PROCEDIMIENTO PARA LA

CONFORMACIÓN DEL COPASST O Versión:

NOMBRAMIENTO DEL VIGIA EN Fecha: 18/12/2019
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SST Código: PR-SST-01

De acuerdo con la resolución 2013 de 1986 todas las empresas deben conformar el COPASST Y/O
VIGÍA EN SST según el número de empleados o colaboradores de la empresa.
Si la empresa tiene menos de 10 empleados debe designar un vigía de seguridad y salud en el trabajo, por
otro lado, si la empresa cuenta con más de 10 empleados, se deberá conformar un comité llamado COPASST
(comité paritario de seguridad y salud en el trabajo) el cual estará conformado por el mismo número de
representantes por parte del empleador y de los trabajadores, es por esto por lo que fue denominado como
paritario.
De acuerdo con el número de empleados se establece el número de participantes con sus debidos suplentes:

 De 10 a 49 empleados se debe elegir un representante por cada una de las partes (empleador y
empleado).
 De 50 a 499 serán dos representantes por cada una de las partes.
 De 500 a 999 serán elegidos tres representantes por cada una de las partes y superiores o iguales a
1000 empleados habrá cuatro representantes.

1. OBJETIVO
Orientar a XXXXXXXXX. en la elección y organización del COPASST o VIGIA SST de forma práctica y eficaz.

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a toda XXXXXXXXXXXX. desde la convocatoria para elección, designación
del presidente y secretario del COPASST o VIGIA en SST y su funcionamiento.

3. REFERENCIAS
El siguiente listado muestra los formatos respectivamente codificados necesarios para el funcionamiento del
procedimiento para la conformación del COPASST o nombramiento del VIGIA en SST

NOMBRE FORMATO CODIFICACIÓN

Formato acta de convocatoria a COPASST FR -SST - 03
Formato de inscripción a candidato al COPASST FR -SST - 01
Formato acta de apertura de elecciones COPASST FR -SST - 08
Formato para votación COPASST FR -SST - 09
Formato para registro de votantes COPASST FR -SST - 10
Formato acta de cierre de votaciones COPASST FR -SST - 11
Formato acta de conformación de COPASST FR -SST -12
Formato acta de nombramiento VIGIA SST DOC-SST-03
Formato de presentación del COPASST/VIGIA al FR -SST - 30
ministerio de trabajo

Diseñó:
Germán Quiñonez Pinzón
Especialista en Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Licencia en Salud Ocupacional 991 del I.D.S.N
 PROCEDIMIENTO PARA LA
CONFORMACIÓN DEL COPASST O Versión:
NOMBRAMIENTO DEL VIGIA EN Fecha: 18/12/2019
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SST Código: PR-SST-01

4. DEFINICIONES

 COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 VIGIA: Persona que vigila o está en observación de alguna cosa.

 SST: Seguridad y Salud en el Trabajo.

 FR: Formato.

 COMITÉ PARITARIO: Organismo integrado por número igual de representantes del patrono y de los
trabajadores, cuya función es la promoción, vigilancia del cumplimiento de las normas y reglamentos
de salud ocupacional.

 VIGIA SST: El rol de Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo es un rol que existe en empresas de
menos de 10 trabajadores y su finalidad es la de participar de las actividades de promoción,
divulgación e información, sobre seguridad y salud en el trabajo entre empleadores y trabajadores,
para obtener su participación en el desarrollo de los programas y actividades de la empresa.

5. RESPONSABILIDADES

La responsabilidad total del proceso está a cargo del Asesor Externo de Seguridad y Salud en el Trabajo;
Germán Quiñonez Pinzón, el cual emite, desarrolla y divulga todo lo correspondiente a este.

