HUGO ALBERTO DURAN HERNANDEZ

ESTAS SON LAS ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO

NORMAL DE COMPRAS

Como bien sabemos en el proceso normal de compras, obtención y consecución

de la materia prima o insumos, importantes y significativas para el desarrollo y
función oportuno y acertado de una organización o empresa es necesario tener
muy presente la relación existente con la gestión de calidad por cuanto es de
suma importancia; por lo que un acceso para muchos de los procesos es sin lugar
a dudas el departamento de compras desde la ISO 9001, métodos de
representación misional como procesos de carácter de apoyo que despliega una
organización.

CONOZCAMOS UN PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compra son las fases por las que pasa una persona desde que se
da cuenta que tiene una necesidad hasta que adquiere un producto o servicio para
resolverla.

Identificar los productos críticos a comprar

Los productos críticos son aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos
van relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que productos
son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que son característicos
de dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello entablar
diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a qué proceso pertenece
y el producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si se compra en
paquetes, como también resultaría provechoso mostrar cómo sería el carácter
crítico que estos poseen, si bien se puede llamar índice de criticidad.

Definir especificaciones del producto a comprar

En toda organización se deben establecer y de forma definida la metodología y
responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores
para realizar las compras y que la metodología sea transmitida al proveedor, las
especificaciones para el proceso de compra están encadenados con requisitos de
manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc.
Dichos requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de la
organización.
Planear las compras
Para los programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido y con
ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de
un producto más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen un tipo de
demanda dependiendo los gustos de los compradores, adicional a los anterior, es
importante las cantidades a comprar y el momento justo que se debe realizar
dicha acción de compra.

Evaluar y seleccionar proveedores

Toda organización o empresas en funcionamiento debe disponer siempre de una
lista destacada de los proveedores capaces de satisfacer las necesidades de
compra que brinda la empresa o en algunos casos organizaciones amplias. Para
la selección de un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que
permita resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los
productos para comercializar ya obtenidos por la empresa, ya que la empresas
igualmente pueden ofrecer productos es de anotar que esto también aplica a
empresas que brinden servicios.

Realizar el trámite de compra

Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el Jefe de Compra elabora lo que se
le llama la "Orden de compra" y obtiene la autorización del ordenador del gasto,
asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva

Verificar el producto comprado

Los productos que han sido entregados por los proveedores previamente
seleccionados deben ser supervisados e inspeccionados antes de ser incluidos
en los procesos de la organización, siempre se debe realizar esta acción al
recibido solicitado, realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros
aspectos necesarios del producto.

Re-evaluar proveedores
La mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos de proveedores y
sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en función
de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen criterios
como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les
hacen la evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma,
pues esta específica que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del
impacto sobre el producto final.

Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora)

 La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las
respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la contribución al
equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la
compra hacen más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas
que podemos adelantar.

Importancia del proceso de compras en la organización

Resultados económicos en la empresa

Tener buenas relaciones con los proveedores, lo que supone obtener

competitividad en los costos de los productos que se obtienen, capacidad de
negociación y selección de los artículos y proveedores idóneos para mi empresa,
impacta en el desarrollo económico que ésta presente en los ciclos de tiempo.

Calidad del producto final

La calidad de mis materias primas o insumos impactará directamente en el

resultado de mis procesos y con ello, en la percepción del cliente.

Satisfacción del cliente

Como lo mencioné anteriormente, las entradas de un proceso dimensionan la

calidad que el producto tendrá al final.

Confianza del cliente interno

Definimos cliente interno como la salida de cada proceso. El departamento de

compras provee los suministros a otros procesos necesarios para realizar su labor.
Si estos no son aptos, creara conflictos en el desarrollo de los objetivos de los
otros procesos.
 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA
INTERNOS EXTERNOS
Donde se recopila las características Son los requisitos legales, y normas
específicas del producto o servicio a internacionales, donde se ajustan las
vender, siendo cuantitativos o cualitativos características estándares que debe tener
pertenecientes al producto a vender, cada producto.
comprar, cantidad, y criticidad entre otros
Donde se carga cada metodología del Catálogos de los equipos, necesarios para
proceso de compra y subcontrataciones. obtener el producto o servicio a realizar.
Documentos alimentados de los datos y Hojas de seguridad, y de utilidad de la
resultados de la selección y evaluación de materia prima o insumos, con las cuales se
proveedores que hacen parte de la obtendrá el producto y servicio.
empresa y los que están en el proceso
evaluativo.
En este se describe tanto el producto como La orden de compra, facturas y Registros
el plazo solicitado, así como otros de lo comprado
condicionantes entre los que se encuentran
el presupuestos, plazos de entrega, y
características del producto entre otros.
Todos aquellos que contengan la
realización de los pedidos, como el proceso
de la aprobación del pedido.
Los datos del pedido, los requisitos que
describen claramente el producto, para la
aprobación del producto, del sistema de
calidad, para la cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo, el
plazo solicitado, otros datos como el
presupuesto, condiciones de entrega,
requisitos para la aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de

compra/subcontratación con la finalidad de
asegurar que los productos y servicios
cumplen con los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra,
formato  de la hoja de pedido de
subcontratación, formato de la hoja de
evaluación de proveedor, que son el
registro de la información solicitada a los
proveedores para su aceptación, formato
de la hoja de no conformidad de producto
(para compras), formato de la hoja de no
conformidad de servicio (para
subcontrataciones).