Ejemplon1nProcedimientoncapacitacionnUNAD 845e73ae8daeb4e

Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).
CÓDIGO:
PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO P-5-2
VERSIÓN:
2-12-11-2014
PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN DEL TALENTO HUMANO PÁGINAS:
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1) Descripción del Procedimiento

1.1) Unidad Responsable: GTHUM
Fortalecer las competencias laborales del personal administrativo y académico

1.2) Objetivo:
de la UNAD a través de la capacitación.
El procedimiento inicia con la identificación de necesidades de capacitación y

finaliza con la verificación del fortalecimiento de competencias mediante la
1.3) Alcance:
evaluación de impacto y la realización del análisis, informe y seguimiento de la
respectiva información.
2) Definiciones
2.1) Concepto 2.2) Definición
Plan Institucional de Es el conjunto coherente de acciones de capacitación y formación, que durante un
Capacitación periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de
competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de
la capacidad laboral de los empleados para conseguir los resultados y metas
institucionales de la entidad.
Capacitación Conjunto de procesos organizados dirigidos a generar conocimientos, desarrollar
habilidades, cambiar actitudes, para contribuir al cumplimiento de la misión
institucional, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral.
Competencias Las competencias laborales se definen como la capacidad de una persona para
desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y
resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo;
capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades,
valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público.
Proyectos de Es un conjunto de acciones programadas y desarrolladas por un grupo de empleados
Aprendizaje en para resolver las necesidades de aprendizaje y al mismo tiempo, transformar y
Equipo – PAE aportar soluciones a los problemas de su contexto laboral.
Evaluación de Medir la percepción de los participantes de las jornadas de capacitación.
Satisfacción
Evaluación de Medir los conocimientos adquiridos en las actividades de capacitación. Las
Aprendizaje evaluaciones de este nivel determinan el grado en que los participantes realmente
asimilaron lo que se les impartió, cambian actitudes, adquieren o amplían
conocimientos y habilidades o destrezas como consecuencia de asistir a la acción
formativa.
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3) Condiciones Generales
3.1) La capacitación del personal administrativo y académico se realizará con sujeción a los estatutos,
teniendo en cuenta estudios de necesidades de formación y de la UNAD.
3.2) Para el desarrollo de actividades de capacitación se tendrá en cuenta el Plan Anual de Capacitación.
3.3) Previo a la oficialización del Plan Institucional de Capacitación - PIC, los líderes de cada unidad, zona y
centro, podrán ejecutar capacitaciones que consideren necesarias con el fin de contribuir al mejoramiento de
las competencias laborales y como respuesta a las necesidades prioritarias identificadas en sus grupos de
trabajo, esta información deberá ser reportada a la Gerencia de Talento Humano para ser incluida en el Plan
Institucional de Capacitación – PIC.
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4) Descripción del Procedimiento

4.7) Código de
4.5) Códigos de
4.2) Insumos 4.3) Descripción 4.4) Resultados carpeta en la que 4.8) Encargado de
registros y 4.6) Medio de
Nº 4.1) Actividad necesarios para la detallada de la o productos de se archiva la actividad
documentos archivo
actividad actividad la actividad (código según la (responsables)
asociados
TRD)
INICIO
1 Identificar y -Plan de desarrollo Identificar las Consolidado de Registro para la Físico / Digital GTHUM 610 05 Comunidad
reportar -Plan Operativo de necesidades de las necesidades identificación de 19 Unadista
necesidades la unidad capacitación a partir generales de necesidades de
generales de -Plan de de los diferentes capacitación. capacitación.
capacitación. mejoramiento insumos.
-Planes, programas,
proyectos de la
unidad
-Manual de
funciones y
competencia
-Evaluaciones de
desempeño
-Planes de
mejoramiento
individual
-Análisis de las
PQRS
-Necesidades de
actualización
procedimental o
normativa
-Otros.
2 Elaborar el Plan Consolidado de la Elaborar el Plan Plan Plan Institucional Fisico/Digital GTHUM 610 05 GTHUM
Institucional de necesidades Institucional de Institucional de de Capacitación 19
Capacitación. generales de Capacitación de Capacitación. (PIC) del periodo.
acuerdo con las
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capacitación necesidades
institucionales. identificadas.
3 Revisar y aprobar Plan Institucional Revisar y aprobar el Plan Plan Institucional Fisico/Digital GTHUM 610 05 GTHUM
el Plan de Capacitación Plan Institucional de Institucional de de Capacitación 19
Institucional de (PIC). Capacitación acorde Capacitación (PIC) del periodo.
Capacitación. a las necesidades de aprobado.
capacitación
identificadas.
4 Socializar el Plan Plan Institucional Socializar el Plan Plan Plan Institucional Fisico/Digital GTHUM 610 05 GTHUM
Institucional de de Capacitación Institucional de Institucional de de Capacitación 19
Capacitación (PIC). Capacitación (PIC) a Capacitación (PIC) del periodo.
(PIC). la comunidad (PIC)
Unadista, utilizando socializado.
los diferentes medios
dispuestos por la
Universidad, pagina
talento humano
UNAD, correos
electrónicos, circular
informativa, espejos
zonales entre otros.
5 Reportar nuevas Nuevas Reportar las nuevas Soportes de las Plan Institucional Fisico/Digital GTHUM 610 05 Jefes de Unidad
necesidades de necesidades de necesidades de nuevas de Capacitación 19 Directores
capacitación. capacitación Plan capacitación, para la necesidades de (PIC) del periodo. regionales
Institucional de inclusión de las capacitación
Capacitación (PIC). mismas en el Plan reportadas.
Institucional de
Capacitación (PIC),
según aprobación de
la GTHUM.
6 Ajustar el Plan Plan Institucional Con las nuevas Plan Plan Institucional Fisico/Digital GTHUM 610 05 GTHUM
Institucional de de Capacitación necesidades Institucional de de Capacitación 19
Capacitación (PIC) (PIC). aprobadas, ajustar el Capacitación (PIC) del periodo.
y cronograma Plan Institucional de (PIC) y
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cuando se Nuevas Capacitación (PIC) y cronograma

