SISTEMA DE GESTION INTEGRAL Versión: 01

FECHA: 10-05-
PROCEDIMIENTO LICITACION Y PLANEACIÓN 2017

1. OBJETO

Identificar proyectos donde la empresa pueda participar, preparar y presentar la propuesta según
los requisitos del cliente con el fin de lograr la adjudicación del proyecto

2. ALCANCE
El proceso se inicia una vez se tiene conocimiento de la necesidad del servicio por parte del
Cliente, continua con la legalización del servicio, la entrega de la oferta y con las modificaciones
posteriores a la firma del Contrato y termina con la aceptación final por parte del Cliente y el
otorgamiento de la póliza de estabilidad por parte de AICON S.A.S.
3. RESPONSABLES

Gerente General: Revisar la viabilidad de la oferta y aprobar para su participación y búsqueda de

clientes.

Director de Proyectos: Identificar las ofertas posibles a participar y realizar las ofertas.
4. DEFINICIONES

 Pliego de condiciones: Documento contractual y obligatorio en donde se establecen las

Condiciones y requisitos previos para presentar una oferta y/o licitación, así mismo en donde se
aceptan estas mismas para la ejecución de un proyecto.

 Pre pliego de condiciones: Información preliminar para la confección del pliego de

Condiciones definitivo, al cual se le puede realizar observaciones para su modificación.

 Adendo: Documento emitido por la entidad contratante que modifica el pliego de

Condiciones.

 Presupuesto de obra: Relación de actividades a ejecutar asociados a precios y

cantidades propios del proyecto.

 Resolución de adjudicación: Documento por medio del cual la entidad contratante resuelve
adjudicar la ejecución de un proyecto previo a un proceso licitatorio

5. CONTENIDO.
5.1. RECEPCION DE SOLICITUD DEL CLIENTE

Recepción de Pliegos de condiciones o Términos de referencia en donde se especifican las

condiciones técnicas, comerciales y legales para desarrollar el Proyecto, ya sea por compra de
pliegos, en caso de licitaciones públicas, o invitación directa a cotizar.

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En caso de solicitudes verbales por parte del Cliente, se tomará nota de sus requerimientos y el
Gerente y/o Director de proyectos diligenciará el Análisis de Adendos/Confirmación de pedidos
verbales con estos datos y la devolverá al Cliente, para su firma.

 Identificación de sitios de red para consulta de licitaciones públicas y privadas.

Para la búsqueda de licitaciones se consulta la página www.contratos.gov.co (Portal único de

contratación). Realizar monitoreo y diligenciar el registro en el formato de consulta de licitaciones.
5.2. REVISIÓN TERMINOS DE REFERENCIA O REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE.

Se revisa que los términos de referencia estén definidos y documentados adecuadamente, de igual
manera se debe aclarar y analizar las especificaciones técnicas del proyecto junto con el cliente en
cuanto a normas de construcción se refiere y que la empresa tiene la capacidad para cumplir los
requisitos del cliente. El Director de Proyectos diligencia el formato la lista de chequeo y sobre
este, el Gerente indica si se procede o no a la preparación de la oferta.
Presentar y estudiar la viabilidad y el cumplimiento de los requisitos exigidos para participar en la
licitación del proyecto, mediante la Lista de chequeo.
Realizar las observaciones al pre pliego y pliego en caso de que aplique con la entidad
contratante. Cuando aplique coordinar con la gerencia la asignación y aprobación del profesional
para que realice la Visita de Obra.

Se deben analizar y estudiar las respuestas de la entidad contratante a las observaciones

realizadas y los resultados obtenidos de la visita de obra

La gerencia general autoriza la participación en la licitación respectiva, previo estudio y

cumplimiento de los requisitos. Para el caso en que se emitan adendos estos se analizarán y se
tendrán en cuenta para su cumplimiento.
5.3. PLANEACIÓN ELABORACIÓN OFERTA

Se asignan responsabilidades identificando quien realiza cada uno de los elementos que
conforman la oferta, también se diligencia la primera columna de la Lista de Chequeo publica y/o
de proyectos, si los términos de referencia lo requieren
5.4. RECEPCION DE ADENDOS ACLARATORIOS.

Se reciben las aclaraciones del Cliente a los términos de referencia solicitados por la empresa,
cualquier otro concursante o generadas por el Cliente, mediante documento escrito y se transmiten
al Gerente.

