CODIGO: PD- 07

PROCEDIMIENTO DE VERSION: 01
RECURSOS HUMANOS VIGENCIA: 29/12/2017
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CONTENIDO
1. OBJETIVOS
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. GENERALIDADES
4.1 PROGRAMA DE CAPACITACION
4.2 PROGRAMA DE INDUCCION
4.3 PROGRAMA DE MOTIVACION
4.4 EVALUACIONES MEDICAS OCUPACIONALES
4.5 EVALUACION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
4.6 PARTICIPACION Y CONSULTA

1. OBJETIVOS
Garantizar que el requerimiento del personal necesario para el desarrollo de
las actividades propias de la empresa, se satisfaga integralmente cumpliendo
con todos los requisitos exigidos por la ley laboral colombiana ,el cliente, la
organización, la guía RUC del CCS y de la norma NTC-OHSAS 18001-2007y
el Código ISM.
2. ALCALZE
Cubre todas las actividades de selección y contratación del personal que
requiera la empresa en forma directa o a través de: asistencia técnica,
cooperativa de trabajo asociado o agencia de empleo.
3. DEFINICIONES
INDUCCION: Consiste en la orientación, ubicación y supervisión que se
efectúa a los trabajadores de reciente ingreso, para su correcto desempeño de
sus funciones laborales.
EXAMEN MEDICO OCUPACIONAL: Examen médico ocupacional: Acto
médico mediante el cual se interroga y examina a un trabajador, con el fin de
monitorear la exposición a través de factores de riesgo y determinar la
existencia de consecuencias en la persona por dicha exposición. Incluye
anamnesis, examen físico completo con énfasis en el órgano o sistema blanco,
análisis de pruebas clínicas y para clínicas, tales como: de laboratorio,
imágenes diagnósticas, electrocardiograma, y su correlación entre ellos para
emitir un diagnóstico y las recomendaciones.
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JOSE SANTODOMINGO JOSE SANTODOMINGO JORGE RICARDO DUARTE
Coordinador S&SO Representante de la Gerencia VILLARREAL
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HISTORIA CLINICA OCUPACIONAL: Es el documento que presenta, en

forma breve, todos aquellos datos relevantes relacionados con antecedentes,
eventos, procedimientos de diagnósticos, tratamiento y rehabilitación, en
especial lo relacionado con su exposición a factores de riesgo, antecedentes
de ocurrencia de eventos profesionales, así como de reintegro laboral, que ha
presentado una persona en un determinado tiempo y que ha sido registrados
en la historia clínica ocupacional.
CAPACITACION: Es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo
propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al
proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de
habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los
trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias
cambiantes del entorno.
ENTRENAMIENTO: Adquisición de conocimientos, habilidades, y capacidades
como resultado de la enseñanza de habilidades vocacionales o prácticas y
conocimiento relacionado con aptitudes que encierren cierta utilidad.
-Aprendizaje de habilidades para desarrollar satisfactoriamente un empleo.
SEGURIDAD INDUSTRIAL: Comprende el conjunto de actividades destinadas
a la identificación y al control de las causas de los accidentes de trabajo.
HIGIENE INDUSTRIAL: Comprende el conjunto de actividades destinadas a la
identificación, a la evaluación y al control de los agentes y factores del
ambiente de trabajo que puedan afectar la salud de los trabajadores.

4. GENERALIDADES

4.1 PROGRAMA DE CAPACITACION

El programa de capacitación consiste en una serie de actividades planificadas
y ejecutadas, dirigidas al fortalecimiento de las competencias del personal,
requeridas para el desempeño de sus actividades según su cargo asignado en
la organización, las actividades que conforman este programa se registran en
el PROGRAMA DE CAPACITACION-PG-02.
Las necesidades de capacitaciones o entrenamientos requeridos por el
personal directo, servicio o subcontratista, como competencias requeridas para

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la ejecución de sus actividades, se identificaran a través del PERFIL DEL

