Proceso: GESTIÓN CONTRACTUAL Código: CO-I04

Versión: 01
Instructivo “Paso a paso para cargue de
informes y soportes de los contratistas Vigente desde: 11/02/2020
para pagos en el SECOP II”

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA DEL CAMBIO
1 Creación del documento 11/02/2020

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Cargo: 1. Contratista
2. Profesional Universitario Grado 15
Nombre: 1. Andrea Carolina López Espitia
2. Arlex Elliot Molina Urrea
Firma:
Cargo: Responsable Grupo de Contratación Cargo: Secretario General
Nombre: Yaneth Cecilia Fontalvo Romero Nombre: Juan Manuel Quiñones Pinzón
Firma: Firma:

Nota: Una vez impreso este documento se considera “COPIA NO CONTROLADA”, por lo tanto debe consultar la SQ-F16
versión vigente en el sitio oficial de los documentos del SGC de la Defensoría del Pueblo. Versión 1

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OBJETIVO: El propósito del instructivo es dar a conocer, de manera didáctica, los pasos a seguir por
los supervisores de contratos a través de la plataforma del SECOP II, para realizar el proceso de
publicación de Actas de Inicio y verificación de informes, facturas y soportes de la ejecución de los
contratos para publicar los pagos de contratistas, donde interactúan las áreas de Contabilidad y
Tesorería de la Entidad.

DEFINICIONES:

SECOP II: El SECOP II es la nueva versión del SECOP (Sistema Electrónico de Contratación
Pública) para pasar de la simple publicidad a una plataforma transaccional que permite a
Compradores y Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea. Desde su cuenta,
las Entidades Estatales (Compradores) pueden crear y adjudicar Procesos de Contratación,
registrar y hacer seguimiento a la ejecución contractual. Los Proveedores también pueden
tener su propia cuenta, encontrar oportunidades de negocio, hacer seguimiento a los
Procesos y enviar observaciones y Ofertas.1

Plan de pagos: Sección a través de la cual los proveedores cargan las facturas en el SECOP
II.

Id de pago: Consecutivo automático que genera el SECOP II cada vez que el contratista crea desde su
usuario un plan de pago.

Número de factura: Número de factura o consecutivo del informe enviado por el contratista según
corresponda.

Fecha de emisión: Fecha de emisión de la factura o de entrega del informe a través del SECOP II
según corresponda.

Fecha de vencimiento: Fecha de vencimiento de la factura cuando aplique; de lo contrario, el

campo podrá dejarse en blanco.

Valor Neto: Valor correspondiente al periodo de ejecución.

Valor total: Valor correspondiente al periodo de ejecución.

Fecha de recepción original: Fecha de entrega de la factura o del informe a través del SECOP II
según corresponda.

Número de radicación: Número de factura o consecutivo del informe enviado por el contratista
según corresponda.

1 https://www.colombiacompra.gov.co/ciudadanos/preguntas-frecuentes/secop-ii
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DESARROLLO Y/O ACTIVIDADES:

En este documento los contratistas encontrarán las actividades a realizar en el SECOP II,
para cargar y enviar los informes del contratista, facturas y soportes según corresponda,
soportes necesarios para los pagos de honorarios correspondientes.

Para cargar la información del informe siga los pasos descritos a continuación:

1. Ingrese con su Ingrese con su usuario y contraseña al SECOP II siguiendo el siguiente Link, y
desde el Escritorio de la plataforma haga clic en “MIS PROCESOS” y luego clic en “MIS
CONTRATOS”.

https://community.secop.gov.co/STS/Users/Login/Index?SkinName=CCE

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2. SECOP II le muestra de manera horizontal la información general del contrato suscrito con la
Defensoría del Pueblo en estado “FIRMADO”, favor ingresar al “Detalle” del mismo.

3. Al ingresar al Detalle encontrará la información específica del contrato electrónico, que se

compone de 9 formularios.

Para el cargue y envío de los informes de gestión, aportes de seguridad social, facturas y
soportes según aplique, diríjase al formulario “7. EJECUCIÓN DEL CONTRATO”.

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4. Desde el campo “Plan de Pagos” deberá cargar el informe de gestión con los soportes
indicados por el supervisor; para esto favor hacer clic en “CREAR”.

