GESTION DE RESTRICCIONES MEDIANTE EL

USO DEL SHAREPOINT

Javier Navarro Hayashida, Sofia Villagarcia Zegarra1

RESUMEN
Este trabajo plantea una solución accesible y fácil de implementar para la consolidación
de restricciones de un proyecto construcción. Se desarrolló e utilizó en una obra de
construcción y a partir de su implementación se eliminaron los errores operativos y los
atrasos en la consolidación de las hojas de Excel que es donde tradicionalmente se
manejan las restricciones. Además de ello se pudo consolidar la data de las restricciones
en una base de datos que sirvió para elaborar un panel de control para revisar la
anticipación con que se generaban las restricciones, el seguimiento a la respuesta por
parte de las áreas de soporte, etc.

PALABRAS CLAVE
Lean construction, look ahead, restrictions, base de datos Access, sharePoint

INTRODUCCION
Desde hace más de una década en el Perú, la filosofía de Gestión Lean Contruction ha
traído consigo el uso de Last Planner System (LPS) (Ghio, 2001), (Ballard, 2000) y con
este sistema, las herramientas que ayudan a asegurar la implementación del mismo.
Esta nueva forma de gestionar la producción resalta la importancia de un planeamiento
confiable de la producción para asegurar cumplir con los objetivos del proyecto y
asegurar el plazo.
Se plantean tres niveles de planificación (Ghio, 2001):
 Primer nivel: Planificación general de la obra a largo plazo: planificación
maestra por hitos cuyo objetivo es identificar los principales hitos para
asegurar el plazo. Esta debe actualizarse cuando existan desvíos.
 Segundo nivel: look ahead planning (LAP), planificación anticipada de
recursos:” a mediano plazo (3-5 semanas) el cual tiene un nivel de detalle
mayor al anterior y la idea es que se identifiquen las principales
restricciones y los responsables en levantarlas para que se asegure que las
actividades programadas puedan ser ejecutadas tal como indica la
planificación.
 Tercer nivel: planificación semanal: en base a las actividades que se han
liberado las restricciones de la semana.
Adicionalmente se requiere que esta planificación sea lo más actualizada posible por lo
que lo ideal es que participen los involucrados directos como: el contratista principal y
las subcontratas. Para realizar la planificación a mediano plazo se utiliza el
“lookahead”, se identifican restricciones y para medir la confiabilidad del planeamiento

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¨Profesor Auxiliar del Departamento de Ciencias e Ingeniería de la Pontificia Universidad Católica del
Perú

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se usa la herramienta llamada Porcentaje del Plan Cumplido, el objetivo de la misma es
identificar las principales causas de incumplimiento y realimentar la para tener mayor
confiabilidad y se cumpla la planificación la semana siguiente.
Este artículo propone una herramienta que ayuda a gestionar las restricciones a través
de una base de datos y usando una plataforma donde se comparte entre usuarios la
información tanto de las restricciones como del levantamiento de las mismas.
Esta herramienta trae muchas ventajas respecto a la hoja Excel, que es el programa que
convencionalmente se usa para gestionar las restricciones. Como se sabe, mientras más
compleja sea la obra, más involucrados existen, por lo que se generaría una hoja Excel
por cada uno, este hecho hace que se requiera una persona que realice la consolidación
de las restricciones y su levantamiento para mantener un único archivo actualizado y
no perder trazabilidad de las restricciones. Si a ello le sumamos el factor humano (no
todos envían sus entregables a tiempo, la compilación es manual), se obtiene un archivo
único con una alta probabilidad de tener errores.

ESTUDIO DE CASO
El presente trabajo se desarrolló para un Proyecto EPC (ingeniería, procura y
construcción) destinado a la construcción de un Hospital bajo la modalidad llave en
mano en la Cuidad de Lima. El alcance incluía construir una torre hospitalar de 9 pisos
y tres sótanos, también contemplaba el equipar el hospital con más de 4747 entre
equipamiento biomédicos, complementarios, instrumentales. El plazo de ejecución de
la obra era de 21 meses.
Para atender este proyecto se contaba con un staff de 50 personas divididas según la
siguiente estructura:
 Valorizaciones

Subcontratos
Legal
Control de Costos
Oficina Técnica
Planeamiento

Control
Electricas
Documentario

Ingenieria Sanitarias
Dirección

Instalaciones Comunicaciones

Acabados Mecánicas
Producción
Exteriores Gases

Equipamiento
Médico

Contabilidad

Almacen
Administración
Planillas

Trabajador Social

Figura 1. Estructura de Obra

Como se puede apreciar la obra era sumamente compleja no solo por la cantidad de
disciplinas que contenía el alcance sino también por la cantidad de participantes
internos y externos, un elemento adicional era que era una obra pública.
Desde que se inició la obra se utilizó el modelo de planificación que se basa en los
conceptos de la filosofía “Lean Construction” ya que era el modelo que estaba
establecido en una de las empresas que conformaba el consorcio ejecutor del proyecto.
Como punto de partida se tenía un planeamiento macro del proyecto y a mediano plazo
se realizaba el lookahead de 4 semanas con el cual se identificaban las restricciones y
las áreas de soporte encargadas de levantarlas. A partir de las actividades que ya no
tenían restricciones se elaboraba la planificación semanal. Al final de cada semana se
usaba el PPC para medir la confiabilidad de la programación e identificar las causas de
incumplimiento.
En cuanto a las restricciones, lo usual era que se identifiquen en una hoja Excel por
cada responsable y que cada área de soporte o responsable de levantarlas también la
trabaje en una hoja independiente lo que hacía que necesariamente exista el trabajo de
consolidar tanto las restricciones como el levantamiento de las mismas en un solo
documento, este trabajo era responsabilidad del área de planeamiento quien dedicaba
varias horas a la semana ordenando la información enviada de producción y de las áreas
de soporte. Esto originaba que muchas veces el archivo no este actualizado a tiempo
que traía consigo que se pierda tiempo que podría haber sido usado para levantar la
restricción.

