Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Mark Jhonatan Bravo

González
Dhamar Valentina
Gómez Jiménez Claudia Patricia Jiménez Cesar Augusto Roa
Laura León Mancera Guerrero Gómez

Estudiantes Asistente Gerente General

Administración de la Administrativa y RRHH
Seguridad y Salud
Ocupacional.

Número de Revisión
Fecha:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Páginas: N°:
04/04/2019

Nombre:

PROCEDIMIENTO CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

 ADMINISTRACION SISTEMA DE PLANEACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
GESTION INTEGRADO INTEGRADO
PROCEDIMIENTO DE CREACION Y CONTROL DE INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
Fecha de emisión: 04/04/2019 Páginas…

TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO...........................................................................................................3

2. ALCANCE...........................................................................................................3

3. DEFINICIONES...................................................................................................3

4. RESPONSABLES...............................................................................................4

5. REFERENCIAS...................................................................................................4

6. DESARROLLO O DESCRIPCION......................................................................4

7. REGISTRO Y ANEXOS......................................................................................4

8. CONTROL DEL CAMBIO / MODIFICACION.....................................................5

9. ELABORACION / REVISION / APROBACION...................................................5

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PROCEDIMIENTO DE CREACION Y CONTROL DE INFORMACIÓN
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1. OBJETIVO.

Administrar la información documentada del Sistema Integrado de Gestión (SIG)

de TROYA CORCEL S EN C, estableciendo las actividades para la creación,
eliminación, actualización, diligenciamiento y control de la información
documentada. Por medio de una metodología conforme a los requisitos definidos
en la Norma NTC ISO 9001:2015.

2. ALCANCE.

Aplicada a la información documentada de origen interno y externo que el TROYA

CORCEL S EN C proporcione, comprendiendo la identificación de las necesidades
de crear, actualizar o eliminar información, haciendo procedimientos aplicados
bajo los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2015. Terminando así con la
revisión de la publicación de la información documentada del SIG.

3. DEFINICIONES.

Las definiciones contenidas en este documento son tomadas de la Norma NTC

ISO 9000:2015 “Sistemas de Gestión de Calidad. Fundamentos y vocabulario”.

 Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirige y controla una

organización al más alto nivel.
 Información: Datos que poseen significado.
 Documento: Información y su medio de soporte.
 Política: Intenciones y dirección de una organización, como las expresa
formalmente su alta dirección.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo un proceso.
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada de resultados.
 Producto: Salida de una organización que puede producirse sin que se
lleve a cabo ninguna transacción entre la organización y el cliente.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.

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 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
 Sistema de Gestión de Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar
una organización con respecto a la calidad.

4. RESPONSABLES.

 Representante legal.

 Gerente general.

 Director Administrativo.
 Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos se
encuentran disponibles.
 Incluir los nuevos documentos dentro de la estructura documental
definida y mantener actualizados los Listados Maestros.
 Garantizar la conservación y recuperación de la información
documentada
 Jefes de procesos.
 Realizar la creación de la información documentada de apoyo, de
acuerdo al proceso documentado en esta ficha.
 Hacer la revisión y aprobación de los documentos.
 Informar la necesidad de modificar o actualizar documentación.
 Identifican los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos.

5. REFERENCIAS.

 NTC ISO 9001:2015, numeral 7.5 Información documentada.

 NTC ISO 9000: 2015, Sistemas de gestión de la calidad- Fundamentos y
Vocabulario.
 Decreto 1072: 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.

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6. DESARROLLO

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

AREA
ACTIVIDAD / AREA
N° DESCRIPCION CARGO PARTICIPANT
TAREA RESPONSABLE
E
Un documento puede
Determinar si se requiere
crear o actualizar un

documento del Sistema de

Gestión Integrado.
Corresponde a:
Identificar la
necesidad de a. Necesidades de las
elaborar, dependencias de la Todas las
entidad. Profesio Oficina asesora
1 modificar o dependencias de
b. Iniciativa de la oficina la entidad nal de planeación
anulación de
un asesora de
documento planeación.
c. Planes de
mejoramiento del
sistema integrado de
gestión.
En lo mejor de los casos se
debe solicitar el
acompañamiento del gestor
de la dependencia líder de
los procesos de la oficina
asesora de planeación, el
cual ha sido asignado
previamente como enlace.

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Previo envió de la solicitud
de creación, modificación, o
anulación del documento
por medio de memorando el
profesional que se asigna
de la oficina asesora de
planeación validara que los
Analizar la
ajuste opten por el
necesidad del
cumplimiento de estos
diseño, Todas las
procedimientos. Oficina asesora Profesio
2 modificación dependencias
de planeación nal
o anulación de la entidad
Se podrían generar algunas
del
observaciones relacionadas
documento
con:
a. La no convivencia de
su desarrollo.
b. La viabilidad de ser
aprobado el
documento
metodológicamente.
Al contar con la viabilidad
del documento, se debe
identificar en conjunto con el
gestor y el funcionario de la
oficina asesora de
planeación, las
dependencias en su
Identificar las operación, ya sea como
dependencia líder o participante.
s que Con el propósito de incluir
Dependencia de Profesio Oficina asesora
3 participaran diferentes puntos de vista, y
la entidad nal de planeación
en el diseño tenerlos en cuenta en la
del estructuración del
documento documento se citara a
reunión y como evidencia se
levantara acta en el
sistema. Teniendo en
cuenta como mínimo en su
desarrollo las áreas
participantes, principales
decisiones y observaciones.
4 Crear, ajustar Finalizando el proceso de Dependencia de Profesio Oficina asesora
o anular los validación y de acuerdo con la entidad nal de planeación

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documentos. el tipo de requerimiento
solicitado (creación, ajuste o
anulación) se tendrá en
cuenta:

- Creación de
documentos:
Las áreas podrán crear
documentos y/o formatos
que incidan en los procesos
del SIG, tales como:
manuales, instructivos,
políticas, guías, protocolos,
entre otros. La codificación
e inclusión de los mismos
en los Listado Maestros
será responsabilidad del
director administrativo. El
código asignado a un
documento y/o formato lo
identifica de forma unívoca
y no se varía en las
sucesivas revisiones y/o
modificaciones, las cuales
se indican mediante el
número de versión o edición
que no se considera parte
del código de identificación.
- Documentos ajustados
y anulados
En caso que La
modificación de los
documentos y/o formatos ya
sea para modificación o
anulación, deberá ser
notificada al Coordinador
administrativo, quien
enviará por correo
electrónico la última versión
del documento en formato
editable para que este sea
modificado. Cuando se haya

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realizado la
modificación/actualización
del documento, deberá ser
enviado por el área o
personal encargado
nuevamente al Coordinador
administrativo para su
publicación y cambio de
versión. Esto se establece
con el fin de evitar que se
trabaje sobre versiones
desactualizadas que
propicien la duplicidad de
documentos; además
porque requerimos conocer
dichas actualizaciones para
poder registrar dicha
información en los Listados
Maestros, los cuales deben
estar actualizados.

7. REGISTRO Y ANEXOS

8. CONTROL DEL CAMBIO / MODIFICACION

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9. ELABORACION / REVISION / APROBACION

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