“MEJORA TU PRODUCTIVIDAD EN TIEMPOS DE CRISIS”

ORGANIZADORES

Por:
Jorge Eliécer Figueroa Vargas
Formador, Auditor y Consultor Empresarial
 OBJETIVO

Brindar pautas y recomendaciones para

mejorar la productividad en tiempos de
crisis (Covid 19), de tal forma que se
contribuya a la sostenibilidad de las
empresas.
 Sistema
¿ Qué es una
organización?

 Recursos financieros,
físicos, de
información y otros Logro de fines,
propósitos
 Talento Humano

Coordinación, orden, disposición

Normas
Competitividad
Es un resultado que mide la capacidad de mantenerse con éxito en
un entorno cambiante.

Productividad
Es la relación que existe entre los insumos y los productos de un
sistema productivo. Relación del cociente de la producción entre
los insumos. ‘Mayor producción, mismos insumos, la productividad
mejora’ o también se tiene que ‘Menor número de insumos para
misma producción, la productividad mejora.
Roger G. Schroeder

Estrategia
Es el arte que identifica los caminos de acción mediante los cuales
una organización puede alcanzar su visión.
Son los medios por los cuales la organización busca alcanzar su
Propósito Central y su Objetivo Retador.
Situación actual del
COVID-19
 ¿Qué va a pasar con los resultados?
Ingresos: Precio(P)*Cantidad (Q)
Reto:
¿Qué hacer?

Costos
Directos al Gastos Fijos:
Producto y Generales, Financieros
Servicio Administrativos, Impuestos
Comerciales Utilidad
¡Ingenuidad y locura es seguir
haciendo lo mismo y esperar
resultados diferentes!

Albert Einstein
Planear la gestión del
cambio
¿Qué nos exige la situación actual?

Las empresas deben redefinir sus

estrategias y sus procesos con la finalidad
de mantenerse en el mercado, a través del
uso eficiente y eficaz de sus recursos, de
modo que puedan ajustar y continuar la
operación, de lo contrario será muy
complicado su supervivencia.
1. ¿QUÉ CAMBIAR?
 Modelo de negocios ACTUAL

Asociaciones Clave Actividades Clave Propuesta de Valor Relaciones con los Segmentos de
clientes mercado

Recursos Clave Canales

Estructura de Costos Fuentes de ingresos

 Recomendaciones para el corto plazo
• Conformar el equipo de crisis
• Realizar un análisis de riesgos y definir un plan.
• Retener el talento humano: Estrategia de continuidad,
vacaciones, jornadas parciales, etc.
• Optimizar la situación financiera
• Preservar los ingresos: Productos, clientes, entregas, factura y cartera.
• Mejorar los costos variables: Inventarios, tiempos, métodos.
• Renegociar y buscar alivios financieros frente a créditos existentes.
• Acceder a incentivos económicos que ofrezca el gobierno.
• Buscar acuerdos con proveedores
• Revisar detenidamente costos y gastos fijos y plantear opciones para
mejorarlos.
• Elaborar varios escenarios de flujo de caja.
• Fortalecer el control y seguimiento financiero.
2. ¿HACIA QUÉ MODELO
CAMBIAR?
¿Qué oportunidades identificamos?
 Modelo de negocios FUTURO

Asociaciones Clave Actividades Clave Propuesta de Valor Relaciones con los Segmentos de
clientes mercado

Recursos Clave Canales

Estructura de Costos Fuentes de ingresos

 Recomendaciones para el mediano plazo

• Tener mentalidad emprendedora

• Innovar en los modelos de negocios actuales.
• Explorar nuevos modelos de negocios.
• Generar nuevos emprendimientos
• Actuar con rapidez
• Estimular la creatividad
• Aprender a desaprender
 Componentes importantes en la productividad

ENTRADAS Transformación SALIDAS

Materias primas Mano de Obra (Talento humano) Productos

Insumos Maquinaria (Infraestructura, equipos, Servicios
Productos / herramientas)
Servicios en
proceso Método (Forma de hacer las cosas)
Medición (Seguimiento y medición)
Medio Ambiente
 Nuevas competencias a gestionar

1. Capacidad de adaptación
2. Imaginación.
3. Investigación - Aprendizaje
GESTIÓN DE 4. Autoconfianza.
UNO MISMO
GESTIÓN DE UNO GESTIÓN DE LOS
MISMO DEMÁS
1. Liderazgo
«Lo transformacional
primero es «Entonces, después
2. Dirección de personas
3. conocerte»
Disciplina conoce a los demás»
GESTIÓN DE LOS 4. Excelencia
DEMÁS

1. Planificación
2. GESTIÓN DE LA
Gestión del tiempo
GESTIÓN DE LA 3. ACTIVIDAD
Gestión de proyectos/equipos
ACTIVIDAD 4. Trabajo en equipo«Ahora decide»
5. Organización

Adaptado de Eficacia Directiva ( Editorial Díaz de Santos)

Recomendaciones para desarrollar el
trabajo en casa y ser productivos
Definir un área de trabajo

Organizar el área con los elementos básicos para el

trabajo:
• Computador
• Impresora /Escáner
• Micrófono, audífonos
• Mesa y silla cómoda
• Archivo
• Mantener el orden y aseo

Se busca crear el espacio donde enviemos al cerebro la

señal del espacio para trabajar y no descansar o jugar.
Arreglarse (vestirse, maquillarse) para trabajar

Cuando nos arreglamos estamos preparándonos para

abordar las tareas que nos exige el trabajo. Es decir:

• Baño
• Afeitada
• Maquillaje
• Ropa casual
• Zapatos comodos

Activamos nuestra mente y estamos listos para los retos

del día.
Definir y establecer acuerdos con familia o
compañeros de sitio de vivienda.

Es importante el trabajo en equipo en la casa y se

deben tener momentos para descansar, jugar,
hablar, leer, cocinar, hacer aseo y por supuesto
trabajar.

Por lo tanto se requiere que:

• Los miembros de la familia entiendan y respeten

los espacios de tiempo.
• Cuando trabajamos requerimos concentración,
silencio, es decir un ambiente adecuado.
 Definir los horarios de trabajo, importante tener
presente lo establecido en el reglamento de trabajo

• Mantener los horarios de trabajo, de acuerdo a lo exigido en

la empresa.

• Respetar los horarios no laborales. Tanto del equipo de la

empresa como de usted para con su equipo familiar.
 Planear el trabajo (Actividades)

Con base en los objetivos y prioridades de la organización y

del proceso:

• Fijar objetivos personales

• Elaborar la lista de actividades y tareas
• Para proyectos descomponer en actividades
• Ajustar la lista según priorizaciones y tiempos de
dedicación.

Cuadrantes de Stephen Covey

 Desarrolle el trabajo planeado: Técnica Pomodoro
Desarrollado por el italiano Francesco Cirillo, contribuye a mejorar la productividad y la eficacia en el
trabajo.
Se basa principalmente en la idea de que las pausas establecidas pueden mejorar la agilidad mental y la
productividad a la hora de realizar las tareas asignadas en el día a día.

Se divide la jornada laboral en intervalos de 25 minutos, denominados ‘Pomodoros’, con

una pausa de cinco minutos entre cada bloque. Durante esos ‘Pomodoros’ el trabajador
debe dedicarse a una tarea en concreto sin ningún tipo de distracción. Cada cuatro
intervalos se recomienda aumentar el tiempo de descanso a 15 o 20 minutos.
Eliminar distracciones

Evite las interferencias por:

• Distracciones de familiares, mascotas

• Llamadas telefónicas
• Correos electrónicos
• Celular
• Internet
• Programa de TV, la serie
• Dispersión del tiempo, no concentrarse, lo
invaden los pensamientos.
Reuniones efectivas

• Definir una planeación de la reunión.

• Agenda, hora, asistentes, moderador
• Herramienta tecnológica para la comunicación
• Estar 10 minutos antes de la hora definida
• Abordar los temas de una forma concreta
• Respetar los tiempos
• Asignar las tareas y hacer seguimiento
• Evitar el desarrollo de reuniones a toda hora
Realice seguimiento y control

• Realizar seguimiento periódico al plan

establecido
• Ajustar el plan de trabajo
• Llamar al equipo o convocar para hacer
seguimiento en la mañana o en la tarde o de
acuerdo a la prioridad o criticidad de la
actividad.
Mantener el equilibrio personal
Muchas gracias por su asistencia y
participación
Bibliografía
 Derechos Reservados – Strategika Ltda.

Ley 23 de 1982 y Ley 44 de 1993 sobre Protección de la Propiedad Intelectual y

Derechos de Autor