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Estimados Señores:
Los suscritos
Felipe González González, con C.C. No. 80 873 438, autor del trabajo de grado titulado
“PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE
MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA DE COSMETICOS” presentado y
aprobado en el año 2009 como requisito para optar al título de Ingeniero Industrial; autorizo a la
Biblioteca General de la Universidad Javeriana para que con fines académicos, muestre al mundo
la producción intelectual de la Universidad Javeriana, a través de la visibilidad de su contenido de
la siguiente manera:
Los usuarios puedan consultar el contenido de este trabajo de grado en Biblos, en los sitios
web que administra la Universidad, en Bases de Datos, en otros Catálogos y en otros sitios
web, Redes y Sistemas de Información nacionales e internacionales “Open Access” y en las
redes de información del país y del exterior, con las cuales tenga convenio la Universidad
Javeriana.
___________________________________________________
NOTA IMPORTANTE: El autor y o autores certifican que conocen las derivadas jurídicas que se
generan en aplicación de los principios del derecho de autor.
_______________________________________________________________________________
AUTOR O AUTORES
Apellidos Completos Nombres Completos
FACULTAD: INGENIERÍA
PROGRAMA: Carrera ___ Licenciatura ___ Especialización ____ Maestría ____ Doctorado ____
- Ilustraciones x
- Mapas
- Retratos
- Tablas, gráficos y diagramas x
- Planos
- Láminas
- Fotografías x
PREMIO O DISTINCIÓN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mención especial):
_______________________________________________________________________________
ESPAÑOL INGLÉS
_____No aplica ______________________ _______________________________________
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RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL E INGLÉS: (Máximo 250 palabras - 1530
caracteres):
This thesis presents a proposal for reducing inventory inaccuracy in a cosmetic company. There is
a complete analysis of the factors that have a significant impact on the differences of inventory
quantities. Also it analyses the inventory accuracy measurement, taking into account different
equations and diverse procedures to show de state of the accuracy. The results obtained show that
there can be a significant cost reduction by implementing the different changes suggested. During
de project, there are diverse industrial engineering tools that are used.
PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE
INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA
DE COSMETICOS
DIRECTOR
LOPE HUGO BARRERO SOLANO
INGENIERO INDUSTRIAL
2
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................... 6
3. OBJETIVOS ................................................................................................ 11
4. METODOLOGÍA.......................................................................................... 12
6. RESULTADOS ............................................................................................ 27
6.2.2 Clasificación ABC como herramienta para definir cronograma de conteos .................... 37
3
6.2.3 Evaluación de medición de exactitud en inventario ........................................................ 39
9. REFERENCIAS ........................................................................................... 78
4
11.8 DIAGRAMA DE RECORRIDO – DEVOLUCIÓN DE MATERIALES A BODEGA ............................. 91
5
1. INTRODUCCIÓN
Dicho indicador puede parecer sencillo de controlar; sin embargo a medida que
aumenta el volumen y variedad de materiales almacenados en una bodega, la
complejidad en su administración crece de manera exponencial (5). El flujo continuo
de materiales ya sea por recibo, despachos, rechazos, devoluciones u otros
procedimientos aumenta el riesgo de presentar diferencia en el inventario. Todos los
movimientos físicos y lógicos deben ser coordinados para lograr tener un registro
confiable de las cantidades.
6
prefiere esperar a que su pedido sea cubierto, lo cual puede implicar descuentos por
entrega tardía, costos adicionales por administración, manejo de materiales y
transporte. Por otro lado el cliente puede preferir recurrir a la competencia, por lo
tanto la contribución de la venta se pierde; sea cual sea el caso, existe una mala
imagen hacia el cliente, afectando las ventas en el largo plazo (2). Existen otros
problemas que surgen por baja exactitud en inventarios; por ejemplo la cantidad
registrada puede ser inferior a la que se tiene físicamente, lo cual puede resultar en
compras adicionales de material que realmente no se necesita. En general los
costos derivados por una baja exactitud en el inventario se consideran costos de
oportunidad los cuales son complicados de estimar.
7
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1
Palomino, L (2008, 23 Junio), entrevistado por González, F., Bogotá.
8
En la empresa, las razones por las que se presenta diferencia en inventario son
muchas y muy diversas. Por ejemplo, el proveedor puede enviar cantidades erradas,
las personas encargadas de alistar los materiales para las órdenes de producción
pueden contar incorrectamente; también los errores de exactitud pueden ocurrir
cuando los rechazos de los materiales durante la producción no se reportan o
cuando las devoluciones de material se identifican con un código erróneo. Las
causas son varias, sin embargo es razonable pensar que existe un motivo o algunos
motivos principales detrás de estos problemas que generan tanta diferencia en el
inventario de dichos materiales.
Se han hecho varios intentos por eliminar las diferencias presentadas; por ejemplo,
el personal encargado de alistar el material para órdenes de producción se ha
separado en grupos según el artículo que se maneja, pensando en familiarizar al
personal con un único tipo de materiales y reduciendo el número de responsables
directos. También se han hecho auditorías de los procesos y proveedores; inclusive
se han definido diferentes métodos para calcular el indicador. Todas estas acciones
pueden entregar resultados favorables; sin embargo, el problema ha persistido y hay
incertidumbre sobre la efectividad de los resultados de los últimos cambios
realizados al proceso de administración de inventarios en la empresa.
“Es imposible que el indicador muestre niveles de 98% o 99%, si fuera cierto, no
tendríamos tantos paros en producción por falta de materiales”
9
“Ese indicador realmente debe estar cerca al 80%, eso según los problemas que
encuentro diariamente en el almacén”
“Me gustaría que en este trabajo de grado, usted (Felipe González) nos ayudará a
definir una forma adecuada para medir la exactitud en inventario”
Esto deja en evidencia que la medición de la exactitud esta errada y por lo tanto es
preciso considerar estas observaciones en la realización del presente trabajo.
¿Cómo eliminar los problemas que se presentan por una baja exactitud en el
inventario? Por medio de un estudio sistemático y profundo de todos los factores
que influyen en la inexactitud de los inventarios en la empresa, este estudio
pretende aportar significativamente para evitar dicha situación. Además, basado en
los hallazgos, se realizará una evaluación de posibles alternativas de solución para
los problemas encontrados, estableciendo así una propuesta de mejoramiento
teniendo en cuenta todas las características de la empresa.
10
3. OBJETIVOS
11
4. METODOLOGÍA
4 5
2 Seleccionar alternativa
Seleccionar alternativa Realizar análisis
de solución para
de solución para costo-beneficio
reducción de diferencias
medición de exactitud
en inventario
3 Identificar el aporte de
cada factor a la
diferencia en
inventario
12
A continuación se explica cada una de las actividades que se realizaron en las fases
presentadas
13
3 Explorar y describir procesos que afectan inventario
14
en unidades neta, exactitud en dólares neta, exactitud en unidades
absoluta, exactitud de conteos y exactitud de códigos variando
tolerancias. De esta forma se identificó la información que aporta cada
indicador acerca de la exactitud en inventario.
5.1 Para 2452 materiales que tuvieron ajustes positivos y ajustes negativos,
se calculó la cantidad neta por código y se realizó un histograma según
el resultado.
5.2 Se identificó el tiempo que para corregir una cantidad mal ajustada. Para
esto se tomaron las fechas de cada uno de los ajustes y se calculó el
tiempo transcurrido.
