Aeg2019 SGST PDF

Informe Final de Auditoria al Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo
Bogotá D.C., Mayo 2019

INFORME DE AUDITORIA INTERNA
DE GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA -------------------------------------------------------------------------- 3

1.1 Objetivos Específicos---------------------------------------------------------------------------------- 3
2. ALCANCE DE LA AUDITORIA --------------------------------------------------------------------------- 3
3. PROCESO AUDITADO ------------------------------------------------------------------------------------ 3
4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES ------------------------------------------------------------------ 3
4.1 Antecedentes -------------------------------------------------------------------------------------------- 3
4.2 Marco Legal---------------------------------------------------------------------------------------------- 5
5. ASPECTOS GENERALES -------------------------------------------------------------------------------- 6
5.1 Términos del Informe ---------------------------------------------------------------------------------- 6
5.2 Responsabilidad ---------------------------------------------------------------------------------------- 6
5.3 Plan General de Auditoria ---------------------------------------------------------------------------- 6
6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA --------------------------------------------------------------------- 6
7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS -------------------------------------------------------------------- 34
8. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ------------------------------------------------------------------- 36
8.1 Aspectos Conformes -------------------------------------------------------------------------------- 36
8.2 No Conformidades Reales ------------------------------------------------------------------------- 37
8.3 Oportunidades de Mejora -------------------------------------------------------------------------- 48
8.4 Recomendaciones ----------------------------------------------------------------------------------- 49
9. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA --------------------------------------------------------------- 51
A. ANEXO 1 “Documentos del SGSST en el SIGEPRE” -------------------------------------------- 53

B. ANEXO 2 “Evaluación Estándares Mínimos Resolución 0312 De 2019” -------------------- 56
P á g i n a 2 | 60
DE GESTIÓN
1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA
Evaluar el cumplimiento de los estándares mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo en el Proceso de Talento Humano con el fin de contribuir a la mejora
continua del SIGEPRE.
1.1 Objetivos Específicos
1. Realizar seguimiento al cumplimiento de los Estándares mínimos del Sistema de Gestión

de la Seguridad y Salud en el Trabajo establecidos en la Resolución No. 0312 de 2019, en
el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
2. Evaluar la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo en
cada una de las sedes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
3. Revisar la eficacia de los Planes de Mejoramiento definidos en el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
4. Entregar un informe con los resultados de la auditoria interna de gestión del SG - SST.
2. ALCANCE DE LA AUDITORIA
La evaluación se realizará a la aplicación de la Resolución 0312 de 2019 en el Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República.
3. PROCESO AUDITADO
Proceso de Soporte: Talento Humano.
4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES
4.1 Antecedentes
El Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, establece que el
Ministerio del Trabajo o quien haga sus veces, determinará, de manera progresiva los
estándares que hacen parte de los diversos componentes del Sistema de Garantía de Calidad
del Sistema General de Riesgos Laborales, de conformidad con el desarrollo del país, los
avances técnicos y científicos del sector, realizando los ajustes y actualizaciones a que haya
lugar.
Mediante la Resolución 1111 de 2017 se definen los Estándares Mínimos del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores y contratantes, los cuales son
P á g i n a 3 | 60
DE GESTIÓN
el conjunto de normas, requisitos y procedimientos de obligatorio cumplimiento, mediante los

cuales se establece verifica y controla el cumplimiento de las condiciones básicas de capacidad
tecnológica y científica; de suficiencia patrimonial y financiera; y de capacidad administrativa,
indispensables para el funcionamiento, ejercicio y desarrollo de actividades de los empleadores
y contratantes en el Sistema General de Riesgos Laborales.
Los Estándares Mínimos del SG-SST son los siguientes:
CICLO ESTÁNDAR
Recursos financieros, técnicos, humanos y de otra índole
requeridos para coordinar y desarrollar el Sistema de Gestión
Recursos (10%) de la Seguridad y la Salud en el Trabajo (SG-SST)
Capacitación en el Sistema de Gestión de la Seguridad y la
Salud en el Trabajo
Política de Seguridad y Salud en el Trabajo
Objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud
en el Trabajo SG-SST
Evaluación inicial del SG-SST
I. PLANEAR
Plan Anual de Trabajo
Gestión Integral del
Conservación de la documentación
Sistema de Gestión de la
Rendición de cuentas
Seguridad y la Salud en el
Normatividad nacional vigente y aplicable en materia de
Trabajo (15%)
seguridad y salud en el trabajo
Comunicación
Adquisiciones
Contratación
Gestión del cambio
Condiciones de salud en el trabajo
Registro, reporte e investigación de las enfermedades
Gestión de la Salud (20%) laborales, los incidentes y accidentes del trabajo
Mecanismos de vigilancia de las condiciones de salud de los
trabajadores
II. HACER Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos
Gestión de Peligros y
Medidas de prevención y control para intervenir los
Riesgos (30%)
peligros/riesgos
Gestión de Amenazas Plan de prevención, preparación y respuesta ante
(10%) emergencias
Verificación del SG-SST
III. VERIFICAR Gestión y resultados del SG-SST
(5%)
Acciones preventivas y correctivas con base en los resultados
IV. ACTUAR Mejoramiento (10%)
del SG-SST
A su vez establece las Fases de adecuación, transición y aplicación del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo con Estándares Mínimos, de junio del año 2017 a diciembre
del año 2019.
La Resolución 0312 de 2019 por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST deroga la resolución 1111 de 2017 y
actualiza fechas de las siguientes fases de implementación, que deben adelantar los
empleadores y contratantes y que se encuentran en proceso de desarrollo, así:
P á g i n a 4 | 60
DE GESTIÓN
Fase 1: Fase 2: Fase 3: Fase 4: Fase 5:

JUN A AGO 2017 SEP A DIC 2017 ENE A DIC 2018 ENE A OCT 2019 NOV 2019 en adelante
Plan de Mejoramiento
Evaluacion Inicial conforme a la Ejecución Seguimiento y plan de Inspeccion, Vigilancia y
evaluacion inicial mejora Control
Actualmente la Entidad se encuentra en la Fase 4: Seguimiento y plan de mejora con las

siguientes actividades:
1. Realizar la autoevaluación conforme a los Estándares Mínimos.
2. Establecer el plan de mejora conforme al Plan del Sistema de Gestión de SST ejecutado
en el año 2018 y lo incorporará al Plan del Sistema de Gestión 2019.
Por lo anterior, se lleva a cabo esta Auditoria Interna de Gestión con el fin de evaluar el
cumplimiento de los estándares mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo en el Proceso de Talento Humano, de conformidad con la Resolución 0319 de 2019 y
demás normatividad vigente.
4.2 Marco Legal
1. Ley 1562 de 2012 “Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras
disposiciones en materia de salud ocupacional.”
2. Decreto 1295 de 1994 “Por el cual se determina la organización y administración del

Sistema General de Riesgos Profesionales.”
3. Decreto 2090 de 2003 “Por el cual se definen las actividades de alto riesgo para la salud
del trabajador y se modifican y señalan las condiciones, requisitos y beneficios del régimen
de pensiones de los trabajadores que laboran en dichas actividades.”
4. Decreto 1072 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Trabajo.”
5. Resolución 2346 de 2007 “Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas

ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales”
6. Resolución 0312 de 2019 “Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleados y contratantes”
P á g i n a 5 | 60
DE GESTIÓN
5. ASPECTOS GENERALES
5.1 Términos del Informe
Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de

Auditoría Interna (M-EM-01), los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y
posterior formulación de los planes de mejoramiento, a saber:
 No Conformidad Real – NCR: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de

organización o cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.
 Oportunidad de Mejora – OM: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o actividad.
Se constituye como una Recomendación.
5.2 Responsabilidad
Es responsabilidad del auditor la planeación, ejecución y cierre del ejercicio auditor al Área de
Talento Humano en lo relacionado con Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Para la elaboración del presente informe se basa en la información que se consulta del aplicativo
SIGEPRE, en la Intranet, en las visitas realizadas a cada una de las sedes de la entidad, en los
sistemas de información y expedientes que fueron proporcionados bajo la estricta
responsabilidad del Área de Talento Humano.
Por último, es responsabilidad del equipo auditor producir un informe objetivo que refleje los
resultados del proceso auditor, en cumplimento de los objetivos propuestos para la misma.
5.3 Plan General de Auditoría
Se comunicó el Plan General de Auditoría Interna a la gestión del Área de Talento Humano en
lo relacionado con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante MEM19-
00003442/IDM111520 del 05 de Marzo de 2019 con el fin de dar a conocer el objetivo, alcance
y actividades a desarrollar durante la ejecución de la auditoría, sin embargo el día 07-mar-2019
mediante memorando MEM19-000033556/IDM111170 el Área de Talento Humano solicitó el
aplazamiento de la apertura de la auditoria para el 15 de Marzo de 2019, y el cierre de la
Auditoria se llevó a cabo el día 08 de Abril de 2019 de conformidad con el P-EM-01
Procedimiento de Auditorías Internas.
6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República,

llevó a cabo la auditoria mediante entrevistas realizadas al grupo de Seguridad y Salud en el
Trabajo, verificación de información documentada, la revisión de información publicada en
P á g i n a 6 | 60
DE GESTIÓN
Intranet, SIGEPRE, página web Presidencia de la República y visitas a cada una de las
siguientes 12 sedes del DAPRE:
1. Casa Republicana
2. Vicepresidencia
3. Casa De Nariño
4. Hato Grande
5. Casa de Huéspedes Ilustres de San Juan de Manzanillo (Cartagena)
6. Sede Administrativa
7. Casa Equidad Para La Mujer
8. Edificio BBVA
9. Bancolombia Piso 8
10. Bancolombia Piso 10
11. Edificio Propiedad Horizontal
12. Edificio Galán
El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente - SGSSTMA

está articulado al Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE:
Las actividades desarrolladas por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo -

SG-SST, en el PHVA son las siguientes:
P á g i n a 7 | 60
DE GESTIÓN
- Definición del Plan Anual de Trabajo de

Seguridad y Salud en el Trabajo
• Subprograma de Higiene Industrial
• Subprograma de Seguridad Industrial
• Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo
• Programa de vigilancia epidemiológica
• Actividades de promoción y prevención en salud.
- Formulación e implementación de acciones
correctivas, de mejora al SIGEPRE y la identificación
de posibles riesgos como resultado de: Auditorías
internas y externas, Administración de Riesgos,
Investigación de accidentes e incidentes de trabajo,
Requerimientos o recomendaciones de autoridades - Ejecución del Plan Anual de
administrativas y ARL, Resultado de indicadores y Trabajo de Seguridad y Salud en
análisis de datos, Autocontrol, Planes y Otros el Trabajo
• Correcciones
• Reprogramación de actividades
• Fortalecimiento de las competencias
• Revisión de la eficacia de las acciones
• Mantenimiento y Mejora del SIGEPRE
- Desarrollo del Comité de Comité Paritario de

Seguridad y Salud en el Trabajo y Comité de
Convivencia Laboral
En el marco del Direccionamiento Estratégico de la Entidad, el Sistema de Gestión de Seguridad

y Salud en el Trabajo, se encuentra incluido en la Política del SIGEPRE.
La información del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo publicada en el

SIGEPRE, es:
COMPONENTE DESCRIPCION
 Frecuencia de los Accidentes Laborales
 Severidad de los Accidentes Laborales
 Mortalidad de los accidentes de trabajo
 Prevalencia de la Enfermedad Laboral
INDICADORES  Incidencia de la Enfermedad Laboral
 Tasa De Ausentismo General
 Índices de Lesiones Incapacitantes
 Incumplimientos Legales en SG-SST y MA
 Cumplimiento del cronograma anual de Seguridad y Salud en el Trabajo
Estrategia 7 “Adelantar las actividades de mantenimiento y mejora del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.
2018”
 Higiene y Seguridad Industrial
PLAN DE  Medicina Preventiva y del Trabajo
ACCION  Psicosocial
 Protección Contra Caídas
 Seguimiento a los indicadores del Sistema de Gestión de la SST.
 Seguimientos para las buenas prácticas a la disposición final de residuos
generados por la entidad
P á g i n a 8 | 60
DE GESTIÓN
COMPONENTE DESCRIPCION
 Seguimientos para las buenas prácticas de ahorro de agua, energía y
papel.
RIESGOS No cuentan con riesgos establecidos en el SIGEPRE
MEJORAS En las vigencias 2016, 2017, 2018 y 2019
 1 Manual
 2 Documento General
 3 Guía
DOCUMENTOS  7 Procedimientos
 24 Formatos
Total Documentos: 37
(ver Anexo 1)
La información publicada en la página de Intranet en el módulo de SGSST-MSA es la siguiente:
 Política de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

 Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente
 Política no data (No drogas, alcohol y tabaquismo)
 Documentos
o Kits de emergencia
o Plan de trabajo anual 2019 SG-SST y MA 2019 (pdf y Excel)
o Informe de Ausentismo Laboral 2018 (Consolidado anual)
o Informe condiciones de salud y perfil sociodemográfico 2018
o ¿Cómo reportar un accidente de trabajo?
o Política de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente (Documento firmado 21
de septiembre de 2018).
o Objetivos del Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente (Documento firmado
21 de septiembre de 2018)
o Matriz de requisitos legales del SG-SST y MA (Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio
Ambiente)
o Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles
 Planes de emergencias
o L-TH-0X Lineamiento Plan de Emergencias
o Casa de Huéspedes Ilustres de Cartagena
o Casa de Nariño
o DAPRE
o Casa Galán
o Hacienda Presidencial Hato Grande
o Vicepresidencia
 Rutas de evacuación
o Casa de Nariño
o Casa Galán
o Casa Republicana
o Edificio Administrativo
P á g i n a 9 | 60
DE GESTIÓN
o Edificio DAPRE - Fondo de Promoción de la Cultura

o Vicepresidencia
 Normativa
o Resolución No. 0312 del 13 de febrero de 2019
o Resolución No. 0828 del 1 de noviembre de 2016
o Resolución No. 0745 del 10 de octubre de 2016
o Decreto No. 1072 del 26 de mayo de 2015
o Acoso Laboral Ley 1010 de 2006
En el Área de Talento Humano se encuentra el Grupo de Sistema de Gestión y Seguridad y

Salud en el Trabajo, conformado así:
COORDINADOR (Rafael Palomino)

 SIGEPRE
 Enlace oficina TH
 ARL
 Medicina Preventiva
 Informes Comités
DAPRE ARL
PROFESIONAL FISIOTERAPEUTA
 Contratación  Inspección puestos de trabajo (Ingreso y Revisión)
 Comunicación (Diseño)  Desordenes musculo esquelético
 Pausas Activas
 Maternas
TECNICO
 Citación Exámenes Ocupacionales
 Reporte ARL, Accidente de Trabajo, Afiliación EJECUTIVA INTEGRAL DE SERVICIOS
Contratistas, Carnet asistentes viajes  Enlace entre ARL y DAPRE
 Ingresar información en Cactus  Gestión Administrativa
SECRETARIA MEDICO OCUPACIONAL (En proceso)

 Archivo TRD  Medicina preventiva
 Estudios de Mercado  Programas
 Entrega de EPP  Talleres
 Reportes  Análisis e informes condiciones de seguridad
 Copasst
AUXILIAR
 Apoyo en Archivo
 Verificar Botiquines, sillas de ruedas
 Recopilar información
CONTRATISTA
 Brigadas de Emergencia: Implementación,
documentación, mantenimiento y capacitación.
 Documentación e Indicadores SG SST
 Apoyo en riesgos.
 Atención Pre Hospitalaria (APH)
P á g i n a 10 | 60
DE GESTIÓN
El Plan Detallado de la Auditoria contempló la evaluación del cumplimiento de los requisitos de

la Resolución 0312 de 2019 “Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST” y de las diferentes sedes, como se
evidencia a continuación y con los siguientes resultados:
RESULTADOS
ASPECTO A EVALUAR BASE INFORMATIVA
(P.H.V.A) (Documentos y Registros) NC
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
1.1.1. Responsable del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST
Solicitar el documento en el que consta
X
la asignación, con la respectiva
determinación de responsabilidades y
constatar la hoja de vida con soportes,
de la persona asignada.
1.1.2 Responsabilidades en el
Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo – SG-SST
X
Solicitar el soporte que contenga la
asignación de las responsabilidades,
en SST
1.1.3 Asignación de recursos para el
Sistema de Gestión en Seguridad y
Salud en el Trabajo – SG-SST
Constatar la existencia de evidencias
físicas que demuestren la definición y
asignación del talento humano, los
X
recursos financieros. Técnicos y de
Recursos
otra índole para la implementación,
financieros,
mantenimiento y continuidad del
RECURSOS
técnicos, hum
PLANEAR
Sistema de Gestión de SST

anos y de otra
evidenciando la asignación de recursos
índole
con base en el plan de trabajo anual.
requeridos
1.1.4 Afiliación al Sistema General
para coordinar
de Riesgos Laborales
y desarrollar
Solicitar una lista de los trabajadores
SG-SST
vinculados laboralmente a la fecha y
comparar con la planilla de pago de
aportes a la seguridad social de los
cuatro (4) meses anteriores a la fecha
de verificación.
Solicitar una lista de, los trabajadores
vinculados por prestación de servicios
a la fecha y comparar con la última
planilla de pago de aportes a la
seguridad social suministrada por los X
contratistas
Realizar el siguiente muestreo: En
empresas mayores a doscientos un
(201) trabajadores verificar el registro
de 30 trabajadores.
De la muestra seleccionada verificar la
afiliación al Sistema General de
Seguridad Social.
En los casos excepcionales de
trabajadores independientes que se
afilien a través de agremiaciones
verificar que corresponda a una
P á g i n a 11 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
agremiación autorizada por el
Ministerio de Salud y Protección
Social, conforme al listado publicado
en la página Web del Ministerio del
Trabajo o del Ministerio de Salud y
Protección Social.
1.1.5 Pago de pensión trabajadores
alto riesgo
En los casos en que aplique, verificar
si se tienen identificados los
trabajadores que se dedican en forma
X No Aplica
permanente al ejercicio de las
actividades de alto riesgo de que trata
el Decreto 2090 de 2003 y si se ha
realizado el pago de la cotización
especial señalado en dicha norma.
Una vez revisadas las carpetas
entregadas por el Grupo de Seguridad y
Salud en el Trabajo, se encontró
documento de fecha 16 de Noviembre
1.1.6 Conformación COPASST
de 2017, en el cual se establecen los
Solicitar los soportes de la
representantes de los trabajadores (3
convocatoria, elección, conformación
principales y 3 suplentes), elegidos
del Comité Paritario de Seguridad y
mediante votación.
Salud en el Trabajo y el acta de
Sin embargo, en entrevista realizada al
constitución.
Coordinador del Grupo de Seguridad y
Constatar si es igual el número de
X Salud en el Trabajo, se estableció que
representantes del empleador y de los
uno de los suplentes ya no se encuentra
trabajadores y revisar si el acta de
laborando en la Entidad y la vacante aún
conformación se encuentra vigente.
no ha sido suplida. Incumpliendo lo
Solicitar las actas de reunión
establecido en la resolución 0823 de
mensuales del último año del Comité
2011 y en el Artículo 123. COMITÉ
Paritario y verificar el cumplimiento de
PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL
sus funciones.
de la Resolución 0093 del 11 de Febrero
de 2019, en el cual se establece como
debe estar integrado el Comité. No
Conformidad 1
1.1.7 Capacitación COPASST
Solicitar documentos que evidencien
las actividades de capacitación X
brindada a los integrantes del
COPASST.
P á g i n a 12 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
Se evidenció que uno de los miembros
principales del Comité y representante
de los servidores públicos, se
encuentran en vacancia temporal y no se
ha suplido la vacante, incumpliendo el
Artículo 111. Comité de Convivencia
Laboral de la Resolución 0093 del 11 de
Febrero de 2019 en el cual se establece
como debe estar integrado el Comité. No
Conformidad 2
Adicionalmente, la información de
Quiénes somos del Folleto-CCL-
2017.pdf publicado en la Intranet, en
donde se muestra el listado de los
integrantes del Comité de Convivencia
Laboral, se evidenció que dos de las
personas designadas por el Director no
concuerdan con la Resolución 0586 del
1.1.8 Conformación Comité de
10 de Agosto de 2017, mediante la cual
Convivencia
se conformó el Comité y se designaron
Solicitar el documento de conformación
los representantes del Director en el
del Comité de Convivencia Laboral y
Comité. Incumpliendo lo establecido en
verificar que esté integrado de acuerdo
el Numeral 7.5.3 Control de la
a la normativa y que se encuentra
Información Documentada de la
vigente. X
NTC_ISO_9001:2015. No Conformidad
Solicitar las actas de las reuniones
3
(como mínimo una reunión cada tres
(3) meses) y los informes de Gestión
Las actas de reunión y los informes de
del Comité de Convivencia Laboral,
gestión son documentos confidenciales,
verificando el desarrollo de sus
razón por la cual solo se revisaron las
funciones.
fechas de suscripción; donde se logró
establecer el cumplimiento de las
reuniones mínimo cada tres (3) meses
por parte del Comité de Convivencia
Laboral. Sin embargo, a la fecha de
revisión (29 de Marzo de 2019) no se
encontró el informe de gestión de lo
reportado en la última reunión realizada
el día 28 de Enero de 2019. También se
encontró que la fecha del Acta No. 5 no
concuerda con la fecha del listado de
asistencia a la reunión, ya que la
vigencia de suscripción del Acta es 2017
y el listado de asistencia es de 2018.
Incumpliendo lo establecido en el
Numeral 7.5.3 Control de la Información
Documentada de la
NTC_ISO_9001:2015. No Conformidad
4
P á g i n a 13 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
1.2.1 Programa Capacitación
promoción y prevención PYP
Solicitar el programa de capacitación
anual y la matriz de identificación de
peligros y verificar que el mismo esté
dirigido a los peligros ya identificados y
X
esté acorde con la evaluación y control
de los riesgos y/o necesidades en
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Solicitar los documentos que
evidencien el cumplimiento del
programa de capacitación.
1.2.2 Capacitación, Inducción y
Reinducción en Sistema de Gestión
SG-SST, actividades de Promoción y
Prevención
Solicitar la lista de trabajadores,
Capacitación participantes independientemente de
en el Sistema su forma de vinculación y/o
de Gestión de contratación, y verificar los soportes
la Seguridad y documentales que den cuenta de la X
la Salud en el inducción y reinducción de
Trabajo conformidad con el criterio. La
referencia es el programa de
capacitación y su cumplimento.
Para realizar la verificación tener en
cuenta: En empresas con doscientos
uno (201) trabajadores en adelante,
verificar los soportes para 30
trabajadores.
1.2.3 Responsables del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST con curso (50
horas)
Solicitar el certificado de aprobación
del curso de capacitación virtual de X
cincuenta (50) horas en SST definido
por el Ministerio del Trabajo, expedido
a nombre del responsable del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
La política de SST que se encuentra
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y LA SALUD
GESTIÓN INTEGRAL DEL SISTEMA DE
2.1.1 Política del Sistema de Gestión publicada en Intranet, incluye los

de Seguridad y Salud en el Trabajo requisitos normativos actuales, se
SG-SST firmada, fechada y encuentra firmada por el Director y se
comunicada al COPASST encuentra fechada (21 SEP 2018), sin
Solicitar la política del Sistema de embargo no es la misma política de SST
EN EL TRABAJO
Gestión de SST de la empresa y del Manual del Sistema Integrado de

Política de confirmar que cumpla con los aspectos Gestión de la Presidencia de la
Seguridad y contenidos en el criterio. República – SIGEPRE (M-DE-01 Versión
X
Salud en el Validar para la revisión anual de la 19 del 03 de Septiembre de 2018).
Trabajo política como mínimo.: fecha de
emisión, firmada por el representante Adicionalmente, en el INFORME DE
legal actual, que estén incluidos los ACTIVIDADES EJECUTADAS EN
requisitos normativos actuales. MEDICINA PREVENTIVA Y DEL
Entrevistar a los miembros del TRABAJO E HIGIENE Y SEGURDAD
COPASST para indagar el INDUSTRIAL – TERCER TRIMESTRE
conocimiento de la política en SST. 2018, en la actividad de Socialización de
la política del sistema de gestión de
P á g i n a 14 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
seguridad y salud en el trabajo en el
SIGEPRE, hay un pantallazo donde se
informó que “La política de SST de la
entidad, se encuentra integrada con la
política del SIGEPRE lo cual se
encuentra en el aplicativo SIGEPRE”.
Incumpliendo con la norma ISO
9001:2015, 7.5.3.2 Para el control de la
información documentada. La
información documentada conservada
como evidencia de la conformidad debe
protegerse contra modificaciones no
intencionadas. No Conformidad 5
Los objetivos del Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo
establecidos en el Manual del Sistema
Integrado del Gestión de la Presidencia
de la República - SIGEPRE (M-DE-01
Versión 19 del 03-Sep-2018), son
2.2.1 Objetivos definidos, claros,
diferentes a los objetivos firmados por el
Objetivos del medibles, cuantificables, con metas,
Director del DAPRE el 21-Sep-2018.
Sistema de documentados, revisados del SG-
Gestión de la SST
X 9001:2015, 7.5.3.2 Para el control de la
Seguridad y la Revisar si los objetivos se encuentran
Salud en el definidos, cumplen con las condiciones
Trabajo mencionadas en el criterio y si existen
evidencias del proceso de difusión.
intencionadas. No Conformidad 6
- De los objetivos del SG-SST firmados
por el Director DAPRE se evidencia
divulgación en el mes de octubre/2018,
en Intranet y como protector de pantalla.
La evaluación Inicial vigencia 2017 no se
encuentra debidamente firmada por el
empleador o contratante ni por el
2.3.1 Evaluación e identificación de responsable de la ejecución del SG SST,
prioridades en la vigencia 2018 no se cuenta
Solicitar la evaluación inicial del documento con el diseño del SG SST,
Sistema de Gestión de SST mediante adicionalmente y no se cuenta con un
Evaluación la matriz legal, matriz de peligros y Plan de Trabajo sino con un
inicial del SG- evaluación de riesgos, verificación de X Cronograma de Actividades de SG-SST
SST controles, lista de asistencia a y MA 2018. Incumpliendo con la norma
capacitaciones, análisis de puestos de ISO 9001:2015 numeral 4.4.2 literal a)
trabajo, exámenes médicos de ingreso mantener información documentada para
y periódicos y seguimiento de apoyar la operación de sus procesos; b)
indicadores, entre otros. conservar la información documentada
para tener la confianza de que los
procesos se realizan según lo
planificado. No Conformidad 7
P á g i n a 15 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
Se evidencia que el Cronograma de
Actividades del SG SST y MA 2018, no
se encuentra firmado por el empleador
sino por el Coordinador del SG SST y el
Contratista del SG SST. Es enviado por
correo electrónico Plan de Trabajo Anual
Vigencia 2019 del SG-SST y MA firmado
por la Jefe de Talento Humano, el
Coordinador del SG SST y el Contratista
del SG SST.
2.4.1 Plan que identifica objetivos, Se evidencia en Intranet el Plan de
metas, responsabilidad, recursos Trabajo Anual de la Vigencia 2019, el
con cronograma y firmado. cual no se encuentra firmado por el
Solicitar el plan de trabajo anual empleador ni el responsable del SGSST.
(2017,2018 y 2019). Verificar el Incumpliendo con la norma ISO
porcentaje de cumplimiento del mismo 9001:2015 numeral 4.4.2 literal a)
Plan Anual de (El cual identifica los objetivos, metas, mantener información documentada para
X
Trabajo responsabilidades, recursos, apoyar la operación de sus procesos; b)
cronograma de actividades, firmado conservar la información documentada
por el empleador y el responsable del para tener la confianza de que los
Sistema de Gestión de SST). En el procesos se realizan según lo
caso que se hayan presentado planificado. No Conformidad 8
incumplimientos al plan, solicitar los En la página web de Presidencia se
planes de mejora respectivos. encuentra publicado el Cronograma de
Actividades del SG-SST y MA 2018 con
seguimiento I Semestre 2018 y a la
fecha no se ha publicado el de la
vigencia 2019. Incumpliendo el Decreto
612 de 2018 establece Articulo 1.
"2.2.22.3.14. Integración de los planes
institucionales y estratégicos al Plan de
Acción. Literal 8. Plan de Trabajo Anual
en Seguridad y Salud en el Trabajo
No conformidad 9
Si bien es cierto que el grupo cuenta con
TRD la cual consta de 7 series que
aseguran la conservación y custodia de
los registros y documentos que soportan
2.5.1 Archivo o retención
el Sistema de Gestión y Seguridad en el
documental del Sistema de Gestión
Trabajo SG-SST , se pudo evidenciar
en Seguridad y Salud en el Trabajo
que las carpetas en físico no cuentan
SG-SST
con rótulos ni con hoja de control que es
Constatar la existencia de un sistema
lo mínimo que se debe tener en la
de archivo y retención documental,
organización del archivo de gestión,
Conservación para los registros y documentos que
incumpliendo con lo establecido en el
de la soportan el Sistema de Gestión de
X X Acuerdo N° 05 de 2013 artículo 15 y
documentació SST.
Acuerdo N° 02 de 2014 artículo 12 que
n Verificar mediante muestreo que los
habla de la elaboración y
registros y documentos sean legibles
diligenciamiento de la hoja de control
(entendible para el lector Objeto),
durante la etapa activa del expediente y
fácilmente identificables y accesibles
con lo establecido en el numeral 5 del
(para todos los que estén vinculados
artículo 4 del Acuerdo N° 042 de 2002,
con cada documento en particular),
"Las carpetas y demás unidades de
protegidos contra daño y pérdida.
conservación se deben identificar,
marcar y rotular de tal forma que permita
su ubicación y recuperación [...]No
Conformidad 10
P á g i n a 16 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
2.6.1 Rendición sobre el desempeño
Solicitar los registros documentales
que evidencien la rendición de cuentas
anual, al interior de la empresa del
desarrollo del Sistema de Gestión de
SST.
Solicitar a la empresa los mecanismos
Rendición de
de rendición de cuentas que haya X
cuentas
definido y verificar que se haga y se
cumplan con los criterios del requisito.
La rendición de cuentas debe incluir
todos los niveles de la empresa ya que
en cada uno de ellos hay
responsabilidades sobre la Seguridad y
Salud en el Trabajo.
2.7.1 Matriz legal
Solicitar la matriz legal, y verificar que
Normatividad
contenga:
nacional
• Normas vigentes en riesgos
vigente y
laborales, aplicables a la empresa.
aplicable en
• Normas técnicas de cumplimiento de X
materia de
acuerdo con los peligros / riesgos
seguridad y
identificados en la empresa.
salud en el
• Normas vigentes de diferentes
trabajo
entidades que le apliquen,
relacionadas con riesgos laborales.
2.8.1 Mecanismos de comunicación,
auto reporte en Sistema de Gestión
SG-SST
Constatar la existencia de mecanismos
Comunicación X
eficaces de comunicación interna y
externa (recibir y responder las
comunicaciones) que tiene la empresa
en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
No se encontró el procedimiento para la
2.9.1 Identificación, evaluación, para
identificación y evaluación de las
adquisición de productos y
especificaciones en Seguridad y Salud
servicios en Sistema de Gestión de
en el Trabajo de las adquisiciones de
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
productos y servicios, como se evidenció
SST
en la revisión del módulo del SIGEPRE
Adquisiciones Verificar la existencia de un X
documentos y formatos referentes a los
procedimiento para la identificación y
procesos de Talento Humano y
evaluación de las especificaciones en
Adquisición de Bienes y Servicios.
SST de las compras o adquisición de
Incumpliendo lo establecido en el
productos y servicios y constatar su
artículo 2.2.4.6.27 del Decreto 1072 de
cumplimiento.
2015 No Conformidad 11
No existe un documento que señale los
criterios relacionados con SST para la
2.10.1 Evaluación y selección de evaluación y selección de proveedores,
proveedores y contratistas como se evidenció en prueba de
Solicitar el documento que señale los recorrido y en entrevista con el
Contratación criterios relacionados con SST para la X coordinador del Grupo de SST.
evaluación y selección de proveedores, Incumpliendo con lo dispuesto en el
cuando la empresa los haya numeral 2.10.1de la Resolución 0312 de
establecido. 2019. No Conformidad 12
Se evidenció que no se informó a los
contratistas previo al inicio del contrato
P á g i n a 17 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
los peligros y riesgos generales y
específicos de su zona de trabajo
incluidas las actividades o tareas de alto
riesgo, rutinarias y no rutinarias, así
como la forma de controlarlos y las
medidas de prevención y atención de
emergencias, como se determinó en la
entrevista con el equipo de trabajo al no
encontrar soportes documentales que
permitan verificar el cumplimiento de las
actividades descritas. Incumpliendo lo
establecido en el numeral 4 del artículo
2.2.4.6.28 del Decreto 1072 de 2015 No
Conformidad 13
No se evidenció un seguimiento
periódico sobre el cumplimiento de la
normatividad en seguridad y salud el
trabajo por parte de los proveedores,
contratistas y sus trabajadores, toda vez
que no existen soportes documentales
que permitan verificar el cumplimiento de
las actividades descritas. Incumpliendo
lo establecido en el numeral 6 del
artículo 2.2.4.6.28 del Decreto 1072 de
2015 No Conformidad 14
Se evidencia que cuentan con el
Procedimiento Identificación de peligros
y riesgos (P-TH-21).
2.11.1 Evaluación del impacto de El Formato de Reporte de Actos y
cambios internos y externos en el Condiciones Inseguras - FACI (F-TH-64),
Sistema de Gestión de Seguridad y se evidenció la utilización de un formato
Salud en el Trabajo SG-SST controlado y otro formato no controlado
Gestión del
Solicitar el documento que contenga el X con información similar. Incumpliendo
cambio
procedimiento para evaluar el impacto con la norma ISO 9001:2015, 7.5.3.2
sobre la Seguridad y Salud en el Para el control de la información
Trabajo que se pueda generar por documentada. La información
cambios internos o externos. documentada conservada como
evidencia de la conformidad debe
intencionadas. No conformidad 15
3.1.1 Descripción sociodemográfica
y diagnóstico de condiciones de
salud
Solicitar el documento consolidado con
la información socio demográfica
GESTIÓN DE LA SALUD
acorde con lo requerido en el criterio y