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5.5. PREPARACION DE LA OFERTA Y ENTREGA

Visita a la obra
Cuando se requiera bien sea por el Cliente o a juicio del Gerente teniendo como base la
información técnica recibida, se realiza la visita de obra con la finalidad de verificar las condiciones
del sitio donde se realizarán los trabajos. Además, se recoge información según aplique, sobre:
otras empresas invitadas, transporte al sitio, facilidad de consecución de suministros, sitio de
disposición de escombros, puntas de conexión de agua potable, energía eléctrica y gas. Posibles
subcontratistas confiables, tareas de alto riesgos en materia de seguridad, manejo de residuos,
riesgos del área del proyecto, Tareas críticas que afecten directamente la calidad del proyecto.
etc.
Preparación de la oferta

 Cotización con los proveedores de los materiales y servicios requeridos más representativos,
en el caso de que el tiempo de preparación de la oferta lo permita

 Determinación de todos los criterios en materia de seguridad, ambiente y calidad (auditorias,

inspecciones, visitas de obra, EPP adecuados para las actividades a realizar, métodos de control a
utilizar para minimizar los riesgos).

 Determinación de costos directos de mano de obra, equipos, herramientas y materiales.

Selección del personal a proponer

Cuando el Cliente lo requiera se debe realizar:

 Selección del personal a proponer.

 Elaboración de organigrama del Proyecto cuando sea requerido por el cliente.

Cuando sea el caso donde las especificaciones del cliente exijan servicios especializados y es
necesario subcontratar estos servicios se debe exigir pólizas de cumplimiento, pólizas de garantía,
pólizas de estabilidad y se debe comunicar al subcontratista sobre nuestros requisitos en
seguridad y calidad que debe cumplir desde el momento que inicie la ejecución del contrato y de
sus actividades.
De igual forma se debe informar ya sea vía email, carta a todo subcontratista de servicios sobre el
Procedimiento de Reglamento de Calidad y SST de subcontratista.
Revisión de la minuta y condiciones

 Análisis de ventajas y desventajas legales de la minuta propuesta.

 Análisis de responsabilidades legales asumidas por la Empresa.

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Preparación del flujo de caja

Realización de un programa de flujo de desembolsos por período durante la ejecución del

Proyecto, cuando sea requerido por el Cliente

Determinación del valor total de la oferta

 Determinación del porcentaje de A.U.I. de la oferta.

 Determinación del valor total de la oferta.

Organización y revisión final de la oferta

El Gerente y Director Proyectos organiza el contenido de la oferta, diligencia y revisa la oferta de

acuerdo al formato lista de chequeo para la revisión de oferta Una vez revisada la oferta es firmada
por el Gerente, y presentada al Cliente.
Cuando la oferta es enviada en medio magnético se guarda copia dura de la documentación
entregada.
Si el proyecto es adjudicado a AICON S.A.S, se debe enviar el listado maestro de materiales y/o
servicio presupuestados del proyecto al área de compras, Director Proyectos y a la obra en
particular.

5.6. ACLARACIONES AL CLIENTE

Se da respuesta a las inquietudes del Cliente, con base a lo presentado en la oferta respecto a lo
solicitado en los términos de referencia.
5.7. NOTIFICACION DE ACEPTACION DE OFERTA.

El cliente notifica a la empresa la aceptación de la oferta.

5.8. REVISIÓN DE LAS CONDICIONES DE ACEPTACIÓN DEL CLIENTE

Se revisa que las condiciones de adjudicación corresponden con lo establecido en los Términos de
Referencia, o cualquier variación en cuanto a alcance, precios, o plazos sea acordada entre
partes.
5.9. TRAMITES DE LEGALIZACION DEL CONTRATO.

El Gerente, y/o Director proyectos revisa la correspondencia entre lo acordado con el cliente y la
minuta y lo pasa al Asesor Legal para:

 Revisión de las cláusulas de perfeccionamiento del contrato.

Firma por parte del Representante Legal o su apoderado del texto del contrato.

5.10. SOLICITUD DE MODIFICACION

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Recibo a través de comunicación escrita por parte del Cliente de la intención de modificar el
Contrato inicialmente pactado o percepción por parte de la Empresa de que las condiciones
pactadas en el Contrato han sido cambiadas en cuanto a variación en cantidades de obra,
complejidad, plazos, diseños, especificaciones de materiales, etc.
En este caso se informa por escrito al Cliente el posible cambio ya sea a través de Formato
Análisis de andendos/ Confirmación de Pedidos o mediante otro mecanismo que haya sido
establecido para el proyecto.

