Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
12 CNT Conf y Mantto PDF
12 CNT Conf y Mantto PDF
Este Manual es una Obra Literaria protegida en favor de Computación en Acción, S.A. de C.V.; Copyright © 2005-
2006 Derechos Reservados © 2005-2006 Computación en Acción, S.A. de C.V., Pablo Villaseñor No. 435, Col.
Ladrón de Guevara, Guadalajara, Jalisco, México. C.P. 44600. Los Derechos de este Manual se encuentran
reconocidos por la Ley Federal del Derecho de Autor. Se prohíbe su producción, reproducción, publicación, edición o
fijación material en copias o ejemplares, por cualquier medio, importación, almacenamiento, transporte, distribución,
comercialización, venta o arrendamiento, así como su comunicación y transmisión pública por cualquier medio, su
divulgación en cualquier modalidad, su traducción, adaptación, paráfrasis, arreglos, transformaciones u otras
similares, sin previa autorización por escrito de su titular. La violación de esta prohibición constituyen un delito y una
infracción administrativa que están sancionados conforme a los artículos 424 fracción III, 424 bis fracción I y 424 ter,
del Código Penal Federal; así como los artículos 229 fracciones VII y XVI y 231 fracciones I, III, IV y X, de la Ley
Federal del Derecho de Autor y demás normas aplicables vigentes.
Las marcas COMPUTACIÓN EN ACCIÓN ®, EN ACCIÓN ®, PAQ ® y sus respectivos diseños; la marca y nombre
comercial COMPAC ® y su diseño; las marcas ES TIEMPO DE PODER ®, LA CONEXIÓN DE TU NEGOCIO ®, TU
NEGOCIO SIEMPRE EN MARCHA ®, SOÑAR. PODER. CRECER. ®; los avisos comerciales “Bien Pensado” ®,
“Respuesta Oportuna” ®, y “La Forma más Amigable de Controlar tu Negocio” ®; así como la Imagen del
Foquito ®© y del Diseño de la Portada ®©, son signos distintivos registrados y protegidos propiedad de
Computación en Acción, S.A. de C.V.
AdminPAQ ®©, MegaPAQ ®©, Exión ®©, ContPAQ ®©, CONTPAQ i ®©, CheqPAQ ®©, NomiPAQ ®©,
WinPAQ ®©, Solución Contable PAQ ®©, ProduPAQ ®© y VentPAQ ®, también son marcas registradas y
protegidas propiedad de Computación en Acción, S.A. de C.V., la que ostenta de igual forma los derechos
patrimoniales de autor; con excepción del programa de cómputo que ostenta la marca VentPAQ, cuyos derechos
patrimoniales pertenecen a Pacific Soft, Sistemas de Información, S.A. de C.V.
Microsoft ®, MS-D.O.S. ®©, WINDOWS ®© y Excel ®©, son marcas y en su caso productos de Microsoft Corporation.
Cualquier otra marca que se mencione dentro de este manual que pertenezca a terceras partes tiene solamente
propósitos informativos y no constituye aprobación y/o recomendación. Computación en Acción, no se responsabiliza
de la ejecución o uso de estos productos.
50020120109
Módulo Configuración y Mantenimiento
CONTPAQ i® CONTABILIDAD
Contenido del manual
Objetivo del Este manual te guiará en el aprendizaje y conocimiento para realizar implementaciones
manual especializadas de CONTPAQ i® CONTABILIDAD.
Estructura de El Módulo Configuración y Mantenimiento está compuesto por capítulos que contienen
este manual información técnica que ayudará a conocer a fondo esta aplicación.
1 IMPORTACIÓN DE EMPRESAS
Tema Página
VISIÓN GENERAL 1-1
CÓMO IMPORTO UNA EMPRESA DE CONTPAQ® W INDOWS 1-2
QUÉ INFORMACIÓN ADICIONAL DEBO CONOCER AL IMPORTAR UNA EMPRESA 1-6
QUÉ PASA SI… 1-7
2 CONFIGURACIÓN DE USUARIOS
Tema Página
VISIÓN GENERAL 2-1
INFORMACIÓN GENERAL SOBRE CONFIGURACIÓN DE USUARIOS 2-2
CÓMO CREO PERFILES DE USUARIO 2-3
CÓMO REGISTRO UN USUARIO 2-5
QUÉ OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR 2-10
3 INFORMACIÓN TÉCNICA
Tema Página
VISIÓN GENERAL 3-1
CÓMO SE MANEJAN LAS BASES DE DATOS 3-2
CÓMO UTILIZO EL SERVIDOR DE APLICACIONES CONTPAQ I® 3-4
CÓMO UTILIZO LA CONFIGURACIÓN DE APLICACIONES CONTPAQ I® 3-6
CUÁLES SON LOS ARCHIVOS DEL SISTEMA 3-7
CÓMO MODIFICO UN ESQUEMA DE DATOS 3-9
QUÉ ES LA BITÁCORA DE OPERACIONES 3-14
4 HOJA ELECTRÓNICA
Tema Página
VISIÓN GENERAL 4-1
CÓMO UTILIZO LA HOJA ELECTRÓNICA 4-2
CÓMO CREO UN MODELO ELECTRÓNICO 4-4
QUÉ PASA SI… 4-8
5 UTILERÍAS
Tema Página
VISIÓN GENERAL 5-1
QUÉ DEBO CONSIDERAR ANTES DE EJECUTAR CADA UTILERÍA 5-5
Conoce el proceso para convertir la empresa proveniente de ContPAQ® Windows para que
comiences a utilizarla en CONTPAQ i® CONTABILIDAD.
Tema Página
Cómo importo una empresa de ContPAQ® Windows 1-2
Qué información adicional debo conocer al importar una empresa 1-6
Qué pasa si… 1-7
Cómo ingreso Para importar los datos de una empresa de ContPAQ Windows ingresa a CONTPAQ i®
CONTABILIDAD, ve al menú Empresa y selecciona la opción Importar empresa de
ContPAQ 2005.
Una vez que hayas seleccionado los parámetros para la conversión, realiza cualquiera de las
siguientes acciones para iniciar el proceso:
• Presiona la tecla de función <F8>.
• Haz clic en el botón Procesar que se localiza en la barra de herramientas.
Formas de La importación de una empresa de ContPAQ Windows puede realizarse en dos formas:
importar
• Creando una empresa nueva: Se crea una nueva base de datos para la empresa en
CONTPAQ i® CONTABILIDAD.
• Utilizando una empresa de CONTPAQ i® BANCOS: Se importa la información de
ContPAQ a una empresa ya existente en el sistema bancario. Esta es la única forma
que la empresa lleve información contable y bancaria en una misma empresa.
Qué necesito Para que puedas importar una empresa, debes indicar los siguientes datos:
para importar
• Empresa de ContPAQ Windows.
• Empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD y base de datos; o bien, seleccionar
una empresa Nueva para importar los datos.
Nueva forma de Algunos datos se manejan de diferente forma en ContPAQ Windows y CONTPAQ i®
guardar datos CONTABILIDAD. Al importar la información en la nueva empresa se generan los catálogos:
• Monedas
• Tipo de pólizas
Para verificar los resultados obtenidos consulta la bitácora del proceso que se almacena en la
ruta de la empresa en ContPAQ Windows. En ella podrás visualizar todos los mensajes
relacionados con la conversión.
Para qué sirve Al realizar la importación de una empresa de ContPAQ Windows puedes comenzar a
trabajar de inmediato con tu información en CONTPAQ i® CONTABILIDAD sin necesidad de
recapturar información.
Importar empresa
Realiza los siguientes pasos para importar la empresa con la que trabajarás a lo largo de este
curso.
Ejercicio
Nota: Esta empresa no utiliza la causación ni la devolución de IVA.
Paso Ejercicio
1 Ingresa a CONTPAQ i® CONTABILIDAD y del menú Empresa selecciona la
opción Importar Empresa de ContPAQ 2005.
• Catálogo de cuentas.
• Balanza de comprobación.
Información Consulta la siguiente tabla para conocer información adicional respecto al proceso de
adicional conversión.
No. Descripción
1 Cuando en tu equipo de cómputo tengas instalado Windows Vista® o Windows 7® será necesario
ejecutar el proceso Reconstrucción de índices en ContPAQ, para evitar inconsistencias en la
información a convertir así como evitar que el proceso se quede “colgado” sin hacer nada.
3 La versión recomendada para realizar la importación de las empresas es ContPAQ 2005, sin embargo es
posible convertir empresas a partir de la versión 2004.
4 Si la empresa donde se quiere importar la información de ContPAQ, por alguna razón, contiene
información de CONTPAQ i® CONTABILIDAD (ya sea porque se había abierto la empresa en CONTPAQ
i® CONTABILIDAD o se crearon registros), dicha información será borrada para asegurar la integridad de
los datos que serán traídos de ContPAQ.
5 Recuerda que ContPAQ hace la afectación del saldo en bancos con base en la fecha de aplicación. Y
CONTPAQ i® CONTABILIDAD realiza la afectación en bancos cuando el documento se concilie.
6 El convertidor nunca realiza un rollback de la base datos en caso que ocurran inconsistencias durante el
proceso. (Regresar a la base de datos a algún estado previo).
Nota: Durante la conversión no se borra la base datos y en caso que la misma quede en un estado
inconsistente, es recomendable ejecutar el proceso Restaurar empresa.
8 Cuando una empresa contenga demasiados errores, al realizar la conversión se enviará el siguiente
mensaje: “Out of memory exception”.
Nota: Si ocurre la excepción es necesario ejecutar nuevamente el proceso.
9 Después de una conversión, automáticamente, se reconstruyen los saldos. Este proceso genera una
bitácora que puede llegar a empalmarse con la bitácora del convertidor marcando un número de errores
considerable. Es importante que identifique que dichos errores no están relacionados con la conversión,
sino con la reconstrucción de saldos.
Convierto una Cuando conviertes una empresa de ContPAQ Windows sobre una base de datos de
empresa de CONTPAQ i® BANCOS automáticamente antes de iniciar la conversión se creará un
ContPAQ respaldo de dicha empresa con el sufijo CONVERT.
Windows sobre
una de BANCOS Ejemplo: ctEl_Perla_Azul_CONVERT-20100512-1231.bak.
Si requieres utilizar esa misma empresa es necesario restaurar el respaldo que efectuó el
sistema previo a la importación.
Convierto una Al seleccionar una empresa nueva para importar los datos de ContPAQ Windows debes
empresa de especificar el nombre de la base de datos.
ContPAQ
Windows sobre Ejemplo: ctAzul.
una BDD nueva
Importante. No es posible utilizar el nombre de una base de datos ya existente.
Ante esta situación, el sistema permite controlar el acceso a éste por medio del registro de
usuarios, donde podrás definir los privilegios de uso para cada persona en los módulos de la
aplicación.
Tema Página
Información general sobre configuración de usuarios 2-2
Cómo creo perfiles de usuario 2-3
Cómo registro un usuario 2-5
Qué otras funciones puedo realizar 2-10
Al crear Toma en cuenta las siguientes recomendaciones para crear contraseñas más seguras:
contraseñas
• Utiliza combinaciones de mayúsculas, minúsculas, números y símbolos, pero de
forma que la combinación te resulte familiar.
