PLANEACION DEL ICBF Y SUS ETAPAS

El Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional
de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública
del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones, en su artículo 12
establece: “La planeación se concibe como una herramienta gerencial que articula
y orienta las acciones de la Entidad, para el logro de los objetivos institucionales
en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general”, es el
principal referente de la gestión y marco de las actividades del control interno,
puesto que a través de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y
metas.
Los instrumentos mínimos de planeación adoptadas en el Estado, aplicables de
manera flexible en los diferentes sectores y niveles de la administración pública,
de acuerdo con la naturaleza y necesidades corporativas y en ejercicio de la
autonomía administrativa se enmarcan en el Plan Nacional de Desarrollo, Plan de
Inversión, Planes de Desarrollo Territorial, Plan Indicativo1 y para el caso del ICBF
el Plan de Gestión Institucional el cual materializa la estrategia y compromisos de
la organización a nivel interno y externo. El ejercicio de planeación institucional,
lleva implícitas dos características importantes:

* Debe ser participativo y concertado y,

*Tener un despliegue adecuado y suficiente en todos los niveles y espacios de la

Institución.

Por tanto, la planificación de la gestión debe asumirse como una responsabilidad

corporativa, tanto en su formulación como en su ejecución y monitoreo.
En síntesis, la planeación es la proyección de escenarios futuros y la
determinación de los resultados que se esperan alcanzar, mediante el análisis del
entorno para minimizar riesgos, con la finalidad de optimizar los recursos y definir
las estrategias que se requieren para lograr con éxito los objetivos y metas
definidas para el ICBF.Al definir el horizonte del Instituto en el corto, mediano y
largo plazo, la planeación traza el escenario de monitoreo y evaluación a la
gestión y, en consecuencia, se constituye en el marco de referencia para la
evaluación de desempeño en los diferentes niveles de gestión del ICBF.
La planeación Institucional inicia con la propuesta que se hace al Departamento
Nacional de Planeación, sobre lo que se considera prioritario incluir en el Plan
Nacional de Desarrollo, como compromisos de la Entidad en el tema de los niños,
niñas, adolescentes y familias en el país, y continúa con la elaboración de una
visión estratégica que se materializa en el Plan Indicativo Sectorial y se proyecta
en el Plan Indicativo Institucional. Estos referentes se materializan a través del
Plan de Gestión Institucional que da cuenta del cumplimiento de compromisos a
los cuales deben responder los servidores públicos del ICBF.
Política de Planeación

En el ICBF se planea con base en las metas del Gobierno Nacional y del Sector,
bajo un enfoque participativo, con eficiencia, eficacia y efectividad en la ejecución
de las metas y recursos programados, en una organización que aprende orientada
a resultados, con talento humano competente, comprometido con los valores
institucionales y con sensibilidad social en la prestación del servicio; para lograr la
atención integral de alta calidad a la Primera Infancia, la niñez y la adolescencia, el
bienestar de las familias colombianas y la Protección los niños, niñas y
adolescentes.

Responsables de la planeación

La responsabilidad de la planeación Institucional se da teniendo en cuenta los

niveles de la Institución como se muestra a continuación:

El Nivel Directivo: Tiene la responsabilidad de establecer las políticas, objetivos y

metas a alcanzar en la vigencia y el cuatrienio, dar los lineamientos y
orientaciones para la definición de la Planeación Institucional en la Sede de la
Dirección General, Regionales y Centros Zonales.
Todos los Niveles: Participan en la formulación de la Planeación Institucional, la
definición y establecimiento de mecanismos de monitoreo y evaluación de los
mismos, así como su puesta en ejecución, de acuerdo con los compromisos
adquiridos.

Dirección de Planeación y Control de la Gestión - Subdirección de Monitoreo y

Evaluación: Asesora a todos los Niveles en la formulación y monitoreo de la
Planeación Institucional, con base en la cual determina las necesidades de ajuste
tanto del plan indicativo Institucional como de los otros planes y asesora
técnicamente las modificaciones que deben realizarse.

Oficina de Control Interno: Evalúa el proceso de planeación, en toda su extensión;

implica, entre otras cosas y con base en los resultados obtenidos en la aplicación
de los indicadores definidos, un análisis objetivo de aquellas variables y/o factores
que se consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvío de los
avances. La identificación de estas variables, su comportamiento y su respectivo
análisis permite que la formulación de las recomendaciones de ajuste o
mejoramiento al proceso, se realice sobre soportes y criterios válidos y visibles
fortaleciendo así la función asesora de estas oficinas.
ETAPAS DE PLANEACION

QUE ES PLANEACIÓN ESTRATÉGICA?