el diagnóstico de condiciones de salud
(información actualizada de todos los
HACER
Condiciones trabajadores del último año: la

de salud en el descripción socio demográfica de los X
trabajo trabajadores (edad, sexo, escolaridad,
estado civil) y el diagnóstico de
condiciones de salud que incluya la
caracterización de sus condiciones de
salud, la evaluación y análisis de las
estadísticas sobre la salud de los
trabajadores tanto de origen laboral
como común y los resultados de las
evaluaciones médicas ocupacionales)
P á g i n a 18 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
3.1.2 Actividades de Promoción y
Prevención en Salud
Solicitar las evidencias que constaten
la definición y ejecución de las
actividades de medicina del trabajo,
promoción y prevención y los
programas de vigilancia X
epidemiológica, de conformidad con
las prioridades que se identificaron con
base en los resultados del diagnóstico
de las condiciones de salud y los
peligros /riesgos de Intervención
prioritarios
3.1.3 Información al médico de los
perfiles de cargo
Verificar que se le remitieron al médico
que realiza las evaluaciones
ocupacionales, los soportes X
documentales respecto de los perfiles
de cargos, descripción de las tareas y
el medio en el cual desarrollaran la
labor los trabajadores.
La frecuencia de las evaluaciones
médicas periódicas no se encuentra
formalmente definida en un documento
controlado en el SIGEPRE, como se
evidenció en las entrevistas realizadas al
Grupo de Seguridad y Salud en el
Trabajo, incumpliendo el ítem
"Evaluaciones médicas ocupacionales"
3.1.4 Realización de Evaluaciones
del artículo 16 de la Resolución 0312 de
Médicas Ocupacionales -Peligros-
2019 y Resolución 2346 de 2007. No
Periodicidad- Comunicación al
Conformidad 16
Trabajador
Los resultados de las evaluaciones
Solicitar los conceptos de aptitud que
médicas ocupacionales no se están
demuestren la realización de las
comunicando por escrito al trabajador,
evaluaciones médicas.
como se evidenció en las entrevistas
Solicitar el documento o registro que X
realizadas al Grupo de Seguridad y
evidencie la definición de la frecuencia
Salud en el Trabajo, incumpliendo el
de las evaluaciones médicas
ítem "Evaluaciones médicas
periódicas
ocupacionales" del artículo 16 de la
Solicitar el documento que evidencie la
Resolución 0312 de 2019. No
comunicación por escrito al trabajador
Conformidad 17
de los resultados de las evaluaciones
No se ha realizado la totalidad de las
médicas ocupacionales.
evaluaciones médicas periódicas, como
se evidenció en las entrevistas
realizadas al Grupo de Seguridad y
Salud en el Trabajo, incumpliendo el
ítem "Evaluaciones médicas
ocupacionales" del artículo 16 de la
Resolución 0312 de 2019. No
Conformidad 18
3.1.5 Custodia de Historias Clínicas
Evidenciar los soportes que
demuestren que la custodia de las
historias clínicas esté a cargo de una X
institución prestadora de servicios en
SST o del médico que practica las
evaluaciones médicas ocupacionales
P á g i n a 19 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
3.1.6 Restricciones y
recomendaciones médico laborales
Solicitar documento de
recomendaciones y restricciones
médico laborales a trabajadores y
constatar las evidencias de que la
empresa las ha acatado ha realizado
las acciones que se requieran en
materia de reubicación o readaptación. X
Solicitar soporte de recibido por parte
de quienes califican en primera
oportunidad y/o a las Juntas de
Calificación de Invalidez, de los
documentos que corresponde remitir al
empleador para efectos del proceso de
calificación de origen y pérdida de
capacidad laboral.
3.1.7 Estilos de vida y entornos
saludables (controles tabaquismo,
alcoholismo, farmacodependencia y
otros) X
Solicitar el programa respectivo y los
documentos y registros que evidencien
el cumplimiento del mismo.
3.1.8 Agua potable, servicios
sanitarios y disposición de basuras
Verificar mediante observación directa
si se cumple lo exigido en el criterio,
dejando soporte fílmico o fotográfico al X
respecto (Contar con un suministro
permanente de agua potable, servicios
sanitarios y mecanismos para disponer
excretas y basuras.)
3.1.9 Eliminación adecuada de
residuos sólidos, líquidos o
gaseosos
Constatar mediante observación
directa, las evidencias donde se dé
cuenta de los procesos de eliminación X
de residuos conforme al criterio.
Solicitar contrato de empresa que
elimina y dispone de los residuos
peligrosos cuando se requiera dicha
disposición.
P á g i n a 20 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
3.2.1 Reporte de los accidentes de
trabajo y enfermedad laboral a la
ARL, EPS y Dirección Territorial del
Ministerio de Trabajo
Indagar con los trabajadores si se han
presentado accidentes de trabajo o
enfermedades laborales (en caso
afirmativo, tomar los datos de nombre
y número de cédula y solicitar el
reporte). Igualmente, realizar un
muestreo del reporte de registro de X
accidente de trabajo (FURAT) y el
registro de enfermedades laborales
(FUREL) respectivo, verificando si el
reporte a las Administradoras de
Riesgos Laborales, Empresas
Promotoras de Salud y Dirección
Territorial se hizo dentro de los dos (2)
Registro, días hábiles siguientes al evento o
reporte e recibo del diagnóstico de la
investigación enfermedad.
de las 3.2.2 Investigación de Accidentes,
enfermedades Incidentes y Enfermedad Laboral
laborales, los Verificar por medio de un muestreo si
incidentes y se investigan los incidentes, accidentes
accidentes del de trabajo y las enfermedades
trabajo laborales con la participación del
COPASST. y si se definieron acciones
para otros trabajadores potencialmente
expuestos.
Constatar que las investigaciones se
hayan realizado dentro de los quince
(15) días siguientes a su ocurrencia a
X
través del equipo investigador y
evidenciar que se hayan remitido los
informes de las investigaciones de
accidente de trabajo grave o mortal o
de enfermedad laboral mortal.
En caso de accidente grave o se
produzca la muerte, verificar la
participación de un profesional con
licencia en Seguridad y Salud en el
Trabajo en la investigación (propio o
contratado), así como del Comité
Paritario de SST.
P á g i n a 21 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
3.2.3 Registro y análisis estadístico
de Incidentes, Accidentes de
Trabajo y Enfermedad Laboral
Solicitar el registro estadístico
actualizado de lo corrido del año y el
año inmediatamente anterior al de la
visita, así como la evidencia que
contiene el análisis y las conclusiones
derivadas del estudio que son usadas
para el mejoramiento del Sistema de X
Gestión de SST.
(Llevar registro estadístico de los
accidentes de trabajo que ocurren así
como de las enfermedades laborales
que se presentan; se analiza este
registro y las conclusiones derivadas
del estudio son usadas para el
mejoramiento del Sistema de Gestión
de SST)
3.3.1 Medición de la frecuencia de la
accidentalidad
Solicitar los resultados de la medición
para lo corrido del año y/o el año
X
inmediatamente anterior y constatar el
comportamiento de la frecuencia de los
accidentes y la relación del evento con
los peligros/riesgos identificados.
3.3.2 Medición de la severidad de la
accidentalidad
X
comportamiento de la severidad y la
relación del evento con los
peligros/riesgos identificados.
3.3.3 Medición de la mortalidad de
Accidentes de Trabajo
Mecanismos
de vigilancia
de las X
condiciones de
salud de los
trabajadores
3.3.4 Medición de la prevalencia de
Enfermedad Laboral
X
3.3.5 Medición de la incidencia de
Enfermedad Laboral
inmediatamente anterior y constatar el X
comportamiento de la incidencia de las
enfermedades laborales y la relación
del evento con los peligros / riesgos
identificados
P á g i n a 22 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
3.3.6 Medición del ausentismo por
causa médica
para lo corrido del año y del año
X
comportamiento del ausentismo y la
relación del evento con los peligros
/riesgos.
4.1.1 Metodología para la
identificación, evaluación y
valoración de peligros
Solicitar el documento que contiene
la metodología.
Verificar que se realiza la identificación
de peligros, evaluación y valoración de
los riesgos conforme a la metodología
definida de acuerdo con el criterio y X
con la participación de los
trabajadores, seleccionando de
manera aleatoria algunas de las
GESTIÓN DE PELIGROS Y RIESGOS
actividades identificadas.
Confrontar mediante observación
directa durante el recorrido a las
instalaciones de la empresa la
identificación de peligros.
Identificación
Se evidencio que falta la Matriz de
de peligros, 4.1.2 Identificación de peligros con
identificación de peligros, valoración de
evaluación y participación de todos los niveles de
riesgos y determinación de controles de
valoración de la empresa
las sedes de la Casa de Huéspedes
riesgos Solicitar las evidencias que den cuenta
Cartagena y la actualización del Edificio
de la participación de los trabajadores
BBVA -Consejería para las Regiones,
en la identificación de peligros,
como se observó en la publicación de las
evaluación y valoración de los riesgos,
matrices en la página de intranet en el
así como de la realización dicha
módulo de SGSST-MA, incumpliendo
identificación con la periodicidad
con la Resolución 312 de 2019 Articulo
señalada en el criterio.
X 20. Estándares Mínimos en el lugar de
Solicitar información acerca de si ha
trabajo “…En los lugares de trabajo que
habido eventos mortales o
funcionen con más de un turno, el
catastróficos y validar que el peligro
Sistema de Gestión de Seguridad y
asociado al evento este identificado,
Salud en el Trabajo y el cumplimiento de
evaluado y valorado.
Estándares Mínimos deben asegurar la
En los casos que se encuentren
cobertura en todas las jornadas y si la
valoraciones de riesgo no tolerable,
empresa tiene varios centros de trabajo
verificar la implementación inmediata
el sistema de gestión debe garantizar
de las acciones de intervención y
una cobertura efectiva de todos sus
control.
trabajadores.” No conformidad 19
P á g i n a 23 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
4.1.3 Identificación de sustancias
catalogadas como carcinógenas o
con toxicidad aguda
Revisar la lista de materias primas e
insumos, productos intermedios o
finales, subproductos y desechos y
verificar sí estas son o están
compuestas por agentes o sustancias
catalogadas como carcinógenas en el
grupo 1 de la clasificación de la
Agencia Internacional de Investigación
sobre el Cáncer (International Agency
for Research on Cancer, IARC) y con
toxicidad aguda según los criterios del X No Aplica
Sistema Globalmente Armonizado
(categorías I y (1).
Se debe verificar que los riesgos
asociados a estas sustancias o
agentes carcinógenos o con toxicidad
aguda son priorizados y se realizan
acciones de prevención e intervención.
Así mismo se debe verificar la
existencia de áreas destinadas para el
almacenamiento de las materias
primas e insumos y sustancias
catalogadas como carcinógenas y con
toxicidad aguda.
4.1.4 Realización mediciones
ambientales, químicos, físicos y
biológicos
Verificar los soportes documentales de
X
las mediciones ambientales realizadas
y la remisión de estos resultados al
Comité Paritario de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
4.2.1 Implementación de medidas de
prevención y control de
peligros/riesgos identificados
Solicitar evidencias de la ejecución de
las medidas de prevención y control.
de acuerdo con el esquema de
Plan de
jerarquización y la identificación de los
prevención,
peligros , la evaluación y valoración de
preparación y X
los riesgos realizada.
respuesta ante
Constatar que estas medidas se
emergencias
encuentran programadas en el plan
anual de trabajo.
Verificar que efectivamente se dio
prioridad a las medidas de prevención
y control frente a los peligros/riesgos
identificados como prioritarios.
P á g i n a 24 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
4.2.2 Verificación de aplicación de
medidas de prevención y control por En el procedimiento P-TH-23
parte de los trabajadores Identificación Necesidades de Elementos
Solicitar los soportes documentales de Protección Personal o Contra Caídas,
implementados por la empresa donde se menciona el formato F-TH-69
se verifica el cumplimiento de las Inspección de Elementos de Protección
responsabilidades de los trabajadores Personal. Sin embargo, al momento de
frente a la aplicación de las medidas solicitar una muestra aleatoria del
X
de prevención y control de los formato diligenciado, el Grupo de
peligros/riesgos (físicos, ergonómicos, Seguridad y Salud en el Trabajo
biológicos, químicos, de seguridad, manifiesta que el documento no se está
públicos, psicosociales, entre otros). usando. Incumpliendo el paso 5 Realizar
Realizar visita a las instalaciones para Inspecciones y Supervisión al Uso y
verificar el cumplimiento de las medias Estado de los Elementos de Protección
de prevención y control por parte de Individual del procedimiento P-TH-23.
los trabajadores. No Conformidad 20
4.2.3 Elaboración de
procedimientos, instructivos, fichas,
protocolos
Solicitar los soportes documentales
implementados por la empresa donde
se verifica el cumplimiento de las
responsabilidades de los trabajadores
frente a la aplicación de las medidas
X
de prevención y control de los
peligros/riesgos (físicos, ergonómicos,
biológicos, químicos, de seguridad,
públicos, psicosociales, entre otros).
Realizar visita a las instalaciones para
verificar el cumplimiento de las medias
de prevención y control por parte de
los trabajadores.
4.2.4 Realización de inspecciones
sistemáticas a las instalaciones,
maquinaria o equipos con la
participación del COPASST
Solicitar los formatos de registro de
visitas de inspección elaborados.
Solicitar la evidencia de las visitas de X
inspección realizadas a las
instalaciones, maquinaria y equipos,
incluidos los relacionados con la
prevención y atención de emergencias
y verificar la participación del
COPASST en las mismas.
4.2.5 Mantenimiento periódico de
instalaciones, equipos, máquinas,
herramientas
Solicitar la evidencia del
mantenimiento preventivo y/o
correctivo en las instalaciones, X
equipos, máquinas y herramientas de
acuerdo con los manuales de uso de
estos y los informes de las visitas de
inspección e reportes de condiciones
inseguras.
P á g i n a 25 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
En las inspecciones al uso y al estado de
los elementos de protección personal no
4.2.6 Entrega de Elementos de se diligenció el formato F-TH-69, como
Protección Personal EPP, se verifica se evidenció en las entrevistas
con contratistas y subcontratistas realizadas al Grupo de Seguridad y
Solicitar los soportes que evidencien la Salud en el Trabajo, incumpliendo el
entrega y reposición de les elementos paso 5 del procedimiento P-TH-23. No
de protección personal a los Conformidad 21
trabajadores. Se encontraron formatos de entrega de
X
Verificar los soportes del cumplimiento elementos de protección personal (F-TH-
del criterio por parte de los contratistas 67) que no tienen diligenciado el nombre
y subcontratistas. de la persona a quien se entregaron los
Verificar los soportes que evidencian la EPP, como se evidenció en la revisión
realización de la capacitación en el uso de los expedientes del Grupo de
de los elementos de protección Seguridad y Salud en el Trabajo,
personal. incumpliendo el numeral 4.5.4 de la
norma OHSAS 18001 (Control de
Registros). No Conformidad 22
El Lineamiento Plan Emergencia DAPRE
publicado en la Intranet, se encuentra en
versión borrador, por lo tanto no se
encuentra controlado en el SIGEPRE.
Incumpliendo el Ítem Plan de
prevención, preparación y respuesta
ante emergencias - Artículo 16.
Estándares Mínimos para empresas de
más de cincuenta (50) trabajadores de la
5.1.1 Se cuenta con el Plan de Resolución 0312 de 2019. No
Prevención y Preparación ante Conformidad 23
emergencias Los Planes de Emergencias y los planos
Solicitar el plan de prevención, de las instalaciones que identifican
preparación y respuesta ante Áreas y Salidas de emergencia de cada
GESTION DE AMENAZAS
emergencias y constatar evidencias de una de las sedes tampoco se encuentran

