RECETA ECONOMICA Y EFECTIVA: TABLERO DE COMANDO PARA RRHH

Por el Dr. (LA) Juan D. Medina – Universo económico – Dic 1997

Cómo hacer para sumarse a esta herramienta del Control de Gestión

Lo Presentamos

El Tablero de Comando del área de Recursos Humanos constituye una herramienta

fundamental de control de gestión empresaria en un marco caracterizado por:

 Globalización de la economía
 Alta competitividad en los negocios
 Calidad total en los servicios y productos ofrecidos al mercado, con una marcada
inclinación hacia la satisfacción del cliente.
 Revisión constante de estructuras y procesos organizativos
 Actividades complementarias en un contexto de diversidad
 Cambios acelerados en el entorno
 Constante valorización del conocimiento como información procesada y aplicada
 Marcada tendencia hacia la dirección por objetivos
 Creciente utilización de retribuciones variables

Las actividades desarrolladas en el ámbito de los recursos humanos se caracterizan

generalmente por ser, debido a su naturaleza, de difícil ponderación y mensura en términos
económicos.

Beneficios

Muchos de los beneficios (tangibles e intangibles) que se generan como consecuencia del
normal desarrollo resulta muchas veces dificultoso para los ejecutivos del área demostrar a la
alta dirección los beneficios que obtendría la corporación como consecuencia de implantar un
programa de capacitación, un plan integral de desarrollo de sus recursos humanos o bien,
determinada política en sus relaciones laborales, para nombrar algunos ejemplos.

No debemos olvidarnos de que el principal objetivo de una empresa es la rentabilidad. Es una

condición imprescindible para su existencia y continuidad en el tiempo. El secreto reside en
cómo lograrla, aunque esto parezca fácil y obvio, y al mismo tiempo, en qué proporción
contribuye la gestión de recursos humanos en el logro del objetivo común.
En la actualidad, los empresarios han tomado mayor conciencia de que las compañías son
organismos vivientes, formados por cada uno de los seres humanos que las componen e
interactúan entre sí. Independientemente del rol que desempeñen, constituyen el recurso
fundamental para el éxito o fracaso de sus emprendimientos. Las personas que integran la
organización constituyen su tesoro más preciado, siempre que contribuyan al logro de los
objetivos básicos, entre los cuales está, sin lugar a dudas, el de la rentabilidad.

Pero también es cierto que el mundo de los negocios se rige por “los números”, idioma
universal que permite demostrar la viabilidad de un proyecto y la rentabilidad de un
emprendimiento.

Nuestra Labor

Es entonces cuando la intervención del profesional en Ciencias Económicas, especializado en la

conducción y administración de recursos humanos, se torna de vital importancia, debido a su
“ventaja comparativa” en el dominio de “los números” gracias a la preparación brindada por su
currículum universitario, el cual contiene una mezcla equilibrada entre materias relacionadas
con las ciencias exactas y humanísticas. Es de destacar que el futuro de una empresa “se
fabrica”, y el profesional en Ciencias Económicas constituye, por sus conocimientos y
preparación, uno de los engranajes fundamentales en ese proceso de fabricación.

En el marco descripto, el Tablero de Comando para Recursos Humanos, que permite traducir en
términos numéricos las actividades cuantificables e interpretar aquellos acontecimientos
imponderables, se convierte en un sistema de información y de control de gestión
imprescindible para el desarrollo de las actividades del área.

Qué es y para qué sirve

El Tablero de Comando para Recursos Humanos es un sistema integrado de información y de

control de gestión, cuya finalidad principal es optimizar la toma de decisiones de los niveles
directivos y ejecutivos de la empresa.

Está constituido por una síntesis informativa y un compendio de los más relevantes indicadores
de la actividad del área, históricos y proyectados, documentados e interpretados en forma
periódica.