5.3 Se tomaron los materiales que presentaban mayor cantidad de
diferencias y se identificaron los proveedores respectivos. El 40% de
estos materiales correspondía a 17 proveedores. De estos proveedores
se tomo la información de verificaciones en cantidad entre Enero de
2007 y Noviembre de 2008.
5.3.1 Se calculó la cantidad entregada real contra la cantidad
reportada de cada proveedor.
5.3.2 Se calculó el porcentaje de entregas con cantidades faltantes
y el porcentaje de entregas con cantidades sobrantes. De esta
forma se identificaron proveedores críticos.
5.4 Se tomaron todos los movimientos físicos de los materiales entre
Septiembre de 2008 y Febrero de 2009 y se identificaron los tipos de
movimientos físicos de mayor relevancia dentro del almacén de
materiales. Para esto se utilizó un diagrama de Pareto.
5.5 Se analizó el proceso de alistamiento y fraccionamiento de 1300
aplicadores cuando estaban ubicadas en el primer nivel y cuando
estaban ubicadas en niveles superiores.
15
regresar cantidad a ubicación. De esta forma se estimó el costo total
para alistar el material según el nivel de ubicación
5.7 Se analizó el proceso de descartonado de frasco de vidrio. Se solicitó a
los funcionaros de descartonado el diligenciamiento del formato del
Anexo 11.1 con el fin de identificar la cantidad de rechazos de frasco por
orden de producción.
5.8 En cuanto al proceso de devoluciones se identificaron 5 materiales luego
de ser devueltos por sistema y se calculó el tiempo transcurrido para ser
regresados al almacén.
5.9 Junto con los abastecedores de materiales a línea de producción, se
elaboró un listado de los inconvenientes presentados durante el proceso
de devolución.
5.10 Un estudio de tiempos se realizó sobre la conciliación de órdenes de
producción, definiendo así el tiempo transcurrido para realizar los
cálculos correspondientes.
5.11 Por medio de una muestra aleatoria de 230 conciliaciones de órdenes
de producción, se compararon las cantidades entre devolución física y
devolución teórica para cada componente y se identificó la cantidad de
ajustes positivos y ajustes negativos.
5.12 Se realizó conteo de 89 entregas de devolución por parte del personal
de líneas de producción y se calculó la exactitud de conteos, la exactitud
en unidades neta y la exactitud en unidades absoluta.
5.13 Se realizó un estudio de un componente de alta rotación en 4 órdenes
de producción consecutivas y se calcularon las diferencias en devolución
física y devolución teórica.
16
7 Seleccionar alternativa de solución para medición de exactitud
8.1 Utilizando los diagramas operaciones, flujo y recorrido para cada proceso
del almacén, se realizó una lista de alternativas de solución a los
problemas identificados.
8.2 Se establecieron los criterios de selección en conjunto con la jefatura del
almacén, utilizando esta información se elaboró una matriz de
priorización para seleccionar las alternativas más apropiadas de
solución.
9.1 Para las órdenes que se fabricaron entre Febrero y Marzo de 2009, se
tomaron las órdenes que se detuvieron por motivos de inexactitud en
inventario, se calculó el tiempo transcurrido y según la tarifa de la línea
de producción correspondiente se calculó el costo del paro presentado.
9.2 Entre Noviembre 10 y Diciembre 10 de 2008 se identificaron los
materiales obsoletos enviados a destrucción. El costo estimado para
cada tipo de material se identificó por medio de SAP para definir el
monto llevado a destrucción durante el mes de estudio.
17
9.3 Se identificaron y se calcularon los costos de llevar a cabo el proceso de
conteos cíclicos.
9.4 Según las propuestas definidas, se identificó la inversión requerida, los
costos se establecieron por medio de información suministrada por
Alcides Quintero, Jefe del Almacén de Materiales.
9.5 Se definieron los puntos en que se espera reducción de costos y por
medio de esto se definió el ahorro mensual para la compañía.
9.6 Utilizando un diagrama de flujo se plantearon los ingresos y egresos del
proyecto presentado como propuesta. Finalmente se calculó el valor
presente neto y la tasa interna de retorno para el proyecto presentado.
18
5. MARCO TEÓRICO
Débito Crédito
Diciembre 31 Costo de ventas $5,000
Mercancías $5,000
Tabla 3 - Asiento contable para corregir cantidades faltantes cuando la diferencia es relevante y la empresa no tiene
suscritas pólizas de seguros para proteger inventarios.
Débito Crédito
Diciembre 31 Gastos operacionales – Faltantes de inventarios $5,000
Mercancías $5,000
19
Si la compañía tiene suscritas pólizas de seguros que cubran el total del faltante, en
lugar de debitar la cuenta Gastos se cargaría a Reclamaciones – A compañías
aseguradoras. Si la póliza no cubre el monto total faltante, se debitarían
respectivamente las cuentas Gastos diversos – Faltantes en inventarios, por la parte
no cubierta y reclamaciones – A compañías aseguradoras, por la parte que cubre
la compañía de seguros y el crédito se llevaría a la cuenta Mercancías. Si el
faltante lo tiene que cubrir el trabajador responsable de su custodia, se debitaría la
cuenta Cuentas por cobrar a trabajadores.
Tabla 4 - Asiento contable para corregir cantidades sobrantes cuando la diferencia no es relevante
Débito Crédito
Diciembre 31 Mercancías $5,000
Costo de Ventas $5,000
Tabla 5 - Asiento contable para corregir cantidades sobrantes cuando la diferencia es relevante.
Débito Crédito
Diciembre Mercancías $5,000
31 Ingresos no operacionales – Sobrantes de inventarios $5,000
Los ajustes contables representan la forma como se deben corregir las diferencias
en los libros de contabilidad de la compañía; lo cual afecta el valor que se tiene en
inventario, sin embargo, los impactos de la inexactitud no se ven reflejados
únicamente en estos ajustes. Otros factores que se deben tener en cuenta son los
efectos sobre el servicio al cliente, el tiempo requerido para buscar material perdido,
la destrucción de material por motivos de inexactitud y el costo de llevar a cabo un
proceso de control en unidades. Estos últimos inconvenientes son más relevantes
que el hecho de tener que realizar ajustes monetarios y se miden dependiendo de la
operación que afecten dentro de la empresa (2).
20
5.2 FACTORES QUE AFECTAN PRECISIÓN EN CANTIDADES DE
INVENTARIO
Entender la naturaleza de los errores cometidos por las personas, los cuales
generan diferencias en inventario, es indispensable para aplicar las soluciones
apropiadas. Existen dos tipos de errores; los que ocurren por falta de conocimiento y
los que ocurren por falta de atención (13).
Los errores que se presentan por falta de conocimiento de los empleados son
generalmente más fáciles de prevenir que los que ocurren por falta de atención. La
capacitación de los funcionarios o cambios en los procedimientos como la forma en
que se identifican los productos puede ayudar a resolver los problemas de falta de
conocimiento.
Por otro lado los errores por falta de atención son difíciles de explicar; los
trabajadores conocen la tarea que deben hacer pero simplemente no se ejecuta
correctamente. El improbable que se logren eliminar del todo estos errores, sin
embargo se pueden reducir significativamente con el rediseño de procesos,
capacitaciones e implementación de nuevas tecnologías como códigos de barras.
