Adjunto  tres tipos de documentos aplicando   la Norma Icontec NTC 185,

Cordialmente,

Diana Medina.

Esta guía esta dirija a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos y

secretarios  y todas  aquellas personas  que estén involucradas  con el documento. El
objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos
generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen
corporativa.

LA GUÍA GTC 185 ES UTILIZADA PARA:

 Realización de:

 Cartas
 Memorandos
 Circulares
 Actas
 Informes
 Certificados y constancia
 Hoja de vida corporativa
 Mensajes electrónicos

MARGENES

Los márgenes de Word son el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una
página. Generalmente, el texto y los gráficos se insertan en el área de impresión situada
entre los márgenes. No obstante, algunos elementos pueden colocarse en los márgenes: por
ejemplo, los encabezados, pies de página y los números de página.

EJEMPLO N° 1.

MEMORANDO

Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para
transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales. Regionales,
nacionales, o internacionales.
 

Bogotá D.C., 26 de octubre de 2009

PARA:       Ingeniera Amalia Mora Rodríguez, Instructora

DE:            Mario Rojas Sepúlveda, Director  Encargado

ASUNTO: Información sobre memorando

Con agrado la saludo e informo que el memorando es una comunicación escrita que utiliza
para transcribir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales,
regionales, nacionales e internacionales  y las líneas de coordinación jerárquica de una
organización.

Es aconsejable que se conserven las normas de cortesía y protocolo usadas en la

comunicación y se tengan en cuenta los parámetros anteriores

Atentamente,

Firmante,

Copia: Coordinación Instructores

Transcriptor: Julia Lara Medina

 

EJEMPLO N° 2.

ACTAS

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona
presente en la misma, y a través de la cual se registran  los temas que han sido tratados,
como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha
reunión.

REUNION ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO

ACTA 01

                                                                                                               

FECHA: Barbosa Santander, 20 de junio de 2018

HORA: De las 17:00 a las 19:00 horas

LUGAR: Sala de juntas

ASISTENTES: Julio Cubillos Gómez, Presidente

                        Raúl Benítez Flórez, Vicepresidente

                        Hernando Tobón Hoyos, Tesorero

                       Graciela Urrea Jara, Secretaria

                       Vocales:

                       Jorge Sepúlveda Ospina

                       Carlos Meneses Luján

INVITADOS: Santiago Londoño Escobar, Asesor

AUSENTES: Carlos García Muñoz, Vocal (sin excusa)

ORDEN DEL DIA

1. Verificación del quórum

2. Lectura y aprobación del acta anterior

3. Estudio y solicitudes de préstamo

4. Proposiciones y varios

DESARROLLO

1. Verificación del quórum

El presidente dio comienzo a la reunión al verificar, que se contaba con el quórum

reglamentario para deliberar

 
2. Lectura y aprobación del acta anterior

La secretaria leyó el Acta 010 de la reunión del 2 de abril de 2018, la cual fue aprobada sin
modificaciones.

Acta 011

Reunión ordinaria Consejo de Administración

3. Estudio solicitudes de préstamos

La secretaria informo que solo había una solicitud, la del socio Javier

Martínez Mejía, por quince mil pesos ($15.000).

El socio Carlos Meneses Ruiz Solicito aclaraciones sobre el monto de los

Aportes y saldo a cargo del solicitante. Como se constató que si había

Cupo, se aprobó el préstamo mencionado

4. Proposiciones y varios

La secretaria, Graciela Urrea Jara, leyó la carta enviada por el señor

 Alberto Borda San clemente, en la cual solicita retiro de la cooperativa.

Discutidos los motivos que aduce, se hallaron justos y por lo tanto fue

Aceptado dicho retiro.

Se estudió la solicitud  de ingreso del señor Rubén González a la

Cooperativa, la cual fue aceptada por unanimidad

CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizara en la sala de juntas, el

27 de julio de 2009, a las 10:00 horas.

JULIO CUBILLOS GOMEZ                                                     GRACIELA URREA JARA

Presidente                                                                                      Secretaria

Anexos: Dos (dos folios)

Transcriptor: Carolina Duarte

EJEMPLO N °3

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

Documento de carácter probatorio, público o privado. Que asegura la adversidad y la

legalidad de un hecho un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades
necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)

CONSTANCIA:

Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no

requieren solemnidad

D 102 código (opcional)

 
 

Barranquilla, 5 de octubre del 2009

Ejemplo

LA GERENTA DE RELACIONES INDUSTRIALES

HACE CONSTAR:

Que la ingeniera DORIS BUITRAGO BOTERO, identificada con cedula de ciudadanía

34.527.143 de Bucaramanga, trabaja en esta empresa desde el 10 de julio de 2004 y
desempeña el cargo de asistente en talento humano.