reporten nuevas necesidades de cronograma. ajustado.
necesidades de capacitación.
capacitación.
7 Identificar las Plan Institucional Identificar las Capacitadores No Aplica Físico GTHUM 610 05 GTHUM
Personas de Capacitación Personas naturales o identificados 19
naturales o (PIC). jurídicas, internas o y/o
jurídicas, internas externas para dictar contratados.
o externas para las capacitaciones
dictar las
capacitaciones. En este aspecto se
debe tener en
cuenta que en la
UNAD puede existir
personal con las
competencias para
realizar las
capacitaciones, en
este caso se solicita
su participación.
En caso de
requerirse la
contratación de la
capacitación se
debe continuar con
“Procedimiento de
Contratación de
bienes y/o Servicios
(P-4-4)”.
8 Realizar la Plan Institucional Efectuar la Capacitación Soportes de Fisico/Digital GTHUM 610 05 GTHUM
Capacitación y de Capacitación Capacitación Realizada y capacitación 19 Jefes de Unidad
diligenciar (PIC) - programada dejando soportes de (registros de Directores
registros. Cronograma. las evidencias capacitación. inscripción, lista regionales
necesarias para de asistencia,
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soportar el desarrollo fotos, videos, Comunidad

de las mismas. grabación WEB Unadista
entre otros).
9 Entregar Registro de Entregar la respectiva Certificación Certificación. Fisico/Digital GTHUM 610 05 GTHUM
certificaciones. asistencia. certificación de entregada. 19
participación en la
capacitación, si es el
caso.
10 Aplicar la Capacitación Aplicar a los Evaluaciones Registro de Físico/Digital GTHUM 610 05 GTHUM
Evaluación de realizada, registro participantes las Realizadas Evaluación de la 19
la capacitación. de asistencia. evaluaciones de Consolidado satisfacción de
satisfacción, de la evaluación de
impacto y de evaluación. impacto y de
aprendizaje aprendizaje.
teniendo en cuenta
los siguientes
parámetros:
EVALUACIÓN DE
SATISFACCION: La
cual se aplicara al
finalizar cada
jornada de
capacitación (Hasta
cinco (5) días
después),
utilizando el
registro para
evaluación de
satisfacción a
Través de los
medios
establecidos.
EVALUACIÓN DE
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APRENDIZAJE: Se
aplicara después
de la acción
formativa y
mediante la
estrategia de
evaluación que
determine la
GTHUM.
El diligenciamiento
del 100% de las
evaluaciones
depende de que el
participante la
diligencie.
11 Analizar la Resultados de las Los resultados Informe del Registro de Físico/Digital GTHUM 610 05 GTHUM
información evaluaciones de obtenidos a partir de análisis de la Evaluación de la 19
obtenida en la satisfacción. las evaluaciones de información. satisfacción.
evaluación de satisfacción aplicadas
satisfacción. a las capacitaciones,
se analizarán con el
objetivo de mejorar
en los aspectos
identificados para
futuras
capacitaciones.
12 Analizar la Resultados de las Analizar los datos Informe del Registro de Físico/Digital GTHUM 610 0519 GTHUM
información evaluaciones de obtenidos de las análisis de la Evaluación del
obtenida en la aprendizaje. evaluaciones de información. aprendizaje.
evaluación de aprendizaje para
aprendizaje. determinar el nivel
de conocimiento
adquirido.
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Si se determina que
el grado de
aprendizaje es
menor al estándar
establecido, se
debe reprogramar
la capacitación y
replantear los
objetivos de la
misma y devolverse
al paso No 8, de lo
contrario se
continúa con el
siguiente paso.
13 Hacer Informes Realizar seguimiento Seguimiento ITG Físico/Digital GTHUM 610 05 GTHUM
seguimiento a la trimestrales de trimestral a la Trimestral. 19
ejecución del gestión. ejecución del PIC,
Plan Institucional teniendo en cuenta
de Capacitación los indicadores
(PIC). planteados.
14 Archivar Documentos Archivar los Archivo. No Aplica Fisico/Digital GTHUM 610 05 GTHUM
documentos. generados en el documentos 19
procedimiento. generados en el
procedimiento, de
acuerdo con las
tablas de retención
documental (TRD).
FIN
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5) Diagrama de Flujo del Procedimiento

