ACTA No 009

18 DE NOVIEMBRE DE 2019

En el municipio de Guaranda sucre a los 18 días del mes de Noviembre de 2019,

siendo las 02:00 PM se reunieron los integrantes del comité municipal para la
atención integral al Adulto Mayor, para tratar el siguiente orden del día.

 ORACION
 LLAMADO A LA LISTA Y VERIFICACION DEL QUORUM
 REPORTE DE NOVEDADES Y APROBACION DE LA MISMA
 CLAUSURA

Dando cumplimiento al orden del día damos paso al primer punto.

 ORACION

Se hizo una oración para dar inicio dándole gracias a Dios.

 LLAMADO A LISTA Y VERIFICACION DE QUORUM

Se procedió a realizar el llamado a lista verificando la asistencia de los siguientes

Miembros:
1. DIANA PATRICIA CASTRO LEGUIA COORDINADORA COLOMBIA MAYOR
2. JESUS ROYERO GUERRERO SECRETARIO DE GOBIERNO
3. ELVIA CARINA ZAMBRANO COORDINADORA SALUD PUBLICA
4. CARMELO BERNARDO LEGUIA BENEFICIARIO DEL PROGRAMA
5. MARIA MAGDALENA BALDOVINO BENEFICIARIA DEL PROGRAMA
6. RODOLFO ARAGON ORDOÑEZ BENEFICIARIO DEL PROGRAMA
7. VICTOR JULIO PASCUALES ALVAREZ BENEFICIARIO DEL PROGRAMA

 REPORTE DE NOVEDADES Y APROBACION DE LA MISMA

El coordinadora del programa DIANA PATRICIA CASTRO LEGUIA, da a conocer las

novedades enviadas por el consorcio Colombia mayor, además aquellas novedades que se
presentaron en el transcurso del mes a través de visita domiciliaria, con el fin de darle
solución de retiro, activación e ingreso según sea el caso. A continuación los siguientes
motivo.
El coordinador del programa reporto con sus respectivos soportes 1 novedad de retiros: 5
por fallecimiento,.
El coordinadora Municipal de COLOMBIA MAYOR da por terminada la reunión

agradeciendo la asistencia de los presentes, culminado siendo las 03:00 PM.

Firmas:

|
DIANA CASTRO LEGUIA
Coordinadora Colombia mayor

JESUS ROYERO GUERRERO

Secretario de Gobierno

ELVIA KARINA ZAMBRANO PASGUALES

Coordinadora Salud Pública

BERNARDO LEGUIA TORRES

Beneficiario del programa

MARIA MAGDALENA BALDOVINO

Beneficiaria del programa

RODOLFO ARAGON ORDOÑEZ

Beneficiario del programa

VICTOR JULIO PASCUALES ALVAREZ

Beneficiario del programa

Acta 001
 Empalme final OFICINA Adulto Mayor
El día 4 de Diciembre de 2019, siendo las 2:00 p.m. se reunieron en la oficina Colombia
Mayor, el funcionario de control interno José Miguel Navarro, Diana Patricia Castro Leguía
coordinadora programa Colombia mayor, por parte de la administración municipal vigente,
y Kellys Barriosnuevo Arrieta, Mayerlis Lizarazo Beltrán, Daris Luisa padilla Bariosnuevo,
Ever David Moreno Varela por parte de la comisión de empalme de la administración
entrante con el fin de hacer el empalme final de dicha dependencia de la siguiente forma:
1) Atención a los adultos Mayores: se constata que existe una oficina encargada de atender
el programa de solidaridad con el adulto mayor “Colombia mayor”.
2) Cobertura Adulto Mayor: El programa Colombia Mayor en el municipio de Guaranda tiene
una cobertura que beneficia a 1004 adultos mayores.
3) Subsidio Económico en el programa 2016 – 2019:
2016 -2018 subsidio bimensual: $110.000
2019 mensual: $60.000.
4) Relación y número por año: no tiene información alguna del programa en los años 2016 a
2018, dado que no hubo entrega formal del funcionario que laboró en este lapso de
tiempo. En el año 2019 contaba con 996 beneficiarios, a la fecha ha crecido en ocho
beneficiarios por cobros oportunos, es decir en la actualidad son 1004 beneficiarios.
5) Valor Incentivos: el valor del incentivo es de $60.000 mensuales.
6) Discriminación y total de los pagos en el año: la información en documentos físicos se
encuentra en una carpeta nominada Carpeta de Novedades 2019, sin organizar, sin foliar.
Existen nominas o instructivos de pago en medio magnético, al igual que instructivos de no
cobro que constituye una novedad.
7) Priorizados: Este proceso se tramita en línea una vez hecha la solicitud para pertenecer al
programa, este mismo es quien prioriza por edad, discapacidad, puntaje de Sisben,
desplazados, vive sola, ingresos inferiores.
8) Numero de priorizados: A la fecha hay priorizados 580 adultos mayores.
9) Novedades Fiduagraria Equidad: la oficina de Colombia mayor realiza novedades por
fallecimiento, traslado a otro municipio, cambio de condición, retiro voluntario, solicitud
de desbloqueo por no cobro consecutivo superior a 4 meses, retiro por cambio de ingreso.
10) Reporte de balance de ejecución Colombia mayor 2016-2019 informe bimensual a la
secretaria de salud sobre actividades de hábitos de estilo de vida saludables con el
adulto mayor: No hay actividades ni reportes a la secretaria de bienestar social. Archivos
físicos: archivos físicos sin foliar año 216 -2017 , no existen archivos físicos 2018 2019,
existe archivo 2019 en medio magnético. 2018 no se encontró archivo ni físico ni en medio
magnético.
La funcionaria manifiesta que no tiene archivos en medios magnéticos del programa del
año 2016 a 2018 dado que no le hicieron entrega de claves del correo institucional.
11)
12) Informe de gestión del adulto mayor: la funcionaria presenta informe de gestión realizado
en el mes de octubre de 2019. Y anexa en medio físico el informe, no foliado.
13) Recomendaciones o asuntos pertinentes por desarrollar en los próximos años: la
funcionaria actual recomienda: una persona de apoyo en la oficina, acondicionamiento de
la oficina, continuidad contractual para evitar traumatismo en el programa, una persona
encargada del aseo.
14) Inventario de muebles y enseres oficina adulto mayor: la funcionaria manifiesta no haber
recibido inventario de la oficina de parte del funcionario anterior, por lo tanto se relaciona
inventario ocular: computador de mesa LG en buenas condiciones, con sus respectivos
periféricos (teclado, mouse, impresora láser hp) CPU, escritorio de madera, archivador en
madera. Aire acondicionado, 3 sillas plásticas, silla giratoria, directorio líderes,

En el archivador se encontraban los siguientes elementos no foliados:

a) A-Z RNA información de niños 2014
b) A-Z Adulto Mayor copia de cedula, paquete de priorización
c) A-Z Adulto Mayor cedulas 2012
d) A-Z Fosyga 8 agosto de 2012
e) A-Z Fosyga adulto mayor 13 de agosto de 2013
f) A-Z Novedades 2013
g) A-Z Control y crecimiento hogar agrupado
h) Paquete documentos de cedulas
i) Documentos enviados 2019, oficios solicitud de publicidad.
j) Novedades 2019, formatos para discapacitados
k) Formato Poderes
l) Documentos recibidos 2019
m) Novedades 2019 agosto-diciembre
n) Priorizados 2019
o) Formato para postulación al subsidio 2019
p) Reporte de novedades 2017
q) Documentos enviados 2017
r) No cobro 2017-2018
s) Documentos recibidos Colombia Mayor 2017
t) Oficios varios municipales 2017
u) Programa nuevo comienza en sobre de manila
v) Quejas y reclamos 2017-2018 formatos
w) Notificaciones publicaciones 2017-2018
x) Programa nuevo comienzo 2017
y) Formato para postulación del subsidio programa adulto mayor
z) Novedades Colombia mayor mayo 2016
aa) Novedades Colombia mayor marzo de 2016
bb) Estudio socio económico Rosa Genes
cc) Red Unidos Guaranda
dd) Documentos enviados Colombia mayor
ee) Novedades Colombia mayor 2016
ff) Documentos recibidos enero de 2016
gg) Informe de oficina adulto mayor
hh) Actualización de base de datos 2016
ii) Nomina 2017
jj) Nomina 2016
kk) Novedades tramitadas 2018
ll) Novedades adulto mayor 2018
mm) Certificados de defunción 2018
nn) Primer corte de priorización 2018
oo) Certificación para postulación a subsidio 2018
 pp) Soporte historias clínicas de beneficiarios
qq) Documentos recibidos Colombia mayor 2018
rr) Oficios varios municipales 2018
ss) Documentos enviados Colombia mayor 2018
tt) Actas de compromiso
uu) Novedades año 2016
vv) Priorización adulto mayor 2016
ww) Priorizado con Sisben en otro municipio
xx) Manual de proceso código de ética y mapa de proceso

