ANÁLISIS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y SU

PROCESO DE IMPLEMENTACION EN LA EMPRESA

COMERCIALIZADORA GRAIN & GARLIC LTDA EN LA CIUDAD DE
BARRANQUILLA

GREISSYS CHÁVEZ FERNÁNDEZ

000597798

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CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTADURÍA PÚBLICA VIRTUAL – DISTANCIA
BARRANQUILLA OCTUBRE – 2019
 ANÁLISIS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y SU
PROCESO DE IMPLEMENTACION EN LA EMPRESA
COMERCIALIZADORA GRAIN & GARLIC LTDA EN LA CIUDAD DE
BARRANQUILLA

GREISSYS CHÁVEZ FERNÁNDEZ

000597798

Doc.
NATALIA CARO AMARIS

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTADURÍA PÚBLICA VIRTUAL – DISTANCIA
 BARRANQUILLA OCTUBRE – 2019

INDICE

1. Justificación…………………………………………………………………….……..6
1.1 Objetivos…………………………………………………………………….……7
1.2 Objetivos generales……………………………………………………………….7
1.3 Objetivos específicos……………………………………………………………..7
1.4 Diagnóstico del área de intervención…………………………….……………….7
1.4.1 Identificación de las necesidades de la organización objeto de
apoyo……………………………………………………...……………….8

2. Direccionamiento estratégico…………………………………………………..………8

2.1 Misión………………………………………………………………………..……8
2.2 Visión……………………………………………………………………….….….9
2.3 Valores Corporativo…………………………………………………...…………..9
2.4 Marcos contextual………………………………………………..……...……….10
2.4.1 Naturaleza de la organización y breve reseña histórica…………..…..……10
2.4.2. Organigrama de la empresa……………………………………………….13
2.5 Estructura del plan de trabajo……………………………………………………14
INDICE DE TABLAS
Tabla 1 Plan de Trabajo………………………………………………………………….14
INDICE DE FIGURAS
Figura 1 Diagrama del Proceso………...……………………………………………..….12
Figura 2 Organigrama……………………………………………………………………13
 1. JUSTIFICACION

Después de haber hecho un estudio en la empresa, el presente trabajo es justificado por la

necesidad de implementar la FACTURACION ELECTRONICA ya que es una obligación, pues

la DIAN publico el 26 de marzo de 2019 la RESOLUCION 000020 la cual indica que por

nuestra actividad comercial estamos obligados a facturar electrónicamente el 01 de enero del

2020 teniendo a si dos meses de prueba noviembre y diciembre; meses en los cuales ya

tendríamos que tener actualizado toda la información de los clientes, pues la empresa

actualmente cuenta con más de 1000 clientes de los cuales tiene información completa y

actualizada de 50 clientes que han respondido a nuestros comunicados de manera favorable .

Mi trabajo es hacer posible que todos los clientes envíen los documentos solicitados

como es el RUT, CAMARA DE COMERCIO Y FORMATO DILIGANCIDO autorizándonos

enviar la facturación electrónica al correo que ahí nos indican.

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 1.1 OBJETIVOS

1.2 OBJETIVO GENERAL

Analizar el sistema de facturación electrónica para la implementación del proceso en la

empresa COMERCIALIZADORA GRAIN & GARLIC LTDA de la ciudad de Barranquilla.

1.3 OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Explicar en la empresa que es la facturación electrónica y cómo funciona el

esquema lanzado en este país para la realización del proceso de implementación.

2. Actualizar la documentación de los clientes para el cumplimiento adecuado del

proceso de facturación electrónica.

3. Describir cómo se maneja la entrega, el recibido y pago de la factura electrónica

para beneficios de nuestra empresa y sus clientes.