La planeación estratégica es “un proceso que permite a una organización definir o

actualizar su misión, describir su entorno, identificar sus principales claves
estratégicas y elaborar planes de actuación en otras palabras, la planeación
estratégica pretende determinar la dirección que debe tener una organización para
alcanzar sus objetivos de largo plazo.

¿Cuáles son las preguntas que busca responder la planeación estratégica?

La planeación estratégica busca responder las siguientes dos preguntas:

¿Adónde queremos llegar?: se necesita reflexionar sobre la identidad de la
organización, es decir, preguntarse por las aspiraciones organizacionales en
función de la identificación de la misión, visión y valores de la entidad.
¿Cómo podemos llegar?: al tener claras sobre las aspiraciones de la entidad, es
posible definir unos lineamientos y objetivos estratégicos.
Si bien estas dos preguntas resumen la esencia de la planeación estratégica, hay
otras preguntas clave que también deben formularse:
¿Cuál es la aspiración en términos de impacto deseado?
¿Cuál es el número objetivo de beneficiarios?
¿Cuál es el propósito fundamental de la organización?
La misión responde la pregunta: ¿Por qué existe la organización?, es decir, la
razón de ser de la entidad. La misión se enfoca en lo que la organización ofrece a
sus beneficiarios y/o clientes, por lo que no debe confundirse con los objetivos, ya
que ésta no pone énfasis al “adónde se quiere llegar”, sino que se centra en definir
la identidad en términos de la naturaleza de las acciones y de los valores que
Guían su funcionamiento.

ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

“La misión es una formulación que expresa el tipo de vínculo, o el tipo de

compromiso, que una organización establece entre su actividad y las necesidades
del entorno en que está inserta. La misión de una organización refleja la razón de
ser de ésta, es decir, el porqué y el para qué de su acción cotidiana; así mismo es
la declaración que describe el propósito o razón de ser una organización y le da la
personalidad específica, diferenciándola del conjunto de organizaciones similares.

ICBF: “Trabajamos por el desarrollo y la protección integral de la primera infancia,

la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias colombianas.

La visión responde las preguntas: ¿Qué es lo que la organización quiere lograr?

y/o ¿qué considero que es importante para el futuro de la organización?. “La
declaración de visión es una representación de lo que creemos que el futuro debe
ser para nuestra Entidad a los ojos de nuestro clientes, trabajadores, voluntarios,
proveedores, etc. La visión tiene que transmitir una idea triunfal y plantear retos
para todos porque nos tiene que llevar a dónde queremos ir y no a otro sitio” .

La visión se puede resumir así:

Es un claro mensaje sobre la aspiración de la organización en un futuro
Es el horizonte al cual se quiere llegar.

Es un planteamiento sobre un futuro retador pero alcanzable.

Que la organización cuente con unas bases para orientar su planificación
operativa.
Que se cree un consenso entre el equipo de trabajo sobre el futuro a largo plazo
de la organización.

La visión es indispensable en las organizaciones ya que les brinda una

perspectiva real de sus aspiraciones. En ese orden de ideas, marca una pauta
para orientar la estrategia de toma de decisiones, y así se convierte en un
referente a la hora de priorizar decisiones, enfocar a la organización y entender
cuáles son los resultados que se quieren alcanzar.
Los valores son “aquellos elementos que conforman la conducta básica de las
personas de la organización y lo que se espera de ellas. Son, por tanto, la base de
toda la gestión de la organización (por ejemplo: confianza, ayuda, sinceridad,
innovación tecnológica, liderazgo, orientación al cliente, rentabilidad, etc. Por lo
que son conceptos y expectativas que describen el comportamiento de las
personas de la organización y determinan todas sus relaciones.

Hemos desafiado los métodos tradicionales en la atención a niños y niñas en

condición de orfandad y continuamos introduciendo innovaciones en los conceptos
de atención al niño y niña. Ayudamos a los niños y niñas que no tienen a quien
recurrir. Con sensibilidad y al mismo tiempo con confianza estamos decididos a
cuestionar, a aprender y a actuar a favor de los niños y niñas en todo el mundo.
.
COMPROMISO: Estamos dedicados a ayudar a generaciones de niños y niñas a
tener una mejor vida. Logramos esto cultivando relaciones duraderas con nuestros
donantes, colaboradores y con las comunidades en donde radicamos. Estamos
convencidos de que al realizar un compromiso a largo plazo obtendremos un
impacto significativo y sostenible.

