ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INFORME (ADMINISTRACION DOCUMENTAL)

MARIA FERNANDA ALONSO GALVIS

SENA

2020
 ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas

recibidas

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el

artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío

Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos,

firmas, Constancia de recibo.

Registro y radicación:

Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única,  se ingresan todas las
comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de gestión documental de
la empresa). Se registra lo siguiente: fecha, nombre del remitente, dirección, teléfono,
correo electrónico, asunto.

Radicación e impresión de rótulo:

Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana, el espacio para colocar el sello

radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que
corresponde al extremo superior derecho del documento.

2.    Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en cuenta
la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para su radicación en la Ventanilla Única.

3.   Memorandos

 Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos
que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o
administrativo.
 El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato
antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del
envío.
4.   Peticiones quejas, reclamos

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y
deben contener la siguiente información.

 Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.

 Nombres  completo del solicitante o su representante.
 Dirección o correo electrónico y teléfono  a donde se debe dirigir la respuesta del
peticionario y/o apoderado.
 Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
 La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
 La firma del peticionario y/o su apoderado.

5.   Correo electrónico

La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos, para su

trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la entidad.
Como lo es el correo electrónico.
Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la dependencia
destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido.