FUNDAMENTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2: "VISITA VIRTUAL" A LA EMPRESA PROINSUMOS

ETAPA DE ANÁLISIS

JENNY PAOLA CASTELLANOS GALVIS

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA

ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

2020
Contenido
ETAPA DE ANÁLISIS ........................................................................................................................... 4
LISTADO DE INSUMOS .......................................................................................................................... 4
DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................................................... 7
ENTREVISTAS ....................................................................................................................................... 7
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................................................. 9
 En el presente trabajo se presenta un análisis de la empresa PROINSUMOS S.A,
mediante el cual se busca obtener la mayor cantidad de información relacionada con sus procesos
internos, interpretar la función de los Sistemas de Información y la aplicación de los mismos en
los procesos organizacionales.
Para la elaboración del mismo se realiza un apoyo mediante una visita virtual e
información suministrada por las lecturas encontradas dentro del módulo de Fundamentos de
Información Gerencial, partiendo de esto se realiza una serie de pasos con el fin de obtener
información necesaria buscando detectar el problema con el que cuenta la organización en la
actualidad.
ETAPA DE ANÁLISIS

LISTADO DE INSUMOS

No. de Nombre del Área Funcionario

Descripción del insumo
Insumo insumo Responsable Responsable
Informe de Se refiere a la operación que resulta de
1 Gerencia General Jairo Camacho
utilidades restar los ingresos menos los egresos.
Balance Refleja el resultado de operatividad de la
2 Gerencia General Jairo Camacho
General compañía.
Estrategias para
Son acciones que lleva a cabo una
incrementar
3 compañía para cumplir con los objetivos Gerencia General Jairo Camacho
ventas y
de venta lo que se ha propuesto.
rendimientos
Informe de Planes que se diseñan para satisfacer las
4 Gerencia General Jairo Camacho
Proyectos necesidades de una colectividad.
Es un modelo gráfico que indica la línea
de autoridad, responsabilidad,
Director
5 Organigrama comunicación y supervisión de las Víctor Ocampo
Administrativo
diferentes áreas que componen una
organización
Corresponden a los propósitos deseados
Objetivos Director
6 que la compañía se propone lograr para el Víctor Ocampo
Estratégicos Administrativo
futuro
Es una exposición clara de hacía a dónde
Director
7 Misión se dirige la empresa a largo plazo y en qué Víctor Ocampo
Administrativo
se deberá convertir la misma.
Es el motivo, propósito o razón de ser de
una empresa u organización, ésta define lo
Director
8 Visión que la compañía pretende cumplir en la Víctor Ocampo
Administrativo
sociedad en la que actúa; lo que pretende
hacer y para quien lo va a hacer.
Documento formal que elaboran las
Manual de empresas para plasmar los cargos con sus Directora de
9 Sonia Pérez
funciones respectivas funciones de los miembros de talento humano
la organización.
Orientación o directriz donde se
contemplan las normas de cada área de la
Políticas de Directora de
10 organización, las cuales deben ser Sonia Pérez
talento Humano talento humano
divulgadas y entendida por todos los
miembros.
Acciones que aportan las competencias, o
Plan anual de capacidades, que requiere el recurso Directora de
11 Sonia Pérez
capacitación humano para cumplir los objetivos fijados talento humano
por la organización.
Programas cuyo fundamento es responder
Planes de
a las necesidades de los miembros de la Directora de
12 bienestar y Sonia Pérez
organización, manteniendo y mejorando talento humano
estímulos
sus condiciones en el entorno social
 Es un proyecto que asigna recursos
Plan de disponibles en las áreas de la Director
13 Darío Thompson
Inversión organización, para el logro de los Financiero
objetivos propuestos
Son las actividades desarrolladas por la
Flujos de Director
14 empresa con el propósito de producir Darío Thompson
operación Financiero
ingresos
Son los documentos de mayor
importancia que recopilan información
Estados Director
15 sobre la salud económica de la empresa, Darío Thompson
Financieros Financiero
cuyo objetivo es dar una visión general de
la misma.
Estrategias de
Coordinador de
16 desarrollo para Edilson Vargas
capacitación
el personal
Procedimiento para medir la efectividad
Evaluación del
de la formación impartida al personal de Coordinador de
17 Impacto de la Edilson Vargas
la organización, para el logro de mejores capacitación
Capacitación
habilidades para el trabajo
Planificación, organización, dirección y
Informe de
control de los bienes, actividades y Director de
18 administración Roberto Anaya
procesos de una organización para lograr producción
de recursos
su mayor eficiencia.
control
Permite llevar control de actividades Director de
19 actividades Roberto Anaya
mediante el proceso de producción producción
realizadas
Lineamiento
Implica la planeación y ejecución de
desarrollo Director de
20 actividades que involucran a todas las Roberto Anaya
productos producción
áreas de la organización
nuevos
Permite llevar un control de compra y el
base de datos de
21 comportamiento del cliente en la Director de Ventas Iván Montoya
los clientes
compañía
Proyecciones de permite llevar un control de ventas
22 Director de Ventas Iván Montoya
Ventas realizadas y estimadas por la organización
Control de
Suministra información que estima la Coordinador área
23 elaboración de Emiliano Zapata
cantidad de productos elaborados de Producción
productos
Suministra la información sobre la
Orden de cantidad de producto que el área de be Coordinador área
24 Emiliano Zapata
pedido elaborar para satisfacer las necesidades de Producción
del área comercial
Control de
suministra información que garantiza que
especificaciones Coordinador área
25 lo solicitado por el cliente sea lo Emiliano Zapata
del producto de Producción
producido por el área
pedido
Suministra la información necesaria que
Planeación garantiza que se realice el despacho de Coordinador área
26 William Arrazola
entregas mercancía de acuerdo a los de distribución
requerimientos.
Suministra información acerca de las
Control de Coordinador área
27 condiciones técnicas con las que debe Julián Becerra
calidad de Control
cumplir el producto
 Teniendo en cuenta la cantidad de
Órdenes de
producto requerido suministra Coordinador área
28 compra de Carlos López
información sobre los materiales de Materiales
Materia prima
necesarios para la elaboración
Información que suministran los
Coordinador área
29 Cotizaciones proveedores con el fin de gestionar los Carlos López
de Materiales
gastos para producción

Mediante la elaboración de esta tabla se busca identificar los insumos en cuanto información se
refiere con los que cuenta cada una de las áreas de la organización, lo que permitirá determinar
qué información hace falta con el fin de optimizar los procesos, de igual forma analizar los datos
suministrados y proponer una mejor manera de trasmitir la información con el fin de optimizar
los procesos de la organización y que esta cumpla con los objetivos propuestos.

Teniendo en cuenta esta lista de insumos identifico que dentro la organización hay mucha
información sobre la cual no se hace el seguimiento correspondiente y las áreas donde mas
falencia identifico es ventas, producción y compras ya que estas áreas no proporcionan la
información suficiente haciendo que la organización trabaje sin tener una visión clara de los
objetivos a cumplir.
En cuanto esto me refiero a que en el área de ventas mas que preocuparse por generar una venta
debería tener acceso a información de inventarios que se encuentren dentro de la compañía y
como todo es una cadena dependen del área de producción, ya que ellos son los que fabrican el
inventario necesario para el debido abastecimiento y poder cumplir con los requerimientos de
dicha área.
Aun así, es necesario que el departamento de producción cuente con la información necesaria y
las materias primas requeridas a tiempo donde el área de compras deberá estimar los inventarios
necesarios, tener determinados los costos y por ende garantizar un inventario adecuado.
DIAGRAMA DE FLUJO

ENTREVISTAS

Nombre del entrevistador Jenny Paola Castellanos

Nombre del entrevistado
Área
Objetivo de la entrevista
Estructura de la entrevista
Jairo Camacho
Gerencia General
Conocer la organización y los objetivos de la misma.
Tipo de preguntas: Abiertas
Estructura: Diamante

Preguntas de la entrevista ¿ Conoce claramente los objetivos hacia los que esta encaminados la
organización?
¿Qué conoce sobre el sector en el que se desempeña la organización?
 ¿Considera necesario crear un departamento de sistemas dentro de la
organización?
¿Interactúa continuamente con los miembros de la organización?
Nombre del entrevistador Jenny Paola Castellanos
Nombre del entrevistado Iván Montoya
Área Director de Ventas
Conocer de que manera los representantes de ventas realizan contacto con
Objetivo de la entrevista sus clientes, y con que informacion cuentan al momento de realizar algun
tipo de negociación.
Estructura de la entrevista Tipo de preguntas: Abiertas
Estructura: Embudo

Preguntas de la entrevista ¿ Conoce claramente los objetivos del área de ventas y los indicadores por
los que se mide la misma?
¿Conoce las necesidades actuales del mercado?
¿plantea a su equipo los indicadores que deben tener en cuenta para
cumplir con la proyeccion propuesta por la organización?
¿Interactúa continuamente con sus clientes?
¿ Considera que cuenta con la información necesaria para poder cumplir a
sus clientes con la venta realizada y en el tiempo estimado?
Nombre del entrevistador Jenny Paola Castellanos
Nombre del entrevistado William Arrazola
Área Director de distribución

Objetivo de la entrevista Conocer centralizan la información para que se cumpla con los
requerimientos de los clientes
Estructura de la entrevista Tipo de preguntas: Mixtas
Estructura: Embudo

Preguntas de la entrevista ¿Conoce claramente los objetivos hacia los que esta encaminados la
organización?
¿Conoce los tiempos que son estimados para la entrega de producto
después de realizada cualquier negociación?
¿Conoce los gastos que se generan al momento de realizar la distribución de
producto?
¿Cuenta con un sistema que le permita monitorear la distribución de
mercancías?
Nombre del entrevistador Jenny Paola Castellanos
Nombre del entrevistado Emiliano Zapata
Área Director De producción

Objetivo de la entrevista Conocer el área de producción y determinar si se tiene clara la importancia

de la misma dentro de la organización
Estructura de la entrevista Tipo de preguntas: Cerradas
Estructura: Embudo
Preguntas de la entrevista ¿Conoce los inventarios con los que cuenta para la elaboración de
productos?
¿Puede en tiempo real obtener información sobre las ventas realizadas?
¿cuenta con un equipo adicional que se encargue del desarrollo de nuevos
productos?
¿Interactúa continuamente con su equipo y los motiva para que cumplan
con los pedidos justo a tiempo?
Nombre del entrevistador Jenny Paola Castellanos
Nombre del entrevistado Carlos López
Área Coordinador de Materiales

Objetivo de la entrevista conocer el proceso que se lleva a cabo para el control de inventarios y la
compra de insumos
Estructura de la entrevista Tipo de preguntas: Cerradas
Estructura: Embudo
Preguntas de la entrevista ¿Tiene contacto continuo con sus proveedores?
¿Es informado a tiempo de los requerimientos del área de producción?
¿cuenta con una cadena de abastecimiento que supla las necesidades de la
organización?
¿Estima los costos de los insumos según información histórica de la
compañía?

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

AREA DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Falta de retroalimentación con los colaboradores lo que no

GERENCIA GENERAL
permite el oportuno suministro de información

Falta de comunicación con los demás departamentos lo que no

ÁREA ADMINISTRATIVA
permite la mejora continua
 No cuenta con información sobre inventario de mercancía lo que
ÁREA DE VENTAS
no permite realizar un cierre oportuno de la venta

No cuenta con un control de inventarios en tiempo real

ÁREA DE PRODUCCIÓN

No conoce a ciencia cierta en que momento cuenta con la

producción para programar la distribución

ÁREA DE DISTRIBUCIÓN

Como problema general se puede identificar que no se cuenta con la información necesaria para
el desarrollo de las diferentes actividades y la falta de interacción entre los mismos hace que no
se transmita dicha información en el momento preciso en el cual se desarrollan las diferentes
actividades, se busca plantear un sistema en el cual los departamentos puedan obtener
información en tiempo real y la interacción de esta información optimice los procesos.