Subtotales en Excel

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La función de subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi inmediata filas con los totales
de la información que tenemos en nuestra hoja de cálculo. Por ejemplo, suponiendo que tenemos
una hoja con los gastos personal que hemos realizado podemos tener el subtotal de lo gastado por
cada área de nuestro gasto.
 

Para utilizar la función de subtotales en excel, lo primero que requerimos es tener una hoja con
datos ordenados por columnas, usamos un archivo que podrás bajar aquí pero puedes usar
cualquier archivo que tenga los datos por columnas, tal como este:

Una vez que hemos elegido nuestro archivo de datos, vamos a definir el resultado que queremos
tener. Si estás utilizando el archivo de ejemplo, verás que tiene una lista de vendedores y
productos vendidos por región. Lo que queremos tener es la suma del monto vendido en cada
región.

Lo primero que vamos a hacer es ordenar nuestra lista por el campo que deseamos cada corte de
subtotal, es decir por la columna región.

Ya que esta ordenado este campo, lo que hacemos es seleccionar todas las celdas dónde tenga
datos. Un método abreviado para hacer esto es presionar las teclas Ctrl+Inicio con lo que nos
colocaremos en la primera celda de la hoja y luego presionamos las teclas Shift+Ctrl+Fin.

 Al estar seleccionados los datos, vamos la pestaña Datos y presionamos el botón Subtotal (En
versiones de Excel anterior a 2007 vamos al menú Datos y seleccionamos la opción Subtotal),
aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:
En este cuadro de diálogo en el cuadro de opción "Para cada cambio en:"  vamos a seleccionar
Región,

En el cuadro de opción "Usar función: " seleccionamos Suma 

En la lista de "Agregar subtotal a:" marcamos únicamente la opción Total

Revisamos que estén seleccionadas las opciónes Reemplazar subtotales actuales y Resumen
debajo de los datos. y hacemos clic en Aceptar 

Veremos que en nuestra hoja de cálculo aparecen 3 cuadritos númerados del

1 al 3 del lado derecho de nuestra hoja, esto es por que ha agrupado las información de nuestro
archivo en 3 niveles, una (la número 1) que incluye todos los datos de nuestra hoja, la número2 es
por región y por último, la número 3 que nos muestra todos los datos que tenemos.

Al hacer clic en el cuadrito marcado con el número 2 podemos ver que se ocultan las líneas con
datos y nos quedan solo las de subtotales, es decir, la venta por región, de igual manera podemos
hacer clic en el número 1 y nos mostrará solo el total general de ventas. 

 
Quitar filas vacías en excel
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Como hemos visto a través de los trucos publicados en esta página, para muchas de las funciones
de excel, es necesario tener nuestros datos ordenados en forma de tabla, sin renglones vacíos, lo
que ahora mostramos te ayudará a quitar esas filas en blanco que normalmente estorban en el uso
de estas funciones.
 

Supongamos que tenemos un archivo de excel en el que tenemos datos separados por algún tipo
de agrupación, en este caso veremos un análisis de ventas por unidades y monto dividido por
región del cual quisiéramos hacer una tabla dinámica, pero en la forma que se presenta la
información no lo podemos hacer, tenemos que tenerlo en una forma tabular sin espacios.

originalmente nuestro archivo se ve de esta forma:

Forma original del archivo

Ahora lo que tendremos que hacer es ordenarla en forma tabular y lo haremos mediante los
siguientes pasos:

Paso 1:Lo primero será poner en cada fila a que región pertenece la venta. En este momento, la
región está como encabezado de un grupo determinado pero requerimos ponerlo en cada fila para
cumplir con el formato tabular.

Lo que haremos será escribir en la celda E3 (es decir en la fila del título de la región 1) una
fórmula que obtenga el nombre de la región y si no, que copie el texto de la celda de arriba. La
fórmula queda como sigue:

=si(A3="",E2,A3)
y esta fórmula la copiaremos en todas las columna, hasta donde terminan los datos, y queda de la
siguiente forma:

Ahora, uno de los pasos más importantes y muchas veces olvidados, seleccionamos la columna F
y elegimos la opción Copiar y en las opciones de Pegar elegimos Pegar Valores, (en versiones
anteriores, esta opción se encuentra en el menú Editar - Pegado Especial seleccionamos Pegar
Valores). Con esto lo que conseguimos es que deje de aparecer la fórmla en cada celda y
aparezca el valor.

Ahora en la columna siguiente, columna F, realizaremos una sucesión númerica, es decir,

escribrimos los números a partir del 1 hasta el que lleguemos utilizando la función de autorrellenar.
y nos quedan los datos como sigue:

 Ahora seleccionamos todas las celdas con datos y elegimos la opción ordenar por la columna A y
luego por la columna B, de esta forma se juntará todos las columnas con datos, ahora sélo nos
resta quitar las filas que nos son parte de los datos y tendremos la tabla como sigue:

Que ya es casi lo que queremos, ahora solo ordenamos por la columna F y los datos quedarán en
el mismo orden que nos fueron presentados pero con un formato tabular. 