21
El comportamiento de la mente humana puede ayudar a explicar el por qué de estos
errores de falta de atención. Una persona que realiza una tarea puede prestar
mucha atención las primeras veces que realiza la actividad, sin embargo luego de
que la tarea se vuelve repetitiva, los movimientos se vuelven “mecánicos” y la
atención se reduce (13).
Otro factor que puede ser relevante es el hecho de que los proveedores no
entreguen cantidades correctas de materia prima, lo cual puede afectar el inventario
desde antes de generar operaciones internas en los almacenes. Un aspecto
relevante es el hecho de llevar a cabo un proceso de conteos cíclicos lo cual puede
ser tanto favorable como perjudicial al momento de realizar ajustes sobre las
cantidades (7).
22
calcula con el valor de la moneda en el momento del ajuste. Financieramente se
puede encontrar que la diferencia es aceptable mientras que a nivel de cantidades
puede existir una inexactitud significativa.
Sin embargo cabe resaltar las características que se deben cumplir para definir un
artículo como “acertado”. Además de la cantidad se debe verificar el código,
ubicación y lote en caso de tenerlo. Existen situaciones en que la verificación abarca
el precio del artículo, las unidades por caja y la descripción entre otros. Al momento
de analizar los errores en registro de inventarios, es clave medir y rastrear todo tipo
de errores con el fin de realizar un diagnostico adecuado y prevenir futuras
equivocaciones.
Conteo cíclico aleatorio: Se toma una muestra aleatoria de todas las referencias que
se tienen dentro del almacén. Para este método, se pueden utilizar técnicas para
asegurar que todas las referencias tengan la misma probabilidad de ser
seleccionadas. Existen diferentes posibilidades de realizar la clasificación para los
conteos.
Estos conteos cíclicos pueden llegar a ser muy efectivos; un estudio realizado por
Harry Meyer, publicado en Production and Inventory Management Journal, mostró
que la exactitud en registro de inventarios paso de 65% a 95% luego de
implementar los conteos cíclicos. Esto representó un ahorro de $330.000 dólares
anuales, comparando los conteos cíclicos con un único conteo anual de todos los
inventarios.
23
5.4 TIPOS DE INDICADORES UTILIZADOS PARA CÁLCULO DE
EXACTITUD EN INVENTARIO
24
Tabla 6 – Comparación de tipos de indicadores opcionales para determinar la exactitud en registro de inventarios
Nombre
Ecuación Descripción Comentarios Adicionales
26
6. RESULTADOS
En este capítulo se pretende dar claridad al lector sobre los procesos dentro del
almacén de materiales. Se cubren aspectos generales sobre las bodegas de
almacenamiento y los materiales que se manejan; luego se explican los procesos de
mayor relevancia y al final se describe la metodología actual para el control de
cantidades en inventario. Esta sección es informativa y pretende facilitar la
compresión del análisis realizado en capítulos posteriores.
2
Información vigente al 12 Febrero de 2009
Un esquema sencillo de la bodega, se muestra en la Figura 3.
Figura 3 - Distribución General Almacén de Materiales ubicado en Tocancipá Cundinamarca – Vista Superior
El uniforme utilizado por los funcionarios incluye overol, botas, casco y cofia. Las
ilustraciones respectivas se muestran a continuación (Figuras 4 a 8)
28
Figura 4 – Uniforme utilizado dentro Figura 5 – Tilateral para Figura 6 – Montacargas para
de la bodega de almacenamiento. extracción y ubicación de estibas abastecimiento a planta de
producción.
29
materiales almacenados; de esta forma se podrá tener mayor claridad de cómo se
manipulan los materiales además de la razón de ser de los sistemas de
almacenamiento implementados actualmente. En el Anexo 11.2 se presentan
diagramas de los tipos de componentes almacenados.
Tabla 7 – Información sobre la división por grupos de fraccionamiento según el tipo de componente. Se presenta la
referencia asociada a cada tipo de material.
AVISP, CAJA
Corrugados Avisperos, cajas corrugadas
CORR
30
la bodega, reduciendo el tiempo de alistamiento y por lo tanto mejorando la
productividad.
17
Generar
10 Bajar materiales Bajar materiales
4 1 programa de
de ubicación de ubicación
producción
Armar
Fraccionar cantidad Fraccionar cantidad
11 5 3 documentos de
solicitada solicitada
orden
Si ¿Marcado Introducir en
2 6
Necesario? bolsas plásticas
No
Marcar Si ¿Material es
12 1
Material Frasco de vidrio?
No
Unificar Descartonar
13 7 frasco de
componentes
vidrio
Diligenciar Unificar
14 8
documentos componentes
Diligenciar
9
documentos
Operación física
Inspeccionar
15
3
orden completa
Operación en sistema
Envolver en
16
plástico
Inspección
Entregar
Toma de decisión 17
materiales
31
6.1.4 Descripción proceso de devolución de materiales
Devolución
Devolución de
materiales
materiales
primarios
Despejar línea de
6 Despejar línea de 1
producción
producción
7 2 Contar rechazo
Contar rechazo
y desechar
y desechar
Contar e identificar
8 Contar e identificar 3
material sobrante
material sobrante
Conciliar orden de
4
producción
Devolver
5 lógicamente
materiales
Unificar y verificar
3 componentes
devueltos
Encartonar
9
material primario
10 Trasladar lógicamente
Operación física material a ubicación
Identificar material
Operación en sistema
11 con ubicación en
bodega
Inspección
32
6.1.5 Control de cantidades en inventario y cálculo del indicador de exactitud
Al inicio del año, el área de costos envía un cronograma de conteos que debe ser
cumplido por el personal del almacén de materiales. Este cronograma es recibido
por el Supervisor de Cíclicos, persona encargada de administrar el proceso en la
bodega. El cronograma básicamente muestra el listado total de códigos que se
tienen en inventario indicando su respectiva clasificación A, B ó C basado en el
costo total en inventario. Los códigos A, B y C deben ser contados 3, 2 y 1 veces en
el año respectivamente. Se deben completar 12,795 conteos en todo el año, lo cual
se estima en 57 conteos por día hábil.
Figura 11 – Hoja de conteo entregada por parte del supervisor de cíclicos a los grupos de fraccionamiento. Cada
grupo cuenta una hoja diariamente.
33
salida es inventario que está a punto de ser trasladado o ya se trasladó. El
inventario disponible es la resta entre el inventario total y el inventario de salida.
Esta información es suministrada, ya que el personal encargado del conteo debe
tener presente estos movimientos para realizar la respectiva búsqueda. Al final
existe una columna de “CONTEO” para ingresar el total de unidades encontradas.
En un día normal de trabajo se solicita el conteo de 100 códigos, (20 códigos por
grupo de fraccionamiento); sin embargo no todas las diferencias encontradas son
ajustadas en el sistema; es decir que la hoja de conteo no siempre se aprueba. En
muchos casos se requiere hacer una revisión de la cantidad contada o realizar un
seguimiento detallado de los movimientos que ha tenido el material para definir si la
diferencia reportada en la hoja de conteo efectivamente existe. Para esto, el
Supervisor de Cíclicos es apoyado por un grupo de personas dedicadas
exclusivamente a los conteos de los materiales los cuales verifican el conteo,
revisan ubicaciones por donde ha pasado el material, revisan los puntos de
devoluciones entre otros lugares donde pueda estar perdido el material. Si la
diferencia persiste, el Supervisor de Cíclicos debe hacer un análisis y definir la razón
por la que existe diferencia; luego se ajusta la cantidad real en el sistema.
