COMUNICACIÓN INTERNA

2009-1

GUÍA DE ANÁLISIS DEL ESTADO DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS

 María Patricia Dangond

 Lina Marcela Garnica
 Diana Paola Mórtigo
 Juan Pablo Hurtado
 Paola Andrea Ruiz

Aspectos organizacionales

¿Qué define el direccionamiento estratégico?

3 objetivos a corto, mediano y largo plazo:

El objetivo a corto plazo señala que la empresa en un año contará con

procesos debidamente documentados y estandarizados, con control total de
flujo de caja y determinación de rentabilidad por cada línea de producto.
Para lo cual contrató un profesional para levantar los procesos técnicos de
producción de la compañía.

A mediano plazo (3 años): la empresa mejorará sus instalaciones físicas

brindando comodidad a nuestros clientes y empleados con inversiones en
tecnología, ampliación y reubicación de sede principal. Para lo cual
conseguirá un préstamo bancario

Y en 5 años: se proyectará a los mercados internacionales, con puntos de

venta en países vecinos con potencial en el sector gráfico. Objetivo que
conseguirá promocionando sus servicios a través dela internet. E
incentivando al comprador extranjero para que atraiga clientes.

¿Cuál es la filosofía corporativa (misión, visión, valores, políticas)?

Razón de Ser
Gráficas Fajardo nace por nuestros clientes y para nuestros clientes.
Nuestros 30 años de experiencia y razón de ser, demuestran con el paso de
los años, que el camino que hemos escogido ha sido el correcto: "Brindar
asesoría personalizada", a ustedes nuestros clientes, gracias por
escogernos, ustedes son "nuestra razón de ser".

Misión

Gráficas Fajardo en una empresa líder en impresión y dedicada a la

'asesoría personalizada', a fin que todo cliente que nos contacte se sienta
seguro, importante, supere sus expectativas y se vuelva un socio comercial,
con la calidad óptima y rapidez, gracias a su confianza les generamos
oportunidad de desarrollo profesional y personal.

Visión

Gráficas Fajardo es una empresa competitiva, reconocida por su talento y

profesionalismo. Nuestro compromiso es mantener al consumidor satisfecho
en calidad, innovación y una excelencia en el servicio. Es una compañía ágil,
eficiente y flexible, gracias a sus colaboradores. Nos esforzamos por lograr
un crecimiento progresivo, manteniendo nuestro lema en la misión, razón
de ser y valores.

Valores

Los principales valores que enmarcan a la empresa Gráficas Fajardo Ltda.

Son:

 Responsabilidad en la ejecución de labores

 Entusiasmo en las labores cotidianas

 Compromiso

 Respeto para los clientes, superiores y compañeros.

Principios

 Trabajo en equipo

 Comunicación

 Eficacia

Políticas

No las define

¿Existen iniciativas que generarán cambios importantes o suponen un

proceso de transformación?
Sí, de acuerdo a la razón social de la empresa el servicio de artes graficas
es a todo nivel; sin embargo en la actualidad existe una tendencia muy
marcada hacia la tarjetería social, lo cual hace que se piense en la
ampliación del negocio en una sede adicional y mejora de la sede principal
para brindar mayor cobertura a su demanda. Esta iniciativa parte del equipo
de trabajo bajo de la dirección de la principal directiva, Luz Gloria Ruiz Mora,
propietaria y gerente de Gráficas Fajardo Ltda.

¿Qué se espera de las personas, equipos y áreas para lograr los objetivos
organizacionales?

Inicialmente el compromiso individual de cada uno de sus trabajadores. La

idea general es cada área de trabajo cumpla su función laboral bajo los
estándares de calidad que promueve la empresa.

Explicando a manera de síntesis el proceso, la idea es que todos las áreas

de diseño, impresión, cortados y repujes, acabados finales y distribución
realicen su trabajo eficaz y eficientemente para obtener un producto de
óptima calidad y lograr la satisfacción y fidelización del cliente.

¿Existe documentación fiable acerca de la cultura y el clima organizacional?

No existe propiamente una documentación de la cultura y del clima pero

basados en el análisis de la matriz DOFA, podemos inferir algunos datos
importantes que muestran que:

Hay debilidades a nivel interno como:

 Falta de control
 Desorden
 Baja calidad
 Personal poco comprometido
 Falta de información
 Poco músculo financiero
 No atención comercial
 Falta de confianza para delegar

Hay fortalezas a nivel interno como:

 Prestigio
 Compromiso para cumplir
 Asesoría personalizada a cargo de la propietaria y gerente general
 Experiencia
 Conocimiento del mercado

¿Cuáles son los principales clientes?

