ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Queda prohibida toda cesión o subcontratación del contrato.

Alcance

Servicio de Suministro de Personal Temporal para las Sociedades del Grupo Vanti en
Colombia (Gas Natural SA ESP – Gas Natural del Oriente – Gas Natural Cundiboyacense –
Gas Natural Servicios SAS y Gas Natural del Cesar).

Antecedentes

Es el mecanismo de cubrir picos de actividades del negocio, solución de ausencias por

incapacidad, licencias, maternidad y proyectos especiales. Esta es una práctica que se ha
venido utilizando en las empresas desde muchos años atrás, siempre adaptándonos a las
normativas legales que en la materia están reguladas.

Cobertura Geográfica

La mayoría de los procesos se concentran en Bogotá (85%). Sin embargo, la cobertura de

vacantes llega a lugares en Cundinamarca (Chía, Mosquera), Boyacá (Tunja, Duitama,
Sogamoso), César (Aguachica, La Jagua), Bucaramanga, Barrancabermeja, entre otras.

Vigencia

Un (1) año con posibilidad de prorrogar por 1 año más, se requiere que el servicio pueda
iniciar a partir del 01-Jul-2020.

Sitio y condiciones de entrega

Este contrato y servicio es administrado de manera centralizada desde la ciudad de

Bogota.

Condiciones Generales:

• El pago de los salarios al personal en misión suministrado debe realizarse mediante

abono en cuenta de ahorros, en la entidad financiera con la cual el Proveedor tenga
convenio. La cuota de manejo de cada una de las cuentas no deberá ser cobrada o
descontada al empleado en misión, debe ser asumida por el ofertante.
• Los pagos de la nómina deben realizarse los 15 y 30 de cada mes, o el día hábil
inmediatamente anterior si el 15 o 30 es sábado, domingo y/o festivos.
• El proveedor debe establecer una persona responsable con correo electrónico
personalizado con el fin de canalizar todas las solicitudes e intercambio de
información en todos los campos específicos:
o Contratación (vinculación legal)
o Facturación
 • El proveedor debe entregar mensualmente a Gas Natural y sus filiales los siguientes
informes en medio magnéticos o a través de acceso a plataformas informáticas:
o Relación de Altas y Bajas del Período
o Resumen de la Facturación del Mes debidamente formulado, discriminando
el valor de cada quincena y cada uno de los conceptos pagados a cada
empleado, facturando a cada empresa por separado. Para la entrega de la
factura se debe tener en cuenta las fechas de cierre de facturación de las
empresas del Grupo Vanti en Colombia.
o Resultados Individuales de Encuesta de Satisfacción para el proceso de
ingreso y de retiro de cada una de las altas y bajas del período.
o Copia de las plantillas de pago de aportes parafiscales y de seguridad social
del personal en misión.
• Para el grupo Vanti en Colombia, es deseable el manejo de contratos a término fijo.
• El proveedor deberá gestionar Anticipos de Gastos de Viaje, Tiquetes Aéreos,
transporte terrestre y Hospedaje del personal en misión, en cumplimiento de las
labores asignadas.
• El proveedor deberá gestionar bajo su costo, los exámenes médicos de ingresos de
rutina del personal que se vincule a este servicio.
• El proveedor deberá gestionar los exámenes especializados que sean solicitados
desde las empresas del Grupo Vanti en Colombia, los cuales podrán ser facturados
a la empresa solicitante.

Cantidades

La volumetría es variante en la medida en que los proyectos y actividades de las empresas

los requieran, por tanto, a continuación, se suministran datos que corresponde al promedio
mensual de un año y debe ser tenida en cuenta por los proveedores como informativa, en
ningún caso deberá ser interpretada como un volumen de contratación al cual se
compromete Gas Natural SA ESP y sus filiales. En total por mes aproximadamente 30
recursos.

