Grupo “Los Estrategas”

 Almeida Cusi, Joe

 Paulet Espinozo, Arturo
 Pretel Quintanilla, Héctor
 Quispe Sánchez, Edson
 Rebaza Prada, Carlos

Caso de Estudio: VENTAS CON ANALISIS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Gerente General ha planteado ciertos elementos de juicio, como por ejemplo:

a) Los clientes se quejan de que pactan un precio con el vendedor pero en la factura
aparece un precio distinto (mayor).
b) Existe un alto índice de incobrabilidad.
c) Elevados costos administrativos
d) Confusión acerca de las reales existencias de mercaderías.
Que le hacen suponer que se necesita una revisión de los procedimientos
administrativos.

 Calidad de los procedimientos vigentes:

 Operaciones
Rutinarias: 41
Intelectuales: 2
 Número de controles: 1
 Número de formularios e información que contienen
4 formularios: notas de ventas
7 formularios: vales de salida
3 documentos: facturas
1 documento: minuta contable
1 documento: minuta contable de Cuentas corrientes
Total: 16 documentos
 Valor agregado: 0

 Identificación de los problemas:

 ¿Cómo está?
- Incoherencia entre los precios acordados entre el vendedor y
comprador; y la factura en la entrega del producto.
- Alto índice de incobrabilidad.
- Elevados costos administrativos.
- Confusión sobre las existencias.
 ¿Cómo debería ser?
- Un simple acuerdo y registro directo de la venta.
- Una cobranza efectiva.
- Costos administrativos cómodos.
- Un registro simple y directo a cargo de una sola persona sobre las
existencias.
  ¿Por qué la diferencia?
- La existencia de dos registros, contabilidad de almacén y almacén
sobre las existencias.
- La emisión de dos minutas creadas con diferentes criterios.
- Existencia de áreas que no efectúan registros importantes.
- Documentos innecesarios.
- Áreas que efectúan procesos rutinarios repetitivos entre sí.
- Falta de fuerza de ventas.
 ¿Qué efectos trae?
- Elevadas pérdidas de dinero.
- Pérdidas de clientes potenciales.
- Problemas con las Sunat al efectuar la revisión para medir los
impuestos.
- Bajas utilidades del ejercicio de las ventas.
- Confusión en el área de contabilidad debido a las dos minutas que
ha recibido.
- Lentitud en el proceso de la información.

Para la solución:

Vendedor:
1) Recoge personalmente o telefónicamente datos del cliente.
Rutinaria
2) Verifica si el cliente es sujeto a crédito. Si el cliente es sujeto a crédito ir al paso
3. Si no se comunica que no es posible ejecutar su pedido.
Intelectual
3) Recoge personalmente o telefónicamente el pedido del clientes.
Rutinaria
4) Consulta al software de base de datos de los productos y verifica si existe la
disponibilidad de los productos. Si hay pasar al punto 6, si no, pasar al punto 5.
Intelectual.
5) Se le ofrece producto de características similares al cliente, si este decide optar
por el producto alternativo, pasar al paso 6, si no, comunicar al cliente la fecha
de la llegada del producto que pide.
Intelectual.
6) Registrar el pedido en el software, llamar al cliente para la confirmación del
pedido y emitir una factura de venta y su copia respectiva.
Rutinaria (2 documentos, factura)
7) Separa los productos del pedido.
Rutinario
8) Al recogerse el pedido, entregar al comprador el original de la factura y sellarlo
con su copia.
Rutinario.
9) Registrar la compra en el software de contabilidad de la empresa y en el
software de base de datos de los productos. Archiva la copia de la factura
definitivamente.
Rutinario.
 Calidad de los procedimientos vigentes:
 Operaciones rutinarias e intelectuales
Rutinaria: 6
Intelectual: 3
 Número de controles: 0
 Número de formularios e información que contienen
2 documentos, factura
Total: 2
 Valor agregado: 0

 Consecuencias de la implantación de la solución:

 Reducción del personal.
 Adquisición de software.
 Adquisición de equipos (hardware).
 Capacitación del personal para el uso del software.
 Gastos por mantenimiento del equipo.
 Establecer relaciones con INFOCOR para la base de datos de posibles
clientes.