RESOLUCIÓN PRESIDENCIA EJECUTIVA

Lima, 2 6 MAR 2018 N° O -2018-SERVIR/PE

Vistos; los Informes N° 007-2018-SERVIR/GG-OPP y 020-2018- SERVIR/GG-OPP de la

Oficina de Planeamiento y Presupuesto, los Memorandos N° 572-2017-SERVIR/GG-OGAF y
1106-2017-SERVIR/GG-OGAF de la Oficina General de Administración y Finanzas, el Informe
Legal N° 056-2018-SERVIR/GG-OAJ de la Oficina de Asesoría Jurídica; y,

CONSIDERANDO:

Que, con Resolución de Presidencia Ejecutiva N' 018-2010-SERVIR-PE se aprobó el

Manual de Procesos de la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR, que comprende la
descripción del conjunto de operaciones descritas en forma clara, sistemática, ordenada y
secuencial, así como el diagrama de flujo de las actividades en las que participan cada una de
las unidades orgánicas de SERVIR;

Que, mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 291-2017-SERVIR-PE se modificó

el Manual de Procesos de la Autoridad Nacional del Servicio Civil — SERVIR, incorporándose
ocho (8) procedimientos vinculados a la Subjefatura de Abastecimiento de la Oficina General
de Administración de SERVIR;

Que, la Oficina General de Administración y Finanzas en coordinación con la Oficina de

Planeamiento y Presupuesto mediante documentos de vistos, proponen la incorporación del
procedimiento "Adjudicación sin procedimiento", versión 07, código SJA-PR-02, vinculado a las
funciones de la Subjefatura de Abastecimiento, como parte de la implementación de las
recomendaciones del Órgano de Control Institucional y la modificación de la normativa de
contrataciones del Estado;

Que, en ese sentido, resulta necesario modificar del Manual de Procesos de SERVIR
para incorporar el procedimiento "Adjudicación sin procedimiento", versión 07, código SJA-PR-
02, vinculado a las funciones de la Subjefatura de Abastecimiento;

Con los vistos de la Gerencia General, de la Oficina General de Administración y

Finanzas, la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, y la Oficina de Asesoría Jurídica;
N1L uta
De conformidad con lo establecido en el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley
del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo N° 006-2017-JUS;
el Reglamento de la Ley N° 29091, aprobado mediante Decreto Supremo N° 004-2008-PCM y el
Reglamento de Organización y Funciones de SERVIR, aprobado por Decreto Supremo N° 062-
2008-PCM y modificatorias;

SE RESUELVE:

~pNAL DÉ!
Artículo 1°.- Modificar el Manual de Procesos de la Autoridad Nacional del Servicio
Civil — SERVIR, incorporándose el procedimiento denominado "Adjudicación sin
procedimiento" vinculado a la Subjefatura de Abastecimiento, conforme al anexo que forma
OO A..1 parte de la presente Resolución; procedimiento cuya vigencia estará suspendida hasta que el
Subjefe de Abastecimiento ostente la atribución para suscribir las órdenes de compra y
órdenes de servicio correspondientes a contrataciones menores o iguales a ocho (8) UIT.

Artículo 2°.- Disponer la publicación de la presente Resolución y su respectivo anexo

en el Portal del Estado Peruano (www.peru.gob.pe ) y en el Portal Institucional de SERVIR
(www.servir.gob.pe).

Regístrese, comuníquese uL íquese.

 PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

Senar Versión 07
11010.41111ENTA DEL PERÚ QUE [RICE ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO
Página 1 de 13

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

enneth Felipa Moreno Abel Ceballos acheco

Analista de Compras Jefe de la Oficina General de
Admini ción y Finanzas 01
? E MAR n13
26 MAR i13
Mar -lo Cedamanos Rodrígu-:
Gerei -

2 6 MAR 2018
FI I lores Loayza o: ' . o ngus Gomes
Coordinador en Sistemas de efe de A i stecimiento
Gestión
7 E Mi 2013
9 t Mila 2111f1

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la adquisición de bienes y servicios por montos menores o iguales
a ocho (8) UIT, en el marco de la normativa legal vigente.