34
6.2 EVALUACIÓN DE PROCESO DE CONTROL SOBRE CANTIDADES
EN INVENTARIO
Las tolerancias están definidas para aceptar cierto nivel de diferencia en inventario
para los materiales. Éstas están establecidas según 22 categorías las cuales se
muestran en la Tabla 4. Los materiales con mayor aceptación de diferencia son las
etiquetas, folletos, Sillers, Blisters, Termos, Celofán y Bolsas; los que menos
aceptan diferencia son los potes de vidrio, estuches, frascos plásticos, potes
plásticos y rollos de sachets. Para asignar la tolerancia, se tuvieron en cuenta las
unidades por caja; es decir que si el material se consideraba complicado de contar,
su tolerancia aumentaba.3
3
La Noire, L. (2009, 10 de Marzo), Analista de Base de Datos, entrevista telefónica Perú-Bogotá.
35
Tabla 8 - Tolerancias en Cantidades para los materiales según categoría.
36
6.2.2 Clasificación ABC como herramienta para definir cronograma de
conteos
37
Tabla 10 – Comparación clasificaciones ABC por Tabla 11 – Comparación clasificaciones ABC por
movimientos y por costo total en inventarios – movimientos y por costo total en inventarios –
Cantidad de códigos Conteos totales
Puede ser relevante para la empresa analizar los materiales con mayor costo en
inventario; sin embargo, la realización de los conteos se debe hacer pensando en
identificar puntos de mejora en la operación (13). Analizar materiales con una alta
rotación podría facilitar la identificación de errores y por lo tanto el mejoramiento
continúo en los procesos del almacén.
38
movimiento para definir los conteos anuales se llegarían a tener 11,410 conteos lo
cual reduce en 10.4 % de la cantidad actual.
Del total de los 6108 materiales con clasificación C por movimiento, 2423 (40%) han
tenido cero movimientos físicos entre Mayo 08 y Marzo 09, por lo que se podría
llegar a considerar la categoría D para materiales que entren en este grupo.
Periodo ERI
Noviembre 2008 98%
Diciembre 2008 99%
Enero 2009 98%
Febrero 2009 99%
39
Realizando un seguimiento se identificó que de 100 conteos diarios que se solicitan,
se aceptan en promedio 61, los restantes que se encontraban con diferencia se
sometían a una verificación adicional. Cuando se identificaba por ejemplo que el
material estaba ubicado en un lugar equivocado, se realizaba la corrección
respectiva y luego se procedía a aceptar el conteo. En un principio existía un error,
lo cual debería considerarse un caso de inexactitud, sin embargo al final resultaba
como conteo positivo.
Por otro lado no existe restricción en cuanto a la cantidad de códigos que se deben
analizar mensualmente; si por ejemplo el personal encargado del proceso de
conteos decide analizara todos los materiales que no han tenido movimientos desde
la última vez que se contaron, el resultado probablemente sería de 100% en el mes;
sin embargo, pueden existir otros materiales con problemas de cantidad.
El ERI calcula los códigos de materiales que entran como acierto sobre un total de
materiales verificados. Los comentarios acerca de esta medida se representan en la
sección de tipos de indicadores en el marco teórico.
40
Como se puede observar, EUN y EDN utilizan 4 variables, SUS, SVU, SDS y SVD.
La relación entre SUS y SDS es proporcional, es decir a medida que se aumentan
las unidades en sistema, necesariamente deben aumentar los dólares en sistema,
son sumatorias de cantidades positivas únicamente. Sin embargo las variables SVU
y SVD son sumatorias de cantidades tanto positivas como negativas, por lo tanto si
SVU es positivo, el resultado de SVD puede ser tanto positivo como negativo
dependiendo del costo de las unidades con diferencia.
41
Figura 13 – Relación entre indicador de exactitud en unidades neta e indicador de exactitud en dólares
neta. Se utilizan 12 bases de datos de conteos realizados en el almacén de materiales.
Para que este indicador muestre el mismo resultado que el indicador de exactitud en
unidades neta, la SVU tendría que ser igual a la SAVU, lo cual sólo se presenta en
el caso en el que no exista diferencia de unidades. La demostración se presenta a
continuación:
42
La exactitud en unidades absoluta es por lo tanto otro indicador que es útil identificar
problemas operacionales al tomar diferencias positivas y negativas como un error,
factor que no se logra identificar con los demás indicadores.
Existe otro grupo de indicadores que toma como base el total de conteos realizados
y no la sumatoria del inventario en unidades o en dólares como los ejemplos
anteriores. De esta manera se identifica el número de errores que se tienen; los
errores pueden calcularse por material4 o por conteo5 y en ambos casos se puede
aplicar una tolerancia de error. A continuación se analizan estas posibilidades.
4
Indica la verificación en cantidad de todas las ubicaciones donde se encuentre el material.
5
Indica la verificación en cantidad de una ubicación de almacenamiento
43
Actualmente la empresa maneja un solo indicador de exactitud de códigos de
materiales utilizando tolerancias variables. El resultado de 99,1% es sobresaliente,
sin embargo calcular el resultado para varias tolerancias muestra qué tan precisas
son las cantidades; si la pendiente al variar la tolerancia es elevada significa que la
tolerancia tiene un gran impacto en el resultado, si por el contrario la pendiente es
leve, la tolerancia no tendría mayor efecto sobre el resultado, lo cual sería el
resultado óptimo.
Figura 14 – Exactitud por conteos y por códigos variando tolerancias de aceptación de error.
Comparación Indicadores
98,7% 99,2% 97,4% 99,1%
100,0%
91,5% 89,2%
90,0%
80,0% 74,3%
70,0%
60,0%
Exactitud
50,3%
50,0%
40,0%
30,0%
20,0%
10,0%
0,0%
0% 2% 5% Tolerancias Variables
(Actuales)
Tolerancias
Por Conteos (Código-Ubicación) Por Códigos
Al medir los aciertos por código de material como lo está haciendo la empresa, se
corre el riesgo de considerar acertado un material que a nivel de ubicaciones sí
presenta variación; se presenta un ejemplo en la Tabla 14. El material 03-0067189
está distribuido en 4 ubicaciones diferentes, al realizar el conteo se encuentra una
variación superior a la tolerancia en cada ubicación, es decir que todas las
ubicaciones están erradas. Sin embargo si se mira la totalidad del material, la
variación es aceptada y el código es considerado un acierto. Es evidente que las
diferencias positivas se cancelan con las negativas, generando una diferencia neta
mínima.
44
Tabla 14 – Ejemplo de material que presenta diferencias significativas por ubicación y diferencia mínima en total de
cantidad.
Diferencia
Cantidad en Cantidad Diferencia en
Código Descripción Material Ubicación aceptada con Resultado
sistema Contada Unidades
Tolerancia 3%
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 006-034-04 3,384 4,705 1321 101.52 Error
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 006-035-04 3,320 2,897 -423 99.60 Error
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 008-025-04 3,314 3,646 332 99.42 Error
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 008-050-04 4,400 3,420 -980 132.00 Error
Total 14,418 14,668 250 432.54 Acierto
45
Un mismo material puede tener varios ajustes en la historia. Si se suma el total de
los ajustes y el resultado es positivo, implicaría que lo normal para ese código es
encontrar cantidades sobrantes. Si por el contrario, el resultado es negativo,
significaría que normalmente se tiene faltante. Un último posible resultado es que
tienda a cero, lo cual implicaría que se ha encontrado tanto faltante como sobrante
por las mismas cantidades.