Etre truco es muy útil para poder consolidar información que nos ha sido compartida en una forma
de división por grupos

Fecha
Region
Vendedor
Articulo
Cantidad
Precio unitario
Total
06/01/2005
Quebec
Jones
Boligrafo
95
$ 1.99
$ 189.05
23/01/2005
Ontario
Kivell
Portalapices
50
$ 19.99
$ 999.50
09/02/2005
Ontario
Jardine
Boligrafo
36
$ 4.99
$ 179.64
26/02/2005
Ontario
Gill
Lapiz
27
$ 19.99
$ 539.73
15/03/2005
Alberta
Sorvino
Boligrafo
56
$ 2.99
$ 167.44
01/04/2005
Quebec
Jones
Portalapices
60
$ 4.99
$ 299.40
18/04/2005
Ontario
Andrews
Boligrafo
75
$ 1.99
$ 149.25
05/05/2005
Ontario
Jardine
Boligrafo
90
$ 4.99
$ 449.10
22/05/2005
Alberta
Thompson
Boligrafo
32
$ 1.99
$ 63.68
08/06/2005
Quebec
Jones
Portalapices
60
$ 8.99
$ 539.40
25/06/2005
Ontario
Morgan
Boligrafo
90
$ 4.99
$ 449.10
12/07/2005
Quebec
Howard
Portalapices
29
$ 1.99
$ 57.71
29/07/2005
Quebec
Parent
Portalapices
81
$ 19.99
$ 1,619.19
15/08/2005
Quebec
Jones
Boligrafo
35
$ 4.99
$ 174.65
01/09/2005
Ontario
Smith
Escritorio
2
$ 1,250.00
$ 2,500.00
18/09/2005
Quebec
Jones
Set de boligrafos
16
$ 15.99
$ 255.84
05/10/2005
Ontario
Morgan
Portalapices
28
$ 8.99
$ 251.72
22/10/2005
Quebec
Jones
Lapiz
64
$ 8.99
$ 575.36
08/11/2005
Quebec
Parent
Lapiz
15
$ 19.99
$ 299.85
25/11/2005
Ontario
Kivell
Set de boligrafos
96
$ 4.99
$ 479.04
12/12/2005
Ontario
Smith
Boligrafo
67
$ 1.29
$ 86.43
29/12/2005
Quebec
Parent
Set de boligrafos
74
$ 15.99
$ 1,183.26
15/01/2006
Ontario
Gill
Portalapices
46
$ 8.99
$ 413.54
01/02/2006
Ontario
Smith
Portalapices
87
$ 15.00
$ 1,305.00
18/02/2006
Quebec
Jones
Portalapices
4
$ 4.99
$ 19.96
07/03/2006
Alberta
Sorvino
Portalapices
7
$ 19.99
$ 139.93
24/03/2006
Ontario
Jardine
Set de boligrafos
50
$ 4.99
$ 249.50
10/04/2006
Ontario
Andrews
Boligrafo
66
$ 1.99
$ 131.34
27/04/2006
Quebec
Howard
Lapiz
96
$ 4.99
$ 479.04
14/05/2006
Ontario
Gill
Boligrafo
53
$ 1.29
$ 68.37
31/05/2006
Ontario
Gill
Portalapices
80
$ 8.99
$ 719.20
17/06/2006
Ontario
Kivell
Escritorio
5
$ 1,250.00
$ 6,250.00
04/07/2006
Quebec
Jones
Set de boligrafos
62
$ 4.99
$ 309.38
21/07/2006
Ontario
Morgan
Set de boligrafos
55
$ 12.49
$ 686.95
07/08/2006
Ontario
Kivell
Set de boligrafos
42
$ 23.95
$ 1,005.90
24/08/2006
Alberta
Sorvino
Escritorio
3
$ 1,250.00
$ 3,750.00
10/09/2006
Ontario
Gill
Boligrafo
7
$ 1.29
$ 9.03
27/09/2006
Alberta
Sorvino
Lapiz
76
$ 1.99
$ 151.24
14/10/2006
Alberta
Thompson
Portalapices
57
$ 19.99
$ 1,139.43
31/10/2006
Ontario
Andrews
Boligrafo
14
$ 1.29
$ 18.06
17/11/2006
Ontario
Jardine
Portalapices
11
$ 4.99
$ 54.89
04/12/2006
Ontario
Jardine
Portalapices
94
$ 19.99
$ 1,879.06
21/12/2006
Ontario
Andrews
Portalapices
28
$ 4.99
$ 139.72