2. ALCANCE

Desde la recepción del requerimiento realizado por el área usuaria hasta la entrega del expediente a
la Sub Jefatura de Contabilidad.

3. BASE NORMATIVA

3.1. Decreto Legislativo N° 1023, que crea SERVIR como ente rector del Sistema Administrativo de
Gestión de Recursos Humanos.
3.2. Decreto Supremo N° 062-2008-PCM, que aprueba el Reglamento de Organizaciones y
Funciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil, y sus modificatorias.
3.3. Texto Único Ordenado de la ley, N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
3.4. Decreto Legislativo N° 1246, Decreto Legislativo que aprueba diversas medidas de
simplificación administrativa.
3.5. Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado.
3.6. Decreto Supremo N° 350-2015-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 30225, Ley de
Contrataciones del Estado.
3.7. Decreto Legislativo N° 1341, que modifica la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado.
3.8. Decreto Supremo N° 056-2017-EF, que modifica el Reglamento de la Ley N° 30225.

Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus modificaciones.

4. REFERENCIAS

Procedimiento: SJA-PR-03 Gestión de Almacenes.

La impresión de este documento desde la Intranet constituye una Clasificación:

Formato: Digital
"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. interno
 PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

Sellar Versión 07
HERRAMIENTA DEL PERÚ QUE CAKE ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO
Pagina 2 de 13

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

5.1. Área usuaria

Es la dependencia cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratación o
que dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras
dependencias, que colabora y participa en la planificación de las contrataciones, y realiza la
verificación técnica de las contrataciones efectuadas a su requerimiento, previas a su
conformidad.

5.2. Área técnica

Dependencia de la Entidad especializada en el bien o servicio que es materia de la
contratación. El área técnica puede ser también área usuaria.

5.3. Bienes
Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento
de sus funciones y fines.

5.4. Consultoría
Son los servicios profesionales altamente calificados que realiza una persona natural o jurídica
para la elaboración de estudios y proyectos; en la inspección de fábrica, peritajes de equipos,
bienes y maquinarias; en investigaciones, auditorías, asesorías, estudios de prefactibilidad y de
factibilidad técnica, económica y financiera, estudios básicos, preliminares y definitivos,
asesoramiento en la ejecución de proyectos y en la elaboración de términos de referencia,
especificaciones técnicas y Bases de distintos procesos de selección, entre otros.

5.5. CCP
Certificación de Crédito Presupuestario.

5.6. Expediente de Contratación

Para las contrataciones menores o iguales a 8 UIT, es el conjunto de documentos que contiene
todas las actuaciones relativas a la contratación, desde el requerimiento del Área Usuaria hasta
la culminación de la contratación. Su custodia inicia en la Subjefatura de Abastecimiento y
culmina en el Expediente de pago almacenado junto con el Comprobante de Pago a cargo de
la Subjefatura de Tesorería; hasta su disposición final al Archivo Central.

5.7. Especificaciones técnicas (ET)

Descripción de las características técnicas y/o requisitos funcionales del bien a ser contratado.
Incluye las cantidades, calidades y las condiciones bajo las que deben ejecutarse las
obligaciones.

5.8. INTEGRIX
Sistema Administrativo Gubernamental implementado en SERVIR, mediante el cual se
planifican y programan las necesidades de bienes y servicios con la correspondiente
vinculación al POI aprobado, para su posterior presentación a la Subjefatura de
Abastecimiento.

5.9. MEF
Ministerio de Economía y Finanzas.

5.10.0/C u 0/S
Orden de compra u Orden de servicio. Es el documento emitido por las Entidades contratantes
que formaliza, entre otros, el compromiso presupuestario vinculado a una contratación. Actúa
como contrato entre la Entidad y el Contratista, en tanto que también puede ser utilizado como
medio de pago para continuar la ejecución contractual.

5.11. OGAF
Oficina General de Administración y Finanzas.
La impresión de este documento desde la Intranet constituye una Clasificación:
Formato: Digital interno
"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario.
 PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

servir ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO

Versión 07
Pagina 3 de 13

5.12. RNP
Registro Nacional de Proveedores.

5.13. Requerimiento
Solicitud del bien o servicio formulado por el área usuaria. El documento de requerimiento
contiene la finalidad pública, los términos de referencia y/o especificaciones técnicas, la
vinculación al POI o Gastos Fijos; además debe ser remitido en el formato del Sistema
Administrativo Gubernamental que tenga implementado SERVIR.

5.14. Servicio
Actividad o labor que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el
cumplimiento de sus funciones y fines. Los servicios pueden clasificarse en servicios en
general, consultoría en general y consultoría de obra. La mención a consultoría se entiende
que alude a consultoría en general y consultoría de obras.

5.15. SIAF
Sistema Integrado de Administración Financiera.

5.16. SERVIR
Autoridad Nacional del Servicio Civil.

5.17. SJA
Subjefatura de Abastecimiento es el Órgano Encargado de las Contrataciones.

5.18. Términos de referencia (TdR)

Descripción de las características técnicas y las condiciones en que se ejecuta la contratación
de servicios en general, consultoría en general y consultoría de obra. En el caso de consultoría,
la descripción además incluye los objetivos, las metas o resultados y la extensión del trabajo
que se encomienda (actividades).

5.19. V°B°
Visto bueno.

6. RESPONSABLES

6.1. El Subjefe de Abastecimiento es el responsable de asegurar el cumplimiento de los

lineamientos establecidos en el presente documento.

6.2. El personal de la Subjefatura de Abastecimiento, involucrados en el desarrollo de las

actividades descritas son responsables de cumplir lo establecido en el presente procedimiento,
mantener sus registros actualizados, garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y
seguros, con el fin de evitar su deterioro.

6.3. La Subjefatura de Abastecimiento es responsable del archivo y resguardo del Expediente de

Contratación de las contrataciones menores o iguales a 8 UIT, desde la recepción del
requerimiento hasta la entrega del Expediente de pago a la Subjefatura de Contabilidad.

6.4. La Subjefatura de Contabilidad es responsable del archivo y resguardo del Expediente de

Contratación de las contrataciones menores o iguales a 8 UIT, desde la recepción del
Expediente de pago hasta su remisión a la Subjefatura de Tesorería.

6.5. La Subjefatura de Tesorería es responsable del archivo y resguardo del Expediente de

Contratación de las contrataciones menores o iguales a 8 UIT, desde la recepción hasta su
disposición final al Archivo Central.

La impresión de este documento desde la Intranet constituye una Clasificación:

Formato: Digital
"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. interno
 PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

Senar Versión 07
NtRRAIMENTO. DEL KM) QUE CRECE ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO
Pagina 4 de 13

7. FLUJO DEL PROCESO

PROVEEDOR ENTRADA
- Órganos y unidades orgánicas. - Requerimiento.
- TdR o ET.

PROCESO
Flujograma de Adjudicación Menor o Igual a Ocho UIT

SALIDA ENTRADA
- Bien entregado. - Áreas usuarias.
- Servicio ejecutado.

La impresión de este documento desde la Intranet constituye una Clasificación:

Formato: Digital "COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. interno
 PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

Se ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO

Versión 07

Página 5 de 13

PROCESO
__ -- ----- _
_____
3.11edhle ;Lepel.
I.
Mi. Murea ep. en.
JIM .09..
4
1
I ~a

,1.,
li

4~ ,.1., ..--.
iimemooMee re4.1m Sun el
~le u fem. teCX ...----, Imulunt
`---r--- al 1.19.
`—r--• A

I1. 4141114

,..._i_., .....-1--, ..........Y.-

ci
1 9 Reo ._<,,,,,1
2.._0 mena. IlIntwe
41rIkper 1.1.,e
- nem<
...„„,..,, _,, ,,,,, ._,,, .= __,
IrSelta I Ileder
.11,00 PeCO
1 1444119, I
'--> mi..140,6•1 ,--) Canon...
17~~,-
--1. exaegresto ,--1. kg., is IX u
memo. o
1....1•0
1.../~11/
~.4.1
lauebtret de
ereruo0 I..« i•O‘ bkrual II 0.11.
NI
..--/ ,—.—.• .__. .................., •--.--• .--• "•••••••,' Une, a< ....--• hm
t.---,-- •—........... =.,...-... a
1 PrestKPI, del 4111"
SeN1110
— — — --.—. .----__

10.1rder
> tail01~1d N
1 (5 PI*

Seelltb

Iaxrxe
I ~Pm

La impresión de este documento desde la Intranet constituye una Clasificación:

Formato: Digital
"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. interno
 PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

sanar ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO

Versión 07

Pagina 6 de 13

8. DESARROLLO

Actividad Responsable Descripción de las actividades

1. Recibir Asistente de Previo requerimiento elaborado por el Área Usuaria
requerimiento Abastecimiento mediante el Sistema INTEGRIX; el Asistente de
Abastecimiento recibe el requerimiento, el mismo que debe
estar firmado por el responsable (funcionario competente)
del Área Usuaria y contener el TdR o ET con el V°6° del
responsable del Área Usuaria.

Luego, registra en el cuadro de seguimiento de

requerimientos, el ingreso del requerimiento a la SJA y
entrega el requerimiento al Especialista en Planificación y
Programación de Compras.

Nota:
Los requerimientos deben ser enviados por parte del área
usuaria en los plazos establecidos por OGAF antes de la
fecha proyectada para el inicio de la prestación, salvo ante
situaciones excepcionales y debidamente justificadas por el
área usuaria, la cual deberá ser expuesta acompañando el
requerimiento.

Los requerimientos que extraordinariamente se presenten

fuera de los plazos establecidos podrán ser atendidos
previa autorización de la OGAF, siempre que la
contratación resulte viable, conforme a lo que indique la
SJA.
2. Revisar Especialista en Revisa el requerimiento y verifica que la siguiente
requerimiento Planificación y información se encuentra debidamente consignada:
Programación • Naturaleza del gasto.
de Compras • Clasificador de Gasto.
• Meta Presupuestal.
• Alcance (Actividades).
• Vinculación al POI.

¿Existen observaciones?

Si. Anota las observaciones y las adjunta al requerimiento

para que sean subsanadas por el área usuaria y lo
devuelve al Asistente de Abastecimiento.

Solo en caso que el requerimiento es parte de un servicio

fraccionado (servicio que en conjunto superan las 8 UIT)
informa al Subjefe de Abastecimiento y coordina con el
área usuaria.

No. Da V93° al requerimiento y lo devuelve al Asistente de

Abastecimiento.
3. Recibir Asistente de Recibe requerimiento visado y registra su recepción en el
requerimiento Abastecimiento cuadro de seguimiento de requerimientos.
visado
Requerimiento con observaciones
Coordina y remite el requerimiento con las observaciones
ante el área usuaria y registra la salida en el cuadro de
seguimiento de requerimientos.

La impresión de este documento desde la Intranet constituye una Clasificación:

Formato: Digital
"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. interno
 PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

servAT ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO

Versión 07

Pagina 7 de 13

Actividad Responsable Descripción de las actividades

Requerimiento visado
Entrega el requerimiento visado al Subjefe de
Abastecimiento y registra su entrega en el cuadro de
seguimiento de requerimientos.
4. Revisar el Subjefe de Revisa TdR o ET, da V°B° al requerimiento visado por el
requerimiento Abastecimiento Especialista en Planificación y Programación de Compras y
visado lo deriva al Jefe de OGAF.
5. Validar el Jefe de OGAF Valida el requerimiento visado como acción de supervisión.
requerimiento
visado ¿Existen observaciones?

Si. Lo devuelve al Subjefe de Abastecimiento para su

devolución al área usuaria.

No. Lo devuelve a la Subjefatura de Abastecimiento para

su trámite correspondiente.
6. Asignar Subjefe de Asigna el requerimiento validado al Analista de Compras.
requerimiento Abastecimiento
validado ¿Existen observaciones?

Si. A través del Asistente de Abastecimiento, solicita

especificar y/o aclarar el requerimiento validado.

