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PRESENTACIÓN

Debido a la importancia que tienen los archivos en la sociedad, se hace

indispensable conocer la legislación que dará las herramientas necesarias cuando
de manejar documentos públicos o privados se trata y definir las
responsabilidades de su uso.

En esta semana de estudio se dará a conocer la legislación documental desde

el punto de vista práctico y cómo influye en las actividades diarias de la empresa,
de esta manera conservar el buen estado físico de los documentos cumpliendo
así, con la función para la cual han sido creados.

Resultado de Aprendizaje:
Conservar y preservar los documentos de archivo de las empresas, de acuerdo a
las normas técnicas y la legislación vigente.
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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN ............................................................................................................................. 2
ÍNDICE DE TABLAS ....................................................................................................................... 4
1. ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LAS EMPRESAS? .......................................... 5
1.1 ¿Cuáles son los objetivos de los Archivos Empresariales? .................................................. 5
1.2 ¿Cuáles son las Características de un Archivo Empresarial? ............................................... 7
2. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ....................................................................................... 8
2.1 Según la frecuencia de consulta .......................................................................................... 8
2.2 Según lo que se desea almacenar ....................................................................................... 9
2.3 Según su ubicación ............................................................................................................ 10
2.4. Según el grado de privacidad: ...................................................................................... 10
3. ORDENACIÓN DE LOS ARCHIVOS .............................................................................................. 11
3.1 La Ordenación Cronológica: .............................................................................................. 11
3.2. La Ordenación Alfabética: ................................................................................................. 11
3.2.1. Onomástico ..................................................................................................................... 12
3.2.2. Toponímico (o alfabético-geográfico) ............................................................................. 12
3.2.3. Temático .......................................................................................................................... 13
3.3. La Ordenación Numérica o Correlativa: ............................................................................ 13
4. INSTALACIONES DE LOS ARCHIVOS ........................................................................................... 15
5. PROTECCIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y PRIVADOS .......................................................... 16
5.1 Protección de Archivos Públicos ....................................................................................... 16
5.2 Protección Archivos Privados ............................................................................................ 16
6. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO ....................................................... 18
GLOSARIO ..................................................................................................................................... 19
BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................. 20
WEBGRAFÍA .................................................................................................................................. 20
IMÁGENES ..................................................................................................................................... 21
CRÉDITOS ...................................................................................................................................... 22
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ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Objetivos de los Archivos Empresariales ...................................................................... 6

Tabla 2. Características de los Archivos Empresariales ............................................................ 7
Tabla 3. Clasificación de los documentos según la frecuencia de consulta ........................... 8
Tabla 4. Clasificación de los documentos según lo que se desea almacenar ....................... 9
Tabla 5. Clasificación de los documentos según su ubicación ............................................... 10
Tabla 6. Clasificación de los documentos según el grado de privacidad. ............................. 10
Tabla 7. Instalaciones de los Archivos. ....................................................................................... 15
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1. ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LAS

EMPRESAS?

La Ley 594 de 2000 define a archivo como el “Conjunto de documentos, sea cual
fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a
la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la
gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura”.
Dado lo anterior, podemos resumir el concepto de archivo como el conjunto de
documentos que produce una empresa en el desarrollo de sus actividades,
representan su memoria y es de vital importancia para su buen funcionamiento y
supervivencia.
La importancia del archivo radica en que es clave para la conservación de los
documentos de la empresa. Estos documentos deben ser debidamente
clasificados y ordenados para que las empresas puedan tomar decisiones
acertadas.
La Ley 594 de 2000, también expresa que la importancia de los archivos radica
en que “Los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional”.

1.1 ¿Cuáles son los objetivos de los Archivos Empresariales?

Debido a la globalización y a las condiciones actuales del mercado, las empresas

del mundo (privadas y públicas), han visto cómo la gestión de la documentación
posee una importancia estratégica para mejorar los procesos y tomar decisiones
que les permitan ser competitivas.
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Tabla 1. Objetivos de los Archivos Empresariales

Hay que tener en cuenta que no todos los documentos son para conservar, por
lo anterior debe tenerse en cuenta los sistemas de organización y la logística de la
empresa.
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1.2 ¿Cuáles son las Características de un Archivo Empresarial?

En las empresas, los archivos tienen las siguientes características:

Tabla 2. Características de los Archivos Empresariales

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2. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Para una empresa es importante que sus trabajadores o la persona encargada del
manejo del archivo encuentre la información que busca en el menor tiempo
posible, para esto es necesario clasificar los documentos de manera lógica,
teniendo en cuenta los criterios o características existentes dentro de la empresa.
Para clasificas, se debe tener en cuenta:

2.1 Según la frecuencia de consulta

Tabla 3. Clasificación de los documentos según la frecuencia de consulta

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2.2 Según lo que se desea almacenar

Tabla 4. Clasificación de los documentos según lo que se desea almacenar

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2.3 Según su ubicación:

Tabla 5. Clasificación de los documentos según su ubicación

2.4. Según el grado de privacidad:

Tabla 6. Clasificación de los documentos según el grado de privacidad.

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3. ORDENACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Una vez clasificados los documentos es necesario ordenarlos según las

características. Para César Martín (2009) los ordena de la siguiente manera:
3.1 La Ordenación Cronológica:
Se basa en el elemento más estable de un documento, la fecha, y se
concreta en la secuencia año, mes y día. Por ejemplo: Expedientes de
reuniones de Consejo de Gobierno: año, mes y día (p.11).

Imagen 1: Ordenación cronológica de

los Documentos

3.2. La Ordenación Alfabética:

Toma como elemento de ordenación una palabra que nos servirá para
colocar los expedientes en el lugar que les corresponda en un orden
alfabético. Según el tipo de palabra que ordenemos, tendremos estos tipos
de ordenaciones alfabéticas (p.12).
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3.2.1. Onomástico

La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales

compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de
tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes
Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su
crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.

En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido,

segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo:

ACOSTA LOPEZ, Andrés

CASCANTE PEREZ, José
CHAPARRO MEJIA, María
ECHEVERRI ARANGO, Pedro
LOPEZ GOMEZ, Javier
MARTINEZ, José
VILLAMIZAR ROJAS, Manuel

3.2.2. Toponímico (o alfabético-geográfico)

Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de

ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el
barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la
documentación y a las necesidades administrativas.

Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de

conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica” que
presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones.

Amazonas
Arauca
Boyacá
Cauca
Cesar
Guajira
Putumayo
Valle del Cauca
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3.2.3. Temático

Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su

contenido. Por ejemplo:

Estadísticas
Informes
Informes a organismos de control
Informes de gestión
Informes estadísticos
Órdenes de Pago

3.3. La Ordenación Numérica o Correlativa:

Responde normalmente al mantenimiento de la numeración asignada a los
documentos y a los expedientes en el momento del inicio del trámite por
parte de la oficina de registro de documentos. Se trata del sistema más
utilizado en las oficinas vinculadas a los departamentos de contabilidad y
finanzas. Por ejemplo: Documentación contable: nº de control del expediente,
correspondientes a un mismo ejercicio económico (p. 12).

Imagen 2: Ordenación Numérica de los

Documentos
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3.4. La Ordenación Sistemática:

Toma como elemento ordenador un código de un cuadro de clasificación
preestablecido. Este sistema suele combinarse con alguno de los otros sistemas o
con varios de ellos (p. 12).

Imagen 3: Ordenación Sistemática de los

Documentos
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4. INSTALACIONES DE LOS ARCHIVOS

Las instalaciones de los archivos deben garantizar la seguridad y conservación de

los documentos, por lo anterior, se debe tener un especial cuidado a la hora de
escoger el sitio para mantener la integridad física de la información.
En cualquier espacio existen riesgos para la información, entre ellos tenemos la
contaminación ambiental, siniestros, almacenamiento y manejo inadecuado de la
documentación, contaminación biológica, factor climático, etc., por lo cual es
necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Tabla 7. Instalaciones de los Archivos.

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5. PROTECCIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y PRIVADOS

5.1 Protección de Archivos Públicos

Según el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 7 de 1994, los archivos son

“Parte fundamental para la gestión gubernamental, son necesarios para el
funcionamiento del estado y son potencialmente parte del Patrimonio Documental
de la Nación. Por lo anterior, los funcionarios públicos son responsables de su
manejo disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, además de ser
responsables de conservarlos, organizarlos de acuerdo a las normas”.

La Ley 594 de 2000 en su título IV “Administración de Archivos” es clara al decir

que cada administración pública es responsable de dotar a los archivos con
espacios e instalaciones acordes a los parámetros establecidos y así garantizar la
protección y conservación de la información.

5.2 Protección Archivos Privados

El Acuerdo 7 de 1994 en su artículo 19 dice: “Cada entidad establecerá un Comité

de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un
grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los
programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos de los archivos”. Este artículo aplica tanto para empresas públicas como
privadas.

