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2. Motivación y Dedicación
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1. ¿Qué es Toyota Business Practices (TBP)?
Actualmente, miembros de Toyota de diversas culturas trabajan en todo el mundo, y es Toyota Way lo que nos une y
nos identifica a todos. Toyota Way expresa los valores y las acciones que compartimos y que todos los miembros de
Toyota debieran aplicar en el desempeño de su trabajo. Sin embargo, la sola lectura del libro Toyota Way 2001 no traerá
como resultado el entendimiento total y la práctica de los valores del Toyota Way. Sólo a través de las experiencias de
nuestro trabajo diario podemos comprender y practicar el Toyota Way.
Es por ello que hemos desarrollado Toyota Business Practices (TBP), que hace explícita la manera en la que debemos
poner en práctica el Toyota Way en nuestro trabajo diario. En esencia, como concepto fundamental detrás del TBP está
un modelo de solución de problemas en el que la Motivación y Dedicación de TBP actúa como Guía Inspiradora.
Por ejemplo, verán claramente la importancia del Principio Genchi Genbutsu del Toyota Way al implementar los pasos
Descomponga el Problema y Análice la Causa Raíz del Problema en el Proceso de 8 pasos de TBP.
Del mismo modo, captarán el significado de Respeto y Kaizen al tener presente el concepto El Cliente Primero en el
cual se sustenta Motivación y Dedicación de TBP. La plena comprensión del Toyota Way se da a través de la imple-
mentación de Toyota Business Practices en nuestro trabajo diario.
TOYOTA WAY
Toyota Way expresa los valores y acciones que compartimos y que todos los miembros de Toyota deberíamos aplicar con el fin
de llevar a cabo los principios guía de Toyota. Los dos conceptos centrales de Toyota Way son Mejoramiento Continuo y
Respeto por las Personas.
• Mejoramiento Continuo: Nunca estar satisfechos con la situación actual, y siempre buscar las soluciones más prácticas y eficaces.
• Respeto por las Personas: Hacer todo lo posible por los grupos de interés de Toyota conduciendo el éxito corporativo a través
del desarrollo de nuestros empleados.
Se espera que todos los miembros de Toyota tomen en consideración estos conceptos en el cumplimiento de sus responsabilidades.
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2. Motivación y Dedicación
El Cliente Primero
Siempre piense y actúe en beneficio de los clientes, y ponga sus intereses por encima de todos los demás. Los procesos
subsiguientes también son considerados nuestros clientes.
Conciencia y Responsabilidad
Sea consciente de que usted es el principal responsable de su propio trabajo. Reconozca la misión, valor y orgullo de su
trabajo, y visualice su objetivo.
Visualización (MIERUKA)
Promueva la visualización y aclare los problemas para que todos entiendan. La información debe ser compartida
oportunamente para beneficio de todos.
Comunicación Exhaustiva
Tenga una comunicación exhaustiva y sincera con los grupos de interés hasta que logren un entendimiento a
profundidad.
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3. ¿Qué significa “problema” para Toyota?
Problema es …
• Toyota define un problema como “Brecha entre una Situación Ideal y una Situación Actual”
según vemos en el siguiente diagrama.
Situación Ideal
Brecha = Problema
Situación
Actual
La Situación Ideal podría ser equivalente al Estándar (Situación Ideal = Estándar)
donde se puede fijar un claro estándar.
Tipos de Problema
• Como vemos a continuación, hay problemas “Eventuales” y problemas “Creados”
10%
Situación Ideal Superior
Actual: 40%
BRECHA
Problema “Creado”
-Establecer una situación ideal
nueva y superior a fin de crear
una “BRECHA” deliberadamente
10%
Año actual:
30%
BRECHA
Problema “Eventual”
“BRECHA” entre el estándar
existente (estado normal)
y la situación actual
Situación Actual 3
Para detectar un problema …
A fin de detectar problemas, es importante tener un alto sentido de percepción e identificación de
problemas en nuestro trabajo.
Nunca debemos estar satisfechos con nuestras situaciones actuales, y constantemente debemos preguntarnos,
“¿Hay algún problema? ¿Podría ser mejor?”.
Toyota no ve como algo malo el “tener un problema”. Por el contrario, Toyota considera que el
detectar problemas y tomar contra medidas para eliminarlos llevará al mejoramiento continuo.
Debemos romper con el estereotipo de que “tener un problema es malo”. Por ello, cuando
otro miembro detecta un problema, debe apreciar tal hecho, y no debe culparlo.
Cuando no hay un estándar claro, podemos estar tentados a ver esto como una variación menor y pensar
“un error menor como éste podría ocurrir”, “éste es un error permisible” o “esto ocurrió por casualidad”.
Es importante considerar que cualquier variación es indicio de un problema y hay que reconocerlo, no
importa cuán pequeño pueda parecer, debemos trabajar para resolver todos los problemas como si se
tratara de grandes problemas.
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Desarrollar un alto sentido de percepción e identificación de problemas
El Sr. K estaba viendo televisión un día. El programa de televisión era acerca de un hotel que trabajaba
intensamente para aumentar la satisfacción del cliente.
La filosofía del hotel es permitir que sus clientes se sientan en casa durante su estadía. Reunían hasta la más
mínima información sobre cada cliente, a fin de mejorar su nivel de servicio. Por ejemplo, si un cliente pedía
colgadores adicionales para el closet, tomaban nota de ello. Así, cuando el cliente volviera la próxima vez,
colocarían de antemano colgadores adicionales en el closet. Otro ejemplo fue la temperatura en la habitación.
Cuando descubrían que un cliente prefiere las habitaciones más frescas, ponen la temperatura más baja de lo
habitual antes de la llegada del cliente. En una de las entrevistas que presentaron en el programa, un
empleado del hotel dijo: “Ya es demasiado tarde para actuar después de que nos han pedido algo. Nuestra
misión es disponer las cosas a la manera del cliente de modo que ni siquiera tenga que pedirlas”.
Luego de mirar el programa de televisión, el Sr. K pensó en su trabajo en la División de Asuntos Generales.
“Me doy cuenta de que mis clientes son todos los miembros de mi compañía.” Cuando pensó en su trabajo
como un negocio de servicio, descubrió que había muchas cosas que debía mejorar.
Por ejemplo, la división de Asuntos Generales recibe muchas consultas de los miembros de otras divisiones
con relación a procedimientos administrativos. Hay muchas preguntas comunes, y cuando estaba ocupado,
ello realmente se volvía una carga. Pero, el Sr. K se dio cuenta de que se suponía que su división debía
ofrecer suficiente información de modo que los miembros ni siquiera tuvieran que hacer consultas.
“Nadie tiene más problemas que la persona quien dice que no tiene problemas.”
(El no tener problemas es el mayor problema de todos.)
Taiichi Ohno
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4. Pasos y Procesos para la Solución de un Problema
8 PASOS PROCESOS
1. Aclare la Meta Final de sus responsabilidades y trabajo
Paso 1. 2. Aclare la Situación Ideal y la Situación Actual de su trabajo
Aclare el Problema 3. Visualice la brecha entre la Situación Actual y la Situación
Ideal
1. Analice el problema
Paso 2. 2. Identifique el Problema Priorizado
Descomponga 3. Especifique el Punto de Ocurrencia verificando el
el Problema proceso a través de GENCHI GENBUTSU
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(Referencia) 8 pasos para la solución de un problema y Documento A3
8 Pasos para la solución
de un problema Documento A3
Paso 1. Título
Aclare el Problema
Paso 2.
Descomponga
el Problema
Paso 3.
Establezca
un Objetivo
Paso 4.
Analice la Causa Raíz
Paso 5.
Desarrolle
Contramedidas
Paso 6.
Ejecute Contramedidas
Paso 7.
Monitoree Procesos
y Resultados
Paso 8.
Estandarice Procesos
Exitosos
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NOTAS
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Paso 1. Aclare el problema
Luego, comprenda la Situación Actual del trabajo sin estar satisfecho con nuestra Situación
Actual, cuestione si la Situación Actual está contribuyendo con la Meta Final. Siempre debe
tener un alto sentido de percepción e identificación de problemas (Con relación a la Meta Final).
Después de entender plenamente la Meta Final y la Situación Actual, aclarar la Situación Ideal
que es cómo debería ser la Situación Actual. Ahora, compare ésta con la Situación Actual del
momento a fin de visualizar la Brecha entre las dos. Esto aclarará el problema.
Meta Final
¿Estoy
Contribución
realmente
contribuyendo
a la
meta final? Situación Ideal
B
¿Cuál R
E Problema
es la C
situación H
A
ideal?
Visualización
(Hacer las cosas evidentes)
Situación Actual
Procesos
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Detalles
Proceso 1. Aclare la Meta Final de sus responsabilidades y trabajo
A fin de aclarar la Meta Final de nuestro trabajo, primero necesitamos reconfirmar por qué existe nuestro trabajo
y tener un entendimiento claro y renovado de su propósito.
Es importante darnos cuenta cómo es que nuestro trabajo añade valor a la compañía, antes que hacer sin pensar lo que
el jefe nos dice que hagamos.
Ejemplo: Continúe preguntándose por los propósitos por encima suyo y descubra el propósito de su trabajo.
Meta de Toyota: Proporcionar la satisfacción de nuestros productos y servicios a sociedades y nuestros clientes
Crear
Diseñar Seleccionar Diseñar
Mi trabajo y Confeccionar campañas de Recolectar
líneas de partes planes de
responsabilidad planos ventas y pagos
producción para comprar producción
marketing
[Investigación
Departamento [Ingeniería] [Compras] [Producción] [Ventas] [Finanzas]
y Desarrollo]
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(2) Piense en su Meta Final en términos concretos tales como:
• ¿Cuál es?
• ¿Quién lo hace?
• ¿Cómo se lleva a cabo mejor?
• ¿Para quién?
Aún es posible captar la idea general del propósito cuando preguntamos “¿Para qué es?”
Sin embargo, al hacer preguntas adicionales y más directas tales como “¿Quién lo hace?,”, “¿Cuál
es?” y “¿Cómo hacerlo?” nos permite tener elementos más concretos de los propósitos y los objetivos.
Por ejemplo, “buen servicio” tiene un significado diferente para cada persona. Es importante describir
“buen servicio” en términos concretos de modo que todos puedan entenderlo de manera similar.
En determinados tipos de trabajo como ventas, en los cuales alcanzamos nuestros objetivos a través de
las acciones de otros, también necesitamos aclarar “¿Quién lo hace?