No. Da V°B° al requerimiento validado y lo asigna al

Analista de Compras de acuerdo a los criterios
establecidos (sectorista, meta presupuestal, naturaleza de
contratación o carga administrativa) y deriva el
requerimiento asignado mediante proveído al Asistente de
Abastecimiento.
7. Recibir Asistente de Recibe el requerimiento asignado y registra su recepción
requerimiento Abastecimiento en el cuadro de seguimiento de requerimientos.
asignado
Requerimiento visado con observaciones
Coordina y remite el requerimiento visado ante el área
usuaria y solicita especificar y/o aclarar el requerimiento,
registra la salida en el cuadro de seguimiento de
requerimientos.

Requerimiento asignado
Entrega el requerimiento asignado al Analista de Compras.
Asimismo, el Asistente de Abastecimiento registra la
entrega en el cuadro de seguimiento de requerimientos.
8. Indagar Analista de Solicita cotizaciones a proveedores del rubro mediante
precios en el Compras correo electrónico o medio físico, adjuntado el TdR o ET, y
mercado formato de Declaración Jurada de no estar impedido de
contratar con el estado.

Según el monto, el número de cotizaciones debe ser:

N° MONTO DE CONTRATACIÓN BIENES Y SERVICIOS

1 <= a 2 UIT Mínimo 1 cotización (*)
2 > a 2 UIT y <= a 5 UIT Mínimo 2 cotizaciones (**)
3 > a 5 UIT y <= a 8 UIT Mínimo 3 cotizaciones (**)

La impresión de este documento desde la Intranet constituye una Clasificación:

Formato: Digital
"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. interno
 PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

servni ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO

Versión 07

Pagina 8 de 13

Actividad Responsable Descripción de las actividades

SERVICIOS
N° MONTO DE CONTRATACIÓN
ESPECIALIZADOS (**'')
1 <= a 5 UIT Mínimo 1 cotización
2 > a 5 UIT y <= a 8 UIT Mínimo 2 cotizaciones el

Nota:
(*) Cuando solo se cuente con una cotización, podrá
consignar además precios históricos como referencia.

(**) Excepcionalmente, en atención a la naturaleza u

oportunidad establecida o inferida del requerimiento, se
podrá contratar con solo una cotización validada por el
Área Usuaria (dicha validación podrá ser mediante:
correo electrónico, V13° en la cotización, informe, o
mediante otro mecanismo que evidencie
fehacientemente la validación). Se deberá indicar este
supuesto en el Cuadro de verificación de cumplimiento
de lo solicitado en el TdR.

(***) Se considera servicio especializado a: consultoría,

defensa legal, docencia y otros que se sustenten en el
requerimiento emitido por el Área Usuaria.

Para los servicios de docencia y defensa legal como

beneficio a Gerente Públicos, Funcionarios, Servidores y
Ex Servidores Civiles, podrá invitar a un solo proveedor,
cuya cotización deberá ser validada por el Área Usuaria
(dicha validación podrá ser mediante: correo electrónico,
V°B° en la cotización, informe, o mediante otro mecanismo
que evidencie fehacientemente la validación). Se deberá
indicar este supuesto en el Cuadro de verificación de
cumplimiento de lo solicitado en el TdR.

Para los servicios autónomos (servicios de terceros de

personas naturales), el Área Usuaria deberá consignar en
el TdR el precio del servicio.
9. Recibir Analista de Recibe del postor, mediante correo electrónico o medio
cotización de Compras físico, lo siguiente:
postor -Cotización.
-Declaración Jurada de no estar impedido para contratar
con el estado.
-Documento(s) donde se declare o acredite el cumplimiento
de lo establecido en el TdR o ET.(*)
-Constancia de RNP cuando la contratación sea mayor a 1
UIT.

(*) En los casos donde el objeto a contratar sea complejo,

se podrá solicitar al postor que adjunte la documentación
que acredite el cumplimiento del TdR o ET, para que ésta
sea validada por el Área Usuaria o Área Técnica (esto
podrá ser mediante: correo electrónico, V°B° en la
cotización, informe, o mediante otro mecanismo que
evidencie fehacientemente la validación).
10. Seleccionar Analista de Elabora el cuadro comparativo de evaluación y el cuadro
contratista Compras de verificación de cumplimiento de lo solicitado en el TdR o

La impresión de este documento desde la Intranet constituye una Clasificación:

Formato: Digital
"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. interno
 PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02
Se ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO
Versión 07
Pagina 9 de 13

Actividad Responsable Descripción de las actividades

ET, da V°B° a ambos cuadros.

La selección del contratista contempla los criterios de: i)

comparación de precios, ii) plazo de entrega del bien o
ejecución de servicio.

Registro
- Cuadro comparativo de evaluación (de corresponder
según lo indicado en la actividad 8).
- Cuadro de verificación de cumplimiento de lo solicitado
en el TdR o ET.
11. Realizar Analista de Realiza la solicitud de CCP en el SIAF ingresando la
registro de Compras partida presupuestal y meta presupuestal.
CCP
¿Hay presupuesto?

Si. Envía vía correo electrónico el requerimiento y TdR o

ET a OPP (Analista de Presupuesto) para su validación y
posterior aprobación mediante el SIAF. Continúa en la
actividad 12.

No. Dar aviso al área usuaria que no cuenta con

presupuesto y coordina con el Técnico en Ejecución SIAF
la modificación presupuestal.
12. Verificar y OPP Recibe el requerimiento y verifica que se cumpla el objetivo
aprobar y la finalidad publica definidos en el POI. Remite un correo
CCP de aprobación; caso contrario, coordina con el Analista de
Compras.

Registro
- Correo electrónico de aprobación.
13. Imprimir Analista de Recibe correo de aprobación y verifica el registro en el
CCP Compras SIAF, luego imprime el Certificado de Crédito
Presupuestario (CCP) generado en el INTEGRIX.

Registro
- Certificado de Crédito Presupuestario INTEGRIX.
14. Generar Analista de Genera el número de la 0/S u 0/C en el INTEGRIX.
número de Compras
0/S u 0/C 0/C: Debe contener las características del bien a adquirir
(marca, modelo, serie) y otros que permitan identificar y
verificar su ingreso; además debe concordar con la
información consignada en la cotización ganadora.

Registro
- 0/C u 0/S INTEGRIX.
15. Generar Analista de Registra en el SIAF, el Compromiso Anual ingresando los
Compromiso Compras datos de la 0/C u 0/S, debiendo consignar la misma fecha
Anual de la 0/C u 0/S correspondiente, graba y realiza la
transferencia de datos al MEF para su aprobación.
16. Generar Analista de Luego de aprobado el compromiso anual en el SIAF,
Compromiso Compras genera el Compromiso Mensual en el INTEGRIX, trasfiere
Mensual la información al sistema SIAF, obteniendo como resultado
el número de expediente SIAF, graba y envía al MEF para
su aprobación.

La impresión de este documento desde la Intranet constituye una Clasificación:

Formato: Digital
"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. interno
 PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

Se ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO

Versión 07

Pagina 10 de 13

Actividad Responsable Descripción de las actividades

Registro
- OS/OC con Expediente SIAF de INTEGRIX
17. Imprimir y Analista de Imprime y firma 0/S u O/C, luego la entrega al Asistente de
firmar 0/C u Compras Abastecimiento junto con los documentos que sustentan la
0/S contratación, éste luego los entrega al Subjefe de
Abastecimiento.

Registro
- 0/C u O/S firmada por Analista de Compras.
- Documentos que sustentan la contratación:
*Certificación de Crédito Presupuestario.
*Cuadro comparativo de evaluación (de corresponder
según lo indicado en la actividad N° 8).
*Cuadro de verificación de cumplimiento de lo
solicitado en el TdR o ET.
*Cotización ganadora.
*Declaración Jurada de no estar impedido para
contratar con el estado.
*Documento(s) donde se declare o acredite el
cumplimiento de lo establecido en el TdR o ET.
*Constancia de RNP cuando la contratación sea
mayor a 1 UIT.
*Consulta RUC.
*Cotizaciones no ganadoras (de corresponder según
lo indicado en la actividad N° 8).
*Solicitud de cotización.
*Requerimiento Asignado.
18. Revisar y Subjefe de Revisa y firma O/C u O/S, luego devuelve los documentos
firmar O/C u Abastecimiento al Asistente de Abastecimiento, quien registra y los entrega
0/S al Analista de Compras.

