TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.
Reunión de apertura.
Empresa: Buzos S.A.
Dirección: Villa hermosa mzn I #138.
Cargo: Gerente general.
Correo electrónico: alandetesebastian@gmail.com.
De: Equipo auditor – Gerencia de calidad.
Para: Procesos de producción.
Sebastian Alandete.
Fecha: 7/11/2019.

Objetivo: Establecer y evaluar mediante una auditoria interna la eficacia del

sistema de gestión de calidad en Buzos S.A., en los procedimientos de gestión
humana.
Alcance: Se hará revisión de las actividades ejercidas en el proceso de gestión
humana, que debe ir de la mano con la norma ISO 9001 y las políticas de la
empresa.
Criterios de la auditoria:
Sistema de gestión de la calidad.
Política de contratación.
Norma ISO 9001.
Manual de calidad.
Procedimientos de gestión humana.

Reunión de apertura: 18 de noviembre de 2019.

Hora 8:00 Am.

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
gerencia de calidad realizara una auditoria interna de seguimiento del proceso de
gestión humana, se le dirige a usted con el fin de informarle que de acuerdo con el
cronograma de auditorías se debe llevar a cabo la auditoria el día 18 de noviembre
del presente mes, con el fin de verificar los objetivos planteados en el presente
memorando, se requerirá de su disposición y la de su equipo de trabajo en cuanto
a tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunión
de apertura se cuente con la asistencia del personal a cargo.

En dicha reunión se presentara el plan de auditoria a ejecutar junto con la

documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo puede que según el
criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite
información adicional.
Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditoría no es
otra diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de
la Compañía de la cual todos haces parte.
Cordialmente,
Gerencia de calidad.

Indicadores:
Cumplimiento en compras y ventas.
Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno.
Responsable Área: Superintendencia de Logística.

Asistentes:
Gerencia General.
Secretaria de Gerencia.
Superintendencia de Logística.
Supervisor de Logística.
Oficina Asesora de Control interno.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Evaluación, Conocimientos, Comprensión y conocimiento de la
Política de Calidad y Objetivos. política de calidad y objetivos.

2 Política de Logística y Servicio Última actualización 18 de julio

al Cliente. 2019.
3 Manual de calidad. Última actualización 20 de Junio
2019.
4 Liquidación y Finalización de Revisión de formatos de retiro y
contratos. hojas de vida y su debida
estandarización de calidad.

5 Procedimiento de afiliación Revisión de planillas de afiliación

de personal (soportes: de los últimos tres meses.
afiliaciones y planillas de
afiliación).

6 Procedimiento de Revisión de hojas de vida al

Contratación (evidencias: azar y su debida estandarización
hojas de vida de de calidad.
funcionarios).

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
Una adecuada presentación del equipo auditoria que debe ser de manera amena,
que no se vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso
auditado que es un área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a
partir de los hallazgos evidenciados.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
Se establecerá un formato tipo “check list” en el que se tengan en cuenta los
puntos de la norma en el que se define si se cumple a cabalidad y la respectiva
observación de lo evidenciado en la visita de auditoría. Las técnicas deben
basarse en las visitas al proceso, en la que exista una verificación ocular,
verbal, documentaria, física y escrita.

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: 18/11/2019 Auditor (es): Grupo auditor
Proceso Auditado: Gestión humana Auditado (s): Dueño del proceso
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Cambios Política de Falta x
organizacionales logística y actualización de
servicio al la política de
cliente logística, cuya
última
actualización fue
el 18 de julio
2011 y no se han
agregado los
cambios
organizacionales
2 Anexo de nueva Política de Se evidencian x
documentación gestión varios
documentos que
no se pueden
identificar en la
última versión
3 Procedimiento Revisión de La afiliación de X
de afiliación de planillas de los funcionarios
personal afiliación de los se hace a tiempo
últimos tres y en los términos
meses. requeridos.

4 Procedimiento Estandarización El procedimiento X

Formación de los de los se ejecuta de
Personal documentos y acuerdo con lo
referenciados documentado, y
en los sus documentos
procedimientos se encuentran
. debidamente
estandarizados

5 Evaluación Conocimiento y Se evidencia que x

 Conocimientos comprensión un 50% de los
Política de de la política y funcionarios que
Calidad y objetivos de interactúan en
Objetivos calidad el proceso no
cuenta con el
conocimiento
requerido

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Conclusiones de la Auditoría:
Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de
actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimización del mismo.
Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda
la política de calidad y los objetivos.
Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de
acuerdo con la no conformidad mayor hallada.
Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la compañía,
los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y
salud ocupacional.
Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidación y
finalización de contrato, así mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo con
lo documentado.
Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de
subsanar las no conformidades resultado de la auditoría
g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
Reunión de cierre: 18 de noviembre de 2019.
Hora 5:00 Pm.
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Para la realización de un adecuado proceso de auditoría, se debe plantear una
debida estructura base sólida, el grupo auditor debe tener una base sólida de
conocimientos sobre el tema a tratar para cada proceso, y así mismo se debe
contar con las herramientas fundamentales para el desarrollo de la sesión.