Sistemas de Información I Lic.

Osvaldo Marcelo Chumbita

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Concepto: Los Sistemas de Información son sistemas que procesan datos para producir
información. Los datos son las entradas y la información la salida. Pueden ser manuales, cuando no
hay intervención de computadoras, o computarizados.

Elementos: Un sistema de información debe contener, sino todos, por lo menos algunos de los
elementos siguientes que constituyen los denominados Recursos delos sistemas que pueden
agruparse en: Humanos, Hardware, Software, Datos y Redes de Comunicaciones:
• Dispositivos de entrada y preparación de datos.
• Dispositivos de almacenamiento de datos.
• Equipo y medios de telecomunicaciones.
• Equipo de procesamiento de datos.
• Dispositivos terminales.
• Procedimientos, programas, métodos y documentación.
• Modelos de manejo de datos.
• Analistas de sistemas de información, para establecer y utilizar los elementos anteriores.

Actividades: Un sistema de información ejecuta tres actividades generales.

• Recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa como elementos de entrada.
• Actúa sobre los datos para producir información.
• Produce la información para el futuro usuario, que posiblemente sea un gerente, un
administrador o un miembro del cuerpo directivo.

La evaluación de la información obtenida, permite la retroalimentación del sistema.

Tipos de sistemas de información

Se han intentado distintas clasificaciones de los sistemas de información, no siempre claras debido a
que se suelen mezclar distintos criterios.

Las que desarrollaremos en la Cátedra son las siguientes:

• Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS)

Un sistema de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en inglés) es un tipo de sistema
de información que recolecta, almacena, modifica y recupera toda la información generada por las
transacciones producidas en una organización.
Una transacción es un evento que genera o modifica los datos que se encuentran almacenados en
un sistema de información y se producen, habitualmente, en el nivel operativo, como por ejemplo:
compras, ventas, depósitos, pagos, etc.
Las transacciones son lo más rutinario y voluminoso de una Organización y habitualmente siguen
procedimientos bien establecidos, donde se define con exactitud cada paso.

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Lo que escapa a lo establecido se resuelve por vía de excepción.

El procesamiento de transacciones puede definirse como el conjunto de procedimientos para el
manejo de éstas, e incluye entre otras, las siguientes actividades: cálculos, clasificación,
ordenamiento, almacenamiento y recuperación, generación de resúmenes.
Desde un punto de vista técnico, un TPS monitoriza los programas transaccionales (un tipo especial
de programas), teniendo como objetivo primordial controlar las transacciones para mantener la
seguridad y consistencia de los datos involucrados.
La base de un programa transaccional está en que gestiona los datos de forma que estos deben ser
siempre consistentes, por ejemplo, si se realiza una transferencia desde una cuenta a otra, la
cantidad de dinero de la cuenta sobre la que se realiza el debito (saldo), debe disminuir en la misma
cantidad que la cuenta que recibe la transferencia, de no ser así, ninguna de las dos cuentas se
modificará.
Si bien este tipo de integridad es el que debe presentar cualquier operación de procesamiento de
transacciones por lotes, es también particularmente importante para el procesamiento de
transacciones en tiempo real, por ejemplo, si un sistema de reserva de billetes de una línea aérea es
utilizado simultáneamente por varios operadores, tras encontrar un asiento vacío, los datos sobre la
reserva de dicho asiento deben ser bloqueados hasta que la reserva se realice, de no ser así, otro
operador podría tener la impresión de que dicho asiento está libre cuando en realidad está siendo
reservado en ese mismo instante. Sin las debidas precauciones, en una transacción podría ocurrir
una reserva doble.
Es decir, que un sistema transaccional debe ser capaz de enmendar cualquier error ocurrido durante
una transacción, pudiendo deshacer las operaciones realizadas, manteniendo los datos tal cual
estaban antes del error.
Este tipo de sistemas se utilizan, generalmente, cuando en la Organización se identifican las
siguientes características:
• Gran volumen de operaciones
• Gran similitud entre las transacciones de la misma organización.
• Los procedimientos para el procesamiento de transacciones están bien definidos y se pueden
describir con detalle.
• Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales.

Características
• El procesamiento de transacciones (o datos) consiste en cuatro procesos principales: obtención
de datos (captura o transcripción), manipulación de datos (clasificación, distribución, cálculo y
resumen), almacenamiento y preparación de documentos.
• Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implementa en
las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización para
continuar con los mandos intermedios y posteriormente con la alta administración conforme
evolucionan.

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• Suelen dirigirse especialmente al área de ventas, finanzas, marketing, administración y recursos

humanos
• Se suelen utilizar para cargar grandes bases de datos. Son intensivos en entrada de datos y salida
de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples. Estos sistemas requieren mucho
manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan también grandes
volúmenes de información
• Estos sistemas si bien son óptimos para almacenar y manipular grandes volúmenes de datos, no
lo son para analizarlos.
• Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
El proceso de justificación puede realizarse enfrentando ingresos y costos. Esto se debe a que en
el corto plazo se pueden evaluar los resultados y las ventajas que se derivan del uso de este tipo
de sistemas. Entre las ventajas que pueden medirse se encuentra el ahorro de trabajo manual.
• Son fácilmente adaptables a paquetes de aplicación que se encuentran en el mercado, conocidos
como paquetes “enlatados”, ya que automatizan los procesos básicos que por lo general son
similares o iguales en las organizaciones. Ejemplos de ellos son los paquetes de facturación,
cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad general, conciliaciones
bancarias, inventarios, etcétera
• Los sistemas transaccionales no sólo colaboran en la captura de datos transaccionales, también
ayudan a que las transacciones se realicen (e incluso llegan a automatizarlas) controlando los
flujos de información y datos necesarios y, en su caso, emitiendo la documentación pertinente.

Ejemplo:

Se describe a continuación un ejemplo referido al funcionamiento del sistema en una transacción

bancaria (extracción) efectuada en un Cajero Automático.
Cliente: Ingresar la tarjeta
Sistema: Verificar la tarjeta
Sistema: Solicitar la contraseña
Cliente: Proporcionar la contraseña
Sistema: Verificar que la contraseña corresponda a la tarjeta
Cliente: Seleccionar la transacción extracción de dinero
Sistema: Solicitar el monto a retirar.
Cliente: Proporcionar el monto del retiro
Sistema: Solicitar la clave alfabética
Cliente: Proporcionar la clave alfabética
Sistema: Verificar la clave alfabética y que el monto se encuentre dentro de los límites establecidos
por el Banco para cada transacción y del límite de extracción del usuario.
Verificar que el monto se encuentre dentro del saldo de la cuenta
Registrar la transacción en los archivos
Entregar el dinero
Expedir el comprobante correspondiente a la transacción
Cliente: Retirar el dinero del receptáculo, el comprobante y la tarjeta
Sistema: Prepararse para la siguiente transacción

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• Sistema de Información Administrativa (MIS)

Un sistema de Información Administrativa (MIS) se desarrolla a fin de ayudar a los directivos a
tomar decisiones y resolver problemas por cuanto en las Organizaciones deben tomarse decisiones
sobre asuntos que se presentan con alguna regularidad (semanalmente, mensualmente, etc.) y para
hacerlo se requiere de cierta información.

Por ese motivo, se desarrollan este tipo de sistemas, para que, en forma periódica, preparen reportes
para el soporte de decisiones. Cada vez que se necesita la información, ésta se prepara y se presenta
en un formato diseñado a tal efecto.

Este tipo de decisiones pueden ser predecibles (estructuradas) o no predecibles (no estructuradas).

• La información predecible se refiere a resúmenes o informes de excepción. Por ejemplo:

Resúmenes de Ventas, por unidades, por importes, por vendedor, por cliente, por artículos, por
sección, etc.

• La información no predecible está referida, por ejemplo, a la tendencia de los clientes, la

competencia, los proveedores, nuevos productos o servicios, etc.

Es frecuente en este tipo de sistemas el uso de planillas de cálculos que consolidan lo datos, los
grafican y los presentan en tablas y gráficos dinámicos y responden a cuestiones del tipo “que pasa
si”, y que mediante fórmulas muestran resultados posibles variando el valor de las celdas
intervinientes.

Habitualmente se los diferencia entre Sistemas Gerenciales o Sistemas Directivos, dependiendo del
destinatario del mismo.

Los Sistemas Gerenciales pueden utilizarse para autorizar operaciones de excepción (no
contempladas en los Sistemas Transaccionales). Por ejemplo: Bonificaciones especiales, volumen
de ventas sin stock garantizado, etc.; mientras que los Sistemas Directivos, pueden utilizarse para
toma de decisiones como Por ejemplo; abrir una nueva sucursal, ampliar el capital social, comprar
alguna maquina o equipamiento costoso, etc.)

Características
La información de más alto nivel debe obtenerse como un producto secundario del procesamiento
de datos, desarrollando modelos y métodos que presenten información adecuada a cada nivel
administrativo, tomando en cuenta el alcance, la naturaleza de la información y el grado en que
interactúa cada administrador.

La información producida por el sistema debe presentar las características siguientes:

Accesibilidad: Facilidad y rapidez con que se puede obtener la información resultante.

Integridad del contenido de la información. No se refiere necesariamente al volumen, sino a que el

resultado sea completo.

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Precisión: Información concisa que resuma los datos pertinentes.

Propiedad: El contenido de la información debe estar referido al asunto al cual está enfocado. Tiene
una estrecha relación con lo solicitado por el usuario.

Oportunidad: La información debe estar en el momento en que se requiere, ni antes ni después.

Claridad: Que la información esté exenta de ambigüedades.

Flexibilidad: Adaptabilidad de la información, no sólo a más de una decisión, sino a más de un

responsable de la toma de decisiones.

Imparcialidad: La información no debe ser sesgada de manera de no llevar a una conclusión

preconcebida.

Ejemplo:

Los Bancos emplean de manera rutinaria reportes sobre depósitos, préstamos y retiros, en forma
global y por sucursal, con el objeto de mantener informados a los funcionarios bancarios, sobre el
comportamiento de cada sucursal.

Esto con el objeto de vigilar la relación entre préstamos otorgados y depósitos recibidos, el nivel de
las reservas en efectivo, los intereses pagados a los clientes, entre otros indicadores.

Con frecuencia, la información proporcionada se combina con otra de naturaleza externa como
tendencias económicas, nivel de demanda, costos de préstamos, etc.

Con esta información los funcionarios del Banco pueden tomar decisiones futuras con respecto a la
tasa de interés de préstamos, de depósitos.

• Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS)

El concepto de Sistema de Soporte (Apoyo) a las Decisiones (DSS) es muy amplio, debido a que
hay muchos enfoques para la toma de decisiones y debido a la extensa gama de ámbitos en las
cuales se toman.
Partiendo de la base de que no todas las decisiones son de naturaleza recurrente ya que algunas se
presentan una sola vez o de manera muy escasa, podemos decir que es un sistema informático que
sustenta (sirve de apoyo) al proceso de toma de decisiones, lo cual implica la utilización de datos y
modelos para la generación, la estimación, la evaluación y/o la comparación sistemática de
alternativas, ayudando a los responsables de la toma de decisión a reunir información y
conocimientos, generar opciones y tomar decisiones.
La decisión es una elección entre alternativas basadas en estimaciones de los valores de esas
alternativas.

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Pueden emplearse para obtener información que revele los elementos destacados de los problemas y
las relaciones entre ellos, así como para identificar, crear y comunicar cursos de acción disponibles
y alternativas de decisión.
Poseen herramientas que permiten obtener oportunamente la información requerida durante el
proceso de la toma de decisiones, en un ambiente de incertidumbre.

Los DSS pueden ayudar a la toma de decisiones humanas mediante la integración de diversas
fuentes de información, el acceso inteligente a los conocimientos necesarios y un proceso de
estructuración de las decisiones.

