con un menor margen de error .

9. Metodología a abordar el problema

El desarrollo de este proyecto va de la mano con metodologías livianas y agiles que faciliten la
contribución rápida de soluciones y permitiendo que estas se adapten a los diferentes cambios que
 Guía
puedan surgir del usuario final, trabajado el software sobre documentación extensiva entregando
algo funcional frecuentemente para recibir feedback, mejorando y satisfaciendo las necesidades de
los usuarios por medio de la colaboración de este, estando abierto y comprometido sobre seguir el
plan, aceptando que los requisitos puedan cambiar incluso en etapas tardías del desarrollo.

10. Resultados Esperados

Diseñar el listado de las actividades que se podrían realizar dentro del plan de intervención, es decir,
en cuadro de Gantt detalle las actividades pretende realizar. Por lo que podría hacer uso de la siguiente
tabla:

Acciones de Tiempos Recursos

Tareas Observaciones
mejora (inicio - fin) necesarios
Se debe tener
1. Analizar los disponibilidad
requerimiento por parte del
s. jefe de área el
 Documentación
2. Identificar los cual
 Del de los procesos
 Definición de procesos de proporcionara
15/04/2020 al de cada
alcance mejor. la información
20/04/2020 actividad que se
3. Conocer el necesaria de
automatizará.
funcionamien los procesos
to de las operacionales
operaciones. que allí se
manejen.
 1. Recolectar todos
los datos obtenidos
del funcionamiento de  Manuales, Se espera que
los procesos (Los documentacione esta
pasos que requieren  Del s, bases de datos información se
Recopilación
para funcionar) 21/04/2020 al y archivos de pueda obtener
información
04/05/2020 solo los lo antes posible
2. Recolectar los procesos que se para continuar
datos necesarios que automatizaran. con el montaje
pongan en marcha los RPA lo más
procesos. pronto posible.

 Evaluar montaje 1. Estudiar el  Del Documentación Se debe tener

RPA entorno y la 27/05/2020 al de los procesos, un equipo con
infraestructura en 18/06/2020 información de buenos
donde se los componentes
ejecutarán los componentes de para evitar
bots. los equipos en lentitudes y
2. Analizarla los que se posibles fallos
rentabilidad de ejecutaran los de ejecución ya
 Guía
sea por fala de
memoria
RAM, un
procesador
lento, entre
otros; se
los bots.
recomienda un
3. Evaluar los bots, las
equipo con
procesos que conexiones en
mínimo 6 de
califican para red que posea el
RAM, y
RPA área.
procesadores
superiores a 4,
hilos y 4
núcleos. para
así descartar
los que no
sirven
 Se debe
realizar los
bots
funcionales y
1. Preparar el entrégalos
Equipos donde
entorno donde se frecuentemente
se ejecutarán los
ejecutará el RPA. a los usuarios
bots,
2. Crear el bots que para que estos
herramientas de
automatizará el nos puedan dar
Montaje RPA y Del automatización
proceso. una
soporte 19/06/2020 al y sus
3. Depurar los retroalimentaci
03/07/2020 respectivas
errores que pueda ón de cada uno
licencias,
presentar y así dar
algoritmos y
4. Esperar la soporte y
funcionalidades
retroalimentación mejora al
de cada bot,
de los usuarios producto con el
fin de
satisfacer la
necesidad del
usuario.

11. Limitaciones
Las limitaciones que se tienen para este proyecto de mejora son en la parte en adquirir licencias
empresariales para poder usar las herramientas de automatización, esto dependerá del apoyo y los
recursos que la organización ponga a disposición, además del tiempo que tomará capacitar a los
empleados para que puedan ejecutar el robot y realizar el mantenimiento debido a los procesos que lo
requieran, además que se debe evaluar el montaje del RPA y ver qué maquinas podrán soportarlo
junto con las conexiones a la red que disponga el área, además de que no todas las tareas son
automatizables, como por ejemplo procesos con mucho nivel de análisis, estos ya requieren de de un
 Guía
proceso de madurez aun mayor el cal requiere de inteligencia artificial y se conoce como IA o
automatización inteligente, procesos los cuales sus inputs no se pueden encontrar de manera
electrónica para ser capturados de manea virtual , como procesos con facturas físicas o donde
interviene algún dispositivo electrónico, entre otros.

12. Conclusiones

Hoy en día la efectividad, rapidez y calidad con que una empresa maneje sus operaciones y
actividades es fundamental dentro de esta y cualquier otra organización, sin embargo pueden existir
tareas que pueden tomar gran tiempo y requerir de todo un equipo de trabajo, estas tareas no tienen
que llegar a ser complejas, sino muy repetitivas en cuanto a los pasos que requieren para su ejecución;
RPA es una tecnología software que perite realizar tarea en cualquier aplicación de TI, simulando los
pasos que haría un usuario, es decir automatiza procesos mediante la creación de un robot lógico, por
medio de una estructura que se compone de una entrada de datos estructurados y un algoritmo de
procesos basado en reglas que sea capaz de interactuar con dichos datos recibidos; logrando que la
carga laboral se pueda disminuir y el empleado pueda enfocarse en actividades de mayor importancia
o de generar un valor agregado a sus funciones, en conclusión RPA no es solo el futuro, sino también
el presente de muchas actividades o procesos de producción.

13. Bibliografía

https://agilemanifesto.org/iso/es/manifesto.html
https://www.automationanywhere.com/products/enterprise
https://youtu.be/qxQ7r5U0FQg
https://atica.mx
https://docs.uipath.com/studio/lang-es/docs/tutorials
https://www.youtube.com/watch?v=NJ07BghL6yM&t=1564s