COLEGIO LEÓN DE GREIFF Código: FOR.

GDI06

Versión 3
INFORME DE REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN Fecha actualización:

26-10-2018

Fecha Diciembre 13 de 2018

Referencia del 2-2018
informe:
Elaborado por: Dra. Alba Nidian Acosta – Rectora
Lic. Gladys Tutistar – Coordinadora de calidad
Elaborado para: Líderes de procesos y toda la comunidad educativa en general

DESARROLLO DEL INFORME

El siguiente informe describe el resultado de la revisión por la dirección del

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD del periodo referenciado; para el desarrollo
de este informe se tuvo en cuenta la reunión del comité de calidad el día 13 de
diciembre de 2018 con los siguientes puntos:

1 RESPUESTA AL INFORME DE DESEMPEÑO DEL SGC

PRESENTADO POR GESTIÓN DE CALIDAD

a) El estado de las acciones de las revisiones por la dirección

previas:

Se da aceptación al seguimiento realizado en este punto.

b) Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean

pertinentes al sistema de gestión de la calidad:

Se da por enterado y se acepta la eliminación del tercer riesgo denominado riesgos

en la seguridad informática, se presenta propuesta de matriz de riesgos 2019 para
inicios de ese año.

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c) La información sobre el desempeño y la eficacia del sistema de

gestión de la calidad:

1 La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes

interesadas pertinentes

Según lo expresado en este punto, se establece lo siguiente:

Se espera el cambio en el procedimiento de la encuesta.

Se hará un seguimiento a este año en los resultados para corroborar si el cambio

de metodología y técnica utilizada en la encuesta afecto los niveles que se tenían
hasta el año anterior.

Sobre los resultados de la encuesta, se aceptan las propuestas de plan de acción.

Sobre las quejas y reclamos, se da por enterado y se continúa aplicando el

procedimiento.

2 El grado en que se han logrado los objetivos de la calidad

A pesar del 58% del cumplimiento de metas de los objetivos de calidad, que es muy
bajo, se queda a la espera de mejorar los resultados de pruebas Saber con los
planes de acción implementados. Los otros 2 que se originan de la encuesta de
satisfacción, se dejara pendiente del seguimiento este año para corroborar si fue
pro el cambio de metodología o si es otro factor; sobre el quinto indicador, de las
capacitaciones, se espera a que este año con la contratación de la psicóloga patricia
Paez se pueda evaluar lo relacionado con el clima laboral.

3 El desempeño de los procesos y conformidad de los productos y

servicios

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Se lee el cuadro de la conformidad del producto en la gestión académica y se

aceptan sus análisis.

Del desempeño de los procesos, se presentan los cuadros de los planes de acción
y cambios en el último punto de este informe.

4 Las no conformidades y acciones correctivas

Se queda a la espera para finales de febrero para hacer un último análisis de las
acciones en cuento a su eficacia y así poderla cerrar en ese mes.

5 Los resultados de seguimiento y medición

De acuerdo con el cuadro presentado en este punto que describe el resultado de

los métodos aplicados, se da por enterada y se acepta sus análisis.

6 Los resultados de las auditorias

Se da por enterado y aceptado el informe presentado en este punto.

7 El desempeño de los proveedores externos

Se da por enterado y aceptado el informe presentado en este punto sobre la no

toma de acciones por la última encuesta y se espera a los resultados de la prueba
piloto, la fecha límite será para finales de febrero.

d) La adecuación de recursos

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Según informe en este punto, se ratifica que los recursos serán los mismos del año
anterior.

e) La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las

oportunidades

Se da por enterado el informe presentado en este punto y según la propuesta se

acepta que se elimine el tercer riesgo sobre seguridad informática, se espera finales
de febrero para la nueva matriz de riesgos.

f) Las oportunidades de mejora

Se presentan en el punto 2 de este informe.

2 TABLA DE PLANES DE ACCIÓN Y OPORTUNIDADES DE

MEJORA:

A continuación se relacionan los planes de acción correctiva y oportunidades de

mejora que resultaron de esta revisión por la dirección a lo largo de este informe y
los demás informes anexos:

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N° PLANES DE ACCIÓN Origen de la acción Tipo de acción Proceso

1 Digitalizar la información de los observadores de Oportunidad De mejora 1 del Oportunidad Gestión

los estudiantes a fin de facilitar la búsqueda de proceso Gestión académica de mejora administrativa
datos de los estudiantes lo cual podría fortalecer
la agilidad del proceso académico

2 Implementar un procedimiento de atención a Oportunidad De mejora 2 del Oportunidad Gestión

psicología para así mejorar los resultados proceso Gestión académica de mejora académica
académicos y de convivencia a través del
acompañamiento de la psicóloga y profesionales
de apoyo a estudiantes que lo requieran

3 Diseñar proyecto de inclusión para estudiantes Oportunidad De mejora 1 del Oportunidad Gestión
con necesidades educativas especiales proceso Gestión comunitaria de mejora comunitaria
atendiendo el decreto 1421 de 2017 sobre la
atención educativa a la población con
discapacidad, con ello se busca incluir en el
servicio a estudiantes identificados con algún tipo
de discapacidad y así contribuir al mejoramiento
de sus condiciones.