5. En la ventana emergente que habilita la plataforma, favor diligenciar la información de la

siguiente manera:

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Contratistas que NO facturan: Colocar la descripción o consecutivo del

infirme correspondiente de acuerdo al mes o periodo de ejecución, ej.
Informe de gestión 1 (1, 2, 3, etc) según corresponda al pago que está
editando.
Número de
Contratistas que SI facturan: Colocar el número de la factura
la factura
correspondiente.
Nota: Directamente a la Defensoría en físico se entregará el
documento de la factura, y el documento de la factura escaneada con
los demás soportes deben ser cargados en el SECOP II como se muestra
mas adelante.
Contratistas que NO facturan: Colocar la fecha en la cual se realiza la
Fecha de entrega del informe y los soportes.
emisión Contratistas que SI facturan:
Colocar la fecha de la factura correspondiente.
Contratistas que NO facturan:
Dejar en blanco
Fecha de
vencimiento Contratistas que SI facturan:
Colocar la fecha de vencimiento de la factura correspondiente, cuando
aplique.
Contratistas de Régimen Común:
Discriminar el valor del pago del mes sin IVA
Valor neto
Contratistas de Régimen Simplificado:
Colocar el valor del pago del mes
Contratistas de Régimen Común:
Discriminar el valor del pago del mes con IVA
Valor total
Contratistas de Régimen Simplificado:
Colocar el valor del pago del mes
Ingrese la información general de su informe con la siguiente
estructura, de acuerdo con el siguiente ejemplo: Informe de
Notas
gestión 1 (1, 2, 3, etc) correspondiente al periodo de
ejecucución del 10 al 28 de febrero del 2020.
Fecha de
Ingresar la fecha de envío del informe con los soportes a través del
recepción
SECOP II
original
Número de Colocar: Informe de gestión 1 (1, 2, 3, etc) según corresponda al pago
radicación que está editando.

Documentos: Adjunte el informe del contratista en formato pdf, que deberá

diligenciar previamente en el formulario dispuesto por la Entidad para tal fin
(descargable del mapa de procesos de la Defensoría del Pueblo), con los soportes del
pago del mes correspondiente según las indicaciones del supervisor.
Para cargar los archivos realice los siguientes pasos: Clic en “ANEXAR”; en la ventana
emergente clic en “Buscar documento”; elegir el archivo en PDF desde la información de su
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equipo y luego hacer clic en “Abrir”; la plataforma hace un precargado del archivo, favor
hacer clic en “ANEXAR” y esperar a que el progreso esté en verde y con el estado
“Documento Anexo”; finalmente hacer clic en “Cerrar” para que el documento quede
cargado como soporte del plan de pago.

Los documentos generales que deberá cargar en la plataforma son: Informe del
contratista, pago de aportes de seguridad social (salud, pensión y ARL), certificación
juramentada firmada y factura cuando aplique (la misma que se radicó en la
Subdirección Financiera de la Defensoría del Pueblo). Para cada contrato, el
supervisor definirá si de acuerdo con las condiciones del mismo, donde se produzca
información o productos de carácter confindencial o de reserva, se deba o no cargar
dicha información en el SECOP II.

Para cargar cada uno de los archivos mencionados anteriormente, en el plan de pago
deberá realizar los mismos pasos descritos.

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6. Una vez ha diligenciada y verificada la información ingresada en el plan de pago junto con los
documentos requeridos para realizarlo, hacer clic en “CONFIRMAR”, parte inferior derecha
de la venta emergente.

7. Luego de “CONFIRMAR”, la plataforma evidencia la información general del plan de pago

creado y editado previamente de forma horizontal, con estado “PENDIENTE DE REGISTRO”.
Este estado quiere decir que aún el plan de pago/informe no ha sido enviado a la Defensoría.
En caso de tener que editar la información o documentos del plan de pago, dar clic en
“Registro”.

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En caso de estar seguro de la información y documentos cargados en el plan de pago favor

hacer clic en “ENVIAR”.

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Verifique que en el Estado del plan de pago aparezca “Enviado a la Entidad Estatal” para que el
supervisor pueda ingresar a la información y revisar los datos y soportes adjuntos al pago.

El supervisor podrá aprobar o rechazar el informe y los soportes según aplique. En caso de ser
rechazado, la plataforma le permite al contratista corregir el plan de pago ingresando al “DETALLE”
del pago en estado “RECHAZADO” y desde la parte inferior derecha de la ventana emergente
haciendo clic en la opción “EDITAR”. Una vez corregidos los datos indicados por el Supervisor,
deberá nuevamente confirmar la ventana emergente del plan de pago para luego ENVIAR para que el
supervisor pueda verificar las correcciones.

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