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Germán Quiñonez Pinzón
Especialista en Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Licencia en Salud Ocupacional 991 del I.D.S.N
 6. DESARROLLO

Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Conector Conector de

Página

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

SI 10 o más
NO
trabajadores

1. Creación acta
1. Creación acta
nombramiento VIGIA SST
convocatoria COPASST

Acta Convocatoria Acta Nombramiento

2. Creación formato
inscripción COPASST

Formato Inscripción

3. Creación acta apertura

de elecciones

Acta Apertura Elecciones

4. Creación formato para

votación COPASST

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Germán Quiñonez Pinzón
Especialista en Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Licencia en Salud Ocupacional 991 del I.D.S.N
 Formato para Votación

5. Creación formato para

registro votantes
COPASST

Formato para registro

votantes

6. Creación acta cierre de

votaciones COPASST

Acta cierre de votaciones

7. Creación acta
conformación COPASST

Acta conformación
COPASST

8. Creación formato
presentación COPASST a
Min. Trabajo
2

Formato presentación a
Min. Trabajo

FIN

SI LA EMPRESA TIENE 10 O MAS TRABAJADORES

1. Se crea un acta de convocatoria a creación de COPASST, en la cual se define la vigencia, las fechas
en las que estará habilitada, esta se publica por 3 días hábiles en cartelera informativa de sede

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Germán Quiñonez Pinzón
Especialista en Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Licencia en Salud Ocupacional 991 del I.D.S.N
 administrativa y en los medios de consulta o participación de los trabajadores (Facebook o correo
electrónico); el día en que será la votación y el día y lugar donde se realizará el conteo de votos.
El acta se identificará con el siguiente código: FR-SST-03
2. Se diligencia formato de inscripción de los candidatos para conformar el COPASST en el cual se
debe definir la vigencia, el candidato deberá llenarlo con los siguientes datos:
 Nombre
 Cédula
 Cargo
 Dependencia
 Fecha de inscripción
 Hora de inscripción
 Firma
El formato se identificará con el siguiente código: FR-SST-01
3. Se crea un acta de apertura de elecciones de los candidatos al COPASST en la cual se establece la
fecha y hora en la que se realizará la votación; además se deberá nombrar dos personas como
jurados los cuales deberán firmar con número de identificación el acta
El formato se identificará con el siguiente código: FR-SST-08
4. Se llena el formato para votación el cual contiene unas instrucciones de diligenciamiento y unas
normas básicas para validar o anular los votos; dentro de este también se encontrarán los nombres
de los candidatos y una casilla en blanco para marcar con una X al que se quiera escoger.
El formato se identificará con el siguiente código: FR-SST-09
5. Se diligencia el formato para el registro de las personas que hicieron participe de la elección de la
conformación del COPASST, los participantes deben llenarlo con su nombre, numero de documento
y firma, este formato será custodiado durante toda la votación por los jurados
El formato se identificará con el siguiente código: FR-SST-10
6. Al cierre de las votaciones se debe crear y llenar el acta de finalización, esta acta contiene la
información exacta de fecha y hora en la cual se terminó todo el proceso, los jurados deberán
diligenciar sus nombres y cédulas, los resultados obtenidos del total de votos y las personas que
quedaron seleccionadas para conformar el COPASST con su nombre, cédula y área de trabajo; al
final del acta los jurados deben firmarla con número de cédula.
El formato se identificará con el siguiente código: FR-SST-11
7. Una vez terminado el proceso de votación y elegido el COPASST se debe realizar un acta junto con
el Representante Legal de la empresa y los nuevos integrantes del Comité Paritario de Seguridad y
Salud en el Trabajo; en este proceso se oficializa el nombramiento del nuevo comité y se hace una
reunión junto con los directivos y el personal en general para una presentación; se explica las
funciones del Comité Paritario, del presidente, del secretario y de los otros integrantes.
El formato se identificará con el siguiente código: FR-SST-12
SI LA EMPRESA TIENE MENOS DE 10 TRABAJADORES

Diseñó:
Germán Quiñonez Pinzón
Especialista en Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Licencia en Salud Ocupacional 991 del I.D.S.N
 1. El reGpresentante Legal designa un Vigía en Seguridad y Salud en el trabajo, las dos personas en
cuestión se reúnen y crean un acta para formalizar el nombramiento.
El formato se identificará con el siguiente código: DOC-SST-03

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Especialista en Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Licencia en Salud Ocupacional 991 del I.D.S.N