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COMPRAS Y SUMINISTROS
CARTILLA DIGITAL

YOHANA KATERINE CANDIA CAMPO I.D. 507027

LUZ ELENA VALERO NIÑO I.D. 553357
BRIGUITE FARLLAMY DIAZ NUÑEZ I.D. 550729

JUAN CARLOS MEJIA RESTREPO

PROFESOR

CORPORACIÒN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD
ADMINISTRACIÒN EN SALUD OCUPACIONAL
SEPTIMO SEMESTRE
2019
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Contenido
Contenido………………………………………………………………………………2
Introducción……………………………………………………………………………3
1. Empresa ASISMEDID SAS Asistencia Domiciliaria en Medicina Preventiva y del
Trabajo al alcance de todos…………………………………………………………
1.1. Datos
generales…………………………………………………………………4
1.2. Misión……………………………………………………………………
……..4
1.3. Visión……………………………………………………………………
…..….4
1.4. Política de
Calidad……………………………………………………………....5
1.5. Valores
Corporativos……………………………………………………………5
1.6. Objetivos…………………………………………………………………
…...…5
1.7. Portafolio de
Servicios………………………………………………………….6
2. Licitación
2.1. Informe y descripción general del
proceso………………………………………7
2.2. Pliego de Condiciones para la
licitación………………………………………..7
2.3. Forma de pago del
contrato……………………………………………………..8
2.4. Plazo de ejecución del
contrato………………………………………………….8
2.5. Recepción de observaciones y
aclaraciones……………………………………..8
2.6. Termino de retiro de
propuesta……………………………………………….…8
2.7.
Evaluación………………………………………………………………………8
2.8. Forma de
presentación………………………………………………………….8
2.9. Selección del
contratista…………………………………………………………8
3. Proceso de Licitación……………………………………………………………….10
3.1. Formulación de la
licitación……………………………………………………10
3.2.Carta de Presentación de la propuesta económica……………………………..13
3.3. Propuesta Económica Anexo 1……………………………………………..…14
4. Programación de compras y suministros………………………………………..…15
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4.1. Especificaciones de la
compra……………………………………………..…..15
4.2. Listado de
proveedores……………………………………………………..….15
4.3.
Gestión…………………………………………………………………….….16
4.4. Almacenamiento…………………………………………………………
……16
4.5.
Transporte…………………………………………………………………….16
4.6. Disposición
final……………………………………………………………....16
5. Cadena de suministros………………………………………………………….…17
6. Cadena de valor……………………………………………………………………17
7. Inventarios…………………………………………………………………………18
7.1. Método de Valuación de
inventarios………………………………………….18
7.2.
Almacenamiento……………………………………………………………...18
8. Programación de compra….………………………………………………………19
8.1 Política y procedimiento de compra…………………………………………..20
8.2 Registros………………………………………………………………………20
8.3. Diagrama de flujo del proceso………………………………………………..21
9. Proveedores ……………………………………………………………….............21
9.1. Listado de proveedores……………………………….....................................21
9.2. Procedencia del proveedor ………………………………...............................22
9.3. Gestión de cada proveedor…………………………………………………….22
9.4. Importancia de la Gestión de Proveedores…………………………………….22
9.5. Gestión de cada proveedor…………………………………………………….23
10. Conclusiones…………………………………………………………………….…24
11. Bibliografia…………………………………………………………………………25

INTRODUCCIÓN

Las compras y los suministros son un proceso diario que se da en todas las
empresas, para lo cual se hace necesario buscar estrategias que le ayuden a
incrementar la productividad frente a la competencia y mantener con cantidades
adecuadas de insumos garantizando eficacia en los procesos
 
En esta cartilla encontrará todo el proceso de creación de la empresa Asismedid
SAS, con su respectiva Misión, Visión, Valores corporativos, Servicios ofertados,
términos de una licitación y toda la información relacionada con el proceso de
compras y suministros dentro de la organización.
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ASISMEDID SAS Asistencia Domiciliaria en Medicina Preventiva y del Trabajo al

alcance de todos
1. Datos Generales
RAZON SOCIAL
Sociedad por Acciones Simplificadas (S.A.S)

QUIENES SOMOS:
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Somos Prestadores de Servicios en Salud, actualmente nos encontramos habilitados

como IPS, contamos con licencia para la Prestación de servicios en Seguridad y
Salud en el Trabajo; según Resolución No. 723 del 26 de Julio de 2017 de la
Secretaria de Salud Departamental.

Tenemos una amplia trayectoria en el mercado de la salud, contamos con recurso

humano especializado, que garantiza la prestación de los servicios médicos bajo
estándares de calidad, que cumplen con los requerimientos de su empresa.

1.2. Misión

ASISMEDID brinda servicios integrales en Medicina Preventiva

y del trabajo, enfocados en las necesidades de las empresas y sus
trabajadores, comprometidos con el bienestar y la calidad de vida
mediante la prestación de servicios humanizados.

1.3. Visión

ASISMEDID en el 2022 estará posicionada en el eje cafetero

como una de las mejores empresas prestadora de servicios
integrales en Medicina preventiva y del Trabajo, líder en el
cuidado integral a los trabajadores, habilitada en todas las áreas
de salud específicas articulando servicios especializados en el
campo.

1.4. Valores Corporativos

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1.5. Política de Calidad

Prestar Servicios integrales en Medicina Preventiva y del trabajo con enfoque

asistencial y preventivo al alcance de su los trabajadores y en la comodidad de su
empresa; contando con personal altamente calificado, profesional y técnico, que
realiza actividades de asistencia médica y apoyo terapéutico, personalizado para
garantizar, el bienestar de los trabajadores conforme a la normatividad vigente

1.6. Objetivos
 Tener mayor cobertura
 Lograr clientes satisfechos
 Asegurar y optimizar los tiempos de respuesta a los clientes
 Obtener un posicionamiento de marca en el eje cafetero y
a nivel nacional
 Mejorar la competitividad del recurso humano
 Alcanzar y mantener los más altos estándares de calidad, a través
de la Prestación de los servicios en la comodidad de las empresas
 Tener alianza con proveedores de alta calidad
 Mantener un alto nivel de recurso humano capacitado y actualizado
de acuerdo a la normatividad vigente.

1.7. Portafolio de Servicios

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2. Licitación
2.1. INFORMACIÓN Y DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO
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LICITACIÓN PUBLICA No. 001 de 2019

2.2. Lugar Fecha y hora de apertura

El proceso se abrirá mediante publicación de pliego de condiciones en la página

WEB www.asismedidsas.com.co, en la ventana de contratación de acuerdo al
siguiente cronograma

ACTIVIDAD FECHA PROGRAMADA

Publicación página web 14 Mayo de 2019

Apertura de la licitación y publicación de 15 Mayo de 2019

pliego de condiciones en la página WEB
ASISMEDID SAS

Periodo de Preguntas por parte de los Hasta el 31 Mayo de 2019 a las

proponentes 17:00 horas

Publicación del acta de respuesta a 03 junio de 2019

preguntas recibidas por correo electrónico

Cierre de la licitación 07 junio de 2019 a las 17:00

horas

Evaluación de propuestas A partir del 09 junio de 2019

2.3.

Objeto contratar bajo la modalidad de Outsourcing, la Prestación

del Servicio de Medicina Preventiva y del Trabajo operando
en Dosquebradas Risaralda, para apoyar de manera efectiva
la atención a usuarios de nuestros servicios y al personal de
la organización en general.

Entidad Adjudicadora Asismedid SAS, asistencia domiciliaria en medicina

preventiva y del Trabajo al alcance de todos

Plazo de ejecución El plazo de ejecución del contrato será a partir del

perfeccionamiento (Art. 41 Ley 80 d 1993) y cumplimiento
de los requisitos de ejecución (Art. 41 de Ley 80 de 1993
modificado por el art. 23 de la Ley 1150 de 2007), hasta el
31 de Diciembre de 2019

Lugar de ejecución Dosquebradas Risaralda

Naturaleza del Contrato Servicios

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Valor Estimando del Contrato $225.600.000.oo COP

Moneda del Contrato Pesos Colombianos

Forma de adjudicar Por grupos

Forma de Pago del Contrato
Asísmedid SAS, cancelará el valor de la contratación con
recursos propios.
Se realizarán pagos parciales de acuerdo a los
requerimientos realizados por el supervisor del contrato y
del cumplimiento del contrato por parte del (los) contratista
(s) se cancelará dentro de los treinta (30) días siguientes
previo el cumplimiento de los trámites administrativos y
financieros a que haya lugar y a la radicación de la siguiente
documentación:
1.Cuenta de cobro y/o factura comercial conforme a la
normatividad vigente.
2. Certificado de pago y autoliquidación de aportes al
sistema de seguridad social integral (Salud, Pensión y
Riesgos Laborales)
3.Acta de recibido y/o informe de supervisión del objeto
contractual debidamente firmado y diligenciado por el
contratista y supervisor del contrato
4. El Contratista deberá entregar Certificación bancaria para
efectos de transferencia bancaria que contenga
 Nombre o Razón social
 Número de identificación
 Número de Cuenta
 Denominación y clasificación cuenta(ahorros o
corriente)