CONFIANZA: Creemos en las habilidades y potencialidades de cada uno. Nos

apoyamos y respetamos mutuamente, y construimos un entorno donde podemos
cumplir nuestras responsabilidades con confianza. Una atmósfera de confianza
nos inspira a compartir nuestras experiencias y aprender uno del otro.

RESPONSABILIDAD: Desde 1949 hemos construido una base de confianza con

donantes, gobiernos y otros socios que nos apoyan en nuestra misión nuestra
mayor responsabilidad es garantizar el bienestar de los niños y niñas asegurando
altos estándares de atención. Para lograrlo, nos comprometemos a usar todos los
fondos y recursos sabiamente, con respeto y responsabilidad

La Planificación estratégica es el proceso sistemático de desarrollo e

implementación de planes para alcanzar propósitos u objetivos. Dentro de los
negocios se usa para proporcionar una dirección general a una compañía
(llamada Estrategia empresarial) en estrategias financieras, estrategias de
desarrollo de recursos humanos u organizativas, es su función también da la de
proporcionar a las organizaciones herramientas de evaluación, seguimiento y
medición de resultados, así mismo sienta las bases de la detección de areas de
oportunidad y la mejora continua de procesos.
La Planeación estratégica debe ser para las organizaciones de vital importancia,
ya que en sus propósitos, objetivos, mecanismos, etc. se resume el rumbo, la
directriz que toda la organización debe seguir, teniendo como objetivo final, el
alcanzar las metas fijadas, mismas que se traducen en crecimiento económico y
humano.
Cuando se establece una compañía, los propósitos deben estar coordinados de
modo que no generen conflicto. Los propósitos de una parte de la organización
deben ser compatibles con los de otras áreas. Los individuos tendrán
seguramente propósitos personales. Estos deben ser compatibles con los
objetivos globales de la organización.
Una buena estrategia debe:

 Ser capaz de alcanzar el objetivo deseado.

 Realizar una buena conexión entre el entorno y los recursos de una
organización y competencia; debe ser factible y apropiada
 Ser capaz de proporcionar a la organización una ventaja competitiva;
debería ser única y sostenible en el tiempo.
 Dinámica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes.
 Debe ser medible en terminos de su efectividad
En general, las planificaciones estratégicas fracasan por dos tipos de razones:
estrategia inapropiada y pobre implementación. La estrategia puede ser
inapropiada debido a:

 recolección inapropiada de información

 no se ha entendido la verdadera naturaleza del problema
 es incapaz de obtener el objetivo deseado
 no encaja los recursos de la organización con el entorno o no es realizable.
Una estrategia puede ser implementada de forma pobre debido a:

 sobreestimación de los recursos y habilidades

 fracaso de coordinación
 intento poco efectivo de obtener el soporte de otros
 subestimación de los recursos de tiempo, personal o financieros necesarios
 fracaso en seguir el plan establecido.
Si en el pasado solía ser la dirección de la empresa u organización la que dictaba
la visión y la misión de la misma, actualmente se tiende a que sean un producto
colectivo y consensuado en el que participen todos los implicados en su
realización. De acuerdo a este método interactivo:
 La visión ya no puede ni debe ser dictada por la alta dirección, sino que es
una visión compartida por los miembros del equipo
 La misión no puede ser una mera declaración, sino que debe llevarse a la
práctica en acciones concretas a lo largo de un período
 La planificación estratégica se debe hacer periódicamente y no anual como
en tiempos pasados, ya que las empresas cambian constantemente.

PLANEACION POR PROCESOS

todo el proceso de planeación estratégico se debe a que en las organizaciones es

imprescindible conocer los eventos de su entorno y su manera de manifestación,
lo cual permitirá saber cómo pueden influir los mismos en los valores de los
miembros de la organización y en las potencialidades necesarias para poder
cumplir la misión y lograr la visión y en relación con ello establecer los valores
necesarios para enfrentar dichos eventos sin que impacten de manera negativa el
sistema de creencias y valores básicos de los integrantes de la organización. 
Para que el proceso administrativo que se lleve a cabo sea el más indicado se
deben tomar en cuenta una serie de pasos que no por ser una parte del todo son
menos importantes, por mencionar algunos están, las metas, estrategias, políticas,
etc.

Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación

general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción
administrativa.
1. Factibilidad: Lo que se planea ha de ser realizable.
2. Objetividad y cuantificación: establece la necesidad de
utilizar datos objetivos tales como estadística, estudios de mercado, cálculos
probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al
elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.
3. Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan
afrontar situaciones imprevistas.
4. Unidad: todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a
un plan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales.
5. Intercambio de estrategias: cuando un plan se extiende en relación
al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente.