PASO 2.

PROPONER EL PROYECTO Y APLICAR LA GESTIÓN DE LOS

INTERESADOS AL PROYECTO

Presentado por:

ALVEIRO PORTILLA CARVAJAL C.C. 1124857509

KARINA RAMÍREZ ROMERO C.C. 1.144.074.678
MÓNICA FERNANDA PÉREZ PÉREZ C.C. 1.084.923.068
PAULO ANDRÉS HERNÁNDEZ BAHAMÓN C.C. 1075240496

Grupo No: 108001_24

Presentado al Docente:
JHON ANDERSON FRANCO

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS Y
NEGOCIOS – ECACEN
GESTION DE STAKEHOLDERS
2020
 LISTA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................3

1. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO............................................................4

2. IDENTIFICACIÓN DE TODOS LOS POSIBLES INTERESADOS DEL

PROYECTO...................................................................................................................................9

2.1 Registro de los interesados del proyecto.........................................................................9

2.2 Análisis de los interesados del proyecto........................................................................11

3. MATRIZ EVALUACIÓN PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS............¡Error!

Marcador no definido.

3.1 Plan de gestión de los interesados..................................................................................13

4. PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO......................................................15

4.1. CICLO DE VIDA DEL PROYECTO..........................................................................................15

4.2. PLAN DE TRABAJO PARA DAR CUMPLIMIENTO CON LOS OBJETIVOS DEL
PROYECTO.........................................................................................................................................17
5. INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO.................................................22

6. CONCLUSIONES............................................................................................................24

7. BIBLIOGR.........................................................................................................................25
 INTRODUCCIÓN
En el año 2017 en el municipio de Mocoa (Putumayo) ocurrió un tragedia de una
magnitud incuantificable a causa de una avenida fluviotorrencial que arrasó con gran
parte de la ciudad, de acuerdo con expertos en el tema, uno de los causas por las que
ocurrió este fenómeno se relaciona con los altos índices de deforestación existentes en
los ríos, lo que se asocia con una pérdida en la capacidad de absorción de agua en
épocas de invierno y afecta la estabilidad de los taludes.
Esta situación ha instado a las autoridades e instituciones competentes de la zona a
formular un  plan que oriente los procesos de gestión ambiental territorial de la mano de
la acciones de gestión y mitigación del riesgo, lo cual finalmente repercute en el
mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes de Mocoa.
El desarrollo del proyecto “Estrategia de reforestación con árboles endémicos en la
zona de afectación por la avenida fluviotorrencial como una alternativa de
prevención y conservación ambiental en el municipio de Mocoa (Putumayo)” se
soporta sobre la necesidad de generar acciones de mitigación y adaptación de gestión
del riesgo en el Municipio de Mocoa, considerando que existe un antecedente doloroso
en el 2017 que dejó devastada la ciudad, en este mismo sentido, se pretende generar
zonas de conservación ambiental que aporten al cumplimiento de estas acciones y al
fortalecimiento de la gestión ambiental territorial.
 1. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

Componente Descripción
Estrategia de reforestación con árboles endémicos en la zona de
afectación por la avenida fluviotorrencial como una alternativa de
Título del proyecto
prevención y conservación ambiental en el municipio de Mocoa
(Putumayo).
Gerente del
Alveiro Portilla Carvajal
Proyecto
Patrocinador del Alcaldía de Mocoa – CORPOAMAZONÍA
Proyecto
Revisado por Mónica Pérez
Aprobado por Karina Ramírez
Revisión: 01 Descripción: Preparación acta de Fecha revisión:
constitución del proyecto 8/03/2020
En las temporadas de invierno los ríos amenazan con inundar
los barrios afectados por la avenida fluviotorrencial del municipio
de Mocoa, Putumayo.
Consecuencias:
•Daños a la infraestructura de viviendas, puentes, vías por
Origen del Proyecto inundaciones y avenidas fluviotorrencial.
•Desaparición y muertes de personas por crecientes de ríos,
transporte de lodo y material vegetal.
El proyecto consistirá en desarrollar una estrategia de
reforestación con árboles endémicos en la zona de afectación de
la avenida fluviotorrencial ocurrida en el municipio de Mocoa,
Descripción del con la finalidad de aportar en la gestión, mitigación y prevención
Proyecto del riesgo de que se vuelva a presentar un evento similar, así
mismo se pretende apoyar la creación de zonas de conservación
ambiental en el perímetro urbano del municipio.
•Sectorizar el municipio para realizar recorridos de campo en 3
zonas (norte, centro y sur).
•Ubicar espacialmente las zonas afectadas.
Metodología • Elaborar un diagnóstico ecológico de las zonas a intervenir.
• Se realizará de acuerdo a la metodología estándar de PMBOK,
para interesados y definir los recursos disponibles,
comunicación.
Justificación del Las zonas de riesgo han sido un tema de interés en el municipio
Proyecto de Mocoa y las autoridades ambientales, sin embargo, de
acuerdo con las investigaciones que se han realizado por los
profesionales y expertos en la prevención de riesgos, aún no se
han iniciado las obras para resolver esta problemática que
persiste y afecta a las comunidades del municipio de Mocoa que
viven en zonas aledañas a los ríos.
Las zonas de riesgo son áreas o espacios que por diferentes
 factores, se encuentran expuestas a riesgos como desastres
naturales o desastres provocados por el hombre y que pueden
afectar negativamente dichos lugares y sus cercanías.
Así mismo, la Ley 1523 de 2012 “Por la cual se adopta la
Política Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se
establece el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de
Desastres y se dictan otras disposiciones” afirma en el Artículo
1, parágrafo 1: “La gestión del riesgo se constituye en una
política de desarrollo indispensable para asegurar la
sostenibilidad, la seguridad territorial, los derechos e intereses
colectivos, mejorar la calidad de vida de las poblaciones y las
comunidades en riesgo y, por lo tanto, está intrínsecamente
asociada con la planificación del desarrollo seguro, con la
gestión ambiental territorial sostenible, en todos los niveles de
gobierno y la efectiva participación de la población”. Así mismo,
estas normas se las reconoce por establecer la responsabilidad,
estructura de planificación, sistemas de información y
mecanismos de financiación del sistema nacional de gestión de
riesgo.
Los cambios de clima y aumento de los ríos son monitoreados
por los sistemas de alertas tempranas de la Unidad Nacional
para la Gestión del Riesgo de Desastres UNGRD de la alcaldía,
en la Ley 1523 de 2012 señala que los alcaldes “como conductor
del desarrollo local, es responsable directo de la implementación
de los procesos de gestión del riesgo en el distrito municipio,
incluyendo el conocimiento y la reducción del riesgo y manejo de
desastres en área de su jurisdicción”. La autoridad ambiental es
encargada según el Decreto único reglamentario 1076 de 2015
en su artículo 2.2.3.2.13.17, establece lo siguiente: "(...) En caso
de emergencia ambiental producida por inundaciones,
deslizamientos de márgenes u otras catástrofes naturales
relacionadas con las aguas o sus cauces o cuando existiere
peligro inminente “Fomentar el uso de tecnología apropiada y
dictar disposiciones para el manejo adecuado del ecosistema y
el aprovechamiento sostenible y racional de sus recursos
naturales y del medio ambiente”.

En concordancia con los elementos técnicos y legales antes

expuestos, la importancia de este proyecto radica en que se
abordará uno de los componentes de gestión del riesgo
establecidos en la Ley 1523 de 2012 correspondiente a la
gestión ambiental territorial sostenible.
Implementar una estrategia de reforestación con árboles
Objetivo General endémicos en la zona de afectación por la avenida
del Proyecto fluviotorrencial como una alternativa de prevención y
conservación ambiental en el perímetro urbano municipio de
 Mocoa, departamento del Putumayo.
 Identificar las zonas afectas por la avenida fluviotorrencial en
el área urbana del municipio de Mocoa.
 Elaborar un diagnóstico de las características biofísicas y
Objetivos ecológicas de los ecosistemas a intervenir.
Específicos del  Diseñar la estrategia de reforestación de acuerdo con los
Proyecto resultados del diagnóstico construido
 Implementar la estrategia de reforestación en las zonas
priorizadas.

•Nivel de compromiso de los actores estratégicos.

• La participación ciudadana
• Conocimiento y cumplimiento de la normatividad para la
reforestación de árboles nativos.
• La integración-coordinación de la temática ambiental con otras
políticas públicas.
Factores Críticos • La integración de agendas ambientales con los otros actores
del Éxito del del Estado, del sector privado y de la sociedad civil.
Proyecto • Disponibilidad, soporte y capacidades económicas, técnicas y
financieras.

EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

FASE I: Capacitación  Realizar capacitaciones sobre de las zonas de riesgo y normatividad
Gestión del riesgo y en Ordenación Forestal
Ordenación Forestal  Priorización de las zonas a reforestar a través de mecanismos de
participación comunitaria.
 Implementar una estrategia de articulación con las comunidades
ubicadas en el área de intervención.
 Identificar un mecanismo de promoción de acciones de conservación
en el área de intervención.
FASE II: Definición de la  Elaborar una descripción ecológica del sitio donde se hará la
Estrategia de reforestación.
Reforestación  Identificar un ecosistema de referencia para realizar el proceso de
reforestación.
 Elaborar los procedimientos, tiempos, presupuestos y actividades del
proceso en cada una de las áreas a intervenir.
 Establecer un programa de monitoreo del proceso a través de
variables claramente definidas.
 Diseñar una estrategia de mantenimiento y protección del ecosistema
reforestado.
 Establecer y delimitar los puntos sujetos de intervención.
 Implementar una estrategia de divulgación del programa de
reforestación (vallas, cuñas radiales, etc.)
 Diseñar una estrategia de manejo de las especies amenazadas e
invasoras.
 Diseñar una estrategia de manejo de áreas erosionadas y sin
cobertura
  Diseño de las características del vivero
 Diseño de la estrategia de mantenimiento y monitoreo del proceso de
reforestación
FASE III: Aplicación de la  Desarrollo de las actividades de alistamiento: construcción del vivero,
Estrategia de preparación manual y mecánica del terreno
Reforestación  Implementar la estrategia de manejo de áreas erosionadas y sin
cobertura.
 Implementar la estrategia de manejo de las especies amenazadas e
invasoras.
 Aplicar los procedimientos (tipo de reforestación) y actividades en
cada una de las áreas a intervenir.
 Elaborar el Informe del proceso de reforestación para cada una de
las zonas intervenidas.
FASE IV: Aplicación de la  Instalación de sistemas de protección de los árboles plantados.
Estrategia de  Plantación de cercos vivos.
Mantenimiento y  Manejo integral de plagas y enfermedades.
Monitoreo del proceso de
 Control de maleza.
reforestación
 Actividades de fertilización
FASE VI Evaluación y  Estimación de las sobrevivientes.
seguimiento  Evaluación del estado sanitario de los individuos.
 Recomendaciones finales para garantizar la sostenibilidad en el
tiempo del ecosistema.
INTERESADOS CLAVES

Interesados Interesados Externos

Internos
- Alta - Secretaria de Medio Ambiente
Dirección - Alcaldía de Mocoa
- Junta de - Gobernación del Putumayo
Socios - Comunidad de Mocoa
- Equipo de - JAC
Proyecto. - Entidades Financieras
- Colaborad - Corpoamazonia
ores- - Ministerio de Ambiente
Familias - ICA
- Revisor - Agroservicios s.a.s
Fiscal - Fundación Amazonía Viva - FUNAMAZ.
- Cuerpo de Bomberos de Mocoa
- Dirección de Gestión del Riesgo.
- Unidad de gestión forestal, biodiversidad áreas protegidas

RIESGOS
 - Demora administrativa en la contratación de personal.
- Burocracia en los trámites administrativos.
- Presencia de condiciones climáticas adversas ( lluvia, humedad excesiva, altas
temperaturas)
- Falta de presupuesto para la ejecución del proyecto
- Falta de compromiso por parte de la alta dirección y cada una de las areas al
cumplimiento seguimiento y control de la normatividad en reforestación de
árboles nativos
- Uso de equipos y maquinaria obsoleta
- No capacitación a la comunidad
- Plagas y enfermedades a las plantas
HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO
El tiempo de ejecución proyectado para el proyecto es de ocho (8) meses, de acuerdo
con lo siguiente:
- Inicio del proyecto: 01/01/2020
Fin: 30/08/2020
A continuación se relacionan los hitos más importantes del proyecto, los cuales
representan una hoja de ruta para su implementación:
PRINCIPALES HITOS FECHA
Inicio del proyecto 01/01/2020
Plan de Dirección del Proyecto 10/01/2020
Aprobación por parte de la alcaldía y 15/02/2020
otros interesados
Aprobación de la capacitación a la 30/02/2020
comunidad en peligro tanto urbana como
rural sobre la gestión del riesgo y
ordenamiento forestal.
Identificación, delimitación, y clasificación 30/03/2020
del área a reforestar.
Diseño y plantación de las especies. 30/04/2020
(Inicio de labores de trabajo de campo en
las zonas a reforestar).
Trabajos previos a la reforestación 30/06/2020
Protección y mantenimiento de la 30/07/2020
reforestación
Evaluación y seguimiento
Fin del proyecto 30/08/2020

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

$ 1.479.000.000 millones de pesos colombianos
2. IDENTIFICACIÓN DE TODOS LOS POSIBLES INTERESADOS DEL PROYECTO
2.1 Registro de los interesados del proyecto
En la Tabla 1 se presenta el registro de los interesados del proyecto “Estrategia de reforestación con árboles endémicos
en la zona de afectación por la avenida fluviotorrencial como una alternativa de prevención y conservación ambiental en
el municipio de Mocoa (Putumayo)”.
Tabla 1. Registro de los interesados del proyecto
Clasificación de los
Información de identificación Información de evaluación interesados
Organizaci Informació Fase de Partidario /
Rol en el Requisitos Expectativas Grado de Grado de Interno /
Nombre Puesto ón / Ubicación n de mayor Neutral /
proyecto principales principales influencia interés Externo
Empresa contacto interés Reticente
REPRESEN
-TANTES *DESARROLLO DE
DE ACCIONES DE TODO
MESA ACTA DE
ARMANDO MUNICIPIO ENTIDADE 318 PREVENCIÓN Y EL
PRESIDENTE TÉCNICA CONSTITUCIO POSITIVA ALTA EXTERNO PARTIDIARIO
MENDOZA DE MOCOA SY 5555555 MITIGACIÓN DE PROCE
AMBIENTAL N DE COMITÉ
ORGANIZA DESASTRES EN EL SO
CIONES MUNICIPIO DE MOCOA
SOCIALES
*MEJORAMIENTO DE
LA CALIDAD
AMBIENTAL DEL
PLAN DE FINANC
CALLE 12 MUNICIPIO
ADRIÁN MANEJO IADOR
DIRECTOR CORPOAM #23-04 COFINANCI *PREVENCIÓN Y
RAMÍREZ 3122928545 AMBIENTAL POSITIVA ALTA DEL EXTERNO PARTIDIARIO
GENERAL A-ZONIA (MOCOA - ADORES MITIGACIÓN DEL
ROMERO DEL PROYE
PTYO) RIESGO
PROYECTO CTO
*CUMPLIMIENTO DE LA
SENTENCIA STC3460-
2018
*MEJORAMIENTO DE
LA CALIDAD
AMBIENTAL DEL
MUNICIPIO
*PREVENCIÓN Y
MITIGACIÓN DEL FINANC
BARRIO
JOSÉ ALCALDÍA RIESGO IADOR
CENTRO, COFINANCI
ANTONIO ALCALDE MUNICIPAL 3207777777 CONTRATO *CUMPLIMIENTO CON POSITIVA ALTA DEL EXTERNO PARTIDIARIO
MUNICPIO ADORES
CASTRO DE MOCOA LOS REQUERIMIENTOS PROYE
DE MOCOA
DERIVADOS DE LA CTO
AVENIDA
FLUVIOTORRENCIAL
*CUMPLIMIENTO DE LA
SENTENCIA STC3460-
2018
SECRETARIA BARRIO POLÍTICAS *DESARROLLO DE
GOBERNA ACTA DE
DANIELA DE CENTRO, PÚBLICAS ACCIONES DE FORMU
CI-ÓN DEL 5634448 INICIO DEL POSITIVA ALTA EXTERNO PARTIDARIO
MUÑOZ AGRICULTUR MUNICPIO AMBIENTAL PREVENCIÓN Y LACIÓN
PUTUMAYO PROYECTO
A DE MOCOA ES MITIGACIÓN DE
 Clasificación de los
Información de identificación Información de evaluación interesados
Organizaci Informació Fase de Partidario /
Rol en el Requisitos Expectativas Grado de Grado de Interno /
Nombre Puesto ón / Ubicación n de mayor Neutral /
proyecto principales principales influencia interés Externo
Empresa contacto interés Reticente
DESASTRES EN EL
MUNICIPIO DE MOCOA
*CUMPLIMIENTO DE LA
SENTENCIA STC3460-
2018
PROVEEDO
R DE
PREST
VILLAGARZ INSUMOS
AGROSER ADOR
ADRIANA REPRESENT ÓN PARA EL CONTRATO DE *SUMINISTRO DE LOS
VI-CIOS 3214567890 POSITIVA ALTA DE INTERNO PARTIDARIO
ZAPATA ANTE (PUTUMAY PROCESO SUMINISTROS INSUMOS
SAS SERVIC
O) DE
IO
REFOREST
ACIÓN
*DESARROLLO DEL
PROYECTO EN
TODO
OMAR CONCORDANCIA CON
FUNAMAZ KRA 16 # 15 CONSULTO ACTA DE EL
VELÁSQUE GERENTE 3215089011 LOS INTERESES, POSITIVA ALTA INTERNO PARTIDARIO
S.A. - 48 R ACUERDO PROCE
Z EXPECTATIVAS Y
SO
TÉRMINOS DE
REFERENCIA
CALLE 7
MINISTERI *CUMPLIMIENTO DE LA APOYO
JHANET REPRESENT 23- 34 COFIANCIA ACTA DE
O DE 2346789 SENTENCIA STC3460- POSITIVA MEDIA TÉCNIC EXTERNO PARTIDARIO
CARRILLO ANTE BOGOTA DORES ACUERDO
AMBIENTE 2018 O
DC
*CUMPLIMIENTO CON
LOS REQUERIMIENTOS
UNIDAD GESTIÓN
BARRIO ESPECIFICACI DERIVADOS DE LA
RAFAEL PARA LA DEL
CENTRO, ONES AVENIDA EJECU
MORENO DIRECTOR GESTIÓN RIESGO DE 3207217041 POSITIVA MEDIA EXTERNO PARTIDARIO
MUNICPIO TÉCNICAS DEL FLUVIOTORRENCIAL CIÓN
LONDOÑO DEL DESASTRE
DE MOCOA PROYECTO *PREVENCIÓN Y
RIESGO S
MITIGACIÓN DEL
RIESGO
SOLICI
TUDES
CALLE 14 *CUMPLIMIENTO DE DE
AUTORIZA
#1-62 TRÁMITES LOS REQUERIMIENTOS CERTIF
DIEGO CIÓN DE
GERENTE ICA BARRIO EL (4) 938888 FITOSANITARI FITOSANITARIOS PARA POSITIVA BAJA ICACIO EXTERNO RETICENTE
MARIN PLÁNTULA
CARMEN OS EL PROCESO DE N DE
S
PTO- ASIS REFORESTACIÓN LAS
SEMILL
AS
2.2 Análisis de los interesados del proyecto
A través de la matriz de evaluación se identifica el nivel de participación actual de los
interesados del proyecto, con lo cual es posible definir las diferencias entre los niveles
de participación actual y deseados, los últimos son determinantes en la culminación
con éxito del proyecto. Este análisis finalmente permite planificar las acciones y
comunicaciones necesarias orientadas al cierre de las brechas.
A continuación se describen las características principales de los interesados en
función de sus niveles de participación:
•Desconocedor: desconoce del proyecto y de sus impactos potenciales.
•Se Resiste: conoce el proyecto y los impactos posibles que puede generar, genera
resistencia al cambio.
• Neutral: conoce el proyecto, aunque es imparcial.
• Apoya: conoce el proyecto y sus impactos potenciales, apoya el cambio.
• Líder: conoce el proyecto y sus impactos potenciales, es un Stakeholder que está
activamente involucrado en asegurar el éxito del mismo.
El nivel de participación actual de los interesados se identifica en la matriz de
evaluación con la letra X y el nivel de participación deseado que se ha definido, se
identifica con la letra D [CITATION PMI13 \p 402 \l 9226 ].

Teniendo en cuenta lo anterior, el análisis de los interesados ofrece un marco de

referencia de las características de cada uno de los interesados del proyecto y a partir
de estas se define la estrategia de gestión que permite involucrarlos de tal manera que
su aporte al proyecto sea positivo (Tabla 2).
 Tabla 2. Análisis de los interesados

MATRIZ DE INTERESADOS

Nombre del Proyecto: Formulación de la estrategia de Director del Proyecto Fecha última actualización Versión
reforestación con árboles endémicos en la zona de afectación Alveiro Portilla 8/03/2020 I
por la avenida fluviotorrencial como una alternativa de
prevención y conservación ambiental en el municipio de
Mocoa Putumayo.

Poder / Influencia
Compromiso Estrategia

Interés
Desconoce

Interesado
Se resiste

Neutral

Apoya

MESA TÉCNICA AMBIENTAL X D Líder A A Gestionar de cerca (A-A)

CORPOAMAZONIA X D A A Gestionar de cerca (A-A)

ALCALDÍA MUNICIPAL DE X D A A Gestionar de cerca (A-A)

MOCOA

GOBERNACIÓN DEL X D A A Mantener satisfecho (A-B)

PUTUMAYO

Monitorear (B-B)
AGROSERVICIOS S.A.S. X-D B A

FUNDACIÓN AMAZONÍA X-D B A Gestionar de cerca (A-A)

VIVA – FUNAMAZ

MINISTERIO DE AMBIENTE X D A B Informar (B-A)

 ICA X D Mantener satisfecho (A-B)

UNIDAD PARA LA GESTIÓN X D A B Informar (B-A)

DEL RIESGO

Notas:
X: Actual ; D: deseado
A: Alto ; B: Bajo
Estrategias: Gestionar de cerca (A-A); Mantener satisfecho (A-B); Informar (B-A); Monitorear (B-B)
3. PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
La finalidad de planificar la gestión de los interesados es estructurar un plan que
permita gestionar eficazmente, no obstante, para ello es necesario contar
anticipadamente con el plan para la dirección del proyecto y el registro de interesados.
Este proceso intenta desarrollar estrategias de gestión personalizadas destinadas a
lograr una participación eficaz de los interesados a lo largo de todo el ciclo de vida del
proyecto, pero para ello necesitamos de una serie de recursos y herramientas como
son: la experiencia y saber de los expertos, reuniones con todos los involucrado y
técnicas analíticas.
Tener en cuenta que ese proceso tiene que ser iterativo, ya que a lo largo del ciclo de
vida del proyecto el interés de los Stakeholders puede cambiar, por lo que el Project
Manager tendrá que estar muy pendiente de todos ellos o por lo menos de todos
aquellos que puedan impactar al proyecto. La construcción del plan se realiza a través
de reuniones encabezadas por el Director del proyecto y en las cuales también
participan los miembros asignados al equipo del proyecto, miembros de la Alta
Dirección de la consultoría e interesados clave previamente identificados (PMI, 2017).

Plan de Gestión de los Stakeholders

Proyecto: Estrategia de reforestación con árboles endémicos en la zona de afectación por la avenida
fluviotorrencial como una alternativa de prevención y conservación ambiental en el municipio de Mocoa
Putumayo.
Director del Proyecto: Alveiro Portilla
1. Identificación de los Stakeholders
Los interesados del proyecto se identifican a través de la matriz de identificación stakeholders y de registro de
stakeholders, identificando a su vez los intereses, expectativas y poder de influencia de cada interesado, entre
otros aspectos importantes para la gestión eficaz de los interesados en el proyecto. El registro de los interesados
constituye una entrada fundamental para el desarrollo de este plan de gestión.
2. Planeación del Nivel de Participación Deseado de los Stakeholders
En la matriz de evaluación de la participación de los interesados, la cual es un complemento a este documento, se
encuentran definidos los niveles deseados de participación de los interesados, que se requieren para concluir el
proyecto con éxito. La matriz de evaluación de la participación de los stakeholders se elabora previo a este
documento y cuando se identifique la necesidad de modificación será actualizada, controlando los cambios
realizados.
3. Identificación de las Interrelaciones y Posible Superposición entre Stakeholders
Las interrelaciones y posible superposición entre los interesados del proyecto se identificarán a través del
conocimiento mismo que tiene el equipo del proyecto de las partes interesadas y a través de la interacción con
los interesados.
4. Alcance e Impacto del Cambio para los Interesados
En caso de generarse cambios en el alcance del proyecto, en la documentación o entregables asociados, se
evaluará el impacto de los cambios para cada uno de los stakeholders o interesados del proyecto y dependiendo
de la naturaleza del cambio se definirán e implementarán acciones para la debida gestión a las partes
interesadas, procurando minimizar cualquier efecto negativo o perturbador que se pueda generar.
5. Requisitos de Información de los Stakeholders
Los requisitos de comunicación e información de los interesados se identifican por cada una de las fases del ciclo
de vida del proyecto. A continuación, se presentan los requisitos de comunicación e información más relevantes
de los interesados o Stakeholders del proyecto.
Requisitos de Comunicación e Información / Fases del Proyecto
Definición Organización y Diseño,
Interesado Preparación construcción y Entrega
seguimiento
MESA TÉCNICA No Aplica Resultados de la Resultados del Reporte final de la
AMBIENTAL planificación del diseño. ejecución y resultados
 proyecto. Reportes de del proyecto.
avance de la Documentos soportes
ejecución, para el cierre
seguimiento y contractual.
resultados. Estado del proceso de
Estado de los cierre.
cambios aprobados
en el proyecto.
Respuesta a
incidentes.
CORPOAMAZONIA Estado del Solicitudes de Informes de No aplica
proceso permisos e cumplimiento de
contractual información normatividad
requerida que ambiental aplicable.
permita
determinar el
cumplimiento de
requerimientos
ambientales
para la
ejecución del
proyecto.
ALCALDÍA Estado del Socialización del Resultados del Reporte final de la
MUNICIPAL DE proceso proyecto diseño. ejecución y resultados
MOCOA contractual Reportes de del proyecto.
avance de la Documentos soportes
ejecución, para el cierre
seguimiento y contractual.
resultados. Estado del proceso de
Estado de los cierre.
cambios aprobados
en el proyecto.
Respuesta a
incidentes.
GOBERNACIÓN No aplica No aplica Reportes de Reporte final de la
DEL PUTUMAYO avance de la ejecución y resultados
ejecución, del proyecto
seguimiento y
resultados.
AGROSERVICIOS No aplica Resultados de la Reportes de No aplica
S.A.S. planificación del avance de la
proyecto. ejecución,
seguimiento y
resultados.
FUNDACIÓN No aplica Avance y Resultados del Reportes finales del
AMAZONÍA VIVA – resultados de la seguimiento y estado de ejecución del
FUNAMAZ planificación del control realizado al proyecto y de cada uno
proyecto avance de la de los planes
ejecución del establecidos.
proyecto. Registro de las
Resultados de la lecciones aprendidas
ejecución de cada del proyecto.
uno de los planes
establecidos para
el proyecto.
Estado de los
cambios aprobados
en el proyecto de
las
Respuestas a
incidentes.
Resultados de
 satisfacción del
cliente.
MINISTERIO DE Fecha de inicio Necesidades de Cambios Autorización para la
AMBIENTE del contrato personal para el aprobados en el liberación del personal
proyecto. proyecto. del proyecto.
Lineamientos Novedades del
para la gestión personal.
del personal.
ICA No Aplica Plan de trabajo Reportes de Reporte final de la
o cronograma avance de la ejecución y resultados
de actividades. ejecución, del proyecto.
Especificaciones seguimiento y
técnicas del resultados.
contrato.
UNIDAD PARA LA No Aplica Plan de gestión Reporte de datos Reporte final de los
GESTIÓN DEL de costos, del asociados a la datos de ejecución del
RIESGO tiempo, ejecución del proyecto
presupuesto y proyecto.
plan de trabajo o
cronograma de
actividades
6. Actualización del Plan de Gestión de los Stakeholders
Este plan podrá ser actualizado a medida que avance y se desarrolle el proyecto; en cada actualización se debe
asegurar la identificación del cambio o actualización, la fecha de vigencia y el No de versión con el fin de llevar
una trazabilidad de las actualizaciones.
7.Gestión de la Participación de los Stakeholders
La gestión de la participación de los interesados del proyecto identificados con el fin de satisfacer sus
necesidades y expectativas se realiza a través de la implementación de las estrategias definidas en este plan y a
través de la materialización de la matriz de comunicación con los interesados.