1.4 DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN.

COMERCIALIZADORA GRAIN AND GARLIC LTDA. Cuenta con las siguientes

áreas: Área Administrativa, Área de Producción y Área de Control de Calidad, cada área tiene

una definición clara de sus objetivos y funciones. El Área Administrativa está conformada por:

contabilidad, compras, costos, y recursos humanos; el Área de Producción está conformada por:

producción, acondicionamiento y logística, y por último, el área de control y calidad está

conformada por: estabilidades, análisis y documentación. Debido a la falta de implementación

del nuevo sistema de facturación electrónica, hay ciertas funciones y objetivos que se deberían

cambiar, ya que, las funciones no se realizan con este nuevo sistema que puede traer dificultades

para el proceso contable con la DIAN.

7
 Al ser una organización de grandes contribuyentes por ley estamos obligados a

implementar el nuevo sistema de facturación electrónica, realizando y al análisis interno vemos

que aún no se hace ya que la factura sé que se realiza es digital. Para esto realizaremos una

matriz DOFA y miraremos cuales son las debilidades y fortalezas que tenemos internamente,

también el factor externo como lo son las oportunidades y amenazas de este nuevo proceso.

1.4.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

OBJETO DE APOYO.

Para suplir las necesidades de esta organización en cuanto a la facturación electrónica se

creó un plan de trabajo interno donde se actualizo la base de datos de los clientes, se realizó un

formato de autorización para enviar las facturas al correo que el cliente nos proporcionó en el

documento, se adquirió un nuevo Software contable con nuestro proveedor digital que cuenta

con la autorización de la DIAN para la facturación electrónica.

2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

2.1 Misión

COMERCIALIZADORA GRAIN AND GARLIC LTDA tiene como MISIÓN la

compra, empaque, venta, distribución e importación de cereales, legumbres, arroz, ajo que se

caractericen por su calidad e higiene buscando brindar a los clientes productos con precios

atractivos, convirtiéndose en una opción viable y confiable ofreciendo el mejor servicio y

asesoría en el campo.

8
 2.2 Visión.

COMERCIALIZADORA GRAIN AND GARLIC LTDA tiene como VISIÓN que a

2030 sean reconocidos por participar estratégicamente en los mercados en los cuales se

posicionan buscando además ser la primera empresa en Colombia con la tecnología requerida

para la propia producción de algunos insumos logrando ser líderes en el mercado. Así mismo, se

busca ser una empresa financieramente sostenible y sólida, así como una organización con ética

laboral excepcional.

2.3 Valores corporativos

Orientación al cliente: Nos preocupamos por satisfacer las necesidades de nuestros

clientes, así como de cumplir con sus pedidos y superar sus expectativas.

Integridad: Entre nuestros valores defendemos la honestidad, la credibilidad y la

equidad y procedemos a actuar con coherencia entre lo que se piensa, se siente, se dice y se hace,

de esa manera cultivamos el respeto a la verdad.

Calidad en el producto: La calidad de nuestros productos es fundamental para el buen

funcionamiento de la empresa. Pues en ellos esta nuestra imagen y sello, por eso trabajamos

fuertemente para que no disminuya la calidad en nuestros productos.

Trabajo en equipo: Promovemos la colaboración de nuestros trabajadores, aportando lo

mejor de cada uno y asumiendo responsabilidades para la consecución de un objetivo común.

Bienestar de la sociedad: Una de nuestras prioridades es generar valor a nuestros

productores y a la sociedad en general ya que es vital para la trayectoria de nuestra empresa.

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 Transparencia: Acción que permite a los trabajadores y a la empresa a comportarse de

forma clara, precisa y veraz, a fin de que este ejerza sus derechos y obligaciones.

Responsabilidad: Cumplimiento de las tareas encomendadas de manera oportuna en el

tiempo establecido, con el empeño y el afán mediante las tomas de decisiones de manera

consiente, garantizando así el bien común y sujetas al proceso de la compañía.

Efectividad: Este resultado se logra con la calidad a partir del cumplimiento eficiente y

eficaz de los objetivos y metas propuestas en su ámbito laboral.

Lealtad: Confía y defiende los valores, principios y objetivos de la entidad, garantizando

loas derechos individuales y colectivos.

Sentido de pertenencia: Cultivar en nuestros trabajadores el amor por la empresa, por

sus puestos de trabajo que lo quieran, lo cuiden y defienda.