Representa, por sí solo, un sistema de información gerencial, cuyo contenido es de

fundamental importancia para analizar e interpretar la evolución de la gestión del área y los
sectores que la componen y para tomas las acciones correctivas en el momento oportuno.
Resulta de vital importancia como herramienta integradora de la actividad de la administración
de los recursos humanos, alineándola con los negocios de la empresa con una visión de
conjunto.

Dado que se trata de un sistema de información, debe reunir los requisitos y las características
del mismo, es decir, que debe ser oportuno, preciso, confiable y útil para la toma de decisiones.

Asimismo, de acuerdo con las características de su confección y a quienes va destinado, puede

contener información analítica, sintética y por excepción. Para este último caso, será necesario
fijar en forma previa Objetivos Predeterminados y Parámetros de Desvíos Aceptables.

Entre sus objetivos básicos podemos destacar:

 Cuantificación, análisis e interpretación de los acontecimientos y circunstancias

relacionadas con las actividades de recursos humanos.
 Análisis e interpretación, en forma estática o dinámica de los principales indicadores de
gestión.
 Control y seguimientos de políticas de gestión.
 Determinación de la eficiencia de las actividades y de las áreas que componen la
gerencia.
 Medición de la utilización racional de los recursos económicos disponibles.
 Contar con una herramienta útil para la función de auditoría de recursos humanos.
 Control de todas aquellas actividades que, mediante la comparación de los resultados
reales obtenidos respecto a los presupuestados, posibiliten tomas acciones correctivas a
fin de rectificar desvíos y alinearse con los objetivos oportunamente definidos.
 Contar con parámetros de medición homogéneos.
 Medir e interpretar el clima interno, individual y colectivo, laboral y gremial, a fin de
tomar decisiones e implantar nuevas políticas en el lugar y momento oportunos.

Quiénes lo utilizan

Sin prejuicio de que el Tablero de Comando para Recursos Humanos puede ser de utilidad a
destinatarios externos, su orientación principal apunta a destinatarios internos, se puede citar,
entre los más destacados, a la Dirección Empresaria, la Alta Gerencia y la Gerencia Media,
quienes lo usan como herramienta de información para la toma de decisiones (programadas o
no programadas, intuitivas o racionales) de acuerdo con la incumbencia y relevancia de las
mismas. Asimismo, constituye un elemento de suma utilidad para que los directivos no
especialistas en recursos humanos puedan entender más claramente las actividades
desempeñadas en el área.
Considerando que dentro de su estructura existe información analítica, puede además ser útil
para los niveles de jefatura, supervisión, grupos de trabajo y órganos asesorativos (staff) de la
organización, que podrán utilizar sus datos como base para generar distintos informes con
múltiples y diversos fines y destinatarios.

Que contiene

El tablero de Comando para Recursos Humanos contiene información sobre los

acontecimientos y actividades de las diferentes áreas que componen la gerencia.
Independientemente del tamaño de la empresa, de su actividad principal y su origen, las
funciones expuestas seguidamente se llevan a cabo, en mayor o menor proporción, con las
particularidades típicas de cada organización. Dichas actividades son, a título meramente
enunciativo:

 Organización de la empresa y procedimientos específicos del área.

 Compensaciones, beneficios y servicios.
 Presupuesto de mano de obra (cuando la actividad, tamaño y particularidades de la
empresa así lo aconsejan).
 Selección y reclutamiento de personal.
 Capacitación, desarrollo, comunicaciones y actividades recreativas.
 Servicio médico e higiene y seguridad en el trabajo (salud ocupacional).
 Administración de personal.
 Liquidación de haberes (función generalmente tercerizada en algunas empresas –
especialmente PYME -, o bien, bajo la responsabilidad de la Gerencia de Administración
y Finanzas en muchos casos).
 Relaciones laborales (individuales, pluriindividuales, grupales y gremiales).
 Auditoría de recursos humanos (actividad desarrollada generalmente por un órgano
staff, por Control de Gestión y en ocasiones por la propia Gerencia de Recursos
Humanos).
 La gerencia propiamente dicha (dependiendo del tamaño de la empresa,
fundamentalmente). En grandes corporaciones puede existir una Dirección de Recursos
Humanos, en cuyo caso será necesario contar con un Tablero de Comandos
“Consolidado”.