4 Socializar y hacer seguimiento del cronograma del Oportunidad De mejora 2 del Oportunidad Gestión
personero y el consejo estudiantil a través del proceso Gestión comunitaria de mejora comunitaria
proyecto de democracia, esto con el fin de mejorar

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N° PLANES DE ACCIÓN Origen de la acción Tipo de acción Proceso

el impacto y la funcionalidad de los órganos de

participación de la Institución que dio el 69% en la
última encuesta de satisfacción
5 Desarrollar evento para el día del idioma, con una Oportunidad De mejora 1 del Oportunidad Gestión
puesta en escena con todos los empleados para proceso Gestión administrativa de mejora administrativa
aprovechar y así fortalecer el clima laboral

6 Remodelación de los equipos de la sala 1 y Oportunidad De mejora 2 del Oportunidad Gestión

adquisición de videobeam para uso en las aulas y proceso Gestión administrativa de mejora administrativa
dotación de una sala de sistemas adicional

7 Actualizar la página web con un mejor lenguaje de Oportunidad De mejora 3 del Oportunidad Gestión
programación para así mejorar la comunicación y proceso Gestión administrativa de mejora administrativa
el uso de la fanpage

8 Hacer la adaptación de aulas inteligentes con el fin Oportunidad De mejora 4 del Oportunidad Gestión
de ser pioneros en el área tecnológica y lograr proceso Gestión administrativa de mejora administrativa
usar las tics para el favor del desarrollo académico
de los estudiantes.

9 Disponer como mínimo de dos personas Oportunidad De mejora 5 del Oportunidad Gestión
dedicadas a la entrega de turnos y a brindar proceso Gestión administrativa de mejora administrativa
información a los padres de familia de cómo se

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N° PLANES DE ACCIÓN Origen de la acción Tipo de acción Proceso

debe realizar el proceso de matrícula de acuerdo

a cada caso.

10 Implementar el curso de pre icfes con la empresa Acción correctiva 1 del Acción Gestión
Helmer Pardo, para reforzar el proceso que se ha Indicador 2 correctiva académica
venido llevando a cabo para mejorar los niveles y
resultados en las pruebas saber icfes.

11 Presentar propuesta de plan de acción para el Acción correctiva 2 del Acción Gestión
mejoramiento de resultados desde el área de Indicador 2 correctiva académica
sociales, esta debe incluir estrategias
metodológicas, criterios e instrumentos de
evaluación

12 Desarrollar por el área de matemáticas plan de Acción correctiva 1 del Acción Gestión
mejoramiento para los grados de primaria y Indicador 3 correctiva académica
secundaria, enfocado hacia la implementación de
los componentes curriculares en esta área
13 Realizar simulacros en primaria y secundaria por Acción correctiva 2 del Acción Gestión
empresa de Preicfes Helmer Pardo Indicador 3 correctiva académica

14 Continuar con la implementación del PICC en Acción correctiva 3 del Acción Gestión
todas las áreas Indicador 2 y 3 correctiva académica

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N° PLANES DE ACCIÓN Origen de la acción Tipo de acción Proceso

15 Reformular algunas preguntas de la encuesta de Acción correctiva 1 del Acción Gestión

satisfacción para que sean más claras y sean Indicador 2 correctiva comunitaria
contestadas objetivamente por la comunidad
educativa.
16 Desarrollar diferentes actividades programadas Acción correctiva 2 del Acción Gestión
por el comité de convivencia y el área de Indicador 2 correctiva comunitaria
psicología como charlas de orientación dirigida a
estudiantes y padres de familia sobre ley 1620 y
plataformas digitales de la institución y así generar
impacto en los proyectos de convivencia y valores.
17 Desarrollar actividades de mayor impacto desde el Acción correctiva 3 del Acción Gestión
proyecto ambiental y hacer seguimiento en el Indicador 2 correctiva comunitaria
cumplimiento de las mismas.