Esta constancia se expide para trámite de visa en el consulado de los Estados Unidos de
América.

CECILIA RODRIGUEZ OROZCO

 

Transcriptor: Gloria Uribe Restrepo

DOCUMENTO

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el

ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o
privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte
(papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o
convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte,
dando lugar a una fuente archivista, arqueológica, audiovisual, etc.

TIPOS DE DOCUMENTOS

 Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de

documentos son todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es
decir, que contienen información escrita sobre algún aspecto.
Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo
que los hace perecederos e incluso difíciles de almacenar. Dentro de este
tipo de documentos podemos encontrar libros, revistas, actas de nacimiento
y matrimonio, historiales médicos y académicos, etc. Estos documentos,
por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos.

 Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se

almacenan en algún soporte magnetofónico o que registre y almacene
 sonido. Por lo tanto, estamos hablando de documentos que se basan
principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales.
Para grabarlos se necesita de algún medio tecnológico como una
grabadora de sonidos. Este tipo de documentos pueden tener un soporte
físico, como cintas, o más recientemente se pueden almacenar
digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos, estos archivos
pueden ser música, entrevistas, historias de vida, etc.

 Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica

su nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo
que se almacena igualmente en cintas. Evidentemente se trata
de vídeos donde se registra algún hecho o evento con ayuda de
una cámara de vídeo. En este caso podemos mencionar como ejemplos las
películas, la programación que emiten las televisoras, vídeos caseros, etc.

 Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos

se refieren a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de
cualquier tipo de técnica, ya sea análoga o, más recientemente, digital. Las
fotografías, al igual que los demás documentos, transmiten un mensaje o
información relacionada con algún evento o hecho concreto.

 Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos

se pueden almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de
esa manera. Hoy en día podemos crear documentos textuales por medio de
procesadores de texto, grabar sonidos a través de la computadora y tomar
fotografías con cámaras digitales. Es por ello que este tipo de
almacenamiento se está volviendo muy popular. La gran ventaja de estos
documentos es que no ocupan espacio físico, por lo que es más fácil
guardarlos y llevarlos a todas partes.
  Documentos Públicos: El Documento o instrumento público es aquel
Documento expedido o autorizado por funcionario público o fedatario
público competente y que da fe de su contenido por sí mismo.

 Documento Privado: Documento privado es aquel documento realizado

entre particulares en el que no ha intervenido ningún funcionario público.

CLASES DE DOCUMENTOS
 
 • Según el mensaje informativo:  O por la forma de expresión del contenido
hablaríamos de documentos textuales (libros, revistas, etc.) y documentos no
textuales (gráficos como mapas, planos, etc.; sonoros como cintas, discos, etc.;
iconográficos como fotografías, carteles, etc.; audiovisuales como películas,
vídeos, etc.; informáticos como programas de ordenador; tridimensionales como
esculturas o juguetes; compuestos o multimedia cuando el documento combina
varios contenidos mencionados anteriormente); o por la transformación del
contenido hablaríamos de documentos primarios (originales, como libros y
revistas, etc.), secundarios (que hacen referencia a los documentos primarios,
como bibliografías, catálogos, índices, sumarios, boletines, bases de datos, etc.) y
terciarios (tienen estructura formal de secundarios, pero contenido primario, como
los diccionarios, enciclopedias, léxicos, tesauros, etc.).
 • Según la posibilidad o forma de transmisión o difusión: Desde el punto de
vista social hablaríamos de documentos públicos, reservados e inéditos; y desde
el punto de vista temporal hablaríamos de documento periódicos o no periódicos
(de naturaleza monográfica).
 

 • Según el soporte material: Hablaríamos de documentos de papel (libros,

revistas, folletos, etc.), material químico (películas), material magnético (cintas de
vídeo, disquete de ordenador, casetes, etc.),soportes ópticos (CDROM,
DVD, vídeo-discos, etc.), etc.

REFLEXIÓN 

El objetivo de las comunicaciones tanto escritas como empresariales y oficiales es

dar un mensaje , a una o más personas, mediante todas las formas que son
necesarias para ello , como lo son el emisor , receptor , el mensaje , código etc..
En los tres tipos de comunicaciones ya nombradas el objetivo claramente siempre
va a ser dar un mensaje.