su divulgación. controlados en el Sistema Integrado de
Plan de Verificar si existen los planos de las Gestión de la Presidencia de la
prevención, instalaciones que identifican áreas y República – SIGEPRE, los documentos
preparación y salidas de emergencia y verificar si X publicados en la Intranet, se encuentran
respuesta ante existe la debida señalización de la en borrador.
emergencias empresa. Adicionalmente no se cuenta con los
Verificar los soportes que evidencien la Planes de Emergencia de la Casa de la
realización de los simulacros y análisis Equidad de la Mujer, Edificio ubicado en
de los mismos y validar que las la Carrera 8 No. 12B – 61 pisos 8 y 10, el
recomendaciones emitidas con base Edificio ubicado en la Carrera 8 No. 12B-
en dicho análisis hayan sido tenidas en 42 Piso 3, Edificio Propiedad Horizontal y
cuenta en el mejoramiento del plan de Casa Republicana.
emergencias. Incumpliendo el Ítem Elaborar un plan de
prevención, preparación y respuesta
ante emergencias que identifique las
amenazas, evalúe y analice la
vulnerabilidad. - Artículo 16. Estándares
Mínimos para empresas de más de
cincuenta (50) trabajadores de la
Resolución 0312 de 2019 y el Artículo
3°. Documentación de la Resolución
0827 de 2016. No Conformidad 24
P á g i n a 26 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
Se evidencia en el SIGEPRE los
formatos F-TH-77 Inspección de
extintores y el Formato F-TH-78
Inspección de Camillas de Emergencia,
sin embargo al evidenciar los formatos
diligenciados por el área se encuentran
sin codificación F-TH-XX.
9001:2015, 7.5.3.2 . Para el control de la
intencionadas. No conformidad 25
Los Informes de los simulacros no fueron

aprobados por el funcionario
competente, como se observó en los
informes de 2 simulacros, así:
a) Informe de Simulacro No. 3 del 22 de
Marzo de 2018: No se encuentra firmado
por ninguna de las personas que
participaron en la elaboración, revisión y
aprobación del documento;
b) Informe de Simulacro No. 4 del 25 de
Octubre de 2018: se encontró que la
persona que Revisa es la misma que
Aprueba el documento.
Lo anterior afecta la eficacia de los
puntos de control y genera un
incumplimiento a lo establecido en el
Artículo 1°. Representante de la
Dirección de la Resolución 0827 de
2016, en donde el delegado por la
Dirección para liderar la implementación,
el mantenimiento, seguimiento y
mejoramiento del Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el trabajo SG-
SST y Medio Ambiente es el Jefe del
Área de Talento Humano. No
Conformidad 26
Durante la revisión documental, se
observaron capacitaciones a los
Brigadistas y la entrega de la dotación.
Sin embargo, no se encontró el
documento que conforma la Brigada de
5.1.2 Brigada de prevención prevención, preparación y respuesta
conformada, capacitada y dotada ante emergencias. El Reglamento
Solicitar el documento de conformación Interno Brigada de Emergencias del
de la brigada de prevención, Departamento Administrativo de la
X
preparación y respuesta ante Presidencia de la República, se
emergencias y verificar los soportes de encuentra en versión borrador, por lo
la capacitación y entrega de la tanto no se encuentra controlado en el
dotación. SIGEPRE. Incumpliendo el Ítem Brigada
de prevención, preparación y respuesta
ante emergencias - Artículo 16.
Estándares Mínimos para empresas de
más de cincuenta (50) trabajadores de la
Resolución 0312 de 2019 y el Artículo
P á g i n a 27 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
3°. Documentación de la Resolución
0827 de 2016. No Conformidad 27
En el SIGEPRE se evidencian los
siguientes indicadores:
- Incumplimientos Legales del SG-SST y
MA: En el SIGEPRE se encuentra la
información de este indicador donde se
reporta para la vigencia 2018 cero (0)
incumplimientos.
Sin embargo, de conformidad con la
información suministrada por la ARL en
la elaboración de la Matriz Legal SG-
SST DAPRE, se reporta la "Evaluación
cumplimiento Legal Requisitos Legales y
Salud en el Trabajo - SST", así: Vigencia
2017: Ítems a Evaluar 239 y el puntaje
obtenido 222. Cumplimiento 91%;
Vigencia 2018: Ítems a Evaluar 240 y el
puntaje obtenido 239. Cumplimiento 99%
VERIFICACIÓN DEL SG-SST
6.1.1 Definición de indicadores del La información publicada en Intranet no

SG-SST de acuerdo con las corresponde a la información
condiciones de la empresa suministrada por la ARL
VERIFICAR
Solicitar los indicadores del Sistema de - Cumplimiento del Cronograma anual de

Gestión y Gestión de SST definidos por la seguridad y salud en el trabajo: En el
resultados del empresa. X SIGEPRE se evidencia un cumplimiento
SG-SST Solicitar informe con los resultados de del cronograma para la vigencia 2018
la evaluación del Sistema de Gestión del 100%, sin embargo en la muestra
de SST de acuerdo con los indicadores realizada se evidencia que la actividad
mínimos señalados en el presente acto "Seguimiento al procedimiento para la
administrativo. realización de los exámenes medico
laborales de la entidad" en donde el
registro/actividad "procedimiento
elaborado" no se evidencia ningún
procedimiento en el SIGEPRE por lo
anterior esta tarea no se cumplió y el
cumplimiento del cronograma no
corresponde al 100%.
Teniendo en cuenta que la información
documentada apropiada como evidencia
de los resultados, no corresponde a la
información publicada en el SIGEPRE
(NTC ISO 9001:2015 9,1 Seguimiento,
Medición, Análisis y Evaluación. b) los
métodos de seguimiento, medición,
análisis y evaluación necesarios para
asegurar resultados válidos). No
conformidad 28
P á g i n a 28 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
6.1.2 Las empresa adelanta auditoría
por lo menos una vez al año
Verificar soportes de la realización de
auditorías internas al Sistema de
Gestión de SST, con alcance a todas
las áreas de la empresa, adelantadas
por lo menos una (1) vez al año (2017,
2018).
Solicitar el programa de la auditoria X
que deberá incluir entre otros
aspectos, la definición de la idoneidad
de la persona que sea auditora, el
alcance de la auditoría, la periodicidad,
la metodología y la presentación de
informes y verificar que se haya
planificado con la participación del
COPASST.
6.1.3 Revisión anual por la alta
dirección, resultados y alcance de la
auditoría
Solicitar a la empresa los soportes que
den cuenta del alcance de la auditarla, X
verificando el cumplimiento de los
aspectos señalados en los numerales
del artículo 2.2.4.6.30. del Decreto
1072 de 2015
6.1.4 Planificar auditoría con el
COPASST
Solicitar el documento donde conste la
revisión anual por la alta dirección y la X
comunicación de los resultados al
COPASST y al responsable del
Sistema de Gestión de SST.
7.1.1 Definir acciones preventivas y
correctivas con base en los
resultados del SG-SST
Solicitar la evidencia documental de la
implementación de las acciones
preventivas y/o correctivas necesarias X
con base en los resultados de la
MEJORAMIENTO
Acciones supervisión, inspecciones, medición de

preventivas y los indicadores del Sistema de Gestión
ACTUAR
correctivas de SST entre otros. y las

con base en recomendaciones del COPASST.
los resultados 7.1.2 Acciones de mejora conforme
del SG-SST a revisión de la alta dirección
Solicitar la evidencia documental de las
acciones correctivas, preventivas y/o
de mejora que se implementaron X
según lo detectado en la revisión por la
Alta Dirección del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo.
(2017-2018)
P á g i n a 29 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
7.1.3 Acciones de mejora con base
en investigaciones de accidentes de
trabajo y enfermedades laborales
Solicitar la evidencia documental de las
X
acciones de mejora planteadas
conforme a los resultados de las
investigaciones realizadas y verificar
su efectividad.
7.1.4 Elaboración Plan de
Mejoramiento e implementación de
medidas y acciones correctivas
solicitadas por autoridades y ARL
Solicitar las evidencias de las acciones
X
correctivas realizadas en respuesta a
los requerimientos o recomendaciones
de las autoridades administrativas y de
las administradoras de riesgos
laborales.
CASA REPUBLICANA X
VICEPRESIDENCIA X
En la matriz de identificación de peligros,
valoración de riesgos y determinación de
controles, se encuentra un riesgo No
ACEPTABLE (Espacios Confinados), en
donde el control es "Aplicar
procedimiento de espacios confinados"
sin embargo el responsable de SG SST
manifiesta que no existe reglamentación
relacionada con el tema y por ende no
hay procedimiento. Adicionalmente el
control a las personas es la entrega de
EPP, sin embargo en la inspección
realizada se evidenció con el personal
de mantenimiento que en los últimos
días han venido realizando la actividad
VISITA A por las lluvias y al solicitar los EPP que
SEDES utilizan (Rodilleras, Coderas y Casco)
están nuevos y empacados sin ser
CASA DE NARIÑO X
utilizados. Incumpliendo con el
procedimiento P-TH-23 y adicionalmente
no se utiliza el formato F-TH-69
Inspección de Elementos de Protección
Personal Incumpliendo con la norma ISO
9001:2015 numeral 4.4.2 literal b)
conservar la información documentada
En el recorrido Casa de Nariño se
evidenció que la oficina de Asesores
Secretaria Privada, que adecuaron este
año, no cuenta con la iluminación y
ventilación requerida para los puestos de
trabajo. El Responsable de SG SST
manifiesta que no fue informado sobre la
adecuación de estas oficinas para poder
P á g i n a 30 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
determinar los riesgos de estos puestos
de trabajo, evidenciando debilidades en
los mecanismos de comunicación interna
con las personas encargadas con el SG
SST y otras dependencias de la entidad.
Presentando deficiencias en el Artículo
16. de la Resolución 0312 de 2019 con
el Ítem. Mecanismos de Comunicación.
Oportunidad de Mejora 1
Las instalaciones no cuentan con
señalización de salidas de emergencia,
ni señalización de seguridad y salud en
el trabajo, se requiere la organización y
señalización en el cuarto de máquinas.
HATO GRANDE X Incumpliendo con la norma ISO
En la visita realizada se evidenció que
varios extintores se encuentran ubicados
en el suelo sin el debido soporte ni
señalización, en la casa se encuentran
tres gabinetes contraincendios pero no
están adecuadamente instalados, le
hacen falta implementos y no cuentan
con la seguridad requerida.
Adicionalmente solo cuentan con una
camilla que está incompleta, esta sin los
inmovilizadores. En los cuartos de
máquinas se encuentran ubicados
materiales que no deben estar allí, como
ACPM, pinturas y otros. No existe ningún
tipo de señalización en las instalaciones.
Incumpliendo con el Decreto número
1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8.
Obligaciones de los empleadores, 6.
Gestión de los Peligros y Riesgos: Debe
CASA DE HUESPEDES ILUSTRES adoptar disposiciones efectivas para
X
DE SAN JUAN DE MANZANILLO desarrollar las medidas de identificación
de peligros, evaluación y valoración de
los riesgos y establecimiento de
controles que prevengan daños en la
salud de los trabajadores y/o
contratistas, en los equipos e
instalaciones. No Conformidad 31
Se evidenció que cuentan con los
elementos requeridos para el trabajo en
alturas, sin embargo los trabajadores no
tienen conocimiento de su uso y no se
les ha dado la capacitación de Trabajo
Seguro en Alturas. Adicionalmente se
tienen los documentos P-TH-29 Trabajo
Seguro en alturas, F-TH-92 Inspección
preoperacional de elementos contra
caídas, F-TH-93 Permiso de Trabajo
Seguro de Alturas, F-TH-94 Análisis de
Trabajo Seguro (ATS), F-TH-30Trabajo
seguro en Andamios; los cuales están
P á g i n a 31 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
vigentes desde abril/2018 y a la fecha no
se han utilizado.
SEDE ADMINISTRATIVA X
En la visita realizada no se observa la
camilla y sus accesorios en el primer
piso, no se cuenta con el plano de las
instalaciones que identifican áreas y
salidas de emergencia, se observó que
no se está cumpliendo con la adecuada
disposición de residuos peligrosos, al
encontrar tubos fluorescentes sin cumplir
con los requisitos de norma, para su
disposición final, se observó que existen
escaleras que no cuentan con bandas
antideslizantes, existen debilidades en la
señalización referente al punto eléctrico
CASA EQUIDAD PARA LA MUJER X
ubicado detrás de la puerta principal, el
punto de encuentro en caso de
emergencia y a la ubicación de los
extintores, no se encontró el soporte
para la instalación del extintor, se
observaron elementos que pueden llegar
a ocasionar algún tipo de accidente sin
la respectiva señalización.
1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8.
Gestión de los Peligros y Riesgos. No
Conformidad 33
No se está cumpliendo con la adecuada
disposición de basuras, existen
debilidades en la señalización de las
salidas de emergencia y rutas de
evacuación al no ser fluorescente y no
se observó la ruta de evacuación en las
zonas comunes de las escaleras de
emergencia, no se observa el
mantenimiento preventivo y correctivo en
las instalaciones al encontrar luminarias
EDIFICIO BBVA X
fundidas y tomas sin asegurar, no se
encuentra identificada la persona que
desempeña las funciones de brigadista y
no se observa el cumplimiento de las
medidas de prevención.
1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8.
Conformidad 34
P á g i n a 32 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
No se cuenta con el plano de las
salidas de emergencia, no se encuentra
identificada la persona que desempeña
las funciones de brigadista, no se
observa, el cumplimiento de las medidas
de prevención, toda vez que, no se
observó la ruta de evacuación en las
BANCOLOMBIA PISO 8 zonas comunes, así mismo se evidenció
X
(DESCONTAMINA COLOMBIA) la falta de iluminación y la presencia de
elementos que obstaculizan la
circulación en las escaleras de
emergencia.
1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8.
Conformidad 35
No se cuenta con el plano de las
salidas de emergencia, no se observa el
mantenimiento preventivo y correctivo en
las instalaciones, al encontrar luminarias
fundidas, no se encuentra identificada la
persona que desempeña las funciones
de brigadista, no se observa en la visita
realizada a las instalaciones, el
cumplimiento de las medidas de
prevención, toda vez que, no se observó
BANCOLOMBIA PISO 10 la ruta de evacuación en las zonas
X
(SECRETARIA DE TRANSPARENCIA) comunes, así mismo se evidenció la falta
de iluminación de las escaleras de
emergencia, se observó que no se está
cumpliendo con la adecuada disposición
de las basuras, al encontrar desperdicios
fuera de los puntos establecidos para tal
fin.
1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8.
Conformidad 36
EDIFICIO PROPIEDAD HORIZONTAL X
P á g i n a 33 | 60
DE GESTIÓN
RESULTADOS
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
Se evidenció que al ingreso del edificio
en el registro biométrico se encuentran
al lado dos máquinas dispensadoras de
alimentos que en el momento que una
persona esté utilizando estas máquinas,
los servidores públicos que van a
ingresar o están saliendo no lo pueden
hacer.
Además, se evidenció que la camilla
EDIFICIO GALÁN X
que se encuentra a la entrada del edificio
se encuentra obstruida por el cilindro
para descargar armas como lo podemos
ver en el registro fotográfico.
1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8.
Conformidad 37
C: CONFORME; NC: NO CONFORME; D: DOCUMENTACIÓN; A: APLICACIÓN; R: RESULTADO
De la evaluación realizada por cada uno de los Auditores de los 60 Estándares Mínimos de
SG SST y 12 Sedes, se determinaron: 37 No Conformidades y 1 Oportunidad de Mejora, las
cuales fueron revisadas y consolidadas.
7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS
Se llevó a cabo la revisión de la eficacia de los siguientes 3 Planes de Mejoramiento del Área
de Talento Humano relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
- SGSST:
1. NCR-0723 TH - No se evidencia la asignación de recursos para la realización de