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3 CAMBIOS AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD:

N CAMBIOS Proceso Propósito y Evaluación de la Acción/responsabilidad

° consecuencias del integridad del SGC
cambio
1 Modificar el procedimiento y GESTIÓN Se pretende mejorar el Innovación en el proceso, Actualizar procedimiento
los formatos de la encuesta de DE procesamiento de permite agilizar el proceso y los formatos de la
satisfacción generado por la CALIDAD datos y la agilidad en el y la efectividad en los encuesta de
implementación de una nueva proceso en la encuesta datos satisfacción/
herramienta tecnológica que de satisfacción Coordinadora de calidad
facilitaría la tabulación y
agilidad del proceso

2 Transcribir la estructura de la GESTIÓN Visibilizar de manera más Se aporta en agilidad al Modificar formatos de
tabla de cambios de procesos DE rápida el cumplimiento de momento de ver la los informes de
que están en los distintos CALIDAD los literales exigidos en el secuencia de los cambios al desempeño del SGC y
informes al de calidad y al numeral 6.3. de la ISO SG de la revisión por la
informe de revisión por la 9001:2015, se pretende
dirección. Modificar el formato dirección alineando la
que se vean en toda la
de cronograma de procesos, tabla de cambios/
secuencia de la revisión
incluyendo campo para los por la dirección, además
Coordinador de calidad
cambios de tener a la mano una
herramienta para

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N CAMBIOS Proceso Propósito y Evaluación de la Acción/responsabilidad

° consecuencias del integridad del SGC
cambio
proponer cambios en al
menos 3 veces al año

3 Modificar la frecuencia del GESTIÓN Mejorar el control al Aporta en facilitar los Modificar procedimiento
GDC, pasar de la planeación ACADÉMIC seguimiento y las espacios para la planeación del desarrollo curricular
semanal a la planeación por A condiciones para hacer de los docentes, y agilizaría para ajustar la
períodos, se modificaría el una planeación más el seguimiento frecuencia en la
procedimiento secuencial y eficaz planeación curricular/
Líder de la gestión
académica

4 Modificar el procedimiento del GESTIÓN Análisis detallado con Brinda mejores pautas y Modificar procedimiento
producto no conforme ACADÉMIC nuevas herramientas orientaciones para atender del producto no
incluyendo nuevas pautas al A para los docentes que estudiantes con dificultades conforme para incluir la
procedimiento aplicado por y así contribuir a tratarlos en
les permita hacer intervención del área de
psicología mejores condiciones
actividades más psicología/ Líder de la
diferenciadas con gestión académica
aquellos estudiantes
que requieren atención
por psicología

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N CAMBIOS Proceso Propósito y Evaluación de la Acción/responsabilidad

° consecuencias del integridad del SGC
cambio
5 Modificar las pautas sobre los GESTIÓN Se pretende dejar claros Permite resolver un tema Crear procedimiento o
cambios de programación y ACADÉMIC los procedimientos e que a veces es crítico en el instructivo que describa
reemplazos de docentes, se A instrumentos a utilizar proceso las actividades para
para un tema que es muy
debe elaborar un instructivo cuando se presenten
recurrente en el colegio y
que describa las actividades cambios de
es la forma de controlar
que aplican para esta labor programación de
las ausencias de
docentes y los
docentes/ Líder de la
reemplazos gestión académica

6 Contratación de la doctora GESTIÓN Realizar Aporta positivamente al Actualizar y ajustar

Carolina Ávila como psicóloga ADMINIST acompañamiento a los objetivo del proceso, se planta de cargos y
educativa de la institución. RATIVA procesos de espera que a partir de la manual de funciones del
enseñanza- contratación de una persona cargo de psicología y
más idónea se podría
aprendizaje de los realizar la inducción/
implementar actividades
estudiantes de la Jefe de recursos
que permitan acercar más a
institución, fortalecer la los padres al proceso de
humanos
ruta de convivencia en formación del colegio
los aspectos de
promoción y
prevención logrando
así mejorar la

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° consecuencias del integridad del SGC
cambio
convivencia en el aula
de clase.

7 Cambios en el manual de GESTIÓN Dar respuesta a la Se origina de un Modificar el documento

convivencia. COMUNITA solicitud de secretaria requerimiento de la SEM por del manual de
RIO de educación municipal lo tanto es una norma que convivencia según
mediante el oficio hay que cumplir requerimiento de la
201841430600009231. SEM/ Líder del proceso
comunitario

8 Implementar un promedio GESTIÓN mejorar la Le aporta al SGC la Modificar formato de la

ponderado para la ADMINIST transparencia de los pertinencia de los resultados MATRIZ
autoevaluación y RATIVA resultados de la de la evaluación de CONSOLIDADA DE
heteroevaluación evaluación de desempeño del talento EVALUACIÓN DE
humano.
desempeños del COMPETENCIAS DEL
talento humano TALENTO HUMANO
ajustando los
porcentajes de la auto y
heteroevaluación/ Líder
del subproceso de
talento humano