2.4. Presupuesto Estimado y apropiación presupuestal

CÓDIGO DEL SERVICIO FECHA VALOR

GRHMED-01-02 15 Jun al 31 Dic 2019 $67.200.000.oo

GRHOPT-02-02 15 Jun al 31 Dic 2019 $61.200.000.oo

GRHAUD-03-02 15 Jun al 31 Dic 2019 $61.200.000.oo

GRHAUX-04-04 15 Jun al 31 Dic 2019 $36.000.000.oo

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TOTAL PRESUPUESTO $225.600.000.oo

OFICIAL

2.5 Evaluación de propuestas

Procedimiento: Una vez se cumplan los plazos establecidos en el cronograma

ASISMEDID SAS procederá a realizar la evaluación de las propuestas donde podrá
contactar a los proponentes para aclaración sobre las propuestas o la presentación de
documentación que conduzca a ello. El proponente deberá dar respuesta a las
solicitudes de ASISMEDID SAS dentro del termino establecido en el Pliego de
Condiciones, por el contrario será rechazada la oferta.

2.6 Forma de Presentación

a. Sobre sellado que contenga la propuesta original completa con toda la

documentación soporte señalados en el pliego de condiciones, anexos y
formularios relacionados
b. Una copia en medio magnético, de igual forma que la presentada en físico
2.7 Adjudicación
La adjudicación del proceso se realizará mediante acta, la cual será publicada en la
pagian web www.asismedidsas.com.co , el proceso, terminará con la selección de la
oferta que cumpla con todos los requisitos contenidos en el pliego de condiciones y
obtenga la mayor calificación.

2.8. Proceso de Licitación

Si la adquisición de activos fijos y/o realización de mantenimiento supera el monto
de $2.000.000.oo, se debe realizar licitación con un mínimo de tres proponentes.
Realizar comparativo para validar que el proveedor cumpla con los requerimientos
exigidos y que garantice la calidad del servicio a buen precio
Informar al proveedor por medio de comunicación escrita que cumple con los
requerimientos para dar inicio al proceso interno.

3. FORMULACIÓN DE LICITACIÓN
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Presentación de la Propuesta
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4. PROGRAMACIÓN DE COMPRAS Y SUMINISTROS

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5. CADENA DE SUMINISTROS

Entradas

Coordinador Formato de
de Área Requisición o
solicitud de compra

C. de Compras

Proveedores
Oferta de productos

Salidas

Control de
Inventarios Comité de Compras y Gerencia

Disponibilidad
Coordinador de Área
C. de Compras de Insumos
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Orden de
Compra Proveedor

6. Cadena de Valor

7. INVENTARIOS

Realizar control de inventario de los productos. Los tipos más

comunes son: Periódico (a intervalo de tiempo definidos),
permanente (cada vez que se presenta movimiento del producto)
y especiales (eventual por razones específicas). La revisión
periódica implica revisar la fecha de vencimiento de los
productos para tomar medidas de cambio de mercancía antes del
vencimiento y cambio de material de poca salida.
- Vigilar y controlar los medicamentos al interno del servicio médico con el propósito
de:
1. Control de movimientos de entradas y salidas, niveles de existencia, necesidades de
reposición y conocimiento anticipado del tiempo de reposición
2. Conocer las características y tendencias del consumo del medicamento
3. Identificar las existencias disponibles
4. Reflejar la existencia de productos por vencerse o ya vencidos promoviendo la
movilización de las existencias con fecha de vencimiento más próxima, dentro de un
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marco adecuado de tiempo para lograr su utilización y cuando esto no sea posible, debe
elaborarse un inventario.
5. Evitar o disminuir al máximo la pérdida de insumos, tal como el daño de envases,
inadecuado control en los despachos o la fuga del producto, - Descartar física y
contablemente todo insumo que se haya deteriorado por encontrase en condiciones
inadecuadas de almacenamiento o manejo
6. Realizar verificaciones para el control de existencias en el almacén a través de
inventarios totales (una vez al año) o inventario selectivo (por tipo de insumo).

7.1. Método de Evaluación de inventarios

Es recomendable acomodar los medicamentos utilizando el sistema PEPS, es decir, lo
primero que entra es lo primero en salir, considerando la fecha de vencimiento de los
productos (independientemente de la modalidad de almacenamiento)
7.2. Almacenamiento
Tomar en cuenta factores que faciliten la rotación, el despacho,
el control y la protección de los materiales. Aunque estos
factores varían de acuerdo al espacio disponible, al equipo de
movilización y a la cantidad de productos a ser almacenados, hay aspectos
comunes que deben considerarse en el ordenamiento de los materiales. Estos aspectos
incluyen:
1. Similitud: agrupación según acción farmacológica, forma farmacéutica,
2. Rotación de los productos según fechas de vencimiento siguiendo la semaforización
(código de colores) rojo1 año
3. Características especiales: uso restringido, inflamables, etc,
4. Capacidad física del almacén (tamaño, altura del techo) 5. Equipos y personal.

8. Proceso de Compra
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. Personal de Servicio SOLICITUD DE ELEMENTOS: Trimestralmente realiza el requerimiento,
médico con todas las especificaciones necesarias para realizar la cotización
(cantidad-referencias-marca-especificaciones técnicas).
2. Secretaria de RECEPCION Y CREACIÓN DE COTIZACIÓN: Recibe el pedido
Compras (suministro), lo pasa al formato de cotización y lo envía a los proveedores
registrados en la línea de insumos. Cuando las cotizaciones sean recibidas en
el departamento de compras, se entregan al personal de servicio médico, para
el respectivo tramite
3. Personal de Servicio SELECCIÓN DE PROVEEDOR: Con acompañamiento del personal del
médico Departamento de Compras Y Suministros selecciona la mejor propuesta
teniendo en cuenta, precio entrega, marca, etc
4. Jefe de Compras RECEPCION SELECCIÓN DE PROVEEDORES A COMPRAR:
Revisa y aprueba la selección de los proveedores a quienes se les va a
comprar, y solicita visto bueno del ordenador del gasto.
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5. Asistente de GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA: Realiza la orden de

Compras compra, con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicación debidamente
aprobado y firmado, por los autorizadores del gasto.
6. Secretaria de ENVIO DE ORDEN DE COMPRA: Envía vía fax o correo electrónico la
Compras orden de compra al proveedor seleccionado.
7 Personal de Servicio RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO:
médico Recibe la mercancía, confrontando físicamente con la orden de compra y la
factura. Si está conforme procede a entregar la factura al Departamento de
compras para el respectivo tramite, con el sello de recibido a conformidad y
de acuerdo a las especificaciones técnicas establecidas para ello
8 Almacenista RECEPCION FACTURA: Verifica sello de recibido a conformidad. Si está
acorde procede a ingresar al sistema de información, relacionando orden de
compra y número de factura. Luego envía el documento de entrada y la
factura a la oficina de compras para el respectivo tramite de pago.
9 Personal de Servicio ALMACENAMIENTO: Almacena los elementos y los administra según el
médico proceso establecido

8.1 Política y procedimiento de compra

Política de compras: Constituir una base sólida de proveedores que garanticen la
adquisición de bienes y servicios de calidad, precio justo y con tiempos de entrega
precisos, donde el Departamento de compras se compromete a
Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa
Evitar la duplicidad de pedidos, minimizar desperdicios, evitar tener productos
obsoletos
Mantener los niveles de calidad de los productos
Seleccionar adecuadamente los proveedores
Solicitar el envió de muestras antes de la toma final de decisiones
Analizar si se acepta una nueva lista de precios
Realizar visitas periódicas a los proveedores
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Negociar productos y servicios

Verificar el cumplimiento de órdenes de compra

8.2. Registros
Requisición de Compra: Según la necesidad de cada área genera la necesidad de
insumos previamente aprobados por la Gerencia.
Orden de Compra: Es el documento que emite el comprador para pedir las
mercancías al proveedor mediante cantidad, detalle, precio, y lugar de entrega.
Seguimiento: Se realiza seguimiento a las órdenes de compra vía email o vía
telefónica dejando evidencia escrita.
Registro de Evaluación de Proveedores: es un término utilizado por muchas
empresas y organizaciones para evaluar y aprobar a sus proveedores actuales y
potenciales a través de una serie de evaluaciones.
Registro de producto no conforme: es el documento que registra la
no conformidad de un producto o servicio y cualquier otra no conformidad dentro
del sistema y la decisión de lo que sucede con el producto o servicio (como
reutilización o chatarra).
Registro de Devolución: debe de estar completamente actualizado en listando las
causas por las cuales se está efectuando la devolución de la mercancía. 