Para definir el resultado neto de los ajustes para cada material, se toman 2452
materiales que han tenido ajustes positivos y ajustes negativos, se agruparon según
el resultado. La Figura 15 muestra el comportamiento que se obtuvo.
Figura 15 – Histograma de ajustes netos históricos para 2452 materiales de envase y empaque. Se toman
materiales que hayan tenido ajustes positivos y negativos.
46
compensando con los ajustes negativos. La causal de esto puede ser por conteos
que han resultado como diferencia negativa y un tiempo después el conteo resulta
con diferencia positiva lo cual significaría que el material nunca estuvo faltante,
simplemente estuvo perdido.6 Realizando un seguimiento puntual por código de la
fecha en la que se generó el ajuste positivo más representativo y la fecha en que se
generó el ajuste negativo más representativo se identificó que el 79% de los casos
superan los 30 días antes de ser corregidos, en promedio toman entre 7.33 meses
para ajustarse nuevamente teniendo casos máximos de hasta de 4.5 años. Este
tiempo que transcurre mientras la cantidad es corregida es tiempo en que la
cantidad en inventario estuvo errada.
Para analizar este factor, se tomaron los materiales que presentan mayor diferencia
y se identificó el proveedor correspondiente; de esta forma se escogieron los 17
proveedores más representativos. Se realizó el análisis a las verificaciones en
cantidad realizadas entre Enero 2007 y Noviembre 2008. Se tomaron mínimo 30
verificaciones de ingresos de material por proveedor, los resultados se presentan en
la Tabla 15.
6
Los ajustes en cantidad realizados en este caso incluyen verificaciones que han resultado con una diferencia
menor que la tolerancia considera aceptable. Por lo tanto en el proceso de cálculo del indicador el supervisor de
cíclicos no presta atención sobre estas diferencias.
47
Tabla 15 - Resultado de verificaciones en cantidad de ingresos de
proveedores. Se calcula la cantidad neta como resultado de todas
las verificaciones.
Ajuste neto de
Proveedor total
verificaciones
Proveedor A 27,796
Proveedor B 18,722
Proveedor C 18,619
Proveedor D 11,794
Proveedor E 7,694
Proveedor Q 7,280
Proveedor F 4,471
Proveedor G 3,519
Proveedor H 2,467
Proveedor I 1,097
Proveedor J 1,086
Proveedor K 518
Proveedor L 208
Proveedor M -34
Proveedor N -112
Proveedor O -283
Proveedor P -12,201
Ajuste total de verificaciones (Unidades) 92,641
Los resultados muestran que en total los proveedores más críticos están entregando
más unidades que las reportadas. Los proveedores pueden estar teniendo
dificultades en conteos de cantidades para despacho, por lo que procuran entregar
más unidades evitando dar faltante. El resultado de esta sección explica las
unidades sobrantes que se identificaron en el numeral 7.1.2 de ajustes en cantidad.
El hecho de tener unidades sobrantes en inventario es un factor que puede no ser
de mayor impacto para la empresa ya que está recibiendo unidades que no se
cobraron, sin embargo el presente proyecto se enfoca en definir una propuesta para
asegurar que la cantidad que se reporta en sistema sea igual a la cantidad física,
por lo tanto el hecho de tener cantidades sobrantes se considera un error en
exactitud.
48
sobrantes por lo tanto el impacto sobre los problemas que causa la inexactitud en
inventario sí se puede ver influenciada por la cantidad entregada por los
proveedores.
49
6.3.3.1 Selección de procesos a evaluar
Se utiliza la herramienta de Pareto (Figura 16) para establecer los procesos más
apropiados a ser evaluados. Se toman los movimientos físicos que pueden sufrir los
materiales, luego se calcula el total para cada código de material desde Mayo de
2008 a Marzo de 2009. Al resumir la información, 67% de los movimientos implican
el abastecimiento a planta de producción y 27% la devolución de los materiales. Es
por esto que se enfoca el análisis sobre estos dos procesos.
Figura 16 - Herramienta de Pareto utilizada para definir los movimientos físicos de mayor impacto dentro del
almacén de materiales
50
6.3.3.2.1 Descargue y fraccionamiento de materiales
Esta operación comprende las primeras 8 actividades del Anexo 11.5. Son procesos
que se realizan para todos los componentes, incluso para componentes de tamaño
reducido o para órdenes de cantidades pequeñas. Existe sólo un caso en el que no
se necesita descargar los materiales con ayuda de un montacargas y es la situación
en la que los componentes se encuentran en el primer nivel de las estanterías. Se
realiza una comparación entre las dos situaciones para el alistamiento de 1300 de
aplicadores; los resultados fueron los siguientes:
7
Información recopilada el día 10 de septiembre 2008.
51
El acceso a la báscula es cercano a la ubicación, lo cual facilita el conteo en
caso de que se solicite material adicional para una orden de producción.8
El proceso de descartonado fue elegido como punto crítico por los siguientes
motivos:
8
Los adicionales de materiales son una tarea continua a lo largo del turno de trabajo.
52
En el turno de la mañana se pierden en promedio 1.1 horas de trabajo
debido a la falta de recipientes plásticos. Al tener 3 personas en el turno 1,
esto se convierte en 3.3 horas hombre diarias, tiempo en el cual se podrían
descartonar entre 7920 y 9900 unidades dependiendo del frasco.
1. Los materiales que se han devuelto por sistema demoran hasta 15 días en
ser regresados físicamente al almacén. Estos componentes permanecen
ubicados cercanos a las líneas de producción (Demora N° 1 en diagrama de
recorrido – Anexo 11.8), por lo tanto los operarios de producción toman este
material para fabricar una orden posterior lo cual afecta el inventario.9
Figura 17 - Material con bolsa abierta, facilita la Figura 18 – Material identificado con dos
pérdida del rótulo de identificación causando diferentes cantidades. No hay seguridad
confusión al momento de generar devolución. sobre la cantidad real.
9
El material que se ha regresado al inventario lógicamente no debe ser tomado para otra orden de producción ya
que el sistema indica que estas unidades están en el almacén y no asignadas para producción.
53
3. Durante la fabricación, los materiales de envase y empaque se utilizan en el
sector de envasado y en el sector de acondicionamiento, zonas divididas por
conceptos de contaminación sobre el producto. Por esta razón los materiales
que pertenecen a una misma orden de producción toman caminos diferentes.
La operación de devolución lógica (Operación 5 en Anexo 11.8), se realiza
en el sector de acondicionamiento y por esta razón el digitador encargado
sólo puede verificar físicamente los componentes del sector donde está
ubicado. Al momento en que se unen los componentes de una misma orden
de producción (Inspección-operación 11 en Anexo 11.8), el funcionario
encargado identifica diferencias entre las unidades devueltas lógicamente y
las devueltas de forma física.
