Asignatura:

Planeamiento y Control de Gestión

Tema:

Capítulo VII. Fundamentos de la Planeación

Facilitadora:

Michelle Paniagua

Estudiante y matrícula:

Johanny Gómez Espinal

2018-00091
 FUNDAMENTOS DE LA PLANEACIÓN

¿QUÉ ES LA PLANEACIÓN?

La planeación es definir las metas de la organización, establecer una estrategia

general para alcanzarlas y trazar planes exhaustivos para integrar y coordinar
el trabajo de la organización. La planeación se ocupa de los fines (que hay que
hacer) como los medios (como hay que hacerlo).

Esta puede ser formal o informal. En la planeación informal nada esta escrito y
hay pocas metas que se compartan en la organización. Esta forma de
planeación generalmente se hace en empresas pequeñas. En la planeación
formal se definen metas específicas. Estas metas se escriben y participan los
integrantes de la organización, existen programas concretos de acción para
conseguirlas, es decir, se definen claramente la ruta que quieren que siga la
organización y las unidades de trabajo.

¿POR QUÉ PLANEAN LOS GERENTES?

Objetivos de la Planeación

La planeación marca una dirección. Cuando los trabadores saben hacia

donde va la organización y que deben hacer para alcanzar las metas, pueden
coordinar sus actividades, cooperar y hacer lo necesario para conseguirlas. Sin
la planeación los departamentos y empleados podrían trabajar de una manera
errónea lo que impediría que la organización progresara.

La planeación reduce la incertidumbre. Los gerentes tienen la obligación de

ver hacia adelante, anticipar los cambios y dar las respuestas más eficaces a
estos.

La planeación reduce la superposición y el desperdicio de actividades.

Cuando las actividades de trabajo se coordinan en base con planes concretos,
la inutilidad se minimiza.

La planeación establece las metas o los criterios de control. En la

planeación se establecen las metas y los planes. Luego por medio del control,
se compara el desempeño con las metas, se identifican las desviaciones
importantes y se inician las medidas correctivas convenientes.
Planeación y desempeño

El desempeño de las organizaciones que planean no siempre tiene resultados

positivos. En varios estudios se han examinado la relación entre la planeación y
el desempeño, concluyendo que; la planeación formal se relaciona con
mayores ganancias, mejor utilidad sobre los activos y resultados financieros. Es
posible que la calidad del proceso de la planeación y la ejecución de los planes
aporte más al desempeño que el nivel de la planeación. En los casos que la
planeación no trajo un buen desempeño, muchas veces las causas esta en el
ambiente externo, es decir, el gobierno, sindicatos y otras fuerzas ambientales.
Influye también los tiempos de la planeación, ya que, las organizaciones
necesitan por los menos cuatro años de planeación para influir en el
desempeño.

¿CÓMO PLANEAN LOS GERENTES?

La parte de metas y planes en la planeación

Planear consta de dos elementos: metas y planes. Las metas son los
resultados deseados para individuos, grupos y organizaciones enteras. Estas
marcan la dirección de todas las decisiones administrativas. Los planes son
documentos en los que se explica como se van alcanzar las metas, y por lo
usual se diseña la asignación de recursos, calendarios, y otras acciones para
concretar las metas.

Clases de metas

Metas económicas. Se relacionan con el desempeño financiero de la

organización.

Metas estratégicas. Las metas estratégicas contienen objetivos grandes a

nivel organizacional a los que se desea llegar. Estos son utilizados para hacer
operativa la misión de la empresa. Estas ayudan a proporcionar una dirección a
cómo la organización puede cumplir los objetivos más altos de la jerarquía
organizacional.
Metas declaradas. Anuncios oficiales que la organización establece y quiere
que los interesados consideren como sus objetivos.
Metas reales. Metas que una organización persigue realmente, definida por los
actos de los integrantes.
Tipos de planes

Planes estratégicos. Planes que se aplican a toda la organización, fijan sus

metas generales y tratan de posicionarla en su contexto.

Planes operativos. Planes que especifican los detalles de como van a

alcanzarse las metas generales.

Planes de largo plazo. Planes cuyo espacio temporal sobrepasa los tres años.

Planes de corto plazo. Planes que alcanzan un año o menos.

Planes específicos. Planes precisos sin marguen para comentarios.

Planes direccionales. Planes flexibles que establecen lineamientos generales.

Plan único. Plan destinado a satisfacer las necesidades de una solo ocasión.

Planes permanentes. Planes continuos que guían las actividades que se

realizan frecuentemente.

FIJACIÓN DE METAS Y PREPARACIÓN DE PLANES

Métodos para fijar las metas

Las metas marcan la dirección de todas las decisiones y acciones gerenciales,

y forman los criterios para medir logros reales. Estas se establecen a través de
proceso tradicional de fijación de metas o mediante la administración por
objetivos.

Fijación tradicional de metas. Estas se definen en la dirección de la

organización y enseguida se dividen en metas parciales para cada nivel de las
misma. Aquí las metas establecidas se pasan a cada nivel sucesivo para dirigir,
guiar y restringir el comportamiento de los empleados.

