Sistema de Gestión

Académica y
Administrativa
para Colegios

MANUAL DE USO PARA DOCENTES

MODELO EVALUATIVO POR DESCRIPTORES

El manual de docentes está compuesto por las

siguientes funcionalidades, que a continuación
describiremos.

1. INICIO DE SESIÓN
Solicite a su administrador del colegio que informe sus datos de acceso al sistema (email y
contraseña).

AL INGRESAR VERÁ LA SIGUIENTE PANTALLA:

 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios
Por favor identifique:

a. Menú general (siempre estará disponible) y son módulos activos permanentemente

b. Menú específico de cada asignatura. Allí aparecerán las asignaturas que tiene a su cargo.
El primer botón que aparece es el de horarios. Esta es la primera actividad que tiene
como docente para que el sistema luego genere asistencias, agenda y se calculen fallas
para el boletín.

En cada asignatura
al dar clic, irá a las
FUNCIONES que
tiene configuradas. Y siempre
al lado izquierdo tendrá las
OPCIONES que le ofrece dicha
función.
De clic en alguna de las
asignaturas que está
enseñando y verá:

2. PLAN DE ESTUDIOS
Dependiendo de la configuración institucional, tendrá dos opciones:

1. Ingresar un plan de estudios Anual. En este caso solo debe subir y/o
digitar un único archivo.
2. Ingresar un plan de estudios período a período. Si este es el caso le
aparecerá al lado izquierdo en las opciones la lista de períodos de la institución.
 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios
Entonces seleccione el período, de “clic” en buscar” y luego digite o cargue el archivo y “Guardar
presentación”. Esto hará que a cada estudiante y acudiente, le permita visualizar la información
período a período.

Si enseña esta misma asignatura en distintos

cursos del mismo nivel o grado. El sistema tiene
una función de “copiar plan de estudios”

3. MATERIAL DE APOYO
Allí podrá poner toda la información que desea compartir con sus estudiantes.
URL, Archivos de distintos formatos. Podrá cargar cuantos archivos requiera,
pero cada uno no debe pesar más de 20 MG.

4. TAREAS
Esta función le permite crear cuantas tareas desee. Al dar clic en “Crear tarea”,
en las Opciones.

1) La fecha de publicación es desde cuándo será visible para el estudiante.

2) La fecha límite es hasta cuándo puede responder el estudiante.
 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios

Así mismo podrá identificar el período y acción

con la cual desea relacionarla en el Plan
Evaluativo. (Ver calificaciones).

Después de creada y guardada la tarea, el

sistema le permitirá:

5. EXÁMENES

Allí podrá crear exámenes.

1. El sistema le permitirá “Crear examen”

2. Luego le permitirá “Crear preguntas”

El sistema ofrece distintos tipos de pregunta. Abierta, escala Likert, Fecha, frecuencia, llenar
espacios, SMUR, SMMR, V/F. Y podrá cargar una imagen si así lo quiere.
 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios

El sistema le irá mostrando frente a cada pregunta creada las opciones que tiene.

6. AGENDA
Aquí podrá crear todos los eventos que pertenecen a la agenda específica del curso.

Para crear un evento, de clic sobre el día donde quiere crear la actividad.

Nota: Si el colegio tiene activo el sistema de notificaciones, el sistema enviará un resumen de

actividades diariamente para recordarle al estudiante y acudientes las actividades que tiene
pendientes.

También podrá
visualizar la
agenda de las
otras
asignaturas del curso y la
agenda institucional.

Todo lo que cree aquí

podrá ser visto por los
 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios
estudiantes y acudientes (padre, madre y encargado) que estén registrados y tengan
acceso al sistema.

7. ASISTENCIA:
Aquí deberá registrar todas las asistencias de los estudiantes en cada clase.

Sino tiene
creados los
horarios el
sistema le
mostrará la
siguiente
ventana:

Si por alguna razón

creo alguna asistencia
y luego cargo los
horarios. El sistema le
mostrará la siguiente
pantalla, donde deberá
decirle que sí:

7.1 Es necesario que realice el filtro de la (s) fecha (s) sobre las
cuales va a tomar la asistencia.

Debe seleccionar todas las del período

O
Seleccionar un rango específico

Por defecto el sistema muestra las fechas semana a semana,

según el día en que se encuentre.
Ejm. Si enseña lunes, miércoles y viernes. El día lunes solo le
saldrá lunes, el miércoles le saldrán las de lunes y miércoles
y el viernes la de los 3 días.