10
(A)
Es decir que todos los materiales que ingresaron a planta de producción, pueden
tomar alguno de los cuatro destinos presentados en la ecuación (A). Un ejemplo del
escenario ideal en que todos los movimientos físicos coinciden con los movimientos
lógicos durante el abastecimiento y devolución de un material es el siguiente:
10
No existen componentes que se utilicen más de una vez en un mismo producto
54
Tabla 18 - Caso ideal de abastecimiento y devolución de
inventario, donde no se genera diferencia en exactitud. Las
cantidades se muestran en unidades.
Inventario previo a fraccionamiento 750
Como se puede ver, inicialmente se tenían 750 unidades en inventario de las que se
fraccionaron en total 230 unidades. La cantidad utilizada en producción fue de 190
unidades, dejando 40 para devolución. El total en inventario posterior a esta
devolución es de 560 unidades. El cálculo de una conciliación de materiales tiene un
tiempo estimado de 15.3 minutos por orden de producción donde un abastecedor de
materiales realiza este procedimiento 6 veces diarias en promedio. Se requieren por
lo tanto 1.53 minutos para el sólo calculo, reduciendo la atención sobre los
materiales físicamente.
55
Tabla 19 - Resultados de comparación entre devolución física y devolución
teórica para 1198 materiales utilizados en producción. No se tiene en cuenta
porcentaje de tolerancia.
DIFERENCIA POSITIVA
56
DIFERENCIA NEGATIVA
57
información. Una imagen del programa se presenta en el Anexo 11.14. Los
resultados obtenidos luego de 89 códigos de material contados se presentan en la
Tabla 21.
El resultado anterior demuestra que el conteo por parte del personal de las líneas de
producción no es acertado, 80,1% en exactitud de conteos realizados implica que
19% de los conteos resultaron en error lo cual afecta la exactitud en inventario del
almacén de materiales.
Por otro lado se realizó seguimiento puntual a la tapa código 03-0041591 y descripción
TA ESM ESMALTE x 10 ml. Este material se utiliza en varios tipos de productos
terminados y se identificaron casos como el que se presenta en la Tabla 22.
Tabla 22 - Seguimiento a material utilizado en diferentes productos terminados identificando diferencias entre
devoluciones físicas y devoluciones teóricas.
Orden de Producto
Cantidad Muestra Devolució Devolución
producció terminad Rechazo Diferencia
abastecida s n física teórica
n o
12168048 1,420 1,358 10 3 0 49 - 49
12167971 1,700 1,560 15 4 0 140 - 140
12168087 1,462 1,289 22 3 40 173 - 133
12168093 1,510 1,380 12 2 443 130 313
483 492 - 9
58
producción hacen efectiva la entrega ya que no se requiere el material. La situación
presentada afecta el control y la exactitud de los inventarios.
11
Los porcentajes se definieron en conjunto con Leonardo Palomino, Jefe de Almacenes. Abril 17 2009.
59
Tabla 23 - Matriz de priorización para establecer el impacto de cada factor a la diferencia en
inventario
Diferencias en proceso de
abastecimiento y 1198 582 49% 16800 -11250 1.92
devoluciones
Cantidades erradas
1825 164 9% 1164 -1025 0.18
entregadas por proveedor
Como se puede ver, los casos estudiados que tienen mayor impacto en la
inexactitud actual son los procesos de abastecimiento-devolución y los ajustes
errados presentados en los conteos cíclicos. Los problemas presentados en el
proceso de abastecimiento y devoluciones se identificaron a través de un estudio
sobre las conciliaciones de órdenes de producción de lo cual se encontraron
problemas como:
60
7. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO
61
Tabla 24 - Porcentajes de muestra para auditoría de exactitud en inventario
62
Figura 19 - Reporte de exactitud en inventario propuesto. Los resultados son un ejemplo de cifras para representar
un posible escenario. Las ponderaciones y los indicadores a tener en cuenta se discutieron con Leonardo Palomino,
Jefe de Almacenes.
Exactitud en dólares
BALANCE TOTAL
Ponderación
63
7.2 EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA REDUCIR
INEXACTITUD EN INVENTARIOS
64
7.2.1 Propuestas para reducción de diferencias en proceso de
abastecimiento y devolución
• Los materiales de envasado llegan al mismo punto junto con los materiales
de acondicionamiento logrando unificar la totalidad de los componentes para
una misma orden. Esto facilita el control y asegura que se realice la
devolución completa de los componentes en forma física.
65
7.2.1.2 Propuesta N° 1 – Incluir formato para seguimiento de órdenes de
producción
Con el fin de lograr mayor trazabilidad se presenta el Anexo 11.13 donde se puede
hacer un seguimiento completo de la totalidad de materiales en cada orden de
producción. Teniendo en cuenta los criterios para documentos identificados en el
marco teórico, se diseña el formato para mayor practicidad y fomento de la exactitud
en los registros.
66
Con el fin de facilitar esta operación y otorgar mayor control sobre los materiales en
la planta se propone el desarrollo en SAP de un programa que realice el cálculo y la
devolución respectiva. El razonamiento lógico del aplicativo se presenta en la Figura
20 (Las funciones en color rojo indican variables ingresadas por el funcionario, las
funciones en color azul indican operaciones del aplicativo):
67
Realice devolución por cantidad (DF-CS)
Si DF < CS
Realice devolución por cantidad DF
Si sobrante no se encuentra en listado
Realice devolución por cantidad DT y agregue diferencia a
listado de sobrantes por devolución
Si Absoluto (A) > 200
Envíe correo automático para solicitar conteo de material en almacén
de materiales
Esta herramienta no tiene ningún costo directo para la compañía ya que existe el
área de desarrollo SAP responsable por la construcción de aplicativos como el
anterior. Con ayuda de la lógica de la herramienta presentada anteriormente, se
espera mayor control sobre las cantidades y se evitan los errores manuales al
momento de conciliar las órdenes de producción.
68
7.2.2 Propuestas relacionadas a proceso de ajustes en conteos cíclicos
Por otro lado se reduce la cantidad de conteos anuales lo cual reduce los costos del
proceso. Actualmente se solicitan 100 materiales para verificación en cantidad; cada
código de material tiene en promedio 2.3 ubicaciones por lo tanto se deben verificar
230 ubicaciones en promedio al día. Según información otorgada por la jefatura del
almacén de materiales, contar una ubicación requiere de 8.5 minutos. Por otro lado
la empresa paga $2,958 pesos la hora, lo cual demuestra que se están gastando en
promedio $ 2’313,156 mensuales. Al utilizar la clasificación ABC por movimientos, la
reducción en cantidad de conteos es de 10.4%, por lo tanto se espera que se
reduzcan los costos en $240,568 mensualmente.
Los conteos anuales requeridos para cada clasificación ABC de los materiales se
presentan en la Tabla 26:
A 893 2679
B 1307 2614
C 6108 6108
Total 8308 11401
69
7.2.2.2 Propuesta N°5 - Utilizar tolerancia como límite al momento de definir
acierto y error en conteo de materiales
Para definir un valor sobre el inventario, se procede a realizó una relación entre el
valor y la pérdida total de inventario. Actualmente, si se aplica la tolerancia de
diferencia correspondiente en cada material, se considera aceptable la pérdida de
$1,244 millones pesos lo cual es en total el 2.1% de los $58,729 millones de pesos
que se tienen en inventario. Si se establece la relación entre el límite máximo
monetario por material y la pérdida total aceptada según la tolerancia en cantidad, el
resultado se muestra en la Figura 21.