El Comité de Archivo es importante para las decisiones que en materia

administrativa y operativa de los documentos que recibe y genera una empresa.
Debe establecer la simplificación del papeleo inútil y la duplicidad y conservación
de documentos innecesarios, que se traducen en un ahorro considerable de
dinero, esfuerzos y recursos que favorecen a la empresa.

La función principal de Comité es asesorar y recomendar pautas y

procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la organización coordinada
de los documentos que produce la empresa.
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El Comité de Archivo lo conforma:

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6. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

La Ley 527 de 1999 en su artículo 2° define como documento electrónico: “La
información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios
electrónicos, ópticos o similares”. El Acuerdo 60 de 2001del Archivo General de la
Nación define documento electrónico como: “Registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos”.
El Ministerio de las TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) y
en el marco de la iniciativa Cero Papel y establece que el país cada entidad es
responsable de establecer y documentar las políticas de gestión documental en el
Programa de Gestión Documental–PGD.
En estas políticas se definirá el modelo de gestión, las características del
sistema, las funcionalidades que debe cumplir, los lineamientos, los principios, las
políticas y la normativa, así como los requerimientos funcionales de las
aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), que
garanticen la normalización y correcta gestión y preservación de los documentos
electrónicos de archivo durante los plazos establecidos en las Tablas de
Retención Documental – TRD.
Otros requisitos, tales como almacenamiento migración, seguridad de la
información, interoperabilidad, arquitecturas de tecnologías de información, entre
otros, deberán ser asumidos por las personas a cargo de la tecnología en las
entidades y articuladas con la política y lineamientos que para el efecto expida el
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Imagen 4: Ordenación Sistemática de los Documentos

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GLOSARIO

Archivo Activo: Es aquel que se consulta frecuentemente.

Archivo Horizontal: Los documentos se colocan uno sobre otro.

Archivo Inactivo: Este contiene los documentos que ya no se consultan o se

consultan esporádicamente. Después de este archivo algunos documentos
pueden pasar a destrucción definitiva.

Archivo Lateral: Como su nombre lo indica, los documentos se colocan de forma

lateral, con el fin ver su texto descriptivo de aquello que contienen.

Archivo Semiactivo: Estos documentos se mantienen durante cierto periodo de

tiempo y luego se decide si se trasladan o no al archivo inactivo.

Archivo Vertical: Un ejemplo de ellos son las carpetas colgantes, que van una
detrás de otra.
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BIBLIOGRAFÍA

Archivo General De La Nación De Colombia. (1997). Reglamento General de

Archivos. (2a ed). Santafé de Bogotá.
Cebrián, A. Raposo, R. & Santos, J. (1998). Modelo Organizacional para un
sistema nacional de archivos.
Jaén, Luis F. (s.f) Los Sistemas Nacionales de Archivos de América Latina:
Análisis de sus Preceptos Legales.
Sociedad Colombiana de Archivistas. (2012) IV Convención Internacional de
Archivistas. Abril de 2012.

WEBGRAFÍA

Acuerdo 7 de 1994.Reglamento General de Archivos. (1994, 29 de Junio).

Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2012

Guía 6 Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos. Tomado de

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-6-
sistemas-de-gestion-de-documentos-v1.pdf

Ley 594 de 2000. Ley General de Archivo (2000, 14 de Julio). Tomado de

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023

Martín, C. (2009) Principios generales de organización de fondos archivísticos

Clasificación y ordenación de documentos Cuadros de clasificación. Tomado de
http://eprints.rclis.org/14526/1/principios.pdf
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IMÁGENES

Imagen 1: Ordenación cronológica de los Documentos Tomado de:

http://www.unisalle.edu.co/archivo/org_form_trad.htm

Imagen 2: Ordenación Alfabética de los Documentos Tomado de:

http://maja63601.blogspot.com/2008/02/sistema-de-ordenacion-por-
asuntos.html

Imagen 3: Ordenación Numérica de Documentos Tomado de:

http://sistemasdeordenaciondocumental.blogspot.com/

Imagen 4: Imagen 4: Ordenación Sistemática de los Documentos

Tomado de
https://www.google.com.co/search?q=Gesti%C3%B3n+de+Documentos+Electr
%C3%B3nicos+de+Archivo&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=zJ8xU9jRM4uM
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madrid%3B569%3B378
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CRÉDITOS

Líderes de Proyecto
Carlos Fernando Cometa Hortúa.
Juan Pablo Vale Echeverry.

Líder de Línea
Julián Andrés Mora Gómez.

Expertos Temáticos

Eliana del Pilar Ospina Castañeda

Sandra Milena Montoya López

Asesora Pedagógica
Leidy Diana Cuellar Serna

Editora
Beatriz Helena Duque Ospina