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° consecuencias del integridad del SGC
cambio
9 Modificación al formato de GESTIÓN Fortalecer la Le aporta al SGC la Modificar formato de
selección e inscripción de ADMINIST evaluación inicial de los pertinencia de los resultados SELECCIÓN E
proveedores del colegio el cual RATIVA proveedores de la selección de los INSCRIPCIÓN DE
integra un cuadro en la parte proveedores. PROVEEDORES
posterior del documento donde HUMANO ajustando los
se realizará el análisis según criterios para la
los criterios de evaluación y la evaluación inicial de
validación de las evidencias proveedores/ Líder del
para la aprobación del subproceso de compras
proveedor de producto y/o
servicios

1 Crear formulario en la GESTIÓN Consolidar por el Simat Es un requerimiento legal se haría en medio físico
0 plataforma con la información ADMINIST información más para generar un sistema de con formato en el primer
que solicita Simat para que sea RATIVA completa relacionada información más completo periodo en la entrega de
diligenciada por el padre de con los estudiantes y de los estudiantes boletines/ Asistente de
sistemas
familia en reunión de entrega sus familias
de informes del tercer periodo
o cuando este sea citado

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1 Los padres de familia que no GESTIÓN Para que los que no Es una manera de agilizar el Crear la logística para
1 hicieron el proceso de ADMINIST tengan completa la proceso de matrícula atender a los padres de
renovación de cupo y entrega RATIVA información de la especialmente para las familia en la matricula/
de documentos en las fechas matricula no interfieran personas que si cumplen Asistentes administrativas
con los requisitos. encargadas de matricula
establecidas podrán matricular con los padres que
en una fecha extemporánea a hicieron el proceso a
los demás. tiempo.

1 Colocar una nota en el GESTIÓN Mejorar el compromiso Le aporta al compromiso Ajustar el formato de
2 contrato, formato de ADMINIST de los padres con el de los padres con el renovación de cupo e
renovación CAMBIO al RATIVA proceso de matricula proceso de matricula inscripción a estudiantes
proceso u otro documento de nuevos, adicionando
matrícula que lea el padre para una nota que recuerde la
que se informe que la responsabilidad de los
responsabilidad de actualizar padres de familia con el
los datos es de los acudientes. proceso educativo/
Asistente de sistemas

1 Formular e implementar en el GESTIÓN Sensibilizar a los Tratar de fortalecer el Incluir en el manual de

3 manual de convivencia normas COMUNITA estudiantes en el comportamiento de los connivencia normas y
de comportamiento para RI correcto manejo que estudiantes en las rutas deberes de los
estudiantes y acudientes y escolares. estudiantes en las rutas

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para auxiliares de ruta para el deben tener en las de transporte/ Líder del
servicio de transporte. rutas escolares proceso comunitario

1 Incluir la figura de GESTIÓN Se quiere dejar Se evitaría no contratar Modificar manual de

4
convalidaciones para los ADMINIST establecida la personas que pueden ser procedimientos de
cargos que no cumplen en RATIVA posibilidad de aceptar competentes así no talento humano donde
cumplan con la educación
educación según los perfiles, a un aspirante a un se incluya la figura de
esto se haría en el manual de cargo que no cumple convalidaciones/ Líder
procedimientos de talento en educación se del subproceso de
humano compense con talento humano
experiencia y
habilidades

1 Contratación de la psicóloga GESTIÓN Mejorar los procesos Se podría mejorar los Ajustar organigrama y
5 Patricia Paez como Directora ADMINIST de recursos humanos, desempeños de los manual de funciones
de recursos humanos, cargo RATIVA como son la empleados a través de unas incluyendo el cargo de
que no existía en el colegio contratación, el mejores condiciones Directora de recursos
laborales
bienestar laboral, la humanos y hacer
formación y la inducción/ Directora
administración del
talento humano

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1 Incluir una columna en el PMI GESTIÓN Mejorar la trazabilidad Agilizaría el seguimiento de Ajustar en el formato del
6 que diga la evidencia de cada DE a la hora de evaluar los las acciones del PMI y las PMI y de las acciones
plan de acción, lo mismo en el CALIDAD planes de acción del acciones de mejora correctivas y de mejora
formato de acciones SGC incluyendo columna que
correctivas y de mejora, esto describa la evidencia de
mejoraría la evidencia que se cada tarea/
tendría que preparar Coordinadora de calidad

1 Incluir en la matriz de clientes GESTIÓN Consolidar en un Permitiría ver en un mismo Ajustar en el formato de
7
los requisitos la de las partes DE mismo documento los documento los tipos de la matriz de clientes los
CALIDAD requisitos exigidos (clientes,
interesadas requisitos del cliente requisitos de las partes
con el de las partes organización, legales y interesadas/
partes interesadas)
interesadas Coordinadora de calidad

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Rectora

(Firma el original en físico)

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