Figura 21 - Relación entre el límite monetario y la pérdida total generada sobre el inventario de
materiales de envase y empaque
Considerando este criterio, se tiene una medida más apropiada que sólo el factor de
tolerancia por porcentaje en cantidad. Se espera que este factor favorezca el control
sobre las cantidades en inventario, ya que se genera mayor responsabilidad sobre
70
materiales de mayor valor. Para facilitar el cálculo de la tolerancia permitida, se
desarrolla aplicativo en Excel que calcula la cantidad límite según la cantidad en
inventario y la tolerancia correspondiente. El aplicativo se utilizaría en el proceso de
conteos cíclicos, la herramienta se presenta en la Figura 22.
Cabe resaltar que los ajustes errados en los conteos cíclicos están afectados por el
personal que realiza los conteos, se recomienda realizar una capacitación al
personal responsable de los conteos y los ajustes con el fin de no generar mayores
problemas de inexactitud.
71
7.3 EVALUACIÓN FINANCIERA DE LA PROPUESTA
Se concluye que este motivo la empresa pierde $1’498,229 pesos mensuales. Cabe
resaltar que este costo no es el único que afecta a la empresa; también afecta el
72
hecho de no poder cumplir con el programa de producción generando atrasos en los
pedidos de los clientes y afectando ventas futuras de la compañía.
Costo Unitario
Tipo de material Unidades Costo total
Estimado
Tapa + Vástago 812 $ 414 $ 336,168
Etiqueta Frasco 991 $ 90 $ 89,190
Etiqueta sellado 1113 $ 62 $ 69,006
Aplicador 335 $ 260 $ 87,100
Válvula Colonia 114 $ 520 $ 59,280
Total pérdida $ 640,744
73
Tabla 29 - Costo de proceso de conteos cíclicos separado por actividades. Se toma estimado de 8 minutos por
conteo y 67 conteos diarios para un día normal de trabajo.
Tiempo
Costo Hora
Personal Actividad mensual (horas Costo total
hombre
hombre)
Supervisor Controlar proceso de
192 $ 4,322 $ 829,824
cíclicos conteos cíclicos
Verificar conteos,
Auxiliar de
búsqueda de material 192 $ 3,489 $ 669,888
cíclicos
perdido
Operarios de
Realizar conteos 256 $ 3,489 $ 893,184
Almacén
Total mensual $ 2,392,896
Las únicas propuestas que requieren una inversión son las que corresponden al
rediseño del proceso de devolución de materiales al almacén de materiales y la
propuesta de incluir un formato de seguimiento para cada orden de producción. Los
costos respectivos se representan en la Tabla 30; cabe resaltar que la compañía
cuenta con equipos de cómputo antiguos los cuales pueden ser utilizados para los
nuevos puntos de digitación.
Costo estimado
2 impresoras de rótulos adhesivos $ 4´630,000
2 mesas para ubicar equipos de computo $ 253,000
2 horas de capacitación en nuevo procedimiento para 65 personas $ 480,000
Total $5’363,000
12
Los montos se establecieron según información entregada por Alcides Quintero, Jefe de Almacén de Materiales
74
enfoque sobre los procesos que generan mayor diferencia. Los ahorros esperados
se resumen en la Tabla 31.
Total $1’716,164
64
4
64
64
64
64
64
64
6
6
6,1
6,1
6,1
6,1
6,1
6,1
6,1
6,1
6,1
6,1
'71
'71
'71
'71
'71
'71
'71
'71
'71
'71
$1
$1
$1
$1
$1
$1
$1
$1
$1
$1
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
$5'363,000
75
Como se puede observar, al utilizar una tasa de oportunidad de 15%13, se tiene un
valor presente neto positivo de $1’148,959, además la tasa interna de retorno es de
18.62%, lo cual demuestra que es un proyecto rentable para la compañía.
13
La tasa de oportunidad se estableció en conjunto Leonardo Palomino, Jefe de Almacenes.
76
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Actualmente existen más de 300 personas que pueden llegar a generar diferencia
en inventario, además, los diferentes eslabones donde se pueden presentar
inconvenientes son muy diversos; de hecho, todo aspecto que implique transmitir
información al sistema u obtener información del sistema puede generar una
variación del inventario. Es por esto que se recomienda realizar un análisis a
profundidad de la capacitación del personal y de esta manera identificar puntos de
mejora en estos procedimientos. Por otro lado se identificó la posibilidad de
implementar un sistema de almacenamiento de mezzanines, sin embargo este
proyecto requiere de una inversión mucho mayor y no se pueden asegurar que los
cambios sean significativos en cuanto a exactitud en inventario; puede ser que los
mezzanines aumenten la capacidad de almacenamiento, por lo tanto dicha
evaluación se debe realizar a mayor profundidad para establecer si la propuesta es
rentable.
Como se puede observar, los resultados del trabajo fueron los esperados ya que se
lograron proponer mejoramientos enfocados a problemas críticos; sin embargo
existen problemas pendientes por identificar y mejorar lo cual exige que se realice
un seguimiento constante a este tema.
77
9. REFERENCIAS
78
14. SAPAG, Nassir. (1993), Criterios de evaluación de proyectos, Cómo medir la
rentabilidad de las inversiones. Madrid, McGraw- Hill.
79
10. ANEXOS
80
10.2 Esquema de materiales almacenados
BASE
PINCEL
CHAROLA
ESTUCHE
MOTA
APLICADOR
BOLSA
INTERIOR
CAJA
FRASCO
VIDRIO
FRASCO
PLÁSTICO
CELOFAN
SACHET
81
HOMBRERA
PROBADOR
ANTIACTUADOR
VÁLVULA
SOBRETAPA
TAPA
TERMOENCOGIBLE
VÁSTAGO TAPÓN
POTE
FOLLETO TUBO
82
10.3 Descripción de diagrama de operaciones – Abastecimiento de
materiales a planta de producción
Símbolo Descripción de Actividad Símbolo Descripción de Actividad
Se elabora un programa de producción de acuerdo a
las necesidades de los clientes. Este programa El programa lo recibe el digitador del almacén de
1 muestra las órdenes de producción del día, 2 materiales vía correo electrónico. Éste consume las
indicando el producto, el número de unidades, la unidades de materiales lógicamente, cantidad que
hora de inicio y la línea de producción donde se va a luego será consumida físicamente.
fabricar.
Para informar a los funcionarios la cantidad y la Los operarios de montacargas (trilaterlaes) toman
ubicación de donde deben extraer las unidades, se las estibas de las ubicaciones de almacenamiento y
3 imprimen documentos indicando esta información. 4
las colocan en la zona de alistamiento y
Se incluye el identificador de línea, una orden de fraccionamiento.
transporte y un formulario para conciliación.
Luego de que cada grupo de fraccionamiento tenga Los funcionarios de fraccionamiento diligencian la
sus materiales listos para la orden de producción, se información sobre la cantidad fraccionada teniendo
8 9
unifican en un punto específico, completando la en cuenta las unidades adicionales. Se informa el
totalidad de materiales. número de cajas y las unidades por caja.
Se coloca plástico alrededor de los materiales. Esta Los materiales son entregados en su totalidad a los
envoltura de plástico facilita el transporte evitando encargados de abastecer cada línea de producción.
