CONFECCIONES JANETH

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

COMPRAS Y SUMINISTROS

FASE 2- COMPRAS DISEÑAR PLAN DE COMPRAS

CLARA ISABEL GOMEZ MENDEZ

GRUPO: 102607A_614

JORGE ENRIQUE LEON RODRIGUEZ

TUTOR

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD-

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
CEAD VALLEDUPAR
2019
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

1. OBJETIVO
Establecer los criterios para la evaluación, selección, reevaluación y clasificación de
proveedores de productos críticos, subcontratistas de bienes o servicios establecidos por la
Organización.

2. ALCANCE
Toda compra a proveedor de productos críticos, y subcontratación del servicio que afecten
directamente la calidad de los procesos y servicios prestados. Aplica para la realización de
compras diarias consideradas no críticas que realice CONFECCIONES JANETH.
3. DEFINICIONES
 Proveedor: Entidad que suministra un bien o servicio a otra organización.
 Proveedor calificado: Condición dada a una entidad, cuando esta ha demostrado que
cumple con los criterios especificados.
 Evaluación de proveedor: Examen cuantitativo y cualitativo realizado para determinar en
qué medida un proveedor es capaz de satisfacer los requisitos especificados.

4. RESPONSABILIDADES.
4.1 Gerente
Establecer los criterios para la evaluación, selección de proveedores y reevaluación de
proveedores de productos o servicios críticos según formato establecidos. Aprobar y disponer
los recursos para realizar las compras de productos críticos, bienes y servicios. Realizar o
delegar la Evaluación a los proveedores críticos seleccionados.
4.2 Líder de Compras
Establecer y aprobar las características y especificaciones técnicas para los productos críticos,
bienes y servicios considerados. Solicitar cotización a los proveedores de los productos
requeridos. Designar personal para la recepción de productos comprados, el cual realiza la
verificación de:
Productos: verificar y asegurar que estén conformes con los requerimientos y especificaciones
establecidas por el cliente y la organización.
Servicios: verificar y asegurar que cumplen con todo los requisitos establecidos en el contrato
de prestación de servicios.

4.3 De Los Proveedores

Mantener las condiciones comerciales y de venta fijadas en los acuerdos firmados.
Suministrar oportunamente los productos, bienes comprados y servicios subcontratados de
acuerdo con las características establecidas por el cliente y la organización.
Suministrar los productos solicitados con la calidad ofrecida y acompañados de sus respectivas
fichas técnicas o certificados de conformidad del producto.
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Solicitar al proveedor cotización del producto o servicio a suministrar, gestionar directamente la

orden de compra utilizando el formato orden de compra y verificación de productos.Toda
compra debe estar respaldada por una orden debidamente diligenciada, tramitada y aprobada
por el Gerente o por el líder del proceso.

Para las compras del día a día (pequeños accesorios y repuestos de maquinas, papelería,
tinta, dotación, etc.) se realizaran mediante la orden de compra y verificación de productos en
la cual se deben describir las especificaciones y cantidad del producto requerido, esta será
autorizada por el líder del proceso que requiera el producto o servicio, para las cuales no se
hará ningún tipo de verificación si es necesario.

Empleado que requiere el producto o servicio

 Diligencia y entrega al Líder de Compras el formato orden de compra y verificación de

productos, para solicitar productos críticos, bienes o servicios. Debe incluir características
y especificaciones técnicas que aseguren la correcta compra y la mejor calidad.

Líder de Compras

 Realizar la reevaluación de proveedores, cada 12 meses a los proveedores aprobados,

Cuando lo estime conveniente, podrá visitar las instalaciones del proveedor aceptado para
verificar sus procesos (cuando aplique).
 Registra, almacena, protege, actualiza y mantiene los resultados de la evaluación.
 Cuando lo estime conveniente dará a conocer, al proveedor los resultados de la
evaluación, la cual debe incluir anotaciones en las que se resalten los aspectos positivos y
por mejorar por parte del proveedor.

Gerente

 Establece y aprueba las características y especificaciones técnicas para los productos

críticos, bienes y servicios.
 Revisa y aprueba la orden de compra y verificación de productos.
 Establece el plan de inspecciones y nivel de aceptación o rechazo, aplicable al momento
de recibir productos críticos, bienes y servicios que afecten la calidad de la prestación de
los servicios.

Proveedor y/o Subcontratista

Suministra oportunamente registros que evidencien cumplimiento de los criterios de evaluación.
 Certificado vigente de existencia y representación legal cuando aplique (proveedores).
 Cuando aplique, muestra del producto ofrecido y su respectiva ficha técnica, especificación
técnica (proveedores).
 Manuales y catálogos de los productos que provee (proveedores).

Cuando se trate de servicios subcontratados, deben certificar la competencia (educación,

formación y experiencia) establecida en el contrato de prestación de servicios.

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Proveedor evaluado y seleccionado:

 Acompaña suministro acompañado de la respectiva orden de despacho o remisión y el

registro de calidad del producto. (Conformidad de lote, especificaciones técnicas,
certificado de calidad del producto).
 Suministra oportunamente los productos, bienes y servicios comprados de acuerdo con las
características y especificaciones técnicas establecidas por el cliente y la organización.
 Mantiene las condiciones comerciales y de venta fijadas en los acuerdos comerciales.
 Suministrar los productos y/o servicios solicitados con la calidad ofrecida y acompañados
de sus respectivas fichas técnicas y certificados de conformidad de producto o lote.

Personal que realice la recepción del producto comprado:

Los empleados que solicitan los productos o servicios, son responsables de la verificación de
las compras realizadas, para asegurar la conveniencia de los mismos.

 Recibir los productos verificando las especificaciones indicadas en la orden de compra y

verificación de productos.
 Verificar que los productos no estén, rotos, golpeados, dañados, que los sellos de
seguridad o los empaques no estén violados, verificar las fechas de vencimiento,
certificados de calidad o precedencia de despacho que permitan verificar su originalidad,
sitio de despacho o fabricación
 Registrar en la orden de compra y verificación de productos, las observaciones del estado
del producto recibido, las cantidades no recibidas o devueltas y finalmente firmar en
aceptación del producto recibido.
 Cuando se reciba parcialmente, se coloca al frente de la cantidad requerida la cantidad
recibida, también se deberá registrar si se reciben certificados o protocolos de calidad.