A fin de hacer evidentes los problemas, siempre debemos cuestionar si nuestra situación actual
está en el nivel ideal o no. Es especialmente importante para los empleados de Toyota estar
sumamente atentos a cualquier muda (falta de valor agregado), mura (irregularidad) y/o muri
(sobrecarga) que pudiera existir en nuestras actividades laborales. De existir muda, mura y/o muri
en las actividades laborales, debemos trabajar inmediatamente para eliminar cualquiera de dichas
acciones que no añaden valor.
En Toyota, el cliente ocupa para nosotros el primer lugar, y nosotros también constituimos
procesos subsiguientes dentro de nuestras operaciones comerciales como el cliente. Ya sea que se
trate de trabajo de Producción, Investigación y Desarrollo, o Administrativo, siempre tienen
procesos, y resulta crítico proveer a los procesos subsiguientes (clientes) no sólo los productos y
servicios necesarios, sino también la calidad y cantidad correctas en el momento necesario (justo a
tiempo).
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Proceso 2. Aclare la Situación Actual
y la Situación Ideal de su trabajo
Aclare la Situación Actual
Considérela en términos concretos tales como:
* ¿Quién lo hace?
* ¿Cuándo?
* ¿Qué es?
* ¿Cuánto?
* ¿Cómo se lleva a cabo?
Para aclarar la Situación Actual, debemos investigar los hechos a través del GENCHI GENBUTSU,
conversando con las personas involucradas y observando la situación de manera directa. Esto debe
hacerse sin prejuicios o ideas preconcebidas. Incluso cuando el debate con las personas involucradas o
la observación de la situación sea difícil, debemos también tratar de descubrir la verdad revisando datos
y documentos relacionados.
Una Situación Ideal es una imagen concreta de la Meta Final. En otras palabras, es una descripción
clara y concreta del estado ideal de nuestro trabajo que nos permite alcanzar el objetivo.
Debido a que nuestro trabajo es nuestra responsabilidad, debemos especificar nuestra Situación Ideal
de la manera más clara posible. La Situación Ideal es una combinación de nuestra Meta Final
(“¿Qué es?”, “¿Quién lo hace?”, “¿Cómo se lleva a cabo mejor?”) y “¿Cuándo?” y “¿Cuánto?”.
Debemos asegurarnos de que la Situación Ideal no se desarrolle únicamente desde el punto de vista
de nuestra propia División/Departamento. Es importante determinar el estado de la Situación Ideal
desde los puntos de vista de los clientes y otros departamentos de la compañía.
La Meta Final incluye los elementos “quién”, “para quién”, “qué” y “cómo”.
Además de ello, la Situación Ideal incluye los elementos “cuándo” y “cuánto”.
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Proceso 3. Visualice la Brecha entre la Situación Actual y la Situación Ideal
Cuando se aclara la Situación Actual, debemos entonces visualizar la brecha entre la Situación Actual
y la Situación Ideal de modo que todos puedan entender fácilmente cuál es el problema.
Los trabajos administrativos y técnicos no están tan estandarizados (en sus procedimientos y resulta-
dos) como el trabajo en el área de producción. Por ello, si no tratamos de definir y determinar
nuestros problemas de manera explícita, los problemas continuarán ambiguos.
Existen diferentes formas de visualizar los problemas: Elaborando un plan de ventas, estableciendo
un límite de tiempo, anotando acciones concretas en los proyectos, mostrando el informe de avance
de actividades en un gráfico, poniendo las políticas y objetivos por escrito, o incluso aclarando los
presupuestos reales y el gasto.
Desempeño real
(2) Aclara la “Situación Actual”
Control Visual
En Toyota, siempre es necesario el “Control Visual” a fin de promover el que se comparta
información y la coordinación fluida entre las partes involucradas.
El compartir el programa, lo cual ayuda a los miembros a captar el estado actual, es uno de
los ejemplos de Control Visual.
Es importante tratar siempre de visualizar los problemas, compartir los problemas de modo
que los miembros puedan implementar contramedidas.
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NOTAS
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Paso 2. Descomponga el Problema
Descomponga un problema grande y vago, y divídalo en problemas más pequeños y concretos
que pueda abordar directamente. Descomponiendo el problema de manera suficiente, puede
hallar la causa raíz de manera eficaz y eficiente.
Debemos ser cuidadosos porque hay una tendencia a pasar al siguiente paso sin
descomponer el problema de manera suficiente.
Problema
Priorizar
Problema Problema Problema Problema Problema
Priorizado el problema
Ver el Proceso
Punto de
Ocurrencia
(GENCHI
GENBUTSU)
Procesos
1. Descomponga el problema
2. Identifique el problema priorizado
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Detalles
El problema, la brecha entre la Situación Ideal y la Situación Actual, usualmente es grande y vago
debido a que a su vez está conformado por muchos pequeños problemas. Por ello, aun cuando se
trate de abordar este problema grande y vago directamente, resulta difícil encontrar la causa raíz y
finalmente la solución.
El primer paso es descomponer el problema original que es grande, en problemas más pequeños y
concretos. Existen muchas maneras de clasificar los problemas en categorías (Puntos de División)
que nos permiten descomponer el problema grande en problemas más concretos. Los puntos de
división más utilizados son:
También es posible analizar y segmentar los problemas desde una perspectiva financiera mediante el
análisis de balances generales y/o utilizando técnicas de análisis estadístico.