Los DSS son herramientas de mucha utilidad en Inteligencia Empresarial (Business Inteligence),
por cuanto permiten realizar el análisis de las diferentes variables de negocio para apoyar el proceso
de toma de decisiones de los directivos y ayudan, principalmente, en las decisiones denominadas no
estructuradas o semi estructuradas.

Una decisión se considera no estructurada si no existen procedimientos claros para tomarla, y

tampoco es posible identificar, con anticipación, todos los factores que deben considerarse en la
decisión.

Características
Su principal característica es la capacidad de análisis multidimensional, que permite profundizar en
la información hasta llegar a un alto nivel de detalle, analizar datos desde diferentes perspectivas,
realizar proyecciones de información para pronosticar lo que puede ocurrir en el futuro, análisis de
tendencias, análisis prospectivo, etc.
Además,
• Permite extraer y manipular información de una manera flexible.

• Ayuda en decisiones no estructuradas.

• Permite al usuario definir interactivamente qué información necesita y cómo combinarla. Puede
combinar información de los sistemas transaccionales internos de la empresa con los de otra
empresa externa

• Suele incluir herramientas de simulación, modelización, etc. Es adaptable por el usuario en el

tiempo para lidiar con condiciones cambiantes.

• La gerencia puede “configurar o entrenar” el sistema para que sugiera determinadas alternativas
o decisiones ante distintos escenarios. Genera aprendizaje, dando como resultado nuevas
demandas y refinamiento de la aplicación, que a su vez da como resultado un aprendizaje
adicional.

• Soporta varias decisiones interdependientes o secuenciales.

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Ejemplo:

Puede ejemplificarse en el proceso de decisión que debe seguir un funcionario bancario para decidir
entre comenzar abrir nuevas cajas; o instalar cajeros automáticos, teniendo en cuenta que los dos
servicios serán nuevos en el Banco.

Entre las preguntas que deberá efectuarse están:

• Cual es el costo de cada servicio

• Cuantas Cajas serán necesarias
• Cuantos Cajeros Automáticos serán necesarios
• Que límites deben ponerse para los retiros de efectivo
• Cual podrá ser la repuesta de la competencia

• Sistema de Información Ejecutiva (EIS)

Un Sistema de Información Ejecutiva (Executive information system), es
una herramienta de Inteligencia Empresarial (Business Intelligence, BI), orientada a usuarios de
nivel gerencial, que permite monitorear el estado de las variables de un área o unidad de la empresa
a partir de información interna y externa a la misma.
Se puede considerar que un EIS es un tipo de Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) cuya finalidad
principal es que el responsable de un departamento o compañía tenga acceso, de manera
instantánea, al estado de los indicadores de negocio que le afectan, con la posibilidad de estudiar
con detalle aquellos aspectos que no estén cumpliendo con los objetivos establecidos en su plan
estratégico u operativo, y así determinar las medidas de contingencia más adecuadas.
Una de las características más importantes de un EIS es que permite a usuarios con perfil no técnico
construir nuevos informes y navegar por los datos de la compañía, con el objetivo de descubrir
información que les resulte relevante.
Esto se debe, entre otras cosas, a que la interfaz gráfica de estas aplicaciones suele ser muy atractiva
e intuitiva.
El EIS suele incluir también alertas de negocio, informes históricos comparativos y análisis de
tendencias.

Características

• Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta

administración de la empresa.
• Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio.
• Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o
auxilio de intermediarios.

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• Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfaces hombre-máquina,

caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto.
• Pueden acceder a información que se encuentra en línea, extrayéndose en forma directa de
las bases de datos de la organización.

Bibliografía
• Introducción a Sistemas de Información. RAINER R, KELLY y CEGIELSKI, CASEY G. Año
2009. 3ra. Edición
• Sistemas de Información. Fundamentos y Cuestiones. LINDSAY, JOHN. Año 2000
• Análisis y Diseño de Sistemas de Información. EDMUNDO A. CACERES. Año 2014
• Análisis y Diseño de Sistemas de Información. JAMES A. SENN. Ed. McGraw-Hill. Segunda
Edición. Año 1992