Jefes de Unidades y Directores
GTHUM Comunidad Unadista GAF
Regionales
INICIO
Identificar y reportar
necesidades generales de
capacitación.
Elaborar el Plan Institucional

de Capacitación.
Revisar y aprobar el Plan

Institucional de
Capacitación.
Socializar el Plan Institucional

de Capacitación (PIC).
Reportar nuevas necesidades

de capacitación.
Ajustar el Plan Institucional

de Capacitación (PIC) y
cronograma cuando se
reporten nuevas
necesidades de
capacitación.
Identificar las
Personas naturales o
jurídicas, internas o
externas para dictar las
capacitaciones
¿Se re quiere Continuar con

contra tación "Procedimiento de
SI
externa para Contratación de bienes
ca pa citación? y/o servicios (P-4-4)".
NO FIN
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Realizar la capacitación y diligenciar registros.
Entregar certificaciones.
Aplicar la evaluacion de la
capacitacion
Analizar la información
obtenida en la evaluación
de satisfaccion
Analizar la información
obtenida en la evaluación
de aprendizaje
¿El gra do de Reprogramar la

a prendizaje es capacitación y
menor a l SI replantear los
es tandar objetivos de la
es tablecido? misma.
NO
Hacer seguimiento a la
ejecución del Plan
Institucional de
Capacitación (PIC).
Archivar documentos.
FIN
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6) Documentos de Referencia
6.1) Tipo de Documento 6.2) No. y Fecha de Aprobación 6.3) Nombre
Decreto 1567 de 1998. Por el cual se crean el sistema nacional
de capacitación y el sistema de
estímulos para los empleados del
Estado.
Ley 909 de 2004. Por la cual se expiden normas que
regulan el empleo público, la carrera
administrativa, gerencia pública y se
dictan otras disposiciones.
Decreto 1227 de 2005. Por el cual se reglamenta parcialmente
la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567
de 1998.
Decreto 2770 de 2006. Por el cual se transforma en ente
autónomo a la universidad Nacional
Abierta y a Distancia -UNAD- y se dictan
otras disposiciones.
Acuerdo 009 de 2006. Por el cual se aprueba el Estatuto
Docente de la Universidad Nacional
Abierta y a Distancia (UNAD).
Acuerdo 012 de 2006. Por el cual se adopta el Estatuto del
Personal Administrativo de la
Universidad Nacional Abierta y a
Distancia (UNAD).
Decreto 4665 de 2007. Por el cual se adopta la actualización del
Plan Nacional de Formación y
capacitación para los servidores
públicos.
Acuerdo 009 de 2011. Por el cual se aprueba el plan de
desarrollo de la Universidad Nacional
Abierta y a Distancia (UNAD) para el
periodo 2011 – 2015.
Acuerdo 0037 de 2012. Por el cual se expide el nuevo Estatuto
Organizacional de la Universidad
Nacional Abierta y a Distancia (UNAD).
Acuerdo 56 de 2012. Por el cual se expide el estatuto de
bienestar de la Universidad Nacional
Abierta y a Distancia (UNAD).
7) Modificaciones/actualizaciones
7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la modificación/actualización
0 11/12/2013 Primera versión emitida.
CÓDIGO:
VERSIÓN:
2-12-11-2014
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Se incluyó el manual de funciones y competencias, se

actualizó el paso 7 en la descripción del procedimiento y se
1 14/07/2014
ajustó el diagrama de flujo de acuerdo a los anteriores
cambios.
Se realiza un ajuste de las actividades 6,7,10,11,12,13,14 en
2 12/11/2014 la columna de responsables la cual se define explícitamente
para la GTHUM .

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1) Descripción del Procedimiento

Fortalecer las competencias laborales del personal administrativo y académico

El procedimiento inicia con la identificación de necesidades de capacitación y

4) Descripción del Procedimiento

cuando se Nuevas Capacitación (PIC) y cronograma

soportar el desarrollo fotos, videos, Comunidad

5) Diagrama de Flujo del Procedimiento

Elaborar el Plan Institucional

Revisar y aprobar el Plan

Socializar el Plan Institucional

Reportar nuevas necesidades

Ajustar el Plan Institucional

¿Se re quiere Continuar con

Realizar la capacitación y diligenciar registros.

¿El gra do de Reprogramar la

Se incluyó el manual de funciones y competencias, se

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