• Conserva la confidencialidad de las contraseñas. No proporciones la contraseña a
otras personas, ajenas o no, al uso de CONTPAQ i® CONTABILIDAD, ni utilices el
mismo usuario y contraseña para varios empleados.
• Si conservas un archivo por escrito con las contraseñas de los usuarios, asegúrate
de guardarlo en un lugar seguro para que no se haga mal uso de él.
Ventajas de crear Entre las principales características del módulo de usuarios se encuentra:
usuarios
• Generar plantillas con accesos específicos que después podrás asignar a los
usuarios.
• Controlar el registro de información por medio de perfiles y contraseñas asignados al
usuario.
• Restringir el acceso a una sola empresa por medio de autorizaciones asignadas.
Permisos Entre las acciones que se podrán permitir o restringir a los usuarios está: Ejecutar, Crear,
Borrar, Cambiar y Ver las opciones del sistema.
Cuando la casilla esté marcada significa que podrá realizarse la acción. Cuando esté
desmarcada estarán restringidos los derechos de uso para las distintas tareas dentro del
sistema.
Página
2-2
Capítulo 2 Computación en Acción, S.A. de C.V.
Configuración de usuarios Derechos Reservados®
Cómo creo perfiles de usuario
Qué es Un perfil funciona como una plantilla en la cual indicas los permisos que tendrá un grupo de
usuarios para trabajar con CONTPAQ i ® CONTABILIDAD.
Perfil Supervisor El perfil Supervisor se incluye por omisión en CONTPAQ i® CONTABILIDAD y no puede
modificarse, ya que es el perfil base del cual se desprenden los permisos para el resto de los
perfiles.
Tiene el código 1002 y el nombre SUPERVISOR.
Cómo ingreso Para ingresar a la ventana Perfiles ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la
opción Perfiles.
Qué necesito Para crear estas plantillas asigna un código y nombre al perfil. Además, desmarca las casillas
para registrar en las cuales deseas restringir el uso dependiendo del trabajo que realice ese grupo de
personas.
Cómo guardar Una vez que hayas especificado los permisos para cada opción realiza cualquiera de las
siguientes acciones:
• Presiona la tecla <F8>.
• Haz clic en el botón Guardar que se localiza en la barra de herramientas.
Para qué sirve Crear los perfiles permite agilizar la configuración de permisos de nuevos usuarios que
utilizarán CONTPAQ i® CONTABILIDAD.
Esta opción resulta práctica cuando requieres asignar los mismos derechos a varios usuarios.
En estos casos, primero creas el perfil y después lo asignas a cada uno de los usuarios.
Registro de perfiles
Paso Ejercicio
1 Ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Perfiles.
Página
2-4
Capítulo 2 Computación en Acción, S.A. de C.V.
Configuración de usuarios Derechos Reservados®
Cómo registro un usuario
Qué es Un usuario es una persona que utiliza CONTPAQ i® CONTABILIDAD y dependiendo de las
funciones que realiza tiene asignados ciertos permisos o derechos de uso para trabajar con el
sistema.
Cómo ingreso Para crear un nuevo usuario ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción
Catálogo.
Formas Para asignar los permisos a un usuario puedes utilizar alguna de las siguientes formas:
de asignar
permisos 1. Configuración de permisos: Directamente en la ventana Usuarios desmarca de
cada pestaña las opciones que el usuario NO tendrá permisos para trabajar.
Empresas Puedes indicar que un usuario tenga acceso sólo a una o algunas empresas o bien a todas
permitidas las que estén disponibles.
Cómo ingreso
Para especificar a qué empresas tendrá acceso realiza lo siguiente:
1. Desde la ventana Usuarios selecciona en el campo “Empresas” la opción Algunas
empresas.
2. Presiona la tecla <Enter> para habilitar la ventana Empresas permitidas para el
usuario.
3. Selecciona las empresas deseadas.
Qué necesito
Utiliza el botón Agregar para desplazar las empresas disponibles al apartado de
empresas permitidas.
Asegúrate de dejar
en el apartado
Empresas
permitidas sólo
aquellas empresas
con las que podrá
trabajar el usuario.
Cómo guardar Una vez que especificaste las empresas a las que tendrá derechos para trabajar el usuario
realiza cualquiera de las siguientes acciones:
• Presiona la tecla <F8>.
• Haz clic en el botón Aceptar que se localiza en la barra de herramientas.
Guarda los cambios de la configuración del usuario realizando las mismas acciones indicadas
para guardar la selección de empresas.
Guardar como Cuando realizas la configuración de un nuevo usuario y especificas directamente los
perfil permisos en la ventana Usuarios puedes guardar esa configuración como un perfil.
Cada vez que guardes un perfil desde esta ventana, asumirá por omisión un código
consecutivo que empieza a contar desde el código 1002 que corresponde al usuario
Supervisor. Observa el gráfico de la siguiente página:
Página
2-6
Capítulo 2 Computación en Acción, S.A. de C.V.
Configuración de usuarios Derechos Reservados®
Cómo registro un usuario, Continuación
Guardar como perfil (continúa)
Para qué sirve Al registrar los usuarios en CONTPAQ i® CONTABILIDAD tendrás mayor control sobre la
información y las personas que trabajan con tu empresa evitando que alguna de ellas ingrese
a una opción que no le corresponde.
Registro de usuarios
Registrar los usuarios es importante para que las personas que trabajarán con el sistema
tengan su clave individual para ingresar y puedan visualizar sólo las opciones que les
corresponden.
