REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

“RAFAEL MARIA BARALT”

VICERRECTORADO ACADÉMICO

PROGRAMA POSGRADO

MAESTRÍA GERENCIA FINANCIERA

CONTROL ORGANIZACIONAL

Autor:

Lcdo. Luis Jose Mata Marin

C.I. 23.757.240
 Introducción
Estamos acostumbrados a escuchar que el control organizacional es un sistema. Parece
que esta afirmación se acepta de antemano como algo obvio, sobre lo cual no se discute. Sin
embargo, la experiencia empírica en la evaluación de distintos sistemas de control en varias
organizaciones permite establecer que más que un sistema, las organizaciones se enfocan en el
diseño e implementación de los diferentes elementos que constituyen el sistema de control y se
olvidan, así, de las interrelaciones entre ellos. Y es precisamente esta interrelación y no la
existencia y adecuado funcionamiento de sus elementos o componentes, la que configura el
control como un sistema.
Concepto de Control

Según Henry Fayol, el control consiste en verificar si todo ocurre en conformidad con las
instrucciones emitidas y con los principios establecidos.

Según Chiavenato, El control es una función administrativa, es la fase del proceso

administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita.
De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

Como concepto general podemos decir que el control es el proceso de determinar si las
actividades que se están realizando en la organización se están haciendo de manera eficiente. Es
el elemento administrativo se encarga de cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo a los
planes establecidos.

El Control Organizacional

El control organizacional se concibe como un sistema cuyo propósito es garantizar el

cumplimiento de los objetivos de una organización. Además, se entiende un sistema como un
conjunto de elementos, interrelacionados entre sí, en busca de un objetivo determinado. Al cruzar
estas dos definiciones puede decirse que el control organizacional, concebido como un sistema,
se ocupa de la interrelación de las habilidades, preceptos, decisiones, estructuras y dispositivos
utilizados para ordenar, ajustar, medir y evaluar el comportamiento de las personas y el uso que
ellas hacen de los recursos con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de una
organización. En este sentido, el control organizacional se asimila al marco administrativo que
regula las acciones de la organización para encaminarla al cumplimiento de sus propósitos. Así,
el control tiene la obligación de mantener la coherencia y la consistencia de las acciones
organizacionales en relación con sus propósitos. Por coherencia se entiende la interrelación y
conexión entre los elementos o acciones administrativas y por consistencia, el equilibrio y
estabilidad del sistema. Ambos propósitos se logran mediante dos prácticas fundamentales: la
regulación de las acciones y la verificación de las mismas.

Importancia del Control Organizacional

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de
los planes se puede desviar. El control se emplea para:
 Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para
eliminar errores.

 Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización.
Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios
nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se
aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los
gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda
a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.

 Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para
un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los
ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los
clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos
y servicios a su medida.

 Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas
competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi
Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia
puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el
principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o
servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del
consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por
encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la

administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de
fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de
control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los
empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
Bases del Control Organizacional

Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría traer a nuestra memoria y fijarnos en la
clase de geometría cuando nos explicaban que un triángulo está conformado por dos elementos
principales: base y altura. Para aquel entonces bastaba fijarnos en la parte inferior de la figura y
darnos cuenta que sin aquella base ¿sería acaso posible la estabilidad del triángulo? Asimismo,
funciona con el control organizacional y sus basamentos, podríamos decir que el control se basa
en la consecución de las siguientes actividades:

 Planear y organizar.

 Hacer.

 Evaluar.

 Mejorar.

 Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar
la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe
hacerse y cómo.

 El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los

objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona detalles sobre lo
que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta
información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar.

 El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información obtenida

con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser
necesarias tomar.

 La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que
hacen perder el equilibrio al sistema.

Elementos del Control Organizacional

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:
  Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los
estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un
criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen
cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:

o Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias,

cantidad de materias primas, números de horas, entre otros.

o Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de

calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

o Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado

producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.

o Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración,

costos de ventas, entre otros.

 Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar
lo que se está haciendo.

 Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del

control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para
verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño
esperado.

 Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el
desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una
medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar
esperado.

Descripción del sistema de control organizacional

Como se dijo antes, el control organizacional ordena, ajusta, mide y evalúa las acciones de una
organización para garantizar el cumplimiento de sus propósitos mediante el mantenimiento de la
coherencia y la consistencia de sus actividades. Así, las acciones asignadas al sistema de control
pueden, en consecuencia, dividirse en dos grandes grupos: la regulación del comportamiento de
la organización y la verificación del cumplimiento de aquello que ha sido preestablecido.

Acciones de regulación

Se dice que un sistema está regulado cuando se comporta o funciona orientado hacia el
cumplimiento de un fin y evita o atenúa los hechos que puedan impedir o afectar la consecución
de su propósito.11 Así, se entiende por regulación el ajuste del funcionamiento de un sistema a
sus fines. Desde el punto de vista organizacional, es preciso distinguir dos momentos en los que
se ejecuta dicha regulación: el de la declaración de los propósitos y de la elección de los medios
para lograrlos y el momento de la ejecución de las acciones.

Direccionamiento Estratégico

El direccionamiento estratégico corresponde al primer momento de regulación del

quehacer de una organización. Su propósito es definir las estrategias que han de llevarse a cabo
para mantener la pertinencia de la organización en relación con su entorno. Es preciso, entonces,
que las acciones de una organización se orienten hacia la satisfacción de los propósitos de los
diferentes grupos de interés que ven en ella un medio para la satisfacción de sus propios fines.
De manera resumida, el direccionamiento estratégico, establece los propósitos de la organización
y orienta o regula sus acciones hacia el cumplimiento de los mismos.