8.3. Diagrama de flujo de compra

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9. PROVEEDORES

9.1. Listado de proveedores

 Dotamédicos
 Papelería mundial
 Extintores Almar
 Tecnología de equipos y suministros
 NIME S.A.S Distribuciones y Servicios
 CLINILAB S.A.S

9.2. Procedencia del proveedor

La procedencia de estos proveedores que utilizamos es nacional

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9.3. Gestión de cada proveedor

La gestión de proveedores se ocupa de gestionar la relación con los suministradores
de productos y/o servicios de los que depende la organización. Su principal objetivo
es alcanzar la mayor calidad a un precio adecuado. Con este fin, la Gestión de
Proveedores se encarga de definir una estrategia de suministradores según la cual
orientar su labor, que abarca:

 Definición de necesidades de la compañía

 Seleccionar nuevos suministradores para las necesidades que vayan
surgiendo
 Definir y negociar los nuevos contratos y pedidos, garantizando que
queda constancia de los acuerdos financieros y de calidad
alcanzados, si como las condiciones de compra impuestas.
 Definición del perfil de Proveedores requeridos
 Identificación de Proveedores potenciales
 Escogencia de Proveedores competitivos
 Definición de elementos de seguimiento y evaluación
 Determinación de indicadores de gestión

9.4. Importancia de la Gestión de proveedores:

 Las compras a proveedores suman un porcentaje considerable en los

costos totales de las empresas.
 Los inventarios adquiridos a proveedores, absorben una gran parte del
capital de trabajo de la empresa.
 La flexibilidad para satisfacer la demanda del mercado muchas veces
depende de la flexibilidad con los proveedores.
 Innovación de los productos, en alto % parte de la gestión con los
proveedores.
 La calidad de los productos depende en gran parte de la gestión de
compras a proveedores.

9.5. Gestión de cada proveedor.

PORVEEDORES UBICACION FORMA DE TIEMPO DE

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ENTREGA ENTREGA
Dotamédicos  Cra. 6 #15, Directa 3 días hábiles
Pereira, Risaralda
Papelería mundial Carrera 9 No. 17- Directa 4 días hábiles
79, Centro,
Pereira, Risaralda
Extintores Almar Cra. 4 #12-01, Directa 3 días hábiles
Pereira, Risaralda
Tecnología de Cr11 48-188 Directa
equipos y Maraya 
suministros Pereira -
Risaralda
NIME S.A.S Calle 72A #71D- A través de 10 días, de lunes a
Distribuciones y 36 Piso 1° Bogotá operador logístico sábado.
Servicios D.C, Bogotá
CLINILAB S.A.S  Cra. 5 #2949, Directa 2 días hábiles
Pereira, Risaralda

10. CONCLUSIONES
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 El departamento de Compras es el más importante de una empresa porque es el

encargado de que lo requerido llegue cumplidamente, en buen estado ya que si
algo falla la producción se verá afectada.

 En este trabajo hemos analizado los diferentes aspectos que se manejan desde el
área de gestión de compras en una empresa basándonos en la información que
suministramos en el momento de ser realizado este trabajo.

 El objetivo primordial de este trabajo es el de reconocer y aprender el

funcionamiento de un gestor de compras y saber claramente los paso a paso de
una licitación.

 En lo investigado pudimos aprender que las compras en una empresa se realizan

por medio de análisis que se le hace al posible proveedor en el cual se
comprueba si se manejan una buena calidad a sus productos y si se puede
proceder a realizar el respectivo contrato.

11. BIBLIOGRAFIA
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Sangri, A. (2014) Administración de Compras: Adquisiciones y abastecimiento.

Grupo Editorial Patria
Heredia, N. L. (2013). Gerencia de Compras. La nueva estrategia competitiva (2°
Ed.). Ecoe Ediciones
http://economipedia.com/definiciones/cadena-de-suministros.html
https://ebookcentral.proquest.com/lib/bibliouniminutosp/reader.action?
docID=4507759
https://ebookcentral.proquest.com/lib/bibliouniminutosp/reader.action?
docID=3212158&ppg=1
http://herramientas.camaramedellin.com.co/Inicio/Buenaspracticasempresariales/Bibliote
caProducci%C3%B3nyOperaciones/Laimportanciaenlagestiondeproveedores.aspx
http://www.clinilab.biz/index.php
http://www.almacendotamedicos.com/
https://www.informacion-empresas.co/Empresa_EXTINTORES-ALMAR-SAS.html
https://www.informacolombia.com/directorio-empresas/informacion-
empresa/tecnologia-equipos-suministros-ltda-tes