CARGO formato FM-22; como mecanismo de control se registran las
capacidades por persona en el formato FM-23 CONTROL DE
CAPACITACIONES,lo que permite controlar la ejecución de las capacidades
por cada trabajador ; se debe mantener los contenidos de los cursos
realizados, copia de los certificados emitidos por la entidad que realiza la
capacitación (si se emiten ),las capacidades o entrenamientos deben ser
evaluados para medir su eficacia, la metodología de la evaluación la
establecerá el funcionario asignado para la actividad según el cronograma de
capacitación, las evaluaciones escritas realizadas se registraran en el formato
FM-25 EVALUACION.
Las capacidades requeridas por la organización podrán ejecutarse de forma
interna o externas; al programar actividades de forma interna se debe de tener
en cuenta que el capacitador cuente con la competencia necesaria para
realizarla, por lo tanto se solicitara al instructor la hoja de vida con el fin de
verificar su cumplimiento, como evidencia de la ejecución de la capacitación se
diligenciara en el formato FM-24 CONTROL DE ASISTENCIA; al programar
actividades de norma externa estas se deberán realizar con entidades
reconocidas tales como; caja de compensación, sena, A.R.P,E.P.S,
universidades o instituciones especializadas y estas podrán desarrollarse de
forma virtual ,presencial o semi-presencial.
Como mecanismo de prevención y soporte a las necesidades de capacitación y
entrenamiento del personal en obra, se implementaran charlas de seguridad,
las cuales se registran en el formato FM-27 CHARLAS DE SEGURIDAD o en
el formato que requiera o establezca el cliente; la frecuencia de la
implementación de las charlas, será determinada según las necesidades de la
empresa o el cliente.
El programa de capacitación debe ser evaluado semestralmente a través de la
implementación del indicador de gestión formato FM-26 INDICADOR DE
CAPACITACIONES, con el fin de verificar el cumplimiento de los objetivos
establecidos.
4.2 PROGRAMA DE INDUCCION
El programa de inducción consiste en una serie de actividades dirigidas a que
todo el personal (fijo, temporal o subcontratista), conozcan en un contexto
general la organización para la cual prestan sus servicios, su estructura
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organizacional, los servicios o productos que ofrece entre otros aspectos; las
actividades de este programa debe cumplir con los siguientes directrices:
 Todo el personal que ingrese a la empresa deber ser sometido al
proceso de inducción, con el fin de facilitar el suministro de la
información que permite lograr la identificación con la organización; de
tal forma que su incorporación cubra todos los aspectos de un adecuado
ajuste a su puesto de trabajo.
 El periodo establecido por la organización para realizar la reinducción al
personal es de 1 año y/o cuando los cambios realizados en la
organización requieran la reinducción dl personal.
 El contenido del programa de inducción se actualizara, cuando se
identifique cambios que afecten a la organización.
 El programa de inducción se realizará parcial o totalmente con una
duración máxima de dos (2) horas.
 En el caso que lo requiera el personal recibirá inducción por parte de
nuestros clientes antes de ingresar a ejecutar trabajos en sus
instalaciones.
 Todas las inducciones realizadas, debe ser evaluadas con el fin de
establecer su eficacia.
El programa de inducción, debe contener como minino la siguiente
información:
 Introducción a la organización (Reseña historia, misión, visión,
valores.)
 Funciones y responsabilidades (perfil del cargo)
 Políticas: Seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, No alcohol,
drogas y fumadores, calidad.
 Reglamento de higiene y seguridad industrial
 Reglamento interno de trabajo
 Funcionamiento del plan de emergencia
 Aspectos ambientales
 Actividades de comité de convivencia
 Actividades el comité paritario
 Uso y conservación de los E.P.P.
 Peligros inherentes al cargo.