Las circunstancias, los elementos y los acontecimientos a cuantificar, analizar e interpretar se

pueden clasificar como:

 Cuantitativos (índices, estadísticas, gráficos’, cuadros y resultados de encuestas, entre

otros)
  Cualitativos (medición del clima organizacional interno, informes e interpretación y
comentarios de encuestas y entrevistas, elaboración de diagnósticos, programas de
comunicaciones).

Cuándo se hace

En situaciones normales, la periodicidad habitual del Informe que nos ocupa es mensual. No
obstante pueden elaborarse informes extraordinarios como consecuencia de finalizaciones de
períodos presupuestarios, cierres de balance u otros acontecimientos que, por su
trascendencia, así lo justifiquen y aconsejen.

Cuál es su estructura

Si bien su estructura dependerá básicamente de las particularidades de cada organización, la

habitual es la siguiente:

 Informe del período (consideraciones generales y breve reseña explicativa de la

evolución y el comportamiento de los principales indicadores de gestión, de los
acontecimientos destacados y del clima interno que se vive).
 Principales indicadores (no más de dos o tres páginas que contienen los principales
índices y estadísticas, ya sean éstos estáticos o dinámicos, históricos o proyectados,
específicos de la compañía o comparativos con otras organizaciones de similar
actividad).
 Cuerpo principal (contiene el desarrollo de índices, estadísticas, gráficos y cuadros, en
forma analítica).
 Resumen o compendio de índices (contiene la explicación de la fórmula de cada uno, la
fuente de información y las observaciones, que sea menester realizar, con el propósito
de clarificar su interpretación, especialmente para los directivos no especializados en
recursos humanos).

Los dos primeros aparatados están orientados a la dirección y a las gerencias, dadas las
características de la información.

El tercer apartado se inclina a los niveles medios de la organización, debido a que está
compuesto de información analítica para todo aquel que quiera profundizar en un tema
específico.

El cuarto persigue un objetivo didáctico y clarificador.

Qué ordenamiento tienen

El ordenamiento básico del Tablero de Comando responde a la siguiente clasificación:

  Por actividades o funciones.
 Por departamentos, secciones, equipos o áreas de trabajo.
 Mixto

Si la clasificación de la información responde en función del tiempo, el Tablero estará

formado por:

 Indicadores históricos (datos reales incurridos)

 Indicadores proyectados (datos pronosticados o presupuestados).
 Análisis e interpretación de los desvíos entre los indicadores históricos (o reales)
y proyectados.
 Indicadores de proyecciones de ajustes (utilizados para alcanzar los objetivos
luego de haberse producido los desvíos).

Más allá de la clasificación que se adopte, enunciamos a continuación la agrupación de índices

más usual que contiene un Tablero de Comando y detallamos los más relevantes en Cuadro
Anexo:

 Índices de estructura: cantidad, características de la dotación (procedencia, antigüedad,

edad, etc.) y su distribución (por lugar geográfico, gerencia, centro de costos, etc.).
 Relaciones entre las diferentes clasificaciones de los puestos y el alcance del control.
 Indicadores de estructura del área de Recursos Humanos, respecto al resto de la
organización y a compañías de similares características.
 Indicadores de resultados operativos respecto a la dotación.
 Índices relacionados con el presupuesto de mano de obra.
 Índices relacionados con las actividades desarrolladas en el área de salud ocupacional.
 Guarismos relacionados con el planeamiento de los recursos humanos, tales como
rotación y el análisis de sus causas, módulos de capacitación (cursos, horas dictadas,
etc.), ingresos, personal promocionado, etc.
 Relaciones vinculadas a Información General, como sueldos y cargas sociales abonados,
posicionamiento en la escala de remuneraciones, comparaciones con encuestas de
mercado o encuestas con otras compañías afines.
 Mediciones de las actividades de relaciones laborales y gremiales.