Ejercicio 1
Realiza los siguientes pasos para registrar un usuario:
Paso Ejercicio
1 Ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Catálogo.
Resultado: Aparecerá la ventana Usuarios.
2 Captura la primera letra de tu nombre seguida del apellido en el campo
“Código” y presiona la tecla <Enter>.
Ejemplo: ASANCHEZ.
3 Captura tu nombre en el campo que solicita este dato.
Ejemplo: ezCONTA09.
Ejercicio 1 (continúa)
Paso Ejercicio
5
Haz clic en el botón del campo “Perfil” para desplegar el listado de perfiles
disponibles y agilizar la configuración de los permisos que aplicarán al usuario.
Nota: Si requieres cambiar algún dato especifico para este usuario hazlo
directamente, las modificaciones se guardarán en la configuración del usuario y
el perfil permanecerá igual.
7 Guarda los cambios para que la nueva configuración tenga efecto.
Presiona la tecla <F8>.
Realiza el mismo procedimiento del ejercicio 2 para crear otro usuario, toma como base los
datos de la siguiente tabla:
Importante:
Página
2-8
Capítulo 2 Computación en Acción, S.A. de C.V.
Configuración de usuarios Derechos Reservados®
Cómo registro un usuario, Continuación
Ejercicio 2 (continúa)
Realiza los siguientes pasos para registrar un perfil a partir de un usuario:
Paso Ejercicio
1 Ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Catálogo.
Resultado: Aparecerá la ventana Usuarios.
2 Haz clic en el botón F3 del campo “Código” y selecciona la opción OAGUILAR.
3 Haz clic en el botón Guardar como perfil.
Resultado: Se despliega la ventana Guardar como perfil y por omisión muestra
un número y nombre que identificará al nuevo perfil.
Ejemplo: “Código”: 1004
“Nombre”: Perfil – OAGUILAR
4 Haz clic en el botó Procesar para guardar la información del nuevo perfil.
5 Acepta el mensaje de información indicando que el perfil se guardó
correctamente.
6 Cierra la ventana Usuarios presionando la tecla <Esc>.
Para verificar que los permisos otorgados a cada usuario son correctos utiliza la función
Cambiar de usuario para ingresar al sistema y visualizar únicamente los módulo que debe
tener acceso dicho usuario.
Ejercicio 3
Realiza los siguientes pasos para cambiar la sesión del usuario:
Paso Ejercicio
1 Ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Cambiar de
usuario.
Resultado: Aparecerá la ventana Ingreso a CONTPAQ i® CONTABILIDAD.
2 Captura el código del usuario y su clave de acceso.
Ejemplo: “Código”: OAGUILAR
“Clave”: arCONTA09
Resultado: Observa que el nombre del usuario se actualizó en la barra de título
de la ventana principal.
3 Selecciona del menú Catálogo la opción Segmentos de negocio e intente
borrar alguno de los registros.
Resultado: Enviará el mensaje “No tiene permiso para ver/ejecutar esta opción”.
4 Cierra la ventana presionando la tecla <Esc>.
Otras funciones Al trabajar con los usuarios puedes realizar actividades como:
Usuarios Cuando te encuentras trabajando con una versión en Red y deseas verificar qué usuarios se
conectados encuentran trabajando en el sistema en ese momento, consulta la opción Usuarios
conectados; y si la versión que adquiriste es Monousuario, podrás ver el usuario con el que
se abrió la sesión.
Para hacerlo del menú Empresa, submenú Usuarios selecciona la opción Usuarios
conectados.
Cambiar de Al trabajar con CONTPAQ i® CONTABILIDAD puedes cambiar el usuario que utilizaste para
usuario ingresar al sistema sin necesidad de cerrar la aplicación. Esta opción permitirá a cada
persona que ingrese al sistema tenga acceso únicamente a las tareas que le fueron
asignadas.
Para ello, del menú Empresa, submenú Usuarios selecciona la opción Cambiar de usuario.
Página
2-10
Capítulo 2 Computación en Acción, S.A. de C.V.
Configuración de usuarios Derechos Reservados®
50020111216
Capítulo 3
Información técnica
Visión general
Introducción La información técnica te va a permitir contar con la información necesaria para realizar
implementaciones especializadas del sistema CONTPAQ i® CONTABILIDAD.
Tema Página
Cómo se manejan las bases de datos 3-2
Cómo utilizo el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i® 3-4
Cómo utilizo la Configuración de Aplicaciones CONTPAQ i® 3-6
Cuáles son los archivos del sistema 3-7
Cómo modifico un esquema de datos 3-9
Qué es la bitácora de operaciones 3-14
Qué es Las bases de datos de CONTPAQ i® CONTABILIDAD se manejan bajo Microsoft SQL
Server® por lo que, al instalar una empresa en este sistema, se crean dos tipos de archivos:
• .mdf
• .ldf
El archivo con extensión .mdf es la base de datos primaria que contiene toda la información
de la empresa. El archivo con extensión .ldf (log) es el archivo de transacción.
El archivo log se encarga de revisar que todas las transacciones se registren de forma
completa en la base de datos; si por alguna razón una transacción no está completa, rechaza
la misma protegiendo la integridad de la base de datos.
Importante: Si el sistema está en red, las bases de datos se crearán en el disco duro del
Servidor.
Dónde se Las bases de datos se crean al momento de instalar una empresa en CONTPAQ i®
guardan CONTABILIDAD y se guardan en el directorio <C:\Archivos de programa\Microsoft SQL
Server\MSSQL.1\MSSQL\Data>.
Estas bases de datos se abren con el programa SQL Server Management Studio Express.
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=C243A5AE-4BD1-4E3D-
94B8-5A0F62BF7796&displaylang=es
Tablas que se CONTPAQ i® CONTABILIDAD tiene tablas comunes con CONTPAQ i® BANCOS y son:
comparten
• Lista de empresas
• Perfiles y permisos de Usuarios
• Procesos
Las tablas que son de CONTPAQ i® CONTABILIDAD y que usa CONTPAQ i® BANCOS
son:
• Causación de IVA • Pólizas
• Conceptos • Prepólizas
• Control de IVA • Proveedores
• Monedas • Tipos de cambio
• Parámetros • DevolucionesIVA
• Cuentas contables
• Diarios especiales
• Segmentos de negocio
• Tipos de póliza
• Conceptos de IETU
Nota: El SDK maneja una configuración independiente a la de los sistemas, por lo tanto, por
omisión toma la configuración del último sistema instalado.
Esta configuración puedes editarla en la Configuración de Aplicaciones CONTPAQ i® que
se encuentra en el grupo de programas CONTPAQ i®.
Consola En la opción Consola podrás ver a qué puerto se conectó el servidor, además de revisar el
inicio y fin de sesión de cada usuario.
Para qué sirve A través del Servidor de Aplicaciones podrás llevar un monitoreo de los procesos que están
ejecutándose en CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Además, puedes utilizarlo para conectarte
a las diferentes instancias de SQL, en caso de que requieras tener el sistema en varias
instancias.
Properties de Ruta
CONTPAQ i® CONTABILIDAD <C:\Archivos de Programa\Compac\Contabilidad>
SDK <C:\Archivos de Programa\Compac\SDK>
Servidor <C:\Archivos de Programa\Compac\Servidor>
Para las opciones CONTPAQ i® SDK y CONTPAQ i® CONTABILIDAD puedes configurar el:
Para abrir esta configuración ve al menú Inicio, opción Todos los programas, grupo de
programa CONTPAQ i®, opción Conexión – Configuración de BDD.
Qué es Los archivos del sistema son aquellos que se generan al instalar CONTPAQ i®
CONTABILIDAD.
Estos archivos se utilizan para ejecutar la aplicación, los diferentes módulos, reportes y
realizar la importación y exportación de datos.
Cuáles son los Para que sea fácil de ubicar el archivo fuente de los reportes de CONTPAQ i®
nombres de los CONTABILIDAD, el nombre del archivo fuente es el mismo que se muestra en el sistema.
reportes
Ejemplo: El reporte Anexos del Catálogo tiene el archivo fuente AnexosDelCatalogo.rpt, el
reporte Balanza de Comprobación tiene el archivo fuente BalanzaDeComprobacion.rpt.
Los archivos fuente tienen la extensión .rpt. Si necesitas modificarlos utiliza el Editor de
reportes.
Importante: Si modificas un reporte, guárdalo con otro nombre, para que conserves el reporte
original como respaldo. Si no lo haces, al reinstalar el sistema, éste actualizará el reporte, por
lo que se eliminarán las modificaciones que realizaste.
Y los reportes que son creados por el usuario se guardan en la siguiente ruta:
<Compac\Empresas\Reportes\Contpaq\Mis Reportes>.
Hoja Electrónica La Hoja Electrónica se ejecuta con el archivo Hoja financiera NG.xls el cual se instala en la
ruta <\Compac\Empresas\Reportes\Contpaq\Mis Reportes>.
Nota: La Hoja Electrónica utiliza macros, por lo que deberás asegurarte que la seguridad de
las macros en Excel® sea Media o Baja.
Modelos La Hoja Electrónica cuenta con modelos instalados de forma automática. Los archivos
electrónicos fuentes de estos modelos son:
• RAZFINANC_NG.xls: Modelo de Razones Financieras.
• AF_NG.xls: Cédula de Activos Fijos.
• REPORTES FISCALES NG.xls: Módulo Fiscal (Nuevo).
• CWAFN12P_NG.xls: Estados financieros a 12 periodos.
• CWAFN_NG.xls: Estados financieros básicos.
Qué es Es un archivo realizado en Excel estructurado es el que indica bajo qué formato o estructura
será generado el archivo texto con la información que almacena CONTPAQ i®
CONTABILIDAD para que lo exportes a un sistema externo.
Cómo ingreso Para ingresar a un esquema de datos basta con ubicarte en la ruta
<Compac\Empresas\Esquemas\Contpaq> y abrir cualquiera de los archivos en Excel.
Esquemas de Los esquemas de datos que bajan y cargan catálogos y documentos se utilizan para pasar la
datos para bajar información hacia CONTPAQ i® CONTABILIDAD proveniente de un sistema externo y
y cargar viceversa.
información
Existen varios esquemas de datos para realizar este proceso; dependiendo de lo que quieras
exportar o importar, es el archivo que deberás seleccionar.
Los archivos se pueden identificar fácilmente ya que el nombre es bastante descriptivo; sin
embargo, existen algunas excepciones las cuales se indican a continuación:
En los campos de tipo Atributo, Entidad y Calculado es necesario que tenga un valor.
Si el campo es de:
Tipo Entonces, el valor debe ser
Atributo El nombre de un campo en la tabla que se esté utilizando.
Calculado Uno de los campos calculados válidos definidos por el proceso.
Separador Vacío, es decir, no debe existir valor.
La longitud determina el espacio que el campo ocupará en la línea del archivo de texto.
Dependiendo del tipo de campo que sea, es como deberá indicarse la longitud.
Formato (continúa)
Tipo Definición del Formato
Decimal 0 – Representa un espacio que se rellena con un cero cuando no hay un
número que mostrar.
# – Representa un espacio que se rellena con un caracter espacio cuando
no hay un número que representar.
. – (Punto) Representa un punto decimal que se debe mostrar.
| – (Barra vertical o Pipe) Representa un punto decimal que NO se debe
mostrar en el archivo de texto resultante.
Este carácter no se considera parte de la longitud del formato por lo que,
al definir un formato de un campo decimal de, digamos longitud 12, si se
usa este carácter en realidad deben colocarse 12 caracteres de formato
(0’s o #s) aparte de la barra horizontal.
Alineación Esta columna indica hacia qué lado estará direccionados los campos.
Por omisión, la alineación es hacia la izquierda, por lo tanto, si esta columna se deja vacía,
considerará esta alineación.
Cualquier espacio faltante se rellena a la derecha con espacios.
Campos de IVA Este campo sirve para bajar, al archivo de texto, el IVA registrado en CONTPAQ i®
CONTABILIDAD, dependiendo de qué IVA maneje (Devolución de IVA o Causación de IVA).
Si no se maneja IVA, se baja cero.
El campo iva.calculado desglosa el IVA, haciendo un cálculo usando el importe del egreso y
desglosando el IVA utilizando la tasa asumida del proveedor.
Entidades Las entidades válidas para los esquemas de bajado de transacciones electrónicas son las
válidas siguientes:
EN (Encabezado):
Representa un registro de encabezado que se coloca antes del grupo de transacciones
que se bajan.
PE (Pie):
Representa un registro de pie que se coloca después del grupo de transacciones que se
bajan.
Es necesario respetar las claves que están definidas en la columna Formato para que el
proceso las identifique adecuadamente. La longitud cero impide que las cadenas EN y PE se
muestren en el archivo de bajado.
Después de definir la fila de tipo E se puede definir cualquier cantidad de campos de tipo
A, S o C, con sus correspondientes longitudes y formatos, según aplique.
El final de una entidad se determina por el inicio de otra, o bien porque se terminan los
campos definidos en el esquema.
Qué es La bitácora de operaciones es un reporte donde se reflejan tanto las operaciones cotidianas
realizadas por el usuario, como eventos o situaciones que ocurren de forma interna con
CONTPAQ i® CONTABILIDAD.
Qué necesito Para configurar el uso de la bitácora de operaciones, en la sección Servidor CONTPAQ i®,
para configurar apartado Bitácora de operaciones asegúrate de seleccionar la opción Activar y guarda los
cambios.
Qué información Una vez que la bitácora ha sido configurada se registrarán en ella todas las operaciones
guarda la realizadas en el sistema, incluyendo:
bitácora
• Altas, cambios y bajas en catálogos
• Altas, bajas y cambios en documentos
• Ejecuciones de reportes
• Ejecuciones de procesos
• Redefinir empresa
• Respaldar empresa
• Restaurar empresa
• Imprimir documentos bancarios
Nota: En las operaciones que realices con los catálogos, adicionalmente se guarda el código
y nombre del registro, siempre y cuando estos datos apliquen para el catálogo en cuestión.
Así mismo se guardará información adicional lo que te ayudará a identificar el registro sobre
el que se realizó la operación.
Mantenimiento a Con esta herramienta puedes borrar de la bitácora los datos de las operaciones realizadas,
la bitácora para lograrlo, especifica la fecha a partir de la cual deseas conservar los registros.
Qué necesito Para que un usuario pueda ejecutar el proceso Mantenimiento a la bitácora de
para dar operaciones debe contar con los permisos necesarios.
mantenimiento
Por omisión, todos los usuarios tienen permiso para ejecutarla, por lo que para restringir el
uso de esta herramienta, ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción
Catálogos.
Reporte Bitácora Este reporte muestra la información guardada por la bitácora de operaciones y su objetivo
de operaciones consiste en responder las siguientes preguntas:
Cómo ejecuto el
reporte Para ejecutar este reporte haz clic en el botón de la barra de herramientas de
CONTPAQ i® CONTABILIDAD.
Se desplegará la ventana para que indiques los filtros según lo requieras.
Notarás que cuenta con cuatro diferentes pestañas donde puedes especificar diferentes
datos.
Configuración de la bitácora
Paso Ejercicio
1 Haz clic en el botón Inicio, opción Todos los programas
2 Selecciona el grupo CONTPAQ i® y haz clic en Conexión – Configuración de
BDD.
3 Asegúrate que esté activa la sección Servidor CONTPAQ i®.
4 Ve al apartado Bitácora de operaciones y en el campo “Estado” selecciona la
opción Activar.
5 Guarda los cambios haciendo clic en el botón Guardar.
Alimentando la bitácora
Introducción Para una empresa es importante obtener reportes que muestren la información requerida en
el momento ya que, con base en eso, se realiza la toma de decisiones de la empresa.
Con el módulo Hoja Electrónica podrás obtener los reportes necesarios que cubran
totalmente las necesidades específicas de tu empresa.
Tema Página
Cómo utilizo la Hoja Electrónica 4-2
Cómo creo un modelo electrónico 4-4
Qué pasa si… 4-8
Qué es Es un archivo con macros realizadas en Visual Basic® que implementa funciones que
extraen información de la base de datos de CONTPAQ i® CONTABILIDAD.
Mediante la Hoja Electrónica se pueden ejecutar varios modelos ya que están predefinidos
por el sistema, pero también se pueden crear nuevos. Todos los modelos se guardan en un
directorio ya especificado, a menos que, manualmente, especifiques una ruta diferente.
Debido a que esta herramienta está hecha en Microsoft Excel® es posible generar reportes
de acuerdo a las necesidades de información de tu empresa de manera fácil y rápida.