Requisitos Sustanciales

❖ Servicios Complementarios:
a) El Proveedor trimestralmente realizará ‘Brigadas de Actualización’ entre sus empleados,
para aclarar información sobre salud, pensiones, cajas de compensación, y demás
conceptos causados sobre su personal.
b) El Proveedor entregará a la empresa los formatos con la información para elaborar los
carnés del personal en misión, para que el Proveedor los entregue.
c) La empresa deberá entregar los volantes de pago y carné de salud, mensualmente en la
segunda quincena, en la ubicación del trabajador.
d) La empresa deberá entregar mediante archivos de Excel el detalle de las nóminas
quincenales, en formato que establezca Gas Natural y sus filiales.
e) La facturación debe ser enviada a más tardar los días establecidos como cierre de la
facturación contable para Gas Natural y sus filiales.
 f) Inducción. El Proveedor deberá llevar a cabo la inducción del personal temporal en sus
instalaciones y en forma previa a su envío a la empresa, con el fin de dar a conocer la
información necesaria a sus empleados, en lo relacionado con su contrato y todos los
procesos de afiliaciones e inscripciones a las diferentes entidades, tanto del empleado como
de su núcleo familiar. Igualmente se debe informar sobre los servicios a los cuales tiene
derecho y la forma de acceder a ellos, sobre las novedades, cambios, demás datos que
aporten beneficio para el empleado.
g) Dotación: En los casos que se requiera o la empresa lo solicite, el Proveedor deberá hacer
la entrega al personal en misión. La dotación será comprada y enviada al Proveedor por
parte de Gas Natural SA ESP y sus filiales, de tal forma que esta operación no generará sobre
costos en materia de administración, en caso de que por Ley corresponda reconocimiento
de Bonos por Dotación, estos deberán ser entregados por el proveedor y facturados a Gas
Natural SA ESP y/o Filiales según corresponda.
h) La empresa deberá indicar: los documentos básicos que exigirá para el ingreso del personal
a contratar. Además, los documentos que exigirá en los casos de reingreso cuando el
contrato anterior ha terminado hace menos de un mes, buscando no solicitar información
y documentos que ya posee, con el fin de realizar un proceso ágil de contratación en los
reingresos.
i) La empresa deberá contar con un departamento de gestión de servicio al cliente, en donde
el empleado pueda canalizar sus inquietudes de forma ágil y permanente y reciba la
atención y respuesta correspondiente, departamento que emitirá mensualmente un
reporte mensual de las inquietudes recibidas.
j) En el caso de un enganche del trabajador por parte de Gas Natural y sus filiales, el Proveedor
no deberá cobrar ningún valor por este concepto y se podrá realizar en cualquier momento
del contrato.

Condiciones Especiales de Oferta

a) El contratista deberá facturar mensualmente lo correspondiente a salarios, seguridad

social, parafiscales, y prestaciones sociales. El valor de la administración será el
resultado de multiplicar el servicio prestado por el porcentaje de Administración
pactado.
b) La tarifa de administración se debe mantener independientemente de la cantidad de
personal temporal suministrado.
c) Las tarifas de cotización a A.R.L. (Administradoras de Riegos Laborales), serán acuerdo
con la legislación colombiana.
d) Deben enviar reportes de la ARL cuando se requiera.
e) Los precios cotizados deben cubrir absolutamente todas las características requeridas
en estas Especificaciones Generales.
f) Los precios en referencia deben presentarse sin incluir el IVA, pero si debe indicarse
tanto el régimen tributario al que pertenece el oferente como el valor del IVA (%).
g) La facturación se enviará discriminada por cada una de las sociedades de Gas Natural y
sus filiales.
 h) Pago al proveedor a los 15 días posteriores a la radicación de la factura en las sedes y
formas acordadas con Gas Natural SA ESP y Filiales.

Entregables

a) Entrega semana del cierre de temporales, bajo la estructural que al inicio del contrato
suministre Gas Natural SA ESP y Filiales.
b) Facturación Mensual con periodo vencido a fin de garantizar el adecuado cierre de
novedades y reporte de costos generados mes a mes.