Etapas a cumplir en la elaboración del Tablero de Comando para Recursos Humanos

No debemos olvidarnos de que uno de los principales propósitos de esta herramienta es la

toma de decisiones, poniendo especial énfasis en el sentido de oportunidad de las mismas. “Es
inútil llamar al veterinario cuando el perro ya está muerto”, afirmaba un reconocido gerente de
Recursos Humanos.
Para tener siempre presente el sentido de oportunidad, es necesario elaborar un cronograma,
monitoreando constantemente su ejecución y cumplimiento.

Las etapas básicas que intervienen en su elaboración son:

 Obtención de los datos fuente

En esta etapa es fundamental contar con el “hard” y el “soft” adecuados, entre los que no
pueden faltar los siguientes:

o Sistema de liquidación de haberes

o Sistema integrado de gestión de recursos humanos
o Sistema presupuestario y contable
o Sistema específico para el área de Salud Ocupacional
o Sistema de comunicaciones
o Sistema de relaciones laborales
 Elaboración de estadísticas, cuadros, gráficos e índices.
 Análisis e interpretación de la información y tendencia de los indicadores
 Elaboración del informe propiamente dicho
 Toma de decisiones correctivas y replanificación de actividades
 Proceso de ejecución
 Proceso de control y monitoreo

Comentario final

El origen del Tablero de Comando para Recursos Humanos está íntimamente emparentado e
inspirado en los indicadores económico-financieros. Sin embargo, debido a la naturaleza de las
actividades desarrolladas en el área, la información por suministrar deberá ser mucho más
completa y enriquecida, no se circunscribirá exclusivamente a índices de gestión, sino que
tendrá que complementarse con toda la información (cuantificable o no) relacionada con el
clima social interno de la empresa.

El tamaño, extensión y complejidad del tablero de Comando dependerá de las características de

la organización.

Asimismo, podemos afirmar que, a partir de su implementación, el profesional en Ciencias

Económicas independiente o ejecutivo de recursos humanos estará “alineado” con los objetivos
globales del negocio, lo que le permitirá no administrar “a ciegas”.
Para que el uso de esta herramienta de gestión sea exitoso y cumpla con sus objetivos, deben
estar claramente definidos, en el ámbito de la organización, previa e idealmente, las siguientes
premisas y postulados básicos:

 Visión, misión y valores

 Planeamiento táctico y estratégico
 Políticas y objetivos generales de la compañía
 Políticas y objetivos de recursos humanos
 Cultura homogénea
 Estructura organizacional definida
 Procedimientos del área
 Hardward y software adecuados
 Cabal idea de que la inversión en el desarrollo de los recursos humanos es efectuada
para el crecimiento del negocio
 Tomas conciencia de las fortalezas y debilidades de la actividad del área en un contexto
y momento específicos

INDICADORES FORMULA FUENTE OBSERVACIONES

Dotación total Sumatoria de la Dotación  Sistema de liquidación Incluye la dotación por
de la compañía  Organigrama organigrama más:
estructura
complementaria y
pasantes
Ingresos por empleado Facturación total/dotación  Sistema de Representa los ingresos
(en pesos $) total Liquidación, sistema totales mensuales por
contable cada empleado
 Informe de gestión
Egresos por empleado (en Egresos totales/dotación  Sist. De liquidación y Representa los egresos
pesos $) total contable totales mensuales por
 Informe de gestión cada empleado
Incidencia del costo de la Costo de mano de obra x  Informe de gestión  Representa en
mano de obra 100/costo total  Contabilidad términos
porcentuales la
contribución del
costo de la mano
de obra sobre los
egresos totales
Edad promedio Sumatoria de  Sist de liquidación Indica la edad promedio
edades/dotación total expresada en años de la
dotación total de la
empresa
Índice de rotación (bajas o altas) x  Bajas y Altas Cantidad de personas que
mensual 100/dotación total  Informe de se desvinculan de la
administración compañía por mes cada
100 empleados