La gestión de los incidentes con los interesados se realiza a través de las disposiciones establecidas en el
procedimiento de Gestión de Incidentes en los Proyectos y la gestión de cambios a través del Procedimiento de
Control Integrado de Cambios en los Proyectos.
7.1.Estrategias de Gestión de los Stakeholders
Las estrategias de gestión de los stakeholders o interesados se definen de acuerdo al análisis realizado en la
etapa de identificación y a los resultados de la evaluación del estado de participación actual frente al estado de
participación deseado.

4. PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

4.1. CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

El proyecto está conformado por varias actividades, la agrupación de las mismas

definen las fases del proyecto y estas en conjunto determinan el ciclo de vida, con lo
cual es posible organizar la secuencia lógica de los procesos que estructuran el
proyecto.
 Ilustración 1. Ciclo de vida del proyecto

Capacitación Gestión del Definición de la

Aplicación de la Evaluación y
riesgo y Ordenación Estrategia de
Estrategia de seguimiento
Forestal Reforestación
Reforestación

Inicio Organización y Ejecución del Trabajo Finalización

preparación

PROCESO EN CADA FASE

Fases del proyecto
FASE I: Capacitación Gestión del riesgo y
Ordenación Forestal
FASE II: Definición de la Estrategia de
Reforestación
FASE III: Aplicación de la Estrategia de  Desarrollo de las actividades de alistamiento:
Proceso que se llevara acabo
 Realizar capacitaciones sobre de las zonas de riesgo
y normatividad en Ordenación Forestal
 Priorización de las zonas a reforestar a través de
mecanismos de participación comunitaria.
 Implementar una estrategia de articulación con las
comunidades ubicadas en el área de intervención
 Identificar un mecanismo de promoción de acciones
de conservación en el área de intervención
 Elaborar una descripción ecológica del sitio donde
se hará la reforestación.
 Identificar un ecosistema de referencia para realizar
el proceso de reforestación
 Elaborar los procedimientos, tiempos, presupuestos
y actividades del proceso en cada una de las áreas
a intervenir.
 Establecer un programa de monitoreo del proceso a
través de variables claramente definidas
 Diseñar una estrategia de mantenimiento y
protección del ecosistema reforestado
 Establecer y delimitar los puntos sujetos de
intervención
 Implementar una estrategia de divulgación del
programa de reforestación (vallas, cuñas radiales,
etc.)
 Diseñar una estrategia de manejo de las especies
amenazadas e invasoras
 Diseñar una estrategia de manejo de áreas
erosionadas y sin cobertura
 Diseño de las características del vivero
 Diseño de la estrategia de mantenimiento y
monitoreo del proceso de reforestación
 PROCESO EN CADA FASE
Fases del proyecto Proceso que se llevara acabo
construcción del vivero, preparación manual y
mecánica del terreno.
 Implementar la estrategia de manejo de áreas
erosionadas y sin cobertura
 Implementar la estrategia de manejo de las
Reforestación
especies amenazadas e invasoras.
 Aplicar los procedimientos (tipo de reforestación) y
actividades en cada una de las áreas a intervenir
 Elaborar el Informe del proceso de reforestación
para cada una de las zonas intervenidas.
 Instalación de sistemas de protección de los
árboles plantados

 Plantación de cercos vivos

FASE IV: Aplicación de la Estrategia de
 Manejo integral de plagas y enfermedades
Mantenimiento y Monitoreo del proceso de
reforestación  Líneas negras

 Control de maleza

 Actividades de fertilización

 Estimación de las sobrevivientes

 Evaluación del estado sanitario de los individuos.
FASE VI Evaluación y seguimiento
 Recomendaciones finales para garantizar la
sostenibilidad en el tiempo del ecosistema.

Fuente: Adaptado de [ CITATION Min161 \l 9226 ]

4.2. PLAN DE TRABAJO PARA DAR CUMPLIMIENTO CON LOS OBJETIVOS DEL
PROYECTO

Para lograr los objetivos del proyecto es necesario poner en marcha las acciones
planificadas en el componente técnico y operativo, para esto se requiere incorporar de
manera transversal en todo el ciclo de vida del proyecto los siguientes lineamientos:
1. Ejecución de las acciones de monitoreo, seguimiento y control.
El supervisor de obra e interventor realizarán seguimiento o control de una forma
ordenada, inspeccionando que las actividades se ejecuten en el tiempo planificado, si
se presentan dificultades en alguna de las fases del ciclo del proyecto, se realizará
comités técnicos para establecer la manera en la que se abordará la contingencia
buscando siempre minimizar el riesgo de tener retrasos en el proceso.
2. Equipo de proyecto.
La vinculación del personal al proyecto se realizará teniendo en cuenta criterios de
aptitud, actitud, experiencia y habilidades blandas del aspirante. Como elemento
adicional, se priorizará la vinculación de personal proveniente de la zona a intervenir.
Una vez conformado el equipo de colaboradores del proyecto, se desarrollarán
jornadas de capacitación respecto al enfoque, objetivos y marco metodológico de la
iniciativa, con la finalidad de lograr una participación activa y propositiva del personal.
3. Reuniones.
Se definirán reuniones semanales o cuando se amerite con el equipo técnico, en el
marco de estos espacios se informarán los detalles del avance de cada una de las
fases del proyecto, así mismo, se tomarán decisiones para abordar los imprevistos que
puedan surgir.
Teniendo en cuenta que un componente fundamental de la iniciativa es lograr
involucrar activamente a la comunidad con el proyecto, se desarrollarán reuniones
quincenales para comunicar los avances y conocer sus puntos de vista y expectativas.
A continuación se presenta el Plan de Gestión de Cambios del proyecto:

PLAN DE GESTION DE CAMBIOS

Enfoque: Para gestionar los cambios se deben considerar las siguientes tipologías de
acciones:
Correctiva Preventiva por defecto Cambio al plan
LINEAMIENTOS DE GESTIÓN DE CAMBIOS
Cuando se realiza un cambio y No es necesario realizar debate o Cuando se presenta un
no perjudica, se debe hacer un discusión, solo se requiere que el impacto en el proyecto el
análisis para saber si perjudica supervisor e interventor supervisor e interventor
o no el alcance. documenten el hallazgo. documenten el Hallazgo.
Proceso
Cambios en: Se establece cuando:
Cronograma Hay cambios en el acta de inicio, las fechas de los hitos y
líneas base
Presupuesto Recorte de presupuesto, sobrecosto y gastos inesperados
Documentos Plan de gestión de costos
Plan de gestión cronograma
Plan gestión de riesgos
Plan de gestión de los interesados
Plan de gestión de la configuración
Plan gestión de cambios

Guía eventos comunicación

Medio Descripción Frecuencia
Oficios escritos Para entregar informes
Correo electrónicos Para informar Periódicamente o
Actas de reuniones Entrega de avances cuando se requiera
Informes Solicitud de información

Por otro lado, el Plan de Gestión de la Configuración contempla

PLAN DE GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN
Roles de la gestión de la configuración:
NOMBRE DEL ROL RESPONSABILIDADES NIVELES DE AUTORIDAD
Encargado de supervisar Máxima autoridad sobre la
Director de el funcionamiento de la funciones y el proyecto
Proyecto gestión de la
Configuración
Realiza todas las Autoridad para Realiza todas las
Gestor de actividades de gestión actividades de gestión de la
Configuración de la Configuración Configuración
Inspector de Verifica la Gestión de la Solo para verificar la Gestión de la
aseguramiento Configuración. Configuración
de Calidad
Miembros del Revisa la configuración Hasta donde lo autoricen.
equipo de de gestión de la
Proyecto Configuración hasta
donde lo autoricen.
PLAN DE DOCUMENTACIÓN
ACCESO DISPONIBILIDAD SEGURIDAD RECUPERACIÓN RETENCIÓN
DOCUMENTOS FORMATO RÁPIDO AMPLIA DE ACCESO DE DE
NECESARIA
O NECESARI INFORMACIÓN INFORMACIÓN
ARTEFACTOS O
Acta de Solo lectura, Copia de Durante el ciclo
Constitución del Electrónico Disponible A todo los no se permite seguridad de vida del
Proyecto en internet interesados copia y proyecto
modificar
Plan de A todo los Solo lectura, Copia de Durante el ciclo
Proyecto Electrónico Disponible interesados no se permite seguridad de vida del
en internet copia y proyecto
modificar
Solicitud de Disponible A todo los Solo lectura, Copia de Durante el ciclo
Modificaciones Electrónico en internet interesados no se permite seguridad de vida del
copia y proyecto
modificar
Informe de Electrónico Disponible A todo los Solo lectura, Copia de Durante el ciclo
Cierre de en internet interesados no se permite seguridad de vida del
Proyecto copia y proyecto
modificar
ÍTEMS DE CONFIGURACIÓN
CÓDIGO DEL NOMBRE DEL ÍTEM CATEGORÍ FUENTE FORMATO OBSERVACIONES
ÍTEM DE DE A
CONFIGURA CONFIGURACIÓN
CIÓN
 PLAN DE GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN
Contrato de Físico Contratista Impreso
00128 suministro materiales
de ferretería
00130 Contrato de Físico Contratista Impreso Firma
suministro de arboles
00132 Contrato de Físico Contratista Impreso
arrendamiento de
bodega
00135 Compra de bolsas Formato Proveedor PDF
plásticas
00136 Alquiler de vehículo Formato Empresa PDF
para transporte
0420 Informe mensual Documento proyecto PDF Firma
0421 Informe final Documento Proyecto PDF Aprobado
CONTABILIDAD DE ESTADO Y MÉTRICAS DE CONFIGURACIÓN
 El repositorio de información de los documentos del proyecto se debe colocar
en una carpeta organizada de acuerdo a la estructura del EDT.
 El repositorio de la información de las configuraciones también almacenaran
en misma carpeta del proyecto per una sub carpeta denomina “ítem de
configuración”
 Cuando se requiera se podrá tener acceso a todos los documento modificados
y recientes.
VERIFICACIÓN Y AUDITORÍAS DE CONFIGURACIÓN
En cualquier momento del ciclo de vida del proyecto se podrá verificar y auditar la
información sé que ha modificado.

LÍNEAS BASES DEL PROYECTO

DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD

1. Capacitación Gestión del riesgo y

Ordenación Forestal
   

Firma de asistencia mes 3

Impresiones mes 3
Diplomas y acreditación mes 3
Alimentación mes 3
Refrigerios mes 3
Transporte mes 3
Papelería mes 3
Alquiler auditorio mes 3
2. Definición de la Estrategia de
   
Reforestación
Descripción ecológica del sitio    
Recorridos de campo y delimitación unidad 15
de los sitios a intervenir
Refrigerios mes 4
Transporte mes 4
Papelería mes 4
Material de divulgación unidad 100
4. Trabajos previos a la reforestación    
Excavaciones Global 6
Retiros de sobrantes mes 2
Abono m3 45
Limpieza zona mes 5
Señalización unidad 20
Registrar el árbol unidad 1000
3. Aplicación de la Estrategia de    
Reforestación
Mapas topográficos unidad 2
Construcción del vivero unidad 1
Manejo de áreas erosionadas y sin
mes 1
cobertura
Manejo de especies amenazadas e
mes 6
invasoras
Aplicación de los procedimientos y
mes 6
actividades de reforestación
Podado de arboles mes 3
Riego de agua mes 2
Limpieza maleza mes 1
Machete unidad 10
Localización y replanteo Global 2

