ENSAYO: LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

DIANA MARCELA SOTO GÓMEZ

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL

TUTORA: MAGDA GABRIELA VICTORIA SERRANO

 

AÑO 2020
 ARGUMENTACION

El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de la

humanidad ademas representa la conservación de los documentos y consulta de la

información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su consulta ya

que los medios tecnologicos facilitan aun mas su modo de informacion.

 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de

control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres

funciones importantes que son recoger, conservar y servir. En su evolución la

información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte:

medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial de los recursos

de información, en su documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo

histórico de su misión, funciones y actividades. Además su importancia parte del valor

que tiene para: la administración, investigación, comunidad, desarrollo económico,

social, científico y tecnológico, los archivos recopilan, conservan y difunden información

registrada, generada o recibida por una entidad grupo o persona en función de las

actividades que ésta realiza.

Por otro lado, los archivos son creados por personas e instituciones en el desarrollo de

sus tareas, para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con

frecuencia a los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a

cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden

legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas.

Así mismo; los archivos tienen ciertas cualidades, estas tiene que ver propiamente con

las ventajas que este sistema presta a la organización, de manera que su correcta

implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas

sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento

institucional. Son características de los documentos que componen un archivo:

Económicos (ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las

búsquedas de documentación), los simples (Identifica el contenido de la información de

manera sencilla), funcionales (Permiten la operación de archivar y consultar los

documentos de manera eficiente), exactos (La clasificación debe ser precisa en el

momento de archivar para evitar equivocaciones), técnicos (Se registra las situaciones

en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal

técnico de archivo).

En el mismo orden de ideas en los archivos encontramos diferentes tipos de clases y

estas son:

 SEGÚN SU ORGANIZACIÓN: Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo

establecido en cada una de las etapas es decir, archivo de gestión, central o

histórico. En esta categoría encontramos los archivos centralizados, los archivos

descentralizados, los archivos descentralizados con control descentralizado y los

archivos descentralizados con control centralizado.

 SEGÚN SU USO: El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se

determina en cada una de las etapas documentales, sujetándose a los

requerimientos de la organización. Aquí se encuentran los archivos activos, los

archivos semiactivos y los archivos inactivos.

 SEGÚN SU NATURALEZA: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza

el proceso de archivo. En este encontramos los archivos públicos, los archivos

privados con intereses públicos y los archivos privados.

  SEGÚN SU CICLO DE VIDA: El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo

que se le asigne a cada una de sus etapas. En esta clase están los archivos de

gestión, los archivos centrales y los archivos históricos.

Para continuar los archivos también se clasifican de acuerdo al orden territorial que en

ellos se administra, tal y como lo específica el Archivo General de la Nación, en el

artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia. En este punto tenemos la

clasificación de los siguientes archivos: Archivo general de la nación, Archivo general

del departamento, Archivo general del municipio, Archivo general del distrito.

Además, la información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la

actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los

archivos, igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación de

los documentos, valoración y selección, preservación, y acceso y su uso. Sin dejar atrás

el más importante de los documentos de archivo son los que están plasmados como

evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para conservar su preservación.

En conclusión Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las

organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni

futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los

demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y

documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los archivos

para conseguir este conocimiento. Y es que los archivos son necesarios en la

sociedad porque promueven el conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria,

difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de

Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y

científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya a la

transparencia y a la rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización de la

información.

Además los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada

o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta

realiza. Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o

cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o

discos de computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas,

pintura, dibujos, mapas, etc. Sin embargo los archivos constituyen parte esencial de los

recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en

forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.  Su

importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la

investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el

fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de orden

práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es posible

determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes.
 BIBLIOGRAFÍA

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/F
inanzas/51130033/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_1/index.html