exámenes periódicos
Acciones:
a. Incluir en el Plan Anual de Adquisiciones Vigencia 2019 los recursos para la realización
de los exámenes periódicos ocupacionales.
b. Incluir en el Plan Anual de Adquisiciones 2018 los recursos para la realización de los
exámenes médicos ocupacionales.
c. Solicitar las vigencias futuras para la contratación de los exámenes ocupacionales
periódicos.
Una vez revisadas las evidencias, se determina que éstas son viables y coherentes para dar
cumplimiento al plan de mejoramiento.
Adicionalmente, se realizó verificación en el SECOP en donde se encontró que se actualmente

existe un contrato suscrito con la siguiente información:
P á g i n a 34 | 60
DE GESTIÓN
Contrato No.: 218-18

Empresa: Medical Protection Ltda.
Fecha de Finalización: 30 de Noviembre de 2020
Valor del Contrato: $78.977.533.
- Vigencia 2018: $1.903.982
- Vigencia 2019: $38.464.785
- Vigencia 2020: $38.608.766
Por lo anterior, y teniendo en cuenta la información entregada por el Coordinador del Grupo de
Seguridad y Salud en el Trabajo acerca del valor estimado de los Exámenes Médicos
Ocupacionales Periódicos para la Vigencia 2018, el Plan de Mejoramiento se declara EFICAZ.
2. OM-0280 TH-Medición ausentismo laboral por causas diferentes a incapacidad médica

y licencias de maternidad y paternidad
Acciones:
a. Definir los lineamientos para conceder permisos a los funcionarios
b. Realizar parametrización del aplicativo de servicios en línea para el trámite de permisos
c. Realizar el informe de ausentismo laboral por causas diferentes a incapacidad médica,
cuando sean solicitados por las dependencias competentes.
d. Socializar los lineamientos para conceder permisos a los funcionarios
Una vez revisadas las evidencias, se determina que éstas son viables y coherentes para dar
cumplimiento al plan de mejoramiento, teniendo en cuenta que se desarrolló el documento L-
TH-02 Lineamientos para el trámite de situaciones administrativas, se realizó la parametrización
del Sistema de Gestión Humana - Kactus a través del módulo "Mis Solicitudes" para que los
funcionarios soliciten sus permisos a través del Self Service del sistema y su socialización se
llevó a cabo mediante la Guía para la solicitud de permisos que se encuentra en intranet; de
otra parte se elabora informe de ausentismo laboral por causa no médica de acuerdo a los
registros suministrados por el Grupo de Nómina.
Por lo anterior, el Plan de Mejoramiento se declara EFICAZ.
3. OM-0446 TH-Tarjeta de Información para Visitantes en caso de Emergencia
Acciones:
1. Elaboración
2. Presentación y Aprobación
3. Impresión de Tarjetas de Información
4. Divulgación y Entrega
En prueba de recorrido realizada el día 2 de abril de 2019, se evidenció el ingreso de dos

visitantes a la Entidad a los cuales se les realiza la entrega de la respectiva tarjeta.
P á g i n a 35 | 60
DE GESTIÓN
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento

cumpliendo con la meta propuesta la cual fue la creación de la Tarjeta de información para
visitantes elaborada e implementada en las diferentes sedes del Departamento Administrativo
de la Presidencia de la República, por lo anterior, el Plan de Mejoramiento se declara EFICAZ.
8. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
De la muestra tomada se pudo evidenciar el siguiente resultado:
RESULTADO NÚMERO PORCENTAJE

Aspectos Conformes 9 23,7%
No Conformidades Reales 14 36,8%
Oportunidad de Mejora 1 2,7%
Recomendaciones 14 36,8%
Total 38 100%
8.1 Aspectos Conformes
1. Disposición y compromiso del grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, en la

coordinación y atención a la Auditoria, lo que permitió cumplir con el plan de trabajo.
2. Mejoras Eficaces: Las acciones implementadas en 3 mejoras fueron eficaces: NCR-

0723, OM-0280 y OM-0446.
3. Plan Institucional de Capacitación: El Plan anual de capacitación se encuentra

publicado en la página web de Presidencia y se evidencian los listados de asistencia
referidos al programa de capacitación relacionada con Seguridad y Salud en el Trabajo.
4. Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo: Se logró evidenciar, que éste Grupo

cuenta con recurso humano y técnico para desarrollar sus funciones:
P á g i n a 36 | 60
DE GESTIÓN
 Cinco (5) Funcionarios (un Coordinador, un Profesional, un Técnico, una Secretaria,

una Auxiliar)
 Un (1) Contratista
 Tres (3) de la ARL (Una Fisioterapeuta, una Ejecutiva Integral de Servicio y un
Médico Ocupacional (En Proceso))
5. Idoneidad del Coordinador del SG SST: El Coordinador del grupo de seguridad y

Salud en trabajo cuenta con el correspondiente curso de capacitación virtual de
cincuenta (50) horas en SST definido por el Ministerio del Trabajo y es Especialista en
salud ocupacional y riesgos laborales.
6. Investigación a los accidentes y enfermedades laborales: Se observó que se están

realizando las correspondientes investigaciones a los accidentes y enfermedades
laborales presentadas en la Entidad, en el mismo sentido se observaron reportes de
registro de accidente de trabajo y los reportes realizados en los correspondientes
formularios (FUREL).
7. Comunicación del SG SST: Se observó que existen medios de comunicación como lo

son correos electrónicos y salva pantallas con información para prevenir riesgos, se
realizan actividades como pausas activas y prevención de caídas al mismo nivel.
Adicionalmente están realizando capacitaciones a los Soldados Bachilleres que se
encuentran en la Casa de Nariño en Seguridad y Salud en el Trabajo.
8. Política de no alcohol, drogas y tabaquismo: El DAPRE cuenta con una política de

no alcohol, drogas y tabaquismo; se han realizado campañas de prevención consumo
de alcohol, drogas y tabaco (cigarrillo) y se observa la socialización.
9. Indicadores: Se realiza seguimiento a los indicadores establecidos en la normatividad

vigente: Frecuencia de accidentalidad, severidad de la accidentalidad, mortalidad de
accidentes de trabajo, prevalencia de accidentes de trabajo, incidencia de Enfermedad
laboral y ausentismo por causa médica, en el SIGEPRE.
8.2 No Conformidades Reales
 NCR 1 - Falta de seguimiento en la Conformación del COPASST
Se evidencia falta de seguimiento en la conformación del COPASST teniendo en cuenta

que una vez revisadas las carpetas entregadas por el Grupo de Seguridad y Salud en el
Trabajo, se encontró documento de fecha 16 de Noviembre de 2017, en el cual se
establecen los representantes de los trabajadores (3 principales y 3 suplentes), elegida
mediante votación. Sin embargo, en entrevista realizada al Coordinador del Grupo de
Seguridad y Salud en el Trabajo, se estableció que uno de los suplentes ya no se
encuentra laborando en la Entidad y la vacante aún no ha sido suplida.
Incumpliendo lo establecido en la Resolución 0312 de 2019, Articulo 16 en lo
relacionado con la conformación y funcionamiento del COPASST que establece
P á g i n a 37 | 60
DE GESTIÓN
“Constatar si es igual el número de representantes del empleador y de los trabajadores

y revisar si el acta de conformación se encuentra vigente”; a su vez se incumple la
resolución 0823 de 2011 y en el Artículo 123. COMITÉ PARITARIO DE SALUD
OCUPACIONAL de la Resolución 0093 del 11 de Febrero de 2019, en el cual se
establece como debe estar integrado el Comité.
 NCR 2 - Falta de seguimiento en la conformación y elaboración de informes del

Comité de Convivencia
Se evidenció falta se seguimiento en la conformación del Comité de Convivencia

teniendo en cuenta que mediante la Resolución 0586 del 10 de Agosto de 2017*
(publicada en Intranet) se conforma el Comité de Convivencia Laboral de la Presidencia
de la República y se designan los representantes del Director en el Comité y se
determinó que uno de los miembros principales del Comité y representante de los
servidores públicos, se encuentra en vacancia temporal y no se ha suplido la vacante.
De otra parte, la información de Quiénes somos del Folleto-CCL-2017.pdf publicado en
la Intranet, en donde se muestra el listado de los integrantes del Comité de Convivencia
Laboral, se evidenció que dos de las personas designadas por el Director no concuerdan
con la Resolución 0586 del 10 de Agosto de 2017.
Incumpliendo lo establecido en la Resolución 0312 de 2019, Articulo 16 en lo
relacionado con la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral
que establece “Solicitar el documento de Conformación del Comité de Convivencia
Laboral y verificar que esté integrado de acuerdo a la normativa y que se encuentre
vigente”; y lo establecido en el Numeral 7.5.3 Control de la Información Documentada
de la NTC_ISO_9001:2015.
Igualmente se evidenció falta de seguimiento en la elaboración de informes del Comité

de Convivencia teniendo en cuenta que a la fecha de revisión (29 de Marzo de 2019) no
se encontró el informe de gestión de lo reportado en la última reunión realizada el día 28
de Enero de 2019; también se encontró que la fecha del Acta No. 5 no concuerda con la
fecha del listado de asistencia a la reunión, ya que la vigencia de suscripción del Acta es
2017 y el listado de asistencia es de 2018.
Incumpliendo lo establecido en el Numeral 7.5.3 Control de la Información
Documentada de la NTC_ISO_9001:2015.
 NCR 3 - Falta control de información de la Política y Objetivos del SG SST
Se evidenció falta control de información de la Política y Objetivos del SG SST teniendo

en cuenta que los documentos publicados en intranet /SGSST y MA/ Documentos /
Política SST-MA y Objetivos SST-MA se encuentran firmados por el Director con fecha
21 sep 2018 y son diferentes a la Política de SST y objetivos del SG SST establecidos
en el Manual del – SIGEPRE (M-DE-01 Versión 19 del 03 de Septiembre de 2018).
Incumpliendo con la norma ISO 9001:2015, 7.5.3.2 Para el control de la información
documentada “La información documentada conservada como evidencia de la
conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas”
P á g i n a 38 | 60
DE GESTIÓN
 NCR 4 - Deficiencia en control de los documentos de Evaluación Estándares

Mínimos y Plan de Trabajo SG SST
Se evidenció deficiencia en control de los documentos de Evaluación Estándares

Mínimos teniendo en cuenta que la evaluación Inicial vigencia 2017 no se encuentra
debidamente firmada por el empleador o contratante ni por el responsable de la
ejecución del SG SST, en la vigencia 2018 se encuentra firmada únicamente por el
responsable de la ejecución del SG-SST y la evaluación de la vigencia 2019 no se
evidencio debidamente firmada sino en el computador. Subsanada en Mesa de Trabajo
del 03 y 14 de Mayo de 2019, Anexos correo electrónico del día 16-May-2019.
Igualmente se evidenció deficiencia en el control del documento del Plan de Trabajo del
SG-SST ya que no se cuenta con un Plan de Trabajo sino con un Cronograma de
Actividades de SG-SST y MA 2018 el cual está firmado por el Responsable del SG SST
y el Contratista del SG SST y no por el empleador. Adicionalmente no utilizan el formato
debidamente codificado que se encuentra en el SIGEPRE. (F-TH-70).
En la vigencia 2019 se remite el Plan de Trabajo Anual Vigencia 2019 del SG SST y MA
con fecha 30-Dic-2018 firmado por la Jefe de Talento Humano, el coordinador del SG
SST y el Contratista del SG SST en un formato que no corresponde la versión vigente
registrada en el SIGEPRE (F-TH-70).
Incumpliendo con la Resolución 0312 de 2019, Articulo 16 en lo relacionado con el Plan

de Trabajo “Diseñar y definir un Plan Anual de Trabajo para el cumplimiento del sistema
de gestión de SST,……, firmado por el empleador y el responsable del Sistema de
Gestión de SST” y la norma ISO 9001:2015 numeral 4.4.2 literal a) mantener información
documentada para apoyar la operación de sus procesos; b) conservar la información
documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo
planificado.
 NCR - No se encuentra publicado el Plan de Trabajo SG SST
Se evidencia que a fecha 08-Abril-2019 no se encuentra publicado el Plan de Trabajo

del SG-SST en la página WEB de presidencia en Atención Ciudadana/ Transparencia y
Acceso a la información pública/ 6. PLANEACION/ 6.1.3.3.7. Plan de Trabajo Anual SST
y MA, el documento que aparece es el Cronograma de Actividades del SG-SST y MA
2018 y es el seguimiento semestral 2018 más no el Plan de Trabajo del SG SST de la
Vigencia 2019. Subsanada en Mesa de Trabajo del 03 y 14 de Mayo de 2019, Correo
electrónico del día 21-May-2019 – MEM19-00007550 .
 NCR 5 - Deficiencias en el Archivo SG-SST
Se evidencian deficiencias en el archivo del SG-SST ya que las carpetas en físico no

