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ANALISIS DE LA INFORMACION

REALIZADO POR
JENNIFER VANESSA ARIAS JARAMILLO CC 1129580540
ANGELA PAOLA OTERO CC 1143244640
KELLY JOSSELIN FRANCO ARIZA CC 1143436471

GRUPO
102030_2

ORGANIZACION Y METODOS 102030A_472

TUTORA
LINA SAMARIS SILVA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS Y DE
NEGOCIOS
BARRANQUILLA
21 JUNIO 2018
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OBJETIVOS

El objetivo básico es aumentar la eficiencia del trabajo administrativo, a través de la simplificación de

las operaciones y eliminación de aquellas actividades que se consideran innecesarias, reduciendo el
esfuerzo requerido para realizar el conjunto de las mismas.
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Cuadro Técnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 1

Estudiante: JENNIFER VANESSA ARIAS JARAMILLO

Causa critica seleccionada #1 Tarea 1: El Preventista #2, al inicio de cada día, de

acuerdo con la programación de la recolección (Cuadro
1), se presenta a primera hora en la Distribuidora XYZ,
para asistir a la reunión de ventas que dirige el gerente de
la distribuidora (1 hora)
Tarea relacionada con la causa La reunión de los días lunes, miércoles y viernes entre
critica seleccionada #1 Gerente y Preventista #2 gasta mucho tiempo (1 hora), e
implica la intervención de dos funcionarios, lo que genera
ineficiencia en el procedimiento.
What Why Where Who When? How

Que sucede? Por qué ocurre? Dónde Quién Cuándo Cómo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
El Porque las reuniones En la el Los días Antes de iniciar
Preventista se extienden por una distribuid preventista de la jornada
#2 al igual hora. ora. #2 y el recolecció laboral de
que el Gerente n de recolección de
Gerente pedidos, pedidos, el
pierde lunes, preventista #2 se
mucho miércoles presenta en la
tiempo en y viernes. reunión de
reuniones ventas.
formales

Cuadro Técnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 1

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Estudiante: KELLY JOSSELIN FRANCO ARIZA

Causa critica seleccionada #1 El preventista debe dictarle al Auxiliar de almacén el pedido, para
que pueda proceder al despacho. Tiempo improductivo, ya que si
el pedido el preventista lo registrara de manera digital, el aux de
almacén lo podría ver sin necesidad de recibir un dictado.

Tarea relacionada con la causa critica Dictado de los pedidos

seleccionada #1
What Why Where Who When? How
Que sucede? Por qué ocurre? Dónde ocurre? Quién Cuándo Cómo ocurre?
participa? ocurre?
El preventista Porque no se cuenta con Ocurre en la Participa el Al registrar Genera tiempo
debe dictarle al un sistema informático Tarea 3 para preventista los pedidos. improductivo al
auxiliar de que registre el pedido que sean y el auxiliar dictar tareas que
almacén el que realiza el preventista despachados de almacén. pueden registrarse
pedido para que en el momento que se lo los pedidos. de manera
pueda ser solicitan. sistemática.
despachado.

Estudiante: ANGELA PAOLA OTERO

Causa critica seleccionada #1 El preventista procede a dictar cada uno de los pedidos al aux. de
almacen, lo cual significa que pierden una hora de tiempo.
Tarea relacionada con la causa critica Dictado de pedidos
seleccionada #1
What Why Where Who When? How
Que sucede? Por qué ocurre? Dónde Quién Cuándo Cómo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
Se pierde una Porque no existe un En la El Preventista Al finalizar Luego de finalizar
hora de tiempo sistema el cual Distribuido #1 y Auxiliar el dia la jornada laboral,
durante el simplifique el proceso ra XYZ de Almacén # el preventista debe
dictado de los 1 dirigirse a la
pedidos Distribuidora para
dictar los pedidos
realizados por los
clientes durante su
recorrido.

Cuadro Técnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 2

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Estudiante: JENNIFER VANESSA ARIAS JARAMILLO

Causa critica seleccionada #2 Tarea 14: Luego de terminar la entrega de todos los
pedidos correspondientes a la ruta que se está
entregando (ver Cuadro 2), el Preventista #2 regresa a
la Distribuidora XYZ, espera 15 minutos a que el
Gerente se desocupe, y entrega las copias de las
facturas, dineros cobrados y realiza el archivo de las
facturas. (34 minutos).
Tarea relacionada con la causa critica El preventista #2 está gastando tiempo regresando a la
seleccionada #2 distribuidora y esperando al Gerente, además gasta un
tiempo también entregándole dineros y facturas. Lo
cual genera una pérdida de 49 minutos y produce
ineficiencia en el procedimiento.
What Why Where Who When? How

Que sucede? Por qué ocurre? Dónde Quién Cuándo Cómo

ocurre? participa? ocurre? ocurre?
El preventista Porque el Preventista En la El preventista Los días de Cuando el
#2 regresa a la #2 debe entregar las distribuido #2 El Gerente entrega de Preventista
distribuidora facturas y dineros ra pedidos, es #2 termina
luego de cobrados al Gerente. decir; los la entrega
entregar todos martes, de pedidos,
los pedidos y jueves y regresa a la
pierde tiempo. sábados. distribuidor
a, pierde un
tiempo a
que se
desocupe el
Gerente y
luego
procede a
entregar lo
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propio.

Estudiante: KELLY JOSSELIN FRANCO ARIZA

Causa critica seleccionada #2 El funcionario realiza una actividad que si se tuviera un

inventario real, no habría necesidad de verificar la existencia,
digitalmente se podría saber al momento de generar la
facturación.
Tarea relacionada con la causa critica Verificar las existencias de los pedidos solicitados
seleccionada #2
What Why Where Who When? How
Que sucede? Por qué ocurre? Dónde Quién Cuándo Cómo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
El almacenista Porque no cuentan con Ocurre en EL Al Genera tiempo
debe verificar la un sistema informático la Tarea 9 almacenista despachar improductivo, al
existencia del donde se registre un donde el los pedidos. verificar producto
inventario para inventario real, que almacenista por producto,
poder realizar el permita ahorrar tiempo. debe donde si
despacho del verificar estuvieran
pedido. las registrados en un
existencias. sistema se
ahorraría tiempo.

Estudiante: ANGELA PAOLA OTERO

Causa critica seleccionada #2 Durante el proceso de cancelación de cliente, se corre el riesgo

de la perdida del dinero, pues puede ocurrir un robo o en su
defecto la perdida del mismo.
Tarea relacionada con la causa critica Entrega a cada cliente la factura y espera la cancelación de la
seleccionada #2 misma.
What Why Where Who When? How
Que sucede? Por qué ocurre? Dónde Quién Cuándo Cómo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
Pérdida de Porque la cancelación de En la El preventista Durante la El Preventista #1,
tiempo y los productos son en empresa o # 1 y el cliente entrega de entrega a cada
probablemente efectivo al momento de microempr pedidos cliente la factura
podría existir la la entrega del mismo esa de cada y espera la
pérdida o robo cliente cancelación de la
del dinero misma.
cancelado por
los clientes
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Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora

Estudiante: JENNIFER VANESSA ARIAS JARAMILLO

Tarea Causa Critica Propuesta de Acción de

mejora para cada “causa
critica seleccionada”

Tarea 1: El Preventista La reunión de los días lunes, miércoles y Se recomienda integrar esta
#2, al inicio de cada día, viernes entre Gerente y Preventista #2 tarea con la tarea 14, de modo
de acuerdo con la gasta mucho tiempo (1 hora), e implica la que pueda reducir el tiempo de
programación de la intervención de dos funcionarios, lo que reuniones, o bien reducir el
recolección (Cuadro 1), genera ineficiencia en el procedimiento. tiempo de reunión a 30 minutos.
se presenta a primera Se recomienda implementar el
hora en la Distribuidora teletrabajo en la distribuidora.
XYZ, para asistir a la
reunión de ventas que
dirige el gerente de la
distribuidora (1 hora)
Tarea 14: Luego de El preventista #2 está gastando tiempo Se recomienda contratar un
terminar la entrega de regresando a la distribuidora y esperando sistema que integre el proceso
todos los pedidos al Gerente, además gasta un tiempo de ventas con la gerencia, es
correspondientes a la también entregándole dineros y facturas. decir, emplear como por
ruta que se está Lo cual genera una pérdida de 49 ejemplo: Hand Help pc que
entregando (ver Cuadro minutos y produce ineficiencia en el refleja las ventas en tiempo real.
2), el Preventista #2 procedimiento.
regresa a la
Distribuidora XYZ,
espera 15 minutos a que
el Gerente se desocupe,
y entrega las copias de
las facturas, dineros
cobrados y realiza el
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archivo de las facturas.
(34 minutos).
Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora
Estudiante: KELLY JOSSELIN FRANCO ARIZA
Tarea Causa Critica
T3 Dictado de los El preventista debe dictarle al Auxiliar
pedidos de almacén el pedido, para que pueda
proceder al despacho. Tiempo
improductivo, ya que si el pedido el
preventista lo registrara de manera
digital, el aux de almacén lo podría ver
sin necesidad de recibir un dictado.
T9 Verificar las El funcionario realiza una actividad que
existencias de los si se tuviera un inventario real, no
pedidos solicitados habría necesidad de verificar la
existencia, digitalmente se podría saber
al momento de generar la facturación.
Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora
Estudiante: ANGELA PAOLA OTERO LANDAZABAL
Tarea Causa Critica
Propuesta de Acción de mejora
para cada “causa critica
seleccionada”
Se propone que el preventista,
realice el uso de la siguiente
herramienta tecnológica:
 Hand Held Device
La cual garantiza las visitas del
preventista, almacena datos de
entrada de ventas, programa
automáticamente los pedidos y
genera solicitudes de entrega para el
día correspondiente.
La empresa puede adquirir una
plataforma de gestión empresarial
como PSL, con un sistema de
inventario de Loggro.
Es de fácil aprendizaje, permite
codificar diversos productos,
manejar base de datos y visualizar
qué existencias tiene en el
inventario.
Lo que permite tener un mayor
control de sus inventarios,
reduciendo tiempo en la verificación
de existencias.
Propuesta de Acción de mejora
para cada “causa critica
seleccionada”
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Dictado de pedidos El preventista procede a dictar cada uno Lo ideal es implementar un

de los pedidos al aux. de almacen, lo cual software el cual permita que la
significa que pierden una hora de tiempo. toma de pedido se realice
digitalmente y esta se envida
automáticamente al auxiliar de
almacén, lo anterior con el fin de
reducir tiempo, y al dia siguiente
solo sea montar los pedidos a la
camioneta para su entrega.

Entrega a cada cliente Durante el proceso de cancelación de Lo ideal seria que el cliente
la factura y espera la cliente, se corre el riesgo de la pérdida realice el pago por consignación
cancelación de la del dinero, pues puede ocurrir un robo o una vez haya realizado el pedido,
misma. en su defecto la pérdida del mismo. esto con el fin de evitar perdidas
del dinero y al mismo tiempo
ahorrar tiempo. Cabe resaltar que
si llegase a faltar algún producto,
la devolución del dinero se le
realiza un vez se le entregue el
pedido o en su defecto quedaría
el saldo a favor del cliente para
cruzarlo con su próximo pedido.

Selección de las acciones de mejora propuestas

Estudiante: JENNIFER VANESSA ARIAS JARAMILLO

Causas criticas (6) identificadas a partir de la Matriz de Evaluación mediante

Total puntos
Causa critica La verificación de las facturas genera una acción ineficaz
1 debido a que se está generando doble proceso al ser verificada
17 nuevamente por el auxiliar de almacén
14 Causa critica Al verificar en el momento del despacho la existencia de los
2 pedidos se genera una acción improductiva puesto que debe
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haberse tenido una relación detallada

Estudiante: KELLY JOSSELIN FRANCO ARIZA

Causas criticas (6) identificadas a partir de la Matriz de Evaluación mediante

Total puntos
Causa critica El preventista debe dictarle al Auxiliar de almacén el pedido,
1 para que pueda proceder al despacho. Tiempo improductivo,
ya que si el pedido el preventista lo registrara de manera
digital, el aux de almacén lo podría ver sin necesidad de
16 recibir un dictado.
Causa critica El funcionario realiza una actividad que si se tuviera un
2 inventario real, no habría necesidad de verificar la existencia,
digitalmente se podría saber al momento de generar la
12 facturación.

Estudiante: ANGELA PAOLA OTERO LANDAZABAL

Causas criticas (6) identificadas a partir de la Matriz de Evaluación mediante

Total puntos
Causa critica El preventista procede a dictar cada uno de los pedidos al aux.
17 1 de almacén, lo cual significa que pierden una hora de tiempo.
Causa critica Durante el proceso de cancelación de cliente, se corre el riesgo
2 de la pérdida del dinero, pues puede ocurrir un robo o en su
15 defecto la pérdida del mismo.
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Cuadro Selección de acciones de mejora propuestas a cada una de las causas críticas

Estudiante: JENNIFER VANESSA ARIAS JARAMILLO

Causa critica Selección de las acciones Argumenta porque

La verificación de las
facturas genera una acción
ineficaz debido a que se está contabilidad #1
generando doble proceso al
ser verificada nuevamente
por el auxiliar de almacén
Al verificar en el momento
del despacho la existencia
de los pedidos se genera una
acción improductiva puesto
que debe haberse tenido una
relación detallada
de mejora propuestas
Acción debe ser verificada
solo por el auxiliar de
Acción que debe realizar
solo el prevenista #1
selecciona la acción de
mejora
Al ser verificada las
facturas por el auxiliar de
contabilidad, el proceso de
despachar seria eficaz.
Al ser verificada las
existencias por el prevenista
#1 el almacenista procede a
despachar y las entregas
serian puntuales.

Estudiante: ANGELA PAOLA OTERO LANDAZABAL

Causa critica Selección de las acciones de Argumenta porque selecciona

mejora propuestas la acción de mejora
El preventista procede a dictar Lo ideal es implementar un Considero que esta acción de
cada uno de los pedidos al aux. software el cual permita que la mejora es una forma de agilizar
de almacen, lo cual significa que toma de pedido se realice procesos y al mismo tiempo
pierden una hora de tiempo. digitalmente y esta se envida disminuir la rutina laboral, Los
automáticamente al auxiliar de almacenistas y el área gerencial
almacén, lo anterior con el fin de podrán seguir más de cerca los
reducir tiempo, y al dia siguiente procesos de ventas, pueden saber
solo sea montar los pedidos a la cuántas visitas lleva cada
camioneta para su entrega. preventista, cuánto ha vendido
hasta el momento, qué es lo que
más se vende etc. Adicional a lo
anterior, se le puede
implementar al software un stop
de productos con el fin de saber
la disponibilidad de cada uno, lo
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que reduciría el índice de

Lo ideal seria que el cliente
realice el pago por consignación
una vez haya realizado el pedido,
esto con el fin de evitar perdidas
Durante el proceso de del dinero y al mismo tiempo
cancelación de cliente, se corre ahorrar tiempo. Cabe resaltar
el riesgo de la perdida del que si llegase a faltar algún
dinero, pues puede ocurrir un producto, la devolución del
robo o en su defecto la la dinero se le realiza un vez se le
perdida del mismo. entregue el pedido o en su
defecto quedaría el saldo a favor
del cliente para cruzarlo con su
próximo pedido.
devolucion de dinero al cliente
por algún producto faltante.
Esta acción me parece muy
importante pues disminuye la
posibilidad de la perdida del
dinero, disminuye el tiempo de
entregas de dinero ayudando a
su vez al despacho inmediato de
pedidos una vez se registre el
pago electrónico.

Selección del DDT Situación propuesta acorde a lo solicitado (se anuncia que se incluye el
archivo Excel)

Kelly josselin franco

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CONCLUSION

JENNIFER VANESSA ARIAS JARAMILLO: En la actualidad, en las organizaciones se hace

indispensable la aplicación de técnicas, métodos y herramientas que faciliten el logro de objetivos, por
lo general todos están encaminados a maximizar la producción. En el anterior trabajo, se continuó con
el estudio de un caso, pero en esta oportunidad realizando un análisis de aquellas tareas improductivas
de la empresa en estudio. Ahora bien, todo esto con el fin de proponer unas acciones de mejora que
brinden una solución, ya sea para mejorar, unificar e incluso eliminar la tarea.
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ANGELA PAOLA OTERO: En la actualidad las empresas deben ir avanzando siendo mas eficientes y
efectivas con el fin de optimizar la calidad de los servicios o productos que brinda a sus clientes para
ser competitivas y así mantener o aumentar su llegada al mercado. Una forma de mejorar estos
parámetros es mediante la aplicación de la mejora en sus procesos. La mejora puede aplicarse como
“cambios radicales” o “pequeños cambios”. Dentro de la metodologia que se podria aplicar para
obtener una mejora encontamos la 5W+H el cual consiste en el análisis empresarial a travez de la
solucion de 6 preguntas como qué (WHAT), por qué (WHY), cuándo (WHEN), dónde (WHERE),
quién (WHO) y cómo (HOW) facilitando la planificación de las acciones a desarrollar para la
aplicación de las acciones generadas.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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métodos y los tiempos, teoría y práctica (3a. ed.). Madrid, ES: Larousse - Ediciones Pirámide.
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