1. El acta.

1.1. El acta y sus elementos.

2. El informe.
2.1. Estructura.
2.2. Recomendaciones
3. El plan de trabajo, propuesta o anteproyecto.
3.1. Etapas del proceso.
4. El diagrama de Gantt.
4.1. Cronograma de actividades.

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1. El acta Según la Real Academia Española: Acta: es la relación escrita de lo sucedido, tratado o
acordado en una junta. También certificación, testimonio, asiento o constancia oficial

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de un hecho. (Del lat. acta, pl. de actum, • Objetivo
acto). Recoge el motivo de la reunión. Se enumeran los temas motivo de la reunión,
identificándolos con números arábigos.
1.1 Sus elementos son:
Tabla 1: Encabezado del acta
• Razón social En el margen superior o
área del encabezado de las páginas, va la Fecha:
razón social, denominación del Tema o nombre del comité:
documento y número correspondiente. Hora de inicio:
Después del título, a tres interlíneas y
Hora finalización:
centrada, se ubica la palabra ACTA en
Lugar de la reunión:
mayúscula fija, seguida del número
consecutivo que le corresponda. Es decir, Objetivo de la reunión:
el ACTA 1 corresponde a la primera Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).
reunión realizada. Se suprime el signo de
número. • Asistentes
Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que
• Fecha
desempeñe cada uno en la reunión se separa por una línea de salto (tecla Enter) y se
Ciudad y fecha completa en que se efectuó
sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en
la reunión. • Título de la junta o comité
orden alfabético por apellidos.
Ejemplo: Consejo Académico, Comité de
Evaluación y Seguimiento. • Hora En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a
Se anotan la hora de inicio y la de diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.
finalización de la reunión. • Lugar de la
reunión • Desarrollo
Se especifica la ubicación donde se Se escribe la palabra DESARROLLO en mayúscula fija, contra el margen izquierdo. El
desarrolla la reunión: Ejemplo; sala de desarrollo anota los asuntos que se trataron, según los objetivos planteados para la
juntas de gerencia, reunión, con sus respectivas conclusiones.
El primer tema es, generalmente, verificación del quórum. En el tema: “lectura, discusión y aprobación del acta anterior”, se indica
si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presenten.

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• Plan de acción
Si en la reunión se definen actividades para ejecutar se deben relacionar, indicando el nombre del responsable y la fecha límite para
entregar la actividad.
En tal caso, que de la actividad a ejecutar se deba generar un documento, se debe relacionar el nombre mismo.

Tabla 2: Plan de acción.

PLAN DE ACCIÓN

Actividades Responsable Fecha Limite Documento

Cotizaciones Pedro Pérez Dd/mm/aa
Informes con
las diferentes
cotizaciones

Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

• Próxima reunión
Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra “próxima reunión” con mayúscula fija y seguida de punto. A continuación se
anotan la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.

Tabla 3: Planificación de próxima reunión

Próxima Reunión Fecha:
Lugar:
Hora:
Nota: Tomado del Sistema Nacional de Bibliotecas SENA (2017).
• Firma, nombre y cargo El nombre anota debajo con mayúscula inicial y sin Los firmantes del acta son, generalmente,
completo de los firmantes responsables se centrar. todos los participantes a la reunión o
escribe con mayúscula fija. El cargo se comité.

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• Nota
Los datos anteriores, resaltados con
negrita, se escriben todos en el acta con
mayúscula fija, seguida de dos puntos. Por
estética, se recomienda que formen
columnas debidamente alineadas.
- Hay frases que pueden ir como
frase alusiva o resaltada
- El acta es muy importante a la hora
de constatar algo dicho
- El acta deja claro y por escrito todo
lo sucedido
Toda acta expresa lo tratado en una
reunión sin describir detalles
intrascendentes. Los párrafos deben ser
concisos, claros y que hagan énfasis en las
determinaciones tomadas. Sin embargo,
por solicitud expresa se anotan las
discrepancias.
- Se indica el nombre de la persona
que presenta una moción, pero no
es necesario anotar a quienes se -
adhieren a ella.
- Cuando sea necesario mencionar la
intervención de uno de los
asistentes, se hace con nombre
propio. - Cuando haya lugar a
votaciones, se indica el número de
votos emitidos en favor, en contra
y en blanco. En caso de
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nombramientos se registran los
resultados y los nombres propios. -
En el caso de acta registrada, se
escribe el nombre de la persona
que de acuerdo con los estatutos
debe presidir la reunión, así como
la persona que opera como
secretario de la misma. - En el caso
de acta no registrada, es preciso
que quede constancia del nombre
de quien preside la sesión y de
quien actúa como secretario. - En
actas registradas y en las que por
seguridad se considere
conveniente, el presidente coloca
su rúbrica en la parte inferior
izquierda de cada hoja. - Junto con
el acta se recomienda elaborar un
resumen de compromisos en el
cual se consignen acciones,
responsables de las mismas y
fechas límite de cumplimiento.
Cuando en una reunión se
presentan documentos que
sustentan una información, éstos
se detallan en el desarrollo y se
adjuntan al acta. La alineación va a
dos interlíneas de los firmantes,
contra el margen izquierdo se
escribe la palabra anexo, o anexos,
seguida de dos puntos (:) y con
mayúscula inicial. Se aclara el
número de hojas.
- Cuando el acta es extensa y se
hace necesario utilizar hojas
complementarias, éstas deben ir
identificadas en la parte superior
con el nombre del comité, el
número del acta y el número de
orden de la hoja.
2. El informe
Es un texto escrito en prosa científica,
técnica o comercial con el objetivo de
comunicar información dirigida,
generalmente a personas o entidades
capacitadas para tomar decisiones. Es un
documento que describe el avance o los
resultados de investigaciones científicas o
técnicas, así como el resultado de un
problema científico o técnico. Es un texto
elaborado para informar, sobre hechos o
actividades concretas, a un determinado
lector o lectores. Generalmente contiene
tablas, cuadros, gráficos y otros elementos
que sirven para la organización,
clasificación y presentación de los datos.
Es la respuesta a un requerimiento de un
ejecutivo de nivel jerárquico superior.
Como tal, el informe da cuenta de la
2
situación de un proyecto de investigación
o de un proceso cualquiera en el cual está
comprometida la empresa dentro de una
fecha determinada, la periodicidad y el
contenido técnico son característicos de
un informe.
Las directivas de una empresa no toman
una decisión de importancia si antes no
han sido informadas técnicamente de las
hipótesis probables, las alternativas
disponibles y las recomendaciones del
cuerpo técnico a cuyo cargo está el
proyecto.
Las siguientes son algunas
recomendaciones para la elaboración de
un informe técnico:
- Proceso de pre-escritura. - Análisis
cuidadoso del asunto o problema. -
Obtención de los datos requeridos.
- Ordenamiento de los datos y
referencias bibliográficas que ilustren o
refuercen las ideas. - Bosquejo del
informe. (Blogspot, 2017)
2.1 Estructura del informe Son las partes
que componen el informe propiamente
dicho. A diferencia del informe de
investigación para un contexto académico,
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el informe técnico se caracteriza por la
concisión del texto. No quiere ello decir
que carezca de los elementos básicos de la
investigación científica, sino que su
objetivo es dar cuenta de los resultados y
no del proceso detallado que condujo a
ellos.
Los elementos estructurales de este
informe son:
- Razón social: en el margen superior
o área del encabezado de las páginas va la
razón social
- Portada: contiene el título del
informe. Nombre del autor o autores,
ciudad y fecha. - Índice: Es igual al que se
usa en un libro.
- Programa de actividades:
cronograma propuesto inicialmente -
Resumen: constituye la síntesis del trabajo
o proyecto. Comparar con el cronograma.
- Introducción: incluye los antecedentes
del problema, los objetivos, la justificación
y el contexto general, esto es, cómo y
dónde se realizó la investigación o se
desarrolló el proyecto. - Método: es una
explicación de
las técnicas que se usaron para la
realización del trabajo.
- Resultados: resumen los datos
recolectados y el tratamiento que se les
dio.
- Análisis: exposición de los hechos,
circunstancias y detalles que constituyen
la verdadera razón de ser del trabajo.
- Recursos: recursos financieros,
desembolsos, adiciones presupuestales -
Conclusiones: recomendaciones e
implicaciones.
En esta parte se derivan conclusiones, se
hacen recomendaciones, bien sea para la
toma de decisiones operativas o para
nuevas investigaciones y se analizan las
implicaciones de la investigación. -
Bibliografía: sustento teórico en libros,
documentos, revistas especializadas u otro
tipo de publicación.
- Apéndices: tablas o gráficos que
amplían la información, glosario de
términos y otros elementos que aclaran o
refuerzan el contenido del informe.
Los informes deben ser redactados en
forma impersonal; es decir, en tercera
persona. Los pronombres yo y nosotros,
no tienen cabida en la redacción de un
informe. (Blogspot, 2017).
• Clases de informe La clasificación de
informes viene dada por extensión,
2
contenido y estructura, su importancia posición inédita de los hechos, la ventaja sentimientos, etc. 5. Presente toda
radica en su múltiple aplicación para es que los destinatarios de la información la información necesaria.
investigaciones, tesis de grado y trabajos pueden aprovechar plenamente los 6. Cite las fuentes de información
ejecutivos en diferentes ambientes; para conocimientos, experiencia y criterio de consultadas.
este caso específico, se describirán según los expertos, autores del informe. Es en 7. Enfatice en el aspecto cuantitativo
su estructura: expositivo, interpretativo y aquellos que utilizando abundantes datos y no en el cualitativo.
demostrativo, se cambia el orden. y documentación de apoyo, se tratan de 8. Preséntelos en forma organizada y
demostrar o probar determinados hechos, jerarquizada.
- Informe Expositivo Debe intentar dejar situaciones, fenómenos, eficiencia o 9. Utilice al escribir la tercera persona
una idea clara y concisa de los resultados ineficiencia de procesos. o la forma impersonal (se encontró, se
obtenidos, así como de la imagen y la realizó, etc.). Los pronombres yo y
capacidad de la empresa. Es aquel que - Informe Demostrativo Es aquel en el cual nosotros no tienen cabida en la redacción
narra un hecho o una secuencia de hechos se presenta una tesis planteada por el de un informe.
sin análisis ni interpretaciones del autor y autor del informe, la descripción de todos
por consiguiente, sin conclusiones ni los pasos que se han seguido para su 3. El Plan de Trabajo, Propuesta y/o
recomendaciones. Este tipo de informe demostración y las conclusiones Anteproyecto
debe incluir antecedentes para que obtenidas. Tiene un contenido amplio y
ayuden a comprender el hecho o hechos detallado y se usa en casos y plazos ya Las etapas del proceso de investigación
narrados. Estos informes tampoco establecidos por la empresa o institución. pueden ser: planeación, organización,
contienen conclusiones. Su ventaja es que ejecución o desarrollo del proyecto y
los destinatarios de la información tienen 2.2 Recomendaciones elaboración del documento final. Las fases
absoluta libertad para tomar decisiones, de un proyecto de formación o proyecto
sin peligro de que influya en ellos la 1. Exponga en forma concreta y productivo de etapa práctica pueden ser:
opinión del funcionario informante. precisa sus conclusiones y planeación, análisis, desarrollo y
recomendaciones. evaluación.
- Informe Interpretativo 2. Tenga en cuenta las normas del
Este informe no contiene solamente ICONTEC para su presentación Cualquiera que sea el tipo de proyecto en
narración de unos hechos, sino que formal. el área de multimedia debe contar con la
interpreta y analiza esas situaciones para 3. Use párrafos cortos. aplicación de alguna metodología de pasos
obtener conclusiones y dar 4. Elimine toda subjetividad; o etapas en las que se formalice el trabajo
recomendaciones. Intenta retomar la opiniones, afectividad, realizado mediante un documento.