cuentan con rótulos ni con hoja de control que deben tener en la organización del archivo
de gestión, como se evidencia a continuación:
P á g i n a 39 | 60
DE GESTIÓN
Incumpliendo con la Resolución 0312 de 2019, Articulo 16 en lo relacionado con Archivo

y Retención Documental “Contar con un sistema de archivo y retención documental, para
los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de SST” y el Acuerdo N°
05 de 2013 artículo 15 y Acuerdo N° 02 de 2014 artículo 12 que habla de la elaboración
y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del expediente y con lo
establecido en el numeral 5 del artículo 4 del Acuerdo N° 042 de 2002, "Las carpetas y
demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que
permita su ubicación y recuperación [...]
 NCR 6 - Falta de procedimiento ó documentos
Se evidenció que falta el procedimiento para la identificación y evaluación de las

especificaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo para la adquisición de productos y
servicios, teniendo en cuenta la revisión del módulo del SIGEPRE documentos y
formatos referentes a los procesos de Talento Humano y Adquisición de Bienes y
Servicios.
Incumpliendo con la Resolución 0312 de 2019, Articulo 16 en lo relacionado con la
identificación y evaluación de las especificaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo
de las adquisiciones de productos y servicios “Establecer un procedimiento para la
identificación y evaluación de las especificaciones en SST de las compras y adquisición
de productos y servicios” e igualmente a lo establecido en el artículo 2.2.4.6.27 del
Decreto 1072 de 2015.
De otra parte no se evidenció el documento que conforma la Brigada de prevención,

preparación y respuesta ante emergencias; además el Reglamento Interno Brigada de
Emergencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, se
encuentra en versión borrador en la intranet y no se encuentra como documento
controlado en el SIGEPRE.
Incumpliendo con la Resolución 0312 de 2019, Articulo 16 en lo relacionado con
Brigada de prevención, preparación y respuesta ante emergencias “Solicitar el
documentos de conformación de la brigada de prevención, preparación y respuesta ante
emergencias….” y el Artículo 3°. Documentación de la Resolución 0827 de 2016.
P á g i n a 40 | 60
DE GESTIÓN
 NCR 7 – Falta de seguimiento en el Control de Documentos
Se evidencia la falta de seguimiento en el control de los documentos como se muestra

a continuación:
 El Formato de Reporte de Actos y Condiciones Inseguras - FACI (F-TH-64): se utiliza
un formato controlado y otro formato no controlado con información similar.
 El formato F-TH-69 Inspección de Elementos de Protección Personal: al momento
de solicitar una muestra aleatoria del formato diligenciado, el Grupo de Seguridad y
Salud en el Trabajo manifiesta que el documento no se está usando e igualmente se
evidenció en recorrido por la Casa de Nariño al solicitar la inspección de EEP
entregados para el riesgo relacionado con espacio confinados.
 Se encontraron formatos de entrega de elementos de protección personal (F-TH-67)
que no tienen diligenciado el nombre de la persona a quien se entregaron los EPP,
como se evidenció en la revisión de los expedientes del Grupo de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
 El formato F-TH-77 Inspección de extintores y el Formato F-TH-78 Inspección de
Camillas de Emergencia: Al revisar las carpetas con los formatos diligenciados se
evidenció que se encuentran con la codificación F-TH-XX y no utilizan los formatos
codificados registrados en el SIGEPRE.
 En la sede Casa de Huéspedes Ilustres de San Juan de Manzanillo se evidenció que
se tienen los documentos P-TH-29 Trabajo Seguro en alturas, F-TH-92 Inspección
pre operacional de elementos contra caídas, F-TH-93 Permiso de Trabajo Seguro de
Alturas, F-TH-94 Análisis de Trabajo Seguro (ATS), F-TH-30Trabajo seguro en
Andamios; los cuales están vigentes desde abril/2018 y a la fecha no se han utilizado.
Incumpliendo con la norma ISO 9001:2015, 7.5.3.2 (Control de la información

documentada), norma OHSAS 18001 numeral 4.5.4 de la (Control de Registros), norma
ISO 9001:2015 numeral 4.4.2 literal b) conservar la información documentada para tener
la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado y con los
procedimientos establecidos en el SIGEPRE relacionados con el SG SST.
 NCR 8 - Deficiencias en la realización de las evaluaciones médicas periódicas
Se evidencian deficiencias en la realización de las evaluaciones medicas periódicas

teniendo en cuenta que la frecuencia de las evaluaciones médicas periódicas no se
encuentra formalmente definida en un documento controlado en el SIGEPRE, los
resultados de las evaluaciones médicas ocupacionales no se están comunicando por
escrito al trabajador y no se han realizado la totalidad de las evaluaciones médicas
periódicas, como se evidenció en las entrevistas realizadas al Grupo de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Incumpliendo la Resolución 0312 de 2019 artículo 16 en lo relacionado con las

Evaluaciones médicas ocupacionales “Solicitar los conceptos de aptitud que demuestren
la realización de las evaluaciones médicas, el documento o registro que evidencie la
definición de la frecuencia de las evaluaciones médicas periódicas, el documento que
evidencie la comunicación por escrito al trabajador de los resultados de las evaluaciones
P á g i n a 41 | 60
DE GESTIÓN
médicas ocupacionales” y con la Resolución 2346 de 2007 Capitulo II Articulo 3. Tipos

de Evaluaciones médicas Ocupacionales. Las evaluaciones médicas ocupacionales que
debe realizar el empleador público y privado de forma obligatoria son como mínimo las
siguientes: 2. Evaluaciones medicas ocupacionales periódicas (programadas o por
cambio de ocupación) “.
 NCR 9 - Falta de lineamiento de Plan de Emergencia y deficiencia en los informes

de simulacro
Se evidencia que falta el documento sobre el lineamiento del Plan de Emergencia

teniendo en cuenta que se evidenció que en la Intranet se encuentra publicado el
borrador del Lineamiento Plan Emergencia DAPRE sin contar con la aprobación
respectiva ni está controlado en el SIGEPRE. Igualmente se evidenció que están
publicados en Intranet borradores de los Planes de Emergencias y los planos de las
instalaciones que identifican áreas y salidas de emergencia de algunas sedes que
tampoco se encuentran controlados en el SIGEPRE. Faltan los Planes de Emergencia
de la Casa de la Equidad de la Mujer, Edificio ubicado en la Carrera 8 No. 12B – 61 pisos
8 y 10, el Edificio ubicado en la Carrera 8 No. 12B-42 Piso 3, Edificio Propiedad
Horizontal y Casa Republicana.
Incumpliendo con la Resolución 0312 de 2019, Articulo 16 en lo relacionado con el
Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias y el Artículo 3°.
Documentación de la Resolución 0827 de 2016.
Adicionalmente se evidenciaron deficiencias en los informes de simulacro teniendo en

cuenta que los Informes de los simulacros no fueron aprobados por el funcionario
competente, como se observó en los informes de 2 simulacros, así:
a) Informe de Simulacro No. 3 del 22 de Marzo de 2018: No se encuentra firmado por
ninguna de las personas que participaron en la elaboración, revisión y aprobación del
documento;
b) Informe de Simulacro No. 4 del 25 de Octubre de 2018: se encontró que la persona
que Revisa es la misma que Aprueba el documento.
Lo anterior afecta la eficacia de los puntos de control y genera un incumplimiento a lo
establecido en el Artículo 1°. Representante de la Dirección de la Resolución 0827 de
2016, en donde el delegado por la Dirección para liderar la implementación, el
mantenimiento, seguimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el trabajo SG-SST y Medio Ambiente es el Jefe del Área de Talento Humano.
 NCR 10 - Deficiencia en los indicadores de evaluación del SG SST
Se evidenció deficiencia en los siguientes indicadores de evaluación del SG SST:

- Incumplimientos Legales del SG-SST y MA: En el SIGEPRE se encuentra la
información de este indicador donde se reporta para la vigencia 2018 cero (0)
incumplimientos.
Sin embargo, de conformidad con la información suministrada por la ARL en la
elaboración de la Matriz Legal SG-SST DAPRE, se reporta la "Evaluación
P á g i n a 42 | 60
DE GESTIÓN
cumplimiento Legal Requisitos Legales y Salud en el Trabajo - SST", así: Vigencia

2017: Ítems a Evaluar 239 y el puntaje obtenido 222. Cumplimiento 91%; Vigencia
2018: Ítems a Evaluar 240 y el puntaje obtenido 239. Cumplimiento 99%
La información publicada en Intranet no corresponde a la información suministrada
por la ARL
- Cumplimiento del Cronograma anual de seguridad y salud en el trabajo: En el
SIGEPRE se evidencia un cumplimiento del cronograma para la vigencia 2018 del
100%, sin embargo en la muestra realizada se evidencia que la actividad
"Seguimiento al procedimiento para la realización de los exámenes medico laborales
de la entidad" en donde el registro/actividad "procedimiento elaborado" no se
evidencia ningún procedimiento en el SIGEPRE por lo anterior esta tarea no se
cumplió y el cumplimiento del cronograma no corresponde al 100%.
Incumpliendo con la norma NTC ISO 9001:2015 9,1 Seguimiento, Medición, Análisis y
Evaluación. b) los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación necesarios
para asegurar resultados válidos.
 NCR 11 - Falta de control en el cumplimiento de normatividad relacionada con

proveedores y contratistas
Se evidenció que falta control en el cumplimiento de normatividad relacionada con

proveedores y contratistas teniendo en cuenta que no existe un documento que señale
los criterios relacionados con SST para la evaluación y selección de proveedores, no se
informó a los contratistas previo al inicio del contrato los peligros y riesgos generales y
específicos de su zona de trabajo incluidas las actividades o tareas de alto riesgo,
rutinarias y no rutinarias, así como la forma de controlarlos y las medidas de prevención
y atención de emergencias; adicionalmente no se evidenció un seguimiento periódico
sobre el cumplimiento de la normatividad en seguridad y salud el trabajo por parte de los
proveedores, contratistas y sus trabajadores, toda vez que no existen soportes
documentales que permitan verificar el cumplimiento de las actividades descritas, como
se determinó en la entrevista con el equipo de trabajo al no encontrar soportes
documentales que permitan verificar el cumplimiento de las actividades descritas.
Incumpliendo con lo dispuesto en la Resolución 0312 de 2019 Articulo 16 en lo

relacionado con la Evaluación y selección de proveedores y contratistas, con lo
establecido en el numeral 4 y numeral 6 del artículo 2.2.4.6.28 del Decreto 1072 de 2015.
 NCR 12 - Falta de uso de elementos de protección personal y capacitación
Se evidencio la falta de uso de elementos de protección personal y capacitación teniendo

en cuenta que en la matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y
determinación de controles de Casa de Nariño, se encuentra un riesgo NO ACEPTABLE
(Espacios Confinados), en donde el control es "Aplicar procedimiento de espacios
confinados" sin embargo el responsable de SG SST manifiesta que no existe
reglamentación relacionada con el tema y por ende no hay procedimiento.
P á g i n a 43 | 60
DE GESTIÓN
Adicionalmente el control a las personas es la entrega de EPP, sin embargo en la

inspección realizada se evidencio con el personal de mantenimiento que en los últimos
días han venido realizando la actividad por las lluvias y al solicitar los EPP que utilizan
(Rodilleras, Coderas y Casco) están nuevos y empacados sin ser utilizados;
adicionalmente en la sede Casa de Huéspedes Ilustres de San Juan de Manzanillo se
evidencio que cuentan con los elementos requeridos para el trabajo en alturas, sin
embargo los trabajadores no tienen conocimiento de su uso y no se les ha dado la
capacitación de Trabajo Seguro en Alturas.
Incumpliendo con el procedimiento P-TH-23 Identificación necesidades de Elementos

de Protección Personal o Contra Caídas y el P-TH-29 Trabajo Seguro en alturas.
 NCR 13 - Debilidades en la revisión, mantenimiento y adecuación de Gabinetes

contraincendios y extintores
Se evidenciaron debilidades en la revisión, mantenimiento y adecuación de Gabinetes

contraincendios y extintores teniendo en cuenta que en la Auditoria de Administración
de Riesgos del mes de febrero de 2019, se evidencio que en Casa de Nariño hay
gabinetes contraincendio abiertos sin seguridad, gabinetes cerrados con el martillo por
dentro, gabinetes sin martillo, mangueras rotas y sin estar conectadas, afectando la
seguridad en el trabajo; en la visita realizada a la Casa de Huéspedes Ilustres de San
Juan de Manzanillo, se evidencio que varios extintores se encuentran ubicados en el
suelo sin el debido soporte ni señalización, en la casa se encuentran tres gabinetes
contraincendios pero no están adecuadamente instalados y en la Casa de la Equidad
no se encontró soporte para la instalación del extintor.
ABIERTOS SIN MARTILLO

CERRADO CON EL MARTILLO POR DENTRO
SIN CONECTAR Y MANGUERA ROTA SIN CONECTAR MANGUERA
P á g i n a 44 | 60
DE GESTIÓN
Incumpliendo con el Decreto número 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de

los empleadores, 6. Gestión de los Peligros y Riesgos.
 NCR 14 - Falta de señalización, organización y adecuación de espacios con los

implementos necesarios de Seguridad y Salud en el Trabajo
Se evidenció falta de señalización, organización y adecuación de espacios con los

implementos necesarios de Seguridad y Salud en el Trabajo, como se muestra a
continuación:
 Las instalaciones de Hato Grande no cuentan con señalización de salidas de
emergencia, ni señalización de seguridad y salud en el trabajo, se requiere la
organización y señalización en el cuarto de máquinas.
 En la visita realizada a la Casa de Huéspedes Ilustres de San Juan de Manzanillo,

cuentan con una camilla que está incompleta, en los cuartos de máquinas se
encuentran ubicados materiales que no deben estar allí, como ACPM, pinturas y
otros. No existe ningún tipo de señalización en las instalaciones.
P á g i n a 45 | 60
DE GESTIÓN
 En la Casa de la Equidad de la Mujer, no se observa la camilla y sus accesorios en

el primer piso, no se cuenta con el plano de las instalaciones que identifican áreas y
salidas de emergencia, no se está cumpliendo con la adecuada disposición de
residuos peligrosos, al encontrar tubos fluorescentes sin cumplir con los requisitos
de norma, para su disposición final, se observó que existen escaleras que no cuentan
con bandas antideslizantes, existen debilidades en la señalización referente al punto
eléctrico ubicado detrás de la puerta principal, el punto de encuentro en caso de
emergencia y a la ubicación de los extintores, no se encontró el soporte para la
instalación del extintor, se observaron elementos que pueden llegar a ocasionar
algún tipo de accidente sin la respectiva señalización.
 En Edificio BBVA no se está cumpliendo con la adecuada disposición de basuras,

existen debilidades en la señalización de las salidas de emergencia y rutas de
evacuación, no se observa el mantenimiento preventivo y correctivo en las
instalaciones, no se encuentra identificada la persona que desempeña las funciones
de brigadista y no se observa el cumplimiento de las medidas de prevención.
P á g i n a 46 | 60
DE GESTIÓN
 En Edificio Bancolombia Piso 8 no se cuenta con el plano de las instalaciones que

identifican áreas y salidas de emergencia, no se encuentra identificada la persona
que desempeña las funciones de brigadista, no se observa el cumplimiento de las
medidas de prevención, toda vez que, no se observó la ruta de evacuación en las
zonas comunes, así mismo se evidenció la falta de iluminación y la presencia de
elementos que obstaculizan la circulación en las escaleras de emergencia.
 En Edificio Bancolombia Piso 10 no se cuenta con el plano de las instalaciones que

identifican áreas y salidas de emergencia, no se observa el mantenimiento preventivo
y correctivo en las instalaciones, al encontrar luminarias fundidas, no se encuentra
identificada la persona que desempeña las funciones de brigadista, no se observa la
ruta de evacuación en las zonas comunes, falta de iluminación de las escaleras de
emergencia, se observó que no se está cumpliendo con la adecuada disposición de
las basuras al encontrar desperdicios fuera de los puntos establecidos para tal fin.
 En Edificio Galán se evidencio al ingreso del edificio dos máquinas dispensadoras

de alimentos que obstaculiza el ingreso de los servidores públicos que van a ingresar
o salir. Adicionalmente se evidenció que la camilla que se encuentra a la entrada del
edificio se encuentra obstruida por el cilindro para descargar armas.
P á g i n a 47 | 60
DE GESTIÓN
Incumpliendo con el Decreto número 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de

los empleadores, 6. Gestión de los Peligros y Riesgos.
 NCR - Falta la Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y

determinación de controles de sedes
Se evidenció que falta la Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y

determinación de controles de la sede Casa de Huéspedes Cartagena ya que no se
encuentra publicada en la Intranet en el módulo de SGSST-MA y la matriz del Edificio
BBVA -Consejería para las Regiones se encuentra desactualizada teniendo en cuenta
que los riesgos y peligros identificados en la matriz publicada en Intranet corresponden
a la Consejería Presidencial para la Juventud Colombia Joven quienes no se encuentran
en la sede desde el mes de octubre de 2018 y actualmente está ubicado el personal de
la Consejería para las Regiones.
Incumpliendo con la Resolución 312 de 2019 Articulo 16 en lo relacionado con la

identificación de peligros con participación de todos los niveles de la empresa y con el
Artículo 20. Estándares Mínimos en el lugar de trabajo “…En los lugares de trabajo que
funcionen con más de un turno, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo y el cumplimiento de Estándares Mínimos deben asegurar la cobertura en todas
las jornadas y si la empresa tiene varios centros de trabajo el sistema de gestión debe
garantizar una cobertura efectiva de todos sus trabajadores”.
Teniendo en cuenta que actualmente está En Desarrollo la No Conformidad Real NCR-

