TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un

memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un
formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo
formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la
auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar,
observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: Prince & Cooke

Representante: DIANA LOPEZ Dirección: CRA 97A # 95G - 03

Tel: 7777777-77
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxx@gmail.com De: Equipo Auditor Área
Gerencia de Calidad xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@gmail.com

Para: Ingeniero de sistemas de la Universidad Francisco José de Caldas.

EFRAIN VARGAS STERLING fase de instructor
Fecha: mayo 1 de 2020

OBJETIVO: Observar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo

con el programa de Sistema de Gestión de Calidad de Prince & Cooke, de
investigación y análisis de mercados de informática y telecomunicaciones.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios de investigación y análisis

de mercados de informática y telecomunicaciones del departamento
Aseguramiento de la Calidad de la empresa Prince & Cooke
Criterios de Auditoria

• SGC de MRC

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

• Norma ISO 9001:2015

• Manual de calidad junio 15 de 2020 Reunión de Apertura:

1 de mayo de 2020
Hora 7:45 am Reunión de Cierre:
1 de mayo de 2020
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor
de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al
proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El
objetivo es observar y evaluar que se están aplicando los procesos y
procedimientos inherentes a la prestación de servicios del Laboratorio de
investigación y análisis de mercados de informática y telecomunicaciones
en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La
visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe
ser atendida en primera instancia por el Coordinador de investigación y
análisis de mercados, El Coordinador de informática y telecomunicaciones y
los Analistas de Calidad, el día 1 de mayo del presente año, con una
duración de 7 horas,

en las instalaciones de telecomunicaciones. Adjunto lista de Chequeo y

procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en
cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente
comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30
de mayo de 2020. Por favor indique en la columna correspondiente, el
nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así
mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las
personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le
pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de seguridad y
salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos
de protección personal necesarios. La información que se conozca por la
ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del
equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en
español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno Responsable

Área: Superintendencia de Logística Asistentes:
• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

Asistente Cargo Firma
Equipo auditor de gerencia de calidad
Joseluis Sánchez Técnico SGC
Mariana López Ingeniero de Procesos
Erika López Representante de Gerencia

Auditados
Sebastián Ortiz Coordinador laboratorio de
Investigación de mercados
Álvaro Ortiz Coordinador de Análisis e
investigación de
comunicaciones
Izamar Codines Analista Instrumental
Camilo Bermúdez Analista informático
Santiago Flores investigador
Miguel Ángel Vargas Auxiliar de gestión de calidad

PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR

FECHA: 1 DE Mayo 2020
PROCESOS Y/O ACTIVIDAD AUDITOR CARGO HORA
Reunión de apertura Diana López Representante Experto técnico 7:45 a. m.
dirección de sistema. 4,1 5,1 5,2 5,3 5,4 5,5 Sixta Mercado Secretaria General 8:00 a. m.
Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 Marcos Witt Coordinador de plantas 10:00 a.
m.
12:00:00
ALMUERZO m.
Admón. RR.HH.: 6,2 8,2,3 Margot Zarate Director GDRH 1:30 p. m.
medición y análisis de mejora Mariana López Ingeniero de proceso 3:00 p. m.
Reunión de cierre Román Arango Representante Experto técnico 4:30 p. m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

idiomaespañol.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail @keu.ko Cualquier duda
comunicarse al celular: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditarán en todas las áreas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada
por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas
planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que
están pendientes.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Política de logística y servicio Última actualización 18 de abril
al cliente 2020
2 Política de gestión financiera Última actualización 5 de enero
Instructivos de desarrollo de 2020
investigación informática I-EL-002
Carpetas de protocolos e
instructivos
3 Manual de procedimientos Última actualización 9 de marzo
cap. Compras y logísticas 2020
Manual de procedimientos de M-PC-002
investigación Versión marzo de 2019
Manual de documentos de M-DR-005
retención y archivo del Libro de registro de muestra
laboratorio investigación
informática
Manual de calidad M-AM-001 Versión marzo de 2019

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
La escucha activa
 d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental,

físicas y escritas.

Lista De Chequeo
Listado De Verificación: Cumplimiento Evidencia Y Observaciones

Manual de calidad si copias controladas del manual

(documentación) de calidad
Se encuentran documentadas si claramente señaladas en el
las responsabilidades manual de calidad
Se encuentran comunicadas si no hay evidencia de la
las responsabilidades comunicación
Procedimientos operativos (Documentación nivel II)
Existen manuales,
instructuctivos, y/ si
procedimientos
Existe evidencia documentada no
del comunicado Se da por entendido que cada
uno conoce sus funciones pero
no se documenta

Instrucciones de trabajo paso a Si

paso
Están identificados los planes Tácitamente se en tiende que
de trabajos las solicitudes de trabajo de
No laboratorio están ordenadas
por los formatos solicitud de
análisis de producción
Existen registros de las Si
acciones de trabajo
Formatos y registros Si
(Documentación)
Se lleva una bitácora de Si
análisis con responsabilidades
Existe una metodología Si
definida para cada trabajo
Documentación completa Si
Son los protocolos, manuales, Si La información está en
instruidos desorden
Está debidamente almacenada, no Hay riesgo de perder
computarizada información debido al desorden
Respecto del servicio.
Existen registros de las No
verificaciones
Están definidas las pautas de No
actuación
exhibición del proceso a auditar
en lugar visible.
Existen definidos procesos Si Verbalmente conocen el
para realización de los trabajos procedimiento, pero no está
documentado.
Se emplean técnicas No
estadísticas?
Satisfacción del cliente.
Existen indicadores adecuados no
para la auditoria
Se emprenden acciones para no
conocer los riesgos potenciales

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Criterios
Evidencias de Hallazgos de
No. de C NCM NCm
Auditoría Auditoría
Auditoría
1 Procedimientos Política de Falta agregar
de costos en gestión implementación
materiales en financiera de procedimiento X
bodega y stan- para costos en
by materiales de
bodega y stan-by
2 Formato único Cap. No se tiene en
de despachos, Compras y cuenta el formato
manual de logística único de
procedimientos despachos y X
recibo de
mercancía en el
procedimiento
3 Cambios Política de Falta actualización
 organizacionales logística y de la política de
servicio al logística, cuya
cliente última
actualización fue
el 18 de julio 2015 X
y no se han
agradado los
cambios
organizacionales
del año 2016
4
5
6
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un
procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de

procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no

se han agregado los cambios organizacionales del año 2015.
 Conclusiones de la Auditoria:
Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento
para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno
solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los
libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las
tarjetas de datos y resultados de análisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de
investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medición, análisis y mejora.
-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores
que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
(Ver punto a. de ésta actividad).

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión
de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organización.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.