Registro
- O/C u 0/S firmada por Subjefe de Abastecimiento.
- Documentos que sustentan la contratación.

La O/C u O/S deberá precisar que el computo de los

plazos, para todos los efectos de la ejecución del contrato,
se computan en días calendario; el plazo se ejecuta de
acuerdo a lo establecido en la OC/ u O/S.
19. Notificar al Analista de Notifica la O/C u 0/S al contratista, mediante correo
Contratista Compras electrónico o de manera presencial.

Además, notifica al área usuaria y área técnica mediante

correo electrónico.

El inicio de la prestación del servicio o la adquisición de

bien será según lo establecido en el TdR o ET elaborado
por el Área Usuaria.

Servicio: Continua en la siguiente actividad.

Bien: Comunicar mediante correo electrónico al Área de

Almacén para gestión el ingreso y salida según
procedimiento; en caso sea un activo se comunicará al
Área de Patrimonio para el alta correspondiente.

La impresión de este documento desde la Intranet constituye una Clasificación:

Formato: Digital
"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. interno
 PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

Senar Versión 07
ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO
Pagina 11 de 13

Actividad Responsable Descripción de las actividades

20. Brindar Área Usuaria Una vez culminada la ejecución de la prestación parcial o
conformidad total, otorga la conformidad de la prestación mediante la
de la emisión del Formato de Conformidad.
prestación
El Formato de Conformidad es formulado por personal del
Área Usuaria, firmado por el Jefe, Subjefe, Gerente o
Director según lo establecido en el TdR o ET; y remitido a
la Subjefatura de Abastecimiento.

Nota:
El área usuaria deberá considerar:

1.8 producto o entregable deberá cumplir con los TdR o

ET establecidos.
2.La entrega deberá estar dentro del plazo de ejecución de
la prestación total o parcial señalada en los TdR o ET y
0/C u 0/S.
3.EI Formato de Conformidad se emite en un plazo máximo
de diez (10) días calendario de producida la recepción
del entregable/producto/servicio.
4.EI Formato de Conformidad debe acompañarse del
entregable/producto de la prestación realizada; de no
adjuntarlo, el Área Usuaria deberá indicar en el Formato
de Conformidad que dicha documentación obra en sus
archivos, y adjuntar sólo el documento de presentación
del entregable/producto, el mismo que deberá contener
el sello de recepción que permita determinar
fehacientemente la fecha de entrega por parte del
contratista.
5.De mantener el entregable/producto original en poder del
Área Usuaria, ésta deberá garantizar el almacenamiento
en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su
deterioro.
6.En caso de servicios realizados por personas naturales
en donde el comprobante de pago sea Recibo por
Honorarios Electrónico, éste deberá acompañar al
Formato de Conformidad.
7.Si el Área Usuaria determina la existencia de
observaciones al entregable/producto, estas deberán
comunicarlas inmediata y formalmente (documento, acta
o correo electrónico) al Contratista.

Las observaciones deben ser desarrolladas de forma

objetiva tomando como referencia los TdR o ET de la
contratación; además el Área Usuaria deberá indicar los
plazos a otorgar al contratista para la subsanación de
observaciones, los cuales no podrán ser menores a dos
(2) días calendario, ni mayores a cinco (5) días
calendario, excepcionalmente y dependiente de la
magnitud de la observación, el plazo otorgado por el
Área Usuaria para subsanar podrá ser superior, siempre
y cuando esté debidamente justificado. Si el contratista
no cumple, la Entidad puede resolver el contrato (Parcial
o total), sin perjuicio de aplicar las penalidades que
correspondan.

La impresión de este documento desde la Intranet constituye una Clasificación:

Formato: Digital
"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. interno
 PROCEDIMIENTO Código SJ A-P R-02

Ser
ilERRAMIINTO. Del PCPU QUE CRECE ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO
Versión 07

Pagina 12 de 13

Actividad Responsable Descripción de las actividades

Registro
- Formato de Conformidad.
- Entregable/Producto (según nota 4).
- Recibo por Honorarios Electrónico (según nota 6).
21. Revisar Analista de Revisa el Formato de Conformidad, solicita la factura al
Formato de Compras contratista y verifica la existencia de penalidad a aplicar al
Conformidad contratista.