0722 No se contemplan las sedes de Sopo y Cartagena dentro de la matriz de
riesgos; se define continuar el desarrollo de esta mejora contemplando la evidencia
antes descrita y no establecer otra No Conformidad Real.
8.3 Oportunidades de Mejora
 OM 1 - Debilidades en la Comunicación Interna del SG SST con otras dependencias

de la entidad
Se evidenciaron debilidades en la Comunicación Interna del SG SST con otras

dependencias de la entidad teniendo en cuenta que en el recorrido Casa de Nariño se
P á g i n a 48 | 60
DE GESTIÓN
evidenció que la oficina de Asesores Secretaria Privada, que adecuaron este año, no
cuenta con la iluminación y ventilación requerida para los puestos de trabajo. El
Responsable de SG SST manifiesta que no fue informado sobre la adecuación de estas
oficinas para poder determinar los riesgos de estos puestos de trabajo, evidenciando
debilidades en los mecanismos de comunicación interna con las personas encargadas
con el SG SST y otras dependencias de la entidad.
Se presentan deficiencias en la comunicación de otras dependencias de la entidad con

el sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo, por lo cual se recomienda
documentar un procedimiento para establecer Mecanismos de Comunicación.
8.4 Recomendaciones
 Recomendación 1
Se recomienda adoptar las acciones necesarias para mantener actualizada la matriz de
identificación de peligros de todas las sedes con el fin de incluir la totalidad de los
elementos que pueden ser causantes de accidentes y enfermedades.
Se recomienda realizar capacitación a los soldados que apoyan las actividades en Hato
Grande sobre el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, y continuar con la
capacitación a los soldados de la Casa de Nariño; de tal manera que en caso de una
emergencia se aseguren de brindar una asistencia a los visitantes o personal que se
encuentre en el lugar.
En la sede Hato Grande se recomienda seguimiento por parte del área de seguridad y
salud en el trabajo ya que actualmente se encuentran en reubicación de los miembros
de la fuerza pública que brindan seguridad a la sede para que las adecuaciones que
están desarrollando cumplan con los requisitos establecidos en el SG SST.
Se recomienda realizar la actualización del normograma de la dependencia en el
SIGEPRE, con el fin de incluir la Resolución 0632 de 2018 y mantener la información
ajustada.
Se recomienda unificar los nombres de las sedes teniendo en cuenta que hay diferencia
de nombres en las sedes en los documentos elaborados por el SG SST como por
ejemplo:
 Plan de Emergencias DAPRE y Matriz de Peligros Sede Administrativa
 Plan de Emergencias Casa de Nariño y Matriz de Peligros Palacio de Nariño
Esto con el fin de mantener una información unificada y que aplique a todos los
documentos que se elaboren del SG SST.
P á g i n a 49 | 60
DE GESTIÓN
Se recomienda revisar la información de las matrices de peligros y riesgos de cada una
de las sedes, teniendo en cuenta que al realizar el análisis por parte la oficina de control
interno de en relación con la aceptabilidad del riesgo, se repite información de la
Consejería Presidencial para la Juventud Colombia Joven y la de la Consejería
Presidencial para la Niñez y la Adolescencia, como se muestra a continuación:
Lo anterior con el fin de monitorear los controles que tienen establecidos y se tomen las
acciones pertinentes para los riesgos Aceptables con Control Especifico y los No
Aceptables
Se Recomienda realizar análisis periódico y presentar los resultados a la alta dirección
para tomar decisiones e implementar un plan de trabajo en relación al resultado de la
ejecución de los controles de la matriz de peligros y riesgos; con el fin de determinar si
los controles están siendo efectivos o no, o se tienen que implementar más controles.
Se recomienda que una vez se finalice el Plan de Seguridad Vial, se articulen los riesgos
al Sistema de Gestión y Seguridad en el Trabajo, con el fin de consolidar la información
y realizar el seguimiento a todos los riesgos establecidos.
Teniendo en cuenta que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
SGSST está integrado al Sistema de Gestión de la Presidencia de la Republica
SIGEPRE, se recomienda que de conformidad a los Lineamientos para la Administración
de Riesgos del SIGEPRE se identifique un Riesgo que cubra todo el SGSST, esto con
el fin de integrada la matriz de peligros y riesgos de SG SST al SIGEPRE.
P á g i n a 50 | 60
DE GESTIÓN
Se recomienda el ajuste de la fórmula y periodicidad de los Indicadores Mínimos de
Seguridad y Salud en el Trabajo de conformidad a lo establecido en la Resolución 312
de 2019 Articulo 30, con el fin de ajustar la información en módulo de indicadores del
SIGEPRE.
Se recomienda revisar la definición de los objetivos teniendo en cuenta que los objetivos
sean medibles, sin embargo las metas de reducir el 10% no corresponden a un análisis
histórico de resultados.
• Accidente Laboral- Caída al mismo nivel:
2016 (6 Casos), 2017 (15 Casos): Variación + 250%
• Incapacidades - Sistema Respiratorio:
Lo anterior con el fin de determinar indicadores que se ajusten a las actividades que se
están desarrollando en la entidad por parte del grupo de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
Se recomienda revisar los documentos publicados en el SIGEPRE teniendo en cuenta
que se encuentran publicados 37 documentos del SG SST (Documentos General: 2;
Formatos: 24; Guía: 3; Manual: 1 y Procedimiento: 7) y de los anteriores documentos no
utilizan 13 (Documento General: 1; Formatos: 10 y Procedimiento: 2); es decir el 35% no
se aplican. (Ver Anexo 1) Con el fin de mantener en el SIGEPRE los documentos que
se requieran para el desarrollo de las actividades del SG SST.
Se recomienda que las acciones preventivas y correctivas del SGSST, que se
evidencien en las actas del COPASST y en actas de Comité Institucional de Gestión y
Desempeño se integren como un Plan de Mejora en el SIGEPRE, con el fin de mantener
en el sistema el desarrollo de las actividades que se ejecutan para el cumplimiento de
las actividades del SG SST.
Se recomienda realizar la actualización de los documentos en relación con la imagen
institucional y la nueva estructura del DAPRE; de conformidad con la Guía Sistema
Grafico G-SA-01 que permitan cumplir con los requerimientos establecidos por la entidad
y mantener actualizada la información.
9. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
La Oficina de Control Interno realizó el seguimiento al cumplimiento de los Estándares mínimos

del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo establecidos en la Resolución No.
P á g i n a 51 | 60
DE GESTIÓN
0312 de 2019 y la revisión de la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud

en el trabajo en cada una de las sedes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República.
De la información obtenida se realizó la Evaluación Estándares Mínimos establecidos

Resolución 0312 de 2019 (Ver Anexo 2), obteniendo el siguiente resultado:
CALIFICACION DE LA
PESO
CICLO ESTÁNDAR EMPRESA O
PORCENTUAL
CONTRATANTE
RECURSOS (10%) 10 9
I. PLANEAR GESTIÓN INTEGRAL DEL SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y LA SALUD 15 8
EN EL TRABAJO (15%)
GESTIÓN DE LA SALUD (20%) 20 19
II. HACER GESTIÓN DE PELIGROS Y RIESGOS (30%) 30 26
GESTION DE AMENAZAS (10%) 10 0
III.
VERIFICACIÓN DEL SG-SST (5%) 5 5
VERIFICAR
IV. ACTUAR MEJORAMIENTO (10%) 10 10
TOTALES 100 77
Teniendo en cuenta que el puntaje obtenido esta entre el 60% y 85% la valoración es
MODERADAMENTE ACEPTABLE para lo cual se requiere desarrollar las siguientes
actividades:
 Realizar y tener a disposición del Ministerio del Trabajo un Plan de Mejoramiento.

 Enviar a la Administradora de Riesgos Laborales un reporte de avances en el término
máximo de seis (6) meses después de realizada la autoevaluación de Estándares Mínimos.
 Plan de visita por parte del Ministerio del Trabajo.
Los aspectos por mejorar de la entidad con relación a los estándares mínimos del SG SST son
los siguientes:
PLANEAR HACER
Recursos Gestión de la Salud
 Conformación del COPASST  Realización de los exámenes médicos
 Conformación del Comité de ocupacionales: pre ingreso, periódicos
Convivencia Gestión de peligros y riesgos
Gestión Integral del SG SST  Identificación de peligros con
 Plan Anual de Trabajo participación de todos los niveles de la
 Archivo o retención Documental empresa.
 Identificación, evaluación, para Gestión de amenazas
adquisición de productos y servicios  Plan de Prevención y Preparación ante
 Evaluación y selección de emergencias
proveedores y contratistas  Brigada de prevención conformada,
 Comunicación capacitada y dotada
P á g i n a 52 | 60
DE GESTIÓN
A. ANEXO 1 “Documentos del SGSST en el SIGEPRE”
No. DOCUMENTO CODIGO NOMBRE VERSION FECHA OBSERVACIÓN

Manual de Seguridad
y Salud en el Trabajo
1 Manual M-TH-02 - SST y Medio 2 15/sep/2017
Ambiente para
Contratistas
Programa de
Documento
2 D-TH-01 Elementos de 1 14/oct/2016
General
Protección Personal
Documento Plan de Rescate en
3 D-TH-03 1 16/abr/2018 No se utiliza
General Alturas
Guía para el Trabajo
4 Guía G-TH-08 1 16/abr/2018 No se utiliza
Seguro en Alturas
Guía para el Reporte
e Investigación de
5 Guía G-TH-05 Incidentes y 2 02/oct/2018
Accidentes de
Trabajo
Guía para la
Identificación de
peligros, Valoración
6 Guía G-TH-06 2 23/jul/2018
de Riesgos y
Determinación de
Controles
Funcionamiento,
Seguimiento y
Control del Comité
7 Procedimiento P-TH-28 Paritario de 1 06/feb/2018
Seguridad y Salud en
el Trabajo -
COPASST
Identificación
Necesidades de
8 Procedimiento P-TH-23 Elementos de 0 04/oct/2016
o Contra Caídas
Reporte e
Investigación de
9 Procedimiento P-TH-20 Incidentes y 1 26/ago/2016
Accidentes de
Trabajo
Trabajo Seguro en
10 Procedimiento P-TH-29 1 09/may/2018 No se utiliza
Alturas
Identificación de
11 Procedimiento P-TH-21 1 06/sep/2016
Peligros y Riesgos
Trabajo Seguro en
12 Procedimiento P-TH-30 1 16/abr/2018 No se utiliza
Andamios
P á g i n a 53 | 60
DE GESTIÓN

Elaboración del Plan
Institucional de
Capacitación, Plan El SG SST no
13 Procedimiento P-TH-05 8 24/jun/2016
Anual de Bienestar utiliza este formato
Social e Incentivos y
el SG-SST
Matriz Elementos de
14 Formato F-TH-68 2 23/may/2018
Entrega de Se evidencian
Elementos de formatos sin
15 Formato F-TH-67 1 19/oct/2016
Protección Personal diligenciar a quien
o Contra Caídas se le entregan EPP
Inspección de
16 Formato F-TH-69 Elementos de 1 19/oct/2016 No se utiliza
Investigación y
Análisis de Incidentes
17 Formato F-TH-62 1 26/ago/2016
o Accidentes de
Trabajo
Inspección
Preoperacional de
18 Formato F-TH-92 1 20/abr/2018 No se utiliza
Elementos contra
Caídas
Permiso de Trabajo
Seguro en Alturas
Análisis de Trabajo
Seguro (ATS)
Formato de
En el último año no
21 Formato F-TH-63 Identificación de 1 06/sep/2016
lo han utilizado
Peligros y Riesgos
Planificación de En el último año no
22 Formato F-TH-66 1 06/sep/2016
Inspecciones de SST lo han utilizado
Se utiliza este
Formato de Reporte
formato controlado
de Actos y
23 Formato F-TH-64 1 06/sep/2016 y otro no controlado
Condiciones
con la misma
Inseguras - FACI
información
Matriz de
Identificación de
Peligros, Valoración
24 Formato F-TH-65 1 06/sep/2016
de Riesgos y
Determinación de
Controles
Hoja de Vida
Elementos de
Protección contra
Caídas
Cronograma de
Versión 02 del 27-
26 Formato F-TH-70 Actividades del SG- 1 19/oct/2016
Mar-2019
SST
P á g i n a 54 | 60
DE GESTIÓN

Plan de trabajo
anual SG SST y
MA
Evaluación de
Actividades de
27 Formato F-TH-38 2 15/jun/2016 No se utiliza
Seguridad y Salud en
el Trabajo
Encuesta
Desórdenes
28 Formato F-TH-44 2 19/jul/2016
Músculo-
Esqueléticos
Elaboran informe
en formato pero
29 Formato F-TH-71 Informe de Simulacro 1 29/dic/2016
digital y sin
codificación
Se evidenció
Hoja de Vida de
formatos sin firma,
30 Formato F-TH-76 Inscripción Brigada 1 29/dic/2016
sin archivar y faltan
de Emergencias
brigadistas
Los formatos
diligenciados que
Inspección de
31 Formato F-TH-77 1 29/dic/2016 se evidenciaron
Extintores
están con el código
F-TH-XX
Los formatos
diligenciados que
Inspección Camillas
32 Formato F-TH-78 1 29/dic/2016 se evidenciaron
de Emergencia
están con el código
F-TH-XX
Inspección de
33 Formato F-TH-79 1 29/dic/2016
Botiquines
34 Formato F-TH-81 Alertas Médicas 1 29/dic/2016
Matriz de
identificación,
planificación y
35 Formato F-TH-90 evaluación de 1 07/nov/2017
requisitos legales y
de otra índole en
SST y MA
36 Formato F-TH-36 Entrega de Dotación 4 18/oct/2018
Medición de efecto
de bienestar social,
seguridad y salud en
El SG SST no
37 Formato F-TH-24 el trabajo 5 15/jun/2016
utiliza este formato
necesidades -
preferencias de
incentivos.
P á g i n a 55 | 60
DE GESTIÓN
B. ANEXO 2 “Evaluación Estándares Mínimos Resolución 0312 De 2019”
PUNTAJE POSIBLE CALIFICACI