Algunas veces cometemos el error de omitir los procesos dirigidos a hallar el Punto de Ocurrencia y
a analizar la causa raíz. En consecuencia, pasamos de frente al desarrollo de contramedidas. Debe-
mos asegurarnos de analizar el problema minuciosamente y seguir cada paso después de ello.
Ejemplo: Puntos de división para descomponer el problema: Las Ventas de Automóviles no llegan a la
meta planteada
Qué: Por tipos de modelo de autos
Dónde: Por ubicación geográfica, por punto de ventas/concesionario, por canal de ventas (tienda o Internet)
Cuándo: Mensualmente, semanalmente, los días de semana o los fines de semanas
Quién: Por grupo de edad, por tipo de cliente (cliente habitual/cliente nuevo), etc…
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Ejemplo: Descomposición a realizar en un caso en el que han ocurrido 10 rayones en la carrocería durante
el ensamblaje
<Mal ejemplo> Incluso después de descomponer el problema por 3 veces, este continúa siendo grande y vago.
4 en el primer 6 en el segundo
7 en tapizado 2 en chasis 1 en fase final turno turno 1 en Sedán 9 en Wagon
Muchos rayones en el procesos de tapizado Pequeña variación por turno Muchos rayones en las Wagon
<Buen ejemplo> El problema grande y vago “10 rayones durante el ensamblaje” ha sido descompuesto
1 en Sedán 9 en Wagon
Algunos de los puntos de división que se utilizan para descomponer un problema son pertinentes,
otros no lo son. Por ejemplo, cuando se determina el desempeño de ventas, el utilizar las ventas en
cada concesionario como un punto de división podría no ayudar a aclarar el problema (es ineficaz).
Sin embargo, utilizar los tipos de autos como un punto de división podría resultar pertinente.
Debemos evitar acostumbrarnos a un tipo de punto de división y ser flexibles en la búsqueda de
otros puntos de división.
SUV
Sedán
Van
Wagon
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Proceso 2. Priorice los problemas resultantes de la descomposición
En realidad, existen limitaciones de tiempo y recursos disponibles cuando se soluciona un problema. Por lo
tanto, es imposible resolver todos los problemas inmediatamente. Es necesario priorizar los problemas en los
que se ha descompuesto el problema grande y resolverlos en el orden adecuado, uno por uno.
La priorización debe hacerse evaluando todos los problemas pertinentes en base a tres factores fundamen-
tales: El nivel de importancia, el nivel de urgencia y el potencial de expansión.
Al priorizar, verifique los datos objetivamente. Vea el problema a través del GENCHI GENBUTSU: Vaya a
la fuente para descubrir los hechos a través de actividades como escuchar a los clientes o concesionarios. Sin
embargo, en los casos en que todos los problemas que han resultado al descomponer el problema grande
deban ser resueltos, como en cuestiones de calidad, podría ser imposible que resuelva todo usted mismo. En
tales casos, es siempre mejor que consulte con su superior sobre la manera en que debe proceder.
Es aún muy pronto para empezar a preguntar por qué en esta etapa. Los problemas raramente
aparecen de manera súbita, es por ello que debemos revisar los procesos (flujo de operaciones)
para hallar el “Punto de Ocurrencia” a través del GENCHI GENBUTSU.
En trabajos administrativos y técnicos, ver el proceso relacionado con una tarea específica puede
resultar bastante difícil. Sin embargo, en tanto haya un resultado, debe haber algún tipo de proceso.
En el trabajo administrativo y de ingeniería, es necesario reconstruir el proceso de trabajo para
poder hallar el Punto de Ocurrencia. Esto puede hacerse yendo al GENBA (lugar de trabajo),
reuniendo información, y escuchando a las personas involucradas.
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Especificar el Punto de Ocurrencia examinando el proceso
Punto de
Ocurrencia
Crear las
preguntas de Analizar los
Confirmar Decidir el la encuesta resultados de la Entregar el informe
el propósito contenido de Hacer la y confirmar los
encuesta encuesta y decidir el
de la encuesta la encuesta Decidir el contenido del informe resultados
método de
la encuesta
Flujo del
Proceso
Rastreo Rastreo Rastreo Rastreo Rastreo de trabajo
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NOTAS
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Paso 3. Establezca un Objetivo
Establezca objetivos desafiantes cuando tenga que resolver un problema. Al hacerlo,
estaremos un paso más cerca de llevar a cabo nuestra meta final. También experi-
mentaremos la satisfacción del logro, así como desarrollo personal.
Objetivo
Los objetivos no Los objetivos deben ser
deben ser qué hacer cuantitativos, concretos
y desafiantes
¿Cuánto?
¿Para cuándo?
Procesos
1. Haga un compromiso
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Detalles
Proceso 1. Haga un compromiso
Antes de establecer un objetivo, es fundamental tener el convencimiento de que “Yo resolveré este
problema, yo me haré cargo, no otra persona”. También debe pensar en lo que quiere lograr con
este proyecto, por ejemplo, “mejorar las propias habilidades de negociación”. Esto será un apoyo
para que mantenga el entusiasmo hacia el proyecto aun cuando enfrente dificultades.
Una vez que encuentra el Punto de Ocurrencia, establezca el objetivo aclarando “para cuando” y
“cuánto del problema”. Tenga cuidado con lo siguiente:
A fin de evitar establecer la Situación Ideal como objetivo, podemos escribir primero nuestra
Situación Ideal entre paréntesis a manera de aclaración, y luego escribir el objetivo. Por ejemplo,
podemos decir “En el primer semestre de este año fiscal, reducir el tiempo de diseño de un nuevo
producto en un mes (reducir el tiempo total de desarrollo de un nuevo producto en dos meses).”
(Imagen de cómo establecer un objetivo)
<PASO 2>
<PASO 1> Problema Punto de
Situación Priorizado Ocurrencia
Ideal
Problema Problema Priorizado
Problema en el Punto de Ocurrencia
Grande /
Vago Problema
Situación <PASO 3>
Actual Problema Objetivo
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Ejemplo: La Situación Ideal NO DEBE SER establecida como objetivo en el Paso 3
Ejemplo de Investigación
y Desarrollo Ejemplo de Ventas Ejemplo de RRHH Ejemplo de Producción
Reducir el periodo de
Incremento de más de 30% Emisión de una orden
desarrollo de Incremento de 20% en
en el número de participantes para inspeccionar un
Situación Ideal productos en 2 meses las ventas internas con
en actividades de capacitación problema: Menos de
con relación al relación al año anterior
con relación al año anterior 4 meses
año anterior
Objetivo Adecuado
Reducir el periodo de Aumentar el número de Reducir las razones Reducir la frecuencia
(Establecer un objetivo
desarrollo de la Etapa “Clientas Femeninas en “Demasiado ocupado” o “no de rayones por golpe en
que resuelva el
de “Diseño” en 1 mes con Áreas Urbanas” en 30% es importante” para no asistir a la puerta izquierda
Problema Priorizado en el
relación al año anterior con relación al año anterior los cursos en 50% cada una del Corolla a 0/mes
Punto de Ocurrencia)
Un objetivo debe ser descrito en términos medibles y concretos de modo que podamos
evaluar el resultado de implementar contramedidas. Además de esto, a fin de lograr un
excelente resultado y para su propio desarrollo personal, un objetivo debe ser retador.
A continuación, algunos puntos fundamentales para fijar un objetivo:
Es siempre mejor que consulte con su superior acerca del objetivo que establece.
En Toyota, siempre se espera de nosotros mejoramiento continuo. Por lo tanto, una vez que hemos resuelto
un problema, nunca debemos simplemente pensar: “¡Fantástico. Este KAIZEN terminó!” Incluso después de
que hemos resuelto un problema exitosamente, debemos buscar el siguiente KAIZEN. Para hacerlo, debemos
tener perspectivas de mediano y largo plazo y pensar siempre en el siguiente objetivo y en el objetivo que
vendrá después.
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Paso 4. Analice la Causa Raíz
Pregúntese en todo momento “¿Por qué? Para encontrar la causa raíz del Prob-
lema Priorizado en el Punto de Ocurrencia.
Problema Priorizado en
el Punto de Ocurrencia “¿POR QUÉ? (Considere las posibles causas)
Causa
Causa Raíz
Procesos
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Detalles
Observe el Punto de Ocurrencia sin ideas preconcebidas y reúna todas las posibles causas
a fin de descubrir por qué el problema ocurrió en el Punto de Ocurrencia dentro del
proceso. Es importante no hacer decisiones basadas únicamente en sus experiencias
previas o en las de su supervisor.
Primero, con el primer “¿por qué?”, piense en todas las posibles causas directas
que pudieran ser una causa del Problema Priorizado en el Punto de Ocurrencia. Al
hacerlo, debe pensar en los Puntos de División relevantes a fin de reunir las causas sin
hacer omisiones o repeticiones. A fin de establecer el Punto de División, piense en los
elementos del Problema Priorizado en el Punto de Ocurrencia o vea los cambios que
ocurrieron dentro de determinado periodo de tiempo.
En Toyota, desechamos las ideas preconcebidas sin por ello ignorar nuestras
experiencias e intuición. Podría pensarse que esto es contradictorio ya que las ideas
preconcebidas provienen de las experiencias y la intuición. Sin embargo, el significado
real de esto es que utilice sus experiencias e intuición como referencia en sus reflexiones.
Pero no hacer decisiones basadas únicamente en las experiencias e intuición sin pensar a
profundidad.
¿Por qué? ?
Ejemplo: Posibles Puntos de División para el análisis de la causa raíz
Personas, objetos/maquinaria, dinero, información
QCD (Calidad, Costo, temas relativos a la Entrega)
4M (Mano de obra, Máquinas, Materiales, Métodos)
Cuando reflexionamos sobre las causas, debemos examinar si existen causas relacionadas
a nuestro propio trabajo antes de mirar hacia otro lado.
Debemos implementar por completo y en orden cada paso para resolver los problemas
exitosamente.
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Ejemplo: ¿Cuál es la causa de la poca habilidad para la negociación del personal del concesionario?
Cuando haya logrado confirmar los hechos y si la relación causa-efecto no tiene sentido, pare de
preguntarse “¿Por qué?”
Si una relación causa-efecto no tiene sentido lógico, aun cuando se aplique una contramedida, ésta no
producirá un resultado continuo.