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En un primer lugar lo que se hizo fue identificar el problema y para ello se presenta un
diagrama de Ishikawa para identificar las causas por las cuales se tenía una inadecuada
gestión de restricciones:

Figura 2. Diagrama de Ishikawa – Gestión de Restricciones

Como se puede apreciar de la Figura 2 existían varias causas raíz que originaban una
inadecuada gestión de restricciones: falta de trazabilidad, no se revisaban las
restricciones, no se identificaban nuevas restricciones, no había indicadores, etc. El
hecho que no se levantasen o identificasen las restricciones a tiempo traía consigo el no
cumplimiento de la planificación. Por ello se le dio importancia al problema y se decidió
actuar.
Inicialmente, a través de la lluvia de ideas se identificaron alterativas de solución del
problema, ej:
 Compilar hojas Excel.
 Una persona dedicada al seguimiento de las restricciones.
 Crear indicadores.
 Otra forma de manejar Base de Datos.
 Otros indicadores.
 ¿Cómo generar compromiso?
 Anticiparse.
 Pull Planning Session.
Con ello se tuvo claro lo que se necesitaba para solucionar el problema: por un lado, se
necesitaba un programa que lograse consolidar una base de datos y donde los diferentes
involucrados pudiesen ir actualizando en línea y por otro lado se necesitaba una
plataforma donde se pudiese compartir el archivo para que cada uno desde su
computadora acceda. Se decidió usar por ello el Microsoft Access como base de datos
y del SharePoint como plataforma para compartir en línea el archivo.
De acuerdo al (INVID, 2019) el SharePoint es “un sistema de administración de
contenido que permite a las organizaciones acceder, almacenar, administrar y compartir
su información desde varios dispositivos. Es un servicio propiedad de
Microsoft®…Sus capacidades incluyen administración de contenido, inteligencia
empresarial, administración de flujo de trabajo, nube personal, redes sociales
empresariales, contenido web, y puede usarse para portales de intranet, extranet e
Internet. Estas funciones vienen incorporadas para que su gestión de contenido no tenga
problemas.”
Se decidió por el uso del SharePoint ya que era una herramienta que ya existía en la
empresa de una de las consorciadas, pero cuyo uso en obra era bastante bajo. Para
consolidar la información se decidió usar una base de datos que sería colgada en el
SharePoint para que los involucrados generen sus restricciones y en el mismo archivo
los responsables de levantarlas coloquen el estado de la restricción.
La implementación fue bastante rápida ya que con la ayuda del soporte informático de
la empresa:
 se creó la base datos principal y la base de datos de los usuarios
 se colocó en el SharePoint de la obra colocando en cada computadora de los
usuarios un acceso directo.

Figura 3.- Base de Datos de Restricciones

Esta base de datos también sirvió para generar un panel de control en excel que contenía
tres objetivos principales:
 Detección y Planificación:
o Asignación de nuevas restricciones: permitía saber la cantidad de nuevas
restricciones se habían asignado en la semana
o Anticipación de las restricciones: permitía saber con cuanto tiempo de
avance se habían identificado las restricciones.
o Alertas: permitía saber cuántas estaban a punto de vencer o ya vencidas
 Monitoreo y Control:

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 o Desempeño por área de soporte
o Distribución por tipo de restricción
 Mejora Continua:
o El tiempo de respuesta por área de soporte.
o El tiempo de respuesta por responsable, etc.
Con el uso de esta herramienta se ahorraron muchas horas operativas semanalmente
que fueron destinadas a otras labores, se pudo gestionar más eficientemente las
restricciones y además de generar una base de datos consolidada de las restricciones de
toda la obra, por especialidad, responsable, fecha de levantamiento, solución, etc.

COMENTARIOS FINALES
En esta época las tecnologías de la información y comunicación deben ser usadas no
solo para mecanizar procesos sino para rediseñarlos y mejorarlos, en general estas
tecnologías tienen el potencial de transformar y crear nuevas soluciones que antes no
eran posible. En el caso presentado, el manejo de las restricciones de una obra se hacía
mecánicamente a través de hojas Excel, el inconveniente era que si bien este programa
funciona bien para trabajar individualmente no era muy práctico para compartir
informaciones ni consolidarlas más aun cuando hay varias personas que necesitan
acceder al mismo archivo y modificarlo. Las bases de datos y las plataformas para
compartir informaciones responden a este problema y son de fácil acceso para cualquier
empresa, por ello es importante fomentar su uso y siempre cuestionar la forma
tradicional de hacer las cosas para de esta manera estar siempre en un proceso de mejora
continua.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Ballard, G. (2000). THE LAST PLANNER SYSTEM OF PRODUCTION CONTROL. PhD Thesis,
University of Birmingham, Faculty of Engineering, Birmingham.
Ghio, V. (2001). Productividad en Obras de Construccion: Diagnóstico, Crítica y Propuesta. lima:
Pontificia Universidad Catolica del Peru. Fondo Editoria 2001.
INVID. (19 de enero de 2019). Obtenido de https://invidgroup.com/es/sharepoint-de-que-se-trata/