Fecha Descripción

Cartas oficios para grupo "pico de gallo". Definir paquete y

20 - 24 de Enero
solicitarlo.
20 - 24 de Enero Paseo Cultural. Definir lugar e integrarlo al programa.
Revisar obsequios de bievenida y definir cotización con 2 o 3
20 - 24 de Enero
proveedores
20 - 24 de Enero Logotipo que se utilizará para material del evento
20 - 24 de Enero Convocatoria p/trabajos libres
Elaboracion de Gafetes. Gestionar oficio
Elaboracion de Constancias. Gestionar oficio para asistentes,
ponentes, comité organizador, comité editorial, conferencias
magistrales. Se elaborará a cada participante de curso taller (ver
anterior 2019).
Elaboracion de Programa
Cartas oficios peticion al director
Separacion de areas de trabajo/SUM
Elaboracion de Listas de asistencias
Definir comites y asignar encargados
Definir conferencistas
Publicidad del congreso. Una vez que esté lista la convocatoria se
debe difundir en la página web de la facultad y páginas oficiales.
Plantilla para bolsas de regalo
Solicitar transporte hotel-congreso-hotel y para cena de bienvenida y
paseo cultural. Generar los oficios
 Encargados Estado de tarea Fecha

Brandon En proceso
Esmeralda En proceso
Felix En proceso
Gera y Mariana En proceso
Dra. Male Ya está autorizada 1/22/2020

Dra. Male Ya está separado 1/14/2020

PROGRAMA DESCRIPCIÓN PROVEEDOR DATOS PROVEEDOR
Cena de bienvenida Salón
Comida
Variedad Pico de Gallo
Regalo de bienvenida Taza
Delantal
Dulces típicos
Hotel Sede
COSTO CONTACTO
COMITÉ DE RECEPCIÓN
Brandon y Esmeralda

COMITÉ DE REGISTRO
Karina y Fátima

COMITÉ DE LOGÍSTICA
Cotizar, definir, elaborar oficio de obsequio de bienvenida y asegurar la compra
Elaborar mapa de la facultad en QR y colocarlo en lugares estratégicos de la Facultad

Señalizar el lugar

Estar al tanto de la llegada de invitados y guiarlos al lugar de trabajo

Estar al pendiente de dudas sobre lugares para comer, baños, copias, red inalámbrica, etc.
Entrega de constancias
Estar al pendiente de que el transporte esté listo (tener contacto del chofer)

Elaborar listas de asistencia diarias de entrada y salida

Elaborar listas de mesas de trabajo
Definir el primer día las personas que irán al recorrido turístico cultural
Generar las constancias de asistencia al curso taller que incluya la realización del oficio solicitud de
las mismas
Establecer enlace para gestionar facturación de registro a los ponentes
Asegurar el pago del evento de todos los asistentes registrados

Etiquetas para identificación (tipo gafetes)

Elaborar bolsas con logotipo para entrega de regalo de bienvenida y envolver regalo de bienvenida
Mesa de registro

Diseño de logo para promocionales

Elaborar convocatoria para evaluadores
Gestionar cobertura de prensa para la inauguración del evento
Solicitar coffe break y comida de comité organizador
Gestonar hotel sede (GENERAR DOCUMENTO PARA INVITADOS DE LOS HOTELES RECOMENDADOS;
incluir lugares de comida)
Elaborar programa del evento
Control de cena de bienvenida desde asegurar que el lugar esté separado, comida, transportación,
música, etc. Elaborar oficios pertinentes
Invitacion formal para inauguración del evento a los directores, subdirectores, etc. Generar carta
invitación.

Control de comité editorial para la aceptación de trabajos y sus recomendaciones. Elaborar cartas de
aceptación y enviarlas. Deberán revisar correo del evento de forma diaria.
Gestionar evento cultural que incluya el control de las personas que acudirán, solicitar transporte
(agregarlo al programa).

Mantener orden y disponibilidad oportuna de todo lo necesario para la realización de las

conferencias y mesas de trabajo, tal como sonido, distribución de mesas, número de sillas, etc.
Coordinar fotografía oficial el día 1 con todos los evaluadores. Prepara lugar donde va a ser y dirigir
los esfuerzos para llevarla a cabo.
Toma de fotografías durante todo el evento
Félix 3-Feb-20
Brandon 21-Feb-20

Karina y Mariana 3-Mar-20

Esmeralda y
Brandon

Ruth 2-Mar-20
Ruth 2-Mar-20
Karina y Fátima

Esmeralda 4-Mar-20
Karina y Fátima
Karina y Fátima

Mariana y karina 2-Mar-20

Todos y Mariana 28-Feb-20

Karina y Fátima

Gerardo 27-Jan-20
DRA MALE 22-Jan-20
Esmeralda 3-Feb-20
Ruth 3-Feb-20

Brandon y Félix 27-Jan-20

Brandon y Félix 28-Feb-20

Brandon 3-Feb-20

Ruth 14-Feb-20

Yamileth 21-Feb-20

Esmeralda 3-Feb-20

Yamileth, Ruth,
Félix, Fátima,
Karina.
Gerardo y
Mariana
Gerardo