5. Protección y Mantenimiento de
   
la reforestación

Barreras vivas unidad 40

Limpieza de maleza mes 1
Podado de arboles unidad 1000
Abono m3 19
Retiro de árboles muertos unidad 30
Fumigación Global 150
Riego de agua m3 50
Implantación de postas unidad 30
Instalación de alambre kilos 150
Medidas de control mes 2
Líneas negras mes 2
Fertilización mes 1
6. Evaluación y seguimiento    
Estimación de las sobrevivientes mes 1
Evaluación del estado sanitario mes 1
Recomendaciones finales mes 1

5. INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

La comparación de los componentes del plan para la dirección del proyecto, los documentos
del proyecto y otras variables previamente definidas, arroja como resultado la información de
desempeño del trabajo. Tal como se presenta en la Tabla 3, el seguimiento al desempeño del
proyecto se va a medir en función del avance en el cronograma, el presupuesto y las
actividades contempladas en cada una de las fases antes descritas. La medición general del
desempeño es una herramienta de toma de decisiones que proporciona el contexto para
determinar si el proyecto está dentro del presupuesto y arroja la existencia de variaciones
dentro del plan, para de esa manera evaluar la pertinencia de implementar acciones
preventivas o correctivas (PMI, 2017).
Tabla 3. Formato de medición general de desempeño

Formato informe de gerencia

DURACIÓN FECHA DÍAS
NOMBRE DEL   FECHA FECHA DIÁS
DEL DE TRANSCURR
PROYECTO % INICIO FINAL FALTANTES
PROYECTO CORTE IDOS
               
               
AVANCE GENERAL
PROYECTO   CURVA DE AVANCE VS PROGRAMADO
PROGRAMADO  
EJECUTADO  
DESVIACION  
 
   
AVANCE
PRESUPUESTAL
PROYECTO  
VALOR PORYECTO  
ACUMULADO
ANTERIOR  
PERIODO ACTUAL  
ACMULADO ACTUAL  
% AVANCE    

ACTIVIDADES
 
EJECUTADAS EN EL
 Formato informe de gerencia

PERIODO

ACTIVIDADES
EJECUTAS EN EL  
PRÓXIMO PERIODO

CAUSAS DE ATRASO PLAN DE ACCION

De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta lo planteado por Hurtado (2016), en la

Tabla 4 se presentan los procedimientos para recopilar la información base de
desempeño del trabajo.
Tabla 4. Procedimiento para recopilar la información base de desempeño del proyecto

INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

El colaborador responsable de hacer seguimiento a la evolución
CONTROLAR EL del cronograma deberá registrar día a día los avances del
CRONOGRAMA proyecto conforme a lo registrado en el plan de gestión del
cronograma.
Estos documentos consolidan los avances del proyecto a través de
GENERACIÓN DE INFORMES curvas de desempeño en las que se registra la información
requerida por la alta dirección.
CONTROL DE COSTOS
Variación de costo (CV)
Índice de desempeño (CPI)
Valor relativo ( CV)
MÉTODO DE VALOR GANADO
Variación del cronograma (SV)
Índice de desempeño del cronograma ( SPI)
Valor relativo (SV)
CONTROL DE CALIDAD
Métricas de calidad
Lista de verificación de calidad
datos de desempeño del trabajo
  solicitudes de cambio aprobadas

Fuente: Adaptado de Hurtado (2016)

 6. CONCLUSIONES

Generar áreas de conservación ambiental en las zonas afectadas por la avenida

fluviotorrencial en el municipio de Mocoa permitirá aportar en la mitigación y gestión del
riesgo, adicionalmente se incrementará la conectividad del área urbana y rural de la
ciudad.
Los procesos de reforestación de ecosistemas que han sido intervenidos deben
desarrollarse partiendo de la elaboración de una línea base que permita definir el
estado ecológico del ecosistema y los objetivos de restauración que se pretenden
alcanzar. En este orden de ideas, la implementación de estrategias de mantenimiento,
seguimiento y monitoreo de los individuos sembrados incrementa ampliamente la
viabilidad del proceso de rehabilitación ecológica.
La gestión de los interesados de un proyecto brinda un marco de referencia para la
toma decisiones respecto a las estrategias de gestión más eficientes que permiten
obtener la mayor cantidad de impactos positivos provenientes de los stakeholders.
 7. BIBLIOGRAFÍA
Congreso de Colombia. (2012). Ley 1523 de 2012 “Por la cual se adopta la política
nacional de gestión del riesgo de desastres y se establece el Sistema Nacional de
Gestión del Riesgo de Desastres y se dictan otras disposiciones”. Diario oficial
Secretaría del Senado.
Cuervo, G. V. (1 de septiembre de 2017). El tiempo. Obtenido de El tiempo:
https://www.eltiempo.com/colombia/otras-ciudades/debaten-si-se-debe-reubicar-
mocoa-por-peligros-invernales-255388
Decreto 599. (6 de abril de 2017). Por el cual se declara la situación de desastre en el
municipio de Mocoa - departamento de Putumayo. Por el cual se declara la situación de
desastre en el municipio de Mocoa - departamento de Putumayo. bogota, colombia:
presidencia.
Hurtado, O; Morales, L. (2016) Plan para la dirección de un proyecto de construcción
de vivienda siguiendo las buenas prácticas de la guía del PMBOK. Bucaramanga:
Universidad Industrial de Santander.
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. (2016). Lineamientos para la
presentación de proyectos de restauración. Bogotá: Dirección de Bosques
Biodiversidad y Servicios Ecosistémicos.
PMI. (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Sexta edición.
Newtown Square, PA: Project Management Institute, 2017. | Serie: Guía del PMBOK