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Ejemplo: Confirme que el enunciado de la causa no contenga en si mismo un enunciado del resultado
Buen ejemplo: Las negociaciones con los clientes no tienen éxito en el concesionario
¿Por qué? No se ha proporcionado información en cantidad suficiente a los concesionarios.
Mal ejemplo: Las negociaciones con los clientes no tienen éxito en el concesionario
¿Por qué? No hay suficiente personal de apoyo por el lado del fabricante, por ello hay falta de
información sobre los vehículos
- Este enunciado de la causa incluye tanto una causa como un resultado.
En este caso se podría cometer un error al buscar los hechos que prueben la
falta de apoyo más que la falta de información
Siga preguntando por qué y encuentre la causa raíz. Si aplicamos contramedidas a una posible
causa, sin encontrar la causa raíz, esto podría llevar al desperdicio de recursos (tiempo, activi-
dad, etc.). No debemos limitarnos a preguntar “¿Por qué?” sólo 5 veces. Deberíamos repetir
“por qué” hasta tener una imagen de contramedidas concretas. Si la descomposición que hemos
efectuado en el Paso 2 ha sido suficiente, el número de veces que necesitará preguntar “Por
qué” será relativamente menor.
Cuando se pregunta “¿Por qué?”, estamos tratando de concretar la causa. Debemos de tener
cuidado que el análisis de la causa no se expanda y lleve a una causa más amplia.
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Ejemplo: “¿Cuál es la causa por la que un miembro del personal del concesionario tiene una negociación
de ventas deficiente?
Ejemplo: “¿Cuál es la causa por la que un miembro del personal del concesionario tiene una negociación
de ventas deficiente?
Por ejemplo, el desempeño deficiente de un concesionario podría tener diversas causas tales como el
atractivo de los autos, problemas regionales, ambiente de la tienda, y servicios que brinda el personal. En tal
caso, podemos analizar cada causa minuciosamente y descubrir su causa o causas raíz. Sin embargo, existen
casos en los que debemos esperar múltiples causas raíz para cada causa raíz y tomar contramedidas para
cada una de ellas lo más rápido posible, a fin de evitar el riesgo de no corresponder con los cambios de los
factores externos de manera oportuna. Puede encontrarse casos similares en el desarrollo de tecnologías del
futuro o nuevos sistemas.
Aun cuando espere múltiples causas raíz y tome contramedidas, es importante que examine todas las causas
y las concrete al máximo posible. Esto lleva al desarrollo eficaz y eficiente de contramedidas. De este modo,
sabremos cuáles contramedidas funcionaron y cuál fue la verdadera causa raíz. Es importante efectuar un
análisis lógico de la causa raíz y tenerlo presente para la próxima ocasión.
Podríamos repetir los mismos errores a menos que aclaremos la correlación entre las causas y los resultados.
Además, las contramedidas que se tomen hoy podrían no ser tan eficaces mañana si es que hubiera cambios
ambientales debido a que la causa raíz en sí podría cambiar.
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(2) Verifique si verdaderamente ES la causa raíz
Verifique los siguientes cuatro puntos. Si estos se confirman, entonces la causa raíz que usted ha
especificado ES la verdadera causa raíz:
1. Si se ha tomado la contramedida para la causa, podemos esperar que el
Problema Priorizado en el Punto de Ocurrencia quede resuelto y se
produzca el mismo resultado de manera continua.
2. La posible causa raíz puede conectarse con la causa previa con una
palabra “Por lo tanto” (Verificación – Por lo tanto). Y finalmente llegar
al Problema Priorizado en el Punto de Ocurrencia.
3. Si preguntamos “¿Por qué?” una vez más, la causa se expandirá.
Por último, no debemos olvidar hacer una doble verificación de la lógica del análisis de la causa
raíz. (Por ejemplo, la conexión entre los “POR QUÉ”). También podría resultar útil que alguien
más revise nuestra lógica en caso se nos haya escapado algo, así como realizar algunas pruebas
‘piloto’ de nuestro proceso mejorado antes de implementarlo totalmente.
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Paso 5. Desarrolle Contramedidas
Contramedida
Contramedida
¿Cuáles son
los riesgos
involucrados?
Contramedida
No se deje limitar
Causa Raíz Contramedida por Ideas
Preconcebidas o
¿La podemos por las
responsabilidades
eliminar? Contramedida ¿Quién está de su propio trabajo
involucrado?
Contramedida
Contramedida
Procesos
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Detalles
Proceso 1. Desarrolle todas las potenciales contramedidas que sean posibles
(1) Piense en potenciales contramedidas
Con osadía desarrolle
Considere minuciosamente cómo eliminar la causa raíz y desar- varias ideas
rolle tantas ideas como sea posible. Si tenemos varias causas a
raíz, debemos tener contramedidas para cada una. En esta etapa, e
el punto fundamental es pensar con osadía y dar ideas desde
b c
diferentes aspectos. No rechace la posibilidad de determinadas
medidas con ideas preconcebidas o con las responsabilidades de d
su propio trabajo.
Identifique factores que pueden ser modificados con la perspectiva “¿qué puede ser cambiado?”
Se investigó el problema “ocurrencia frecuente de contacto con un ‘pallet’ durante la operación de levantar la
carga” y se identificó la causa raíz “el área de almacenamiento de ‘pallets’ no es lo suficientemente grande”.