2.4 Marco contextual

2.4.1 Naturaleza de la organización y breve reseña histórica.

De acuerdo con el proceso que se realizó para la implementación de la facturación

electrónica en la empresa COMERCIALIZADORA GRAIN Y GARLIC, la cual busca

comprender los beneficios que trae este nuevo modelo de facturación implementado de manera

obligatoria por la Dian para las entidades contribuyentes, espera estar preparada para cuando

llegue la fecha en la cual la comercializadora tendrá que emitir la primera facturación

electrónica, por ello se trabajó mucho en la parte de venta recopilando información de clientes

10
para la respectiva actualización de datos y explicarle a nuestros usuarios de que trata este nuevo

método de facturación y como funciona.

Elementos contextuales

COMERCIALIZADORA GRAIN & GARLIC LTDA es una empresa del sector

manufactura que se encuentra ubicada en el departamento del Atlántico en la ciudad de

Barranquilla en la zona de Barranquillita más específicamente en la Cra 42C#8-32 Local 3.

Esta empresa se dedica a la compra y venta de empaque, distribución e importación de

cereales, legumbres, arroz y ajo, que se caractericen por su calidad e higiene buscando brindarles

a los clientes productos con precios atractivos, convirtiéndose en una opción viable y confiable

ofreciendo el mejor servicio y asesoría en el campo. Tiene como objetivo futuro ser reconocidos

por participar estratégicamente en los mercados en los cuales se posicionan buscando además ser

la primera empresa en Colombia con la tecnología requerida para la propia producción de

algunos insumos logrando ser líderes en el mercado.

Así mismo, busca ser una empresa financieramente sostenible y sólida, así como una

organización con ética laboral excepcional. COMERCIALIZADORA GRAIN AND GARLIC

LTDA abarca principalmente el mercado regional de la costa caribe donde sus principales

clientes son reconocidos almacenes de cadena como lo son Olímpica S.A, Granos y Cereales y

servicios de alimentación como La Vianda y tiendas y depósitos de pequeña escala.

Esta empresa fue fundada un 28 de enero del año 2005 por el señor DIEGO ZULUAGA

GOMEZ y DAVID ZULUAGA GOMEZ fue constituida la sociedad limitada denominada

COMERCIALIZADORA ZULUAGA GOMEZ Y CIA LTDA. Tuvo una modificación en marzo

11
de 2006, pues la sociedad antes mencionada habría cambiado su razón social a

COMERCIALIZADORA GRAIN & GARLIC LTDA.

Fig. 3. Diagrama de proceso de la Comercializadora Grain and Garlic Ltda.

Fuente: Información de la organización.2018

12
 2.4.2. Organigrama de la empresa o institución y ubicación del estudiante en él.

Fig. 2 Organigrama Comercializadora Grain & Garlic Ltda.

Fuente: Planeación Estratégica Diseño Propio. 2020

13
 2.5 Estructura del plan de trabajo.

PLAN DE TRABAJO PRÁCTICAS PROFESIONALES

Tabla N°1 Plan de trabajo Practicas Profesionales

I. DATOS PERSONALES DEL ESTUDIANTE

Nombres y Apellidos:

GREISSYS CECILIA CHAVEZ FERNANDEZ

Programa: ID: NRC:

Contaduría Pública 000597798 1168

II. PLAN DE TRABAJO

Nombre del proyecto
“ANÁLISIS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y SU PROCESO DE
IMPLEMENTACION EN LA EMPRESA COMERCIALIZADORA GRAIN & GARLIC LTDA EN
LA CIUDAD DE BARRANQUILLA”

Área funcional de trabajo: Contable y administrativa

Objetivos del área funcional de trabajo:

1. Explicar en la empresa que es la facturación electrónica y cómo funciona el esquema

lanzado en este país para la realización del proceso de implementación.

2. Actualizar la documentación de los clientes para el cumplimiento adecuado del proceso

de facturación electrónica.

3. Describir cómo se maneja la entrega, el recibido y pago de la factura electrónica para

beneficios de nuestra empresa y sus clientes.