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Por tal motivo, en la fase de planeación se • Objetivos, general y específicos. • Método o estructura de la unidad de
pueden generar documentos como la • Marco referencial (teórico, histórico, análisis, criterios de validez y
propuesta, el anteproyecto y el proyecto y conceptual, estado actual, científico y confiabilidad.
al término un trabajo escrito denominado tecnológico, entre otros). • Esquema temático (capítulos
documento o tesis final. • Diseño metodológico preliminar. provisionales del informe de
3.1. Etapas del proceso. • Nombres de las personas que participan investigación).
en el proceso. • Personas que participan en el proyecto.
- La Propuesta • Recursos disponibles (materiales, • Recursos disponibles (materiales,
Documento que expresa o consigna la idea institucionales y financieros). institucionales y financieros).
inicial de un trabajo de investigación o • Cronograma. • Cronograma.
proyecto. Puede constar de: • Bibliografía. • Bibliografía.
• Tema. • Posibilidades de publicación.
• Título provisional. - El Proyecto
• Breve descripción general del problema. Documento que presenta los presupuestos - El Documento Final El documento final
• Justificación inicial o preliminar. teóricos, metodológicos y financieros para pone en común, los resultados del proceso
• Objetivo provisional. la ejecución de la investigación o proyecto. de investigación para su discusión y
• Clase de investigación (modelo teórico) Puede constar de: aplicación.
o trabajo propuesto. • Titulo.
• Posibles colaboradores en la • Definición del problema (antecedentes Requisitos para la presentación del
investigación o en el proyecto. del problema, formulación, descripción). documento final:
• Recursos disponibles (materiales, • Justificación. • Todo documento debe elaborarse
institucionales y financieros). • Objetivos, general y específicos. en hojas tamaño carta o A4 por una sola
• Bibliografía. • Marco referencial (teórico, histórico, cara.
conceptual, estado actual, científico y • Se deben conservar los siguientes
- El Anteproyecto Informe que contiene la tecnológico, entre otros). márgenes: superior 3 cm, izquierdo 4 cm,
estructura formal de la propuesta para el • Diseño Metodológico. Definición de derecho 2 cm e Inferior 3 cm.
inicio de una investigación o proyecto. hipótesis, variables e indicadores, • Se debe utilizar el tipo de letra
Puede constar de: universo, población, muestra e arial, tamaño 12.
• Título. instrumentos, y estudio piloto, si la • La separación entre las líneas de un
• Formulación del problema. investigación lo requiere. párrafo debe hacerse a una interlinea
• Justificación. (Distancia vertical entre dos renglones).