Con la perspectiva “¿qué puede ser cambiado?”, se puede enumerar las siguientes posibles contramedidas:
- Dónde : ¿El área de almacenamiento puede ser reubicada a un lugar más espacioso?
- Cuándo: ¿Puede disminuirse los “pallets” cambiando el horario de transporte?
- Qué : ¿El área de trabajo puede ser más espaciosa haciendo más compacta la forma del ‘pallet’?
- Cómo : ¿El área de trabajo puede ser más espaciosa ordenando los ‘pallets’?
Después de pensarlo, descubrió que las únicas opciones eran dedicar más tiempo a este trabajo o reducir el
tiempo de la entrevista.
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(2) Organice las contramedidas Organice las Ideas en un Diagrama
de Árbol de Decisiones
Agrupe las ideas similares, y ordénelas en un diagrama de a
Árbol de Decisiones. Esto nos dará una idea sobre qué A b
c
dirección tomar respecto a contramedidas. Contra-
d
Al hacerlo, podemos desarrollar contramedidas más eficaz- Medidas
B
mente y dar ideas más concretas. e
Ejemplo: Lluvia de ideas sobre contramedidas para fortalecer las actividades de Relación con los Clientes
* Actividades CR “Actividades de Relación con los Clientes” … acciones o eventos que tienen como propósito
construir vínculos más fuertes con los clientes
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Proceso 2. Seleccione las contramedidas con mayor valor agregado
Evalúe todas las contramedidas potenciales y luego decida cuál implementar. Evalúe
cada contramedida ampliamente en la perspectiva de “eficacia”, “costo y/o recursos” y
“riesgos”. Cuando los efectos son los mismos, mientras menos sean las contramedidas,
será mejor. Además, será más fácil controlar el avance y estimar los efectos de la
contramedida si el costo y los recursos son aclarados numéricamente.
Cuando se examinan los riesgos, debemos observar los riesgos que pueden surgir
durante la implementación de la contramedida, durante su operación después de la
implementación, y durante la etapa de estandarización. Necesitamos tener una imagen
de la situación real y pensar en los riesgos que podrían ocurrir, cuándo y dónde.
En Toyota, el incumplimiento (vea la sección en la siguiente página), la seguridad
deficiente y el causar inconvenientes a los clientes son los mayores riesgos que hay que
evitar cuando seleccionamos e implementamos una contramedida.
Además de los tres puntos indicados, es también importante que piense cómo puede
desarrollarse usted mismo a través de la implementación de contramedidas.
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Las Contramedidas DEBEN Cumplir todos los Estándares de Cumplimiento
Cumplimiento significa obedecer la ley, pero también respetar y observar el sentido común social
así como la ética corporativa, y brindar un servicio en nombre de los intereses supremos de los
clientes, inversionistas, empleados y grupos de interés. En esencia, las actividades corporativas
deben ser justas para todas las personas involucradas.
Ejemplo: Reduciendo la cantidad de contramedidas para fortalecer las actividades de Relación con los Clientes
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Ejemplo: Reduciendo la cantidad de contramedidas respecto del ensamblaje de repuestos equivocados
Riesgo
Obra
Costo/Mano de
esperados
Esfuerzos
Técnica
Dificultad
de Calidad
Problema
Seguridad
Problema de
Viabilidad
subsiguiente
un proceso
Perjuicio para
Opinión General
Cambiar el color
Moderado Mayor Moderado No No Buena Sí
del repuesto
Cambiar la forma
del repuesto Mayor Moderado Difícil Sí No Escasa Sí
Cambiar la
secuencia de Menor Menor Fácil No Sí Buena No
la operación
Por otro lado, una contramedida es tomada para eliminar la causa raíz de un problema y contribuir a
llevar a cabo la “situación ideal” de manera continua.
Debido a que toma tiempo planear e implementar contramedidas, en muchos casos, debemos
implementar medidas temporales para detener el problema provisionalmente. El problema pareciera
haber desaparecido una vez que una medida temporal es aplicada. Sin embargo, debemos recordar
que si no se toma contramedidas, el problema volverá a ocurrir. Cuando se toma medidas temporales,
debemos asegurarnos de registrar el problema y los detalles de las medidas temporales de modo que
podamos compartirlos con otros miembros involucrados.
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Ejemplo: En caso de incendio
Si hay un incendio en el vecindario, trataremos de apagarlo de inmediato. Esto es lo
que llamamos una medida temporal. Pero si no se investiga la causa y se toman
determinadas medidas (contramedidas), nunca se sabe cuando ocurrirá un incendio
nuevamente.
Como en este ejemplo, una medida temporal es muy importante y en ocasiones tiene
que tomarse lo más pronto posible.
Sin embargo, también debe trabajar en una contramedida que impida que el problema
vuelva a ocurrir.
[Contramedida]
Retire el interruptor
de límite a otra área
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Proceso 4. Cree un plan de acción claro y detallado
* ¿Quién? * ¿Cuánto?
* ¿Qué? * ¿Cuánto costará?
* ¿Cuándo?
* ¿Dónde?
* ¿Por qué?
Asimismo, debe tenerse presente los siguientes puntos al crear un plan de acción:
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Paso 6. Ejecute Contramedidas
Nunca se rinda y
actúe con perseverancia
Acción rápida
en equipo
Presentación
de informes,
Verificación información,
apropiada consultas de
manera
oportuna
Procesos
39
Detalles
40
Paso 7. Monitoree Procesos y Resultados
Evalúe tanto los procesos como los resultados objetivamente. Es importante hacer la revisión con
la perspectiva de contribuir a la satisfacción de los clientes, al éxito general de la compañía y a su
propio desarrollo personal.
Necesitamos aprender tanto de los éxitos como de los fracasos, y acumular todo ello en forma de
conocimiento y experiencia práctica.
Procesos
41
Detalles
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(4) Comparta la evaluación con las personas involucradas
Debemos compartir toda la evaluación tanto de resultados como de procesos con las personas
involucradas. Al mismo tiempo, necesitamos debatir las direcciones futuras del KAIZEN.
Evalúe tanto los resultados como los procesos desde las siguientes perspectivas:
• ¿Llevó a la satisfacción del cliente y de los grupos de interés?
• ¿Apoyó al crecimiento de la compañía?
• ¿Ayudó a su propio desarrollo?
Aun cuando pensamos que el trabajo fue exitoso, los clientes podrían tener una opinión
diferente, especialmente en el proceso. Es por ello que necesitamos hacer evaluaciones a
través del GENCHI GENBUTSU. Si siempre pensamos en el propósito de nuestro trabajo, y
seguimos minuciosamente cada paso de TBP, la evaluación de las tres perspectivas funda-
mentales deberá ser similar.
Necesitamos examinar las razones y los antecedentes tanto en los casos exitosos como en
los no exitosos. Aun en el caso de éxito, éste ocurrió en determinadas circunstancias, y de
variar las circunstancias, el resultado podría ser diferente. Lo mismo para los casos no
exitosos. Por lo tanto, debemos entender las razones del éxito y del fracaso, y acumular todo
ello como conocimiento y como experiencia práctica.
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NOTAS
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Paso 8. Estandarice Procesos Exitosos
Establezca los procesos exitosos como nuevo precedente y conviértalos en un estándar
para que otras personas puedan disfrutar del mismo éxito
Comparta los procesos estandarizados con otras personas y divisiones (YOKOTEN), lo cual
servirá de soporte para el posterior desarrollo de la organización.
KAIZEN
Estandarización
YOKOTEN
KAIZEN
Estandarización
YOKOTEN
KAIZEN
Éxito Estandarización
P
Implementación
A D Repita PDCA
Hasta que se
C logre el éxito,
luego estandarice
Fracaso
Procesos
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Detalles
Un proceso exitoso debe ser establecido como un nuevo estándar. Debemos hacer
procesos de modo que cualquier persona en cualquier momento pueda producir el mismo
resultado sin muda , mura o muri . Cuando estandarice un trabajo, no piense que siempre
tiene que producir algo superior. Podría haber diferentes formas de estandarización
dependiendo de las habilidades y experiencias de los miembros. Algunas veces resulta
eficaz mostrar efectivamente a los miembros qué hacer. En otros casos, los manuales,
modelos, listas de verificación, diagramas de flujo y guías resultan eficaces.
Es importante respetar las opiniones de los miembros que en realidad hacen el trabajo. El
trabajo no termina al hacer el estándar. En base a los cambios ambientales, es siempre
importante revisar los estándares oportunamente.
Antes de crear un manual, considere primero cómo será en realidad utilizado el manual (cuándo, por
quién, y en qué circunstancias, de modo que los procesos relevantes puedan ser repetidos sin
muda, mura o muri .)
Cuando cree un manual, considere e incluya las razones por las que el nuevo proceso debe ser
implementado
Cree un manual que sea fácil de leer y utilizar. (Utilice gráficos y diagramas, hágalo portátil y
de fácil consulta).
5W1H
Por qué Qué Cuándo Dónde Quién Cómo
Items
Utilizar medidor
Mantenimiento Presión de Operario para confirmar
Evitar que 1 por turno Especificación la presión
del Equipo aire
las virutas predeterminada
para retirar se peguen
virutas Presión del Según lo
rociador de indicado
refrigerante líneas arriba
Posición del Confirmación
rociador visual
Procedimientos Evitar el uso Tipos de Al GENBA Operario Confirmación
para el incorrecto cuchillas reemplazar visual del
reemplazo de las cuchillas número de la
cuchillas cuchilla
Manejo de las Evitar el Velocidad de 1 por mes GENBA División de Medir con el
rpm de las cambio de la rotación del Equipos medidor de
partes del velocidad de eje de las velocidad de
tambor rotación partes del rotación
tambor
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Proceso 2. Comparta el nuevo estándar (YOKOTEN)
KAIZEN es el proceso de mejoramiento del nivel y/o valor del resultado a la vez que nos
esforzamos por alcanzar una “situación ideal”. Aun cuando se ha concluido una tarea
exitosa, siempre hay algunas cuestiones que quedan sin resolver o problemas pendientes que
deben ser atendidos. Por lo tanto, una vez que estandarizamos un proceso exitoso, debemos
compartirlo a través de YOKOTEN, e iniciar la siguiente ronda de KAIZEN.
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NOTAS
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Toyota Business Practices
Solución de Problemas (Básico) Ver. 1.3
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