PROCEDIMIENTO

CAMBIOS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Proceso: DE – Direccionamiento Estratégico Código: PDE-01 Versión: 01

1. OBJETIVO
Establecer las directrices para la realización de cambios de impacto que puedan afectar al Sistema
de Gestión de Calidad y así mantener su integridad, considerando el punto 5.4.2 de las Normas
NTC ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.

2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para todo los procesos del SGC de la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL
DEL TOLIMA.

3. DESARROLLO
3.1. Definiciones:
Para este instructivo aplican:
Alta dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una
organización (3.2.7 - NTC ISO 9000:2005 y 3.5 NTC GP 1000:2009)
Gestión: actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad (3.2.6 -
NTC ISO 9000:2005 y 3.31 NTC GP 1000:2009)
Planificación de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los
objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos
relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad. (3.40 NTC GP 1000:2009 y 3.2.9 - NTC ISO
9000:2005)
La norma NTC GP 1000:2009 presenta la siguiente nota:
 El establecimiento de los planes de la calidad puede ser parte de la planificación de la calidad.

Gestión De La Calidad: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización (3.3.1) en
lo relativo a la calidad, (3.2.8 - NTC ISO 9000:2005).
Calidad: grado en el que un conjunto de características (3.5.1) inherentes cumple con los
requisitos, (3.1.1 - NTC ISO 9000:2005 y 3.9 NTC GP 1000:2009)
La norma NTC GP 1000:2009 presenta la siguiente nota:
 El término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente.
 "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo especialmente, como una
característica permanente.

Aseguramiento de la calidad: parte de la gestión de la calidad (3.2.8) orientada a proporcionar

confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad, (3.2.11 - NTC ISO 9000:2005).
Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos,
(3.2.13 - NTC ISO 9000:2005) y Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad
para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño (3.36 NTC GP 1000:2009)
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados, (3.2.14 - NTC ISO 9000:2005 y 3.23 NTC GP 1000:2009)).
La norma NTC GP 1000:2009 presenta la siguiente nota:
 La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de
resultado.
Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados, (3.2.15 - NTC ISO
9000:2005 y 3.24 NTC GP 1000:2009).

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Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como
en el manejo de los recursos utilizados y disponibles (3.22 NTC GP 1000:2009)..
La norma tiene la siguiente nota:
 La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto.

3.2. Sobre los cambios

Identificar cambios que afecten al SGC, es vislumbrar y registrar aquellos aspectos o variables que
en un plazo no mayor a una vigencia del SGC ( un año) por su ejecución o realización, puedan
variar o afectar el cumplimiento de los requisitos definido para el SGC en la organización, con el
objetivo de minimizar su impacto.
Los factores y o variables que lo generan son:

 Internas: que surgen del análisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas de
solución; como adecuaciones a los procesos, adecuaciones a actividades internas, ingreso o rotación de
personal.
 Externas: que provienen por los cambios del entorno de la organización y conllevan la necesidad de cambios
a su interior, tales como: el estado con su normatividad a nivel nacional departamental o municipal,
actualizaciones de la norma NTC ISO 9001 en su versión vigente, cambios tecnológicos, sociales y
económicos.

3.3. Responsabilidad
La alta Dirección, es quien identifica y planea los cambios de la organización y comunica a la
Dirección de calidad, para la elaboración de los planes necesarios para la mitigación del impacto o
eliminación total del efecto negativo sobre el SGC, para asegurar el cumplimiento de los requisitos
del sistema.

4. DESCRIPCION DEL INSTRUCTIVO.

Los cambios en el Sistema de Gestión de Calidad son el resultado de la planificación de la calidad,
así:

Documento
Actividad Responsable o
Registro
1 IDENTIFICACIÓN DEL CAMBIO. Identificar los Cambios del
Sistema de Gestión de la Calidad, de gran incidencia, por
ejemplo:
 Cambios en el Direccionamiento estratégico (filosofía,
estructura). Direccionamiento
 Cambios de Infraestructura. Estratégico – RGG-02
 Cambios de Tecnología. Representante de Planificación
 Cambios en Procesos. la Dirección de Cambios
 Cambios en las necesidades del cliente. SGC. S.G.C
 Cambios en el marco legal
2 SOLICITUD DEL CAMBIO. Luego de identificado el cambio
se debe hacer la Planificación de cambio la cual debe
incluir:
 Descripción del Cambio: Describir el cambio a efectuar

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Documento
Actividad Responsable o
Registro
que realiza la organización, especificando si son
factores internos o externos
 Impacto en el SGC: describir cómo lo afecta
 Actividad a implementar.
3 IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO. Se determinan los
responsables de coordinar la ejecución del mismo. Se
realiza la implementación del cambio llevada a cabo por los
responsables asignados.
Se evalúa la implementación del mismo y los beneficios
obtenidos y se registra el seguimiento.
4 RMC-12
Acciones
REPORTE. El cambio a realizar se reporta en el formato de
correctivas,
Toma de Acciones correctivas, preventivas y de mejora
Preventivas y
de Mejora

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