Administración por objetivo (APO). Es un sistema de administración en el

que los empleados y sus jefes determinan las metas específicas de
desempeño, revisan habitualmente el progreso hacia tales metas, y se
distribuyen los premios de acuerdo con ese progreso.

La administración por objetivo consta de cuatro elementos: especificidad de

metas, toma de decisiones participativa, un plazo explícito y retroalimentación
del desempeño.
Características de las metas bien diseñadas

No todas las metas se establecen de la misma manera. Unas son mejores que
otras, es por ellos que las metas bien diseñadas deben de tener ciertas
características:

 Están escritas en términos de resultados más que de acciones.

 Son mensurables y cuantificables.
 Señalan claramente sus plazos.
 Son difíciles pero asequibles.
 Se ponen por escrito.
 Se comunican a todos los miembros de la organización.

Pasos de la fijación de metas

La fijación de metas se compone de cinco pasos:

1. Revisar la misión de la organización. Es conveniente revisar la misión

antes de escribir las metas son un reflejo de estas.

2. Evaluar los recursos disponibles. Aunque las metas sean difíciles, deben
ser realistas. Si los recursos que no tiene para trabajar uno permiten
alcanzar una meta, por mas esfuerzo que se haga, no hay que fijarse esa
meta.

3. Determinar las metas individualmente o con comentarios de otros. Las

metas deben reflejar los resultados deseados y deben ser adecuadas con la
misión y las metas de otras áreas de la organización.

4. Escribir las metas y comunicarlas a quienes tienen que saberlas.

Redactar las metas lleva su tiempo, el acto de escribirlas obliga a pensarlas.
Las metas escritas son pruebas visibles y tangibles de la importancia de
trabajar por algo. Estas se deben de comunicar a todos los miembros de la
organización.

5. Revisar los resultados y ver si se consiguieron las metas. Se hacen los

cambios que se quieren.
Preparación de los planes

Ya fijadas, escritas y comunicadas las metas, el gerente debe preparar los

planes con que va a alcanzarlas. Para esto existen tres factores de
contingentes y el método escogido de planeación que ejercen una influencia en
la preparación de los planes.

Factores contingentes de la planeación

Hay tres factores contingentes que inciden en la planeación:

El nivel en la organización. Aquí se indica la relación entre nivel de un

gerente en la organización y el tipo de planeación que se hace.

El grado de incertidumbre en el entorno. Cuando el entorno es muy

inseguro, los planes deben ser específicos, pero flexibles.

La magnitud de los compromisos futuros. Cuanto mas afectan los planes

actuales los compromisos futuros, tanto mayor es el plazo que deben destinar
los gerentes. El concepto de compromiso es la idea de que los planes deben
extenderse lo suficiente para cumplir con los compromisos hechos hoy.

Métodos de planeación

Según la metodología tradicional, la planeación estaba totalmente a cargo de

los directores y muchas veces auxiliados por un departamento de planeación
formal, grupo de especialistas en planeación cuya responsabilidad era prepara
los diversos planes de la organización. Otro método de planeación consiste en
hacer participar a mas integrantes de la organización en el proceso. En este
método, los planes no se dividen desde la dirección de un nivel al siguiente,
sino que los trazan los miembros de diversos niveles y unidades para satisfacer
sus necesidades.

TEMAS CONTEMPORÁNEOS DE LA PLANEACIÓN

Criticas de la planeación

Los críticos ponen en tela de juicio algunas de las premisas de la planeación:

1. La planeación produce rigidez. Las actividades de planeación formal
pueden estancarse en metas especificas que hay que alcanzar en plazos
precisos. Cuando se fijan estas metas, una señal es que el ambiente no va
cambiar durante el periodo que abarca la meta.

2. No se pueden trazar planes para un entorno dinámico. Casi todas las

organizaciones actuales enfrentan ambientes dinámicos. Esto significa que
existen situaciones arriesgadas e impredecibles. Administrar en estas
condiciones requiere flexibilidad, la cual no esta ligada a los planes
formales.

3. Los planes formales sustituyen la creatividad y la intuición. Las

organizaciones exitosas son el resultado de la visión innovadora. Pero las
visiones tienden a formalizarse en la medida en que evolucionan. Las
actividades de planeación formal aplican una investigación íntegra de las
capacidades y oportunidades de la organización y un análisis mecánico que
reduce la visión a una especie de rutina programada.

4. La planeación hace que los gerentes centren su atención en la

competencia de hoy, no en la supervivencia de mañana. La planeación
formal tiene la tendencia a centrarse en como capitalizar las oportunidades
comerciales actuales de la industria. Muchas ves no dejan que los gerentes
piensen en crear o reinventar una industria.

5. La planeación formal refuerza el éxito, lo que puede llevar al fracaso.

Es difícil cambiar o descartar planes previos. Pero los planes exitosos
despiertan una sensación de falsa seguridad y mas confianza en la
planeación de la que se justifica.