14
Objetivo de la práctica profesional
“ANALIZAR EL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DEL PROCESO EN LA EMPRESA COMERCIALIZADORA GRAIN & GARLIC LTDA DE LA
CIUDAD DE BARRANQUILLA.”

Funciones

1. Entrega de formularios de autorización y solicitud de documentos a clientes.

2. Estar al día con toda la documentación contable para la implementación de esta nueva
herramienta.

3. Actualización de sistema con nuestro proveedor virtual.

Responsabilidades

1. Actualización de información de los clientes en el sistema (nombre completo, teléfono, Rut y

correo electrónico donde van a ser enviadas las facturas electrónicas).

2. Investigas y estudiar todo lo relacionado con la facturación electrónica.

3. Dictar una charla a la parte administrativa acerca de todo lo relacionado con la facturación
electrónica .

III. ACTIVIDADES POR SEMANA

SEMANA Solicitar la práctica empresaria en la COMERCIALIZADORA GRAIN & GARLIC LTDA

1

SEMANA Revisión del avance que tiene la empresa con respecto a la facturación electrónica
2

SEMANA Evolución y creación de estrategia para la implementación de la facturación electrónica

3

Actualización e investigación de todo lo relacionado con la facturación electrónica junto

SEMANA
con la contadora Julieth
4
SEMANA
5 Evaluación de las ventajas y desventajas de la facturación electrónica en la empres

SEMANA Crear la circular y el formato para que sean diligenciado por los clientes autorizando el
6 correo donde se les enviara la facturación electrónica y solicitar los documentos

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 Correspondiente.

SEMANA
7 Enviar los respectivos correo a los cliente solicitando la los documentos correspondientes
SEMANA
8 Llamar para verificar si les llego la circular que fue enviada a cada cliente

SEMANA
9 Realizar una planilla de control para documentación de los clientes.

Imprimir la documentación que algunos clientes han enviado y proceder a la revisión y

SEMANA actualización de datos de dichos clientes.
10

Buscar números de clientes que no contestan teléfono y que no responden al correo de

SEMANA
solicitud de documentación.
11

SEMANA Confirmar direcciones de E-MAIL de correos que rebotaron

12

SEMANA Verificar en la planilla de control de documentación de clientes quienes han enviados los
documentos y señalarlos.
13
Verificar en los correos que cliente ha enviado la documentación necesaria.
SEMANA
14
Imprimir la documentación que algunos clientes han enviado y proceder a la revisión y
SEMANA actualización de datos de dichos clientes.
15
Revisar que cliente falta por documentación para realizar visita a su establecimiento
SEMANA comercial y asi poder obtener los documentos necesarios.
16

16
 3.Desarrollo disciplinar y resultados de la práctica.

3.1 Cronograma de actividades previsto. (Diagrama de Gantt)

3.2 Descripción de herramientas y recursos utilizados

Para lograr el desarrollo del objetivo general que es el de analizar el sistema de

facturación electrónica para la implementación del proceso en la empresa
COMERCIALIZADORA GRAIN & GARLIC LTDA de la ciudad de Barranquilla. Utilizamos
los siguientes recursos y herramientas:

 Buscamos ayuda de nuestro proveedor virtual el cual nos dios una inducción acerca el
proceso de la facturación electrónica explicándonos cuales eran los datos
fundamentales de los clientes para realizarle el respectivo documento de ventas
electrónico.
 Miramos la base de datos del sistema, se utilizaron carpetas o folder con información
de nuestros clientes para ver si tuvimos todos los datos y si estos estaban actualizados
como lo requiere las Dian.
 Se creó un documento de autorización en donde los clientes nos permiten utilizar sus
datos y correo electrónico para colocarlos en la factura de venta; adjunto al informe
diligenciado por el cliente se solicitó Cámara de Comercio y Rut
 Para aquellos clientes que no tiene documentos porque no tiene ninguna clase de
establecimiento solo le solicitamos copia de cedula de ciudadanía para verificación de
datos
 Para verificación de los documentos enviado por los clientes se utilizaron tres
herramientas virtuales los cuales fueron:

1 SIRI- PROCURADURIA GENERAL: En este portal se verifica que el

documento sea original y también los antecedentes de las personas.
2 RUES: Por medio de esta herramienta verificamos si la cámara de comercio
entregada por el cliente contiene información actualizada y confiable.
3 DIAN-MUISCA (CONSULTA ESTADO RUT): Herramienta que nos indica que
nuestro cliente si tiene rut, nos muestra los datos completo de la persona natual
y/o jurídica.