ON DE LA
CICL PESO
ESTÁNDAR ÌTEM DEL ESTÁNDAR VALOR NO APLICA EMPRESA O
O PORCENTUAL CUMPLE NO CONTRATA
TOTALMENTE CUMPLE NO NTE
JUSTIFICA
JUSTIFICA
1.1.1. Responsable del
Sistema de Gestión de
0,5 0,5 0 0 0
Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST
1.1.2 Responsabilidades
Recursos en el Sistema de Gestión de
0,5 0,5 0 0 0
financieros, Seguridad y Salud en el
técnicos, huma Trabajo – SG-SST
nos y de otra 1.1.3 Asignación de
índole recursos para el Sistema de
requeridos para Gestión en Seguridad y 0,5 0,5 0 0 0
coordinar y Salud en el Trabajo – SG-
SST 4 3
desarrollar el
Sistema de 1.1.4 Afiliación al Sistema
Gestión de la General de Riesgos 0,5 0,5 0 0 0
Seguridad y la Laborales
RECURSOS (10%)
Salud en el 1.1.5 Pago de pensión

0,5 0 0 0,5 0
Trabajo (SG- trabajadores alto riesgo
SST) (4%) 1.1.6 Conformación
0,5 0 0 0 0
COPASST / Vigía
1.1.7 Capacitación
0,5 0,5 0 0 0
COPASST / Vigía
1.1.8 Conformación
0,5 0 0 0 0
Comité de Convivencia
1.2.1 Programa
Capacitación promoción y 2 2 0 0 0
prevención PYP
1.2.2 Capacitación,
Inducción y Reinducción en
I. PLANEAR
Capacitación
en el Sistema
Seguridad y Salud en el 2 2 0 0 0
de Gestión de
Trabajo SG-SST, actividades 6 6
la Seguridad y
de Promoción y Prevención
la Salud en el
PyP
Trabajo (6%)
1.2.3 Responsables del
Seguridad y Salud en el 2 2 0 0 0
Trabajo SG-SST con curso
(50 horas)
2.1.1 Política del Sistema
GESTIÓN INTEGRAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
Política de de Gestión de Seguridad y

SEGURIDAD Y LA SALUD EN EL TRABAJO (15%)
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

1 1 0 0 0
Salud en el firmada, fechada y
Trabajo (1%) comunicada al
COPASST/Vigía
Objetivos del
Sistema de 2.2.1 Objetivos definidos,
Gestión de la claros, medibles,
Seguridad y la cuantificables, con metas, 1 1 0 0 0
Salud en el documentados, revisados del
Trabajo SG- SG-SST 15 8
SST (1%)
Evaluación
2.3.1 Evaluación e
inicial del SG- 1 1 0 0 0
identificación de prioridades
SST (1%)
2.4.1 Plan que identifica
Plan Anual objetivos, metas,
2 0 0 0 0
de Trabajo (2%) responsabilidad, recursos
con cronograma y firmado
Conservación 2.5.1 Archivo o retención
2 0 0 0 0
de la documental del Sistema de
P á g i n a 56 | 60
DE GESTIÓN

ON DE LA
CICL PESO
JUSTIFICA
JUSTIFICA
documentación Gestión en Seguridad y
(2%) Salud en el Trabajo SG-SST
Rendición de 2.6.1 Rendición sobre el

1 1 0 0 0
cuentas (1%) desempeño
Normatividad
nacional
vigente y
aplicable en
2.7.1 Matriz legal 2 2 0 0 0
materia de
seguridad y
salud en el
trabajo (2%)
2.8.1 Mecanismos de
comunicación, auto reporte
Comunicació
en Sistema de Gestión de 1 1 0 0 0
n (1%)
Trabajo SG-SST
2.9.1 Identificación,
evaluación, para adquisición
Adquisiciones de productos y servicios en
1 0 0 0 0
(1%) Sistema de Gestión de
Trabajo SG-SST
2.10.1 Evaluación y
Contratación
selección de proveedores y 2 0 0 0 0
(2%)
contratistas
2.11.1 Evaluación del
impacto de cambios internos
Gestión del
y externos en el Sistema de 1 1 0 0 0
cambio (1%)
Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST
3.1.1 Evaluación Médica
Ocupacional
Descripción
1 1 0 0 0
sociodemográfica y
diagnóstico de condiciones
de salud
3.1.2 Actividades de
Promoción y Prevención en 1 1 0 0 0
Salud
3.1.3 Información al
médico de los perfiles de 1 1 0 0 0
GESTIÓN DE LA SALUD (20%)
cargo
3.1.4 Realización de los
exámenes médicos
ocupacionales: pre
II. HACER
Condiciones ingreso, periódicos

1 0 0 0 0
de salud en el Realización de Evaluaciones 9 8
trabajo (9%) Médicas Ocupacionales -
Peligros- Periodicidad-
Comunicación al Trabajador
3.1.5 Custodia de Historias
1 1 0 0 0
Clínicas
3.1.6 Restricciones y
recomendaciones médico 1 1 0 0 0
laborales
3.1.7 Estilos de vida y
entornos saludables
(controles tabaquismo, 1 1 0 0 0
alcoholismo,
farmacodependencia y otros)
3.1.8 Agua potable,
servicios sanitarios y 1 1 0 0 0
disposición de basuras
P á g i n a 57 | 60
DE GESTIÓN

ON DE LA
CICL PESO
JUSTIFICA
JUSTIFICA
3.1.9 Eliminación
adecuada de residuos 1 1 0 0 0
sólidos, líquidos o gaseosos
3.2.1 Reporte de los
accidentes de trabajo y
Registro, 2 0 0 0
enfermedad laboral a la ARL, 2
reporte e
EPS y Dirección Territorial
investigación de
del Ministerio de Trabajo
las
3.2.2 Investigación de
enfermedades 5 5
Accidentes, Incidentes y 2 2 0 0 0
laborales, los
Enfermedad Laboral
incidentes y
3.2.3 Registro y análisis
accidentes del
trabajo (5%) estadístico de Incidentes,
1 1 0 0 0
Accidentes de Trabajo y
Enfermedad Laboral
3.3.1 Medición de la
severidad de los
1 1 0 0 0
Enfermedad Laboral
Medición de la frecuencia de
la accidentalidad
frecuencia de los
Incidentes, Accidentes de
Trabajo y Enfermedad 1 1 0 0 0
Laboral
Medición de la severidad de
Mecanismos la accidentalidad
de vigilancia de 3.3.3 Medición de la
las condiciones mortalidad de Accidentes de
1 6 1 0 0 0 6
de salud de los Trabajo y Enfermedad
trabajadores Laboral
(6%) 3.3.4 Medición de la
prevalencia de incidentes,
1 1 0 0 0
Enfermedad Laboral
incidencia de Incidentes,
1 1 0 0 0
Enfermedad Laboral
3.3.6 Medición del
ausentismo por incidentes,
Accidentes de Trabajo y 1 1 0 0 0
Enfermedad Laboral por
causa médica
4.1.1 Metodología para la
GESTIÓN DE PELIGROS Y RIESGOS (30%)
identificación, evaluación y 4 4 0 0 0
valoración de peligros
4.1.2 Identificación de
peligros con participación de
4 0 0 0 0
todos los niveles de la
empresa
Identificación 4.1.3 Identificación y
de peligros, priorización de la
evaluación y naturaleza de los peligros 15 11
valoración de (Metodología adicional,
riesgos (15%) cancerígenos y otros) 3 0 0 3 0
Identificación de sustancias
catalogadas como
carcinógenas o con toxicidad
aguda
4.1.4 Realización
mediciones ambientales, 4 4 0 0 0
químicos, físicos y biológicos
P á g i n a 58 | 60
DE GESTIÓN

ON DE LA
CICL PESO
JUSTIFICA
JUSTIFICA
4.2.1 Se implementan las
medidas de prevención y
control de peligros
2,5 2,5 0 0 0
Implementación de medidas
de prevención y control de
peligros/riesgos identificados
4.2.2 Se verifica
aplicación de las medidas
de prevención y control
Verificación de aplicación de 2,5 2,5 0 0 0
medidas de prevención y
control por parte de los
trabajadores
4.2.3 Hay
procedimientos,
Medidas de instructivos, fichas,
prevención y protocolos 2,5 2,5 0 0 0
control para Elaboración de
15 15
intervenir los procedimientos, instructivos,
peligros/riesgos fichas, protocolos
(15%) 4.2.4 Inspección con el
COPASST o Vigía
Realización de inspecciones
sistemáticas a las 2,5 2,5 0 0 0
instalaciones, maquinaria o
equipos con la participación
del COPASST
4.2.5 Mantenimiento
periódico de instalaciones,
2,5 2,5 0 0 0
equipos, máquinas,
herramientas
4.2.6 Entrega de
Elementos de Protección
Personal EPP, se verifica 2,5 2,5 0 0 0
con contratistas y
subcontratistas
5.1.1 Se cuenta con el
Plan de
GESTION DE
AMENAZAS
Plan de Prevención y
prevención, 5 0 0 0 0
Preparación ante
(10%)
preparación y
emergencias 10 0
respuesta ante
5.1.2 Brigada de
emergencias
prevención conformada, 5 0 0 0 0
(10%)
capacitada y dotada
6.1.1 Indicadores
VERIFICACIÓN DEL SG-SST (5%)
estructura, proceso y
resultado
1,25 1,25 0 0 0
Definición de indicadores del
SG-SST de acuerdo con las
III. VERIFICAR
condiciones de la empresa
Gestión y
6.1.2 Las empresa
resultados del 5 5
adelanta auditoría por lo 1,25 1,25 0 0 0
SG-SST (5%)
menos una vez al año
6.1.3 Revisión anual por la
alta dirección, resultados y 1,25 1,25 0 0 0
alcance de la auditoría
6.1.4 Planificar auditoría
1,25 1,25 0 0 0
con el COPASST
7.1.1 Definir acciones de
MEJORAMIENTO
Promoción y Prevención
Acciones
IV. ACTUAR
con base en resultados del

preventivas y
(10%)
correctivas con
Seguridad y Salud en el 2,5 10 2,5 0 0 0 10
base en los
Trabajo SG-SST
resultados del
Definir acciones preventivas
SG-SST (10%)
y correctivas con base en los
resultados del SG-SST
P á g i n a 59 | 60
DE GESTIÓN

ON DE LA
CICL PESO
JUSTIFICA
JUSTIFICA
7.1.2 Toma de medidas
correctivas, preventivas y
de mejora
2,5 2,5 0 0 0
Acciones de mejora
conforme a revisión de la alta
dirección
7.1.3 Ejecución de
acciones preventivas,
correctivas y de mejora de
la investigación de
incidentes, accidentes de
trabajo y enfermedad 2,5 2,5 0 0 0
laboral
Acciones de mejora con base
en investigaciones de
accidentes de trabajo y
enfermedades laborales
7.1.4 Implementar
medidas y acciones
correctivas de autoridades
y de ARL
Elaboración Plan de
2,5 2,5 0 0 0
Mejoramiento e
implementación de medidas
y acciones correctivas
solicitadas por autoridades y
ARL
TOTALES 100 77
Cuando se cumple con el ítem del estándar la calificación será la máxima del respectivo ítem, de lo contrario su calificación será igual a cero (0).
Si el estándar No Aplica, se deberá justificar la situación y se calificará con el porcentaje máximo del ítem indicado para cada estándar. En caso de no
justificarse, la calificación el estándar será igual a cero (0)
El presente formulario es documento público, no se debe consignar hecho o manifestaciones falsas y está sujeto a las sanciones establecidas en los
artículos 288 y 294 de la Ley 599 de 2000 (Código Penal Colombiano)
FIRMA DEL EMPLEADOR O CONTRATANTE FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN SG-SST
P á g i n a 60 | 60

Aeg2019 SGST PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Aeg2019 SGST PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Informe Final de Auditoria al Sistema de Gestión

de Seguridad y Salud en el Trabajo

Bogotá D.C., Mayo 2019

1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA -------------------------------------------------------------------------- 3

A. ANEXO 1 “Documentos del SGSST en el SIGEPRE” -------------------------------------------- 53

Evaluar el cumplimiento de los estándares mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y

1.1 Objetivos Específicos

1. Realizar seguimiento al cumplimiento de los Estándares mínimos del Sistema de Gestión

La evaluación se realizará a la aplicación de la Resolución 0312 de 2019 en el Departamento

Proceso de Soporte: Talento Humano.

4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES

el conjunto de normas, requisitos y procedimientos de obligatorio cumplimiento, mediante los

Los Estándares Mínimos del SG-SST son los siguientes:

Fase 1: Fase 2: Fase 3: Fase 4: Fase 5:

Actualmente la Entidad se encuentra en la Fase 4: Seguimiento y plan de mejora con las

1. Realizar la autoevaluación conforme a los Estándares Mínimos.

4.2 Marco Legal

2. Decreto 1295 de 1994 “Por el cual se determina la organización y administración del

5. Resolución 2346 de 2007 “Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas

5.1 Términos del Informe

Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de

 No Conformidad Real – NCR: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de

5.3 Plan General de Auditoría

La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República,

El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente - SGSSTMA

Las actividades desarrolladas por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo -

- Definición del Plan Anual de Trabajo de

- Desarrollo del Comité de Comité Paritario de

En el marco del Direccionamiento Estratégico de la Entidad, el Sistema de Gestión de Seguridad

La información del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo publicada en el

La información publicada en la página de Intranet en el módulo de SGSST-MSA es la siguiente:

 Política de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

o Edificio DAPRE - Fondo de Promoción de la Cultura

En el Área de Talento Humano se encuentra el Grupo de Sistema de Gestión y Seguridad y

COORDINADOR (Rafael Palomino)

SECRETARIA MEDICO OCUPACIONAL (En proceso)

El Plan Detallado de la Auditoria contempló la evaluación del cumplimiento de los requisitos de

Sistema de Gestión de SST

2.1.1 Política del Sistema de Gestión publicada en Intranet, incluye los

Gestión de SST de la empresa y del Manual del Sistema Integrado de

acorde con lo requerido en el criterio y

Condiciones trabajadores del último año: la

emergencias y constatar evidencias de una de las sedes tampoco se encuentran

Los Informes de los simulacros no fueron

6.1.1 Definición de indicadores del La información publicada en Intranet no

Solicitar los indicadores del Sistema de - Cumplimiento del Cronograma anual de

Acciones supervisión, inspecciones, medición de

correctivas de SST entre otros. y las

7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS

1. NCR-0723 TH - No se evidencia la asignación de recursos para la realización de

Adicionalmente, se realizó verificación en el SECOP en donde se encontró que se actualmente

Contrato No.: 218-18

2. OM-0280 TH-Medición ausentismo laboral por causas diferentes a incapacidad médica

Por lo anterior, el Plan de Mejoramiento se declara EFICAZ.

3. OM-0446 TH-Tarjeta de Información para Visitantes en caso de Emergencia

En prueba de recorrido realizada el día 2 de abril de 2019, se evidenció el ingreso de dos

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento

De la muestra tomada se pudo evidenciar el siguiente resultado:

RESULTADO NÚMERO PORCENTAJE

8.1 Aspectos Conformes

1. Disposición y compromiso del grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, en la

2. Mejoras Eficaces: Las acciones implementadas en 3 mejoras fueron eficaces: NCR-

3. Plan Institucional de Capacitación: El Plan anual de capacitación se encuentra