Cómo ingreso Para que ingreses a la Hoja Electrónica puedes realizar cualquiera de las siguientes
a la Hoja acciones:
Electrónica
• En la ventana principal, haz clic en el botón .
• Ve al menú Reportes, submenú Hoja Electrónica.
Una vez ubicado en la ventana Hoja Electrónica, podrás ejecutar un modelo electrónico
utilizando cualquiera de las acciones:
Qué necesito Para ejecutar un modelo de la Hoja Electrónica, sólo necesitas abrir una empresa en
para ejecutar un CONTPAQ i® CONTABILIDAD, ya que esta opción sólo está disponible cuando estás dentro
modelo de una empresa.
Por omisión, la Empresa Activa es la que se abrió para entrar a la Hoja Electrónica, sin
embargo, puede modificarse mediante el botón Insertar empresa.
Para qué sirve La Hoja Electrónica sirve para el diseño fácil de reportes personalizados.
Qué necesito Para que generes un nuevo modelo electrónico, haz clic en el botón y captura:
para registrar
• El “Nombre” del modelo.
• El nombre del “Archivo” del modelo.
Por omisión, todos los modelos y/o reportes nuevos se guardan en la ruta
<\Compac\Empresas\Contpaq\Mis Reportes\>.
Modelos La Hoja Electrónica cuenta con modelos predefinidos, los cuales son:
predeterminados
• Modelo de Razones Financieras – Muestra algunos indicadores de la situación
financiera de la empresa los cuales pueden modificarse.
• Cédula de Activos Fijos – Genera el cálculo del IMPAC. La diferencia de este
modelo sobre el Reporte IMPAC es que en la Cédula podrás ajustar el cálculo de
acuerdo a las necesidades de la empresa.
• Módulo Fiscal (Nuevo) – Calcula la base para la Declaración Anual de Personas
Morales.
• Estados financieros a 12 periodos – Muestra un acumulado anual de los estados
financieros de la empresa y se puede analizar a detalle los movimientos por cada
cuenta.
• Estados financieros básicos – Muestra los Estados financieros de la empresa y se
puede analizar a detalle los movimientos por cada cuenta.
Importante: Estos son modelos base para generar reportes específicos que estén adecuados
a las necesidades de la empresa, si vas a modificarlos, es recomendable que primero los
guardes con otro nombre, así, el modelo base no sufrirá cambios y podrá utilizarse para otra
empresa.
Hojas Todos los modelos electrónicos están conformados por las siguientes hojas:
predefinidas
Hoja Descripción
Aquí agregarás las funciones necesarias para crear un modelo
Hojas 1 y 2
electrónico. Puedes insertar las hojas que necesites.
Aquí podrás crear pólizas desde Excel® y enviarlas a CONTPAQ i®
Póliza
CONTABILIDAD.
Muestra la lista de empresas que tienes en CONTPAQ i® BANCOS –
Parámetros CONTABILIDAD. Aquí deberás indicar cuál(es) vas a utilizar en el
modelo electrónico y cuáles deseas quitar.
Contiene todas las funciones con las cuales puedes extraer la
Funciones
información de la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD para
Contables
generar modelos electrónicos.
Contiene todas las funciones con las cuales puedes extraer la
Funciones
información de la empresa de CONTPAQ i® BANCOS para generar
Bancarias
modelos electrónicos.
Estructura Para que conozcas y puedas utilizar correctamente la estructura de las funciones, necesitas
de la función saber cómo debe estar estructurada la función. Todas las funciones tienen una nomenclatura
Apóyate en las columnas Descripción y Nomenclatura que tiene la hoja Funciones para
que utilices la más conveniente.
La Descripción indica para qué sirve la función, la Nomenclatura indica los datos que
necesita la función.
Importante: Los datos deben estar en el orden que muestra la nomenclatura, si no lo haces,
los valores que captures no los reconocerá como válidos.
Para qué sirve Además de que el modelo te permite extraer información bancaria de tus empresas en
CONTPAQ i® CONTABILIDAD, podrás explotar las funcionalidades propias de Excel,
haciendo inclusive un reporte con gráficas.
La creación de modelos electrónicos te será de mucha utilidad para que realices reportes a la
medida en un programa muy flexible y utilizado como es Excel.
Ejercicio 1
Paso Ejercicio
1 Abre la empresa La Casa Azul, S.A. de C.V.
2 Haz clic en el botón en la barra de herramientas de la pantalla principal.
Ejercicio 2
Paso Ejercicio
1 Captura los siguientes textos en la Hoja1 del modelo que acabas de abrir:
Celda Texto
B4 Ejercicio:
C4 Actual
B7 Enero
C7 Febrero
2 Selecciona la celda B7 y C7 y arrástralas hacia la derecha para que se inserten
los demás meses llegando a diciembre.
3 Inserta la función =NOMEMP(1) en la celda B2, para extraer el nombre de la
empresa y combina las celdas B2:M2.
Solución:
Las funciones que debieron capturarse son:
Celda Texto Celda Texto
B8 =SFP(A8,$C$4,1,1) H8 =SFP(A8,$C$4,7,1)
C8 =SFP(A8,$C$4,2,1) I8 =SFP(A8,$C$4,8,1)
D8 =SFP(A8,$C$4,3,1) J8 =SFP(A8,$C$4,9,1)
E8 =SFP(A8,$C$4,4,1) K8 =SFP(A8,$C$4,10,1)
F8 =SFP(A8,$C$4,5,1) L8 =SFP(A8,$C$4,11,1)
G8 =SFP(A8,$C$4,6,1) M8 =SFP(A8,$C$4,12,1)
B9 =SFP(A9,$C$4,1,1)…
Tengo Office Cuando en la máquina con la que estás trabajando tiene instalado Office 2010 y quieres
2010 ejecutar los modelos de la Hoja Electrónica de CONTPAQ i® CONTABLIDAD podrás hacer
que dichas hojas funcionen en Office 2010 a 64 bits. Para lograrlo, debes realizar lo siguiente
Paso Acción
1 Crea una nueva hoja electrónica desde CONTPAQ i® CONTABILIDAD
2 Abre el modelo electrónico origen y haz clic derecho sobre la hoja deseada.
Resultado: Se desplegará el menú flotante.