5.11. EVALUACION DE LA MODIFICACION.

El personal responsable evalúa las consecuencias de tipo económico, comercial, técnico y legal de
la posible modificación y prepara cotización.
5.12. NEGOCIACION CON EL CLIENTE

 Conciliar con el Cliente unas condiciones técnicas y económicas favorables para ambos y
que cumplan con la necesidad que motivó la modificación.

 Presentación formal de una cotización de los trabajos contemplados en la modificación.

5.13. LEGALIZACION DE LO MODIFICADO

 Revisión de las cláusulas de modificación.

 Se consigna por escrito a través de un acta o cualquier otro documento las condiciones que
han sido modificadas. Cuando el Cliente lo considere pertinente se procede a legalizar el cambio
mediante otrosí.

5.14. ACEPTACION FINAL Y EMISION DE POLIZAS.

Aceptación final de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato.

Otorgamiento de la Póliza de Estabilidad de Obra y cualquier otra póliza, por el Asesor Legal,
cuando sea requerida por el Cliente en el acta final de aceptación

5.15. CORRECCIONES
Atiende todos aquellos reclamos del Cliente posteriores a la entrega de la Obra y a la emisión de la
póliza de estabilidad y los resuelve a satisfacción del Cliente, teniendo en cuenta el procedimiento
Control de Producto /Servicio No Conforme.

5.16. SATISFACCION DEL CLIENTE

Una vez terminado la obra a satisfacción del cliente, se hace entrega de una encuesta de
satisfacción al cliente, para identificar su percepción de acuerdo al servicio prestado.
6. PLANEACION
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El director de proyectos operativa de acuerdo a la naturaleza del proyecto, verifica si en el Banco

de Datos existe alguna persona con el perfil adecuado. Cuando en el banco de datos no se cuenta
con el personal calificado para el cargo se recurre a avisos en el periódico o se recurre a personal
recomendado por personas internas y externas de la empresa. El candidato debe cumplir el perfil
estipulado.

Para la selección se tiene en cuenta la educación, el entrenamiento, el potencial del aspirante o la

experiencia, de acuerdo con el Procedimiento de selección y contratación del personal

6.1. ELABORACIÓN DE CUANTIFICACIONES DE CANTIDADES DE MATERIALES Y

SERVICIOS DE LA OBRA.

El Director de Proyectos estudia los planos del proyecto y elabora la cuantificación de las
cantidades necesarias de materiales y servicios para la obra, para realizar las cotizaciones de
éstos y mantener el control sobre los costos del proyecto.
Se elabora el listado de los materiales y servicios críticos que es enviado al jefe de compras.

6.2. COTIZACIONES DE MATERIALES Y SERVICIOS CRÍTICOS.

La manera de solicitar cotización dependerá del monto de la compra según lo descrito en el
Procedimiento de compras y Almacenamiento
Las cotizaciones de compras que posean menor cuantía son hechas directamente por el jefe de
compras con los proveedores o contratistas.
La gestión de las cotizaciones de compras mayores, la adjudicación de los contratos y los
convenios de suministro los realiza directamente el Director de proyectos con los proveedores o
contratistas.
6.3. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO.
El programa de trabajo es revisado por el Director de proyecto, para verificar que está de acuerdo
con las actividades a realizar en la obra. Si han existido cambios en el programa de trabajo, se
procederá a actualizarlo según sea requerido.

6.4 ELABORACION DEL PLAN DE CALIDAD Y SSST

Se realiza un plan específico para las obras de acuerdo a las especificaciones del cliente.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS:
NORMA NTC ISO 9001:2015

NORMA OHSAS 18001:2007

7. REGISTROS

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Lista de chequeo de propuesta

Análisis de adendas y confirmación de pedidos verbales

Matriz de clientes

Reporte de Visita de obra

Registro semanal de consulta de licitaciones

Encuesta de satisfacción del cliente

Plan de inspección

Formato peticiones, quejas y reclamos

8. Control de Cambios.

Versión FECHA Descripción de Cambios

01 10-05-17 Creación del procedimiento.

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