De existir penalidad a aplicar, elabora el Formato de

Penalidad y lo adjunta al Expediente de Pago.

¿Existen observaciones?

Sí. Coordina y devuelve al área usuaria el Formato de

Conformidad indicando las observaciones.

No. Armar el Expediente de pago.

Registro
- Expediente de pago. (Según Anexo 01).
22. Revisar Subjefe de Revisa el expediente de pago antes que sea entregado a la
Expediente Abastecimiento Subjefatura de Contabilidad.
de pago
De existir penalidad, firma el Formato de Penalidad.
23. Entregar Analista de Entrega el expediente de pago (según Anexo 01) a la
Expediente Compras Subjefatura de Contabilidad, registra la entrega en
de Pago cuaderno de cargo o mediante correo electrónico al
personal de la Subjefatura de Contabilidad.

Registro
- Cuaderno de cargo o correo de recepción.

La impresión de este documento desde la Intranet constituye una Clasificación:

Formato: Digital
"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. interno
 PROCEDIMIENTO Código SJA-PR-02

servh• ADJUDICACIÓN SIN PROCEDIMIENTO

Versión 07

Pagina 13 de 13

9. ANEXOS

Anexo N°1 Contenido del Expediente de pago

1. El Expediente de pago (cuando la 0/S u 0/C contempla un único pago o cuando corresponde al
ter pago) debe contener:
OC/ u 0/S original.
Formato de Conformidad original. (*)
Certificado de Crédito Presupuestario INTEGRIX.
Factura original, Factura o Recibo por Honorarios Electrónico.
Constancia de entrega de producto (Guía de Remisión), solo para bienes.
Suspensión de 4ta Categoría (opcional).
Entregable/Producto (según nota 4 de Actividad 20).
Consulta RUC.
Cuadro comparativo de evaluación original (de corresponder según lo indicado en la actividad
N° 8).
Cuadro de verificación de cumplimiento de lo solicitado en el TdR o ET original.
Cotización ganadora.
Declaración Jurada de no estar impedido para contratar con el estado.
Documento(s) donde se declare o acredite el cumplimiento de lo establecido en el TdR o ET.
Constancia de RNP cuando la contratación sea mayor a 1 UIT.
Cotizaciones no ganadoras (de corresponder según lo indicado en la actividad N° 8).
Solicitud de cotización.
Requerimiento y TdR o ET original.

2. El expediente de pago (cuando la 0/C u 0/S contempla más de un solo pago), del 2do pago Y
sucesivamente hasta el último pago, debe contener:
OC/ u 0/S copia.
Formato de Conformidad de Servicio original. (-)
Constancia de entrega de producto (Guía de Remisión), solo para bienes.
Certificado de Crédito Presupuestario INTEGRIX.
Factura original, Factura o Recibo por Honorarios Electrónico.
Suspensión de 4ta Categoría (opcional).
Entregable/Producto (según nota 4 de Actividad 20).
Consulta RUC.
Requerimiento y TdR o ET copia.

(*) La conformidad en caso de bienes la brinda el Almacén y se verifica mediante la firma del Analista de
Almacén en la Guía de Remisión correspondiente, salvo en los casos en que la ET haya establecido
expresamente que deberá incluirse además la Conformidad por parte del Área Usuaria y/o Área Técnica,
en cuyo caso deberá adjuntarse un Formato de Conformidad suscrito por dicha Área Usuaria y/o Área
Técnica.

10. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Cargo de quien

Cambios
Anterior modificó
- Se modificó denominación de actividades 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, Coordinador en
06 15, 16 y 18. Sistemas de
- Se actualizo anexo N° 1 Contenido del Expediente de Pago. Gestión / Analista
de Compras

La impresión de este documento desde la Intranet constituye una Clasificación:

Formato: Digital
"COPIA NO CONTROLADA" a excepción de que se indique lo contrario. interno