3 Selecciona la opción Mover o copiar.
Resultado: Se desplegará la ventana con el mismo nombre.
Importante: Una vez que copies la información al nuevo libro y guardes los cambios el
modelo electrónico también funcionará a 32 bits.
Introducción Las utilerías son funciones especiales del sistema que deben ser utilizadas bajo condiciones
especiales y con todo el conocimiento de los resultados que se espera obtener al ejecutarlas,
ya que una vez que afectan la información de la empresa el proceso es irreversible.
• Conocer la función y aplicación de cada una las utilerías, así como su utilidad
práctica.
• Aplicar las utilerías adecuadas en el momento oportuno.
• Identificar los parámetros que se utilizan en cada una de las utilerías del sistema.
• Reconocer la importancia de los cambios realizados en la información al ejecutar
alguna de las utilerías.
Tema Página
Cuándo ejecutar las utilerías 5-2
Qué debo considerar antes de ejecutar cada utilería 5-5
Qué son Son funciones especiales del sistema que regeneran la consistencia de registros perdidos o
dañados por factores externos, auxilian a localizar registros erróneos o bien, permiten
cambiar parámetros de la empresa afectando a múltiples tablas relacionadas y de manera
simultánea.
Las utilerías deben ser utilizadas bajo condiciones ya que el proceso que realizan es
irreversible.
Cómo ingreso Las utilerías de CONTPAQ i® CONTABILIDAD se encuentran en dos menú diferentes.
Verifica el siguiente diagrama para que conozcas la forma de ingresar a la utilería que
necesites.
Empresa
Cierre
Utilerías
Reconstruir
Verificar IVA
saldos
Borrar pólizas
Mantenimiento
Saldo cero y saldos
base de datos
parcialmente
Qué utilería Apóyate en la siguiente tabla para conocer la funcionalidad de las utilerías que maneja el
ejecuto sistema y en qué momento utilizarlas.
Importante:
• Se recomienda realizar un respaldo antes de ejecutar cualquier utilería.
• Las utilerías son procesos exclusivos, por lo tanto, es necesario verificar que ningún
usuario esté dentro de la empresa, sólo aquel que ejecute la utilería en cuestión.
Cómo ejecuto las Una vez que hayas especificado el nuevo dígito realiza cualquiera de las siguientes acciones:
utilerías
• Presiona la tecla <F8>.
• Haz clic en el botón Procesar que se localiza en la barra de herramientas.
Para qué sirven Las utilerías sirven para realizar correcciones a la empresa que pudieron ser ocasionadas por
situaciones como:
• Corte en el suministro de energía eléctrica.
• Daño físico del disco en donde se guarda la información.
• Eliminación involuntaria de datos de la empresa.
• Sabotaje a la información por parte de alguien.
Introducción Debido a que el manejo de las utilerías es delicado, existen algunas consideraciones que
debes tomar en cuenta antes de ejecutarlas.
Verificar cuentas Debido a que estas utilerías son reportes, se ejecutan especificando ciertos filtros requeridos.
e IVA
La ejecución de estos reportes se realiza presionando la tecla <F10> o bien, haciendo clic en
el botón Ejecutar Reporte <F10>.
Verificar pólizas Esta utilería tiene dos modalidades para la ejecución del proceso y son:
La primer opción sólo mostrará un reporte con los problemas encontrados en las pólizas, sin
embargo, no realizará modificación alguna.
La segunda opción realizará las correcciones que sean necesarias en la base de datos de la
empresa para solucionar los problemas encontrados.
Además, existen algunas situaciones que esta utilería puede encontrar. A continuación se te
indicarán estas situaciones y cómo solucionarlas.
Reconstruir Esta utilería tiene dos modalidades para la ejecución del proceso y son:
saldos de
cuentas • Reportar los problemas sin realizar ninguna acción.
• Corregir los problemas susceptibles de corrección.
La primer opción sólo mostrará un reporte con los problemas encontrados en los saldos, sin
embargo, no realizará modificación alguna.
La segunda opción realizará las correcciones que sean necesarias en la base de datos de la
empresa para solucionar los problemas encontrados.
Borrar pólizas Es recomendable bajar la información a partir del periodo en el que se aplicará la utilería a un
y saldos archivo de texto o de Excel® antes de ejecutar esta utilería, así, una vez resuelto el
parcialmente problema, podrás cargar nuevamente la información sin tener que recapturarla.
Mantenimiento Esta utilería automáticamente realizar un respaldo de la empresa antes de que inicie el
a la base de datos proceso de mantenimiento.
Generar póliza La utilería creará una póliza con la fecha de fin del periodo anterior al seleccionado.
de apertura Ejemplo: Si seleccionas febrero del 2009, la fecha de la póliza será del 31 de enero del 2009.
de saldos iniciales
El proceso guardará la póliza en un archivo texto, dentro del directorio de la empresa origen,
con el nombre Póliza_de_apertura_de_saldos_iniciales.txt.
Este archivo deberá cargarse en la empresa nueva mediante la opción Cargar pólizas.