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• La separación entre párrafos y
entre el título y el texto se hará doblando
la separación de líneas; es decir, con doble
interlinea.
• Los dos puntos se escriben
inmediatamente después de la palabra,
seguidos de un espacio y el texto con
minúsculas.
• Se debe redactar en forma
impersonal.• Para resaltar, puede usarse
letra cursiva o negrilla. Los términos de
otras lenguas que aparezcan dentro del
texto se escriben con negrilla.
• El título de cada capítulo comienza • Después de punto seguido se deja
en una hoja independiente a 4 cm del un espacio; y de punto aparte dos
borde superior. interlineas.
Para la presentación del cronograma se utilizan generalmente diagramas, los cuales
permiten visualizar el tiempo de cada actividad sobre todo en aquellos casos en que
hay varias actividades en un mismo tiempo. Si se están ejecutando proyectos sencillos,
el diagrama de uso más común es el de Gantt o diagrama de barra, para proyectos de
mayor complejidad se recomienda utilizar diagramas de flechas o de redes como el
PERT o CPM.

4. El Diagrama de Gantt o
Cronograma de Actividades
El cronograma de actividades hace parte
de la estrategia operativa del proyecto de
investigación. Es la descripción de las
actividades en relación con el tiempo en
el cual se van a desarrollar, para esto,
primero hay que determinar con
precisión cuáles son esas actividades y a
partir de los aspectos técnicos
presentados en el proyecto. De acuerdo
con los recursos, el tiempo total y el
equipo humano con que se cuenta, se
calcula para cada uno de ellos el tiempo
Figura 1: Diagrama de Planificación de Gantt
en el cual abran de ser desarrolladas.
Fuente: Wikipedia, (2006)

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El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt es
una popular herramienta gráfica cuyo
objetivo es mostrar el tiempo de
dedicación previsto para diferentes tareas
o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el
diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posición de
cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e
interdependencias. (Wikipedia, 2006).
Tabla 4: Formato de acta

Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

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Acta: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta, comité o reunión.
Informe: Descripción oral o escrita de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Conjunto de datos o instrucciones
sobre algo o alguien. Cronograma: Calendario de trabajo.
Cliente: persona que utiliza con asiduidad los servicios de un profesional o empresa. Persona que habitualmente compra en un
establecimiento o requiere sus servicios.
Usuario: que habitualmente utiliza algo. Dicho de una persona que tiene derecho de usar una cosa ajena con cierta limitación.

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Magal, T., Tortajada, I., Morillas, S., (2008). Preproducción Multimedia, Comunicación Audiovisual. Mexico, DF: Alfaomega-UPV.

Castro M., Colmenar A., Losada, P., Arroba, J. (2003). Diseño y Desarrollo Multimedia: Sistemas, Imagen, Sonido y Video. Mexico, DF:
Alfaomega – Rama.

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SENA. (2017). Figura 1: Mapa conceptual. Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

Wikipedia. (2006). Figura 2: Diagrama de Planificación de Gantt. Recuperado de: https://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci

%C3%B3n_de_empresas

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Referencia de tablas y figuras:
SENA. (2017). Tabla 1. Encabezado del acta. Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

SENA. (2017). Tabla 2: Plan de acción. Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

SENA. (2017). Tabla 3: Planificación de próxima reunión. Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

SENA. (2017). Tabla 4: Formato de acta. Biblioteca Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.

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