 Fundación Buen Gobierno

 La Superintendencia de Vigilancia
  Ministerio de Hacienda
 Rueda y barrera
 Banco de Bogotá
 Hotel Capital
 Revista poder - prosigo
 Superfiestas
 Meditec
 Pro imágenes
 Novias
 Quinceañeras
 Primeras comuniones
 Bautizos
 Grados

¿Cuáles son los principales competidores?

 Borvil
 El buril
 La invitación

¿Cómo es el estilo de liderazgo y de gestión?

El estilo de liderazgo y gestión de la empresa Gráficas Fajardo Ltda. Es un

estilo Horizontal marcado por las relaciones informales en donde cada uno
cumple sus obligaciones a pesar de la falta de organización interna. La
gerente general cumple un papel fiscalizador en la empresa.

Aplicada a las metáforas de la comunicación se puede entender que la

empresa es del tipo “Flujo y transformación” donde no hay una planeación
explicita y los lideres son factores importantes de iniciativas en pro del
éxito de la compañía.

Aspectos comunicacionales

¿Cuáles iniciativas de comunicación se han llevado a cabo antes? ¿Cuáles

han tenido éxito y cuáles no?

Hace aproximadamente 3 años se llevó a cabo un análisis interno de la

empresa donde se detectaron las debilidades expresadas anteriormente,
entre las cuales se encuentra, la falta de comunicación.

Aunque el intento fue positivo, no se tomaron los correctivos necesarios, la

empresa sigue enfocando todas sus energías en el tema comercial dejando
de lado el factor comunicacional interno. Esa iniciativa de comunicación
fue desarrollada por un publicista independiente llamado Alberto Ruiz Mora.
Esta es la única iniciativa de comunicación que se ha desarrollado al interior
de la empresa Gráficas Fajardo Ltda.
¿Existe Plan de Comunicaciones?

En la actualidad Gráficas Fajardo Ltda. no cuenta con un plan estratégico

de comunicación por la ausencia de un presupuesto destinado para ello y
también por falta de interés.

¿Existe presupuesto de comunicaciones?

No existe un presupuesto destinado para comunicaciones, pues se asume

que los recursos se priorizan en otros aspectos y por que no lo cree
necesario por el tamaño de la empresa.

¿Se deben diagnosticar las comunicaciones y/o realizar una auditoría a la

comunicación actual?

Sí, es necesario realizar una auditoria con el fin de demostrar lo importante

que resulta un proceso comunicativo aun cuando la empresa sea pequeña
y los beneficios que ello puede reportar en la calidad y cantidad de la
producción.

¿Cuáles son los canales de comunicación interna?

El canal predominante de comunicación interna es el “voz a voz” o lo que

conocemos como comunicación cara a cara. Adicional es este existen
algunas estrategias visuales como las carteleras.

¿Cuáles son los atributos de la organización que se quieren posicionar en la

mente de las audiencias internas?.

El compromiso, la calidad

¿Cuáles son las principales necesidades de comunicación interna?

Las principales necesidades de comunicación interna en la empresa Gráficas

Fajardo Ltda., se pueden dividir en dos partes, a saber:

Necesidades de carácter personal

Implementar canales sencillos de comunicación que permitan entender con

claridad la tarea asignada.
Reforzar el compromiso laboral de los empleados para con la compañía.
Sensibilizar sobre la necesidad e importancia de la delegación de funciones.

Necesidades de carácter empresarial:

Designar un presupuesto mínimo para la ejecución del plan de

comunicación interna
Fijar los lineamientos generales a nivel comercial que permitan una óptima
productividad de la empresa.

Nota: Para el análisis de las comunicaciones internas por favor tenga en

cuenta los puntos 5, 6 y 8 del capítulo 3 (Auditorías de Comunicación,
escrito por Francisco Javier Garrido), del libro Gestión de la Comunicación en
las Organizaciones (1ª Ed.). LOSADA DÍAZ, José Carlos. Ariel Comunicación.
Barcelona: 2004

Conclusiones del análisis (realizadas por el equipo)