3.3 Descripción detallada del plan de trabajo, funciones y compromisos establecidos.

Como se menciona en el punto 1.4.1, el plan de trabajo que se creó básicamente como
guía de apoyo para el cumplimiento y desarrollo de los objetivos específicos,
logrando así suplir las necesidades de esta organización en cuanto a Facturación
Electrónica.

Este plan de trabajo se encuentra estructurado desde el punto de vista del área
funcional y se ejecuta de manera semanal realizando actividades correspondientes
como es la recopilación de información y verificación de datos de cliente, solicitud de

17
 documentación y revisión de facturas enviada a la Dian, evaluación y avances de la
empresa en cuanto a la Facturación Electrónica; por ello hay que tener en cuenta
cuales son nuestras funciones y responsabilidades en el área de trabajo.

Funciones y Compromisos
 Entrega de formulario de autorización y solicitud de documentos a clientes: en esta
función busca recopilar la información y los datos solicitado por la Dian para la ejecución
de la facturación electrónica, como también la autorización de nuestro cliente para el
manejo de sus datos personales.

 Estar al día con toda la documentación contable para la implementación de esta nueva
herramienta: de conformidad con la Dian se debe realizar un proceso de habilitación en
cual consta de solicitar mediante un comunicado escrito por parte del representante legal
la actualización del Rut asociada a la responsabilidad 37 (Obligado a facturar de manera
electrónica), solicitud de rangos numéricos para la resolución de facturación electrónica,
deshabilitando a si las resolución con la cual se venía trabajando que era la resolución por
computador, esta parte es lo correspondiente a la empresa ahora para nuestro cliente al
momento de codificarlos en el sistema de facturación tenemos que tener Rut actualizado
año 2019 ya que se hicieron cambio en los nombres de los régimen, cámara de comercio
no mayor a treinta días, dirección de correo electrónico donde les va a llegar las facturas
electrónicas y su autorización para el uso de su información.

 Actualización de sistema con nuestro proveedor virtual: nuestro sistema actual virtual se
encuentra parametrizado solo para factura con resolución de computador la cual no
necesita tanta información para emitir un factura, mientras que la facturación electrónica
nos pide resolución de factura electrónica, firma digital, datos de cliente, dirección de
correo electrónico de cliente, numero de su matrícula mercantil, datos del representante
legal, numero de actividad comercial principal, teléfono, medio autorizado, contacto en la
empresa a quien se emite la factura, forma de pago, plazo para pago, etc. Después de
tener esta información lista se procede con la actualización del sistema para cambiar la
parametrización añadiendo también la firma digital.

3.4 Aportes realizado a la organización desde su cargo.

Puedo decir en estos momentos que le he brindado a la empresa un gran aporte, no solo
por colocar en prácticas todo mi conocimiento si no que a raíz de mi trabajo de practica
actualmente soy la encargada de todo el proceso de la Facturación Electrónica pues tengo
como cargo entre mis funciones la actualización de documentos de clientes, la
verificación de esta información utilizando herramientas como Siri Procuraduría, Dian-
Muisca y la página de Rúes, adicional a esto también realizo las notas crédito por
devolución en ventas, las cuales luego de realizarse son enviadas a la Dian. Puedo de cir
que gracias a todo el trabajo que se realizó para la implementación de la Facturación
Electrónica en la empresa se implementó en el tiempo estipulado por la Dian logrando a
si cumplir nuestro objetivo principal.

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3.5 Matriz DOFA o FODA personal de la experiencia de práctica realizada

3.6 Marco Conceptual

El objetivo de la implementación de la facturación electrónica

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