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Como evidencia de la inducción o re inducción realizada al personal, se

implementará el formato FM-28 REGISTRO DE INDUCCION O RE Inducciones
este documento se archivara en la hoja de vida de cada empleo.
Todas las inducciones o re inducciones realizadas al personal deberán ser
evaluadas, con el fin de establecer la efectividad de la actividad, estas
evaluaciones se registran en el formato FM-25 EVALUACION.
4.2 PROGRAMA DE MOTIVACION
El programa de motivación consiste en una serie de actividades dirigidas a
fomentar la comunicación, motivación y participación del personal de la
organización; para tal efecto se planificaran actividades orientadas al logro de este
objetivo; como actividad principal se implementara un sistema de recompensa
denominado “EMPLEO DEL MES”; el cual consiste en premiar al empleado que
como resultado de evaluar su comportamiento y desempeño, demuestre su
comportamiento y participación en las actividades programadas; la premiación se
realizara de forma mensual las actividades de este programa se registran en el
PROGRAMA DE MOTIVACION-PG-04.
4.3 EVALUACIONES MEDICAS OCUOPACIONALES
Las evaluaciones medicas ocupacionales (ingreso, periódicos o de retiro), se
realizaran en cumplimiento de lo establecido en la resolución 2346 de 2007 y
teniendo en cuenta los descrito en l formato FM-101 MATRIZ OCUPACIONAL, el
cual describe los exámenes y evaluaciones medicas requeridas según el cargo y
los riesgos identificados. Los resultados de estas evaluaciones médicas y la
historia clínica ocupacional, deben permanecer bajo el control de la entidad o
medico ocupacional que las realizo, garantizando la confidencialidad requerida
para este tipo de información, según lo establecido en la resolución 1918 de 2009;
los costos de la realización de las evaluaciones medicas ocupacionales deben ser
realizadas por un médico graduado, con registro médico y especialista en salud
ocupacional.
EVALUACIONES MEDICAS DE INGRESO
Todo funcionario que sea contratado por la organización ya sea de manera
directa, bolsa de empleo o cooperativa de trabajo asociado, se le deberán
practicar exámenes médicos de ingreso, según la actividad a ejecutar; la empresa
autorizara al funcionario la realización de las evaluaciones médicas a través de
una autorización.
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El médico especialista o proveedor autorizado, comunicara los resultados de las

evaluaciones medicas de ingreso atraves de la emisión de un certificado de aptitud
el cual debe registrar si el empleado es apto o no es apto para realizar las
actividades y las recomendaciones a seguir, de igual forma entregara un informe
en el cual se registran los resultados generales ( si es el caso) de los empleados a
los cuales se les practicaron evaluaciones.
La organización teniendo en cuenta los resultados de las evaluaciones medicas
practicadas, comunicara a cada empleado los resultados y recomendaciones
realizados por el profesional de la salud; tales resultados se entregaran en sobre
cerrado a cada empleado o podrán ser entregados directamente por el médico, en
cualquiera de los casos, se debe garantizar la confidencialidad de los resultaos; se
realizara el seguimiento a cada empleado de forma trimestral, con el fin de
verificar si se están teniendo en cuenta las recomendaciones o los resultados de
las acciones medicas practicadas.
EVALUACIONES MEDICAS PERIODICAS
Esta evaluaciones le serán practicadas al personal de forma anual o según lo
establecido en la MATRIZ OCUPACIONAL FM-101 y teniendo en cuenta las
actividades ejecutadas por cada funcionario, al personal le será entregada una
autorización para la realización de los exámenes médicos y el profesional de la
salud enviara los resultados a través de un informe en el cual se registran las
recomendaciones para cada caso.
EVALUACIONES MEDICAS CAMBIO DE OCUPACION
La organización realizara evaluaciones medicas por cambio de ocupacional
aquellos funcionarios que le sean modificadas sus cargos o funciones, tareas o
ambiente de trabajo y esto genere exposiciones nuevos factores de riesgo, de
igual manera le será entregada una autorización para la realización de los
exámenes y el profesional de la salud suministra un certificado de aptitud que
garantice las condiciones de salud del funcionario para la ejecución de sus nuevas
actividades.
EVALUACIONS POST INCAPACIDAD
La organización siguiendo las recomendaciones de la ARP,realizara a través de
proveedor de servicio, medico familiar EPS o personal médico de la ARP
exámenes médicos de post incapacidad, aquellos funcionarios que hayan sufrido
algún tipo de accidente, con el fin de establecer las condiciones físicas en las
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cuales se encuentra el funcionario y determinar, si puede realizar las actividades

requeridas por el cargo desempeñado o si quiere una reubicación temporal o
permanente; como resultado de esta evaluación se emitirá un certificado de
aptitud en el cual se registran las recomendaciones a seguir.
EVALUACIONES MEDIDAS DE RETIRO
Esta evaluación le serán practicadas al personal que culmine su vinculación
laboral con la organización, según lo establecido en la MATRIZ OCUPACIONAL
FM-11 y teniendo en cuenta las actividades ejecutadas por el funcionario; para la
realización de los exámenes médicos, le serán entregada una autorización y el
profesional de la salud enviara los resultados a través de un informe en el cual se
registran los resultados.
4.4 EVALUACION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Las evaluaciones de desempeño requeridas en la organización, se realizaran
anualmente, su fin es establecer el grado de cumplimiento de las
responsabilidades y funciones técnicas, establecidas por la organización para
cada cargo; tales evaluaciones serán aplicada a todos los empleados que cumplan
con funciones y responsabilidades que afecten actividades administrativas,
servicios o proyectos. El coordinador administrativo es el responsable de coordinar
la ejecución de las evaluaciones de desempeño.
La evaluación de las funciones y responsabilidades del personal subcontratista, se
realizaran y registrara a través de la evaluación periódica que se realiza como
proveedor o subcontratista; esta actividad se ejecuta de esta manera teniendo en
cuenta que el subcontratista varia en tiempo y calidad, durante la prestación de
sus servicios lo que imposibilita a la organización a evaluar a cada uno de sus
empleados.
Los criterios aplicados a cada evaluación de desempeño están registrados en el
PERFIL DE CARGO FM-22, el cual contiene la descripción de las competencias,
responsabilidades y funciones de cada cargo en la organización.
Las evaluaciones de desempeño se realizaran de la siguiente manera; cada
responsable del proceso evaluara a su personal subalterno; el gerente financiero
evaluara a los responsables del proceso; el gerente evaluara al gerente financiero
y al gerente general lo evaluara el gerente financiero.

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La evaluación de desempeño se registrará en el formato FM-18 EVALUACION DE

DESEMPEÑO, el cual contiene la escala de evaluación y los parámetros de
resultados; como resultados de la evaluación se establecen fortalezas, factores de
mejoramiento y necesidades de capacitación o entrenamiento, los cuales son
fuente para el programa de capacitaciones establecido por la empresa.
Se realiza un análisis de los datos a los resultados obtenidos a través de la
implementación del indicador de gestión establecido; si los resultados de las
evaluaciones cumplen con los parámetros establecidos, se implementaran
acciones, las cuales estarán encaminadas a que el funcionario aumente el grado
de cumplimiento de sus responsabilidades y funciones.
4.5 PARTICIPACION Y CONSULTA
La organización estableció como mecanismo que permiten al personal su
participación en la ejecución de las actividades y el acceso a realizar las consultas
que deseen realizar.
 Charlas de seguridad.
 Identificación de actos y condiciones legales.
 Inspecciones preoperaciones.
 Investigación de incidentes y accidentes (laborales y ambientales)
 Diligenciamiento de los ATS, PTS,etc.
 Validación de los registros ocupacionales (matriz de peligros)
 Validación de los aspectos e impactos ambientales (matriz ambiental)
 Comité paritario
 Actividades de capacitación
 Cartelera informativa
 Reuniones gerenciales
 Revisiones gerenciales
 Programa de motivación

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