Sin embargo usted podrá realizar los filtros que necesite, en

cualquier momento del período que está activo.
 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios
7.2 Cuando tiene las configuraciones de horario correctamente el sistema le mostrará período a
período la siguiente información:

7.3 Cuando llame asistencia, tenga en cuenta las siguientes

convenciones:

7.4 El sistema le ofrece además las siguientes opciones:

 Agregar asistencia: Cuando necesita generar una

asistencia específica fuera de los horarios normales o porque
debió eliminar una asistencia normal y reemplazarla en otra
fecha.
 Exportar las asistencias a un Excel por si requiere.
 Cuando requiere que el sistema a partir de los horarios
y la configuración del período genere todos los listados de
llamado de asistencia.

7.5 Al ingresar a cada fecha para llamar asistencia. Usted deberá seleccionar el MULTIPLICADOR.
Ya que hay clases que aunque son de dos horas, algunos colegios la toman como una sola falla.
 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios

7.6 Si por alguna razón, necesita ANULAR la asistencia que tomó.

El sistema le muestra la siguiente opción:

No olvide usar las funciones de: Período y horario si requiere realizar filtros más específicos. Para
ello seleccione el criterio que necesita y de “clic” en “BUSCAR”.

8. FORO Y MURO:

El sistema mantiene un muro habilitado para comunicación instantánea con sus estudiantes.

Cuando desee trabajar foros específicos. Vaya a la sesión de Foro y cree la línea temática. Estas
quedan almacenadas en el FORO.

Usted podrá eliminar los comentarios que considera no deben estar allí,
independientemente si los escribe usted o los estudiantes de dicho curso.

9. HUELLAS:
 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios
Aquí podrá generar observaciones a los estudiantes de dicho curso, bien sea actitudinal,
académica o psicológica. Dependiendo del grado de privacidad (PRIVADA O PÚBLICA) que se
describe en la creación, podrá ser visto por los acudientes del estudiante.

Nota: El funcionamiento de este módulo depende de la configuración previa que se ha hecho por
el administrador del sistema o el encargado de dicho módulo. Dentro de las opciones de
configuración está que el acudiente y el estudiante puedan responder a dichas observaciones.

Además con la opción de “HUELLA GLOBAL” podrá

seleccionar simultáneamente a varios estudiantes del curso
y luego poner la observación.

El sistema también le ofrece la opción de exportar la huella. Este

formato saldrá disponible para impresión con el logotipo de la
institución y los datos del estudiante por si requiere ser firmado.

10. LISTAS:

Esta función le permite generar listados del curso en el que se

encuentra, en distintos formatos. Estos listados salen actualizados a la
fecha de impresión del mismo.

Seleccione la opción que más se ajusta a sus necesidades.

 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios

11. CALIFICACIONES POR DESCRIPTORES:

Este es un módulo que permite al docente gestionar sus calificaciones particulares y globales a
partir de las parametrizaciones hechas por el colegio desde el administrador.

El proceso por descriptores requiere dos actividades necesarias:

1. Crear los descriptores y validarlos en la nota final

2. Administrar la estructura evaluativa

a. MODELO POR DESCRIPTORES

Los descriptores en Sistema Saberes.son frases específicas que el docente crea y las asocia a los
niveles de desempeño del Ministerio: bajo, básico, alto y superior. Y que asocia a cada período
según las temáticas o estándares evaluados.

Así mismo el docente podrá crear frases descriptivas generales que sirven para todos los períodos.

Para ello el docente debe ingresar a:

 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios

En “Descriptores” crea cada una de las frases en la opción de

“Agregar Descriptor”.

Allí debe registrar:

1. El descriptor: La frase que aparecerá en el boletín. Revise
la ortografía y los signos de puntuación.
2. Tipo: Debe clasificarla en Fortaleza, debilidad o
recomendación.
3. Período: Seleccione el período evaluativo al que aplica
4. Compartido: Si lo marca como “SÍ” quiere decir que lo
compartirá con los docentes que enseñen la misma asignatura en
cursos del mismo grado. En ocasiones es usted mismo.
5. Nivel: Identifique la escala a la cual aplica dicho descriptor. Estas escalas son las del
ministerio y muestra la interpretación que dio el colegio a cada uno de ellos según su
escala evaluativa.

Nota: La mayor ventaja de este sistema es que “Si establece una calificación correspondiente y un
periodo específico para el descriptor, este se seleccionará automáticamente para un estudiante
en esas condiciones, una vez se le registre o consulte la nota definitiva del periodo”.

Lo único que deberá hacer para que el sistema valide las calificaciones es ingresar al nivel más alto
de la estructura y validar las calificaciones. Allí podrá eliminar alguna asociación de descriptor.
Cuando esté todo bien, por favor de clic en “Guardar”.
 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios

b. ADMINISTRAR LA ESTRUCTURA EVALUATIVA

En ocasiones el docente verá una estructura evaluativa sugerida, significa esto que es el modelo
evaluativo mínimo que el docente debe ejecutar.

La estructura es un diseño jerárquico de varios niveles.

NOTA 1. Primer nivel: Nota definitiva de período

DEFINITIVA
DEL PERÍODO 2. Primera división: En ocasiones es la requerida por el
colegio dado su modelo evaluativo.
EJE EJE
3. Segunda división: Es aquella que puede ser
EVALUATIVO EVALUATIVO requerida por la institución o creada por el docente para
% %
garantizar que sea el sistema quien realice los cálculos de
las notas en los niveles superiores.
SUB EJE 1 SUB EJE 2

En cada nivel usted verá los siguientes botones:

Calificaciones: Es para registrar las calificaciones directas. Si en el colegio califican por

número o letras, es allí donde deberá registrar la calificación. Recuerde que el sistema es el que se
encarga de convertir las calificaciones, según el porcentaje y la interpretación de la escala de bajo,
básico, alto y superior.

Recuperaciones: Este botón aparecerá según lo haya configurado el colegio. Si en el colegio

realizan recuperaciones período a período saldrá el botón allí, pero si solo lo hacen a final del año,
este solo saldrá hasta el final del año.

Balancear pesos uniformemente: Si oprime este botón las divisiones inferiores que
dependen de este nodo, se distribuirán en porcentajes iguales.

Agregar nuevo nodo: Esta función permite crear un nuevo nodo dependiente.
 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios
Ejemplo. En el siguiente ejemplo podemos observar que el primer período vale el 25% de la nota
final del año y el docente sacará 3 notas. Donde cada una tiene porcentajes (%) distintos. 70%,
15% y 15%.

Las notas siempre se ingresan en el nivel más bajo creado. Para este ejemplo en
los nodos de segundo nivel.

Si el docente desea cambiar el peso porcentual o la descripción del nodo, debe

dar UN SOLO CLIC para cambiarlos y luego OTRO CLIC por fuera de la estructura
para guardarlo.

Cuando haya calificado todas las notas, RECUERDE:

1. Ir al nivel superior en el ícono más alto del período y revise si está conforme
con los descriptores que tiene cada estudiante. El sistema le permitirá deseleccionar
los descriptores que usted desee.
2. Independientemente de que modifique o no los descriptores asociados a cada estudiante.
Debe dar clic en GUARDAR. Esta es la forma en que se da por aprobadas las notas e
inmediatamente quedarán cargadas al boletín.

12. ENVIO DE MENSAJES

En la barra superior encontrará varios íconos, uno de ellos es el de mensajes:

Al dar clic allí, será redireccionado a su bandeja de entrada

 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios

En cada pestaña podrá visualizar:

Mensajes recibidos
Mensajes enviados
Borradores (mensajes en edición)

Y en la parte derecha, tendrá la opción de:

a. Crear mensaje

1. Agregar destinatarios: Podrá agregar los destinatarios según los permisos

que le asignaron en la institución.
2. Guardar borrador - eliminar: Para dejar el mensaje guardado sin enviar o
eliminarlo
3. Enviar: Para enviar el mensaje a los destinatarios seleccionados
4. Cuerpo del mensaje: Ofrece funciones de texto enriquecido para subrayar,
resaltar y dar formato al contenido del mensaje.
Nota: Por protocolo de internet, debes digitar directamente el mensaje.
NO se recomienda copiar y pegar por ejemplo de Word u otros
procesadores de texto.

5. Adjuntar archivos: La suma de los archivos NO puede superar un máximo

de 20 MG
 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios

Sobre agregar destinatarios:

 Primero debe: Seleccionar GRUPO, GRADO y CURSO según su necesidad

 Podrá señalar a todas las personas del filtro o a unas específicas
 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios

b. Mensajes enviados

Podrá supervisar si los mensajes que envió fueron vistos por sus destinatarios.

Vaya a ENVIADOS, luego seleccione el mensaje que quiere supervisar y de clic en los
DESTINATARIOS

Luego, aparecerá una ventana con el listado de los destinatarios, allí podrás ver si leyeron
o no el mensaje
 Sistema de Gestión
Académica y
Administrativa
para Colegios
c. Mensajes recibidos

Podrá responder, reenviar o eliminar los mensajes que le enviaron

13. APLICACIÓN MÓVIL

Además podrá descargar la aplicación móvil desde Play

Store si tiene teléfono Android y desde App Store para
equipos IOS. Búsquela como “Sistema Saberes”.