16 que las unidades se caigan de las estibas. Además 17
Se debe firmar una constancia de entrega. El
se utiliza para forrar las cajas de cartón que van operario que recibe los materiales debe exigir que le
para la zona de acondicionamiento (materiales entreguen los documentos asociados.
secundarios.)
83
10.4 Diagramas de Flujo de abastecimiento de materiales a planta de
producción
8 Transportar a zona de marcado* 20 m Este proceso solo aplica para etiquetas que deban ser marcadas.
12 Marcar material* Solo aplica para etiquetas que deban ser marcadas
84
DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIÓN
Ubicación: Almacén de Materiales Actividad Cantidad
Flujo: Alistamiento de materiales primarios Operación 6
Fecha: Enero 20 de 2009 Transporte 4
Metodo Actual Demora 2
Elaborado por: Felipe González González Inspección 1
Revisado por: Leonardo Palomino Almacenamiento 1
1 Almacenar material
Demora mientras el material es Es frecuente que los frascos se detengan en este punto, pueden
2 pasar más de 15 días estacionados.
atendido para descartonado*
Esta operación existe debido a que los frascos de vidrio no se
7 Descartonar frasco de vidrio* pueden introducir en bolsas plásticas. Se identifica que los rechazos
generados en este proceso no se reportan para la conciliación.
Transportar a sección destinada para
4 20 m
orden de producción
8 Unificar materiales
85
DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIÓN
Ubicación: Almacén de Materiales Actividad Cantidad
Flujo: Abastecimiento de orden de producción Operación 6
Fecha: Enero 20 de 2009 Transporte 1
Metodo Actual Demora 0
Elaborado por: Felipe González González Inspección 1
Revisado por: Leonardo Palomino Almacenamiento 0
16 Envolver en plástico
11 13 14 5 6 8 9 3 16
9 4 5
7
2
Punto de Tanques de
10
digitación 3 maceración
2
15
2 3 1 1
11
Cuarto de
soplado y
devoluciones
Descartonado de
frasco de vidrio
6
1
10 17
4
2 1
ALMACÉN DE PLANTA DE
MATERIALES PRODUCCIÓN
Se termina de fabricar la orden de producción y se Se cuentan las cantidades que se rechazan. Esta
realiza el despeje de la línea. Todos los 2 operación se realiza también durante la producción,
1 componentes son retirados de las bandas no es necesario esperar a que finalice la orden. La
transportadoras. La línea queda lista para fabricar persona encargada de realizar esta operación es la
otro tipo de producto. misma que utiliza el producto en línea.
Las cantidades sobrantes que no fueron utilizadas Los operarios de abastecimiento reciben las
en producción se cuentan y se identifican. En cantidades sobrantes. Este material se debe
ocasiones es necesario utilizar básculas de conteo. inspeccionar para verificar que esté en las
3 1
Esta operación también es responsabilidad de la condiciones adecuadas para ser utilizado
persona que utiliza el material el línea. Se utiliza el posteriormente. Las unidades se ingresan en cajas
formato presentado en el anexo 11.3 de cartón para su correcto almacenamiento.
Los operarios de abastecimiento deben conciliar la
orden de producción. Se calcula la cantidad inicial Se informa al digitador de la planta de producción la
entregada por parte del almacén de materiales. 5 cantidad que se debe devolver al almacén. El
4 Luego se calcula el destino de estas unidades ya digitador luego ingresa estas unidades de forma
sea como producto terminado, rechazo, muestras o lógica al inventario del almacén, a la espera de que
material sobrante; la suma de todos estos destinos se entreguen físicamente.
debe ser igual a la cantidad entregada inicialmente.
Se realiza el despeje de los materiales primarios Se realiza conteo de rechazos igual que en el punto
igual que en el punto 1 pero en el caso de los 2 pero en el sector de envasado. La información
6 materiales utilizado en envasado. Para mayor 7 recolectada se transmite al abastecedor en
claridad sobre estos sectores ver diagrama de zonas acondicionamiento para que este utilice esta
en anexos. cantidad para la conciliación de la orden de
producción.
Esta operación se puede hacer durante la producción como también al final. Existen
procesos donde el responsable de contar los rechazos es el abastecedor. En otros casos
7 Contar rechazo y desechar es la persona que esta utilizando el material en línea de producción. El conteo de vidrio es
peligroso y el personal no suele tener guantes especiales ni gafas de protección.
Existe una báscula por proceso, sin embargo en varias ocasiones el material
3 Transporte a zona de básculas 16 m sobrante se cuenta manualmente, cuando la devolución es pequeña.
El material se ubica en una estiba a la espera de ser entregado al almacén. En este punto,
Demora de material a la espera de
1 los operarios de producción pueden tomarlo equivocadamente para otra orden de
ser entregado al almacén producción. Pueden pasar más de 15 días con el material estancado en este punto.
10
Punto de
digitación
5
Tanques de
maceración 3
Punto de
ALMACÉN DE digitación 6
MATERIALES
2
Líneas de 1
producción
envasado Líneas de producción
Cuarto de
Acondicionamiento 3
1
soplado y
devoluciones
6
4
1 2
9 11
Descartonado de 7 1
frasco de vidrio
3
8
PLANTA DE
PRODUCCIÓN 2
Elaborado por Felipe González González Operación física Punto de cambio de zona
5
Almacenamiento (Prohibido el paso)
Revisado por Leonardo Palomino
Información General
DIAGRAMA DE DIVISIÓN DE ZONAS
Ubicación Proceso hidroalcoholes - sección almacén
Escala 1:120
Fecha 22 Enero de 2009
Método Actual
Elaborado por Felipe González González
Revisado por Leonardo Palomino
92
10.10 Orden de transporte para orden de producción
10.11 Identificador de línea para orden de producción
94
10.12 Formulario de conciliación para orden de producción actual
95
10.13 Formulario de conciliación para orden de producción propuesto
10.14 Aplicativo en Excel para evaluación de cantidades entregadas
como devolución
Propuesto 1
Devolución
materiales Devolución de
primarios materiales
Unificar, encartonar
y verificar cantidad
3
1
de componentes
devueltos
Conciliar orden de
7
producción
Devolver lógicamente,
8 trasladar a ubicación e
Operación e inspección simultaneas identificar material
Operación física
Operación en sistema
10.17 Diagrama de recorrido propuesto para devolución de materiales de envase y empaque a bodega
Punto de
digitación
Tanques de 3
maceración
Punto de
ALMACÉN DE digitación
MATERIALES
Líneas de 1
producción
envasado Líneas de producción
Cuarto de
Acondicionamiento
soplado y
devoluciones
4
1 2
Descartonado de 5
frasco de vidrio
6
PLANTA DE
PRODUCCIÓN
3
DIAGRAMA DE RECORRIDO Indica flujo de documentos de
Estanterías de Inspección forma física o por correo
Ubicación Proceso hidroalcoholes - sección almacén almacenamiento electrónico
Proceso Devolución de materiales de envase y empaque
Indica zona ubicada en sector de
Fecha Abril 15 de 2009 recibo (externo a plano) Transporte Indica flujo de material Punto de
Método Propuesto físico a abastecer digitación
Elaborado por Felipe González González Punto de cambio de zona
8 7 1
Operación física
Revisado por Almacenamiento (Prohibido el paso)
Leonardo Palomino