COMO TRABAJAR CON UNA BASE DE DATOS EN EXCEL

1. Abrir excel

2. Abrir la base de datos

Realice una copia de la hoja en la cual aparece la base de datos a fin de evitar inconvenientes
son los valores que en esta aparecen

3. Identificar las variables que aparecen en la base de datos

Para variables de tipo cualitativo se usan los diagramas de barras, diagramas de sectores y el diagrama de
pareto.
3.1 Diagrama de Barras: primero es necesario construir la tabla
Para ello dirigase al menú insertar -> tabla dinámica

Seleccione todas las casillas en las cuales se encuentran los datos

 Arr
astre con el indicador la variable de interés, hasta el recuadro inferior izquierdo (rótulos de fila), la variable
que requiere analizar y repita el procedimiento en el campo de valores.
Para cambiar los valores a porcentaje hacemos click sobre la pestaña donde aparece la leyenda cuenta de
An… y configuramos el campo de valor.

Se abre un cuadro de dialogo y en este seleccionamos mostrar valores como porcentaje de total resultando:
Seleccionamos las categorías y luego insertamos un diagrama de columnas:
Obteniendo el gráfico de la siguiente manera

Y procedemos a editar los títulos, las leyendas y demás aspectos, obteniendo una gráfica como la que
aparece a continuación.
 Anomalías presentadas para los estudiantes durante el proceso
de matrícula
25% 23% 23%
20%
20%
17% 17%
15%

10%

5%

0%
Académicas Costos Matricula Registro Trámites

El GRÁFICO DE SECTORES se obtiene de manera similar seleccionando el gráfico y luego indicando en la

opción cambiar gráfico y agregando las modificaciones necesarias.
Anomalías presentadas para los estudiantes durante el proceso de matrícula

17%
23%

Académicas
Costos
Matricula
17% Registro
Trámites

23%

20%

DIAGRAMA DE PARETO
Para hacer el diagrama de Pareto se requiere ordenar las clases y además construir una columna con las
frecuencias acumuladas.
Seleccionamos la tabla anterior y la copiamos y damos pegado especial valores a fin de poder trabajar con las
frecuencias acumuladas y poder ordenar las categorías
Agregamos las leyendas de los datos al histograma y diagrama de pareto
 Editando la gráfica finalmente es:

Diagrama de pareto para las anomalías presentadas para los estudiantes durante el proceso de
matrícula
120%

100% 100%
Frecuencia relativa

80% 83%
67% Frecuencia
60%
Frecuencia Acumulada
47%
40%
23% 23% 20%
20% 23% 17% 17%

0%
Registro Trámites Matricula Académicas Costos

Anomalía

2. Para las variables de tipo cuantitativo tenemos gráfico de puntos, polígono de frecuencias, histograma,
ojiva y finalmente un diagrama de cajas.
Diagrama de puntos:
Diagrama de puntos para el tiempo de espera para la resolución de las anomalías en
la universidad

0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 2000
HISTOGRAMA Y OJIVA DE FRECUENCIAS

Nuevamente llevamos la variable en estudio hacia la casilla rótulos de fila para poder hacer la cuenta y de
manera similar al caso de la variable cualitativa damos formato al campo de valor para que nos muestre el
valor en porcentaje.
Seleccionamos una amplitud de 200 minutos y comenzamos en un valor menor al valor límite a fin de que
nos quede una separación entre el eje Y y la primera barra.
Copiamos la tabla donde además de las frecuencias relativas tenemos las frecuencias acumuladas

A través del pegado especial de valores que se obtiene haciendo click derecho en la celda que se va a pegar.
Dado que al insertar el grafico obtenemos doble columna entonces se debe seleccionar la serie que contiene
las frecuencias acumuladas para convertirlas en una línea
Agregamos el título al gráfico encima y editamos para obtener la siguiente imagen
Dado que tenemos barras separadas tenemos que unirlas y poner línea solida para determinar cada una de
las clases
 Histograma de frecuencias para el tiempo de espera en la resolución de
anomalías en la universidad
20%
10%

Frecuencia
0%
hi

9
9

59

9
)
co

35

55

75

95

35

55

75

95
11
an

0-

0-

0-

0-

-1

-1

-1

-1
0-
bl

36

76

60

60

60

60
16

56

96
n

11

15
13

17
(e
o
60
<1

Tíempo

Para obtener el diagrama de Pareto se tiene que se debe ordenar de mayor a menor las frecuencias relativas,
dadas en la tabla de distribución de frecuencias y de igual manera redefinir la columna de frecuencias relativas
acumuladas así:
PARA EL POLIGONO DE FRECUENCIAS SE REQUIERE:
Eliminar la serie que refleja las frecuencias relativas acumuladas. Y luego convertir las barras a través del
cambio de gráfico que aparece dando click derecho en el gráfico y seleccionando un nuevo tipo de gráfico de
líneas que dará origen al polígono de frecuencias.
Polígono de frecuencias para el tiempo de espera en la resolución de anomalías en la
universidad
25%

20%

15%
Frecuencia

10% hi

5%

0%
<160 o 160- 360- 560- 760- 960- 1160- 1360- 1560- 1760-
(en 359 559 759 959 1159 1359 1559 1759 1959
blanco)

Tíempo