Para cumplir con su cometido, el direccionamiento estratégico utiliza dos mecanismos básicos de
regulación: la formulación de la estrategia y su implementación.

- Formulación estratégica: La formulación de la estrategia se encarga de definir el futuro

deseable y posible para la organización en el entorno donde esta interactúa, mediante la
definición de los propósitos que han de orientar las acciones que se ejecutan. Según
Ackoff (2004,131), toda organización define tres tipos de propósitos:
- Las metas. Los fines que se espera alcanzar dentro del período cubierto por el plan.
- Los objetivos. Los fines que no se espera alcanzar sino hasta después del período para el
que se planea, pero hacia los que sí se puede avanzar dentro de este período.
- Los ideales. Los ideales son los fines que se suponen inalcanzables, pero hacia los cuales
se cree que es posible avanzar
 - Implementación estratégica: La implementación estratégica se refiere a las formas
utilizadas para concretar las acciones que permitan la realización de la estrategia.

Ejecución del trabajo

Si bien son muchos los dispositivos que permiten la regulación del trabajo durante su
ejecución, nos centraremos aquí en señalar algunos de los más usados para la coordinación y
dirección del mismo. Tal vez los más importantes tienen que ver con la gestión de los procesos,
que constituye la manera adoptada por una organización para dividir y establecer la forma como
el trabajo debe ser realizado para cumplir con el propósito de la organización y con la gestión del
recurso humano que busca desarrollar el potencial que cada persona pone a disposición de la
organización.

Gestión de los procesos

Su propósito es regular la manera de ejecutar el trabajo en una organización con el fin de

reducir su complejidad haciéndolo más predecible y eficiente. Despliega con mayor o menor
énfasis el mecanismo de coordinación descrito arriba como normalización de los procesos.

Gestión del recurso humano

Su propósito es regular el comportamiento de las personas y la relación entre ellas, a fin

de garantizar la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las labores que les han sido asignadas y
que son necesarias para el cumplimiento de los objetivos. La regulación que se efectúa en este
punto va desde el establecimiento de las normas éticas que han de seguirse, pasando por la
definición de las políticas y los procesos de reclutamiento, selección, mantenimiento,
compensación y retiro del personal, hasta la definición de códigos de vestuario o de conducta, en
los que se prescribe la manera de abordar la comunicación organizacional y la interrelación entre
las personas

Verificación

Tal vez es esta acepción la más común cuando se habla de control. Consiste en la
confrontación entre aquello que se diseñó o planeó con relación a lo efectivamente realizado, en
búsqueda de desviaciones y posibles acciones de mejoramiento. Básicamente una organización
utiliza dos dispositivos de verificación: el monitoreo de las actividades y la auditoría. El primero
se ocupa de la observación directa y permanente de las actividades, efectuada por quienes tienen
la responsabilidad de su ejecución, con el fin de identificar desviaciones y corregirlas en el
menor tiempo posible. La segunda se ocupa de un examen de las actividades, realizado por una
tercera persona independiente a quien tiene la responsabilidad directa por la ejecución del
trabajo, con el fin de dictaminar o certificar si éste ha sido realizado de acuerdo con lo planeado,
identificar desviaciones importantes y proponer acciones tendientes a su corrección.

Monitoreo

Consiste en el seguimiento realizado a las acciones cotidianas. Involucra las actividades

de seguimiento y de supervisión. Su propósito es evaluar la realización del trabajo con el fin de
identificar desviaciones y corregirlas en el menor tiempo posible. Para ello se sirve de varios
dispositivos entre los que se cuentan la evaluación de los indicadores de gestión, las reuniones
administrativas, el seguimiento a los presupuestos y la evaluación del personal, entre otros

Auditoría

La auditoría consiste en el “examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos,

actividades, operaciones y resultados de una organización, en un período determinado con el fin
de emitir juicios fundados sobre el cumplimiento de los proyectos de la organización, la
confiabilidad de la información financiera, y de informar sobre fraudes o errores involuntarios
presentados en el período de evaluación. Este examen es regulado por las Normas
Internacionales de Auditoría, las cuales proporcionan metodologías reconocidas
internacionalmente como válidas.
 Conclusión

El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y
evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es
un proceso esencialmente regulador.

La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades

principales: Corregir fallas o errores existentes: Y Prevenir nuevas fallas o errores de los
procesos.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo
tiempo a la empresa, pudiendo clasificarse en: Control Preliminar, Control concurrente, Control
posterior

El control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las variables

organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales que influyen o pueden llegar a
influir sobre los objetivos de la empresa.

La aplicación del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede generar
distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicación indistintamente del proceso que se
quiera "controlar" es importante porque establece medidas para corregir las actividades, de forma
que se alcancen los planes exitosamente, se aplica a todo; a unidades, a personas, y a los actos,
determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no
vuelvan a presentar en el futuro, localiza los sectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen las medidas correctivas, proporciona información acerca de la
situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en el proceso
de planeación, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicación incide directamente
en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de
todos los recursos de la empresa.

Bibliografía

- Maria Rocio Arango Restrepo 2.007 Control Organizacional ¿Sistema o Agregado de

Elementos?

- https://es.scribd.com/doc/22971012/Control-Organizacional