Siendo las 6: 20 p.m la comisión de empalme dio por concluido el ejercicio.

En constancia firman:

José Miguel Navarro Mayerlis Lizarazo Beltrán

Control Interno Comision

Diana Patricia Castro Leguía Daris Luisa Padilla

Barriosnuevo
Coordinadora Oficina Adulto Mayor Comision

Kellys Barriosnuevo Ever David Moreno Varela

Coordinadora emplame Comision

ACTA PARCIAL DE EMPALME N°001

OFICINA GESTORA SOCIAL
El día 9 de Diciembre de 2019, siendo las 9:00 a.m. se reunieron en la oficina de la
GESTORA SOCIAL el funcionario de control interno José Miguel Navarro, POR PARTE
DEL EQUIPO SALIENTE: JESUS ROYERO GUERRERO identificado con la Cedula de
Ciudadanía N° 6.797.687 y LILIBETH DIAZ SALAS identificada con la Cedula de
Ciudadanía N° 1.143.248.484 y POR PARTE DEL EQUIPO ENTRANTE LOS
SEÑORES: SUGEY LOPEZ NAIZZIR, MAYELIS LIZARAZO BELTRAN, EVER
DAVID MORENO VARELA Y KELLY BARRIOSNUEVO ARRIETA Con el fin de
hacer el empalme de dicha dependencia de la siguiente forma:
1. Una vez verificada la lista de chequeo se pregunta si existe en la Dependencia un
Organigrama en el Despacho con todas y cada una de las actividades propias de esta, se
respondió a la pregunta que este no existe, y no se tiene conocimiento de la
implementación de organigramas en la dependencia.
2. En cuanto a las AUTOGESTIONES REALIZADAS por parte de la Gestora Social RAIZA
VALENCIA SALAS se dice, si se realizaron gestiones para actividades, de las cuales no
reposan evidencias en la oficina de gestora social, sin embargo, se hace relación a que se
gestionó un contrato de infraestructura para el Centro de Vida de los cuales no reposan
archivos que sustente la misma. Se menciona que solo maneja el programa ADULTO
MAYOR.
3. En relación a los siguientes temas la información es nula:
 Logros de apoyo interdisciplinario
 Entidades benefactoras
 Programas adoptados por el despacho de la Gestora Social
 Programas facilitados por la gestora social
 Eventos lúdico- culturales y educativos
 Capacitaciones

De los anteriores se menciona que, si se realizaron algunas actividades, pero en la oficina

no existe una relación de ellos, por lo tanto, no se hace entrega y no se recibe información
alguna sobre éstos por parte de la administración entrante. Se menciona no tener
conocimiento de partidas presupuestales y demás que hagan parte de esta dependencia para
la realización de eventos.

4. En cuanto a la obligación de realizar y hacer entrega del INFORME DE GESTIÓN, esta

dependencia no hace entrega del respectivo informe a la administración entrante, como
quiera que no existe, Por lo consiguiente, serán las autoridades competentes quienes se
dirijan a este tema.
5. Se deja constancia, que la dependencia no maneja archivos físicos, por tal razón no hacen
uso o dan cumplimiento a la ley general de archivos.
6. No existen o no se manejan plataformas digitales o en línea.
7. INVENTARIO DOCUMENTAL:

DOCUMENTOS FOLIOS
Carpeta documentos recibidos gestora Sin foliar
social
Una AZ con documentos que contiene Sin foliar
copias de cedulas y formatos de auto
reconocimiento.
Una AZ con documentos que contiene Sin foliar
copias de cedulas y formatos de auto
reconocimiento.
Carpeta documentos varios Sin foliar y sin marcar la carpeta
Carpeta oficios 2018, contiene plan de Sin foliar
acción de infancia, adolescencia, y familia
de 2018
Carpeta oficios 2018 Sin foliar
Carpeta oficina gestora social (oficios) 2018 Sin foliar
Carpeta sin marcar Sin foliar
Documentos recibidos gestora social Sin foliar

8. INVENTARIO MUEBLES Y ENSERES

CANTIDAD MUEBLES O ENSERES ESTADO

2  Caja de libros ANTOLOGIA DE POESIAS Buen estado
ETERNAS (AUTOR: RAFAEL ORDOÑEZ
SAMPAYO) (116 EJEMPLARES)
 Caja de libros ANTOLOGIA DE POESIAS
ETERNAS (AUTOR: RAFAEL ORDOÑEZ
SAMPAYO) (80 EJEMPLARES)
1 Silla reclinable Buen estado
1 Escritorio de oficina en madera Buen estado sin llaves
1 Escritorio sencillo Buen estado sin llaves
1 Aire acondicionado SAMSUNG Buen estado
6 Sillas plásticas Buen estado
1 Árbol navideño pequeño Buen estado
1 Baño fuera de funcionamiento Mal estado
4 Banderas ( 3 del departamento de sucre y Regular estado
1 del municipio de Guaranda)
2 Bastones Mal estado
3 Liras inglesas sin golpeador y sin Mal estado
cargador
2 Clarinetes conductor, con estuche Buen estado
2 Juegos de platillos Mal estado

9. OBSERVACIONES:

Se anexa Acta de recibido de instrumentos para la banda de paz de fecha octubre 23

de 2017 donde se observa una relación de instrumentos que no se encuentran
reposando en la oficina de la Gestora social muy a pesar que según acta los
instrumentos deben reposar en la oficina de la gestora social de este municipio para
efectos de ser vigilados y contabilizados por la Sra. EMPERATRIZ GAMARRA
secretaria de Gestora Social esta debía entregarlos al instructor de la banda para las
prácticas y recibirlos completos para efectos de que estos deben reposar en esta
oficina.
Se deja constancia que se debe realizar inspección ocular a fin de verificar que los
instrumentos que se encuentran en el Acta si correspondan y se verifique el estado en
que se encuentren como quiera que los responsables por parte del equipo saliente
mencionan que estos reposan en poder del señor EDUARDO GARCIA PEINADO
quien fungía como instructor de la Banda de Paz y para ello se coordinó una segunda
sesión de Empalme para el día 10 de diciembre del presente año a las 2:00 pm
Se hace claridad también, que la oficina de la Gestora social, se encontraba a cargo de
la Sra. EMPERATRIZ GAMARRA y ahora se encuentra bajo responsabilidad de la
Sra. LILIBETH DIAZ SALAS quien hace mención no haber recibido dicha
dependencia inventariada, o con los requisitos formales para tal obligación.

Mayelis Lizarazo Beltrán

Equipo entrante empalme
CC.

Sugey López Naizzir

Equipo entrante empalme
CC.

Ever Moreno Varela

Equipo entrante empalme
CC.

Kelly Barriosnuevo Arrieta

Equipo entrante empalme
CC.

Jesus Royero Guerrero

Equipo Saliente empalme
CC.

Lilibeth Diaz Salas

Equipo Saliente empalme
CC.